Atenção, coordenador técnico de academias: você pode mais!

COORDENADOR, VOCÊ PODE MAIS!

Flávio Lima

www.4goal.com.br

Num mercado em franco crescimento, em que o número de academias dobra a cada três anos*, dúvidas e angústias fazem parte do cotidiano dos gestores do mercado de fitness. Toda decisão acaba por representar um passo, para frente ou para trás, nessa caminhada em meio à concorrência acirrada.* Fonte: Fitness Brasil 19/12/2007 http://www.fitnessbrasil.com.br/novo_site/news_detalhe.asp?Id=613

A 4GOAL está em todas as regiões brasileiras, oferecendosoluções financeiras, comerciais, técnicas e mercadológicaspara a otimização de empresas em diversos segmentos.

Lucratividade sustentávelCrescimento e liderançaHarmonização do ambiente de trabalhoTreinamentos e capacitações

4GOAL – Sua Meta, Nosso Objetivo

Soluções e realizações

Com a experiência acumulada pelos consultores 4GOAL, desenvolvemos ferramentas específicas para

o mercado de fitness.

COORDENADOR:

VOCÊ PODE MAIS!

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO:Como planejar sua atuação na coordenação – entender por que ser líder; como montar sua equipe, motivação para liderançaComo desenvolver as pessoas que você lidera - alinhamento de expectativas, como e por que delegar tarefas, eliminar preconceitosComo realizar reuniões produtivas - tipos de reuniões, como conduzi-las, como finalizá-las, check-list Como e por que mensurar os resultados obtidos – estratégias para ter parâmetros de evolução e sua importância na gestãoQuais os principais drives de cada departamento - quais índices são importantes e por que eles são a base

CréditosEsta apresentação foi montada com a equipe 4GOAL.

Com especial participação do consultor Fernando Tadeu.

Muito obrigado à toda equipe!

a) O que é ser um coordenador? b) Qual o propósito deste cargo?c) O que se almeja com este trabalho?d) Quais as características fundamentais?e) O que isso o ajudará na sua carreira e na vida pessoal?

CONSTRUIR O CONCEITO!

REFLEXÃO – VOCÊ QUER SER COORDENADOR?

COMO COORDENADOR - 1º passo é montar sua equipe:

Como contratar: através de um processo de seleçãoBásico: Perfil e características necessárias dos candidatos para a funçãoSaber previamente: função, horário, dias de trabalho, benefícios, salário

Etapas a seguir: a) Ter um cartaz atraente e bem feito com as informações mais importantesb) Utilize as mídias sociais e outros meios para divulgar sua necessidadeb) Ter o conhecimento do DISC (amanhã vocês terão tal conhecimento)c) Fazer uma seleção de currículosd) Fazer uma dinâmica pertinentee) Realizar provas específicas f) Realizar uma conversa individual

Na conversa individual – para contratar é preciso:Criar sintonia com as pessoas e liderá-las; a) Alinhar as expectativasb) Deixar claro suas tarefas e atribuiçõesc) Rotinas, relatórios e prazos, cada departamento tem seus drivesd) Qual desempenho esperado e) Como se dará o desenvolvimento

Um item importante: Saber o que a pessoa contratada espera da academiaComo ele entende sua

posição na equipe

Motivação para liderança

Todas as respostas obtidas;Tudo o que foi acertado com relação a:

Tarefas, rotinas, atribuições e prazos, Metodologia a ser aplicada, Comportamento, relacionamento com a equipe, postura, etc.

ISSO DEVE SER PACTUADO E ASSINADO PELOS DOIS! FAZENDO, ASSIM, O REGISTRO DO QUE SE ESPERA DO COLABORADOR.

Para isso, damos o nome de CONTRATO EMPREENDEDOR

Motivação para liderança

qual a principal diferença da

Atuação como CHEFE X atuação como LÍDER

Atuação como CHEFE

TRAZ ALGUNS CONCEITOS OU

“PRÉ CONCEITOS”:

Só eu consigo fazer;Meu time não está preparadoEles não têm boas ideiasEles só pensam em personalPrefiro fazer sozinho

atuação como LÍDER

O LÍDER PROCURA SEMPRE:

Fazer o time ser participativo;Utiliza as boas ideias dos colaboradores, motivando-os Incentiva todos a pensarem em como encantar o cliente Constrói com o time as soluções para o bom atendimentoÉ justo nas considerações: baseado no contrato empreendedor

COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA

ALINHE AS EXPECTATIVAS - este é um caminho para envolver a equipe, que tem um fator fundamental para iniciar o trabalho de coordenação onde todos saberão:

Seus propósitosComo você irá atuarO que se espera delesComo serão monitoradosQue haverá reuniões produtivas (amanhã falaremos mais)


DELEGAR TAREFAS: estratégia para desenvolver e medir vários aspectos do colaborador:

EnvolvimentoDesenvolvimento PontualidadeComprometimento Conhecimento Resiliência (facilidade em se adaptar a novas situações) Organização e capacidade de cumprir prazos.


DELEGAR TAREFAS: cuidados importantes:

Explique o que você quer que seja feitoEstabeleça um prazo para entrega Anote tudo o que é combinado (por isso, prepare-se antes)Se a pessoa tiver dificuldade, ajude-a (antes do prazo) Incentive e parabenize ao receberDê sempre o crédito do trabalho para quem o executou

COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA Estagiários:Tenha um programa de estágio – forme seus profissionaisDeixe claro todas as etapas de desenvolvimentoVeja qual base de conhecimento que ele tem

Importante saber:É o primeiro empregoJá trabalhou ou estagiou em outro ramo de atividadeComo a família o motiva nos seus projetos

PRINCÍPIOS DE UM PROGRAMA DE ESTÁGIO

Programa de Estágio: Divida o estágio em etapas bem definidasDetermine:Quanto tempo tem cada etapa O que vai ser pedido em cada etapa e por quêDeixe claro que cada etapa terá uma prova teórica e prática

Por que da prova: Você deixa claro para o seu formando – como você quer que ele aja em cada momento

Sugestão de progressão do estágio:

Etapa 1 – Comportamental: simpatia, postura, atitude, agilidadeEtapa 2 – Atendimento: prontidão, antecipação, organização

Etapa 3 – Técnico A: formas de abordagem, conhecimento básico para atender determinado setor Simular situações práticas: correção, instrução, motivação, etc. Prova teórica e prática

Etapa 4 – Técnico B: conhecimento básico para corrigir X setor da musculação para atender outro setor Simular situações práticas: correção, instrução, motivação, etc. Prova teórica e prática

DINÂMICA Separar em grupos - Nos grupos devem ter:

A) Pessoas recém-formadasB) Pessoas formadas e com experiência C) Pessoas em formação (final do curso)D) Pessoas em formação (início ou meio do curso)

Montar ideias iniciais, com sugestão de todos, de um programa de estágio para um setor da academia.

Exercitar o CONSENSO de ideias

COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO

Cada grupo elege uma pessoa para ser o redator

Cada grupo traz amanhã o que foi conseguido hoje

Com uma apresentação melhor

Topam o desafio?

Todos nós temos necessidades como: dinheiro; segurança; reconhecimento; prazer no trabalho; sensação de contribuir com a comunidade.

NECESSIDADE DO SER HUMANO

Nas academias, as pessoas entram pelo serviço prestado. Mas elas só ficam pelo relacionamento.

As empresas com um bom ambiente de trabalho conseguem melhor produtividade e desempenho.

DISC

Entenda as pessoas, sinta e pense como ELAS se sentem

e pensam!

D.I.S.C.

D

I

S

C

ominante

onsistente

inergista

nterativo

QUEM SOMOS NÓS?

DOMINANTE• Firme• Poucos gestos• Objetivo• Manipulador• Determinado• Competitivo• ConfianteRESULTADOS!!!

INTERATIVO• Fala muito• Otimista• Emocional• Amigo• Magnético• Muitos gestos• EntusiasmadoPESSOAS!!!

SINERGISTA• Agregador• Escuta muito• Conselheiro• Paciente• Leal• Modesto• Poucos gestosSEGURANÇA!!!

CONSISTENTE• Poucos gestos• Perseverante• Sistemático• Analítico• Perfeccionista• Consistente• Pergunta muitoPROCESSO!!!

Reforça ou

ameniza!

PRIMÁRIO E BACK UP

Di Id

Is Si

Sc Cs

Dc Cd

O D.I.S.C. NÃO É:• Uma medida de inteligência.• Uma indicação de valores de uma pessoa. • Uma medida de habilidades ou experiências.• Uma medida de educação.• Uma medida de personalidade.

TODAS as pessoas exibem TODOS os quatro estilos comportamentais, em diferentes proporções!


Planeje os encontros com seu time de forma estratégica• Todos os participantes devem saber previamente o assunto da

reunião para que venham preparados e com foco no tema proposto

• Na reunião: crie as “regras de ouro” defina quem vai ser o relator para escrever a ata estimule sempre as decisões por consenso mantenha o foco e um forma motivadora distribui a ata acompanha as ações definidas e prazos

Realize reuniões produtivas


Tenha pelo menos 3 tipos de reuniões

• Aprendizado e construção • Informativa • De decisão

As reuniões serão diferentes; com propostas objetivas e mais produtivas

Realize reuniões produtivas


Tem o objetivo de construir com a equipe o mais importante: “o fazer sentido”Entender por que fazer tal tarefaEnvolver e desenvolver a equipe

Estas têm uma duração entre (1:00h a 2:00h)

Sempre finalize a reunião com :Ações a realizarResponsável por executarPrazo

Reuniões de “Aprendizado e construção”


Tem o objetivo de informar e analisar: um acontecimento, umresultado parcial ou do mês, um novo processo.

Esta é mais objetiva, pouco tempo de duração (30 a 45 minutos)

Sempre finalizar com Ações a realizarResponsável por executarPrazo

Reuniões “Informativas”


tem o objetivo de explicar o que foi decidido, para compartilhar com a equipe.

Podem ser decisões estratégicas tomadas pela direçãoPodem ser decisões tomadas por consenso

Sempre anotar o que foi falado na reunião (check-list ou ata)Finalizar a reunião com:

Ações a realizarResponsável por executarPrazo

Reuniões de decisão –

Check list para uma reunião com resultado

AntesDefinição dos participantes, preparação da pautaConvocação dos participantes, divulgação da pautaInclusão de temasPreparação do localPreparação dos recursos

DuranteAbertura: ajustar expectativas e explicitar resultado esperadoCombinar as "regras de ouro"Definição do relator da ataAtivação equilibrada dos participantesManutenção do focoDecisões por consensoIntervaloRitmo motivadorParticipantes avaliam a reunião

DepoisDistribuição da ataAcompanhamento das ações combinadas

Porque mensurar os resultados obtidos -

É muito importante que as empresas monitorem e tenham fechamentos mensais para conseguir analisar o desempenho dos colaboradores, dos departamentos e da empresa como um todo.

Controles de departamentoPara fazer sentido: cada departamento deve monitorar aquilo que é possível gerenciar e melhorar

Estratégia para ter parâmetros de evolução

O que e como mensurar os resultados obtidos

Ter um bom software ou conhecer planilha Excel é fundamental Estes controles devem ser concluídos / fechados todo mês com o mesmo critério para que possamos analisar

Cada departamento deve criar seus “drives”.

Vendas – monitorar visitantes, venda, renovação, ligações de acompanhamento e agendamentos de aula experimental, etc.

Musculação – monitorar quantidade de clientes na sala, quantidade agendamentos, quantidade de troca de treinos, quantidade de novos clientes

Ginástica – monitorar quantidade de clientes na sala, por aula, por professor, pelo dia da semana

Estratégia para ter parâmetros de evolução

Com estes índices conseguimos traçar estratégias, corrigir o caminho dos departamentos, realizar projeções e acompanhá-la, em fim ter o controle do processo.

Quais os principais drives de cada departamento

Devemos ter “índices quantitativos” e “índices qualitativos”

Vendas Analise sempre índice de conversão vendas e renovaçãoAnalise a eficiência das ligaçõesAnalise sua perda mensal (pessoas que não renovaram)

Ginástica Nº de clientes por aulaNº de aulas X frequência do clienteMedia semanal de frequência Limpeza , organização da sala, assessórios suficiente

Índices são importantes e porque eles são a base

Quais os principais drives de cada departamento –

Musculação Números de novos treinosNúmero de agendamentos e prescriçõesNúmero de mudança de treino Quantidade clientes por hora X nº de professores (analisar sempre)Avaliação de desempenho (trimestral)

Piscina Nº de clientes por nívelNº de aulas X frequência do clienteQuantidade de vagas por turmaMédia semanal de frequência Limpeza, organização do ambiente, assessórios suficiente

índices são importantes e porque eles são a base

Exemplos de controle de venda

Desempenho Consultor(a)

Parâmetros abr mai jun jul ago set dez totalLigações de vendas (LV) 18 9 28 54 80 70 259Agendamentos (AG) 2 0 17 20 30 26 95ICAG 11% 0% 61% 37% 38% 37% 37%Visitantes agendamento (VA) 1 0 8 11 14 22 56ICVA 50% 47% 55% 47% 85% 59%Visitantes espontâneos (VE) 84 69 70 82 106 96 507Vistantes total (VT) 85 69 78 93 120 118 0 563Vendas agendamento (VDA) 0 1 5 0 7 13 26Vendas espontâneos (VDE) 15 10 8 22 12 16 83Vendas total (VDT) 15 11 13 22 19 29 0 109ICVDA 0% 63% 0% 50% 59% 46%ICVDE 18% 14% 11% 27% 11% 17% 16%ICVDT 18% 16% 17% 24% 16% 25% 19%A renovar 22 41 32 53 85 38 271Renovaram 17 27 20 35 65 25 189ICREN 77% 66% 63% 66% 76% 66% 70%

IFS 43% 56% 42% 33% 44% 35% 41%

For Sales - For Goal Business Solutions - 4GOALAcademia

Exemplos de controle de venda

renovação renovação renovaçãoa renovar renovaram Percentual a renovar renovaram Percentual a renovar renovaram Percentual

dia 05 63 35 56% dia 05 82 54 66% dia 05 45 32 71%dia 15 109 55 50% dia 15 98 68 69% dia 15 132 73 55%dia 25 130 67 52% dia 25 108 59 55% dia 25 73 39 53%total 302 157 total 288 181 total 250 144ICREN ICREN ICREN

vendas vendas vendasVisitantes Visitantes Visitantesplanos novos rematricula Percentual planos novos rematricula Percentual planos novos rematricula Percentualmensal 15 8 14% mensal 10 8 14% mensal 15 8 18%quadrimestral 17 10 16% quadrimestral 10 4 11% quadrimestral 6 9 12%semestral 55 19 45% semestral 32 14 37% semestral 28 17 35%9 meses 6 0 4% 9 meses 1 1 2% 9 meses 4 0 3%anual 15 3 11% anual 17 5 17% anual 15 3 14%15 meses 9 8 10% 15 meses 16 8 19% 15 meses 17 6 18%24 meses 0% 24 meses 0% 24 meses 0%sub total 117 48 sub total 86 40 sub total 85 43Total Geral 165 ICVD 57% Total Geral 126 ICVD 65% Total Geral 128 ICVD 54%

236

58%

janeiro

Março

faturamento Março

janeiro

Fevereiro

Fevereiro

faturamento Fevereiro

Março

1º Semestre 2013 - vendas e renovação

R$ 283.320,77

63%

195

52%

290

R$ 388.288,75janeiro faturamento

R$ 318.541,40

Exemplos de controle de carteira

jan fev marnº alunos 2267 2248 2279

1mensal 93 83 100quadrimestral 180 166 174semestral 706 686 6959 meses 139 136 131anual 610 612 61015 meses 445 472 47524 meses 94 93 94renovação jan fev mara renovar 302 288 250renovados 1º 157 181 144renov. Repesc. 35 32 22total 192 213 166ICREN 64% 74% 66%

não renovados 110 75 84turn over 5% 3% 4%vendas jan fev marvisitante 290 195 236matricula 117 86 85re-matricula 48 40 43TOTAL VENDA 165 126 128ICVD 57% 65% 54%

VENDA MEDIA 1205,87 1037,59 1041,62QUANT. VENDA 322 307 272

clientes distr. por plano

análise renovação

análise vendas


regra regra regraquantidade de

ciclos que o cliente passou

colocar a fase de treino do aluno

fazer de forma agendada

ajustar carga e ou exercicios após 15 dias

agendar com os clientes entre 30

ou 40 dias

data provavel de mudança de

treino

data efetiva de mudança de

treino

NOMESmatriculado

desdeciclos fase de treino prescrição ajuste

proximo agendamento

previsão de MTMT realizado

em:

Fernanda Moreira Alves 10/01/12Gabriela Lodeiro de Melo 06/02/12Renata F. Santiago 04/01/12Bruna Verni de Martino 27/03/12Carla Michelle Pazetto Ochiari 07/05/12Bruna Nogueira Matos Silva 24/04/12Eliana C. Benedito Maronato 20/04/12Eliedalia Souza Lemos 03/04/12Edna Lucia P. da Silva 05/0411Gabriela Neves Balsamao 26/01/12Hideti Onishi 20/01/12Isabel Pereira Nunes 14/05/12

ciclo completo de atendimento

CARTEIRA DE CLIENTESPROFESSOR Paulo Adriano


agenda veio não veio MT veio não veio agenda veio não veio MT veio não veio1 João 17 14 3 26 23 3 15 12 3 35 32 32 Pedro 30 25 5 28 23 5 15 12 3 36 28 83 José 20 17 3 14 11 3 22 16 6 26 19 74 Flavio 6 5 1 6 6 0 5 3 2 2 2 05 Guilherme 16 13 3 5 4 1 5 4 1 6 5 16 Zeca 18 13 5 30 26 4 16 12 4 38 30 87 G8 H9 I

107 87 20 109 93 16 78 59 19 143 116 27agenda veio não veio MT veio não veio agenda veio não veio MT veio não veio

percentuais 100% 81% 23% 100% 85% 17% 100% 76% 32% 100% 81% 23%

ENVIE TAMBÉM A QUANTIDADE DE CLIENTES POR PROFESSOR

Nº MATRICULAS 51CLIENTES A RENOVAR 68CLIENTES RENOVADOS 49CLIENTES NÃO RENOVADOS 19

NOVAS PRESCRIÇÕES MUDANÇAS TREINO - CLIENTESFEVEREIRO

NOVAS PRESCRIÇÕES

ACADEMIA

COLETA de DADOS

total

Nº MATRICULAS

CLIENTES A RENOVAR

CLIENTES RENOVADOS

JANEIROMUDANÇAS TREINO - CLIENTES

ENVIE TAMBÉM A QUANTIDADE DE CLIENTES POR PROFESSOR

CLIENTES NÃO RENOVADOS

76755025

Exemplos de controle da ginástica

HORÁRIO AULA PROFESSOR SEG.5 TER.5 QUA.5 QUI.5 SEX.5TOTAL PARTICIPAÇÕES

MÊSMÉDIA MENSAL

META DA AULA

% META ATINGIDA

06:00 corrida AAAAA 9 9 8 26 9 15 5806:30 bike BBBBB 25 28 12 65 22 28 7707:00 bike CCCCCC 34 33 67 34 48 7007:30 corrida AAAAA 18 15 0 33 11 30 3708:00 corrida BBBBB 20 18 38 19 30 6308:30 local DDDD 30 28 28 86 29 40 7209:00 bike DDDD 32 30 28 90 30 60 5009:30 corrida EEEEE 25 25 23 73 24 30 8110:00 local EEEEE 35 40 75 38 40 9410:30 Alongamento FFFFF 30 33 0 63 21 40 5311:00 abs GGGG 20 25 45 23 40 5611:30 corrida GGGG 10 8 5 23 8 30 2612:00 corrida FFFFF 15 13 28 14 30 4712:30 bike HHHH 40 45 0 85 28 60 4713:00 bike GGGG 43 45 88 44 60 7313:30 local IIIIIII 38 41 12 91 30 40 7614:00 bike BBBBB 48 50 12 110 37 60 6116:00 corrida CCCCCC 20 20 40 20 30 6716:30 condicionamento FFFFF 33 34 67 34 40 8417:00 circuito DDDD 32 12 1 45 15 40 3817:30 yoga JJJJJJ 20 22 42 21 30 7018:00 bike CCCCCC 38 45 83 42 60 6918:30 corrida AAAAA 13 18 0 31 10 30 3419:00 bike AAAAA 50 48 98 49 60 8219:30 corrida AAAAA 10 12 3 25 8 20 4220:00 bike BBBBB 25 28 12 65 22 18 12020:30 bike CCCCCC 34 33 67 34 30 11221:00 corrida AAAAA 18 15 0 33 11 15 7321:30 corrida BBBBB 20 18 38 19 20 9522:00 local DDDD 30 28 28 86 29 35 82

433 382 425 394 172 1806 #REF!

5ª SEMANA

Exemplos de mapa de ocupação

jan/13 fev/13 mar/13crianças 186 192 238natação baby 23 29 35adap 54 57 66iniciação 01 32 29 39iniciação 02 27 25 32avançado 01 18 18 25avançado 02 14 13 16aperfeiçoamento 18 21 25Adultos 140 196 221iniciação adulto 10 12 16aperfeiçoamento 49 38 39condicionamento com acomp prof 67 70 75condicionamento Livre 14 10 17natação horario livre 66 74

Professor XXXX horario alugado 62 78 87Biathlon 38 37 40natação competitiva 01 10 13 15natação competitiva 02 3 11 13Equipe federados 11 17 19

hidroginastica 77 69 85total piscina 465 535 631

Para finalizar: Primeiro,

quero fazer um agradecimento especial

Guilherme SariRepresentante e consultor

em Brasília

COORDENADOR, VOCÊ PODE MAIS!Planeje sua atuação na coordenação: cuide das PESSOAS e dos processos, e motive seu timeDesenvolva as pessoas que você lidera: inove, coloque seu coração e invista nas pessoas; converse com seu time, alinhe as expectativasRealize reuniões produtivas e motivadoras: utilize os conceitos de organização e desenvolvimento – conduza as pessoas para cuidar do clientemensure os resultados obtidos sempre: crie seus controles e mantenha os critérios – envolva seu time nissoTenha seus principais drives para cada departamento: acompanhe todo mês – crie seu histórico com sua realidade

Didaticamente: Faça do simples para o avançado! Mas faça!

Referências bibliográficasDISC - Willian Marston,

Metanóia – Roberto Trajan

Pegadas - Roberto Trajan

Empresa de Corpo, Mente e Alma

O Desafio da liderança – (Posner e Kouzes)

COORDENADOR, VOCÊ PODE MUITO MAIS!Muito obrigado!

Flávio Lima www.4goal.com.br

Education

Atenção, coordenador técnico de academias: você pode mais!