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Aula 01
Curso: Arquivologia p/ TRE-RO - Técnico Judiciário (Área Administrativa)
Professor: Felipe Petrachini
Noções de Arquivologia para TRE RO Teoria e exercícios comentados
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01
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AULA 01 - 1 Arquivística: princípios e conceitos.
SUMÁRIO PÁGINA
Sumário
Bibliografia Básica ........................................................................................... 1
1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia ................................................... 2
1.1. Arquivística: Princípios e Conceitos ...................................................... 2
1.2. Documentos .......................................................................................... 4
1.2.1. Classificação de documentos de arquivo. ...................................... 5
1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais) .................. 13
1.3. Órgãos de Documentação .................................................................. 15
1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais) ............................................................... 21
1.5. Princípios ............................................................................................ 23
1.6. Classificação dos arquivos .................................................................. 31
1.6.1. Estágios da Evolução ................................................................... 33
Questões Comentadas .................................................................................. 61
Questões Propostas ...................................................................................... 98
Bom meu caro, você já me conhece, e já sabe o que faremos aqui! Só me
resta agradecer pela preferência e martelar você com toda a disciplina exigida pelo
edital. Esta é a Aula 01, e contém aprofundamentos do que vimos na aula passada.
Bibliografia Básica
Não meu caro, você não precisará comprar livros para fazer esta disciplina
(só faltava esta, comprar este curso para saber que livros comprar :P). O curso e
várias questões de treino te deixarão afiado para sua prova. Entretanto, existem
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ferramentas que sugiro que você utilize com o curso. Você já vai entender o que
quero dizer. Veja só:
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf
O link acima te dá acesso ao Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística. É o seu grande livro. Ninguém lê o grande livro inteiro, mas sempre que
encontrar dúvidas quanto a algum termo, dê uma consultada rápida. Muitas
questões serão resolvidas com a simples consulta deste dicionário, e, à medida que
você consulta, seu conhecimento sedimenta.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/recomendaes_p
ara_a_produo.pdf
Este, por outro lado, é um livro possível de ler inteiro, mas, não recomendo
que o faça. Trata dos cuidados que devemos ter com a guarda de documentos. É
mais um livro de consulta. Alguns tópicos são óbvios, outros causam arrepio no
espírito até hoje.
E você professor, vai encostar-se à cadeira enquanto eu me viro para achar a
resposta? Lógico que não! :P. Eu irei desvendar a Arquivologia com vocês, de
maneia que os conceitos se tornem claros, e pareça que você já nasceu sabendo. E
se mesmo os mecanismos de consulta que recomendei a vocês não funcionarem, o
seu professor vai funcionar, ou morrerá tentando :P.
1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia
1.1. Arquivística: Princípios e Conceitos
Aqui começa a longa jornada de descobrimento que você, caro aluno, irá
trilhar nos meandros da Arquivologia (ou pelo menos, da parte que cai em prova).
Para quebrar um pouco o gelo, vamos visitar a história.
O termo “arquivo” não tem uma origem precisa. Entretanto, aquela
frequentemente apontada na doutrina nos remete à antiga Grécia, com a
denominação “arché”, que denominava o “palácio dos magistrados”.
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Com a evolução do conceito, chegamos à palavra “archeion”, que denomina
o “local de guarda e depósito de documentos” (este conceito já está mais
próximo de um dos atuais conceitos de arquivo usados em concursos).
Outra parcela da doutrina remete-nos ao termo latino “archivum”, que
também identifica o “lugar de guarda de documentos e outros títulos”
Qualquer semelhança com um certo capitão fictício é mera coincidência...
Cuidado para não explodir o turno todo :P.
Falaremos sobre os arquivos propriamente ditos um pouco mais a frente,
devemos tratar antes do objeto de seus estudos: a arquivologia.
Pois bem, saiba que não se trata de nenhum monstro dos concursos (é uma
matéria bem legal e útil).
É uma disciplina, no entanto, que exigirá de você cuidado e atenção,
principalmente quando você for apresentado a conceitos próprios, o seu estudo não
é difícil, embora bastante teórico.
As primeiras noções sobre o assunto você verá já na aula de hoje.
E pode acreditar: seu examinador quer saber o que é arquivologia. E sem
este tópico, as demais aulas serão ininteligíveis (tanto quanto a própria palavra
ininteligível :P).
A arquivologia é uma ciência. Já a arquivística é o nome que se dá ao
conjunto de princípios e técnicas empregados justamente no desempenho desta
ciência. No Brasil, a definição da política nacional de arquivos está a cargo do
CONARQ.
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“O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado,
vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade
definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um
Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à
gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.”1
Para você obter acertos em uma prova de arquivologia é fundamental
que você conheça o significado de muitos termos utilizados nessa disciplina.
Muitas vezes, a resolução das questões se resumirá a isto. Durante as aulas
estes termos serão explicados, revistos, analisados e colocados na sua cabeça com
o mesmo desvelo com o qual se põe um recém-nascido no berço.
1.2. Documentos
Nós comentamos que a arquivística é um conjunto de técnicas voltadas ao
atendimento dos objetivos da ciência arquivologia. Só que toda ciência tem um
objeto de estudo (é da essência de todo estudo direcionar seus esforços a algum
objeto :P). A arquivologia volta sua atenção ao estudo dos arquivos (que você já
está ansioso para saber por que demoro tanto para chegar nele). Ok, mas existe
ainda uma partícula neste contexto, que merece atenção redobrada.
Arquivos, quando a palavra é usada no sentido de “instituição”, operam um
elemento básico: o Documento.
Documento é todo e qualquer registro de informação,
independentemente de sua forma ou suporte físico. Ou seja, um documento
pode ser uma foto, um papel, um mapa, um cartão, um filme, fitas, CDs, disquetes,
enfim, tudo aquilo que sirva como registro de um fato, de um acontecimento, de um
momento.
Veja que, ao falarmos simplesmente documento, estamos abordando a
acepção ampla da palavra, não estamos detalhando a sua forma ou o meio
material em que ele é disponibilizado. Basta que haja registro de informação,
1 FONTE: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
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qualquer que seja e pelo meio que melhor convier ao usuário, estaremos falando de
documento.
Logo mais a frente veremos, no entanto, como deve ser tratado um
“documento de arquivo”.
Falei que documento é um registro, se é um registro deve haver um meio
físico (material) onde este registro é feito, não é mesmo?
Em arquivologia este meio material onde a informação é registrada se
denomina suporte (olha os termos importantes começando a aparecer). Como
exemplos de suportes temos o papel; o papel fotográfico; a película fotográfica; fitas
de vídeo; as mídias digitais, como um CD, um DVD, ou seja, tudo aquilo fisicamente
palpável e que permite o registro de informações.
Simplificando as coisas para você, caro aluno:
Suporte (meio material) + Registro (ideia, informação) = Documento
E, meu caro, você pode puxar da sua cabeça as aulas de história, e ainda
apontar como exemplos os papiros, pergaminhos, tábuas de argila, e até em pedra
se achar melhor.
1.2.1. Classificação de documentos de arquivo.
As classificações adotadas normalmente pelo seu examinador são as
seguintes.
- Quanto ao gênero do documento.
- Quanto à espécie documental
- Quanto à forma
- Quanto ao formato
- Quanto à natureza do assunto
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Pois bem, embora o seu primeiro impulso deva ser o de memorizar as
classificações, eu acredito que você as considerará bastante intuitivas quando eu
mostrar os exemplos. Olha só:
A classificação quanto ao gênero procura separar os documentos do arquivo
conforme a forma na qual a informação se manifesta. Haverá tantos gêneros de
documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação.
Veja a tabela abaixo:
Documentos Definição
Escritos ou textuais
São documentos nos quais a informação se manifesta na forma escrita ou textual. É o tipo de documento mais comum atualmente, cujos exemplos compreendem os contratos, relatórios, certidões e o que mais você conseguir imaginar :P
Iconográficos
Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra "ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Desta forma, estão compreendidos aqui os documentos cuja informação se manifeste através de uma imagem estática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.
Sonoros
Tranquilo :P, são documentos cujas informações estão armazenadas na forma de áudio. São raros os exemplos ultimamente de documentos puramente sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.
Filmográficos
Falamos de documentos na forma de "imagem em movimento", independentemente de apresentarem áudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo de documento.
Digitais
Gravados em meio digital, demandando, em função desta característica, equipamentos eletrônicos para sua consulta. Esta aula é um exemplo de documento digital :P
Cartográficos
Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas arquitetônicas são documentos cartográficos. Através do uso de escala, representam grandes áreas através de imagens reduzidas.
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Micrográficos
Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego. A microfilmagem é um processo que será visto posteriormente no curso, sendo o microfilme e a microficha exemplos deste tipo.
E desta vez, vamos também conhecer a definição dada pelo Dicionário
Brasileiro de Terminologia Arquivística:
“Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus
caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem
processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso,
como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos
cartográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos
eletrônicos, documentos filmográficos”.
Pesadinho né? Mas não é nada que você já não saiba, só que com mais
detalhes. A definição técnica vista acima dá ênfase à união dos documentos em
função de suas características essenciais (caracteres essenciais), e chama a
atenção a um aspecto que deixamos passar despercebido: as vezes é necessário
mediação técnica para acessar a informação.
Que significa isto? Significa que não é todo mundo que consegue operar uma
máquina para ler um microfilme, acessar um arquivo no computador, programar um
projetor, etc. Por conta disto, a definição do Dicionário ainda reforça o fato de que as
vezes será necessário o auxílio de um profissional capaz de manusear as mídias e
seus respectivos equipamentos.
Quanto ao formato (aspecto físico do documento e maneira pela qual as
informações se manifestam no documento) logo mais veremos uma definição mais
precisa.
Sem muito segredo. Em frente.
A espécie documental é definida através do aspecto externo do
documento, assumido através das informações que nele estejam contidas. Não
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tem nada a ver com o suporte do documento, mas com a natureza da
informação que ele pretende passar.
Ensinemos pelo exemplo: Quando eu contemplo uma certidão de tempo de
serviço, eu sei que se trata de uma certidão e não de um contrato, pois as certidões,
como todo documento, apresentam um conjunto próprio de características
que as permitem distinguir de outras espécies de documentos. A certidão
normalmente atesta uma situação fática passada ou presente, ao passo que o
contrato enuncia um conjunto de direitos e obrigações entre as partes que irão
assiná-lo.
Assim sendo, contrato é contrato e certidão é certidão. E cada qual é uma
espécie documental.
A partir do momento que unimos o conceito de espécie documental à
natureza do assunto abordado, teremos o tipo documental. Quando uma
certidão atesta não qualquer informação, mas a informação da minha contagem de
tempo no serviço público que determinada repartição possui em seus
assentamentos, esta classificação se torna um tipo documental :P.
Não me fiz claro? Também pudera, é esta parte é o ápice da abstração. Veja
só:
Contrato
(Espécie)
Contrato de
Prestação de
Serviços (Tipo
Documental)
Contrato de Venda
(Tipo Documental)
Certidão
(Espécie)
Certidão de
Tempo de Serviço
(Tipo Dcumental)
Certidão de
Distribuição de
Feitos (Tipo
Documental)
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O tipo é um detalhamento da espécie, assim como a espécie é um
detalhamento do gênero.
Graficamente:
Pois bem, e segundo o Dicionário, como fica?
Espécie Documental: “Divisão de gênero documental que reúne tipos
documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta,
decreto, disco, filme, folheto, folheto fotografia, fotografia memorando, ofício, planta,
planta relatório.”
E já que estamos aqui, já olhemos de uma vez a definição de Tipo
Documental.
: “ espécie documental que Tipo Documental Divisão de reúne
documentos por documentos suas características comuns no que diz respeito à
. São fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro
exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes,
decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos,
litogravuras, serigrafias, xilogravuras.”.
Viu como seu professor procura suavizar as coisas? :P. Se eu só jogasse os
conceitos do Dicionário, você provavelmente enlouqueceria :P.
Novamente, o conceito do Dicionário traz embutida toda a ideia que expliquei
antes. Mas, caso seu examinador vá direto no conceito, você estará pronto do
mesmo jeito :P.
Gênero
(Documento) Espécie (Certidão)
Tipo (Certidão de
Tempo de Serviço)
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Sim, sim, até agora dependemos bastante do conceito de “formato”, mas ele
logo mais será visto.
Passando adiante.
A forma do documento também é objeto de classificação. Esta classificação
se atenta ao estágio de produção do documento (se completo ou ainda em fase
de elaboração). Veja as classificações mais comuns:
- Minuta (Rascunho)
- Original
- Cópia
Formato, por outro lado, é classificação atinente ao seu aspecto físico ou
em função da estrutura como a informação está disposta no documento.
Está bastante ligada ao suporte do documento, embora o mesmo suporte
possa dar origem a diferentes formatos. Por exemplo: apesar de servirem-se do
suporte “papel”, livros, cadernos e cartões constituem diferentes formatos de
documentos.
A definição do Dicionário também segue essa linha:
Formato: “Conjunto das características físicas de apresentação, das
técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um
documento.”.
Viu? Agora imagino que tudo tenha fechado bonitinho na sua cabeça :P.
E para terminar, deixamos a classificação mais complicada para o fim: a
classificação quanto à natureza do assunto.
Em outros tempos, este tema seria tão simples quanto qualquer outro. Eu
enunciaria os níveis de sigilo dos documentos e faria alguma piadinha sobre cada
um, passando adiante.
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Entretanto, a Lei 12.527 de 2011 (mais conhecida como Lei de Acesso às
Informações), alterou a disciplina dada à matéria. E, de brinde, permite que seu
salário seja divulgado na internet :P.
Bom, apesar da Lei de Acesso ter alterado tanto prazos como classificações,
o correspondente Decreto 4.553 de 2002 ainda apresenta a classificação anterior. O
que fazer? Jogar fora o Decreto 4553 de 2002, uma vez que ele foi revogado :P.
Fiquem de olho no seu material para saber se ele se encontra atualizado (no caso
da nossa aula, a atualização foi feita na aula extra de legislação arquivística, e só
agora aqui).
A primeira noção que você deve ter sobre este tema é a distinção entre
documentos ostensivos e sigilosos.
Os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não prejudica a
administração. As informações contidas nestes documentos podem ser divulgadas,
exibidas e publicadas sem que isto traga qualquer embaraço ou dificuldade à
entidade (no seu caso, a Administração Pública).
Em contrapartida, os documentos sigilosos, em razão de sua natureza,
devem ser de conhecimento restrito, demandando cuidados especiais no trato,
custódia e divulgação de suas informações.
Veja a classificação atual:
Nível de Sigilo
Período Máximo
de Manutenção
do Sigilo
Prorrogação do
Período
Tipo de Informações do
Documento Exemplos
Ultrassecreto 25 anos
Não há
previsão de
prorrogação
Excepcional grau de
segurança. Só devem ser
conhecidos por pessoas
intimamente ligadas ao
seu manuseio.
Segredos de Estado,
Planos de Guerra.
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Secreto 15 anos
Não há
previsão de
prorrogação
Alto grau de Segurança.
Podem ser do
conhecimento de pessoas
autorizadas
funcionalmente a tanto.
Informações parciais
extraídas de assuntos
ultrassecretos.
Operações militares,
operações
econômicas.
Reservado 05 anos
Não há
previsão de
prorrogação
Informações capazes de
comprometer planos e
operações
governamentais
Projetos, programas
governamentais e suas
respectivas ordens de
execução.
Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais
prevista e a classificação “confidencial” foi suprimida. Anteriormente, um documento
poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de
Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a
interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual).
Ah sim, caso dois documentos de níveis de sigilo diferentes estiverem
reunidos, o nível de sigilo do conjunto segue o do documento mais restrito.
Sim, o tio disse que não havia previsão de prorrogação naquela tabela.
Entretanto, existe uma disposição específica na Lei 12.527/2011, lá nas disposições
finais e transitórias:
Art. 35 (VETADO)
§ 1o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência para:
[...]
III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24.
§ 2o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.
Observe que é uma disposição bastante específica, pois: somente a
Comissão Mista de Reavaliação de Informações poderá prorrogar o prazo de sigilo.
E mais, apenas nas hipóteses descritas no inciso III do artigo 35.
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E não sinto vergonha nenhuma em admitir: foi um aluno que chamou minha
atenção a isto :P. Eis o porquê desta disposição não ser incorporada ao resto da
tabela.
1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais)
Apresento a vocês, textualmente, as espécies documentais mais comuns que
aparecem em prova. De todas elas, preste especial atenção nos ofícios e
memorandos. O manual do qual retirei as definições pode ser encontrado neste link:
http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/redacao-
oficial-e-normalizacao-tecnica-dicas/texto-31-apostila-completa-de-redacao-
oficial.pdf
Tem alguns tópicos interessantes para quem gosta de redação oficial (ou que
precisará conhecer para quando começar a trabalhar :P). E tem todos os tipos
imagináveis de documentos (eu só relacionarei os que são importantes para a
prova, imaginando que seu examinador não vai inventar justo desta vez):
ATA: É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos
fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por
comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo
com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em
livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que
redige os termos de abertura e de encerramento.
ATESTADO: Documento firmado por servidor em razão do cargo que
ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem
conhecimento, a favor de uma pessoa.
CARTA: Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou
jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações,
convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações.
CERTIDÃO: Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou
assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em
repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também
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chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do
original.
CIRCULAR: Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para
diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.
CONTRATO: É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando
criar direitos e obrigações recíprocas.
CORRESPONDÊNCIA INTERNA: É o instrumento de comunicação para
assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo
órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a
criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem
pessoal.
DECLARAÇÃO: Declaração é o documento de manifestação
administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato.
EDITAL: Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao
público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc.
MEMORANDO: O memorando é a modalidade de comunicação entre
unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma
forma de comunicação eminentemente interna.
OFÍCIO: Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de
informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha
caráter exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações
realizadas entre dirigentes de entidades públicas, podendo ser também dirigidos à
entidade particular. Trata-se de comunicação eminentemente externa.
PARECER: Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos
submetidos à sua consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos
necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente.
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Estes são os tipos recorrentes em prova e que pouca gente conhece o real
significado (você é um desses felizardos agora). Se tiver a curiosidade de ver o link,
verá que decretos, leis, instruções normativas também são documentos, mas não os
coloquei aqui porque são documentos que todo cidadão conhece (ou ao menos,
deveria conhecer :P).
Lógico que se você tiver dúvidas, DEVE perguntar para seu querido professor
no fórum que ele te dirá até o que raios seria uma Instrução Normativa em seus
mínimos detalhes :P.
1.3. Órgãos de Documentação
Os nossos queridos arquivos não são os únicos locais dedicados ao
manuseio e guarda de documentos.
Desta forma, para que separemos muito bem aquilo que é objeto de nosso
estudo (os arquivos) dos demais órgãos de documentação, é essencial que
definamos cada um deles.
E você não terá maiores dificuldades. Cada órgão de documentação possui
suas características peculiares, de maneira que dificilmente você tomará um pelo
outro.
Acompanhe o quadro para as noções iniciais:
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O que podemos reparar do estudo do quadro acima? A primeira coisa é que
estas instituições se distinguem pela característica principal de cada acervo, e o
propósito dado por cada instituição ao mesmo (finalidade a que se propõem).
Entretanto, também podemos chamar a atenção à maneira como os
acervos são formados.
Embora o nosso estudo faça referência ao arquivo, é importante também que
você saiba diferenciá-lo dos outros lugares apresentados (museus, bibliotecas,
centros de documentação). E adivinha meu caro: cai em prova!
ACESPE (2011 Correios) já fez a seguinte afirmação: “A distinção entre
documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o
emprego desses documentos.”
Pois bem, vamos às definições mais específicas:
Museu: Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse
público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos
de peças e objetos de valor cultural. Veja que o museu não se importa nem
• •Locais onde a informação documentada pode ser
conservada (instituições de custódia)
1. Museus
• São instituições que colocam à disposição do público
coleções de peças e objetos culturais.
•Relaciona-se a objetos de valor cultural, podendo também estar presentes objetos tridimensionais.
2. Biblioteca
• As suas finalidades são o estudo, a pesquisa, a cultura. • Os documentos estão associados à ideia de coleção
(foram reunidos por vontade de alguém) •Pode haver vários exemplares.
3. Arquivos
• Ocorre acumulação de documentos, têm natureza orgânica, formam-se por um processo natural.
•Não são documentos colecionados. Normalmente o documento é único, tendo sido produzido e acumulado
apenas conforme o necessário.
4. Centros de Documentação
• São locais que agrupam os mais diversos tipos de
documentos.
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mesmo com o fato de o objeto por ele custodiado se enquadrar na definição de
documento. Um sarcófago, muito embora tenha informações grafadas no mesmo,
não é “consultado” pelo público com o propósito de obter informações.
Centros de Documentação: Esses daqui agrupam documentos de todos
os gêneros, qualquer que seja a fonte. A primeira vista, é como se os centros de
documentação não mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto,
isto não é de todo verdade. O centro de documentação tem uma finalidade:
informar. Normalmente estes centros possuem alguma especialização.
Meio vago? Pense em uma base de dados de uma instituição de ensino,
aonde estão dispostas todas as informações das... hum... revistas de Direito da
Universidade de São Paulo... Esta base de dados somente se presta a informar as
revistas que estão ali disponíveis.
Biblioteca: Esse é bem mais legal (passei mais tempo que o recomendado
nesses ambientes :P), e frequentemente cobrado em prova.
Comecemos pela doutrina:
“Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, e não
produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para
estudo, pesquisa e consulta”. Bem compacto :P.
A biblioteca se caracteriza pela acumulação de documentos com
finalidades de estudo, pesquisa, e principalmente, consulta. Outro fator
importante que distingue a biblioteca de um arquivo é que os documentos
custodiados pela biblioteca não são por elas produzidos no decorrer de suas
atividades administrativas, mas sim obtidos através de doação, permuta ou
aquisição.
E, tão importante quanto: as bibliotecas frequentemente têm mais de um
exemplar de cada livro. Nós veremos mais à frente que o princípio da unicidade
enxerga cada documento como único. Entretanto, bibliotecas não são arquivos e
não dão a mínima pra isso :P.
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A biblioteca acumula documentos com o propósito de formar uma coleção.
A palavra propósito também é importante: a acumulação de documentos na
biblioteca é intencional, e desta forma, não espontânea. A biblioteca deseja
educar o seu público.
Mais a frente no curso, veremos que os documentos de um arquivo podem
adquirir caráter cultural. Mas não se engane: a função precípua dos documentos em
um arquivo é administrativa, de maneira que eventual valor cultural dos documentos
é puramente acidental e só virá a ocorrer uma vez exaurida a finalidade
administrativa do mesmo.
Existem mais algumas diferenças interessantes entre arquivos e bibliotecas.
Vou mencioná-las em tópicos e logo depois da menção, explica-los:
- Modo como os documentos entram para a custódia da organização:
guarde bem esta frase: “arquivos são órgãos receptores, enquanto bibliotecas
são órgãos colecionadores”. O que exatamente isto quer dizer?
O arquivo é uma instituição com o objetivo de preservar documentos de uma
organização a qual está vinculado. Assim o sendo, todo documento que adentra o
arquivo é fruto das atividades daquela instituição. O arquivo simplesmente
recebe os documentos que custodia. E, quase sempre, somente receberá os
documentos daquela instituição.
Nos idos tempos em que eu era ATA no Ministério da Fazenda, quando
concluía um processo, eu o encaminhava à GRA (que era o arquivo do Ministério).
A GRA, embora recebesse os processoss que eu os encaminhava quando na
Receita Federal, se recusaria terminantemente a receber os documentos que eu os
enviasse, com o mesmo propósito, da Prefeitura de São Paulo (onde trabalho
atualmente), ainda que pudessem ter exatamente o mesmo assunto.
A GRA faz isso, pois se encontra vinculada ao Ministério da Fazenda, e
assim, não tem razão alguma para armazenar documentos de outra instituição.
A biblioteca, por outro lado, busca sempre novas aquisições. Em sendo uma
instituição predominantemente cultural, onde quer que haja um livro ou documento
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sobre o assunto que ela deseja armazenar, lá estará o nobre funcionário da
biblioteca adquirindo livros. E pouco importa se, para preencher a seção de “como
plantar bananas”, os livros vierem do consulado iraniano em Madri ou da coleção
particular do José das Couves, serão igualmente benvindos.
Aliás, segredo nosso: um arquivista que se preze sente arrepio quando nos
referimos aos documentos do arquivo como uma “coleção” :P
- Diferença no método de organização: Talvez pareça bobagem, mas
existem diferenças vitais na organização de uma biblioteca e de um arquivo.
Embora a diferença em si não seja tão relevante, o fundamento que a justifica
advém de um dos princípios da arquivologia: a organicidade (fica tranquilo meu filho,
ao fim dessa aula você não terá dúvida alguma).
Os documentos de uma biblioteca são peças avulsas. Um livro é dotado de
individualidade, e ainda que possa ser agrupado em uma coleção, não perde seu
caráter individual. Tome como exemplo o bestseller “A plantação de Brócolis na
República Democrática do Congo”. Este sucesso de vendas é um exemplar com um
propósito. Se eu compra-lo na livraria, terei um documento completo, que possui
sentido, ainda que deslocado de qualquer outro agrupamento.
Mas eu ainda posso pegar este mesmo livro e colocá-lo em uma coleção
chamada “República Democrática do Congo”. Ficaria muito bem lá, e me ajudaria a
entender o país. Por outro lado, de um dia para o outro, eu poderia removê-lo desta
coleção e inseri-lo na coleção “Plantação de Brócolis”, o que permitiria ao estudioso
do tema saber como Brócolis são plantados ao longo do mundo.
O método biblioteconômico (que não é objeto de nossos estudos) é
direcionado à catalogação de peças avulsas. E tal método seria um desastre
quando utilizado por arquivistas.
Os arquivos possuem uma característica interessante: seus documentos
estão ligados por um contexto institucional. Desta forma, o documento de um
arquivo só possui sentido completo quando unido a outros do mesmo arquivo. Se
tentássemos agrupar os documentos de arquivo por assunto, por exemplo,
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estaríamos cometendo uma heresia e destruindo a finalidade de toda a instituição
(dramático, não? :P).
Um documento do arquivo, quando retirado de seu contexto inicial, perde
grande parte de seu valor de prova (testemunho da verdade).
Arquivo: A razão de estarmos aqui hoje.
Comecemos do jeito que gosto de começar: com doutrina :P:
“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que
poderão oferecer no futuro”.
E aqui vai mais uma, também cobrada em prova:
“a principal finalidade dos arquivos é servir a administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da
história”.
Destrinchemos.
O Arquivo tem como função a guarda e a preservação de documentos,
para que as informações nele registradas também sejam preservadas e possam,
primordialmente, servir adequadamente aos usuários destas informações.
Além disso, os documentos e informações precisam estar organizados, para
que possam ser acessados e a sua informação compreendida.
A finalidade do arquivo é funcional. O arquivo acumula documentos como
mera decorrência das atividades da instituição a que está ligado. É um
processo natural e gradativo.
Outro ponto: os documentos que se encontram no arquivo estão unidos por
sua proveniência. Ao contrário dos livros em uma biblioteca, os documentos de um
arquivo são mantidos juntos para que, desta forma, reflitam o funcionamento e as
atividades da instituição a que estão ligados.
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Os documentos do arquivo dão testemunho das atividades da
instituição.
1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais)
O próprio termo arquivo teve diversos significados ao longo do tempo. E para
nossa infelicidade, atualmente também designa um conjunto diferente de “coisas”. A
mesma palavra “arquivo” compreende diversas ideias, e todas elas serão vistas
agora e no transcorrer das aulas.
Veja os significados mais utilizados em provas:
- Arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma
instituição, no decorrer de suas atividades, preservados para garantir a
consecução de seus objetivos;
- Arquivo é a denominação dada ao móvel que se dedica à guarda de
documentos;
- Arquivo é o local físico (prédio, edifício) onde o acervo de documentos
encontra-se conservado.
- Arquivo é o nome dado à instituição cujo objetivo seja o de guardar e
conservara os documentos.
E não para por aí meu caro colega. Existem mais dois conceitos que eu,
sinceramente, recomendo que você tenha em mente quando for buscar a sua vaga:
“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e
recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas
atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos
futuros”
Essa primeira definição é de Marilena Leite Paes, doutrinadora pela qual o
CESPE tem carinho especial :P (nem queira saber quantos livros estão na minha
mesa agora para montar sua aula).
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Mas nem mesmo as bancas de concurso, no alto de suas torres de marfim,
poderão negligenciar a definição legal. Aí temos a Lei 8.159/1991, a qual dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Lá, em seu artigo 2º, temos também uma definição de arquivo:
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
O arquivo, ao contrário do futebol, não existe para atender a um clamor
popular. A população em geral não se veria atormentada se o governo, de uma hora
para a outra, resolvesse triturar e encaminhar para a reciclagem todos os
documentos de todos os arquivos públicos do país (ambientalistas, inclusive,
vibrariam com a medida).
Mas quem pensa assim se esquece (ou nunca conheceu) a beleza e poesia
da função dos arquivos. O arquivo serve à administração, e desta forma, mantém
viva a história da instituição. O acúmulo de documentos, desde que preservada a
proveniência e organicidade dos mesmos, dará testemunho das atividades da
instituição, pois de certo modo, espelhará a própria estrutura organizacional.
Vou dar um exemplo a vocês. Desde que entrei no serviço público, mantenho
várias pastas com cópias de meus holerites, portarias de nomeação, designações
para chefia e outros dados funcionais. Conforme este meu arquivo vai recebendo
novos documentos, ele vai espelhando o meu histórico funcional, e de certo modo,
refletindo minha vida laboral desde 2009. Quem consultar as informações da minha
pasta conhecerá o Felipe enquanto profissional e tudo que ele fez e significou para
as instituições públicas deste país (ok, meio metido, mas grave a ideia).
“Que sua eminência ordene em todas e em cada uma das províncias que se
reserve um prédio público no qual o magistrado (defensor) guarde os documentos,
escolhendo alguém que os mantenha sob custódia, de forma que não sejam adulterados
e possam ser encontrados rapidamente por quem os solicite; que entre eles haja
arquivos e seja corrigido tudo que foi negligenciado nas cidadesくざ IマヮWヴ;Sラヴ J┌ゲデキミキ;ミラ
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Ainda é possível decompor as funções desempenhadas pelo arquivo em
outras, mais específicas.
- Promover a guarda de documentos que circulam na instituição,
utilizando, para tal finalidade, técnicas que permitam o arquivamento ordenado e
eficiente (lembra-se do IIRGD?)
- Garantir a preservação dos documentos, acondicionando-os
adequadamente, levando em consideração que fatores ambientais são capazes de
destruir o suporte onde a informação encontra-se registrada (a gente chega lá), tais
como temperatura e umidade.
- Atender aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos
pelos diversos setores da instituição, atendendo à demanda de informações.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, também é
possível referir-se a um “arquivo” como um “fundo”:
Fundo: Conjunto de documentos de documentos uma mesma proveniência.
Termo que equivale a arquivo”
Logo mais veremos o que significa “proveniência”.
Estas funções são as mais importantes, mas desde que você pegue a ideia
principal do curso (que é o que tento transmitir de maneira mais poética), você
simplesmente não conseguirá errar questões de arquivologia, já que as alternativas
erradas terão de se afastar dos fundamentos da disciplina.
1.5. Princípios
Princípios, de maneria bem concisa, são diretrizes que guiam a criação de
regras dentro de determinada disciplina.
Aliás, o estudo dos princípios é tão importante e vital que você acertará
questões em prova simplesmente porque a alternativa desrespeita algum dos
princípios que vou relacionar.
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Entenda: nenhuma regra de arquivologia ou arquívistica poderá entrar
em conflito com estes princípios, justamente porque as regras são construídas
tendo os princípios como guia. Isto, meu caro aluno, não quer dizer que os
princípios não possuam exceções, só quer dizer que a exceção não pode virar
regra :P.
Mãos à obra!
Aliás, o estudo dos princípios é tão importante e vital que você acertará
questões em prova simplesmente porque a alternativa desrespeita algum dos
princípios que vou relacionar.
Entenda: nenhuma regra de arquivologia ou arquívistica poderá entrar
em conflito com estes princípios, justamente porque as regras são construídas
tendo os princípios como guia. Isto, meu caro aluno, não quer dizer que os
princípios não possuam exceções, só quer dizer que a exceção não pode virar regra
:P.
Mãos à obra!
Proveniência
Também denominado princípio do respeito aos fundos, este princípio tem
a seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa
devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem
diversa.”
A definição do Dicionário de Terminologia Arquivística não se afasta muito
disto:
“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido
por uma coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras.”
Também chamado princípio do respeito aos fundos
E faz todo o sentido, como veremos abaixo.
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Eu sei que “jamais” é uma palavra meio forte para concurso, mas este
princípio é a viga mestra da arquivística, então, é um dos poucos “jamais” e
“nuncas” que você deve ponderar antes de excluir a alternativa.
Lembre-se: o arquivo busca demonstrar, através do acúmulo de
documentos, o modo de funcionamento da instituição. Não faz sentido, tendo
este objetivo em vista, misturar documentos de vários órgãos e entidades, pois
descaracterizaria aquilo que PAES chamou de “base do conhecimento da história”.
E as bancas adoram estes assunto, veja só:
ESAF (ANA 2009): “A base teórica das intervenções arquivísticas, que
garante a constituição e a plena existência da unidade fundamental em Arquivística
é o princípio da proveniência”
Já a FCC (2011 TRE- AP) assim o definiu: “Quando os arquivos originários
de uma instituição mantêm sua individualidade, não sendo misturados aos de
origem diversa, diz-se que foi respeitado o princípio da proveniência.”
Você também encontrará este princípio como “princípio do respeito aos
fundos”, ou similar francês :P.
E agora, somente neste ponto, você está pronto para entender o que significa
“fundo aberto” e “fundo fechado”. Só relembrando:
Fundo: “Conjunto de documentos de documentos uma mesma proveniência.
Termo que equivale a arquivo”.
A definição se um fundo é aberto ou fechado depende justamente do fato de
a entidade produtora encontrar-se ou não em atividade. Veja só:
Fundo Aberto: Fundo ao qual podem ser acrescentados novos
documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.
: Fundo que, , Fundo Fechado não recebe acréscimos de documentos
documentos em função de a entidade produtora não se encontrar mais em
atividade.
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Repare na diferença entre eles e sua relação com o princípio da
proveniência: uma entidade mantém o seu próprio arquivo. Contudo, uma vez que
não se encontre mais em atividade, deixou de produzir ou receber documentos. E
agora, já que não pode mais produzir ou receber documentos em função de suas
atividades, e documentos de origem (proveniência) diversa não podem se misturar
àquele fundo, a consequência é uma só: aquele fundo encontra-se definitivamente
fechado. Lindo, não? :P
Organicidade
Está relacionado ao termo “orgânico”. Todos os seres vivos (e portanto, seres
orgânicos) possuem diversos órgãos, cada qual com uma função específica, que,
apenas em conjunto, cumprem sua função (no caso, manter você vivo e estudando
para virar funcionário público).
Conforme nosso querido, e sempre tido em maior conta, Dicionário de
Terminologia Arquivística:
“Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das
atividades da entidade produtora”.
Os documentos mantêm relações entre si, como partes de um
organismo. Ou, melhor ainda, os documentos são produzidos e recebidos,
naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma
organização, seja ela pública ou privada.
A organicidade garante a organização dos documentos, de maneira que
estes reproduzam, da maneira mais fiel possível, a própria estrutura da
entidade que os produziu. Também é frequentemente associado com o princípio
da proveniência, sendo enxergado como decorrência lógica deste.
Trata-se de relação natural entre os documentos de um arquivo, em
decorrência das atividades da entidade produtora.
CESPE 2011 Correios: “A organicidade do arquivo se verifica na relação
que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades do sujeito
acumulador, seja ele pessoa física ou jurídica.”
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E aqui tinha pegadinha para quem só memoriza :P. Veremos mais tarde o
princípio da cumulatividade. Você deve ter muito cuidado pois as bancas podem
citar algum termo próximo a um princípio (como foi o caso de acumulador nesta
afirmação) sem, no entanto, estar se referindo necessariamente a ele
(cumulatividade). Você precisa estar atento para o contexto da afirmação.
CESPE (2011 EBC):“O caráter orgânico dos documentos de arquivo decorre
do fato de que esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como
resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou
privada.”
FCC (2011 TRT-23ª): “Ao definir arranjo como o processo de agrupamento
dos documentos singulares em unidades significativas e também o de
agrupamento de tais unidades entre si, numa relação igualmente significativa,
Schellenberg evoca o princípio da organicidade.”
Pertinência
Leva em consideração o assunto (o tema), independentemente da
proveniência ou classificação original. É um princípio utilizado em determinadas
classificações de um documento, quando o tema tem uma relevância.
Macete: Lembre-se de que, quando você vai fazer uma redação, ela precisa
ser pertinente (apropriada) ao tema requerido .
Alguns pontos da doutrina veem este princípio como conflitante com o
princípio da proveniência. E de fato, ele é. Como o critério de acumulação aqui é
o “assunto”, e não “documentos produzidos ou recebidos pela instituição”,
dificilmente se conseguirá atentar a ambos.
Alguns vão mais longe: afirmam sem medo algum que o princípio da
pertinência não tem mais aplicação na Arquivística. O próprio Dicionário de
Terminologia Arquivística Brasileira afirma em suas referências que tal princípio já
não encontra mais uso, preservado apenas para conhecimento das gerações
futuras a respeito da evolução da nossa disciplina. Eu não sou tão corajoso :P. sua
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banca pode, ou não, partilhar deste entendimento, então, vou nos proteger o
ensinando.
Entretanto, o princípio da proveniência é a viga mestra da arquivística.
Tudo que existe e existirá é elaborado com esse princípio em mente. Qualquer
conflito entre pertinência e proveniência, fique com este.
(CESPE 2011 Correios): Quando há necessidade de se reclassificar os
documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a
classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência.
Cumulatividade
Segue o pensamento do acúmulo natural dos documentos. A ideia de que o
arquivo é uma formação espontânea, natural, progressiva e sedimentar. (FCC
2011)
Nem poderia ser diferente: o arquivo é gerado a partir do acúmulo de
documentos produzidos e recebidos por uma instituição. É através do próprio
acúmulo que se obtém o arquivo.
Muito importante:
Lembre-se que os documentos de arquivo não são coleções.
Da ordem original (ou da ordem primitiva)
Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o
qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou
família que o produziu.” (ESAF 2010).
Aliás, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos
documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o
arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve.
Da territorialidade
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Este princípio estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos
serviços de arquivo do território em que foram produzidos.
Acaba por ter dois desdobramentos:
Proveniência territorial: os documentos deveriam permanecer nos arquivos
do território onde foram produzidos. Lembre-se proveniência nos remete a origem,
quando territorial esta ligada ao local de origem, ou seja, onde foram produzidos.
Pertinência territorial: os documentos deveriam ficar nos arquivos do
território para o qual remete o assunto (o tema) neles tratados. Lembre-se,
pertinência nos remete ao assunto, ao conteúdo do documento.
Os tópicos seguintes ora são tratados como princípios, ora como meras
características dos documentos, relacionadas aos princípios apresentados. Quer
sejam tratados como uma coisa quer como outra é importante que você os conheça:
Imparcialidade- está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros,
livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos
quais são usados hoje. Os arquivos não têm interesses, paixões, vontades ou
ambições, eles simplesmente registram.
Organicidade- Os documentos refletem características da organização
que o produziu. Esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente,
como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública
ou privada.
Naturalidade– Decorre da maneira como os arquivos se originam,
naturalmente, em decorrência da acumulação de documentos.
Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenados
e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser
comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo
conteúdo do documento original.
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Perceba que não se deve associar autenticidade à veracidade como
fazemos usualmente. Um documento autêntico não garante a veracidade de um
fato, apenas atesta que o conteúdo do documento está de acordo com o original.
Acessibilidade - Característica que está relacionada apossibilidade de
localização, recuperação, apresentação e interpretação do documento.
Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único,
independentemente da existência de outro documento semelhante ou tido
como igual (como uma outra via). Os documentos são únicos na medida em que
cada um deles sofreu um processo de produção diferente de todos os demais.
Pense em um RG e sua cópia fiel. O RG em si é um documento produzido
normalmente pela Secretaria de Segurança, ao passo que a cópia, com as mesmas
informações, foi produzida através de um processo de fotocópia.
Desta forma, cada documento do arquivo normalmente é produzido em
uma única via, ou então, em número limitado de cópias.
Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, ligando os documentos
uns aos outros através de uma relação complementar. Quando um documento é
separado de seu conjunto ele perde muito do seu significado.
Eu quase fiquei sem cores agora. Estes são os princípios mais prováveis de
serem cobrados em prova. Existem uma infinidade de muitos outros surgindo
enquanto a doutrina se desenvolve, mas que eu nunca vi serem cobrados (nem
quando fazia provas da matéria, nem agora que pesquiso sobre o assunto).
Não faz sentido reproduzi-los aqui. A você, meu bom aluno, recomendo o
bom senso. Arquivologia e Arquivística, embora sejam matérias de muito conteúdo,
não podem ser tratadas como matérias de pura memorização. Se uma questão de
prova abordar algum princípio que não esteja aqui, antes de simplesmente cortá-lo,
pense um pouco se ele faz sentido dentro do que expliquei na aula.
E lógico que se só restar uma alternativa capenga, pode passar a caneta nela
:P.
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1.6. Classificação dos arquivos
Um professor meu, ainda na faculdade, me disse algo importante: não
existem classificações boas ou ruins, mas existem classificações úteis ou inúteis.
Assim, toda classificação tem um propósito, e enquanto este propósito for
alcançado, a classificação permanece útil (merecendo ser estudada).
Pois bem, aqui não tem muito segredo. As classificações dos arquivos mais
lembradas na doutrina (e cobradas em prova) são as seguintes:
- quanto às entidades mantenedoras;
- quanto aos estágios da evolução do arquivo (esta classificação é vital para
a aula de gestão de documentos);
- quanto à extensão de sua atuação;
- quanto à natureza do documento.
No que se refere às entidades mantenedoras, sugiro a memorização do
quadro abaixo, descrevendo as entidades que mais costumam ser cobradas em
prova.
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Fonte: PAES, Marilena Leite
Naquilo que é pertinente à extensão de sua atuação, as classificações são
bem intuitivas e simples:
- Arquivos Setoriais: aqueles estabelecidos junto a órgãos operacionais,
servindo como arquivo corrente. Não entendeu nada? O órgão operacional dessa
história é a sua repartição, que produz os documentos ou os recebe. Entretanto, ao
invés de colocar os documentos produzidos em um armário para cada funcionário,
pode-se resolver juntar todos eles em um... arquivo :P... próximo ao setor, para que
fiquem mais fáceis de serem localizados e trabalhados.
- Arquivos gerais ou centrais: estes recebem os documentos correntes
provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura da instituição,
centralizando as atividades do arquivo corrente. Pensando na estrutura do
Ministério da Fazenda: a Receita Federal do Brasil e a Procuradoria da Fazenda
Nacional produzem documentos ao longo de suas atividades. Uma vez encerrada a
fase administrativa, estes processos são todos, indistintamente, encaminhados à
Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda (SAMF), o qual
possui, entre outras unidades, o nosso querido arquivo geral, um órgão inteiramente
dedicado a receber processos e armazenar documentos.
Quase terminando...
No tocante à natureza dos documentos, depois de muita briga entre os
integrantes da profissão, sobre o que comporia esta classificação, chegaram a um
acordo sobre o assunto (como eu disse, classificações devem ser úteis, do
contrário, não tem razão de existir).
Especial cuidado aqui, os termos têm nomes parecidos, e a chance de o
examinador tirar vantagem disso pra te passar rasteira é enorme:
- Arquivo Especial: este arquivo tem sob sua guarda documentos com
variados suportes (diz pro seu professor que você lembra o que significa suporte
:P). A forma como a informação é armazenada varia bastante. Podem ser
fotografias, discos, fitas, microfilmes, disquetes... encontra-se basicamente de
tudo.
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Merecem tratamento especial em seu armazenamento, bem como em
seu registro, controle e conservação.
- Arquivo Especializado: Não tem absolutamente nada a ver com o outro
arquivo (que nem vou escrever o nome para você não ficar com ele na cabeça).
Chama-se de arquivo especializado aquele que possui sob sua custódia
documentos oriundos de um campo específico da ciência humana. Só com
exemplo mesmo: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos de direito...
acredito que você tenha entendido a ideia.
Mas essas foram bobinhas :P. A próxima é uma classificação que vai te
assombrar pelo resto do curso.
1.6.1. Estágios da Evolução
Esta classificação é tão importante que merece um capítulo a parte.
Veja o quadro:
Na próxima aula veremos porque estes três arquivos podem ser arranjados
neste esquema de etapas. Mas por enquanto, é bom que você já aprenda a
seguinte diferenciação:
Arquivo de Primeira
Idade (corrente)
Arquivo de Segunda
Idade (intermediario)
Arquivo de Terceira
Idade (permanente)
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Quando um documento é criado, ele possui valor primário. Associe esse valor
com a ideia de importância administrativa, ou valor administrativo. O documento é
criado ou recebido pela instituição para que ela cumpra suas finalidades.
Por outro lado, quando perder este valor, é possível (embora nem sempre
ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundário, de
interesse para outros indivíduos que não o usuário inicial. O valor secundário mais
lembrado em provas é o valor histórico. Embora a Constituição Imperial do Brasil
não possua mais nenhum interesse administrativo (como funcionário público, eu não
respondo mais à Coroa Portuguesa já tem um tempinho...), o seu valor histórico é
inquestionável, uma vez que retrata a estrutura estatal da época.
Assim sendo, atente às suas definições:
- Arquivos Correntes (Primeira Idade): Estes arquivos são constituídos de
documentos frequentemente consultados pela instituição. Uma vez que são
necessários constantemente, seus documentos devem ser armazenados próximos
aos escritórios e repartições que a eles recorrem. Sua principal característica
deve ser o fácil acesso.
Quando você chegar à repartição, o melhor exemplo deste tipo de arquivo é o
seu próprio armário de processos :P (você também vai sonhar com ele, acredite).
Como os processoss (que, por favor, em arquivologia, são os nossos documentos)
são frequentemente consultados, precisam estar muito próximos da repartição.
- Arquivos Intermediários (Segunda Idade): Agora, os documentos
deixaram de ser frequentemente consultados, mas a instituição que os produziu
ou recebeu ainda pode precisar deles. Ainda assim, como seu uso não é
constante, não há necessidade de que estes arquivos estejam próximos à
instituição, e nem mesmo precisam ser facilmente acessados. Aliás, é bom que se
diga que os documentos do arquivo intermediário nem mesmo ficarão ali para
sempre, o que lhes garantiu a alcunha de “purgatório”. O melhor exemplo deles
também são processos :P. Quando eu trabalhava no TRT, os processos ainda em
curso ficavam em prateleiras, bonitinhos e no lugar. Entretanto, quando eram
arquivados, iam para caixas de papelão e eram empilhados em uma sala que
permanecia trancada. Se eu precisasse de algum processo dali (que apenas eram
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armazenados para aguardar o decurso de prazo prescricional), eu teria de procurar
a caixa, e pegar o processo dali de dentro.
- Arquivos Permanentes (Terceira Idade): Até agora, todos os documentos
que citei possuíam algum valor administrativo (os processoss que ficavam
comigo estavam ali para serem trabalhados). Entretanto, veremos na próxima aula
que os documentos, assim que cumprem sua finalidade, perdem este valor de
natureza administrativa. Entretanto, se os documentos ainda possuírem algum
valor histórico ou documental, serão armazenados no arquivo permanente da
instituição.
Cada uma destas fases corresponde a uma maneira diferente de conservar
os documentos, daí a importância desta classificação. E fique tranquilo, a próxima
aula conterá estes temas, com muito mais profundidade.
Questões Comentadas – Só FCC
1. FCC – TRT6 - 2012 Como entidade estruturada de acordo com as
circunstâncias contingentes de sua criação, o arquivo é um todo indivisível que os
autores clássicos costumam designar
a) polianteia.
b) coleção.
c) universitas rerum.
d) miscelânea.
e) negotiorum gestio.
Comentário: Conforme vimos em aula, a ideia de inter-relacionamento entre
os documentos, e da visão do arquivo como um todo indivisível por conta da
atuação da entidade acumuladora costuma ser designada por alguns autores
através da expressão latina “universitas rerum”, ou, em uma expressão bem
menos chique, “universalidade de coisas”.
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Letra c)
2. FCC – TRT1 – 2011 - Ao afirmar que "um dos traços distintivos dos
arquivos é o fato de serem alheios ao uso secundário que deles se pode fazer, isto
é, ao seu potencial como fonte para a história", Ana Maria Camargo refere-se ao
atributo da
a) organicidade.
b) proveniência.
c) equivalência.
d) caducidade.
e) imparcialidade.
Comentário: Documentos não têm vontade meu caro, nem desejos, nem
paixões. Eles apenas registram dados e transmitem informações, informações estas
que podem servir para a tomada de decisão das entidades.
E como vimos em nossa aula, este atributo (característica) reflete-se no
conceito de Imparcialidade – os documentos são inerentemente verdadeiros,
livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos
quais são usados hoje.
Letra e)
3. FCC - TRF2 – 2012 - A necessidade de fazer prova perante a justiça foi,
na sociedade ocidental, a razão mais importante para que determinados escritos
fossem conservados de forma duradoura. Os documentos conservados eram
documentos de arquivo porque probatórios, e não o contrário. Ao longo tempo, tal
qualidade se estenderia, como afirma Bruno Delmas, a outros documentos
produzidos em circunstâncias semelhantes. O autor procura identificar, nessa
afirmação, a principal característica dos documentos que preenchem os requisitos
necessários para fazer prova das ações que lhes deram origem, ou seja,
a) o pluralismo.
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b) a autenticidade.
c) a tempestividade.
d) a polissemia.
e) a informalidade.
Comentário: Já tentou entrar em uma boate, e dar de cara com aquele
segurança troncudo solicitando seu RG? Ele toma seu documento e analisa se sua
data de nascimento, se comparada com a data de visita daquela nobre boate,
resulta em uma diferença de pelo menos 18 anos entre uma e outra.
Contudo, seu documento só estará apto a fazer prova de sua idade se o dito
leão de chácara convencer-se de que se trata de documento autêntico, expedido
pela Secretaria de Segurança Pública (ou seu equivalente), e não por uma gráfica
qualquer perdida em um porão escuro e duvidoso :P.
A civilização ocidental deu grande importância à autenticidade, que, como a
própria questão sugere, é a característica inerente a cada documento que lhe
permite fazer prova das ações que lhe deram origem. Você tem 18 anos, pois
nasceu há 18 anos, e seu RG só foi expedido com aquela data de nascimento
porque você efetivamente nasceu na data apontada no documento.
Por fim, o nosso querido segurança sabe que RGs só são expedidos com a
informação de data de nascimento correta, e confiando que aquele documento foi
expedido pela Secretaria de Segurança Publica, permite que você passe.
Essa volta toda acontece em alguns segundos, mas o fundamento teórico é o
que está aí em cima :P. A balada de sexta nunca mais será a mesma :P.
Letra b)
4. FCC - TRT1 – 2011 O princípio da "santidade" da ordem original é
bastante polêmico entre os profissionais da área, sobretudo quando seu
entendimento é associado apenas à disposição física dos documentos no arquivo
corrente. À luz dos estudos da diplomática contemporânea, no entanto, a tendência
é
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a) agrupá-los em função de seu conteúdo informacional.
b) utilizar, em seu arranjo no arquivo permanente, a estrita ordem
cronológica.
c) observar o fluxo natural e orgânico com que foram produzidos.
d) separar os documentos de acordo com o grau de sua força probatória.
e) dividir o fundo por espécies documentais, independentemente das funções
que cumpriram.
Comentário: Antes que alguém se desespere e desista de seguir estudando
para este concurso, vamos lá olhar o nosso querido Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística e aprender o que significa “diplomática”:
“Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da
autenticidade dos documentos.”.
Pois bem, como você já deve ter notado, o conceito não é muito útil para
responder a questão :P.
E o que o tio falou há algumas páginas atrás? Só relembrando:
Da ordem original (ou da ordem primitiva)
Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o
qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou
família que o produziu.” (ESAF 2010).
Aliás, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos
documentos. Mantendo-se a ordem, mantemos a organização.
A tendência atual é tentar organizar os arquivos seguindo o mesmo fluxo e
arranjo adotado pela entidade coletiva que produziu o dito documento.
Letra c)
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5. FCC - TRE - 2011 Quando os arquivos originários de uma instituição
mantêm sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa, diz-se
que foi respeitado o princípio
a) das três idades.
b) da ordem original.
c) do arranjo.
d) da temporalidade.
e) da proveniência.
Comentário: Sussa! Para variar um pouquinho, vamos pegar a definição do
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:
“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma
entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades
produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos.”
Bastante familiar né?
Letra e)
6. FCC - TRF2 – 2012 Ainda que haja inúmeras cópias de um mesmo
documento no arquivo de determinada instituição, cada qual ocupa lugar distinto no
conjunto dos demais documentos, mantendo com eles relações específicas. Tal
atributo é conhecido, na teoria arquivística, como
a) veracidade.
b) integridade.
c) unicidade.
d) confiabilidade.
e) relatividade.
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Comentário: O tio já falou disso :P.
Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único,
independentemente da existência de outro documento semelhante ou tido
como igual (como outra via). Os documentos são únicos na medida em que cada
um deles sofreu um processo de produção diferente de todos os demais. Pense em
um RG e sua cópia fiel. O RG em si é um documento produzido normalmente pela
Secretaria de Segurança, ao passo que a cópia, com as mesmas informações, foi
produzida através de um processo de fotocópia.
Mesmo que um documento possua diversas cópias, cada cópia estabelece
uma relação diferente com os demais documentos do arquivo, sendo cada qual uma
coisa diferente. Adoro o exemplo do RG: mesmo que você tenha um RG e uma
cópia reprográfica colorida deste mesmo documento, com os mesmos dados e
informações, experimente apresentar um deles ao invés do outro em alguns locais,
e veja que não será a mesma coisa :P.
Letra c)
7. FCC - TRF2 – 2012 O documento de arquivo, quando comparado ao de
outras instituições de custódia, distingue-se por
a) ingressar no acervo mediante compra, doação ou permuta.
b) obedecer a regras universais de processamento técnico.
c) formar coleções em torno de determinados conteúdos.
d) não poder ser tratado como entidade autônoma.
e) ter finalidade cultural e científica.
Comentário: Vamos olhar item a item:
- Ingressar no acervo mediante compra, doação, ou permuta – Nem pensar,
documentos de arquivo são documentos produzidos ou recebidos pela entidade no
curso de suas atividades. Eles estão lá pelo fato de a entidade precisar deles para
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tomar decisões. Quem costuma comprar, receber doações ou permutar alguma
coisa são as bibliotecas, interessadas na difusão do conhecimento;
- Obedecer a regras universais de processamento técnico – Ora meu caro,
nenhuma entidade prospera no caos. Todos os órgãos de documentação seguem
regras de processamento, cada qual tratando seus documentos da maneira que
lhes for mais proveitosa;
- Formar coleções em torno de determinados conteúdos – Pelo amor de
Deus, coloque uma coisa em sua cabeça: arquivistas sentem arrepio com o termo
“coleção”. Uma coleção consiste em um agrupamento de itens que só mantém esta
coesão por conta da vontade de seu criador. Contudo, cada item é dotado de
existência autônoma, não se inter-relacionando com os demais. Uma figurinha é tão
figurinha sozinha como dentro de um maço preso com elástico, bem como uma obra
de Picasso é um quadro pendurado sozinho na sua sala ou entre tantas outras
obras em uma galeria.
- Finalidade cultural e científica – As informações que os documentos de
arquivo possuem não estão ali movidas por algum propósito científico, mas por seu
valor administrativo: as informações dos documentos se prestam a informar e
auxiliar na tomada de decisões por parte da entidade.
Só nos resta o item que afirma que os documentos de arquivo “não podem
ser tratados como entidades autônomas”. E vimos muito bem isto quando
estudamos o princípio da organicidade: um documento perde muito de seu valor
quando separado dos demais documentos do arquivo.
Letra d)
8. FCC - TRT6 – 2012 Em arquivologia, fundo fechado é aquele
a) cuja unidade produtora foi suprimida.
b) cujos documentos foram eliminados após microfilmagem.
c) que só contém documentos em suporte-papel.
d) em que os documentos não mantêm relações orgânicas entre si.
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e) que reúne apenas documentos textuais.
Comentário: Espero que ainda se recorde do conceito:
: Fundo que, , Fundo Fechado não recebe acréscimos de documentos
documentos em função de a entidade produtora não se encontrar mais em
atividade.
A entidade produtora não existe mais, e em função da aplicação do princípio
da proveniência (o qual impede a mistura entre fundos), aquele fundo não pode
mais receber novos documentos (afinal, seriam documentos de outras entidades).
Letra a)
9. FCC - TRE SP – 2012 - De acordo com o gênero, os documentos de
arquivo podem ser identificados como
a) técnicos, administrativos, culturais e históricos.
b) masculinos, femininos e neutros.
c) pessoais, institucionais, públicos e privados.
d) textuais, iconográficos, sonoros e audiovisuais.
e) correntes, centrais, intermediários e permanentes.
Comentário: A classificação do documento em função de seu gênero está
preocupada com uma coisa só: de que maneira a informação se manifesta sobre o
suporte?
As diversas respostas a esta pergunta correspondem aos diversos gêneros
de documentos.
Quer ver?
Documentos Definição
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Escritos ou textuais
São documentos nos quais a informação se manifesta na forma escrita ou textual. É o tipo de documento mais comum atualmente, cujos exemplos compreendem os contratos, relatórios, certidões e o que mais você conseguir imaginar :P
Iconográficos
Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra "ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Desta forma, estão compreendidos aqui os documentos cuja informação se manifeste através de uma imagem estática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.
Sonoros
Tranquilo :P, são documentos cujas informações estão armazenadas na forma de áudio. São raros os exemplos ultimamente de documentos puramente sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.
Filmográficos
Falamos de documentos na forma de "imagem em movimento", independentemente de apresentarem áudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo de documento.
Digitais
Gravados em meio digital, demandando, em função desta característica, equipamentos eletrônicos para sua consulta. Esta aula é um exemplo de documento digital :P
Cartográficos
Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas arquitetônicas são documentos cartográficos. Através do uso de escala, representam grandes áreas através de imagens reduzidas.
Micrográficos
Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego. A microfilmagem é um processo que será visto posteriormente no curso, sendo o microfilme e a microficha exemplos deste tipo.
Se a informação se manifesta através de uma imagem, temos um documento
do gênero iconográfico, se através de som, um documento do gênero sonoro, e
assim por diante.
Dito isto, só nos resto a letra d).
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10. FCC - TRE SP – 2012 Original, cópia, minuta e rascunho − diferentes
estágios de preparação e transmissão de documentos − correspondem ao conceito
de
a) espécie.
b) formato.
c) forma.
d) suporte.
e) tipo.
Comentário: Depois que seu professor explicou, ficou tranquilo, né? :P.
Quando falarmos em “forma do documento”, estamos nos perguntando: qual o
estágio de produção no qual o documento se encontra? Ele ainda é um mero
rascunho, já seria uma minuta mais ou menos organizada, trata-se de uma cópia fiel
do documento original, ou seria o próprio documento pronto, original e acabado?
Cada resposta fornece um exemplo de forma do documento.
Letra c).
11 - FCC - TRE SP – Administrativa - 2012 Quando se reúnem documentos
de natureza diversa em razão das imposições de determinada ação administrativa
ou judicial, forma-se conjunto materialmente indivisível conhecido por
a) maço.
b) dossiê.
c) caixa-arquivo.
d) pasta.
e) processo.
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Comentário: Excelente oportunidade para vermos o nome dado a alguns
agrupamentos de documentos, bem como nos familiarizarmos com algumas
terminologias arquivísticas:
- Maço: conceito estranho a nossa disciplina, normalmente utilizado para
designar um conjunto de coisas unidas por um mesmo invólucro (embalagem).
Sendo uma definição que não faz qualquer referência a um critério intelectual que
justifique a ligação, não surpreende o fato de não ser utilizado em nossa disciplina
:P.
- Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto
(ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de
arquivamento.
- Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso
de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de
arquivamento.
Quanto aos termos caixa-arquivo e pasta, são simplesmente formas de
acondicionamento de documentos.
Agora, olha que coisa legal: Dossiê e Processo são conceitos muito
semelhantes. Como diferenciar cada um deles?
O Dossiê constitui uma unidade de arquivamento segundo o critério de
assunto. Os documentos ali reunidos o foram por dizerem respeito ao mesmo
lugar, pessoa, projeto, evento, enfim, um mesmo tema é o que os une.
O Processo também constitui uma unidade de arquivamento, mas refere-se
a documentos reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial. Se
você e outro motorista baterem seus carros, e você entrar na justiça buscando ser
indenizado pelos danos, terá dado início a uma ação judicial. Os documentos que
você e a outra parte apresentarem no curso desta ação serão todos reunidos
através de um processo, permitindo ao Magistrado que forme sua convicção.
E é justamente a esta unidade de arquivamento que o enunciado faz
referência.
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Letra e).
12 - FCC - TRT1 – 2011 Contrato, alvará de soltura, rascunho, folha e papel
constituem, respectivamente, exemplos de
a) tipo, gênero, técnica de registro, suporte e espécie.
b) gênero, espécie, suporte, forma e formato.
c) técnica de registro, tipo, gênero, suporte e forma.
d) formato, forma, gênero, tipo e suporte.
e) espécie, tipo, forma, formato e suporte.
Comentário: Hora de saber se você consegue exercitar o que aprendeu,
sem decoreba.
Contrato: Um contrato é um documento do gênero textual. A informação nele
contida se manifesta através da palavra escrita, normalmente fixada no suporte em
papel. Mas muitos documentos se apresentam desta forma. Ofícios, memorandos,
cartas, certidões, e vários outros. Ainda assim, um contrato é capaz de se distinguir
destes outros documentos textuais. E por que?
O Contrato se manifesta através de determinadas técnicas de registro e
disposição das informações, (é escrito em cláusulas, e visa manifestar a vontade de
duas partes), que já aprendemos referirem-se a seu formato. Assim, “Contrato” é
uma definição específica demais para corresponder a um gênero, e ampla demais
para corresponder a um tipo (ninguém disse para que serve este contrato, qual a
natureza de seu conteúdo. :P).
Assim, trata-se de uma espécie documental.
Alvará de Soltura: Olha só, este aqui já veio inclusive com a natureza do
conteúdo. Não é qualquer documento textual, não é qualquer alvará, é um alvará de
soltura. É o documento definido até o grau mais específico de discriminação,
correspondendo esta ideia à de tipo.
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Rascunho: O rascunho é um esboço que serve para a elaboração final de
um documento. Em termos de produção, corresponde ao estágio inicial. E já que faz
referência ao estágio da produção, trata-se de uma forma.
Folha: Suponho que mesmo em face das inovações tecnológicas, você saiba
o que é uma folha. Não estamos dando atenção ao que está escrito nela, se é
colorida, se tem alguma imagem, mas apenas na folha em si. E já que prestamos
tanta atenção ao aspecto físico deste suporte em papel, só podemos estar falando
de formato :P.
Papel: Pior ainda, aqui temos só o papel. Não é um caderno, não é uma
folha, não é uma agenda, não é um contrato, não é uma alvará de soltura, é só um
papel, ou seja, algo no qual a informação (qualquer que seja mesmo) pode ser
fixada. Estamos diante de um suporte.
Dito tudo isto, letra e).
FCC - TRT1 – 2011 Atenção: Examine a figura abaixo, referente ao
procedimento preconizado pelo TRT/RJ para elaboração e encaminhamento de
cartas de adjudicação, e responda à questão.
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13. Do ponto de vista documental, carta de adjudicação é
a) tipo.
b) forma.
c) suporte.
d) gênero.
e) espécie.
Comentário: Calma meu filho. Calma. Você não precisa nem mesmo saber o
que é uma carta de adjudicação, tampouco entender todo o trâmite burocrático de
uma vara até que aludido documento possa ser emitido.
Esqueça tudo isto e responda a seguinte pergunta: qual o nível de
detalhamento do termo “carta de adjudicação”?
Não é qualquer papel, não é qualquer documento textual, não é qualquer
carta, mas é uma maravilhosa carta de adjudicação, especificada até o nível mais
individual de detalhamento.
Fora o fato de apontar inclusive para uma função a ser desempenhada pelo
documento.
Trata-se assim de um tipo documental.
Letra a).
14. Cada via do documento é uma modalidade de
a) tipo.
b) forma.
c) suporte.
d) gênero.
e) espécie.
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Comentário: Cada via... hum.... cada cópia.... estágio de produção do
documento... ahm.... já sei! Trata-se da forma do documento. Podia ser o próprio
original da carta de adjudicação, podia ser o seu rascunho, mas resolverem apontar
a cópia da carta.
Em todo caso, todos os exemplos acima, inclusive o eleito pelo enunciado
tratam-se da forma do documento.
Letra b).
15. O documento comporta, como sinal de validação,
a) a notificação do adjudicante.
b) a guia de encaminhamento das vias.
c) a assinatura do juiz.
d) o texto processado.
e) o recibo do adjudicante.
Comentário: Que coisa linda. O notificado recebe uma cópia da carta de
adjudicação. Já parou para pensar como é que ele faz para saber se aquela carta é
autêntica? Afinal de contas, qualquer pessoa poderia ter produzido um documento
semelhante, só que não revestido de valor legal.
Mas, entre as assertivas, existe algo que somente pode ser feito por uma
única pessoa: a assinatura do juiz. Somente o juiz produz a assinatura, e através
dela, o adjudicado sabe que aquela decisão foi emanada por autoridade
competente, no uso de suas atribuições, e não uma criança de cinco anos com
assombroso conhecimento do vocabulário jurídico, mas sem competência legal para
produzir uma carta de adjudicação válida :P.
Letra c).
16. FCC - TRT1 – 2011 A justaposição de determinada espécie documental
ao adjetivo ou à locução adjetiva capaz de exprimir sua funcionalidade permite, no
âmbito dos arquivos, identificar
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a) o gênero.
b) o tipo.
c) a forma.
d) o formato.
e) a técnica de registro.
Comentário: Esta questão é a glória para o seu querido professor, e prova
de que a FCC as vezes gosta de sair um pouco da definição rígida do dicionário.
Justaposição é a colocação de duas palavras, uma do lado da outra, sem
alterar sua estrutura. Quando colocamos uma determinada espécie documental
(certidão, por exemplo) do lado de um adjetivo (temporal) ou locução adjetiva (de
tempo de serviço) que, por sua vez, exprime o propósito a ser desempenhado por
aquela espécie documental, o que é que nós temos?
O tio já falou isso: espécie + função a ser exercida = tipo documental.
Letra b).
17. FCC - TRT1 – 2011 - Nas fotografias analógicas, a relação entre negativo
e positivo é similar àquela que, no caso de documentos de outros gêneros, se dá
entre
a) verdadeiro e falso.
b) original e cópia.
c) ostensivo e sigiloso.
d) heterógrafo e hológrafo.
e) autógrafo e apócrifo.
Comentário: Talvez muitos aqui não estejam familiarizados com a fotografia
analógica :P. Seu professor é fotógrafo e editor nas horas vagas, e já teve de
brincar com filmes negativos, apesar da pouca idade :P.
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Muito bem: temos a luz da imagem, uma câmera fotográfica que a registra, e
um suporte chamado “filme fotográfico”, no qual a imagem é fixada.
Após a revelação do filme, estamos prontos, finalmente, para a produção da
fotografia em papel, que todos nós conhecemos.
Pera ae: usamos o filme para gerar a foto em papel. A foto em papel é uma
reprodução do que se encontra no filme negativo. Logo, de certa forma, a foto em
papel não é mais que uma cópia do filme negativo, sendo este o original.
Esta é a relação entre os dois objetos: cópia e original.
Letra b).
18. FCC - TRT1 – 2011 Os documentos audiovisuais, iconográficos e
sonoros são frequentemente identificados a partir de critérios distintos daqueles que
se aplicam aos do gênero textual, obedientes a fórmulas de longa tradição no
mundo das relações jurídicas de uma dada sociedade. Gravação, cassete e filme,
por exemplo, são modos comuns de nomear certos documentos, omitindo sua
espécie em favor, respectivamente,
a) do invólucro, da técnica de registro e do formato.
b) da extensão, do formato e do tipo.
c) da técnica de registro, do invólucro e do suporte.
d) do formato, da forma e do invólucro.
e) da forma, do suporte e da cromia.
Comentário: Essa aqui também é uma questão legal, justamente por
envolver raciocínio.
A palavra gravação indica justamente o registro de alguma coisa. Você grava
arquivos em seu computador, pdfs em pendrives, fotos no seu celular, enfim, em
todos estes momentos, você está registrando alguma coisa.
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A gravação não é mais do que uma técnica específica de registro, da mesma
forma que escrever algo em uma folha também o é.
Cassete é aquela estrutura de plástico que envolve a fita magnética dos VHS.
Não contém informação alguma, entretanto, serve para proteger a fita magnética,
consistindo em um invólucro.
Filme, por fim, é o suporte no qual a informação é fixada, que no caso das
fitas VHS, é aquele rolinho cinza que enganchava no vídeo cassete :P.
Letra c).
19. FCC - TRE TO – 2011 - Carta e ata de apuração constituem exemplos,
respectivamente, de
a) forma e formato.
b) formato e espécie.
c) tipo e gênero.
d) gênero e suporte.
e) espécie e tipo.
Comentário: Mais uma questão dada de graça :P.
Carta é uma espécie documental conhecida por ser uma forma de
comunicação externa dirigida a pessoa (física ou jurídica) estranha à
administração pública, utilizada para fazer solicitações, convites, externar
agradecimentos, ou transmitir informações.
Ata, por sua vez, é o documento de valor jurídico, que consiste no resumo
fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias,
realizadas por comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades
semelhantes, de acordo com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada.
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Só que a nossa Ata foi justaposta a uma locução adjetiva que lhe define a
funcionalidade (bonito pra caramba, né? :P), o que nos leva à conclusão de que
estamos diante de um tipo documental.
Letra e).
20. FCC - TRT6 – 2012 Contrato e contrato temporário de trabalho são, do
ponto de vista documental, respectivamente,
a) espécie e tipo.
b) gênero e forma.
c) actio e conscriptio.
d) suporte e formato.
e) invólucro e técnica de registro.
Comentário: Olha outra espécie documental aí:
CONTRATO: É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando
criar direitos e obrigações recíprocas.
Só que também temos um exemplo de um contrato mais específico, qual
seja, o contrato temporário de trabalho, locução adjetiva que define o propósitos do
aludido documento.
Assim sendo, falamos de espécie e tipo, respectivamente.
Letra a).
21. FCC – MPU – 2007 Ao contrário das demais instituições de custódia de
documentos, os arquivos:
a) acumulam objetos tridimensionais representativos da cultura material de
uma determinada sociedade.
b) recebem documentos das entidades que cumprem a obrigação do
depósito legal.
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c) redigem e instrumentalizam contratos ajustados entre as pessoas,
conferindo-lhes fé pública.
d) reúnem documentos produzidos para fins administrativos, jurídicos e
legais.
e) registram a propriedade legal resultante de alterações de direito de
transmissão entre pessoas físicas e jurídicas.
Comentário: Vamos analisar ponto a ponto:
Assertiva a): Aqui vai uma breve aula de geometria espacial. Quando você
ainda estava no Colégio, deve ter feito uso de um plano cartesiano para desenhar
gráficos. Este plano cartesiano possui apenas os eixos x e y, permitindo apenas
uma única rotação dentro do plano (ao longo do próprio eixo x,y).
Agora veja uma folha de papel. O tio sabe que ela tem três dimensões, mas
uma delas é insignificante (chamaremos aqui de “espessura”). Os documentos de
arquivo se manifestam, essencialmente, em duas dimensões (textos, mapas, fotos,
etc.). Se você rodar uma folha fora deste eixo x,y, não vai conseguir ver o texto
escrito nele (pega um pedaço de papel e gira ele no ar em todas as direções
possíveis para entender o que estou dizendo :P) Isso é só um recurso para te ajudar
a lembrar.
Por outro lado, peças de museus são excelentes exemplares de objetos
tridimensionais. Possuem largura, comprimento e altura, ou seja, três eixos (x,y,z) e
três rotações possíveis ao longo dos eixos (x,y y,z e x,z). Dá para girar a peça de
tudo quanto é jeito, e ainda poderemos visualizá-la.
Fora o fato de que o documento do arquivo não busca ser algo representativo
da cultura de determinada sociedade. Quem se preocupa com isto é um museu.
Assertiva b): o enunciado faz referência ao disposto na Lei 10.994/2004,
especificamente em seus artigos 1º e 2º:
Art. 1o Esta Lei regulamenta o depósito legal de publicações, na Biblioteca Nacional, objetivando assegurar o registro e a guarda da produção intelectual nacional, além de possibilitar o controle, a elaboração e a
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divulgação da bibliografia brasileira corrente, bem como a defesa e a preservação da língua e cultura nacionais.
Art. 2o Para os efeitos desta Lei, considera-se:
I - Depósito legal: a exigência estabelecida em lei para depositar, em instituições específicas, um ou mais exemplares, de todas as publicações, produzidas por qualquer meio ou processo, para distribuição gratuita ou venda;
Basicamente, toda produção intelectual publicada deve ter uma cópia
depositada na Biblioteca Nacional. E como você deve estar desconfiando, tal
exigência não está relacionada a documentos de arquivo, mas sim a publicações de
interesse bibliotecas.
Assertiva c): Qualquer semelhança com os cartórios não é mera coincidência.
Um cartório se presta a formalização da vontade das partes perante um oficial
habilitado para tanto, o qual confere àquela manifestação fé pública.
Assertiva e): Mais um excelente exemplo da utilidade pública dos cartórios,
especialmente no que diz respeito a direitos reais sobre imóveis, mas que em nada
diz respeito aos arquivos.
Só nos resta a alternativa d), e o tio cansou de falar sobre isso. Os arquivos
reúnem documentos acumulados com propósitos administrativos, visando auxiliar a
tomada de decisão por parte da entidade.
Letra d).
22. FCC - TRT1 – 2011 Assumir denominação e existência jurídica próprias,
resultantes de ato preciso e datado; possuir atribuições específicas e estáveis,
legitimadas por um texto dotado de valor legal; ter posição definida na hierarquia
administrativa; dispor de chefe responsável e com poder decisório em seu nível
hierárquico − tais são as condições que, segundo Michel Duchein, permitem
identificar os organismos produtores de
a) acervos.
b) coleções.
c) documentação.
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d) patrimônio arquivístico.
e) fundos.
Comentário: Não vos desesperei. Ter lido a obra de Michel Duchein de fato
teria te auxiliado a resolver esta questão. Só que te custaria alguns dias de estudo
:P.
Todas as características listadas pelo autor na assertiva estão presentes nos
arquivos enquanto órgãos de documentação. Não era com isso que você deveria
estar preocupado, e sim com o seguinte: o que é que o arquivo, enquanto órgão de
documentação produz?
Você responde na lata: arquivos! (mesma palavra, outro significado). Só que
não tem “arquivo” entre as assertivas. Você se desespera? Não!
O tio falou sobre outra palavra, com o mesmo significado: Fundo.
Olha só:
Fundo: “Conjunto de documentos de documentos uma mesma proveniência.
Termo que equivale a arquivo”.
Pois bem, o organismo produtor descrito por Michel Duchein produz fundos.
Simples assim!
Letra e).
Questões Propostas – Só FCC
1. FCC – TRT6 - 2012 Como entidade estruturada de acordo com as
circunstâncias contingentes de sua criação, o arquivo é um todo indivisível que os
autores clássicos costumam designar
a) polianteia.
b) coleção.
c) universitas rerum.
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d) miscelânea.
e) negotiorum gestio.
2. FCC – TRT1 – 2011 - Ao afirmar que "um dos traços distintivos dos
arquivos é o fato de serem alheios ao uso secundário que deles se pode fazer, isto
é, ao seu potencial como fonte para a história", Ana Maria Camargo refere-se ao
atributo da
a) organicidade.
b) proveniência.
c) equivalência.
d) caducidade.
e) imparcialidade.
3. FCC - TRF2 – 2012 - A necessidade de fazer prova perante a justiça foi,
na sociedade ocidental, a razão mais importante para que determinados escritos
fossem conservados de forma duradoura. Os documentos conservados eram
documentos de arquivo porque probatórios, e não o contrário. Ao longo tempo, tal
qualidade se estenderia, como afirma Bruno Delmas, a outros documentos
produzidos em circunstâncias semelhantes. O autor procura identificar, nessa
afirmação, a principal característica dos documentos que preenchem os requisitos
necessários para fazer prova das ações que lhes deram origem, ou seja,
a) o pluralismo.
b) a autenticidade.
c) a tempestividade.
d) a polissemia.
e) a informalidade.
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4. FCC - TRT1 – 2011 O princípio da "santidade" da ordem original é
bastante polêmico entre os profissionais da área, sobretudo quando seu
entendimento é associado apenas à disposição física dos documentos no arquivo
corrente. À luz dos estudos da diplomática contemporânea, no entanto, a tendência
é
a) agrupá-los em função de seu conteúdo informacional.
b) utilizar, em seu arranjo no arquivo permanente, a estrita ordem
cronológica.
c) observar o fluxo natural e orgânico com que foram produzidos.
d) separar os documentos de acordo com o grau de sua força probatória.
e) dividir o fundo por espécies documentais, independentemente das funções
que cumpriram.
5. FCC - TRE - 2011 Quando os arquivos originários de uma instituição
mantêm sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa, diz-se
que foi respeitado o princípio
a) das três idades.
b) da ordem original.
c) do arranjo.
d) da temporalidade.
e) da proveniência.
6. FCC - TRF2 – 2012 Ainda que haja inúmeras cópias de um mesmo
documento no arquivo de determinada instituição, cada qual ocupa lugar distinto no
conjunto dos demais documentos, mantendo com eles relações específicas. Tal
atributo é conhecido, na teoria arquivística, como
a) veracidade.
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b) integridade.
c) unicidade.
d) confiabilidade.
e) relatividade.
7. FCC - TRF2 – 2012 O documento de arquivo, quando comparado ao de
outras instituições de custódia, distingue-se por
a) ingressar no acervo mediante compra, doação ou permuta.
b) obedecer a regras universais de processamento técnico.
c) formar coleções em torno de determinados conteúdos.
d) não poder ser tratado como entidade autônoma.
e) ter finalidade cultural e científica.
8. FCC - TRT6 – 2012 Em arquivologia, fundo fechado é aquele
a) cuja unidade produtora foi suprimida.
b) cujos documentos foram eliminados após microfilmagem.
c) que só contém documentos em suporte-papel.
d) em que os documentos não mantêm relações orgânicas entre si.
e) que reúne apenas documentos textuais.
9. FCC - TRE SP – 2012 - De acordo com o gênero, os documentos de
arquivo podem ser identificados como
a) técnicos, administrativos, culturais e históricos.
b) masculinos, femininos e neutros.
c) pessoais, institucionais, públicos e privados.
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d) textuais, iconográficos, sonoros e audiovisuais.
e) correntes, centrais, intermediários e permanentes.
10. FCC - TRE SP – 2012 Original, cópia, minuta e rascunho − diferentes
estágios de preparação e transmissão de documentos − correspondem ao conceito
de
a) espécie.
b) formato.
c) forma.
d) suporte.
e) tipo.
11 - FCC - TRE SP – Administrativa - 2012 Quando se reúnem documentos
de natureza diversa em razão das imposições de determinada ação administrativa
ou judicial, forma-se conjunto materialmente indivisível conhecido por
a) maço.
b) dossiê.
c) caixa-arquivo.
d) pasta.
e) processo.
12 - FCC - TRT1 – 2011 Contrato, alvará de soltura, rascunho, folha e papel
constituem, respectivamente, exemplos de
a) tipo, gênero, técnica de registro, suporte e espécie.
b) gênero, espécie, suporte, forma e formato.
c) técnica de registro, tipo, gênero, suporte e forma.
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d) formato, forma, gênero, tipo e suporte.
e) espécie, tipo, forma, formato e suporte.
FCC - TRT1 – 2011 Atenção: Examine a figura abaixo, referente ao
procedimento preconizado pelo TRT/RJ para elaboração e encaminhamento de
cartas de adjudicação, e responda à questão.
13. Do ponto de vista documental, carta de adjudicação é
a) tipo.
b) forma.
c) suporte.
d) gênero.
e) espécie.
14. Cada via do documento é uma modalidade de
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a) tipo.
b) forma.
c) suporte.
d) gênero.
e) espécie.
15. O documento comporta, como sinal de validação,
a) a notificação do adjudicante.
b) a guia de encaminhamento das vias.
c) a assinatura do juiz.
d) o texto processado.
e) o recibo do adjudicante.
16. FCC - TRT1 – 2011 A justaposição de determinada espécie documental
ao adjetivo ou à locução adjetiva capaz de exprimir sua funcionalidade permite, no
âmbito dos arquivos, identificar
a) o gênero.
b) o tipo.
c) a forma.
d) o formato.
e) a técnica de registro.
17. FCC - TRT1 – 2011 - Nas fotografias analógicas, a relação entre negativo
e positivo é similar àquela que, no caso de documentos de outros gêneros, se dá
entre
a) verdadeiro e falso.
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b) original e cópia.
c) ostensivo e sigiloso.
d) heterógrafo e hológrafo.
e) autógrafo e apócrifo.
18. FCC - TRT1 – 2011 Os documentos audiovisuais, iconográficos e
sonoros são frequentemente identificados a partir de critérios distintos daqueles que
se aplicam aos do gênero textual, obedientes a fórmulas de longa tradição no
mundo das relações jurídicas de uma dada sociedade. Gravação, cassete e filme,
por exemplo, são modos comuns de nomear certos documentos, omitindo sua
espécie em favor, respectivamente,
a) do invólucro, da técnica de registro e do formato.
b) da extensão, do formato e do tipo.
c) da técnica de registro, do invólucro e do suporte.
d) do formato, da forma e do invólucro.
e) da forma, do suporte e da cromia.
19. FCC - TRE TO – 2011 - Carta e ata de apuração constituem exemplos,
respectivamente, de
a) forma e formato.
b) formato e espécie.
c) tipo e gênero.
d) gênero e suporte.
e) espécie e tipo.
20. FCC - TRT6 – 2012 Contrato e contrato temporário de trabalho são, do
ponto de vista documental, respectivamente,
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a) espécie e tipo.
b) gênero e forma.
c) actio e conscriptio.
d) suporte e formato.
e) invólucro e técnica de registro.
21. FCC – MPU – 2007 Ao contrário das demais instituições de custódia de
documentos, os arquivos:
a) acumulam objetos tridimensionais representativos da cultura material de
uma determinada sociedade.
b) recebem documentos das entidades que cumprem a obrigação do
depósito legal.
c) redigem e instrumentalizam contratos ajustados entre as pessoas,
conferindo-lhes fé pública.
d) reúnem documentos produzidos para fins administrativos, jurídicos e
legais.
e) registram a propriedade legal resultante de alterações de direito de
transmissão entre pessoas físicas e jurídicas.
22. FCC - TRT1 – 2011 Assumir denominação e existência jurídica próprias,
resultantes de ato preciso e datado; possuir atribuições específicas e estáveis,
legitimadas por um texto dotado de valor legal; ter posição definida na hierarquia
administrativa; dispor de chefe responsável e com poder decisório em seu nível
hierárquico − tais são as condições que, segundo Michel Duchein, permitem
identificar os organismos produtores de
a) acervos.
b) coleções.
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c) documentação.
d) patrimônio arquivístico.
e) fundos.
Gabarito:
1 C 6 C 11 E 16 B 21 D
2 E 7 D 12 E 17 B 22 E
3 B 8 A 13 A 18 C
4 C 9 D 14 B 19 E
5 E 10 C 15 C 20 A
Questões Comentadas
1. CESPE - PF - 2009 O documento de arquivo somente adquire sentido se
relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e
as funções do órgão que acumulou esse documento.
Comentário: Pois bem. Esta questão quer saber se você entendeu a
matéria. Ela trabalha com os princípios da proveniência e da organicidade ao
mesmo tempo. Lembre-se que o arquivo, através da gradual acumulação de
documentos ao longo do tempo, passa a representar a estrutura de onde estes
documentos provêm.
Vamos rever as definições, começando pela proveniência:
“Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua
individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa.”
E agora, organicidade:
“Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das
atividades da entidade produtora”.
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Como vimos, os documentos perdem muito de seu valor probatório quando
separados, razão pela qual a necessidade mencionada pela questão de que
estejam se relacionando “com os meios que o produziu”.
Item Certo.
2. CESPE - PF - 2012 A organização de documentos, atividade cada vez
mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o
atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,
julgue o próximo item, referente a arquivologia.
O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos
colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão.
Comentário: Temos dois problemas nesta questão. Primeiro, como dissemos
anteriormente, arquivista que se preza tem horror ao termo “coleção”, mas não
fosse por este detalhe, a questão peca pela generalização. Não é qualquer
documento de interesse de servidor do órgão que comporá o arquivo. Imagine o
extrato bancário da conta do Sr. Delegado da PF, ou do Sr. Procurador da
República. São documentos de interesse dessas pessoas, servidores do órgão?
Sim! Devem ser colocados junto aos processoss da unidade? Certamente que não.
Ademais, seria também um desrespeito ao princípio da proveniência, já que
estes documentos certamente terão origem em instituições diversas.
Por outro lado, a certidão de tempo de serviço do Sr. Procurador é
documento de interesse do servidor, e comporá o arquivo da unidade. Mas não
confunda as coisas :P.
Item errado.
3. FCC – TRE SP - 2012 Original, cópia, minuta e rascunho − diferentes
estágios de preparação e transmissão de documentos − correspondem ao conceito
de:
a) espécie.
b) formato.
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c) forma.
d) suporte.
e) tipo.
Comentário: Lembrai-vos que, quando falarmos de original, cópia e minuta,
falamos de estágios da preparação de um documento, e assim, estamos falando da
forma por ele assumida. Letra c)
4. ESAF - MF - 2012 Indique o que distingue o arquivo do centro de
documentação, da biblioteca e do museu.
a) O objetivo cultural.
b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel.
c) A coleção feita por compra ou doação.
d) O conjunto orgânico de documentos.
e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza.
Comentário: Excelente pergunta. Você deve ser capaz de diferenciar o
arquivo dos três outros tipos de órgãos de documentação. Assim, o arquivo deve
apresentar a característica única, não compartilhada pelos demais.
Lembra-se ainda de como o arquivo é formado? Através do progressivo
recebimento de documentos produzidos pela unidade, que além de tudo, estão tão
ligados entre si, que acabam formando um todo orgânico. O traço peculiar do
arquivo é que seus documentos, mais do que quaisquer outros dos demais centros
de documentação, formam um conjunto orgânico que não deve ser separado.
Falamos do princípio da organicidade de novo (e não será a última vez).
Letra d)
5. ESAF - MF - 2012 principal finalidade dos arquivos é
a) a conservação de documentos para a história.
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b) servir à administração.
c) manter os documentos de valor secundário.
d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória.
e) preservar os documentos de valor patrimonial.
Comentário: Pelo visto não é só o CESPE que é fã da Marilena Paes.
Questão da ESAF que cobra o posicionamento doutrinário do tema:
“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que
poderão oferecer no futuro”
E não para por aí: “a principal finalidade dos arquivos é servir a
administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da história”.
Não precisa falar mais nada né? :P. Mas falo mesmo assim: o arquivo existe
com um propósito utilitário. Ponha isso na sua cabeça, ninguém monta um arquivo
porque é bonitinho. Quem faz isto, o faz porque precisa preservar as informações
que estão neles contidas, a fim de que estas informações sejam úteis e estejam
disponíveis aos membros da instituição.
Letra b)
6. ESAF - MF - 2012 São características do documento de arquivo, exceto,
a) a emulação
b) a naturalidade
c) a imparcialidade
d) a autenticidade
e) a interrelação
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Comentário: Olha as características vistas em aula:
Imparcialidade- está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros,
livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos
quais são usados hoje. Os arquivos não têm interesses, paixões, vontades ou
ambições, eles simplesmente registram.
Naturalidade– Decorre da maneira como os arquivos se originam,
naturalmente, em decorrência da acumulação de documentos.
Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenados
e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser
comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo
conteúdo do documento original.
Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, liga os documentos
uns aos outros. Quando um documento é separado de seu conjunto ele perde
muito do seu significado.
Todos falados em aula, só ficou faltando a “emulação”. E justamente porque
emulação não é característica de um documento. O termo emulação está
associado à capacidade de um sistema de dados de imitar o funcionamento de
outro. Quando aplicamos este conceito aos documentos, normalmente nos
referimos ao processo de preservação digital do documento (que é simplesmente
“imitar” o modelo original em papel).
Letra a)
CESPE – TRE RJ - 2012 Acerca da legislação, dos princípios e conceitos
arquivísticos, julgue o item a seguir.
7. Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como
cartográfico.
Comentário: Nem tem como comentar. Mas eu tento: cartografia é a ciência
dedicada à concepção, produção, difusão, utilização e estudo dos mapas. E acredite
você ou não, plantas também são mapas :P.
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Cartográficos
Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas arquitetônicas são documentos cartográficos. Através do uso de escala, representam grandes áreas através de imagens reduzidas.
Item certo.
8. Os arquivos de uma organização podem conter diversos gêneros
documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico.
Comentário: Não confundir o princípio da proveniência com esta proposição.
Não há nada de errado em um arquivo possuir diversos gêneros documentais,
desde que sejam decorrentes das atividades da mesma instituição.
Item Certo
9. Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de
documentação, precisamente por tratarem de documentos com características
físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros
documentais sob sua responsabilidade.
Comentário: A partir do momento em que a biblioteca e o arquivo conferem
funções distintas a seus documentos, o emprego de métodos de organização (só
para ficar no exemplo mais básico) não pode ser o mesmo. O método
biblioteconômico, por partir do pressuposto de que as unidades documentais são
autônomas e separáveis, quando empregado em um arquivo, acaba em desastre.
Apenas tenha em mente que bibliotecas e arquivos empregam tratamentos e
processos diferentes ao tratar seus gêneros documentais.
Item errado.
CESPE – PF – 2009 A respeito do gerenciamento da informação e da gestão
de documentos, julgue o item seguinte.
10. Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição
pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como
parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor
secundário.
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Comentário: Enquanto o documento possuir valor administrativo, legal ou
fiscal, ele não será capaz de adquirir valor secundário, mesmo que esteja no arquivo
intermediário da instituição (documentos que já não são consultados com
frequência). Só para relembrar você da definição:
“documentos deixaram de ser frequentemente consultados, mas a
instituição que os produziu ou recebeu ainda pode precisar deles.
Se a administração ainda pode precisar deles, é porque ainda possuem valor
primário.
Item errado.
11. FGV – SEN - 2008 Integridade arquivística é um objetivo decorrente:
a) do sistema de arquivos.
b) da teoria das três idades.
c) do princípio da proveniência.
d) da organicidade.
e) da totalidade arquivística.
Comentário: Aqui não tem jeito meu caro. Isto foi arrancado diretamente do
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o qual, pelo seu tamanho, é pura
picaretagem da minha parte transcrever em aula :P. Lógico que sempre
trabalhamos os conceitos segundo os ditames do dicionário (afinal, não estou
escrevendo o curso da minha cabeça :P), mas você vai aprender melhor no caso a
caso:
Integridade Arquivística:
“Objetivo decorrente do princípio da proveniência que consiste em
resguardar em fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações
indiscriminadas. Também chamado integridade do fundo.”
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Entretanto, sempre que esbarrar em um termo que não conheça, caso queira
consultar diretamente o dicionário, aí vai o link:
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf
E claro, se não entender algo, seu professor existe para isso.
Voltando à questão, letra c)
12. FGV – SEN - 2008 Assinale a alternativa que indique as três formulações
do princípio da proveniência, segundo Martin Pozuelo (1988), aceito como um
princípio básico da Arquivologia.
a) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1831; a formulação alemã
do Regulamento de 1881 (Registratur); a formulação das normas 1, 2 e 16
do Manual dos holandeses
b) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação alemã
do Regulamento de 1881 (Registratur); a formulação das normas 1, 2 e 16
do Manual dos holandeses
c) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação inglesa
do Public Record Office Act de 1877; a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual
dos holandeses
d) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação francesa
da Table Ronde des Archives de 1855; a formulação inglesa do Public Record Office
Act de 1877
e) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação inglesa
do Public Record Office Act, de 1877; a formulação norte-americana do Records
Management andAdministration, de 1900
Comentários: Gente, respira, coloquei esta questão aqui apenas por
curiosidade histórica. O Senado estava exigindo bibliografia bastante específica
para o tema, então, vamos resumir o livro do Sr. Pozuelo. Em seus estudos, ele
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firmou a opinião de que o princípio da proveniência é fruto de três formulações
encontradas na literatura mundial:
- francesa, manifestando-se no termo “respect dos fonds”, em 1841;
- alemã, através do Registratur, regulamento que data de 1881;
- holandesa, através das normas 1, 2 e 16 do que foi chamado de “Manual
dos Holandeses”.
Como seu professor querido, recomendo que nem tente memorizar esses
marcos. Deixe que fluam na sua cabeça naturalmente, por prazer, ou passe a outro
tema, pois outra questão dessa dificilmente vai cair na prova. Por outro lado, se
estiver com tempo e espaço no disco rígido, pelo amor de Deus, vai fundo :P;
Letra b)
CESPE - TRE ES – 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos e
da legislação arquivística, julgue o item a seguir.
13. Todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu
interesse particular, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança
da sociedade e do Estado.
Comentário: Excelente pergunta... de Direito Constitucional :P. Veja o que
diz o nosso artigo 5º (sim, aquele da lenda), inciso XXXIII:
XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
Citação quase literal do inciso. Eu nem precisaria comentar mais nada, mas
vou comentar assim mesmo :P.
Peguei este trecho do site do planalto, e logo do lado tem um link escrito
“Regulamento”. É uma ocorrência bastante incomum. Pois bem, clicando no link,
veremos que ele nos remete à Lei 12.527 de 2011 (Lei de Acesso à Informação). E
olha só que legal: nós já falamos dela em aula.
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Mas o que a Lei 12.527 tem a ver com isso tudo? Ela regulamentou este
inciso da Constituição, o que é bom que você saiba:
Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previstono inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.
Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei:
I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público;
II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios
Item certo.
14. Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em
exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de
cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si.
Comentário: Enunciado que leva em conta o princípio da unicidade, visto em
aula:
Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único,
independentemente da existência de outro documento semelhante
Preste bem atenção que a questão faz diferença entre o que entende ser
“exemplares múltiplos” e “número limitado de cópias”, e esta diferenciação ficou
bem subjetiva. O que seu examinador quis dizer é que os documentos do arquivo
não são produzidos para existirem “aos montes”, mas quando muito, com talvez
duas ou três vias.
Item Certo.
15. De acordo com o princípio do respeito à ordem original, os documentos
devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua
proveniência.
Comentário: já disse e irei repetir: o princípio da proveniência é a viga
mestra do curso. Tudo que existe, existiu e existirá em arquivologia respeita,
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preserva e defende este princípio. A questão já está errada por mencionar qualquer
desconsideração do princípio da proveniência.
Mas, não bastasse isto, o princípio do respeito à ordem original não
corresponde ao apontado no enunciado. Veja só a definição que vimos em aula:
Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o
qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou
família que o produziu.” (ESAF 2010).
O enunciado descreveu o princípio da pertinência (que vem encontrando
resistência na doutrina atual para se manter enquanto princípio):
Pertinência: Leva em consideração o assunto (o tema),
independentemente da proveniência ou classificação original. É um princípio
utilizado em determinadas classificações de um documento, quando o tema tem
uma relevância.
Item Errado.
16. A produção de documentos de arquivo não tem por finalidade o registro
da história da instituição, mas o atendimento das suas necessidades
administrativas, entre as quais se inclui a informação aos cidadãos, caso se trate de
órgão público.
Comentário: Que maravilha! A questão aborda diretamente a função primária
dos documentos do arquivo, que é a de servir a administração com informações.
Isto pode incluir o cidadão, nas situações em que a informação contida no
documento não for de caráter sigiloso. Só para deixar bem claro: o caráter ostensivo
do documento é regra atualmente, ainda mais depois da regulamentação oferecida
pela Lei de Acesso às Informações.
E não nos esqueçamos do artigo 2º da Lei 8.159/1991, visto bem no
comecinho da aula:
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
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decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Item Certo.
17. ESAF - – MF - 2012 O princípio arquivístico que fundamenta as
atividades nos arquivos é o
a) princípio da pertinência.
b) princípio da ordem original.
c) princípio da proveniência.
d) princípio da territorialidade.
e) princípio da ordem primitiva.
Comentário: Você já conhece as definições expostas aqui. E também já sabe
que o princípio da proveniência é a base de todo conteúdo teórico da disciplina da
arquivologia. Então, só posso supor que marcou a letra c) e está aqui lendo isso
apenas para ter certeza daquilo que já sabe :P
19. FCC – TRF2 - 2007 Na organização dos documentos de arquivo, constitui
medida coerente com o princípio da proveniência levar em conta:
a) os remetentes da correspondência recebida.
b) os temas e assuntos tratados.
c) as espécies e tipos mais frequentes.
d) a competência e as atividades do órgão produtor.
e) o gênero, o formato e os suportes.
Comentário: Vamos ver (mais uma vez :P) o que diz o princípio da
proveniência:
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“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido
por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de
outras entidades produtoras.”
Repare que a definição do dicionário dá bastante ênfase àquilo que a
entidade “produz” (referindo-se aos documentos produzidos, e mesmo recebidos
pela instituição no decurso de suas atividades), como meio de distinguir um arquivo
de outro.
Lembre-se que o arquivo, à medida que recebe e acumula, gradativamente,
os documentos recebidos e produzidos pela instituição vinculada através do tempo,
passa a espelhar a estrutura daquela instituição, principalmente pelo fato de receber
apenas documentos daquela instituição. Assim, é natural, e desejável, que a
organização do arquivo apresente a mesma estrutura da instituição, levando em
conta, além de outros fatores, a competência e as atividades exercidas pelo órgão
produtor.
Letra d)
20. FCC – TRF2 - 2007 A renomada arquivista Luciana Duranti, da
Universidade de British Columbia, no Canadá, reconhece na Diplomática a ciência
que, tendo sido originalmente desenvolvida para determinar a autenticidade de
certos diplomas, acabou por implementar um sistema sofisticado de ideias sobre a
natureza dos documentos de arquivo, sua gênese e composição, seu contexto
organizacional, social e jurídico. E estabelece um paralelo entre a Diplomática, que
examina os documentos como entidades individuais, e a Arquivologia, que os
considera como:
a) extensões.
b) agregações.
c) subordinações.
d) parcelas.
e) dependências.
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Comentário: Não expliquei a disciplina da Diplomática no curso porque ela
raramente cai, e quando cai, não se exige conhecimento do que ela seja :P. Veja
que o enunciado já diz como aquela disciplina trata os documentos (como entidades
individuais).
Caso sua curiosidade seja tão grande, a Diplomática se incumbe do estudo
da autenticidade dos documentos (o documento é materialmente verdadeiro?) e de
sua fidedignidade (as informações neles constantes correspondem à verdade?).
Ok, mas você só precisava saber mesmo como a Arquivologia trata os
documentos, e já foi exaustivamente tratado aqui que a disciplina os trata de
maneira orgânica, ou o sinônimo mais próximo constante no enunciado:
agregações, que embora seja palavra que eu nunca tenha ouvido falar, remete ao
verbo “agregar”, que conforme consta no dicionário (não o de terminologia
arquivística, mas o antigo pai do burro): “Reunir num todo partes sem ligação
natural.”.Letra b)
CESPE – ABIN – Administração - 2010 Com base nos conceitos
fundamentais da arquivologia, julgue os próximos itens item.
21. O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de
conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos
de valor cultural.
Comentário:
Casca de banana clássica.
Vamos às definições doutrinárias de arquivo, biblioteca e museu:
Museu: Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse
público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos
de peças e objetos de valor cultural.
“Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, e não
produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para
estudo, pesquisa e consulta”
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“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que
poderão oferecer no futuro”
Não precisa fazer força para memorizar. Deixe fluir. Imagine um arquivo de
um órgão público: um número infindável de documentos organizados
cuidadosamente, no mais das vezes representado por um calhamaço de papéis
encartados em processos. Parece cultural para você? Justamente porque não é
objetivo do arquivo sê-lo :P, mas sim do museu.
Item errado.
22. Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, são produzidos ou
recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica.
Comentários: É a conclusão a que chegamos quando conhecemos os
princípios da proveniência e da organicidade. Veja só:
Proveniência- “Princípio básico da arquivologia segundo o qual o
arquivoproduzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser
misturado aos de outras entidades produtoras.”
Organicidade- Relação natural entre documentos de umarquivo em
decorrência das atividades da entidade produtora
Lembre-se que o arquivo se forma gradualmente, recebendo documentos
produzidos e recebidos no decurso das atividades de uma instituição. Aos poucos, o
próprio arquivo refletirá a estrutura da organização a qual está ligado.
Você talvez me diga que bastaria reproduzir a definição do conceito de
organicidade. Entretanto, é importante você lembrar que o princípio da organicidade
é visto como mera decorrência lógica do princípio da proveniência.
Assim, é bom que você veja os dois como parte de um mesmo raciocínio.
Item certo.
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23. De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os
documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos
separados, pois não podem ser misturados.
Comentários: Perfeito. Arrancado diretamente do Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística, onde consta:
“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivoproduzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de
outras entidades produtoras.”
Lembre-se que o princípio da proveniência é o princípio mais básico da
arquivologia moderna, sendo que tudo que você respondeu ou irá responder na
vida a respeito de arquivologia não poderá conflitar com este princípio.
Item Certo.
24. De acordo com o princípio da ordem original, todo procedimento ou
tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original.
Comentário: O princípio da ordem original está relacionado ao arranjo
original os arquivos, é o “princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o
arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.” (ESAF 2010).
Aliás, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos
documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o
arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve.
O enunciado tratou do princípio da reversibilidade, o qual orienta que todos
os procedimentos do arquivo podem ser revertidos, caso isto venha a ser
necessário.
Item errado.
25. É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova das
transações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às
informações que veiculam.
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Comentário: O arquivo busca, através da acumulação ordenada de
documentos, refletir a estrutura da organização a que está vinculado. Talvez você já
tenha me visto escrever isto várias vezes, e é porque cai em prova.
Pois bem, os documentos do arquivo, além de refletirem as atividades da
instituição, dão o que se chama de "testemunho da verdade". Cada documento
comprova uma fração de tudo aquilo que a instituição fez ao longo de sua
existência. E assim sendo, tais documentos precisam servir como meio de prova
das transações efetuadas.
Aliás, é até um contrassenso afirmar o que o enunciado afirma e ainda dizer
que os documentos devem ser autênticos no que se refere às informações que
veiculam. A partir do momento que uma informação se reputa autêntica, ela é capaz
de fazer prova de algo.
Item errado.
26. Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o
documento de arquivo perde muito do seu significado.
Comentário: A questão faz referência a uma característica básica de todo
documento de arquivo: o inter-relacionamento com os demais documentos.
Veja a definição desta característica:
Inter-relacionamento - Decorre do caráter orgânico, ligando os
documentos uns aos outros através de uma relação complementar. Quando um
documento é separado de seu conjunto ele perde muito do seu significado.
A organicidade, por sua vez, trata-se de relação natural entre os documentos
de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade produtora. Assim, os
documentos produzidos e recebidos mantêm relações entre si, como partes de um
organismo, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma
organização.
Item Certo.
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27. A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à
tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres.
Comentário: o CESPE mostrando suas preferências literárias :P. Bom:
Veja a definição de Marilena Leite Paes a respeito da finalidade dos arquivos:
“a principal finalidade dos arquivos é servir a administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história"
O enunciado apenas faz um desdobramento desta proposição, apontando
ainda que os arquivos permitem a tomada de decisões e a garantia de direitos e
deveres.
E faz todo o sentido: quem se encontra na posição de decidir precisa de
informações a respeito da matéria sobre a qual deve se pronunciar.
O arquivo, em sendo um órgão de documentação voltado a interesses
"práticos" (ou aquilo que Schellenberg chamaria de valor primário, ou ainda,
administrativo, fiscal ou legal), guarda documentos que possuem as informações
que devem ser consultadas.
Quanto à garantia de direitos, os documentos, por comprovarem transações
ocorridas no curso das atividades da instituição, asseguram que a vontade praticada
pelas partes, ou ainda, emanada pelo Estado na forma de leis, não seja deturpada
ao longo do tempo, vítima do esquecimento.
Item Certo.
CESPE – TRE ES - 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos,
julgue o item a seguir.
28. A gênese, a exclusividade e a inter-relação são elementos que
aproximam os documentos de arquivo de todos os outros tipos de documentos.
Comentário: Não vou dizer que esta questão é pegadinha, ela apenas
desvia você um pouco do foco do que se está querendo abordar.
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A gênese (maneira como o documento “nasce”, ou mais propriamente, como
é produzido), a exclusividade e o inter-relacionamento dos documentos no arquivo é
justamente o que os distingue (e não aproxima) de todos os outros documentos que
podem ser encontrados em outras instituições. Veja só:
- Gênese: os documentos do arquivo são produzidos ou recebidos pelo órgão
no curso de suas atividades. E só os documentos do arquivo encontram essa
gênese. Os documentos da biblioteca, apenas como exemplo, são obtidos através
de permuta, venda ou doação, em nada se referindo às atividades da biblioteca.
Quanto ao inter-relacionamento, sabemos que este decorre do caráter
orgânico, ligando os documentos uns aos outros através de uma relação
complementar. Quando um documento é separado de seu conjunto ele perde
muito do seu significado.
E por fim, no que diz respeito à exclusividade, acredito que o enunciado fez
referência à unicidade, enquanto característica dos documentos do arquivo:
Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único,
independentemente da existência de outro documento semelhante.
Desta forma, os documentos do arquivo existem em uma única via, ou em
número limitado de cópias.
Item errado.
CESPE – TRE ES - 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos,
julgue o item a seguir.
A formulação de políticas públicas parte, fundamentalmente, de um conjunto
de dados que precisa ser transformado em informações relevantes, a fim de
propiciar a execução dessas políticas. Em outras palavras, as políticas públicas nas
áreas de saúde, ciência ou habitação sofrem os impactos das políticas arquivísticas
adotadas pelas organizações governamentais dessas respectivas áreas. A política
pública de arquivo é matricial, pois o sucesso obtido em sua implementação garante
as informações necessárias à formulação de outras políticas públicas.
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29. Dois tipos de objetivos podem ser alcançados por meio das políticas
públicas de arquivo: os relativos às necessidades da administração e os
concernentes à preocupação com o patrimônio documental.
Comentário: Vou abordar esta questão por um enfoque um pouco diferente
do habitual. Vejamos o que diz o artigo 1º da Lei 8.159 de 1991 (Política Nacional
de Arquivos):
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Vamos analisar mais de perto os trechos grifados:
É dever do Poder Público: ou seja, é obrigação do Poder Público perseguir
a consecução dos objetivos ali relacionados;
... a gestão documental e a proteção especial a documentos: este pedaço
corresponde àquilo que o enunciado chamou de “preocupação com o patrimônio
documental”.
... como instrumento de apoio à administração: Lembrai-vos das palavras
de Marilena, quando dizia que a função do arquivo é servir à administração. Neste
excerto, fica evidente o que o enunciado nomeou como as “necessidades da
administração”, que precisa se ver munida de informações para alcançar seus
objetivos.
E digo mais: o próprio CESPE, mais a frente nesta mesma prova, definiu o
que entendia ser como política pública de arquivo (razão pela qual esta questão não
aparecerá nesse nosso simulado):
“Considera-se política pública de arquivo o conjunto de premissas, decisões e
ações − produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais em nome
do interesse social − que contemplam os aspectos administrativo, legal, científico,
cultural e tecnológico relativos à produção, ao uso e à preservação da informação
arquivística de natureza pública e privada.” (item certo).
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Por todo o exposto, sim, as políticas públicas de arquivo alcançam os
objetivos propostos.
Item certo
30. O Poder Judiciário pode, em qualquer instância, determinar a exibição
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que isso for indispensável à
defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.
Comentário: Podia sim :P. Como assim?. O ponto aqui é que o trecho de
onde foi retirada esta questão é o do revogado artigo 24 da Lei 8159 de 1991:
Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento
sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. (Revogado
pela Lei nº 12.527, de 2011)
Veja agora o artigo 46 da Lei 12.527 de 2011:
Art. 46. Revogam-se:
I - a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005; e
II - os arts. 22 a 24 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Desta forma, a questão encontra-se, atualmente, desatualizada. Entretanto,
em respeito aos atos emanados de autoridade judicial, e até para não caracterizar o
crime a que se refere o artigo 330 do Código Penal (crime de desobediência),
acreditamos que os órgãos da administração pública continuam obrigados a exibir
documentos sigilosos, reservadamente, perante o Poder Judiciário, quando
requerido.
Mas este ponto já foge à nossa disciplina.
Item certo, feitas as ressalvas apontadas.
CESPE – TRE RJ – 2012 Acerca da legislação, dos princípios e conceitos
arquivísticos, julgue o item a seguir.
31. Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a responsabilização
penal, civil e administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou
que sejam considerados de interesse público e social.
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Comentário: Nem tem muito o que enrolar aqui caro aluno. Veja a redação
do artigo 25 da Lei 8.159 de 1991:
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse público e social.
Item Certo.
32. Os documentos de arquivo são produzidos e(ou) recebidos para o
atendimento de objetivos culturais e históricos.
Comentário: ERRADO!!! Pela última vez nesta aula, veja o objetivo dos
órgãos de documentação “museu” e “arquivo”:
Museu: Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse
público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos
de peças e objetos de valor cultural.
“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que
poderão oferecer no futuro”
O arquivo não possui objetivos culturais ou históricos, mas sim
administrativos. Os documentos do arquivo estão lá para trabalho, e não diversão :P
(ainda que seja diversão educativa).
Item Errado.
33. CESPE – ANAC - 2012 Segundo o princípio de respeito aos fundos,
primeiro princípio de classificação de documentos, os documentos devem ser
agrupados de acordo com sua proveniência.
Comentários: Proveniência
Também denominado princípio do respeito aos fundos, este princípio tem
a seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa
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devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem
diversa.”.
A definição do Dicionário de Terminologia Arquivística não se afasta muito
disto:
“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido
por uma coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras.”
Também chamado princípio do respeito aos fundos
E faz todo o sentido, como veremos abaixo.
Eu sei que “jamais” é uma palavra meio forte para concurso, mas este
princípio é a viga mestra da arquivística, então, é um dos poucos “jamais” e
“nuncas” que você deve ponderar antes de excluir a alternativa.
Lembre-se: o arquivo busca demonstrar, através do acúmulo de
documentos, o modo de funcionamento da instituição. Não faz sentido, tendo
este objetivo em vista, misturar documentos de vários órgãos e entidades, pois
descaracterizaria aquilo que PAES chamou de “base do conhecimento da história”.
Item Certo
34. CESPE - IBAMA - 2012 - Os documentos considerados sigilosos são
classificados em ultrassecretos, secretos e reservados.
Comentários: Veja como os temas se repetem.
A primeira noção que você deve ter sobre este tema é a distinção entre
documentos ostensivos e sigilosos.
Os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não prejudica a
administração. As informações contidas nestes documentos podem ser divulgadas,
exibidas e publicadas sem que isto traga qualquer embaraço ou dificuldade à
entidade (no seu caso, a Administração Pública).
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Em contrapartida, os documentos sigilosos, em razão de sua natureza,
devem ser de conhecimento restrito, demandando cuidados especiais no trato,
custódia e divulgação de suas informações.
Veja a classificação atual:
Nível de Sigilo
Período Máximo
de Manutenção
do Sigilo
Prorrogação do
Período
Tipo de Informações do
Documento Exemplos
Ultrassecreto 25 anos
Não há
previsão de
prorrogação
Excepcional grau de
segurança. Só devem ser
conhecidos por pessoas
intimamente ligadas ao
seu manuseio.
Segredos de Estado,
Planos de Guerra.
Secreto 15 anos
Não há
previsão de
prorrogação
Alto grau de Segurança.
Podem ser do
conhecimento de pessoas
autorizadas
funcionalmente a tanto.
Informações parciais
extraídas de assuntos
ultrassecretos.
Operações militares,
operações
econômicas.
Reservado 05 anos
Não há
previsão de
prorrogação
Informações capazes de
comprometer planos e
operações
governamentais
Projetos, programas
governamentais e suas
respectivas ordens de
execução.
Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais
prevista e a classificação “confidencial” foi suprimida. Anteriormente, um documento
poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de
Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a
interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual).
Item Certo
35. CESPE - ANCINE - 2012 - O princípio de proveniência, quando aplicado
aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de fundos documentais.
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Comentários: Acho que não preciso mais reproduzir o princípio da
proveniência agora (de novo!). Entretanto, o enunciado propõe algo absurdo.
Veja a definição de “fundo”, no nosso sagrado dicionário de terminologia
arquivística: Fundo: “Conjunto de documentos uma mesma proveniência.
proveniência. Termo que equivale a arquivo.”.
Agora, guarde: uma mesma proveniência significa a formação de um único
fundo. Não dois, não três, não quatro, mas apenas um único fundo. Assim, quando
aplicamos o princípio da proveniência à ANCINE, temos apenas um único fundo
formado.
Item Errado
36. CESPE - ANCINE - 2012 O princípio da ordem original não faz referência
à ordem material; ele faz referência à ordem intelectual de acumulação dos
documentos.
Comentários: Vamos ver o tal princípio:
Da ordem original (ou da ordem primitiva)
Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o
qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou
família que o produziu.” (ESAF 2010).
Aliás, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos
documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o
arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve.
O que o enunciado tentou propor a você é o seguinte: você, arquivista, deve
manter o arranjo físico utilizado pela instituição. Se a instituição colocou o processo
x antes do processo w, você fará o mesmo.
Não é esta a ideia aqui. Este arranjo não é mais do que uma concepção
intelectual. A organização dispôs os documentos de determinada forma,
relacionando-os uns aos outros, e é isto que deve ser preservado pelo arquivista.
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Item Certo
37. CESPE – TRE RJ - 2012 - Os documentos de arquivo são produzidos e
(ou) recebidos para o atendimento de objetivos culturais e históricos.
Comentários: Básico meu caro, básico! Vamos ver o que a doutrina diz
sobre o assunto:
“A principal finalidade dos arquivos é servir a administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”.
Já fui questionado no fórum uma vez sobre esta afirmação, que desmentiria
tudo que ensino sobre arquivologia a vocês. Mentira!
A finalidade do arquivo é, essencial e primordialmente, servir a
administração. Para isso arquivos existem. Ocorre que este lento e gradual
processo de acumulação de documentos, com o decorrer do tempo, também
permite o conhecimento da história.
E adoro meus exemplos esdrúxulos: já viu um gato se lambendo? E depois o
citado animal começa a tossir bolas de pelo. Garanto a você que o propósito inicial
do gato não era se lamber a fim de que, ao final, pudesse tossir as tais bolas, mas
tão somente se higienizar. Entretanto, fosse seu objetivo ou não, as bolas de pelo
acabarão acontecendo também :P.
Mas, reitero: não se produzem ou recebem documentos para o atendimento
de objetivos culturais ou históricos em um arquivo (não é este o propósito que move
a acumulação de documentos em um arquivo). Este é o propósito pelo qual
bibliotecas normalmente acumulam documentos.
Item Errado
38. CESPE – TJ-RR - 2012 Entre os gêneros documentais considerados
documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais,
audiovisuais e cartográficos.
Comentários: Meu caro, breve aula de geometria espacial. Quando você
ainda estava no Colégio, deve ter feito uso de um plano cartesiano para desenhar
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gráficos. Este plano cartesiano possui apenas os eixos x e y, permitindo apenas
uma única rotação dentro do plano (ao longo do próprio eixo x,y).
Agora veja uma folha de papel. O tio sabe que ela tem três dimensões, mas
uma delas é insignificante (chamaremos aqui de “espessura”). Os documentos de
arquivo se manifestam, essencialmente, em duas dimensões (textos, mapas, fotos,
etc.). Se você rodar uma folha fora deste eixo x,y, não vai conseguir ver o texto
escrito nele (pega um pedaço de papel e gira ele no ar em todas as direções
possíveis para entender o que estou dizendo :P) Isso é só um recurso para te ajudar
a lembrar.
Por outro lado, peças de museus são excelentes exemplares de objetos
tridimensionais. Possuem largura, comprimento e altura, ou seja, três eixos (x,y,z) e
três rotações possíveis ao longo dos eixos (x,y y,z e x,z). Dá para girar a peça de
tudo quanto é jeito, e ainda poderemos visualizá-la.
Item Errado
39. CESPE - MPE-PI 2012 - Acerca dos documentos de arquivo, julgue os
itens que se seguem.
A autenticidade de um documento é verificada pelo contexto de sua criação e
por sua manutenção, sem, contudo, considerar-se sua custódia.
Comentários: Autenticidade – Os documentos são produzidos,
recebidos, armazenados e conservados de acordo com procedimentos regulares
que podem ser comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o
mesmo conteúdo do documento original.
Perceba que não se deve associar autenticidade à veracidade como
fazemos usualmente. Um documento autêntico não garante a veracidade de um
fato, apenas atesta que o conteúdo do documento está de acordo com o original.
Você tem a definição, agora vamos ver o raciocínio. Os tais procedimentos
regulares que podem ser comprovados são o que estabelecem se determinado
documento é autêntico ou não. Pense: você chegou ao cartório, e pediu a matrícula
de um imóvel. O cartorário vai pegar o original, fotocopiar (contexto de criação), e
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através de uma rotina (vai conferir os dois, pegar o selo do Colégio Notarial, colar na
cópia, carimbar e assinar, e tudo isso pode ser comprovado), vai autenticar o
documento.
Você vai pegar esta cópia autenticada e apresentar na repartição pública
competente, sem rasurar a cópia, nem remover o selo, nem manchar o carimbo
(contexto de manutenção), e vai entregar na repartição pública competente, para
tomar posse em seu cargo público.
A custódia é definida pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:
Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos (1),
independentemente de vínculo de propriedade.
O cartório ficou responsável pela guarda da cópia enquanto executava suas
rotinas, você enquanto levava o documento à repartição competente, e a repartição
ficará responsável por sua guarda a partir de então.
Se eu visualizar toda a cadeia de custódia, posso me certificar de que
nenhum desses órgãos alterou o documento, garantindo sua autenticidade. Agora,
imagine que o citado documento seja roubado. Se ele reaparecer, será necessário
que alguém certifique que não houve alterações no documento, visto que a custódia
foi quebrada, e não pode ser verificada em um dos pontos da cadeia (não sei quem
pegou o documento quando ele foi roubado, nem o que fez com ele). Inobservada a
custódia, o documento deixa de ser autentico.
Item Errado.
40 CESPE - MPE-PI 2012 O dossiê e o processo podem ser considerados
unidades de arquivamento. Ambos reúnem documentos relacionados entre si por
assunto, que deve ser o único critério para a classificação desses documentos.
Comentários: Começa bem, e depois alguém chuta o balde. Definições
primeiro:
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Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma
ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Ver
também dossiê.
Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação,
evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. Ver
também processo.
Até no dicionário eles estão interligados.
Ambos são unidades de arquivamento. Leve isto para a prova. Entretanto,
repare que o processo reúne documentos em função da atividade administrativa ou
judicial exercida. O que quer dizer que não estará reunindo documentos apenas
pelo critério de assunto, razão pela qual eventual classificação feita destes
documentos não necessariamente levará em conta este critério (por exemplo, no
Poder Judiciário, em uma Vara comum, costuma-se classificar os documentos por
pessoa, assunto, valor da causa, protocolo de entrada, tudo ao mesmo tempo).
O Dossiê, segundo o dicionário, se prende ao assunto dos documentos para
reuni-los, embora alargue bastante o significado do termo (o assunto pode muito
bem ser uma pessoa). Entretanto, se a questão falasse apenas do Dossiê, você
poderia marcar que o item estava correto. Como colocou o processo também nesta
limitação, já não pode mais fazer isto :P.
Item Errado
41 CESPE – SERPRO - 2013 - Entre a diversidade de documentos e
informações que transitam nos setores do SERPRO, os documentos de arquivo são
aqueles que têm relação direta com a missão institucional desse órgão.
Comentários: Veja os significados mais utilizados em provas:
- Arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma
instituição, no decorrer de suas atividades, preservados para garantir a
consecução de seus objetivos; (Confere com o do enunciado!);
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“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que
poderão oferecer no futuro”. (Confere com o do enunciado!)
E aqui vai mais uma também cobrada em prova:
“A principal finalidade dos arquivos é servir a administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da
história”. (E olhe só, também confere com o do enunciado!).
E o que todas estas definições tem em comum? Todas elas afirmam que o
documento do arquivo existe para satisfazer uma necessidade administrativa da
entidade. Se determinada entidade tem como missão institucional a venda de pasta
de alho no Amazonas, os documentos referentes às suas transações farão parte de
seu arquivo.
Item Certo.
42 CESPE – SERPRO - 2013 - Quando aplicado aos documentos, o princípio
de respeito aos fundos origina o centro de documentação de uma instituição.
Comentários: Ahm... não :P. O que o enunciado está propondo a você é o
seguinte:
Ele quer dizer que isto: Proveniência dará origem a isto: Centros de
Documentação, quando, na verdade, isto: Proveniência dá origem a isto: Arquivo.
Em outras palavras: a aplicação do princípio da proveniência dará origem à
acumulação de documentos que nós, estudantes da disciplina, conhecemos por
arquivo. Veja as definições para ficar mais claro:
Também denominado princípio do respeito aos fundos, este princípio tem
a seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa
devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem
diversa.”
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A definição do Dicionário de Terminologia Arquivística não se afasta muito
disto:
“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivoproduzido por uma coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras.”
Centros de Documentação: Esses daqui agrupam documentos de todos
os gêneros, qualquer que seja a fonte. A primeira vista, é como se os centros de
documentação não mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto,
isto não é de todo verdade. O centro de documentação tem uma finalidade:
informar. Normalmente estes centros possuem alguma especialização.
Meio vago? Pense em uma base de dados de uma instituição de ensino,
aonde estão dispostas todas as informações das... hum... revistas de Direito da
Universidade de São Paulo... Esta base de dados somente se presta a informar as
revistas que estão ali disponíveis.
“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que
poderão oferecer no futuro”
Item Errado.
43 CESPE – SERPRO - 2013 Os documentos de arquivo podem ser
elaborados em um único exemplar ou, em casos específicos, serem produzidos em
um limitado número de cópias.
Comentários: Não é a primeira vez que o CESPE faz pergunta semelhante.
Veja o enunciado abaixo:
“CESPE - TJ TRE ES/TRE ES/Administrativa/"Sem Especialidade"/2011
Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em exemplares múltiplos,
mas em um único exemplar ou em um número limitado de cópias. Esses
documentos mantêm uma relação orgânica entre si.”
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E conforme visto em aula:
Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único,
independentemente da existência de outro documento semelhante ou tido
como igual (como uma outra via). Os documentos são únicos na medida em que
cada um deles sofreu um processo de produção diferente de todos os demais.
Pense em um RG e sua cópia fiel. O RG em si é um documento produzido
normalmente pela Secretaria de Segurança, ao passo que a cópia, com as mesmas
informações, foi produzida através de um processo de fotocópia.
Por esta razão, não faz sentido a criação de um número enorme de
exemplares de cada documento, visto que cada um é único e basta para o
atingimento de suas finalidades. Desta forma, cada documento do arquivo
normalmente é produzido em uma única via, ou então, em número limitado de
cópias.
Item Certo.
44 CESPE – SERPRO - 2013 Além dos documentos produzidos pelo
SERPRO, são considerados documentos de arquivos aqueles colecionados por
diversos motivos
Comentários: Seu examinador arrancou esta questão direto da base de
dados do CESPE. Só esqueceu que já tinha pegado dita questão um ano antes, do
mesmo lugar:
“CESPE - PPF/PF/2012 O arquivo do Departamento de Polícia Federal
compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos
servidores desse órgão.”
Comentário: Temos dois problemas nesta questão (em ambas :P). Primeiro,
como dissemos anteriormente, arquivista que se preza tem horror ao termo
“coleção”, mas não fosse por este detalhe, a questão peca pela generalização. Não
é qualquer documento de interesse de servidor do órgão que comporá o arquivo.
Imagine o extrato bancário da conta do Sr. Delegado da PF, ou do Sr. Procurador
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da República. São documentos de interesse dessas pessoas, servidores do órgão?
Sim! Devem ser colocados junto aos processoss da unidade? Certamente que não.
Ademais, seria também um desrespeito ao princípio da proveniência, já que
estes documentos certamente terão origem em instituições diversas.
Por outro lado, a certidão de tempo de serviço do Sr. Procurador é
documento de interesse do servidor, e comporá o arquivo da unidade. Mas não
confunda as coisas :P.
Item errado.
45 CESPE – MPU - 2013 A significação orgânica entre os documentos é
característica fundamental dos arquivos, de modo que um documento destacado de
seu conjunto pode perder valor.
Comentários: Já vimos isso em aula :P. Relembrando:
Está relacionado ao termo “orgânico”. Todos os seres vivos (e portanto, seres
orgânicos) possuem diversos órgãos, cada qual com uma função específica, que,
apenas em conjunto, cumprem sua função (no caso, manter você vivo e estudando
para virar funcionário público).
Conforme nosso querido, e sempre tido em maior conta, Dicionário de
Terminologia Arquivística:
“Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das
atividades da entidade produtora”.
Os documentos mantêm relações entre si, como partes de um
organismo. Ou, melhor ainda, os documentos são produzidos e recebidos,
naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma
organização, seja ela pública ou privada.
Arranque um pulmão de um ser humano, e o pulmão se tornará inútil, e o
resto do corpo capenga. O mesmo vale para os documentos :P.
Item Certo.
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Questões Propostas
1. CESPE - PF - 2009 O documento de arquivo somente adquire sentido se
relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e
as funções do órgão que acumulou esse documento.
2. CESPE - PF - 2012 A organização de documentos, atividade cada vez
mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o
atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,
julgue o próximo item, referente a arquivologia.
3. FCC – TRE SP - 2012 Original, cópia, minuta e rascunho − diferentes
estágios de preparação e transmissão de documentos − correspondem ao conceito
de:
a) espécie.
b) formato.
c) forma.
d) suporte.
e) tipo.
4. ESAF - MF - 2012 Indique o que distingue o arquivo do centro de
documentação, da biblioteca e do museu.
a) O objetivo cultural.
b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel.
c) A coleção feita por compra ou doação.
d) O conjunto orgânico de documentos.
e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza.
5. ESAF - MF - 2012 principal finalidade dos arquivos é
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a) a conservação de documentos para a história.
b) servir à administração.
c) manter os documentos de valor secundário.
d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória.
e) preservar os documentos de valor patrimonial.
6. ESAF - MF - 2012 São características do documento de arquivo, exceto,
a) a emulação
b) a naturalidade
c) a imparcialidade
d) a autenticidade
e) a interrelação
CESPE – TRE RJ - 2012 Acerca da legislação, dos princípios e conceitos
arquivísticos, julgue o item a seguir.
7. Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como
cartográfico.
8. Os arquivos de uma organização podem conter diversos gêneros
documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico.
9. Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de
documentação, precisamente por tratarem de documentos com características
físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros
documentais sob sua responsabilidade.
CESPE – PF – 2009 A respeito do gerenciamento da informação e da gestão
de documentos, julgue o item seguinte.
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10. Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição
pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como
parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor
secundário.
11. FGV – SEN - 2008 Integridade arquivística é um objetivo decorrente:
a) do sistema de arquivos.
b) da teoria das três idades.
c) do princípio da proveniência.
d) da organicidade.
e) da totalidade arquivística.
12. FGV – SEN - 2008 Assinale a alternativa que indique as três formulações
do princípio da proveniência, segundo Martin Pozuelo (1988), aceito como um
princípio básico da Arquivologia.
a) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1831; a formulação alemã
do Regulamento de 1881 (Registratur); a formulação das normas 1, 2 e 16
do Manual dos holandeses
b) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação alemã
do Regulamento de 1881 (Registratur); a formulação das normas 1, 2 e 16
do Manual dos holandeses
c) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação inglesa
do Public Record Office Act de 1877; a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual
dos holandeses
d) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação francesa
da Table Ronde des Archives de 1855; a formulação inglesa do Public Record Office
Act de 1877
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e) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação inglesa
do Public Record Office Act, de 1877; a formulação norte-americana do Records
Management andAdministration, de 1900
CESPE - TRE ES – 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos e da
legislação arquivística, julgue o item a seguir.
13. Todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu
interesse particular, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança
da sociedade e do Estado.
14. Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em
exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de
cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si.
15. De acordo com o princípio do respeito à ordem original, os documentos
devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua
proveniência.
16. A produção de documentos de arquivo não tem por finalidade o registro
da história da instituição, mas o atendimento das suas necessidades
administrativas, entre as quais se inclui a informação aos cidadãos, caso se trate de
órgão público.
17. ESAF - MF - 2012 O princípio arquivístico que fundamenta as atividades
nos arquivos é o
a) princípio da pertinência.
b) princípio da ordem original.
c) princípio da proveniência.
d) princípio da territorialidade.
e) princípio da ordem primitiva.
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19. FCC – TRF2 - 2007 Na organização dos documentos de arquivo, constitui
medida coerente com o princípio da proveniência levar em conta:
a) os remetentes da correspondência recebida.
b) os temas e assuntos tratados.
c) as espécies e tipos mais frequentes.
d) a competência e as atividades do órgão produtor.
e) o gênero, o formato e os suportes.
20. FCC – TRF2 - 2007 A renomada arquivista Luciana Duranti, da
Universidade de British Columbia, no Canadá, reconhece na Diplomática a ciência
que, tendo sido originalmente desenvolvida para determinar a autenticidade de
certos diplomas, acabou por implementar um sistema sofisticado de ideias sobre a
natureza dos documentos de arquivo, sua gênese e composição, seu contexto
organizacional, social e jurídico. E estabelece um paralelo entre a Diplomática, que
examina os documentos como entidades individuais, e a Arquivologia, que os
considera como:
a) extensões.
b) agregações.
c) subordinações.
d) parcelas.
e) dependências.
CESPE – ABIN – Administração - 2010 Com base nos conceitos
fundamentais da arquivologia, julgue os próximos itens item.
21. O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de
conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos
de valor cultural.
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22. Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, são produzidos ou
recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica.
23. De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os
documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos
separados, pois não podem ser misturados.
24. De acordo com o princípio da ordem original, todo procedimento ou
tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original.
25. É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova das
transações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às
informações que veiculam.
26. Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o
documento de arquivo perde muito do seu significado.
27. A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à
tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres.
CESPE – TRE ES - 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos,
julgue o item a seguir.
28. A gênese, a exclusividade e a inter-relação são elementos que
aproximam os documentos de arquivo de todos os outros tipos de documentos.
CESPE – TRE ES - 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos,
julgue o item a seguir.
28. A gênese, a exclusividade e a inter-relação são elementos que
aproximam os documentos de arquivo de todos os outros tipos de documentos.
CESPE – TRE ES - 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos,
julgue o item a seguir.
29. Dois tipos de objetivos podem ser alcançados por meio das políticas
públicas de arquivo: os relativos às necessidades da administração e os
concernentes à preocupação com o patrimônio documental.
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Noções de Arquivologia para TRE RO Teoria e exercícios comentados
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30. O Poder Judiciário pode, em qualquer instância, determinar a exibição
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que isso for indispensável à
defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.
CESPE – TRE RJ – 2012 Acerca da legislação, dos princípios e conceitos
arquivísticos, julgue o item a seguir.
31. Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a responsabilização
penal, civil e administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou
que sejam considerados de interesse público e social.
32. Os documentos de arquivo são produzidos e(ou) recebidos para o
atendimento de objetivos culturais e históricos.
33. CESPE – ANAC - 2012 Segundo o princípio de respeito aos fundos,
primeiro princípio de classificação de documentos, os documentos devem ser
agrupados de acordo com sua proveniência.
34. CESPE - IBAMA - 2012 - Os documentos considerados sigilosos são
classificados em ultrassecretos, secretos e reservados.
35. CESPE - ANCINE - 2012 - O princípio de proveniência, quando aplicado
aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de fundos documentais.
36. CESPE - ANCINE - 2012 O princípio da ordem original não faz referência
à ordem material; ele faz referência à ordem intelectual de acumulação dos
documentos.
37. CESPE – TRE RJ - 2012 - Os documentos de arquivo são produzidos e
(ou) recebidos para o atendimento de objetivos culturais e históricos.
38. CESPE – TJ-RR - 2012 Entre os gêneros documentais considerados
documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais,
audiovisuais e cartográficos.
39. CESPE - MPE-PI 2012 - Acerca dos documentos de arquivo, julgue os
itens que se seguem.
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40 CESPE - MPE-PI 2012 O dossiê e o processo podem ser considerados
unidades de arquivamento. Ambos reúnem documentos relacionados entre si por
assunto, que deve ser o único critério para a classificação desses documentos.
41 CESPE – SERPRO - 2013 - Entre a diversidade de documentos e
informações que transitam nos setores do SERPRO, os documentos de arquivo são
aqueles que têm relação direta com a missão institucional desse órgão.
42 CESPE – SERPRO - 2013 - Quando aplicado aos documentos, o princípio
de respeito aos fundos origina o centro de documentação de uma instituição.
43 CESPE – SERPRO - 2013 - Os documentos de arquivo podem ser
elaborados em um único exemplar ou, em casos específicos, serem produzidos em
um limitado número de cópias.
44 CESPE – SERPRO - 2013 - Além dos documentos produzidos pelo
SERPRO, são considerados documentos de arquivos aqueles colecionados por
diversos motivos
45 CESPE – MPU - 2013 A significação orgânica entre os documentos é
característica fundamental dos arquivos, de modo que um documento destacado de
seu conjunto pode perder valor.
Gabarito:
1 C 11 C 21 E 31 C 41 C
2 E 12 B 22 C 32 E 42 E
3 C 13 C 23 C 33 C 43 C
4 D 14 B 24 E 34 C 44 E
5 B 15 E 25 E 35 E 45 C
6 A 16 C 26 C 36 C
7 C 17 C 27 C 37 E
8 C 18 - 28 E 38 E
9 C 19 D 29 C 39 E
10 E 20 B 30 C 40 E
Obs: questão 30 encontra-se desatualizada. Vide comentários.
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