Ciclos de Melhoria e Inovação dos Processos Caso Sebrae/RJ

Palestrante: Marcelo Lima

Gerente TI

• O Sebrae/RJ

• Contexto Inicial

• Iniciativas de Gestão por Processos

• Iniciativa Interna

• Projeto Gestão Corporativa

• Principais Resultados Alcançados

• Escritório de Processos e de Apoio à Automação

Agenda

• O Sebrae/RJ

• Contexto Inicial

• Iniciativas de Gestão por Processos

• Iniciativa Interna

• Projeto Gestão Corporativa

• Implantação dos Processos

• Escritório de Processos e de Apoio à Automação

Agenda

Entidade civil sem fins lucrativos, que funciona como serviço social autônomo voltada para o fomento e

difusão de programas e projetos que visam à promoção e ao fortalecimento das micro e pequenas empresas.

O Sebrae/RJ

Missão:

Promover a competitividade e o desenvolvimento sustentável das micro e pequenas empresas e fomentar o empreendedorismo.

Fonte: Direcionamento Estratégico do Sistema SEBRAE 2006 / 2010

Definição DO Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas:

Principais formas de atendimento:

O Sebrae realiza projetos, cursos, palestras, consultorias e informações de gestão. Ajudando micro e pequenas empresas a se aproximar de parceiros e

clientes, tornando o negócio mais competitivo e lucrativo.

• O Sebrae/RJ

• Contexto Inicial

• Iniciativas de Gestão por Processos

• Iniciativa Interna

• Projeto Gestão Corporativa

• Implantação dos Processos

• Escritório de Processos e de Apoio à Automação

Agenda

Contexto Inicial

Ausência de processos

estratégicos

• O Sebrae/RJ

• Contexto Inicial

• Iniciativas de Gestão por Processos

• Iniciativa Interna

• Projeto Gestão Corporativa

• Implantação dos Processos

• Escritório de Processos e de Apoio à Automação

Agenda

Iniciativas de Gestão por Processos

Iniciativa Interna – Processos de Suporte

1º Momento 2010 - 2011

Projeto Gestão Corporativa – Processos

de Negócio

2º Momento 2011-2012

Projeto Operacionalização do

Escritório de Processos e de Apoio à Automação

3º Momento 2012 em diante

• O Sebrae/RJ

• Contexto Inicial

• Iniciativas de Gestão por Processos

• Iniciativa Interna

• Projeto Gestão Corporativa

• Implantação dos Processos

• Escritório de Processos e de Apoio à Automação

Agenda

Iniciativa Interna

Mapeamento das áreas de suporte com o objetivo de diminuir a burocracia e definir soluções de automação

Desenho dos fluxos otimizados e identificação de oportunidades de melhoria

Redefinição da estratégia de atuação do grupo de trabalho em função da projeção do esforço de implantação

Objetivo

Principais Resultados

Redesenho dos processos atuais através do método “Gap Analysis”, apontando oportunidades de melhoria

Abordagem

• O Sebrae/RJ

• Contexto Inicial

• Iniciativas de Gestão por Processos

• Iniciativa Interna

• Projeto Gestão Corporativa

• Implantação dos Processos

• Escritório de Processos e de Apoio à Automação

Agenda

Projeto Gestão Corporativa

Objetivo

Adequar processos de negócios e

implementar indicadores específicos para o

SEBRAE/RJ, aprimorando seu modelo

operacional através da racionalização das

atividades, transparência das regras de

negócios e integração organizacional.

O Sebrae/RJ

Cadeia de Valor do Sebrae/RJ

Projeto Gestão Corporativa

Abordagem

Ciclos de Melhoria e Inovação

Planejamento e Levantamento Inicial

Definição de Diretrizes Estratégicas Levantamento e Priorização de Processos

Definição de

Indicadores Estruturação dos Processos de Negócio Estruturação de Demandas

para Automação Construção da Visão de Futuro

Diagnóstico da Situação Atual

Proposição e Priorização de Melhorias

Definição dos Processos Futuros

Construção do Plano de Institucionalização

Institucionalização dos Processos

Levantamento dos

Indicadores Atuais

Definição de

Indicadores Futuros

Acompanhamento de

Indicadores Críticos

Estruturação de Demandas

para Automação

Identificação de Demandas

para Automação

Avaliação de Demandas

para Automação

Especificação de Processos

e Indicadores

Projeto Gestão Corporativa

Principais Produtos Gerados (I/II)

70 Fluxos e manuais de processos propostos

50 Indicadores priorizados e especificados

12 Indicadores para acompanhamento manual

Projeto Gestão Corporativa

Principais Produtos Gerados (II/II)

154 Soluções Priorizadas: • 35 Soluções com Recomendadas com alto potencial de transformação • 53 Soluções de Baixa Complexidade de Implantação • 66 Soluções em processos

Principais Soluções Propostas:

Equipe de

Conhecimento

Equipe de

Projetos

Equipe de

Soluções

Pagamento à

distância

Avaliação do

atendimento

via telefone

Metodologia

de Priorização

dos Projetos

Sistema de

Portfólio de

Projetos

Ferramenta de

Portfólio de

Produtos

Módulo de

Atendimento

Online

Projeto Gestão Corporativa

Resultados esperados

Aumento dos resultados do Sebrae/RJ junto às MPEs

Aumento do impacto dos projetos no âmbito estadual

Alinhamento da carteira de projetos aos objetivos do Sebrae/RJ

Maior adequação dos serviços e produtos às necessidades das MPEs

Carteira de produtos inovadora e alinhada às diretrizes institucionais

Padronização do atendimento presencial e telefônico

• O Sebrae/RJ

• Contexto Inicial

• Iniciativas de Gestão por Processos

• Iniciativa Interna

• Projeto Gestão Corporativa

• Implantação dos Processos

• Escritório de Processos e de Apoio à Automação

Agenda

Implantação dos Processos

Iniciativa Interna

16 processos de Suporte : RH / TI / Comunicação - IMPLANTADOS

Gestão Corporativa (39 processos em processo de implantação)

• O Sebrae/RJ

• Contexto Inicial

• Iniciativas de Gestão por Processos

• Iniciativa Interna

• Projeto Gestão Corporativa

• Implantação dos Processos

• Escritório de Processos e de Apoio à Automação

Agenda

Escritório de Processos e de Apoio à Automação

Operação Implantação Modelagem Capacitação Planejamento

Especificação do Plano Básico

Manutenção

Seleção da Equipe Sebrae/RJ

Definição de Perfis dos Profissionais

Plano de Treinamento

Capacitação da Equipe Sebrae/RJ

Lógica de Governança

Definição da Estrutura

Metodologias e Artefatos

Relacionamento com demais Áreas

Especificação de Recursos

Capacitação “On the Job”

Priorização dos Projetos

Plano de Implantação

Plano de Comunicação

Plano de Gestão de Mudanças

Estratégia de Implantação

Análise de Impacto

Transição Assistida

Verificação de Conformidade

Apoio à Capacitação

Gestão dos Ciclos de Melhorias

Abordagem

Escritório de Processos e de Apoio à Automação

Produtos

Fluxograma do Processo (AS IS e TO BE)

Agenda de Melhorias

Painel de Indicadores

Matriz de Responsabilidade (RACI)

Obrigado

Palestrante: Marcelo Lima

Gerente TI