Cemec - Presta§£o de Contas - Sirlene Ciampi - Aula 2 - Gest£o Financeira / Presta§£o de Contas

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  • Sirlene Ciampi

  • Todo projeto de beneficiado com recursos pblicos por meio de aes de fomento direto e/ou dos recursos incentivados est obrigado a prestar contas da alocao total dos recursos, incluindo a contrapartida obrigatria (Ancine e FNC) e os rendimentos de aplicaes financeiras.

    O pensamento de que a prestao de contas deve ser preparada somente aps o trmino do projeto um equvoco que induz a erros, inconsistncias e retrabalhos.

    necessrio entender a prestao de contas como um processo que comea no exato momento em que se inicia a realizao do projeto, devendo ser prevista no planejamento de suas atividades.

    A elaborao da prestao de contas deve ser iniciada no momento em que se comea a executar as despesas do projeto, sendo desenvolvida ao longo de sua execuo, devendo ser finalizada e apresentada ao rgo logo aps a concluso do projeto ou no prazo previsto para entrega.

    importante definir fornecedores, valores e rubricas oramentrias a serem alocadas, antes de iniciar os pagamentos.

    Importante tambm que haja interao entre equipe de produo e financeira.

  • A partir do momento inicial do projeto, cerque-se de profissionais capacitados a lhe orientarem sobre a correta e regular execuo do projeto e de suas despesas, pelo ponto de vista contbil e jurdico; alm do domnio das normas expedidas pelo rgo; Logo aps a execuo das despesas do projeto, cujos comprovantes j foram emitidos em nome da proponente, contendo o ttulo do projeto, dever ser fixado nesse documento fiscal a numerao do projeto cadastrado no rgo e o item oramentrio a que se refere despesa;Problemas que influenciem ou conduzam a mudanas nos parmetros tcnicos e/ou financeiros do projeto devem ser registrados no momento de sua ocorrncia e comunicados ao rgo, a fim de evitar surpresas na anlise posterior da execuo financeira e do objeto;Guarde apropriadamente, junto s demais documentaes do projeto, as comunicaes trocadascom o rgo, principalmente aquelas que registram a solicitao/aprovao de alteraes nos parmetros tcnicos ou financeiros de execuo do projeto;

  • Inicie com o o oramento aprovado e crie uma planilha de relao de pagamentos, e atualize mensalmente a planilha , a partir dos dbitos dos extratos bancrios, incluindo as informaes dos comprovantes de despesas.Neste momento, realize a associao dos pagamentos com os itens oramentrios e atualize o formulrio com os valores j realizados, informados na planilha .V monitorando se os itens executados esto alinhados com os valores aprovados. Caso verifique significativas divergncias, pode ser necessrio a solicitao de redimensionamento ou remanejamento interno dos itens.Paralelamente, v organizando e arquivando os documentos fiscais que comprovam as despesas dos projetos na ordem cronolgica do dbito na conta corrente.

  • Que cuidados a proponente deve ter ao receber uma nota fiscal?- Antes de contratar um servio ou efetuar uma compra, a proponente deve se certificar de que o fornecedor pessoa jurdica ou fsica idnea e apto para prestar o servio contratado (Atividade CNPJ, ou objeto social contrato social)- A data de emisso da nota dever estar dentro do prazo de validade da mesma, a nota no poder estar rasurada, rasgada ou com os dados ilegveis. - A data de emisso da NF e respectivo pagamento no poder ser anterior, nem posterior a vigncia do projeto publicado na imprensa oficial (MinC Ancine ) ou no termo de compromisso (MinE)- importante que o emitente da nota fornea o comprovante de quitao do pagamento na mesma (no obrigatrio)- No corpo da nota dever constar a descrio do servio ou produto, quantidade (se for o caso) valor e o nome do projeto nmero do processo cadastrado no rgo incentivador. Ancine (incluir tambm o n da rubrica oramentaria e nome do tcnico)

  • As faturas, os recibos, as notas fiscais, os cheques emitidos e quaisquer outros documentos devero conter a discriminao dos servios contratados, ou dos produtos adquiridos.Validar notas manuais com contador.- O proponente deve manter os documentos fiscais originais e cpia de todos os cheques emitidos (frente e verso, de forma que os beneficirios possam ser identificados, pelo prazo mnimo de 10 anos).- O proponente dever manter o salicweb atualizado, contemplando as etapas de execuo do objeto (em fase de teste)- A execuo do projeto poder ser fiscalizado por meio de auditorias, vistorias e demais diligncias de acompanhamento, que sero realizadas diretamente pelo rgo, entidades vinculadas ou parcerias com rgos federais, municipais, estaduais.

  • Comprovantes de Despesas - PFRecibo de pagamento de autnomo RPA, nos seguintes termos:

    - Com data a partir da publicao de aprovao na Imprensa Oficial (data de emisso legvel);- Nome de dados do Tomador (proponente)- Nome completo do Prestador;- Documento de identificao;- Endereo;- Guia de Recolhimento de pagamento sobre servio GRPS (INSS);- Documento de Arrecadao da Receita Federal DARF (IRPF);- Recolhimento da alquota de 20% de INSS (parte do empregador) sobre pagamento de Pessoa Fsica;- Imposto sobre servio (prefeitura) ISS (se for o caso);- Especificar os servios prestados;- Especificar os valores.

  • Toda despesa dever ser paga mediante apresentao de Documento Fiscal original (Nota Fiscal, Fatura, Recibos e quaisquer documentos comprobatrios), nos seguintes termos:

    - Com data posterior publicao de aprovao na Imprensa Oficial (data de emisso legvel);Dados do Tomador Completo (empresa proponente);Dados do Prestador Completo;Constar o nmero de cadastro do projeto e nome do projeto;Com especificao do material adquirido ou servio prestado;Valor do bem ou servio adquirido Verificar sempre a data de validade da NF.Ancine incluir n da rubrica oramentria e nome do tcnico

  • Comprovantes de Despesas Cupons Fiscais O cupom fiscal s tem validade quando a mercadoria estiver discriminada, conter CNPJ, Inscrio Estadual e endereo do estabelecimento. Comprovantes de Despesas Txi

    Utilizar recibos de txis preenchendo data, descrio do percurso, nmero da placa do veculo, assinatura do motorista e nome completo do motorista.

  • Ancine 5% - depsito na conta do projeto ou Nfs que demonstrem os servios. Poder solicitar reduo do valor aprovado no caso de captao menor que o valor aprovado)Esta solicitao de reduo do valor global aprovado aplica-se exclusivamente aos projetos de recursos incentivados, e deve ser formalizada apenas no momento da apresentao da prestao de contas final, por meio de correspondncia firmada pela proponente e assinada por seu representante legal. O deferimento da solicitao de reduo do valor global implica na reduo de todas as rubricas oramentrias que so fixadas em propores percentuais sobre o valor global aprovado para o projeto. E ser avaliada e deferida (ou no) apenas no final da anlise da prestao de contas do projeto.

    Quando a opo for bens ou servios importante fazer uma pesquisa de mercado para comprovar os valores de contrapartida, acerca do bem ou produto adquirido pelo projeto.

    Locao de equipamentos da proponente pode ser utilizada a ttulo de contrapartida. A proponente dever apresentar trs (3) oramentos do mercado para comprovao de custo da locao e uma declarao discriminando o equipamento, perodo de utilizao e o valor. O valor praticado dever ser menor que o dos oramentos apresentados e que a despesa dever estar prevista no oramento aprovado. No ser aceito recibo de locao de equipamentos de Pessoa Fsica

  • AQUISIO DE MATERIAIS PERMANENTES:

    MinC- somente ser permitido quando comprovadamente representar a opo de maior economicidade, em detrimento da locao, devendo o proponente em qualquer caso realizar cotao prvia de preos do mercado. O bem dever ser doado a uma Instituio sem fins lucrativos no final da execuo do projeto.

    DESCONCENTRAO DE DESPESASMINC - a execuo de itens oramentrios com recursos incentivados ser desconcentrada, somente sendo permitida a aquisio de mais de cinco produtos ou servios do mesmo fornecedor quando demonstre ser a opo de maior economicidade, comprovada na prestao de contas mediante declarao do proponente, acompanhada de cotao de preos de pelo menos dois outros fornecedores.Ancine executar as despesas do projeto com concentrao de pagamentos entre 25% (vinte e cinco por cento) e 50% (cinqenta por cento) do valor total executado a um mesmo fornecedor, ou grupos de empresas vinculadas a um mesmo scio, exceto para projeto especfico de : a) desenvolvimento de projetos;b) construo, reforma ou atualizao tecnolgica da sala de exibio;c) aquisio de aes;d) finalizao;e) comercializao; e f) animao.

  • AGENCIAMENTO:

    ANCINE O servio poder ser efetuado por PF e PJ , no limite mximo de 10% (dez por cento) do valor autorizado para captao de recursos incentivados, para os projetos a serem autorizados pelos mecanismos previstos na Lei n 8.313/91 e no Art. 1-A da Lei n 8.685/93, limitado o seu pagamento ao montante efetivamente captado.

    MINISTERIO DA CULTURA - A captao de recursos ser realizada por profissionais contratados para este fim ou pelo prprio proponente, sendo, neste ltimo caso, no limite de dez por cento do valor previsto para o projeto, at o teto de R$ 100.000,00 (cem mil reais).

    MINISTERIO DO ESPORTE- A captao de recursos ser realizada por profissionais contratados para este fim ,nos limite 10% ( desporto educacional) 7% (desporto de participao) e 5% (desporto de rendimento ) do valor do projeto e ou captao parcial.

  • RESSARCIMENTO DE DESPESAS:

    MinC / ANCINE: possvel o ressarcimento das despesas realizadas depois da publicao de aprovao MinE : vedado.

    SAQUES:MINC: permitido saques para pagamentos de despesas iguais ou inferiores a R$ 100,00 (cem reais), devendo as demais despesas ser realizadas por meio de transferncia bancria identific