Curso de gestão de projetos & ms project

www.profsilasserpa.jimdo.com Profº Silas Serpa

Gestão de Projetos & MS-Project

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Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC

Com 20 anos de experiência como Gerente TI e

Docente em Gerenciamento de Projetos, venho

desenvolvendo a minha carreira em empresas de

expressão nos cenários nacional e internacional,

nas áreas de Lógistica, Transporte e Governo.

Sempre envolvido em projetos alta complexidade,

além de comprovada habilidade no

desenvolvimento e consolidação de parcerias

estratégicas, inclusive internacionalmente.






Objetivo do Curso

O objetivo deste curso ensinar conceitos básicos

de Gestão de Projetos utilizando o PMI e os

principais comandos do MS-Project.






Gestão de Projetos

MS-Project 2010

Agenda






Objetivo Este módulo visa fornecer uma visão geral

de Gerenciamento de Projetos baseando-

se nas melhores práticas do PMI®,

apresentar os principais processos

durante as fases de início, planejamento,

execução, controle e encerramento.

Gestão de Projetos






Apresentação Nome

Profissão

Função

Experiência com Gestão e MS Project

Expectativa do curso

Gestão de Projetos






O que é Projeto ?

Gestão de Projetos

Projeto






O que é Projeto ?

Gestão de Projetos

“Um Projeto é um esforço único e

temporário empreendido para alcançar

um objetivo específico” (PMBOK)






Características de um Projeto

Gestão de Projetos

Todo projeto tem um

começo e um fim bem

definidos.

O produto ou o serviço é

diferente de todos os

similares feitos

anteriormente.

Projeto

Temporário

Único

Progressivo

As características de cada projeto são

mais detalhadas na medida em que for

maior o entendimento do produto ou

serviço.






O que é Gerenciamento Projeto ?

Gestão de Projetos

Aplicação de conhecimentos, habilidades

e técnicas para projetar atividades que

visem atingir ou exceder as

necessidades e expectativas das partes

envolvidas, em relação ao projeto.

(PMBOK)






Restrição Tripla

Gestão de Projetos

Tempo

Custos

Escopo

Qualidade

Satisfação do Cliente






Áreas de Conhecimento

Gestão de Projetos

Qualidade

Tempo Custos

Escopo Riscos

Comunicações

Aquisições

Recursos Humanos

Partes Interessadas






Áreas de Conhecimento

Gestão de Projetos

• A estrutura do PMBoK® contempla dez áreas de

conhecimento específicas:

– Gerenciamento da Integração do Projeto

– Gerenciamento do Escopo do Projeto

– Gerenciamento do Tempo do Projeto

– Gerenciamento de Custo do Projeto

– Gerenciamento de Qualidade do Projeto

– Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto

– Gerenciamento da Comunicação do Projeto

– Gerenciamento dos Riscos do Projeto

– Gerenciamento das Aquisição do Projeto

– Gerenciamento das Partes Interessadas do Projeto






Grupo de Processos

Gestão de Projetos

Iniciação Planejamento

Controle Execução

Encerramento






Processos de Gerenciamento

Gestão de Projetos






FCS – Fatores Críticos do Sucesso

Gestão de Projetos

• Projeto é realizado dentro do prazo e custos previstos

• Cliente satisfeito

• Projeto entregue conforme especificado

• Projeto implementado e dado o uso adequado

• Equipe satisfeita

• Satisfação das partes envolvidas

• Ter utilizado todos os recursos eficientemente

• Gerar aprendizado

• Todos falam bem do projeto

• Ter tido o mínimo possível de mudanças de escopo

• Ter lucro/resultado esperado pela empresa






Porque os Projetos Fracassam

Gestão de Projetos

• Falta de técnicas, ou seja, falta do uso de melhores práticas na gerência de projetos;

• Falta de apoio dos envolvidos e interessados pelo projeto;

• As metas e os objetivos estão mal estabelecidos ou não são compreendidos pela equipe;

• O projeto inclui muitas atividades e pouco tempo para realizá-las;

• O projeto é baseado em informações insuficientes ou inadequadas;

• O projeto foi estimado baseado no ‘feeling’ dos envolvidos, deixando em segundo plano dados históricos de projetos similares já efetuados;






MS-Project 2010

Gestão de Projetos

Agenda






Objetivo Este módulo visa ensinar as operações

básicas com a ferramenta MS-Project.

Sendo abordado o planejamento e

acompanhamento de projetos, através do

Project você poderá visualizar seu

cronograma centrado em diversos

interesses: centrado em tempos, custos e

recursos. Poderá ainda comparar o

planejamento inicial com o efetivo

andamento do projeto.

MS-Project 2010






Planejamento

Antes de iniciar um projeto,

você deve definir sua meta

e depois determinar quais

tarefas precisa completar

para atingir. Depois de

definir as etapas e tarefas,

resta somente definir a

duração, as pessoas

responsáveis por cada

tarefa e por fim o custo

dessa etapa.

MS-Project 2010






Projeto sobre a ótica do MS-Project

Um projeto pode ser

definido como uma

sequência de atividades ou

eventos com início e fim

definidos dirigidos por

pessoas que se destinam a

alcançar um dado objetivo

dentro de parâmetros de

custo tempo, recursos e

qualidade.

MS-Project 2010






Ciclo de Vida de um Projeto

Fase Inicial

Fase de Planejamento

Fase de Execução

Fase Final

MS-Project 2010






O que é o MS-PROJECT

Programa indicado para o

planejamento e

acompanhamento de

projetos, através dele você

poderá visualizar seu projeto

centrado em diversos

interesses: centrado em

tempos, custos e recursos.

Poderá ainda comparar o

planejamento inicial com o

efetivo andamento do projeto.

MS-Project 2010






Exercício conduzido

Criar uma agenda para a

reunião anual dos

acionistas.

Você começará

estabelecendo um novo

arquivo de projeto com uma

data inicial e informações

de propriedades de projeto.

MS-Project 2010

Todo o projeto você

deverá dividir em fases,

indicar o início ou

término, criar um

calendário, vinculará

tarefas, atribuirá os

recursos e custos e

iniciará o processo de

identificação das

alterações. Salvará uma

linha de base e o mesmo

ficará pronto para ser

controlado.






Exercício conduzido ( PASSO 1 )

Abra o MS-Project e crie

um novo arquivo, com a

data inicial 03 de Novembro

de 2014;

Introduza como título

“Reunião de Acionistas” e

“Relatório Anual de 2014”

como assunto do projeto e

no autor e diretor seu nome

completo;

Salve o arquivo como

revisão 1.

MS-Project 2010

Neste 1º passo para

construir um

cronograma é

necessário estabelecer a

Data de Início ou de

Término do Projeto







MS-Project 2010

Neste momento, após o

ambiente estar pronto

para receber as

atividades. Devemos

verificar se temos a

identificação de todas as

tarefas.

Devemos escolher o

Modo Automático ou

Manual do cronograma.

Introduza as tarefas e

durações a seguir na

lista de tarefas:







MS-Project 2010

É muito importante que

você saiba operações

básicas para realizar a

manutenção do

cronograma. Inserir uma

tarefa; Mover uma

tarefa; Excluir uma

tarefa.

Exclua a tarefa 7,

(Imprimir Menu de serviço

buffet)

Salve o arquivo com linha

de base.

Insira uma nova tarefa,

(Marcar centro de

conferência), com duração

de 2 dias, antes da tarefa 2,

(Imprimir Carta);

Mova a tarefa 3 (Imprimir

Carta), para depois da

tarefa 5, (Desenvolver

Carta), usando a técnica de

arrastar e soltar.







MS-Project 2010

1 – Recue as tarefas de 2 a 20;

2 – Recue a tarefa de 3 a 6



Recuar as tarefas é

extremamente importante, pois

só desta forma temos condição

de visualizar as quais atividades

de forma mais Macro. Por isso o

nome dos recuos é Criação de

atividades Macro, ou seja,

atividades que aglutinam outras.







MS-Project 2010

As dependências entre

atividades defini como o

projeto será

orquestrado.

Vincule todas as tarefas em

uma dependência término-

a-início;

Desvincule as tarefas de

resumo 7 e 14;

Vincule a tarefa 2 a tarefa

14;

Vincule a tarefa 11 a tarefa

14 .







MS-Project 2010

Dentro do conceito de

Dependência temos a

Latência que serve para

determinar o tempo

entre o final de uma

atividade e o início de

uma próxima.

Mude as Dependências

entre as tarefas







MS-Project 2010

Os recursos dentro de

um cronograma

determinam o

necessário para

completar a atividade.

Recursos podem ser

Pessoas, Equipamentos,

Materiais e Custo.

Crie a seguinte Planilha de

Recursos







MS-Project 2010

Depois é necessário

indicar qual recurso é

necessário para

completar a atividade.

Com esta etapa

definimos “Quem Faz o

que Quando” e “Qual o

custo variável da

Atividade”. Temos a

condição de determinar

quem esta trabalhando

mais do que possível e

quem não esta alocado.

Aloque os recursos







MS-Project 2010

Após ter acabado o

cronograma o mesmo

esta pronto para

responder perguntas.

Salve uma nova Linha de

Base e compare o projeto.

Avalie o custo do projeto e

qual a sua data de término.

Verifique se existe um

recurso que esta

trabalhando mais do que o

possível. Qual o

desembolso do projeto.






Calendário

MS-Project 2010

Os calendários determinam

como os recursos atribuídos

a tarefas são agendados e

como as próprias tarefas

são agendadas.






Calendário

MS-Project 2010

Padrão: é o calendário base que é usado por padrão para os calendários de tarefa, de recursos e do projeto. Reflete uma agenda de trabalho tradicional: se segunda à sexta, das 9h às 18h, com uma hora de intervalo






Calendário

MS-Project 2010

24 horas: reflete uma agenda sem nenhum período de folga. Pode ser usado quando os recursos e as atividades forem agendados para diferentes turnos do dia ou da noite ou quando os recursos de equipamento trabalharem continuamente nas atividades






Calendário

MS-Project 2010

Turno da noite: reflete uma agenda de turno noturno de segunda-feira à noite até sábado de manhã






Tipos de Dependência

MS-Project 2010

Dependências Obrigatórias. (Mandatory Dependencies – Hard Logic) São aquelas inerentes à natureza ou condições técnicas e específicas do trabalho que está sendo feito.







MS-Project 2010

Dependências Arbitrárias. (Discretionary Dependencies – Soft Logic). São aquelas definidas pela equipe do projeto. Esse tipo de dependência deve ser usado com cuidado (e bem documentado como premissa) já que pode limitar, posteriormente, as opções do cronograma.







MS-Project 2010

Dependências Externas. São aquelas que envolvem um relacionamento com atividades de fora do projeto.







MS-Project 2010

Terminar para começar (finish-to-start):O início do trabalho da sucessora depende do término do predecessor

Terminar para terminar (finish-to-finish): O término do trabalho da sucessora depende do término da predecessora. Nesse tipo de relacionamento as datas de término das atividades são idênticas e dependentes da antecessora







MS-Project 2010

Começar para começar (start-to-start):O início do trabalho da sucessora depende do início do predecessor. Nesse tipo de relacionamento as datas de início das atividades são idênticas.

Começar para terminar (start-to-finish): O término do trabalho da sucessora depende do início da predecessora






Recursos

MS-Project 2010

Os recursos são os

equipamentos e pessoas

necessárias para completar

tarefas. O Project armazena

informações sobre cada

recurso com o objetivo de

acompanhar as horas,

custos e o efeito que cada

recurso tem sobre o projeto.






Recursos

MS-Project 2010

Caso as informações sobre

os recursos não sejam

acompanhadas

posteriormente, não é

essencial inseri-las no

projeto. No entanto,

informações de recursos

detalhados oferecem

relatórios com mais

detalhes sobre todos os

fatores envolvidos.






Cálculo de Duração

MS-Project 2010

Você atribui um pintor em

tempo integral (100%) para

pintar paredes em 4 dias

(duração). O trabalho (o

tempo que o pintor levará

para concluir a tarefa com

100% de empenho) é de 32

horas ou 4 dias.

Duração = 4 dias

Trabalho = 32 horas

Unidades = 1 ou 100%






Cálculo de Duração ( Unidades Fixas )

MS-Project 2010

Você atribui um pintor em tempo

integral (100%) para pintar

paredes em 4 dias (duração). O

trabalho (o tempo que o pintor

levará para concluir a tarefa com

100% de empenho) é de 32 horas

ou 4 dias.

Se você aumentar a quantidade

de trabalho para 40 horas, o

Project recalculará a duração

para 5 dias. Agora o pintor tem

um dia extra de trabalho na

tarefa.






Cálculo de Duração ( Trabalho Fixo )

MS-Project 2010

Dois pintores foram designados

em tempo integral (100%) para

pintar paredes em 2 dias (trabalho

igual a 32 horas -- 16 horas por

pintor).

Se você aumentar a duração da

tarefa de 2 para 4 dias, o Project

definirá as unidades de atribuição

de cada pintor como 50%, de

modo que cada pintor trabalhará

somente meio período e o

trabalho permanecerá constante

em 32 horas.






Cálculo de Duração ( Duração Fixo )

MS-Project 2010

O pintor foi atribuído em tempo

integral (100%) para pintar uma

sala em 4 dias. O trabalho é de

32 horas.

Em seguida, você atribui ao

mesmo pintor uma outra sala a

ser pintada. Infelizmente, o pintor

está comprometido em outro lugar

por 4 dias e não pode trabalhar

em outra tarefa. O pintor só pode

trabalhar meio período (50%) na

pintura da outra sala. Quando você insere 50%, o

Project mantém a duração

fixa de 4 dias e recalcula o

trabalho para 16 horas.






Cálculo de Duração ( Mutirão )

MS-Project 2010

Controle por empenho, também

conhecido como Efeito Mutirão,

significa manter o valor total para

o trabalho da tarefa,

independentemente de quantos e

quais recursos de trabalho

estejam atribuídos a ela.






Exercício 01

MS-Project 2010






Exercício 02

MS-Project 2010

1. Objetivo

Estes exercícios práticos que serão utilizados como fonte complementar a teoria aplicada ao curso.

2. Exercícios

1. Calendário de Recursos

Dica: Ferramentas-> Alterar Período de Trabalho.

A. Criar os três calendários descritos a seguir:

Nome: Produção;

Tipo: Cópia de Calendário Básico (padrão);

Dias úteis: Segunda a sábado

Expediente: 09:00 as 13:00 e das 14:00 as 18:00 horas.

Feriados: 12/10, 02/11, 15/11, 08/12; 25/12, 31/12; 01/01;

Horários Especiais: 23/12 e 30/12, meio expediente matinal

17/12 a 21/12 e 26/12 a 28/12, fim de expediente às 19:00 hrs

Nome: Administração;

Tipo: Cópia de Calendário de Produção;

Dias úteis: Segunda a sexta

OBS: A cópia foi feita com o objetivo de evitar redigitar feriados e outras datas especiais. Sábados que estavam configurados

diferentemente do padrão devem ser reconfigurados individualmente.

Nome: Reuniões;

Tipo: Cópia de administração;

Horários Especiais: todos os dias saída as 22:00 horas;

OBS: Verificar as datas que estavam com horário especial pois as mesmas não são alteradas automaticamente.






Exercício 03

MS-Project 2010





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