Digitalização de documentos em fundos e coleções: acesso, metadados, autenticação e preservação

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  1. 1. Digitalizao de documentos em fundos e colees: acesso, metadados, autenticao e preservao Arquivologia/FURG Prof. Daniel Flores/UFSM 22/M ar/2017
  2. 2. Referncias: FLORES, Daniel. Digitalizao de documentos em fundos e colees: acesso, metadados, autenticao e preservao. Palestra. Porto Alegre - RS. 38 slides, color, Padro Slides Google Drive/Docs 4x3. Material elaborado para Palestra no Curso de Arquivologia da FURG. Rio Grande - RS. 22 de maro de 2017. Disponvel em: . Acesso em: 22 de maro de 2017. Citao com autor includo no texto: Flores (2017) Citao com autor no includo no texto: (FLORES, 2017) Para citar este material do Grupo CNPq-UFSM Ged/A - Documentos Arquivsticos Digitais:
  3. 3. Digitalizao de Documentos 1
  4. 4. Digitalizao de Documentos um representante DIGITAL; Deveramos no usar Documento Digitalizado, para no passar a ideia de ser o Documento - no ; Ento, representa, REFERENCIAL, ao seu ANALGICO que foi Digitalizado; Digitalizao no Preservao, pode s colaborar ao reduzir o manuseio do original, o que tambm pode colaborar para o abandono do mesmo.
  5. 5. Digitalizao de Documentos - A eliminao de Documentos Arquivsticos s pode ocorrer como fruto do processo de Avaliao Documental - SOMENTE; - A Digitalizao de Documentos no deve ser comparada de forma simples Microfilmagem, j que so profundamente distintas;
  6. 6. - - A Digitalizao deve ser Arquivisticamente ESPECIFICADA, REGRADA, exigir procedimentos ROBUSTOS como empacotamento OAIS SIP, usar RDC-Arq (Repositrios Arquivsticos) e Metadados especficos para que haja a garantia da Cadeia de Custdia e Cadeia de Preservao;
  7. 7. Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes Essas recomendaes, aprovadas pela Resoluo n 31 do CONARQ, visam auxiliar as instituies detentoras de acervos arquivsticos de valor permanente, na concepo e execuo de projetos e programas de digitalizao.
  8. 8. A Digitalizao Arquivstica deve ser contemplada no RDC-Arq, Agora, um profundo equvoco abordar Repositrios Digitais como o DSpace em Arquivos. um excelente Repositrio, mas no contempla os requisitos obrigatrios de manuteno da Autenticidade, o que fundamental em Documentos Arquivsticos. DSpace
  9. 9. Fundos ou Colees 2
  10. 10. Fundo ou Coleo, mas interconexos interdisciplinarmente FUNDO - Conjunto orgnico de documentos; - Mesma provenincia; - Duchein; - Metadados ISAD(G)/NOBRADE; COLEO - Conjunto de documentos com caractersticas comuns; - Artificial ou intencional; - Metadados Dublin Core;
  11. 11. Acesso, Difuso, Curadoria 3
  12. 12. Curadoria Digital De acordo com Sayo (2012), Os conhecimentos e as prticas acumulados na ltima dcada em preservao e acesso a recursos digitais resultaram num conjunto de estratgias, abordagens tecnolgicas e atividades que agora so coletivamente conhecidas como curadoria digital.
  13. 13. Descrio e a representao da informao: efetivada pela atribuio de metadados administrativos, tcnicos, estruturais e de representao de acordo com os padres apropriados; visa assegurar a descrio adequada e o controle de longo prazo; compreende tambm a coleta e a atribuio de informaes de representao necessrias para o entendimento do dado e para a sua apresentao (ou renderizao). Planejamento da Preservao: necessria a definio de um plano de preservao cujo espectro englobe todo o ciclo de vida da curadoria do material digital, incluindo gesto, administrao, politicas, e tecnologias. Participao e monitoramento: enfatiza a necessidade de ateno para as atividades que se desenrolam no mbito das comunidades envolvidas com o problema de curadoria, bem como a necessidade de participao no desenvolvimento de padres, de ferramentas e de software adequados ao problema e que possam tambm serem compartilhados; Curadoria e preservao: estar continuamente alerta e empreender as aes administrativas e gerenciais planejadas para a curadoria e preservao por todo o ciclo de vida da curadoria. Curadoria Digital Ciclo de vida em um ambiente de Digitalizao
  14. 14. Uma CURADORIA DIGITAL ARQUIVSTICA pressupe mais que a elaborao de Instrumentos de Pesquisa, necessita um Ciclo de Vida da Curadoria, incluindo a Preservao, a Descrio e o Monitoramento Certificado e Auditado dos Repositrios Arquivsticos e Plataformas de Acesso.
  15. 15. RDC-Arqs Repositrios Arquivsticos Digitais FLORES, D., 2015 (Grupo CNPq UFSM Ged/A)DADs Plataformas de Acesso e-ARQ Brasil/Moreq-JUS: Gesto de Documentos - Somente Idades Corrente e Intermediria: Nuxeo DM, KTree, Alfresco, SIE, SIE-Gad?, SEI, SIGAD-Aer, Orfeo Libre Ambiente de Preservao - Res. 43 CONARQ: Arquivo Permanente Digital, e Corrente e Intermedirio para Docs. Complexos e Longas Temporalidades TRAC Auditoria e Certificao ISO 16.363, OAIS ou SAAI, Metadados METS, Empacotamento BAG-It Archivematica, RODA, Descrio, Difuso e Acesso: ISAD(g), NOBRADE, ISDF, ISDIAH, ISAAR(CPF), LAI Lei 12.527, EAD, EAC, EAG, Taxonomia ICA-AtoM, AtoM, ArchivistToolKit, ContentDM, SepiaDES DIPSIP AIP AIP AIP SIGADs GestoDOC 16Modelo OAIS/SAAI: Cadeias de Custdia e de Preservao (ISO 14.721 ou NBR 15.472)
  16. 16. Metadados 4
  17. 17. rea 5 - Fontes Relacionadas 5.1 Existncia e localizao dos originais; 5.3 Unidades de descrio relacionadas ISAD(G) / NOBRADE
  18. 18. 15 metadados Ttulo, criador, assunto, descrio, editor, colaborador, Data, tipo do recurso, formato, identificador do recurso, fonte, idioma, relao, abrangncia, direitos Dublin Core No ICA-AtoM
  19. 19. Material Bibliogrfico Metadata Object Description Schema Tem o Light e Full MODS e MADS para Autoridades MODS LoC - Library of Congress (No ICA-AtoM) MARC 21
  20. 20. 1. Adicione um arquivo metadata.csv (Arquivo Separado por Vrgulas) numa pasta chamada metadata; 2. A primeira coluna do arquivo CSV o nome; 3. O campos Dublin Core precisam conter dc antes, exemplo: dc.title; 4. Exemplo: objects/Fotografia do Evento na Reitoria.jpg Preparando uma Digitalizao com Metadados: - Dublin Core, ou ISAD(G), ou MODS
  21. 21. Autenticao 4
  22. 22. Documento autntico: documento que teve sua identidade e integridade mantidas ao longo do tempo. Digital: Documento que mantm sua Cadeia de Custdia e de Preservao (do SIGAD ao RDC-Arq) sem interrupes. Autenticao (Documento Autenticado, Digitalizao Autenticada, Assinatura Digital): declarao de autenticidade de um documento arquivstico, num determinado momento, resultante do acrscimo de um elemento ou da afirmao por parte de uma pessoa investida de autoridade para tal. Presuno de Autenticidade (Resoluo n 37/Conarq) 26
  23. 23. Autenticado Ainda assim, a digitalizao de um documento, mesmo que autenticada, no substitui o original.
  24. 24. Novo Cdigo de Processo Civil, que entrou em vigor em 2016: Ele admite quaisquer documentos a serem usados como prova no processo civil (desde que obtidos licitamente); Se o documento for falso, cabe a um dos envolvidos arguir a falsidade, o que pode levar ao exame pericial (vide arts. 430 a 433 da Lei 13.105/2015 novo CPC); Caso seja usada a imagem de um documento fsico (ANALGICO) digitalizado, ele pode ter fora probante no processo, desde que a falsidade no seja arguida e provada.
  25. 25. Exame Pericial Anlise Forense Digital ou Diplomtica Forense DIPLOMTICA: Cincia que estuda e verifica a Autenticidade do Documento: Informao FIXADA em um Suporte; Seus elementos intrnsecos e extrnsecos; Fixidez, acurcia, forma fixa, contedo estvel, variabilidade limitada, forma documental diplomtica armazenada e manifestada, espcie e atividade;
  26. 26. Preservao 5
  27. 27. SIGAD ICA-AtoM RDC-Arq/Archivematica Cadeia de Custdia e de Preservao de Documentos Digitais seguindo o Modelo OAIS Adaptao para Pesquisas do Grupo CNPq UFSM Ged/A
  28. 28. No Ciclo de Vida Completo: Ambientes e Plataformas SIGAD: SL ou no, SIE, SEI, SIDOC, SIGAD-Aer; etc. Plataforma de Preservao / Arquivo Permanente: Archivematica, RODA... Plataforma de Acesso: ICA-AtoM, DSpace, Archivist Toolkit Cenrios de uso de RDC-Arq em conjunto com o SIGAD (Nota Tcnica n 03/2015 do Conarq): Adaptao do Grupo CNPq UFSM Ged/A ARQUIVO PERMANENTE CORRENTE e INTERMEDIRIO
  29. 29. Arquivo Permanente: RDC-Arq Modelo OAIS ou SAAI
  30. 30. Plataformas/Ambientes de um Programa de Gesto Arquivstica de Documentos - PGAD Gesto Documental Descrio, Difuso e Acesso Preservao: Arquivo Permanente
  31. 31. Fluxograma dos Pacotes SIP/AIP/DIP Empacotamento dos SIPs: Digitalizao de Documentos: Memorandos, Ofcios, e-mails, Fotografias, etc. + Metadados (.CSV Excel - Dublin Core, METS) Repositrio Arquivstico Digital Confivel: - Ao receber o pacote SIP, submete-o aos: - micro-servios: anti-virus, validao, formatos, metadados, etc - para ento gerar o Pacote de Armazenamento, o AIP; Passa permanentemente por: - Polticas de Preservao; - Estratgias de Preservao; - Atualizao de Formatos: - FPR (PREMIS); Pacote AIP gerado Submetido Pacote DIP para o ICA-AtoM Confirmado Difuso Acesso e Difuso dos Documentos Arquivsticos Descritos, normalizados via Web. FLORES, Daniel (2015)
  32. 32. Consideraes finais A PL 146; Digitalizao no pode substituir o original, representao; Digitalizao autenticada auxilia no uso jurdico do Representante Digital; No preservao, pode colaborar; Interdisciplinar: Fundos e Colees; Acesso, Difuso, Transparncia Ativa, Curadoria Digital; DSpace em Arquivos um EQUVOCO, use RDC-Arq segundo a Res. 43/CONARQ.
  33. 33. Obrigad o Prof. Dr. Daniel Flores Departamento de Documentao/UFSM Pesquisador PQ-2 CNPq danielflores@ufsm.br Lder dos Grupos de Pesquisa CNPq - UFSM: Ged/A e Patrimnio Documental Arquivstico; Membro da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDE-CONARQ; http://documentosdigitais.blogspot.com http://facebook.com/dfloresbr