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ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN A TRAVÉS DE UNA INTRANET PARA LA GESTIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE ADMISIÓN, REGISTRO Y EGRESO DE LA UNEFA NÚCLEO LARAEstudio presentado como requisito parcial para optar Al grado de Magíster en Gerencia de las TICPor. Mary Fernández
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UNEFA
¡Bienvenidos!Ing. Mary Fernández
TUTORA: MSC. LUZNEIDA MATUTE
Estrategia de planificación basada en las Tecnologías de Información y Comunicación, a través de una Intranet para la gestión del proceso administrativo del departamento de admisión, registro y egreso de la UNEFA Núcleo Lara
Maestría Gerencia en TIC
Pla
nte
amie
nto
del
P
rob
lem
aDivisión
AcadémicaDivisión de
SecretaríaDivisión de
Servicios Generales
Matrícula aprox. de 13.800 estudiantes
Gestión centralizada
2 personas encargadas del proceso de tramitación
Lentitud en el proceso de tramitación -
Periodos de espera de hasta 6 meses
Departamento
TecnologíaActas y
PublicaciónDocumentación, Archivo
y CorrespondenciaAdmisión,
registro y egreso
Capítulo I
Inte
rro
gan
tes
¿De que medios tecnológicos dispone el departamento de admisión, registro y egreso para la gestión del proceso administrativo?
¿Cuál será la factibilidad de desarrollar una estrategia de planificación basada en las TIC para gestionar el proceso administrativo del departamento de admisión, registro y egreso de la UNEFA Núcleo Lara?
¿Cómo beneficiaría la aplicación de una estrategia de planificación basada en las TIC, para la gestión del proceso administrativo del departamento de admisión, registro y egreso del núcleo Lara?
Determinar Factibilidad
Diagnosticar necesidades
Proponer una estrategia de planificación basada en las TIC para la gestión del proceso administrativo del
departamento de admisión, registro y egreso de la UNEFA núcleo Lara.
Diseñar la
estrategia
Ob
jeti
vos
General
Específicos
Línea de InvestigaciónINTEI
EstudiantesJust
ific
ació
n
Educativo
Social
Económico
Impacto
Capítulo IIM
arco
Teó
rico
“El impacto del uso efectivo de las
TIC sobre la eficiencia técnica de las empresas
españolas”
• Fernández, L,R y S. (2007)
“La Influencia de las nuevas
tecnologías en el desarrollo
organizativo y profesional de
los centros educativos”
• Fernández , R y Vidal (2004)
“Gestión de TIC como estrategia
organizacional en las
instituciones públicas del sector salud”
• Hernández (2007)
“TII. Factores claves de la
competitividad en las pequeñas y
medianas empresas”
• Leal (2007)
“Premisas para una estrategia de gobierno
electrónico en la gerencia de
la virtualización universitaria”
• Piñero, G y C. (2007).
Internacionales
Nacionales
Bas
es T
eóri
cas
Planificación Cortes (1998)
Planificación
Estratégica
Corredor (2007)
Gerencia
Organizacional Bartoli (1992)
Matriz FODA David (1999)
Gestión de Procesos Administrativos
Chiavenato (2001)
Gestión
Tecnológica Pared
es (1996)
Internet Castells (2000)
Sistemas de
Informació
n Senn (1992
)
Intranet
Tramullas (1996
)
Tecnología de Información y Comunicación
Márquez (2000)
Bas
es L
egal
esConstitución
Nacional de la República
Bolivariana de Venezuela,
Artículo 110
Ley Orgánica
de Ciencia, Tecnología e
Innovación, Artículo 1
Ley Orgánica de
Telecomuni-caciones
Ley especial contra Delitos
Informáticos
Reglamento Interno de la UNEFA.
Decreto Nº 825 Gaceta
Oficial No. 36.955
Variable Dimensiones Indicadores Ítems
Estrategia de planificación basada en las
TIC
Gestión de Procesos Administrativos
Talento HumanoCapacitación
1,2,21
Matriz DOFAOptimizaciónDescentralizaciónCentralización
3,4,5
PlanificaciónOrganizaciónDirecciónControl
6,7,8,9
Objetivos, Misión y VisiónFuncionesRecursosEstrategia Organizacional
10,11,12,13
Tecnologías de Información y Comunicación
SoftwareHardwareSeguridad de la información
14,1516,21
Sistemas de InformaciónAutomatizaciónInternet e Intranet
17,18,19,20,21
Var
iab
le
“Reúna pequeños grupos en las organizaciones y logrará innovación”. Bill Gates.
Mar
co
Met
od
oló
gic
oCapítulo III
Tipo
de
Inve
stig
ació
n
Naturaleza de la
Investigación
Diseñ
o de
la
Inve
stig
ació
n
Tip
o d
e In
vest
igac
ión
Proyecto
Factible
Paradigma
Positivista
Investigación Cuantitativa
De Campo
de Carácter Descripti
va
Dis
eño
de
la
Inve
stig
ació
nDiagnóstico
Población Muestra Técnica e Instrumento
Validez y
ConfiabilidadAnálisis de
los datos
14.000 Personas Aprox.
374 Personas Cuestionario y Entrevista
Juicio de 3 Expertos
Paquete Estadístico
SPSS
Consistencia Interna de 85.24%
Dis
eño
de
la
Inve
stig
ació
nFactibilidad
OperativaReuniones
con el personal
Desarrollo de Intranet
Social Integración laboral
Equipos de trabajos
Técnica Dotación de recursos
Costo Unitario
Financiera Actividades Costo TotalD
iseñ
o d
e la
In
vest
igac
ión Nº Actividad Costo BsF
1 Dotación de Equipos de Hardware y personal especializado
124.199,00
2 Diseño y Desarrollo de la Intranet como sistema de información en línea.
0,00
3 Viáticos para configuración e instalación del Servidor y Base de Datos en el Núcleo Central
1.000,00
4 Implantación de la Intranet. 0,00
5 Adquisición de material para la Capacitación del Personal
55,00
COSTO TOTAL ESTIMADO DEL PROYECTO 125.254,00
“Reúna pequeños grupos en las organizaciones y logrará innovación”. Bill Gates.
Dis
eño
de
la
Inve
stig
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nPropuesta
Diseñ
o de
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Es
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Prop
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o
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tran
et
An
ális
is e
In
terp
reta
ció
n d
e lo
s re
sult
ado
sCapítulo IV
Ítems Categoría F1 Fr
1 ¿Considera usted que los trámites que realiza ante el departamento de admisión, registro y egreso son respondidos con la brevedad del caso?
SI 0 0%
NO 369 100%
2 ¿Le cumple el departamento con el trámite solicitado en el tiempo que le estipuló para la entrega?
SI 0 0%
NO 369 100%
An
ális
is e
In
terp
reta
ció
n d
e lo
s re
sult
ado
s
Ítems Categoría F1 Fr
4 ¿El nivel de respuesta a las solicitudes realizadas por la comunidad estudiantil del núcleo, guarda relación con el número de requerimientos efectuados a diario?
SI 3 60%
NO 2 40%
14 ¿Los resultados arrojados por el desempeño de las actividades administrativas del departamento están en correspondencia con los objetivos propuestos?
SI 4 80%
NO 1 20%
Categoría por Nivel
Software Hardware Personal Capacita-ción
Estrate-gias
Mobilia-rio
Internet
F1 Fr F1 Fr F1 Fr F1 Fr F1 Fr F1 Fr F1 Fr
Bajo 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Medio 0 0 0 0 2 40% 1 20% 1 20% 2 40% 0 0
Alto 5 100% 5 100% 3 60% 4 80% 4 80% 3 60% 5 100%
21 ¿Qué recursos considera usted que son necesarios para mejorar la gestión del proceso administrativo que lleva a cabo el departamento de admisión, registro y egreso de la Unefa Núcleo Lara, para optimizar el tiempo de respuesta a la comunidad estudiantil?
00.5
11.5
22.5
33.5
44.5
5100% 100%
60%
80% 80%
60%
100%
Nivel AltoNivel MedioNivel Bajo
20% 20%40%
40%
Pro
pu
estaDonde Estamos
A donde queremos llegar
Cómo llegar hasta ahí
Plan de Acción
Materializar
objetivos
estratégicos
Proc
eso
Admini
strati
vo
Actual
Estru
ctura
ción d
e
la Es
trate
giaM
atriz
FODA
Alcance
Propósito
Gestionar los requerimientos
académico-administrativos de la
comunidad estudiantil de forma
eficaz, eficiente y efectiva.
Planificar Acciones
Coordinar el tiempo
Controlar las herramientasAdministrar
el Software
Evaluar el Nivel Objet ivos
Especí f icos
Objetivo General
Pro
pu
esta
Diseño de la Propuesta, utilizando la Matriz FODA
como herramienta de planificación estratégica.
FORTALEZAS (F)Existencia de una conexión de red, Relaciones interinstitucionales con organismos del estado.
DEBILIDADES (D)Data duplicada y desactualizada, Recursos insuficientes, Lentitud en el proceso administrativo.
OPORTUNIDADES (O)Red de comunicación privada con los departamentos, Donación de equipo servidor y equipos cliente, Disponer de cuota de disco duro de 250GB del servidor Núcleo Caracas.
AMENAZAS (A)Variaciones en los costos de los equipos de hardware, si el proyecto no se ejecuta a corto o mediano plazo, Incremento desproporcionado de la matricula estudiantil.
Factores InternosFa
ctore
s E
xte
rnos
ESTRATEGIAS (FO)Utilizar los recursos de red existentes para la estructuración de una intranet que garantice la seguridad, confiabilidad e integridad de la información.
ESTRATEGIAS (DO) Utilizar la cuota de disco asignada para almacenar la data actualizada y el equipo servidor para registrar el procesamiento de la información.
ESTRATEGIAS (FA) Disponer de las relaciones interinstitucionales con los diferentes organismos del estado, para la adquisición de recursos tecnológicos además de la contratación del personal especializado.
ESTRATEGIAS (DA)Emplear la tecnología en la gestión administrativa a los fines de optimizar el tiempo de respuesta y ofrecer atención oportuna a los requerimientos de la comunidad estudiantil.
ESTRATEGIAS (FO)
• Utilizar los recursos de red existentes para la estructuración de una intranet que garantice la seguridad, confiabilidad e integridad de la información.
ESTRATEGIAS (DO)
• Utilizar la cuota de disco asignada para el almacenamiento de la base de datos depurada y actualizada y el equipo servidor donado, para registrar el procesamiento de la información que se lleva a diario, realizando un respaldo de seguridad.
ESTRATEGIAS (FA)
• Disponer de las relaciones interinstitucionales con los diferentes organismos del estado, para la adquisición de recursos tecnológicos además de la contratación del personal especializado que se encargará de implantar el proyecto en el periodo requerido.
ESTRATEGIAS (DA)
•Emplear la tecnología en la gestión de los trámites solicitados, a los fines de optimizar el tiempo de respuesta y poder ofrecer atención oportuna a los requerimientos de toda la comunidad estudiantil.
Servicio de Internet Metro Ethernet 2Mgbxs
Servidor Espejo Núcleo Caracas Router Caracas
Unidad de transferencia de
datos Lara
Router Lara / FirewallSwitch Lara
Servidor Espejo Lara
PC Cliente 1 Dpto De ingreso, registro y egreso
Núcleo Lara
PC Cliente 2 Dpto De ingreso, registro y egreso
Núcleo Lara
PC Cliente 3 División académica
Núcleo Lara
PC Cliente 4 Dpto Tecnología
Núcleo Lara
Conexión a la red Privada
Conexión a la red Privada
Conexión a la red Privada
Base de Datos Matricula Estudiantil
Enlace de Conexión 1024kbps (1/2 E1)/Firewall
Esq
uem
a In
tran
et
Dpto de admisión, registro y egreso
Núcleo Lara
Dpto de admisión, registro y egreso
Núcleo Lara
Co
ncl
usi
on
esLentitud en la tramitación de requerimientos.
Hay duplicidad de la data, además de encontrarse desactualizada.
Se manifiesta la necesidad de personal, recursos físicos y tecnológicos.
La información es requerida por otros departamentos y dependencias.
Es necesaria la automatización del proceso de tramitación de requerimientos.
Capítulo V
Rec
om
end
acio
nes
Solicitud de una cuota de disco duro del servidor del Núcleo Central, para almacenar la data e instalar el sistema on-line.
Eliminación de bases de datos duplicadas, centralizándola en el servidor Central.Gestión para la asignación de los recursos tecnológicos y la contratación de personal especializado, por medio de las relaciones interinstitucionales con los diferentes entes del estado.Implantación de la Intranet, reestructurando la actual conexión red, a fin de conectar de forma privada al Núcleo central con el Núcleo Lara.Aplicación de la estrategia de planificación propuesta, con la finalidad de agilizar el proceso de tramitación de los requerimientos y ofrecerle a la comunidad estudiantil del Núcleo un servicio efectivo, eficaz y eficiente.
La tecnología no es en sí el fin, sino el medio entre la sociedad del conocimiento y el desarrollo mundial.
Anónimo.
¡Gracias por su
atención!