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UNEFA ¡Bienvenido s! Ing. Mary Fernández TUTORA: MSC. LUZNEIDA MATUTE Estrategia de planificación basada en las Tecnologías de Información y Comunicación, a través de una Intranet para la gestión del proceso administrativo del departamento de admisión, registro y egreso de la UNEFA Núcleo Lara Maestría Gerencia en TI

ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

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ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN A TRAVÉS DE UNA INTRANET PARA LA GESTIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE ADMISIÓN, REGISTRO Y EGRESO DE LA UNEFA NÚCLEO LARAEstudio presentado como requisito parcial para optar Al grado de Magíster en Gerencia de las TICPor. Mary Fernández

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Page 1: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

UNEFA

¡Bienvenidos!Ing. Mary Fernández

TUTORA: MSC. LUZNEIDA MATUTE

Estrategia de planificación basada en las Tecnologías de Información y Comunicación, a través de una Intranet para la gestión del proceso administrativo del departamento de admisión, registro y egreso de la UNEFA Núcleo Lara

Maestría Gerencia en TIC

Page 2: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Pla

nte

amie

nto

del

P

rob

lem

aDivisión

AcadémicaDivisión de

SecretaríaDivisión de

Servicios Generales

Matrícula aprox. de 13.800 estudiantes

Gestión centralizada

2 personas encargadas del proceso de tramitación

Lentitud en el proceso de tramitación -

Periodos de espera de hasta 6 meses

Departamento

TecnologíaActas y

PublicaciónDocumentación, Archivo

y CorrespondenciaAdmisión,

registro y egreso

Capítulo I

Page 3: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Inte

rro

gan

tes

¿De que medios tecnológicos dispone el departamento de admisión, registro y egreso para la gestión del proceso administrativo?

¿Cuál será la factibilidad de desarrollar una estrategia de planificación basada en las TIC para gestionar el proceso administrativo del departamento de admisión, registro y egreso de la UNEFA Núcleo Lara?

¿Cómo beneficiaría la aplicación de una estrategia de planificación basada en las TIC, para la gestión del proceso administrativo del departamento de admisión, registro y egreso del núcleo Lara?

Page 4: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Determinar Factibilidad

Diagnosticar necesidades

Proponer una estrategia de planificación basada en las TIC para la gestión del proceso administrativo del

departamento de admisión, registro y egreso de la UNEFA núcleo Lara.

Diseñar la

estrategia

Ob

jeti

vos

General

Específicos

Page 5: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Línea de InvestigaciónINTEI

EstudiantesJust

ific

ació

n

Educativo

Social

Económico

Impacto

Page 6: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Capítulo IIM

arco

Teó

rico

“El impacto del uso efectivo de las

TIC sobre la eficiencia técnica de las empresas

españolas”

• Fernández, L,R y S. (2007)

“La Influencia de las nuevas

tecnologías en el desarrollo

organizativo y profesional de

los centros educativos”

• Fernández , R y Vidal (2004)

“Gestión de TIC como estrategia

organizacional en las

instituciones públicas del sector salud”

• Hernández (2007)

“TII. Factores claves de la

competitividad en las pequeñas y

medianas empresas”

• Leal (2007)

“Premisas para una estrategia de gobierno

electrónico en la gerencia de

la virtualización universitaria”

• Piñero, G y C. (2007).

Internacionales

Nacionales

Page 7: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Bas

es T

eóri

cas

Planificación Cortes (1998)

Planificación

Estratégica

Corredor (2007)

Gerencia

Organizacional Bartoli (1992)

Matriz FODA David (1999)

Gestión de Procesos Administrativos

Chiavenato (2001)

Gestión

Tecnológica Pared

es (1996)

Internet Castells (2000)

Sistemas de

Informació

n Senn (1992

)

Intranet

Tramullas (1996

)

Tecnología de Información y Comunicación

Márquez (2000)

Page 8: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Bas

es L

egal

esConstitución

Nacional de la República

Bolivariana de Venezuela,

Artículo 110

Ley Orgánica

de Ciencia, Tecnología e

Innovación, Artículo 1

Ley Orgánica de

Telecomuni-caciones

Ley especial contra Delitos

Informáticos

Reglamento Interno de la UNEFA.

Decreto Nº 825 Gaceta

Oficial No. 36.955

Page 9: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Variable Dimensiones Indicadores Ítems

Estrategia de planificación basada en las

TIC

Gestión de Procesos Administrativos

Talento HumanoCapacitación

1,2,21

Matriz DOFAOptimizaciónDescentralizaciónCentralización

3,4,5

PlanificaciónOrganizaciónDirecciónControl

6,7,8,9

Objetivos, Misión y VisiónFuncionesRecursosEstrategia Organizacional

10,11,12,13

Tecnologías de Información y Comunicación

SoftwareHardwareSeguridad de la información

14,1516,21

Sistemas de InformaciónAutomatizaciónInternet e Intranet

17,18,19,20,21

Var

iab

le

Page 10: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

“Reúna pequeños grupos en las organizaciones y logrará innovación”. Bill Gates.

Mar

co

Met

od

oló

gic

oCapítulo III

Tipo

de

Inve

stig

ació

n

Naturaleza de la

Investigación

Diseñ

o de

la

Inve

stig

ació

n

Page 11: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Tip

o d

e In

vest

igac

ión

Proyecto

Factible

Paradigma

Positivista

Investigación Cuantitativa

De Campo

de Carácter Descripti

va

Page 12: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Dis

eño

de

la

Inve

stig

ació

nDiagnóstico

Población Muestra Técnica e Instrumento

Validez y

ConfiabilidadAnálisis de

los datos

14.000 Personas Aprox.

374 Personas Cuestionario y Entrevista

Juicio de 3 Expertos

Paquete Estadístico

SPSS

Consistencia Interna de 85.24%

Page 13: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Dis

eño

de

la

Inve

stig

ació

nFactibilidad

OperativaReuniones

con el personal

Desarrollo de Intranet

Social Integración laboral

Equipos de trabajos

Técnica Dotación de recursos

Costo Unitario

Page 14: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Financiera Actividades Costo TotalD

iseñ

o d

e la

In

vest

igac

ión Nº Actividad Costo BsF

1 Dotación de Equipos de Hardware y personal especializado

124.199,00

2 Diseño y Desarrollo de la Intranet como sistema de información en línea.

0,00

3 Viáticos para configuración e instalación del Servidor y Base de Datos en el Núcleo Central

1.000,00

4 Implantación de la Intranet. 0,00

5 Adquisición de material para la Capacitación del Personal

55,00

COSTO TOTAL ESTIMADO DEL PROYECTO 125.254,00

Page 15: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

“Reúna pequeños grupos en las organizaciones y logrará innovación”. Bill Gates.

Dis

eño

de

la

Inve

stig

ació

nPropuesta

Diseñ

o de

la

Es

trat

egia

Esqu

ema

Prop

uest

o

de In

tran

et

Page 16: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

An

ális

is e

In

terp

reta

ció

n d

e lo

s re

sult

ado

sCapítulo IV

Ítems Categoría F1 Fr

1 ¿Considera usted que los trámites que realiza ante el departamento de admisión, registro y egreso son respondidos con la brevedad del caso?

SI 0 0%

NO 369 100%

2 ¿Le cumple el departamento con el trámite solicitado en el tiempo que le estipuló para la entrega?

SI 0 0%

NO 369 100%

Page 17: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

An

ális

is e

In

terp

reta

ció

n d

e lo

s re

sult

ado

s

Ítems Categoría F1 Fr

4 ¿El nivel de respuesta a las solicitudes realizadas por la comunidad estudiantil del núcleo, guarda relación con el número de requerimientos efectuados a diario?

SI 3 60%

NO 2 40%

14 ¿Los resultados arrojados por el desempeño de las actividades administrativas del departamento están en correspondencia con los objetivos propuestos?

SI 4 80%

NO 1 20%

Page 18: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Categoría por Nivel

Software Hardware Personal Capacita-ción

Estrate-gias

Mobilia-rio

Internet

F1 Fr F1 Fr F1 Fr F1 Fr F1 Fr F1 Fr F1 Fr

Bajo 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Medio 0 0 0 0 2 40% 1 20% 1 20% 2 40% 0 0

Alto 5 100% 5 100% 3 60% 4 80% 4 80% 3 60% 5 100%

21 ¿Qué recursos considera usted que son necesarios para mejorar la gestión del proceso administrativo que lleva a cabo el departamento de admisión, registro y egreso de la Unefa Núcleo Lara, para optimizar el tiempo de respuesta a la comunidad estudiantil?

00.5

11.5

22.5

33.5

44.5

5100% 100%

60%

80% 80%

60%

100%

Nivel AltoNivel MedioNivel Bajo

20% 20%40%

40%

Page 19: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Pro

pu

estaDonde Estamos

A donde queremos llegar

Cómo llegar hasta ahí

Plan de Acción

Materializar

objetivos

estratégicos

Proc

eso

Admini

strati

vo

Actual

Estru

ctura

ción d

e

la Es

trate

giaM

atriz

FODA

Alcance

Propósito

Page 20: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Gestionar los requerimientos

académico-administrativos de la

comunidad estudiantil de forma

eficaz, eficiente y efectiva.

Planificar Acciones

Coordinar el tiempo

Controlar las herramientasAdministrar

el Software

Evaluar el Nivel Objet ivos

Especí f icos

Objetivo General

Pro

pu

esta

Page 21: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Diseño de la Propuesta, utilizando la Matriz FODA

como herramienta de planificación estratégica.

FORTALEZAS (F)Existencia de una conexión de red, Relaciones interinstitucionales con organismos del estado.

DEBILIDADES (D)Data duplicada y desactualizada, Recursos insuficientes, Lentitud en el proceso administrativo.

OPORTUNIDADES (O)Red de comunicación privada con los departamentos, Donación de equipo servidor y equipos cliente, Disponer de cuota de disco duro de 250GB del servidor Núcleo Caracas.

AMENAZAS (A)Variaciones en los costos de los equipos de hardware, si el proyecto no se ejecuta a corto o mediano plazo, Incremento desproporcionado de la matricula estudiantil.

Factores InternosFa

ctore

s E

xte

rnos

ESTRATEGIAS (FO)Utilizar los recursos de red existentes para la estructuración de una intranet que garantice la seguridad, confiabilidad e integridad de la información.

ESTRATEGIAS (DO) Utilizar la cuota de disco asignada para almacenar la data actualizada y el equipo servidor para registrar el procesamiento de la información.

ESTRATEGIAS (FA) Disponer de las relaciones interinstitucionales con los diferentes organismos del estado, para la adquisición de recursos tecnológicos además de la contratación del personal especializado.

 ESTRATEGIAS (DA)Emplear la tecnología en la gestión administrativa a los fines de optimizar el tiempo de respuesta y ofrecer atención oportuna a los requerimientos de la comunidad estudiantil.

ESTRATEGIAS (FO)

• Utilizar los recursos de red existentes para la estructuración de una intranet que garantice la seguridad, confiabilidad e integridad de la información.

ESTRATEGIAS (DO) 

• Utilizar la cuota de disco asignada para el almacenamiento de la base de datos depurada y actualizada y el equipo servidor donado, para registrar el procesamiento de la información que se lleva a diario, realizando un respaldo de seguridad.

ESTRATEGIAS (FA) 

• Disponer de las relaciones interinstitucionales con los diferentes organismos del estado, para la adquisición de recursos tecnológicos además de la contratación del personal especializado que se encargará de implantar el proyecto en el periodo requerido.

ESTRATEGIAS (DA)

•Emplear la tecnología en la gestión de los trámites solicitados, a los fines de optimizar el tiempo de respuesta y poder ofrecer atención oportuna a los requerimientos de toda la comunidad estudiantil.

Page 22: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Servicio de Internet Metro Ethernet 2Mgbxs

Servidor Espejo Núcleo Caracas Router Caracas

Unidad de transferencia de

datos Lara

Router Lara / FirewallSwitch Lara

Servidor Espejo Lara

PC Cliente 1 Dpto De ingreso, registro y egreso

Núcleo Lara

PC Cliente 2 Dpto De ingreso, registro y egreso

Núcleo Lara

PC Cliente 3 División académica

Núcleo Lara

PC Cliente 4 Dpto Tecnología

Núcleo Lara

Conexión a la red Privada

Conexión a la red Privada

Conexión a la red Privada

Base de Datos Matricula Estudiantil

Enlace de Conexión 1024kbps (1/2 E1)/Firewall

Esq

uem

a In

tran

et

Dpto de admisión, registro y egreso

Núcleo Lara

Dpto de admisión, registro y egreso

Núcleo Lara

Page 23: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Co

ncl

usi

on

esLentitud en la tramitación de requerimientos.

Hay duplicidad de la data, además de encontrarse desactualizada.

Se manifiesta la necesidad de personal, recursos físicos y tecnológicos.

La información es requerida por otros departamentos y dependencias.

Es necesaria la automatización del proceso de tramitación de requerimientos.

Capítulo V

Page 24: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Rec

om

end

acio

nes

Solicitud de una cuota de disco duro del servidor del Núcleo Central, para almacenar la data e instalar el sistema on-line.

Eliminación de bases de datos duplicadas, centralizándola en el servidor Central.Gestión para la asignación de los recursos tecnológicos y la contratación de personal especializado, por medio de las relaciones interinstitucionales con los diferentes entes del estado.Implantación de la Intranet, reestructurando la actual conexión red, a fin de conectar de forma privada al Núcleo central con el Núcleo Lara.Aplicación de la estrategia de planificación propuesta, con la finalidad de agilizar el proceso de tramitación de los requerimientos y ofrecerle a la comunidad estudiantil del Núcleo un servicio efectivo, eficaz y eficiente.

Page 25: ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La tecnología no es en sí el fin, sino el medio entre la sociedad del conocimiento y el desarrollo mundial.

Anónimo.

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¡Gracias por su

atención!