Ged ecm aliado na melhoria de processos

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GED / ECM integrado ao Processo / BPM e Projeto

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  • 1. O GED - Gerenciamento Eletrnico de Documentos como aliado na melhoria contnua de processos.

2. Bacharel em Cincias Contbeis, Analista emOrganizao e Sistema e Mtodos,Especialista em BPM (Processos), GED, CRM, ERP,Bacharelando em Cincias Jurdicas Direito,Especialista em Gesto do Conhecimento e Informao eDocumento com formao em instituies como Fundaolvares Penteado SP e FGV RJ e FAESA - ES.Prmios:Profissional do Ano 1998 CENADEM, Best Choice Ltus / IBM Brasil 1998, 1999, 2000 e 2001 e Finalista do Best Choice 2002 Orlando USA Categoria Knowledged Management. Principal Projeto 2008 / 2009Gesto Documental da Fiat Services Diviso Grupo Fiat. [email_address] [email_address] [email_address] [email_address] Skype: romoaldo.zacarias 3. Introduo 4. Mtodos obsoletos de trabalho Inrcia Organizacional Arquivo o depsito de papis Ausncia de integrao Atividade x Informao Falta Motivao Problemas com a formao Nossa razo de existir - Agradecimentos 5. Excesso de tarefas Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade) Baixa auto-estima Foco na produo em detrimento ao relacionamentocom o cliente. Luta contra o tempo Ferramentas inadequadas Nossa razo de existir - Agradecimentos 6. Mtodos alternativos deGesto do Conhecimento, Informao e Documento. Busca da informao comprometendo a produtividade: Projetos Trabalho braal Bando de Dados X Banco de Dados Processos Produtos Relacionamentos Nossa razo de existir - Agradecimentos + + + 7. Ausncia de Integrao Tecnolgica Tecnologia sem Metodologia ficacomprometida Tecnologia distante darealidade do usurio Linguagem a ser Decifrada. Nossa razo de existir - Agradecimentos 8. Levantamento& Diagnstico 9. Gerimos Informaes e Conhecimento para...Entrevista Questionrio Documentos Organizacionais 10. Anlise Integrada de Processos com InformaoHardware + Software + Peopleware 11. Projeto Informacional 12. Gesto de Projeto - PMI 13. Processo Informacional 14. Uma srie de passos repetveisadotados por uma organizao para produzir um resultado desejvel. BPM - Processos vs Eventos de Negcio 15. Empresa = Coleo de Processos 16. Redesenho do Processo Informacional 17. Gesto de Acervo 18. Matriz Classificao do Documental TERMOS SINONIMOS CONCEITOS TAXONOMIA RELAESAXIOMAS TEXTO TEMA TTULO THESAURUS VOCBULARIO CONTROLADOESPCIE DOCUMENTO CATEGORIA INFORMAO CONHECIMENTO 19. Legal Atualizao Validao Responsabilidade TMS Mdia &Suporte Matriz Temporal TTL TVD TVD TRD TRD TAD Matriz de Utilidade Documental Tecnologia + Metodologia 20. Fontes Jurisprudncia, sumulas etc. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD 21. Fontes Jurisprudncia, sumulas etc. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD 22. Para elaborar e aplicar a TTD, no podemos esquecer:

  • Verificao de processos na justia;
  • Verificao junto a Entidades de Classe e Regulamentao:
    • CRM Medicina; CREA Engenharia, CRC Contabilidade etc;
    • ANVISA Medicamento, Anatel Telefonia, Aneel Energia etc;
    • Bancen Instituies Financeiras.
    • Educao rgos Educacionais, Municipais etc.
    • Empresas de capital estrangeiro

Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD 23. Tratamento integral do fluxo informacional Do inicio ao fim Acervo Ativo = Atividades Acervo Passivo = Arquivo E Gesto Documental Ciclo de Tratamento Documental 24. Quando automatizamos ou legalizamos a baguna temos como resultado o caos! Gesto Documental Fim da Duplicidade 25. Bando de Dados Banco de Dados 1 m linear 40 cmduplicidade Contempla: Diversasfasesdo ciclo vital da informao. Mltiplasoperaes da cadeia arquivstica. GED sem Organizao Iluso! Gesto Documental Resultado - Estruturao do Acervo 26. Alguns Produtos Entregues 27. Alguns dos Produtos Entregues Classificao de Documentos CDI / Diretrio /Sub diretrio / Imagem CDI 1 ABR 2009 A1 220 28. Alguns dos Produtos Entregues Classificao de Documentos Tabela de Temporalidade Silva & Silva S.A MATRIZ DE AN LISE DO ACERVO CLASSIFICA O DOCUMENTALTaxonomiavocabul rio controlado - Thesaurus - Temporalidade Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA CVD INDEX TIPO / ESP CIE DOCUMENTAL / VOCABUL RIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR ATENDIMENTO DO SERVI O M DICO 11 anos CC Nome Per odoSetor / rea RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO_MEDICO 02 anos Nome Per odoSetor / rea NOTA_FISCALDE_SERVI O MEDICO 11 anos CC Fornecedor CNPJ Valor RELATORIO DE_EXAMES_DO_PERIODO 02 anos Nome Per odoSetor / rea EXAME M DICO Permanente CRM Empregado Per odo 29. Alguns dos Produtos Entregues Estrutura de GED Modulo GED Solicita o Cadastramentos(Esp cie DocumentalCampo de Indexa o) Remessa de Documento Empr stimo de Documento Autoriza o Expurgo de Documento Visualiza oDocumento Modulo GED Cadastro Cadastramentos(Esp cie DocumentalCampo de Indexa o - Usu rios) Remessa de Documento Empr stimo de Documento Execu o Tabela de Temporalidade Expurgo de Documento Visualiza es Expurgo de Documento Gesto Localiza o F sica do Documento (ArquivoPastaCaixa) Visualiza o dos Documentos 30. Alguns dos Produtos Entregues Plano de Classificao Documental Espcie documental incluso ou excluso Todo documento pertence a uma espcie documental. Toda espcie documental possui campos indexadores.O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espcie documental e,os respectivos campos indexadores da mesma. O usurio deve solicitar a anlise de espcies documentais atravs do formulrio Ficha de Cadastro de Acervo FCA disponvel no Portal Corporativo,segundo o seguinte modelo: FICHA DE CADASTRO DEACERVO - FCA ITEM ESPCIE DOCUMENTAL ( A) (B) 31. Alguns dos Produtos Entregues Plano de Classificao Documental Os campos indexadores se dividem em dois grupos:

        • Indexadores

Universais Especficos Toda Espcie Documental pertencente ao acervo da Silva e Silva S.A possui os seguintes campos indexadores universais: Toda Espcie Documental possui campos indexadores especficos. Como exemplificado abaixo: Exemplo de espcie documental: Nota fiscal. Nome: [Espcie documental] CNPJ [Indexadores especficos] Data / Perodo: dd/mm/aa Valor Responsvel:[Nome do setor / profissional Silva e Silva S.A] Origem: Gerador da Espcie Documental, quando for interno Silva e Silva S.A ser o mesmo que responsvel. 32. Alguns dos Produtos Entregues Plano de Classificao Documental Termo de Expurgo Os documentos relacionados neste documento denominado Termo de Expurgo Documentalesto com o ciclo de vida prescrito. E solicitamos a confirmao de descarte conforme estabelecido na Tabela de Temporalidade aprovada na Silva e Silva S.A. Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte. Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datadosnovamente para descarte.Termode abertura:DOCUMENTO DATA DE ESPURGOCONFIRMA EXPURGO NOVA DATA PARAEXPURGO JUSTIFICATIVA PARA NOVA DATA DE EXPURGO [nome dodocumento] __/__/__ ( ) Sim ( ) No __/__/__ 33. Alguns dos Produtos Entregues Plano de Classificao Documental Encerramos o termo de expurgo com assinaturados responsveis: Termode encerramento: Nome: UNO: Nome: UNO 34. Alguns dos Produtos Entregues Plano de Ao Informacional - PAI 35. Alguns dos Produtos Entregues Plano de Ao Informacional - PAI 36. Alguns dos Produtos Entregues Plano de Ao Informacional - PAI 37. ORGANIZAO PATROCNIO DIVULGUE O EVENTO JUNTO A SUA EMPRESA INFORMAES : [email_address] [email_address] www.arquivar.com.br www.unilogos.org.br 38. OBRIGADO! [email_address] [email_address] [email_address] [email_address] Skype: romoaldo.zacarias Em memria de Rubens Zacarias