Métodos de Control

Alumna: Jane CRMateria: Administración de

Proyectos

Métodos de ControlO El control es un elemento del proceso

administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden, para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.

O Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

• Crear mejor calidad• Enfrentar el cambio• Producir ciclos más rápidos• Agregar valor• Facilitar la delegación y el trabajo en

equipo

1. Descubrir el problema, asumirlo

2. Investigar las causas del problema

3. Estudiar el proceso4. Establecer los

puntos críticos del proceso

5. Obtener datos fiables

6. Emplear herramientas de calidad para su análisis

7. Establecer los procedimientos de control

8. Evaluar 9. Proponer soluciones

para eliminarlos

• ¿Qué, cómo y cuándo hacerlo?

• Establecer los objetivos y método para alcanzarlo

Ciclo de mejora continua de Deming

Implementar la mejora

Instrumentos para medir la mejora

• Generación de Productos/servicios

• Capacitación• Realizar lo planeado

Ciclo de mejora continua de Deming

Comprobar los resultados

Análisis del desempeño

Toma de decisiones

• Evaluación del desempeño• Comportamiento• Conformidad

Ciclo de mejora continua de Deming

Implantar la solución al proceso

Comunicar la mejora

Identificar nuevos problemas

• ¿ Cómo mejorar la próxima vez?

• Acciones correctivas y preventivas

Ciclo de mejora continua de Deming

Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración”

Tipos de Control

RETROALIMENTACIÒ

N

CONCURRENTE

PRELIMINAR

O Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.

O Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa.

Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

O La característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuales son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.

Características de la Retroalimentación

O la retroalimentación debe poseer las siguientes características:

O 1. Debe ser útil. Si el receptor del mensaje proporciona una retroalimentación que enriquece la información del emisor, es probable que sea útil la retroalimentación.

O 2. Debe ser descriptiva, no evaluativa. Si el receptor responde al mensaje en forma descriptiva, es probable que la retroalimentación sea eficaz. Si reacciona en forma evaluativa (o enjuiciadora), es probable que la retroalimentación sea ineficaz o provoque incluso una falla de comunicación.

O 3. Debe ser específica, no general. El receptor debe responder específicamente a los argumentos planteados y las preguntas formuladas en el mensaje. Si responde con generalidades, la retroalimentación puede indicar evasión o falta de comprensión.

O 4. Debe ser oportuna. La recepción - y por lo tanto la eficacia - de la retroalimentación se ve influida por el contexto en que ocurre. Dar retroalimentación de desempeño a una persona durante el intermedio de un partido de fútbol o en una comida es diferente a proporcionarla en la oficina. Los sitios informales suelen reservarse para la retroalimentación social y en consecuencia no son propios para la retroalimentación de desempeño.

O 5. No debe ser abrumadora. La comunicación oral depende en gran medida de la memoria. Cuando están implicadas grandes cantidades de información la retroalimentación oral es menos eficaz que la retroalimentación escrita. La gente tiende a "sintonizarse y desintonizarse" en las conversaciones. Si el mensaje es largo y complejo, puede escapárselo lo que dice el receptor.

CONCLUSION:

La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo planeado, organizado y ejecutado se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos. La esencia del control está en verificar si la actividad controlada está o no alcanzando los objetivos o resultados esperados. En este sentido, el control es básicamente un proceso que guía la actividad ejecutada hacia un fin previamente determinado.