Oficina de GED ECM BPM 2010 MG Temporalidade

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Oficina de GED ECM BPM 2010 MG 17 e 18 de junho Belo Horizonte - Minas Gerais Local: Universidade Pitágoras Assunto: Temporalidade / Prazo Prescricional do Documento

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  • 1. GED 2010 Camada Pr GED Gesto Arquivstica - Tratamento Documental Ciclo de Vida Documental Classificao e Temporalidade Instrutor: Romoaldo Zacarias Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010
  • 2. Matriz de Classificao Documental Tipo ou Espcie Documental analisada a exausto quanto a funo no processo. GED 2010
  • 3. Matriz de Classificao Documental Segundo a Estrutura Organizacional: Administrativo Tcnico Produo Normativo - Mercadolgico - Histrico Segundo o Workflow: Segundo o Formato: Estruturado No estruturado Analgico - Digital Segundo a Indexao: Gnero - Espcie Segundo o Fluxo de Armazenamento: Corrente Intermedirio Permanente Operacional Setorial Inativo Ativo - Inativo Segundo a Funcionalidade: Comunicao - Registro Segundo a Atualizao: Segundo a Escala Organizacional: Hardware - Software Operacional Ttico - Estratgico Segundo a Legislao: Legal - Validao Segundo o Atendimento: Venda - Ps venda GED 2010
  • 4. Matriz de Classificao Documental Histrico Estratgico Fotogrfico Documentos Pessoais Legal Operacional Digital Auditoria Lixo Engenharia / Tcnico GED 2010
  • 5. Matriz Temporal HW & SW TTL Legal Atualizao TAD TMS Responsabilidade Validao TVD TRD Matriz de Utilidade Documental Tecnologia + Metodologia GED 2010
  • 6. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD Fontes Jurisprudncia, sumulas etc. GED 2010
  • 7. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD Fontes Jurisprudncia, sumulas etc. GED 2010
  • 8. Tabela de Temporalidade - Aplicao Para elaborar e aplicar a Temporalidade Documental, no podemos esquecer: Verificao de processos na justia; Verificao junto a Entidades de Classe e Regulamentao: CRM Medicina; CREA Engenharia, CRC Contabilidade etc; ANVISA Medicamento, Anatel Telefonia, Aneel Energia etc; Bancen Instituies Financeiras. Educao rgos Educacionais, Municipais etc. Empresas de capital estrangeiro GED 2010
  • 9. Tabela de Temporalidade - Aplicao A TABELA DE UTILIDADE DOCUMENTAL Age sobre o acervo documental evitando seu crescimento desordenado e principalmente ERROS NO DESCARTE Observao: quando do prazo para descarte, retornar a rea produtora da informao para verificar se os documentos podem ser eliminados e colher assinatura para descarte. CONSULTAR A ASSESSORIA JURIDICA GED 2010
  • 10. Gesto Documental Fim da Duplicidade ORIGINAL ORIGINAL COMERCIAL CLIENTE ORIGINAL FINANCEIRO CPIA JURDICO CONTABILIDADE CPIA CPIA DIRETORIA AUDITORIA CPIA ACERVO REGISTRADO EM MDIA 6 (SEIS) VEZES Quando automatizamos ou legalizamos a baguna temos GED 2010 como resultado o caos!
  • 11. Tabela de Temporalidade - Expurgo Vdeo Borboleta! GED 2010 rea de Descarte = Porta da Esperana!
  • 12. Alguns dos Produtos Entregues Classificao de Documentos GED 2010
  • 13. Alguns dos Produtos Entregues Classificao de Documentos CDI / Diretrio /Sub diretrio CDI 1 ABR 2009 A1 220 / Imagem GED 2010
  • 14. Alguns dos Produtos Entregues Classificao de Documentos Tabela de Temporalidade MATRIZ DE ANLISE DO ACERVO Silva & Silva S.A CLASSIFICAO DOCUMENTAL Taxonomia vocabulrio controlado - Thesaurus - Temporalidade Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL CVD INDEX TIPO / ESPCIE DOCUMENTAL / VOCABULRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR ATENDIMENTO DO SERVIO MDICO 11 Nome anos Perodo CC Setor / rea RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO 02 Nome _MEDICO anos Perodo Setor / rea NOTA_FISCAL DE_SERVIO MEDICO 11 Fornecedor anos CNPJ CC Valor RELATORIO DE_EXAMES_DO_PE 02 Nome RIODO anos Perodo Setor / rea EXAME MDICO Per CRM man Empregado ente GED