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Oficina de GED ECM BPM 2010 MG 17 e 18 de junho Auditório: Universidade Pitágoras
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GED
2010
Inovação & Criatividade
Conclusão
Instrutor: Romoaldo Zacarias
Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010
12
GED 2010
Métodos obsoletos de trabalho
Inércia Organizacional
Arquivo o depósito de papéis
Ausência de integração – Atividade x Informação
Falta Motivação
Problemas com a formação
Nossa razão de existir - Agradecimentos
GED 2010
Excesso de tarefas
Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade)
Baixa auto-estima
Foco na produção em detrimento ao relacionamento
com o cliente.
Luta contra o tempo
Ferramentas inadequadas
Nossa razão de existir - Agradecimentos
GED 2010
Métodos alternativos
de
Gestão do Conhecimento,
Informação e Documento.
Busca da informação comprometendo a produtividade:
Projetos
Trabalho braçalBando de Dados
X
Banco de Dados
Processos Produtos Relacionamentos
Nossa razão de existir - Agradecimentos
+ + +
GED 2010
Ausência de Integração
TecnológicaTecnologia sem
Metodologia fica
comprometida
Tecnologia distante da
realidade do usuário
Linguagem a ser
Decifrada.
Nossa razão de existir - Agradecimentos
GED 2010
Quando gerimos Informações e Conhecimento!
Somos Provedores de Solução!
GED 2010
Para acompanharmos a velocidade das mudanças!
Gerimos Informações e Conhecimento para...
Vídeo
GED 2010
Usava-se ficha telefônica.
Para acompanharmos a velocidade das mudanças!
Gerimos Informações e Conhecimento para...
GED 2010
Para consolidarmos a posição de mercado!
Gerimos Informações e Conhecimento para...
Vídeo
GED 2010
Fluxo da Informação – Information Flow
Processo (BPM) integrado do GED / ECM
Gestão Documental – Classificadores.
Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental
Painel Prático – Soluções Aplicadas
do Processo Documental
Digitalização Microfilmagem Guarda
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Formada por duas camadas informacionais:
Levantamento Preliminar de Dados
Diagnóstico e Matriz do Projeto Informacional
Terceirizada
CDI
GED 2010
Fluxo da Informação – Information Flow
Formada por duas camadas informacionais:
Pro
po
sta
Re
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no
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bal
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Mat
riz
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ação
Mé
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ário
Levantamento Preliminar de Dados
Diagnóstico + Matriz do Projeto Informacional
Processo (BPM) integrado
do GED / ECM
Gestão Documental
Classificadores.
Gestão Documental –
Ciclo de Vida Documental
Soluções Aplicadas
ao Processo Documental
Produtos Resultado
GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
CDI / Diretório
/Sub diretório
/ Imagem
CDI 1 ABR 2009 A1 220
GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
Tabela de Temporalidade
MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO
CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade
Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho
TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL
NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA
CVD INDEX
TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR
ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11
anos
CC
Nome
Período
Setor / Área
RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO
_MEDICO
02
anos
Nome
Período
Setor / Área
NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11
anos
CC
Fornecedor
CNPJ
Valor
RELATORIO DE_EXAMES_DO_PE
RIODO
02
anos
Nome
Período
Setor / Área
EXAME MÉDICO Per
man
ente
CRM
Empregado
Período
Silva & Silva S.A
GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED
Modulo GED
Solicitação
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Autorização
Expurgo de Documento
Visualização
Documento
Modulo GED
Cadastro
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Execução
Tabela de Temporalidade
Expurgo de Documento
Visualizações
Expurgo de Documento
Gestão
Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa)
Visualização dos Documentos
GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Espécie documental inclusão ou exclusão
Todo documento pertence a uma espécie documental.
Toda espécie documental possui campos indexadores.
O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e,
os respectivos campos indexadores da mesma.
O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário
“Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”,
segundo o seguinte modelo:
SOLICITAÇÃO DE CADASTRO DE ACERVO - FCA
ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL
( A) (B)
GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Os campos indexadores se dividem em dois grupos:
Campos Indexadores
Universais Específicos
Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da
Silva e Silva S.A possui os seguintes campos
indexadores universais:
Toda Espécie Documental possui campos indexadores
específicos. Como exemplificado abaixo:
Exemplo de espécie documental: Nota fiscal.
Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos]
Data / Período: dd/mm/aa Valor
Responsável: [Nome do setor / profissional
Silva e Silva S.A]
Origem: “Gerador da Espécie
Documental”, quando for interno
Silva e Silva S.A será o mesmo
que responsável.
GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Termo de Expurgo
Os documentos relacionados neste documento denominado
“Termo de Expurgo Documental”
estão com o ciclo de vida prescrito.
E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na
“Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A.
Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte.
Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados
novamente para descarte.
Abertura:
DOCUMENTO DATA DE
ESPURGO
CONFIRMA
EXPURGO
NOVA DATA
PARA
EXPURGO
JUSTIFICATIVA PARA NOVA
DATA DE EXPURGO
[nome do
documento]
__/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__
GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Nome:
UNO:
Nome:
UNO
Encerramos o termo de expurgo com assinatura
dos responsáveis:
Encerramento:
GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
GED 2010
GED / ECM = Tecnologia & Inovação
Voz sobre IP
Gritar sob uma árvore!
Eu sou do tempo que!
Com você será mais fácil!
Se eu tive remédio!
GED 2010
Inté!
Oficina de GED 2010 SP
08 de Outubro de 2010
Skype: romoaldo.zacarias
Em memória de
Rubens Zacarias
Governador Valadares MG
Panorama SP
OBRIGADO!
