GED

2010

Camada Projeto GEDDesmaterialização Documental

ROI – Retorno sobre Investimento

Instrutor: Romoaldo Zacarias

Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010

GED 2010

2

Planejamento

Retorno do Investimento do negócio

O Valor pode ser medido dediversas formas, mas é preciso

demonstrarclaramente qual o ROI

Investimentos em GED/ ECM

devem ser empregados

Em:

Projetos GED /

ECM quetrarão Valor

para asempresas

É preciso conhecer as necessidades do negócio da

empresa parajustificar a aquisiçãoDe GED / ECM / BPM

Organizacionais + Culturais + Tecnológicos

Econômicos + Políticos + Mercadológicos

Hardware + Software + Peopleware

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ROI = Fatores para Análise

SegurançaLiquidez

Rentabilidade

Formas de

Mostrar o Retorno

do Investimento

Em GED / ECM

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ROI = Análise de Retorno

Análise dos fatores

• Rentabilidade – ROI, IRR

– TCO = Total Cost of Ownership (soluções de TI)• Soma de custos = aquisição, instalação, treinamento,

perda de produtividade, suporte, manutenção, insumos para funcionamento

• Gratner Group

• Liquidez – Payback Period

– Período de Recuperação (tempo para recuperar o investimento inicial)

• Segurança – NPV(( O valor presente líquido (VPL) (do inglês Net Present Value - NPV))

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ROI - Possiveis Relatórios

Interesse de investidores

Seleção de investimentos ou projetos

ROI = Retorno do Investimento

NPV = Valor Presente Líquido

IRR = Taxa Interna de Retorno

Observação:

Análise considera fatores = rentabilidade, liquidez e segurança

GED 2010

ROI = Análise de Retorno

Proposta para análise de investimentos em GED / ECM

Hardware / software ROI = cálculo monetário (tradicional,

tangível)

GED / ECM = ROI = intangível (“resultado previsto”)

VAT = Valor Agregado de GED / ECM

ROI = Hardware + Software + Peopleware

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ROI – Return On Investment

São argumentos para convencer aos investidores no Projeto:

De GED /ECM

De Gestão Documental / Informacional

De Gestão do Conhecimento

Ganhos Otimização do Tempo de Acesso ao Documento.

Impacto no atendimento ao cliente, a fiscalização, a auditoria etc.

Redução do Risco sob o acervo (Multa, Ação Judicial, Sinistro, Fraudes)

Impacto sobre perdas, prejuízos etc.

Redução do Custo na Tomada de Decisão baseada em informação

Impacto sobre atuação mercadológica, posicionamento estratégico etc.

Melhoria com uso do Homem Hora para atividade fim. (Processo)

Impacto sobre a produtividade, criatividade, inovação etc.

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Custos – Capacidade de Armazenamento

Comporta em média 10.000 páginas;

Ocupa em média 0,30 m2;

Custa em média R$ 300,00.

01 CD comporta em média 15.000 páginas

01 DVD comporta em média 90.000 páginas

01 DVD custa em média = R$ 7,50

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Custo - Área Ocupada

Comporta em média 100 armários

100 x 10.000 = 1.000.000 páginas

Espaço de até 12 pessoas

Estantes, mesas, etc.

Sala comercial de 60/80 m2 - custo locação ano = R$ 30.000,00

GED 2010

Custos – Tempo de busca da informação

O executivo em média destina 04 semanas no ano a procura

documentos para a tomada de decisão.

A fidelização do cliente depende em média 65 % dos casos do

tempo de resposta contida nas informações.

Fluxo de trabalho baseados na busca de documentos em papel

compromete a qualidade do atendimento (Tempo de resposta).

A consulta direta que os Documentos em Papel exige penaliza os

custos em relação a mão de obra com desvio de função dos

profissionais envolvidos.

O acesso aos documentos é condicionado aos dias e horários de

operação da empresa.

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Custos de Logística – Captura Distribuída

Banco de Dados

USUÁRIOS

Consulta via WEB

Repositório

Central

DATA CENTER

Rede RegionalCDI

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Custo de Segurança

Acesso: segurança no acesso aos documentos

se limita a portas e arquivos trancados com

chaves e cadeados.

Controle: O controle dos documentos de posse

dos interessados é precário e na maioria das

vezes fica esquecido nas gavetas dos mesmos.

Extravio: Risco de perda de parte ou de todo o

documento durante consulta e, no arquivamento.

Sinistros: Documentos em papel estão sujeitos a

diversos tipos de ocorrências, como incêndios e

inundações.

GED 2010

Custos Segurança – GED nas nuvens

Backups: de acordo com os

padrões internacionais;

Forte procedimento: Segurança

física e lógica;

Redundância de combate a

sinistros: Sistema detecção de

fumaças/incêndios, combate a

roedores etc.Data Center

GED 2010

O Tempo é a Moeda do GED / ECM / BPM

Conta de Padaria! Na Silva e Silva S.A

• Tempo médio de busca por documentos em papel: 30 minutos

• Número de funcionários por dia buscando documentos: 6

• Número de buscas por dia por funcionários: 6 x 15 x 22 = 1.980 buscas mês

• Salário médio mensal por funcionário: R$ 1.000,00 x 2 (Encargos) = R$ 2.000,00

• Salário médio mensal do funcionário por hora: R$ 11,36 ( R$ 2.000,00 / 176 horas mês)

• Tempo mensal gasto com busca de documentos em papel: 59.400 minutos = 990 horas

•Custo do processo arquivístico em papel: 990 horas mês x R$ 11,36 = R$ 11.246,40

•Tempo estimado de busca por documentos digitais: 10 segundos

• Número de funcionários por dia buscando documentos: 6

• Número de buscas por dia por funcionários: 6 x 15 x 22 = 1.980 buscas mês

•Salário médio mensal por funcionário: R$ 1.000,00 x 2 (Encargos) = R$ 2.000,00

• Salário médio mensal do funcionário por hora: R$ 11,36 ( R$ 2.000,00 / 176 horas mês)

•Tempo mensal gasto com busca de documentos digitais: 10 segundos x 1.980 = 19800 segundos

• 19.800 / 60 segundos = 330 minutos / 60 minutos = 5 horas e 50 minutos

•Custo do processo arquivístico digital: 6 horas mês x R$ 11,36 = R$ 68,16

GED 2010

Investimento – Quadro Demonstravo

Fases do Projeto versus Expansão do Armazenamento

Valor do ProjetoExpansão de Armazenamento

e sobre vida do galpãoDescrição

R$ 114.445,00

Investimento................ R$ 478.055,00.... 53.595 novas caixas

1- Adequação Layout –

Estantes do Meio / banheiro

2- Adequação dos Paletes para

Estantes –Colocação de

Prateleiras – Base de Madeira

3- Adequação Metodológica de

Gestão do Acervo - Método de

localização e identificação

4- Cortinas de proteção

Contra Pó Químico

R$ 95.700,00

R$ 219.710,00

R$ 48.000,00 1.728 caixas

25.200 caixas

26.667 caixas

N.A

O quadro acima demonstra:

A- Investimento por caixa adicionada ao arquivo: R$ 478.055,00 / 53.595 caixas = R$ 8,92 ano e R$ 0,74 por mês.

B- A capacidade atual de armazenamento de caixas é de 84.000 caixas e o projeto permitirá adicionar 53.595 caixas o

que equivale a aquisição de um galpão com capacidade de 65 % do atual.

C- O acréscimo de 53.595 caixas reverte o esgotamento do galpão atual e fornece uma sobrevida de 6 anos nas condições

atuais de entrada de caixas. Porém com o crescimento natural do Grupo previsto para 20 % passando de

9.000 caixas que entram anualmente para 11.000 caixas que entrarão anualmente a sobrevida do galpão passa para 5 anos.

GED 2010

Investimentos – Quadro Descritivo

Como se faz Porque Ganho por redução de custoDescrição

A- Profissionais do

Processo

Número considerado

em

Março de 2008.

Redução progressiva de

profissionais do processo

em 45 % no decorrer do

projeto.

•Introdução de metodologia

•Introdução de tecnologia

•Adequação das estantes

•Redução da logística (Consultas)

•Melhoria da qualificação da MOD

R$ 334.800,00 ano após o

Encerramento do projeto.

Legenda: MOD – Mão de obra direta

B- Sobrevida as caixas Introdução das prateleiras

cortinas de proteção

•Redução do índice de perda:

por esmagamento.

•Por acumulo de poeira combinada

Com pó químico.

C- Segurança 3.1 – Patrimonial

•Gestão de sinistros

(Combate a

incêndio, roedores etc.).

3.2- Informação

•Controle de acesso (Furto)

•Divisão do acervo em:

•Histórico /

Operacional

3.3- Trabalho (Equipe)

•Redução do risco de

acidente.

•Melhoria das condições para

execução do trabalho e possibilidade

de perda da informação.

R$ 2,20 por caixa

danificada.

Agilidade ao atendimento:

Solicitante.

Intimações.

Fiscalizações

D- Digitalização

Preparação do Pessoal

Preparação do acervo

•Preparação da mão de obra

para

introdução da tecnologia.

•Preparação da documentação

para

migração da mídia papel versus

mídia digital.

Redução em 40% do volume

a ser migrado( índice de

duplicidade documental).

GED 2010

ROI e cronograma Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Bimestre 1

Ações

5- Cortinas de proteção

Contra Pó Químico

4- Adequação Metodológica

de Gestão do Acervo

Varredura de conteúdo

3- Adequação de Paletes

para Estantes.

2- Adequação Layout

1- Padronizar

R$ 48.200,00

R$ 219.710,00

R$ 95.700,00

R$ 114.445,00

R$ 478.055,00

9.640 9.640 9.640 9.640

36.619 36.619 36.619 36.619 36.619 36.619

8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700

16.349 16.349 16.349 16.349 16.349 16.349 16.349

18.3408.700 71.30854.960 71.308 71.308 61.668 61.668 25.045 25045 8.700

R$ 81.990,00 R$213.924,00 R$148.391,00 R$ 33.745,00

15.120 / 3= 5.040 10.080 / 3= 3.360 26.667 / 3= 8.890

RM: Ponto de Equilíbrio de R$ 1,45

Abr15/04

Mai Jun Jul Ago Set

30/09

Out Nov

31/11

Dez Jan

31/01

Fev

Mar16/03

8.700

Inicio / Fim operacional

9.640

11 meses

1.728 / 3 = 576

R$ 334.800,00 (Redução de MOD) + R$ 356.043,00 (Valor do Espaço Aberto no PE R$ 1,45) = R$ 690.843,00.

ROI : R$ 478.055,00 / R$ 690.843,00 = Projeto com pay back no decorrer do período de execução.

R$ 25.056,00

X 8 meses=

R$ 200.448,00

R$ 14.616,00

X 5 meses=

R$ 73.080,00

R$ 21.924,00

X 2 meses=

R$ 43.848,00

R$ 38.667,00

X 1 meses=

R$ 38.667,00

R$ 356.043,00

no decorrer

do

projeto

GED 2010