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CENTRO UNIVERSITÁRIO DE JARAGUÁ DO SUL – UNERJPRÓ-REITORIA ACADÊMICA
CURSO DE TECNOLOGIA EM SECRETARIADO EXECUTIVOPROGRAMA DE ESTÁGIO CURRICULAR SUPERVISIONADO
GESTÃO DOCUMENTAL
PADRONIZAÇÃO DO ARQUIVO INATIVODO SENAISC JARAGUÁ DO SUL
EDELTRAUT LÜDTKE KNIES
JARAGUÁ DO SULDezembro/2007
2
EDELTRAUT LÜDTKE KNIES
PADRONIZAÇÃO DO ARQUIVO INATIVODO SENAISC JARAGUÁ DO SUL
Relatório de Conclusão de Estágio CurricularSupervisionado como pressuposto parcial paraobtenção de grau de Tecnólogo em SecretariadoExecutivo.
Prof. Orientador: Vera de Tofol
JARAGUÁ DO SULDezembro/2007
3
AGRADECIMENTOS
Em primeiro lugar agradeço a Deus, por todas as bênçãos, oportunidades e
desafios colocados em minha vida, para me fazer crescer como pessoa em todos os
sentidos, especialmente pelas dificuldades com as quais fortalece minha fé e me faz
perceber que sem Ele nada sou.
À minha mãe Erica e ao meu pai Otmar (in memoriam), que sempre me
dedicaram grande amor, cada um com sua linguagem pessoal.
Ao meu marido Jackson, que com muito amor e paciência ouve meus
desabafos e compartilha minhas alegrias, por apoiar minhas escolhas e sempre ter
me motivado a seguir até o final desta caminhada com coragem e persistência,
através de seus sábios conselhos.
Aos professores que me ensinaram cada um com sua autenticidade própria,
a não encarar o conhecimento como algo pronto e acabado, mas a ter um olhar
crítico sobre o mundo e assumir a responsabilidade de ser um agente de mudanças.
Agradeço ao SENAIsc Jaraguá do Sul, pela oportunidade concedida e
confiança em mim depositada. Meu ingresso na instituição em 2005 foi essencial
para integrar o conhecimento acadêmico a realidade profissional.
De forma especial, quero expressar minha gratidão à professora Vera de
Tofol, por sua disposição e orientação, durante a realização deste estágio.
A todos os meus amigos, tanto aos que estão distantes como aos de perto,
que direta ou indiretamente, com seus exemplos de vida me influenciaram a lutar por
um algo mais e a tornar realidade meus sonhos.
Muito obrigada!
4
Entrega o teu caminho ao Senhor,
confia nele, e o mais ele fará.
Salmo 37.5
5
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
CNI - Confederação Nacional da Indústria
FIESC - Federação das Indústrias do Estado de Santa Catarina
FNQ - Fundação Nacional da Qualidade
GED - Gerenciamento Eletrônico da Informação
IC - instrução corporativa
ISO - International Organization Standardization
MEG - Modelo de Excelência da Gestão
NBR ISO 9001:2000 - Norma Técnica da ABNT de Sistemas de Gestão da
Qualidade
PDCA - Plan, Do, Check, Act
PNQ - Prêmio Nacional da Qualidade
PR - procedimento
RD - representante da Direção
SENAI - Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial
SGD - Sistema de Gestão Documental
TTD - Tabela de Temporalidade de Documentos
6
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Ciclo PDCA ................................................................................................19
Figura 2: Sistema de Arquivo....................................................................................27
Figura 3: Simbologia de Fluxograma.........................................................................44
7
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1: Freqüência de consulta ao arquivo...........................................................49
Gráfico 2: Organização do Arquivo Inativo................................................................50
Gráfico 3: Sugestões de nomenclaturas para o Arquivo Inativo................................51
Gráfico 4: Conhecimento sobre as três idades de um documento............................52
Gráfico 5: Conhecimento sobre as métodos de arquivamento..................................53
8
LISTA DE TABELAS
Tabela 1: Cronograma Estágio Curricular Supervisionado .......................................46
Tabela 2: Abrangência da pesquisa..........................................................................47
Tabela 3: Controle de Documentos e Registros........................................................53
Tabela 4: Importância da Organização de um Arquivo .............................................54
Tabela 5: Importância da padronização ....................................................................54
Tabela 6: Manual de Arquivos...................................................................................55
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RESUMO
KNIES, Edeltraut Lüdtke. Gestão Documental: Padronização do Arquivo Inativo doSENAIsc Jaraguá do Sul. Prof. Orientador Específico e de estágio: Vera de Tofol;Jaraguá do Sul: UNERJ, 2007, 68 fl., Relatório de Conclusão de Estágio.
Estruturação de um projeto de padronização das rotinas de arquivamento dadocumentação no Arquivo Inativo do SENAIsc Jaraguá do Sul, para facilitar ocontrole e a recuperação das informações nele contidas. A partir do estudo debibliografias que envolveram conceitos de Gestão Documental e Padronização, bemcomo da coleta e análise de dados através de pesquisa realizada com oscolaboradores ligados às atividades de arquivamento, foi elaborado um Manual dePadronização para o Arquivo Inativo. Este, por sua vez, após ser apresentado paraaprovação da Direção, poderá servir como base para uma futura implementação nasatividades do Arquivo.
Palavras-chaves: Gestão Documental, Arquivos, Padronização
10
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO ....................................................................................................12
1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................13
1.1 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO E SEU AMBIENTE...........................15
1.1.1 SENAI...........................................................................................................15
1.1.2 SENAIsc Jaraguá do Sul ..............................................................................16
1.1.3 Diretrizes Organizacionais............................................................................17
1.1.4 Descrição do Sistema de Gestão .................................................................18
1.1.5 Controle da Documentação ..........................................................................19
1.2 SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA.............................................................................20
1.3 OBJETIVOS........................................................................................................22
1.3.1 Objetivo Geral...............................................................................................22
1.3.2 Objetivos Específicos....................................................................................22
1.4 JUSTIFICATIVA ..................................................................................................22
2 REVISÃO DA LITERATURA .................................................................................24
2.1 GESTÃO DOCUMENTAL ...................................................................................24
2.1.1 Arquivo..........................................................................................................24
2.1.2 As funções do arquivo ..................................................................................25
2.1.3 Ciclo de vida dos Arquivos............................................................................26
2.1.4 Sistemas de Arquivamento ...........................................................................27
2.1.5 Avaliação de Documentos ............................................................................30
2.1.6 Classificação e Ordenação de Arquivos .......................................................31
2.1.7 Tabela de Temporalidade.............................................................................32
2.1.8 Organização do Arquivo ...............................................................................33
2.1.8.1 Condições para Organização do Arquivo...............................................34
2.1.8.2 Organização de Registros e Documentos..............................................35
2.2.9 Burocracia.....................................................................................................36
2.2 PADRONIZAÇÃO................................................................................................38
2.2.1 Conceito, Importância e Objetivo..................................................................38
11
2.2.2 Os passos da padronização .........................................................................39
2.2.3 Executando e gerenciando os padrões.........................................................40
2.2.4 Fluxograma...................................................................................................41
2.2.5 Manual de Arquivos ......................................................................................45
3 METODOLOGIA ....................................................................................................46
3.1 PLANO DE PESQUISA.......................................................................................47
3.2 DEFINIÇÕES DA ÁREA E POPULAÇÃO DE ESTUDO .....................................47
3.3 COLETA DOS DADOS........................................................................................48
4 ANÁLISE DE RESULTADOS ................................................................................49
5 CONCLUSÕES E CONSIDERAÇÕES FINAIS .....................................................58
REFERÊNCIAS.........................................................................................................60
GLOSSÁRIO.............................................................................................................62
ANEXO A - ORGANOGRAMA DO SENAI/SC JARAGUÁ DO SUL........................64
ANEXO B – ESPELHOS ATUAIS DAS CAIXAS DO ARQUIVO INATIVO..............65
ANEXO C - PESQUISA APLICADA COM OS COLABORADORES.......................66
ANEXO D - MANUAL DE PADRONIZAÇÃO DO ARQUIVO INATIVO....................67
ANEXO E - PROPOSTA DE PLANO DE AÇÃO......................................................68
12
APRESENTAÇÃO
DO ACADÊMICO:Nome: Edeltraut Lüdtke KniesEndereço: Rua Marisa Regiana Langa, n° 206E-mail: [email protected]: 3376-3625Empresa onde trabalha: SENAIsc Jaraguá do SulSetor: Gestão da QualidadeRamo de Atividade: Serviços
DA EMPRESA:Nome: SENAIsc Jaraguá do SulEndereço: Rua Isidoro Pedri, n° 263E-mail: [email protected]: 3372-9500Website: www.sc.senai.brSetor: ArquivosRamo de Atividade: ServiçosSupervisor do Estágio na Empresa: Elvira Maria Volpato Zanandrea
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1 INTRODUÇÃO
Conforme os Critérios de Excelência da FNQ – Fundação Nacional da
Qualidade (2007), um dos pilares das organizações competitivas nos dias atuais é o
Pensamento Sistêmico. É fundamental ver e compreender a organização como um
sistema integrado, onde cada processo tem sua importância bem definida, e onde há
uma grande interdependência entre diversos aspectos, em todas as áreas e
respectivas atividades. O arquivo da organização não foge a regra nesse aspecto.
Hoje não se concebe administração sem interação no trabalho, porque aempresa é um todo dividido em partes com a finalidade de especialização,mas de atuação conjunta e sincronizada. Ao ser reportado o arquivo, aprimeira condição que se espelha é o fornecimento de informações; é oabastecimento mais importante dentro da empresa, pois todas as decisõessão baseadas em informações que alguém deve ter em mãos, sempreprontas. (GAMEIRO, 1986, p.53 e 55)
Fazenda (2001, p.126) expõe que “a dimensão de totalidade do trabalho foi
se perdendo na medida em que surgiram os processos de reorganização da
produção”, aqui se referindo à Revolução Industrial, que provocou a fragmentação
do trabalho. Segundo Fazenda (2001, p.126), como o homem estava centrado
somente nas suas próprias atividades de produção das indústrias, houve uma perda
da visão de totalidade, que acabou tirando a satisfação e o prazer do trabalho.
A desfragmentação é uma condição para que o homem recupere a visão detotalidade reencontre a satisfação no trabalho. A reapropriação dos própriostalentos deve ser a marca do trabalho no terceiro milênio; e trabalhar deveráser, cada vez mais, uma ação interdisciplinar. (FAZENDA, 2001, p.126).
Na Era da Informação, onde tanto se fala em Gestão do Conhecimento, a
informação é primordial e muito valorizada, não há como negligenciar a gestão
documental e deixá-la para segundo plano. Nesse sentido, o arquivo que é um
centro de informações na organização precisa ser preservado a contento, pois
representa a sua memória institucional.
14
O arquivo propriamente dito foi, ao longo do tempo, considerado trabalhoinferior, secundário na empresa, e, somente agora, nos últimos tempos temhavido um esforço em colocá-lo na sua real posição, foi o advento datecnologia moderna que favoreceu e incentivou a necessidade do arquivo eo respeito pelo seu conteúdo de alto valor histórico e informativo.(GAMEIRO, 1986, p.91).
É pertinente destacar que não devem ser criados documentos
desordenadamente e sem necessidade, porém deve-se avaliar a elaboração,
definição, tratamento e recuperação das informações neles contidas. Por isso é
importante a padronização dos documentos e processos de gestão documental.
Comunicação é a forma de fornecer informação. Para tanto, é necessária ainformação bem tratada, organizando-a da fonte geradora à armazenadora.É uma seqüência ordenada em que uma interage com a outra, tornandointermitente o diálogo para que o produto final seja repassado ao usuárioem padrões satisfatórios. (GAMEIRO, 1986, p.62)
Apesar da modernização dos sistemas de informação e da utilização de
Softwares de Gestão para diversas atividades, muitas tarefas ainda dependem e
continuarão dependendo de documentos físicos. Mesmo com o avanço dos
documentos digitais, não é seguro confiar apenas em um único suporte para a
informação, por isso a gestão documental.
Almeida apud Queiroz comenta em artigo da revista Banas Qualidade (2007,
p.22), que
“os softwares são uma ferramenta imprescindível para a administraçãoeficaz de um Sistema de Gestão da Qualidade, mas não são uma solução.Resultados se alcançam através do envolvimento, adequação edesenvolvimento das equipes para seus papéis funcionais nos novosprocessos”.
Portanto, se os processos, aqui trazendo para a realidade do arquivo, não
estiverem caminhando de forma integrada e organizada, de nada adiantará
digitalizar a informação, para fins de preservação.
15
Este capítulo inicial tem como propósito apresentar informações pertinentes
com relação à organização na qual se desenvolveu o estágio, contextualizando com
o tema, e formular o problema a ser pesquisado, apresentando os objetivos
propostos e a justificativa deste trabalho.
1.1 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO E SEU AMBIENTE
1.1.1 SENAI
As informações que seguem foram extraídas do documento institucional
Relatório de Gestão PNQ do SENAIsc (2006).
O SENAI - Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial foi criado em 22 de
janeiro de 1942, através do decreto-lei 4048, no governo do Presidente da República
Getúlio Vargas. É uma instituição de ensino profissional subordinada à
Confederação Nacional da Indústria (CNI) e às Federações das Indústrias
Estaduais, que realiza treinamento e desenvolvimento educacional, com o objetivo
de formar e aperfeiçoar profissionais para o setor industrial.
O Departamento Regional do SENAI de Santa Catarina, vinculado ao
Departamento Nacional do SENAI e uma entidade integrante do Sistema FIESC, foi
criado em janeiro de 1954. O SENAIsc atualmente é constituído de 32 Unidades
Regionais, Operacionais e de Extensão, e 1 Unidade de Gestão – Direção Regional,
distribuídas por 8 regiões no estado, caracterizadas pelos setores industriais mais
evidentes de cada região.
16
1.1.2 SENAIsc Jaraguá do Sul
O SENAIsc Jaraguá do Sul, assim como a Unidade Regional, também
possui a prática de relatar e descrever o seu Sistema de Gestão no Relatório
Complementar (2006). O primeiro capítulo trata do perfil da instituição, na qual
apresenta o histórico, desde sua fundação, como segue.
As atividades do SENAIsc Jaraguá do Sul iniciaram-se em junho de 1975,
em virtude da crescente necessidade de qualificação e formação de mão-de-obra
para a indústria de Jaraguá do Sul e região. Sua atuação inicial foi em cursos de
Qualificação Profissional e Aprendizagem Industrial. Em 1978, o SENAIsc Jaraguá
do Sul já era considerado como Centro de Treinamento, e em 1992 conquistou o
título de Centro de Formação Profissional, pois passou a atuar também na
modalidade de Cursos Técnicos, pela qual os concluintes do Ensino Fundamental ou
de Nível Médio adquirem a Formação Profissional de Nível Técnico em determinada
ocupação, habilitando-os ao desempenho destas funções.
Em 2000 a instituição passou a atuar também na modalidade de Cursos
Superiores de Tecnologia, cujo objetivo é formar profissionais altamente
qualificados, capazes de aplicar seus conhecimentos técnico-científicos na busca de
uma constante adaptação às transformações tecnológicas.
Desde o início de suas atividades, o SENAIsc Jaraguá do Sul manteve uma
gestão voltada e orientada para o permanente investimento, na capacitação de seus
colaboradores e na modernização de equipamentos e laboratórios de forma a
atender às novas exigências do mercado e da modernização tecnológica.
Atualmente o SENAIsc Jaraguá do Sul possui uma área construída de
6.023m² em um terreno de 7.000m², contando com uma infra-estrutura de 24 salas
de aula, 23 laboratórios, salas de apoio e biblioteca.
O SENAIsc Jaraguá do Sul possui um sistema de liderança estruturado
através de um organograma que está alinhado com a estrutura do SENAIsc. Os
17
núcleos de negócio, conforme sua Estrutura Organizacional (Anexo A), são divididos
em Metalmecânica, Eletroeletrônica e Automação Industrial, Confecção e Moda,
Ensino Médio, Gestão Empresarial, ligados diretamente aos processos do negócio e
Apoio Administrativo, direcionados aos processos de apoio ao negócio.
A atuação do SENAIsc Jaraguá do Sul está voltada para o setor secundário
da economia, nos seguintes Setores industriais: Metalmecânica, Eletroeletrônica,
Automação Industrial, Informática, Têxtil e Vestuário.
Os principais clientes do SENAIsc Jaraguá do Sul são os alunos e as
empresas, tendo em vista suas atividades serem relacionadas à Educação
Profissional e Serviços Técnicos e Tecnológicos.
A Educação Profissional do SENAIsc Jaraguá do Sul abrange desde o Nível
Básico, com os cursos de Aprendizagem Industrial, Treinamento e Qualificação;
passando pelo Nível Médio, com os Cursos Técnicos e o Ensino Médio articulado
com Educação Profissional; até o nível Superior, com os Cursos Superiores de
Tecnologia e os Cursos de Pós-Graduação. Já a atuação em Serviços Técnicos e
Tecnológicos, está direcionada para a Assessoria Técnica e Tecnológica, Serviços
Técnicos Especializados e Informação Tecnológica.
1.1.3 Diretrizes Organizacionais
De acordo com o novo Plano Estratégico do SENAIsc (p.21 e 22), lançado
em 10 de agosto de 2007, foram estabelecidas as seguintes diretrizes
Organizacionais para o período de 2007-2011:
Negócio: desenvolver competências por meio da Educação Profissional e
Serviços Técnicos e Tecnológicos para o setor industrial.
Missão: elevar a competitividade do setor industrial, desenvolvendo
competências, por meio de Educação Profissional e dos Serviços Técnicos e
Tecnológicos comprometidos com a inovação e o crescimento sustentável do
país.
18
Visão: ser a primeira opção no desenvolvimento de competências para o setor
industrial catarinense, reconhecido pela sociedade.
Política da Qualidade: atender as necessidades dos clientes em Educação
Profissional e Serviços Técnicos e Tecnológicos e cumprir os requisitos
regulamentares, num processo de melhoria contínua para a eficácia do
sistema de gestão.
Proposta de Valor aos clientes: proporcionar melhores condições de
laboralidade aos estudantes e melhorar o desempenho e competitividade da
indústria.
Valores: competência sustentada no aprendizado contínuo e na inovação para
excelência da organização; comprometimento na realização de suas
atividades, com responsabilidade, dedicação e proatividade, buscando o
atendimento de nossos objetivos estratégicos; cooperação com as pessoas
das diversas áreas, negócios, unidades e instituições, buscando sempre
fortalecer a interdependência e otimizar as competências existentes; ética
agindo com transparência, justiça, honestidade e lealdade em todas as
atividades; qualidade na efetiva gestão organizacional, realizando com eficácia
todas as ações, garantindo a qualidade dos produtos e serviços para a
satisfação das partes interessadas.; valorização das pessoas reconhecendo
as pessoas que fazem o SENAIsc acontecer no dia-a-dia.
1.1.4 Descrição do Sistema de Gestão
De acordo com o Manual de Implantação do Sistema de Gestão do SENAIsc
elaborado por Paulo Sérgio Rocha, RD ou Representante da Direção corporativo, o
Sistema de Gestão do SENAIsc mantém uma Certificação da Norma NBR ISO
9001:2000 e está alinhado ao Modelo de Excelência da Gestão (MEG) da FNQ –
Fundação Nacional da Qualidade.
Para atender aos requisitos da Norma (ISO) e as práticas do modelo de
gestão (MEG), o SENAIsc possui uma documentação baseada em Manuais,
Instruções Corporativas e Procedimentos, que estabelecem os padrões de trabalho
19
a serem seguidos, os quais são verificados diariamente pelo RD e demais
colaboradores, além de também periodicamente em auditorias.
As não-conformidades ou Oportunidades de Melhorias são relatadas em
documentos chamados Relatórios de Auditoria, as quais são tratadas em Planos de
Ação elaborados pelo Comitê de Gestão da Unidade, liderado pelo Diretor e apoiado
pelo RD.
Rocha (2007, p.4) afirma que “durante todo o tempo o sistema está sob a
execução de dois ciclos: Ciclo de Controle, que é a verificação do cumprimento dos
padrões e Ciclo de Melhoria (PDCA), que é a realização de melhoria nos padrões de
trabalho, caracterizando assim a Melhoria Contínua”.
Figura 1: Ciclo PDCAFonte: Guia de Implementação do Sistema de Gestão do SENAI/SC, 2007, p.4.
1.1.5 Controle da Documentação
O Manual do Sistema de Gestão do SENAIsc (2005, p.15), ou seja, o
“Manual da Qualidade”, descreve como o Sistema de Gestão do SENAIsc está
estabelecido e implementado. Referencia alguns dos padrões de trabalho que
orientam a execução das práticas de gestão do SENAIsc como o Manual Financeiro,
o Manual Gestão de Pessoas, as Instruções Corporativas, entre outros documentos
internos. As Unidades possuem Procedimentos próprios, que também estabelecem
alguns padrões não contemplados nos demais documentos.
20
A Instrução Corporativa IC-01 “Documentação do Sistema de Gestão” do
SENAIsc norteia o processo de elaboração, aprovação, revisão e implementação
dos padrões de trabalho, que são estabelecidos para atender a um requisito
normativo (ISO, PNQ, etc.) ou alguma exigência da legislação pertinente, desde que
sejam relevantes para o negócio e/ou estratégias e que também possibilitem a
aplicação das práticas de gestão de forma eficaz e com continuidade.
Esse documento estabelece no que abrange o controle de Documentos e de
Registros: os critérios de controle necessário para a documentação normativa do
Sistema de Gestão; os critérios de identificação e controle dos documentos de
origem externa; os critérios de controle necessário para a identificação,
armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros
do Sistema de Gestão.
1.2 SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA
O SENAIsc Jaraguá do Sul nos últimos anos vem expandindo o número de
clientes, e vinculado a esse fato houve o crescimento do acervo documental de
alguns setores do Núcleo Apoio Administrativo, além da rotatividade de
colaboradores. Esses fatores evidenciam que a empresa é um sistema orgânico e
dinâmico, no qual a mudança e as melhorias nos processos é algo contínuo.
Sendo assim setores foram reestruturados, atividades foram redefinidas, e a
responsabilidade pelo arquivamento dos documentos no Arquivo também foi
alterada muitas vezes. Apesar de todo o cuidado que sempre se teve na Instituição
em preservar sua documentação, estabelecendo-se procedimentos para o controle
da documentação do arquivo, percebe-se que algumas questões são bastante
flexíveis e outras não tão claras como talvez poderiam ser, o que facilitaria o
trabalho de quem lida com arquivamento de registros e documentos.
Arévalo Jordán (1996) esclarece que,
21
La actual sociedad tiene como una de sus características, la crecienteproducción documental, esta producción tienen grandes ventajas socialescomo factos de desarrollo y transmisión del conocimiento en sus másvariadas formas, pero al mismo tiempo se hace cada vez más necesariodesarrollar un estudio de carácter científico sobre la producción documental,su utilización y sus consecuencias, para proporcionar soluciones eficacesque permitan inclusive una distribuición racional de la información comoparte del conglomerado documental.1 (ARÉVALO JORDÁN, 1996, p.10).
Percebe-se, portanto, que o Sistema de Gestão do SENAIsc tem
estabelecido uma padronização quanto ao controle documental em todas as
Unidades de Negócio, conforme estabelecido na IC-01, no entanto, não há uma
padronização nas rotinas de arquivamento da documentação no Arquivo Inativo no
SENAIsc Jaraguá do Sul.
Durante o período de observação do estágio, fiz um levantamento de
informações sobre o Arquivo Inativo do SENAIsc Jaraguá do Sul. Identifiquei os
seguintes aspectos críticos:
Falta definição de espaços para arquivamento de documentos de cada área
da Instituição;
Não há uma padronização dos espelhos das caixas de arquivo (ANEXO B).
Há muita demora na localização de documentos no arquivo;
O controle do descarte não é realizado com a freqüência necessária.
Tendo em vista essa situação relatada, foi estabelecida como pergunta para
esta pesquisa “como melhorar a organização do Arquivo Inativo do SENAIsc
Jaraguá do Sul, facilitando a recuperação da informação e o descarte de
documentos”?
1 A sociedade atual têm com uma de suas características, a crescente produção documental, essaprodução tem grandes vantagens sociais como fatores de desenvolvimento e transmissão deconhecimento em suas mais variadas formas, mas ao mesmo tempo se faz cada vez mais necessáriodesenvolver um estudo de caráter científico sobre a produção documental, sua utilização e suasconseqüências para proporcionar soluções eficazes que permitam inclusive uma distribuição racionalda informação como parte do acervo documental. (tradução nossa).
22
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo Geral
Padronizar o fluxo documental do Arquivo Inativo do SENAIsc Jaraguá do Sul.
1.3.2 Objetivos Específicos
Levantar as informações necessárias para a implantação da padronização no
Arquivo Inativo;
Estabelecer critérios a serem seguidos pelos usuários do Arquivo Inativo;
Elaborar procedimentos e fluxogramas com as rotinas do Arquivo Inativo;
Formatar Manual de Padronização do Arquivo Inativo;
Apresentar proposta de plano de ação com melhorias a serem implementadas
no Arquivo Inativo para a Direção da Instituição.
1.4 JUSTIFICATIVA
O Estágio é um instrumento de integração e aperfeiçoamento, no qual o
acadêmico pode complementar sua aprendizagem reconstruindo o conhecimento
teórico e prático, através da observação, reflexão e organização de ações. É uma
oportunidade de conhecer mais sobre uma determinada área, e assumir uma
postura investigativa diante da situação crítica identificada. A escolha do tema de
pesquisa pode, segundo Andrade, apud Gonçalves,
Fundamentar-se no desejo de aprofundar o estudo de uma questão, nointeresse particular ou profissional sobre determinado assunto ou emsugestões de leitura ou, ainda, aprofundar estudo realizado anteriormente,de maneira superficial (ANDRADE, apud GONÇALVES, 2001, p 141).
A iniciativa de propor uma padronização na gestão documental do Arquivo
Inativo se deve ao fato de a acadêmica ter interesse em conhecer mais sobre essa
23
área de estudo, também tendo em vista que o novo papel dos secretários ou
assistentes executivos dentro das organizações atuais envolve atividades e funções
nas quais estão,
[...] assessorando staffs, gerenciando setores e pessoas, gerindo fluxo deinformação, utilizando novas tecnologias, inovando, enfrentando mudançasculturais, econômicas, políticas, sociais e profissionais, com sensibilidade elucidez para diagnosticar conflitos e resistência a mudanças, com visãoempreendedora, capaz de promover novos conhecimentos e provocarmudanças com competência e discrição. (BIANCHI; ALVARENGA;BIANCHI, 2003, p.9, grifo nosso)
As pessoas muitas vezes não prestigiam nem valorizam a organização de
um arquivo simplesmente por falta de conhecimento e interesse. Então surgem
diversas opiniões em torno desse assunto, que nem sempre são as mais positivas.
Nem todos têm afinidade com esse tipo de atividade, mas desconsiderar sua real
importância também não é uma atitude inteligente. Pois de uma ou de outra forma,
os colaboradores estão atuando dentro da gestão documental, que engloba desde a
produção até a destinação final dos documentos.
A opinião de que os arquivos são simples depósitos de papéis oudocumentos velhos e inúteis, arquivados por mera tradição, apóia-se no fatode que a maioria dos arquivos é mal organizada, mal administrada e,portanto, dificulta a localização imediata das informações desejadas. Meraopinião, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, é umcentro atuante de informações, um instrumento de controle para a atividadeadministrativa, que auxilia na correta tomada de decisão.(HERNANDES;MEDEIROS, 1995, p.158)
A importância de uma gestão documental de qualidade para a organização é
fundamental para manter e preservar sua história. O arquivo deve ser visto como
útil, necessário e essencial. É no arquivo que se constrói a memória da instituição, é
com o seu acervo que se pode evidenciar, comprovar, testemunhar, informar,
pesquisar fatos e acontecimentos.
24
2 REVISÃO DA LITERATURA
2.1 GESTÃO DOCUMENTAL
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente (Lei Federal n° 8.159, 1991, Art.3°)
Bernardes (1998, p.11) resume a gestão de documentos como um conjunto
de medidas e rotinas que garantem o efetivo controle de todos os documentos de
qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda
permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à
preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.
A gestão documental compreende as atividades relacionadas às idades
corrente e intermediária de arquivamento, o que garante um efetivo controle da
produção documental nos arquivos correntes, das transferências aos arquivos
intermediários e finalmente do processo de eliminação e recolhimento ao arquivo
permanente.
Pode-se considerar, portanto, a gestão documental em três momentos: a
produção, a manutenção e uso, e a destinação final dos documentos.
2.1.1 Arquivo
Para Paes (2002, p.174) ”arquivo é toda coleção de documentos, fáceis de
serem encontrados, quando procurados”. Já na visão dos autores Hernandes;
Medeiros
25
Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ourecebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmopessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suasatividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer queseja a informação ou a natureza do documento. (HERNANDES;MEDEIROS,1995, p.137).
Bernardes (1998, p.11) adota a seguinte definição: “arquivo é o conjunto de
documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por
acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas e jurídicas, públicas ou
privadas”.
2.1.2 As funções do arquivo
O Arquivo deve ser funcional, dinâmico e eficiente e o trabalho a ele
relacionado é algo contínuo e ativo. A finalidade do arquivamento segundo Paes
(2002, p.174) é preservar a documentação, tornando-a útil como informação. Os
objetivos do arquivamento são:
Recolher, selecionar, classificar e catalogar os documentos em circulação (os
que já devem ser arquivados);
Garantir a conservação e a confidencialidade dos dados guardados;
Proporcionar consulta imediata e pronta localização dos papéis.
Beltrão (1991, p.124) também define como funções primordiais de um
arquivo empresarial a guarda e conservação de informações, visando à sua
utilização futura, facilidade de acesso às informações arquivadas.
O PR-JS-08, procedimento que estabelece padrões para o controle e
operacionalização dos arquivos da documentação do SENAIsc Jaraguá do Sul,
destaca como principais finalidades do arquivo:
Suprir o SENAIsc Jaraguá do Sul de todas as informações e documentos
necessários ao processo de análise e tomada de decisões.
Atender às exigências legais e fiscais, com relação a informações contidas nos
documentos.
26
Preservar a memória do SENAIsc Jaraguá do Sul, como parte integrante da
história do SENAI de Santa Catarina.
2.1.3 Ciclo de vida dos Arquivos
Os arquivos possuem ciclo de vida, também conhecido como a teoria das
três idades, que é contado a partir da produção do documento e do encerramento do
ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua freqüência de uso. Está
relacionado diretamente com a vigência do documento, ou seja, a sua razão de ser.
Quando passa esse período de vigência administrativa, o documento pode ser
guardado em função da importância das informações nele contidas, passando a ter
então um valor histórico.
O ciclo pode ser caracterizado em três fases ou arquivos:
Arquivo Corrente: também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo.
Reúne documentos que estão vigentes e são freqüentemente consultados.
Geralmente está localizado num local de fácil acesso, na área ou setor que os
produziram.
Arquivo Intermediário: também conhecido como de Segunda Idade ou Semi-
ativo. Abrange documentos raramente consultados, que aguardam em depósito de
armazenamento temporário sua destinação final: a eliminação ou guarda
permanente.
Arquivo Permanente: também conhecido como de Terceira Idade ou
Histórico. São conjuntos documentais que perderam a vigência administrativa,
porém são conservados por razões legais e históricas.
Quanto a forma de se referir a esse tipo de arquivo, Paes (2002, p.175)
enfatiza que “o tão famoso arquivo morto não existe. Todos os documentos
27
possuem um período de arquivamento. Quando se esgota esse prazo, os
documentos devem ser excluídos”.
A intenção com essa citação é exatamente destacar a expressão “arquivo
morto”, que muitos por desconhecimento, ainda continuam utilizando. O documento
que permanece no arquivo ainda tem valor, se não tem, deve ser descartado. É
importante reforçar que após o período encerrado no Arquivo Intermediário, os
documentos podem seguir dois caminhos: são excluídos ou preservados no Arquivo
Permanente, conforme prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade da
Instituição. A expressão, portanto, não convém, pois,
Essa terminologia, embora ultrapassada, pode ser empregada, desde queo arquivo não seja confundido com um simples depósito de papéisvelhos, em que o tempo e o descaso se encarregam de transformá-lo emmorto, mesmo. (BELTRÃO, 1991, p.125, grifo nosso).
2.1.4 Sistemas de Arquivamento
Um arquivo pode ser considerado como um sistema, pois envolve diversas
atividades técnicas pra garantir um resultado final desejado. Segundo Gameiro
(1986, p.35) “sistema é o conjunto harmônico de atividades da empresa,
identificando os pontos de ligação entre si, que direta ou indiretamente, resultarão
em consecução dos seus objetivos”.
Técnicas deDocumentais
Técnicas deGestão
Técnicas deArmazenamento
TécnicasDescritivas
Entradas = atividades que produzem os documentos
SISTEMA DE ARQUIVO
UsuárioServiçoSaída
Técnicas deDocumentais
Técnicas deGestão
Técnicas deArmazenamento
TécnicasDescritivas
Entradas = atividades que produzem os documentos
SISTEMA DE ARQUIVO
UsuárioServiçoSaída
Figura 2: Sistema de ArquivoFonte: ARÉVALO JORDÁN, 1996, p.86.
28
Arévalo Jordán (1996, p.87) também faz essa relação de arquivo com
sistema e exemplifica conforme a ilustração anterior, salientando que,
Estes documentos “alimentan el archivo”, el conjunto ordenado decomponentes es una clara referencia a las operaciones técnicas que serealizan dentro del archivo, como ser las tecnicas de almacenamiento, lastécnicas interpretativas, descriptivas y documentales, etc. Cada una deestas técnicas están claramente relacionadas entre sí, teniendo porfinalidade principal el servicio del usuario.2 (ARÉVALO JORDÁN, 1996, p.87).
Arquivar é a técnica de colocar e conservar, numa mesma ordem,
devidamente classificados, todos os documentos relacionados a um indivíduo,
entidade, localidade ou assunto utilizando métodos adequados. Sendo uma técnica,
pressupõe o conhecimento de procedimentos e de regras, e que para ser aprendida
e dominada necessita da integração do estudo com a prática.
2 Esses documentos alimentam o arquivo, o conjunto ordenado de componentes é uma clarareferência das operações técnicas que se realizam dentro do arquivo, como são as técnicas dearmazenamento, as técnicas interpretativas, descritivas e documentais, etc. Cada uma destastécnicas estão claramente relacionadas entre si, tendo por finalidade principal o serviço ao usuário.(tradução nossa).
29
Para Arévalo Jordán (1987, p.12), cada arquivo apresenta problemas
diferentes de fundo e forma “la formación documental difiere de un archivo a outro, y
las soluciones para un determinado archivo, no son suficientemente eficaces para
outro, si bien existen leyes o principios generales y comunes a todos los archivos3”.
O sistema de arquivamento é um conjunto de princípios coordenados entre
si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser:
Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se
encontra arquivada; empregado em arquivos onde os documentos são de livre
acesso. Nesse sistema é utilizado geralmente o método alfabético de arquivamento,
ou seja, aquele nos quais os documentos são organizados por ordem alfabética.
Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através
da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado; resguardam mais a
informação devido ao índice.
Conforme Bellotto (1996, p.43) índice é um “produto da indexação, como
instrumento de pesquisa autônomo, ou complemento de outro”.
Nesse sistema é utilizado o método numérico de arquivamento, onde os
documentos são organizados por ordem numérica.
3 A formação documental difere de um arquivo para outro, e as soluções para um determinadoarquivo não são suficientemente eficazes para outro, se bem que existem regras ou princípios geraise comuns a todos os arquivos. (tradução nossa).
30
Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é
orientada pela consulta a uma tabela. Assim o usuário não precisa a orientação de
outra pessoa, pois usará a tabela disposta no arquivo para auxiliá-lo. Nesse sistema
é utilizado o método alfanumérico de arquivamento, cuja forma de ordenação
envolve tanto números como letras.
Beltrão (1991, p. 143) conclui que “somente através do levantamento de
dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá, pode-se escolher um sistema
adequado e seguro para a localização de informações”.
2.1.5 Avaliação de Documentos
A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva na gestão
documental, o que não significa simplesmente eliminar imediatamente o papel
acumulado para liberação de espaço físico. Por isso é importante levar em
consideração a Tabela de Temporalidade.
Se o processo de avaliação não for efetivamente implantado através dasTabelas de Temporalidade, não tardará muito para que a produção eacumulação desordenadas preencham novamente todos os espaçosdisponíveis. (BERNARDES, 1998, p.14).
A avaliação de documentos deve ser realizada no momento da produção e
junto ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo
critérios temáticos, numéricos ou cronológicos, sendo definida como,
Um trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para osdocumentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas aestabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo pra aracionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para apreservação do patrimônio documental. (BERNARDES, 1998, p.14).
Após essa explanação fica evidente conforme Beltrão (1991, p.123) de que
“as rotinas de arquivamento em uma empresa requerem treinamento especializado e
31
conhecimentos específicos, que vão além do simples ‘engavetamento’ de
documentos”.
2.1.6 Classificação e Ordenação de Arquivos
Na visão de Gonçalves (1998, p.11) é importante que tanto a classificação
como a ordenação estejam articuladas para que a organização dos documentos
possa resultar eficiente.
Objetivo da Classificação:
A classificação dá visibilidade às funções e às atividades do organismo
produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. É a
organização lógica dos documentos, criação de categorias, classes genéricas, que
referenciam as funções e atividades. Nas subclasses são inseridas as séries
tipológicas. A classificação é traduzida na forma de classes e subclasses
representadas de forma ampla e abrangente, num esquema que se chama plano de
classificação. Identifica os tipos documentais e os articula entre si, considerando a
forma e as razões que determinam sua existência.
Objetivo da Ordenação:
A ordenação facilita e agiliza a consulta aos documentos, pois, mesmo que
se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental, os
documentos atingem um volume significativo. Critérios de ordenação para uma série
documental são estabelecidos permitem evitar que para localizar um único
documento, seja necessária a consulta de dezenas ou centenas de outros, focalizam
mais a questão da consulta ao arquivo.
Documentos organizados através de um plano de classificação que nãoestiverem ordenados por nenhum critério serão mais dificilmentemanipulados e com acesso dificultado. [...] Mais comumente, a organizaçãodos documentos de arquivo costuma ser resumida à sua ordenação, após
32
serem separados por tipo ou espécie, são ordenados cronologicamente,alfabeticamente ou numericamente. (GONÇALVES, 1998, p.13).
Gonçalves (1998) ainda afirma que a organização não é suficiente para
informar sobre os vínculos da documentação com seu organismo produtor, que só
ficará clara através do plano de classificação.
Sem a classificação, fica nebulosa a característica que torna os documentosde arquivo peculiares e diferenciados em relação aos demais documentos:a organicidade. Nenhum documento de arquivo pode ser plenamentecompreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produção –ou, expresso de outra forma, sem o estabelecimento de seus vínculosorgânicos, Por conseqüência, a classificação torna-se condição para acompreensão plena dos documentos de arquivo, tanto da perspectiva dequem os organiza como de quem os consulta. O acesso bem sucedido àdocumentação está associado à localização rápida e precisa, o quedepende da conveniente ordenação dos documentos. Buscar alcançar boaqualidade técnica na organização de documentos de arquivo implicaentrada e necessidade de realização conjunta (não simultânea) deprocedimentos de classificação e ordenação. (GONÇALVES, 1998, p.13 e14).
2.1.7 Tabela de Temporalidade
Conforme Bellotto (1996, p.72) a Tabela de Temporalidade é um
“instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina
prazos para a transferência, recolhimento, eliminação ou reprodução de
documentos”.
A Tabela de Temporalidade é um instrumento essencial para facilitar o
entendimento dos documentos que devem ser guardados temporariamente no
arquivo ou aqueles que são de guarda permanente, da mesma forma como define a
eliminação imediata de documentos cuja guarda não se justifique. Este documento
contém o conjunto de todos os documentos existentes na organização com os
respectivos prazos que devem permanecer nos Arquivos Corrente, Intermediário e
Central. É o que define o Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público
Mineiro
33
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntosdocumentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício desuas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, adestinação final – eliminação ou guarda permanente -, além de um campopara observações necessárias à sua compreensão e aplicação. (ARQUIVOPÚBLICO MINEIRO, 1997, p.25).
Gameiro (1986, p.83) afirma que “não se pode pensar em descarte sem
conhecimento pleno e total do valor futuro da informação contida no documento”.
Uma tarefa muito difícil no processo de elaboração de uma Tabela de
Temporalidade é a avaliação do tempo de retenção dos documentos, pois o que tem
valor hoje, talvez não terá no futuro, e o que era considerado importante ontem,
poderá não ser amanhã. Como saber então o que descartar? Por isso a Comissão
Técnica, que elabora a Tabela de Temporalidade, baseia-se na legislação vigente
para estabelecer os prazos de guarda e eliminação, assim os critérios usados são
fundamentos legais, e manter os procedimentos de descarte registrados também
garante evidências, em eventuais necessidades de comprovação. (informação
verbal).4
Respeitando os prazos da Tabela de Temporalidade, evita-se o acúmulo de
documentos, como afirma Gameiro (1986, p. 117) “o arquivo central praticamente
obriga a manutenção da ordem local, ditando normas e padrões para o bom
funcionamento da recuperação e não se perde tempo e dinheiro, com a guarda de
documentos desnecessários”.
2.1.8 Organização do Arquivo
Tendo em vista que o SENAIsc Jaraguá do Sul contempla o objetivo
estratégico obter excelência nos processos de negócio e apoio e busca manter um
controle eficaz de seus documentos e registros, é importante não descuidar da
4 Maria Isabel de Oliveira (Coordenadora Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional/RJ),XII Encontro Catarinense de Arquivos, outubro de 2007.
34
organização dos mesmos. Mas o que podemos conceituar como um arquivo
organizado? Segundo citação de Feijó
Um arquivo jamais deverá ter uma organização pessoal; deverá ser racionale simples, clara, perfeitamente escriturado e organizado de forma que – emqualquer época – outras pessoas que vierem a lidar com ele, imediatamentetenham condições de entendê-lo e manuseá-lo com rapidez. (FEIJÓ, 1988,p.62).
Um arquivo organizado, portanto, é aquele no qual qualquer colaborador
consegue encontrar o documento que precisa e não somente aqueles que ele
mesmo arquivou. A organização não deve ser pessoal, porém para todos.
2.1.8.1 Condições para Organização do Arquivo
Na concepção dos autores Hernandes e Medeiros (1995, p. 139) a
organização de um arquivo deve proporcionar condições de segurança, precisão,
simplicidade, flexibilidade e acesso.
No item segurança, são expostos como requisitos mínimos as medidas de
prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração; além de limitar o acesso,
conforme a natureza do arquivo, a documentos confidenciais.
Quanto à precisão, o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta
a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de
qualquer documento que tenha sido dele retirado.
No aspecto simplicidade, quanto mais simples e de fácil compreensão for à
organização do arquivo, menos sujeito estará a possibilidades de erros.
A flexibilidade é outra condição essencial, pois o arquivo deve acompanhar o
desenvolvimento da empresa, ajustando-se ao aumento do volume e à
complexidade dos documentos a serem arquivados. Segundo os autores citados, as
35
normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a
atividade de arquivamento.
Em relação ao acesso, afirmam que o arquivo deve oferecer condições de
consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.
Para Hernandes; Medeiros (1995, p. 140), “o arquivo não se reduz apenas a
guardar documentos; significa também uma fonte inesgotável de informações, que
pretende atender a todos e a todas as questões”.
2.1.8.2 Organização de Registros e Documentos
Maranhão (2006, p.112), afirma que “a organização dos registros é
fundamental para assegurar boas condições de controle. A organização começa
com uma boa política de arquivo, que estabelecerá as bases da organização.”
Seguem os critérios destacados por Maranhão (2006, p.112) que refletem
numa boa política de arquivo:
Disponibilidade de um plano de assuntos;
Disponibilidade de uma tabela de temporalidade de documentos (TTD);
Identificação visual abundante, eficaz e esteticamente agradável;
Pessoal competente;
Materiais arquivísticos adequados;
Instalações compatíveis;
Processos de trabalho mapeados, modelados, documentados e
permanentemente avaliados mediante indicadores de desempenho;
Uso de um aplicativo informatizado, usualmente conhecido como GED
(Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
Maranhão (2006, p.129) afirma que “a rigor, tudo pode e deve ser melhorado
continuamente”, ao defender que nenhum documento é perfeito ao ser elaborado
pela primeira vez, por mais cuidados que se tenha.
36
Nesse sentido também podemos tratar da organização de um arquivo.
Todos buscam seguir algumas regras básicas, talvez um padrão existente, porém
nenhum procedimento é inflexível. A normalização não é algo ruim, pelo contrário,
oferece algumas diretrizes principais, porém grande parte da implementação fica a
cargo de cada empresa, conforme pertinente a sua realidade.
A melhoria contínua é algo muito comum em uma organização orgânica,
como lemos,
Em tese, a revisão de documentos reflete em que grau de o Sistema deGestão da Qualidade funciona e também caracteriza uma situaçãodesejável, na qual a organização é dinâmica, evolui e agrega melhorias;isso é sinal de vitalidade. (MARANHÃO, 2006, p.129).
2.2.9 Burocracia
Na visão de Chiavenato (2002, p.6) a burocracia é uma forma de
organização humana que se baseia na racionalidade, isto é, na adequação dos
meios aos objetivos (fins) pretendidos, a fim de garantir a máxima eficiência possível
no alcance desses objetivos.
O modelo burocrático além de destacar o princípio da previsibilidade, onde
as funções de cada parte do grupo estão preestabelecidas e há uma garantia de que
as atividades serão executadas sem maiores atritos, envolve também a idéia da
racionalidade.
Algumas das principais características do modelo citadas por Silva, Prado e
Oliveira (2005, p.215) são:
Existência de normas escritas sobre todos os setores e atividades da
organização, que asseguram a continuidade e a interpretação exata das
operações, permitindo a padronização da qualidade e economizando custos e
esforços. As normas burocráticas são racionais, coerente com os fins; legais,
baixadas por direito, estabelecendo padrões e imprimindo disciplina; e
37
exaustivas, cobrem todas as áreas da organização e são atualizadas sempre
que necessário;
Ênfase à divisão do trabalho, pela qual cada um conhece os limites da sua
função, dos seus direitos, deveres e poder;
Especialização e distinção de funções, havendo ênfase para a
departamentalização;
Ênfase à máxima produtividade, pelo ajustamento do empregado ao cargo e a
fixação de regras, normas e padrões para o desempenho de cada função;
Previsibilidade do comportamento dos empregados;
Segundo Chiavenato (2002, p.11), a burocracia é entendida erroneamente
como uma empresa ou organização na qual a rotina é demorada e o papelório se
multiplica e se avoluma, impedindo soluções rápidas ou eficientes. O termo
representa apego dos funcionários aos regulamentos e procedimentos o que causa
ineficiência à organização. São os “defeitos” ou disfunções do sistema.
Para Silva, Prado e Oliveira (2005, p.213), diante da atual situação
econômica, nenhuma instituição pode dar-se ao luxo de ser incompetente, de
multiplicar papéis desnecessariamente e não ter coordenação.
Surgida das idéias e estudos do sociólogo Max Weber, o conceito deburocracia passou a ser usado, rapidamente, como modelo organizacionalpor instituições privadas e públicas, com uma diferença: as empresasprivadas adaptaram a teoria aos novos tempos, corrigindo falhas e desvios;as públicas, em geral, não só serviram de nicho para as distorções domodelo, como coniveram com essas distorções e fizeram proliferar vícios,fazendo com que, erroneamente, as idéias de Max Weber passarem arepresentar uma coisa odiosa. (SILVA; PRADO; OLIVERIA, 2005, p.214)
Para Roberto K. Merton, apud Silva, Prado e Oliveira, o que as pessoas
criticam não é a burocracia, mas as falhas e disfunções ocorridas na burocracia
ao longo dos anos. Entre as principais estão:
Excesso de formalidade;
Excessivo apego aos regulamentos, com perda da flexibilidade, passando as
regras a serem absolutas, transformando-se meios em fins;
38
Rigidez no comportamento dos funcionários;
Desempenho mínimo dos funcionários;
Defesa coletivas contra inovações, as quais começam a ser vistas como
ameaças aos cargos e ao status quo;
Tratamento de todos os casos de maneira padronizada, esquecendo as
particularidades de cada cliente e, com isso, gerando irritação e conflitos.
O modelo burocrático possui fatores positivos e negativos, e as contribuições
para as ciências organizacionais são muitas, no entanto, Silva, Prado e Oliveira
(2005, p.220) afirmam que “com o devido senso crítico, podemos recolher, na
origem dessa escola doutrinária da administração, os elementos de que precisamos
nos dias atuais, restando apenas adapta-la à nossa realidade”.
2.2 PADRONIZAÇÃO
2.2.1 Conceito, Importância e Objetivo
Padrão é um modelo seguido para melhorar a execução de um processo,
que pode ser expresso na forma de procedimentos ou fluxogramas. O padrão é
como um guia, que mostra claramente o que fazer, onde fazer, porque fazer, quando
fazer e como fazer. Isso assegura que o sistema seja conduzido sempre do mesmo
jeito para se consiga atingir os melhores resultados, pois realizar a mesma tarefa de
forma diferente muitas vezes pode causar problemas em algum momento do
processo.
O padrão refere-se a tudo o que unifica e simplifica para o benefício das
pessoas. A padronização é a principal técnica gerencial para melhoria do
desempenho de processos. Campos (1992, p.1) afirma que “nas empresas
modernas do mundo a padronização é considerada a mais fundamental das
ferramentas gerenciais”.
39
Padrão é o instrumento que indica a meta (fim) e os procedimentos (meios)para a execução dos trabalhos, de tal maneira que cada um tenhacondições de assumir a responsabilidade pelos resultados de seu trabalho.Ele é o próprio planejamento do trabalho a ser executado pelo indivíduo oupela organização. (CAMPOS, 1998, p.31).
É comum associar padrão com rotinas monótonas e normas rígidas. Norma
significa regra e implica em obrigatoriedade, como se fosse um padrão obrigatório.
No entanto a norma pode ser uma, mas os padrões de trabalho para se executar
determinada tarefa podem ser muito diversificados, e mesmo assim, atingir bons
resultados.
O padrão é consensado entre as pessoas envolvidas e por isso pode ser
alterado, consistindo-se assim num movimento democrático. A padronização não é
inflexível, pelo contrário, deve estar constantemente sendo reavaliada, adaptadas as
necessidades que também são mutáveis.
Campos (1992, p.41) afirma que “uma vez estabelecido, o padrão de
sistema deve ser mantido e continuamente aperfeiçoado, melhorando o padrão para
que objetivo seja cada vez mais eficazmente alcançado”.
2.2.2 Os passos da padronização
Campos (1992, p.27) apresenta a seqüência geral da padronização
destacando os seguintes passos:
Especialização: escolher o sistema a ser padronizado, identificar o que é
repetitivo e estabelecer um fluxograma desse processo;
Simplificação: atender as necessidades com o menor custo possível;
Redação: redigir o padrão em linguagem clara e objetiva;
Comunicação: comunicar e consensar com todas as outras pessoas afetadas
pelo padrão;
Educação e treinamento: as pessoas devem conhecer como será o processo;
40
Verificação da conformidade dos padrões: supervisionar o sistema
padronizado e aperfeiçoá-lo.
2.2.3 Executando e gerenciando os padrões
Para Campos (1992, p.71) quando se entende o que é padronização não se
faz a pergunta em tom de desânimo: como fazer com que as pessoas obedeçam
aos padrões de trabalho estabelecidos na organização? O autor enfatiza que a
delegação é feita através da padronização.
A Rotina é estabelecida de tal forma que a administração da empresa possadelegar a condução dos processos às pessoas que os operam e passar ase preocupar como os projetos de melhorias que visam a conferir maiorcompetitividade à empresa. [...] O que precisa ficar claro é que estadelegação é realizada por meio da padronização. Se a padronização [...] forentendida como uma seqüência de atividades conduzidas em consensopela administração (que contribui com as instruções gerenciais e técnicas) epelos executantes das tarefas (que contribuem com os procedimentos) eque visam levar ao conhecimento do executante todas as informaçõesnecessárias ao bom andamento do seu trabalho, então a questão daobediência aos padrões toma outro sentido. Uma pessoa só fará o seuserviço de forma diferente da que foi padronizada se a padronização (queinclui a educação e o treinamento) for imperfeita. (CAMPOS, 1992, p.71)
A padronização existe para que os padrões estabelecidos sejam cumpridos,
e por isso é importante que eles sejam realmente viáveis e fáceis de serem
obedecidos, e que seja realizado treinamento com as pessoas envolvidas nos
processos, sem deixar de verificar se a mensagem foi corretamente entendida
depois de um tempo.
Não compreender o valor da educação e do treinamento, e da habilidade,
gera o questionamento de como conseguir que as pessoas respeitem os padrões.
Segundo Campos (1998, p.80), “educação e treinamento são partes integrantes e
inseparáveis a padronização”.
Quando não há um padrão de trabalho formal nas organizações, e ocorre
mudança de pessoal, certamente os processos serão afetados. A padronização visa
exatamente reduzir a diversidade dos processos de trabalho e a igualdade nas
41
tarefas para aumentar a produtividade. O treinamento de qualquer forma é
necessário, mas seria facilitado com a existência da padronização.
Segundo Beltrão (1991, p 176) “para que um projeto seja implantado e
continue funcionando em nível de excelência, independentemente das pessoas que
nele atuam, há necessidade do estabelecimento de normas e padrões”.
Na visão de Campos (1992, p.9) “só é possível manter o domínio tecnológico
de um sistema mediante a padronização”, defendendo que a padronização não é
tarefa somente de um grupo, mas de todos. Por isso quando há mudança de
pessoal, quem está trabalhando junto do novo funcionário, deve auxiliá-lo a conduzir
da melhor forma sua rotina de trabalho e aprendizado.
De nada adianta padronizar um processo se o mesmo não for gerenciado,
se não houver controle sobre os padrões estabelecidos. É importante avaliar essa
questão, e não pensar que o processo está padronizado somente com um
fluxograma e um procedimento bem elaborado.
Esta definição não se limita ao estabelecimento (consenso, redação eregistro) do padrão, mas inclui também a sua utilização (treinamento everificação contínua da sua observação). Isso significa que a padronizaçãosó termina quando a execução do trabalho conforme o padrão estiverassegurada. Pode-se dizer que a padronização só termina na cabeça dousuário. É importante que o gerente brasileiro observe este conceito, poishá muita empresa que considera que está padronizada porque tem umaestante cheia de papel. (CAMPOS, 1992, p.3)
2.2.4 Fluxograma
O fluxograma é uma representação gráfica que representa de forma clara,
racional, lógica e resumida as rotinas ou procedimentos em que estejam envolvidos
documentos, informações recebidas, processadas ou emitidas.
Ele forma uma linguagem técnica que transmite as orientações de formagráfica e visual. O fluxograma é formado por símbolos e transmite as
42
atividades individuais de cada colaborador e as suas ligações entre diversossetores da empresa, vendo o processo de forma sistêmica, conhecendo asdemais funções existentes. (GAMEIRO, 1986, p.46)
Oliveira (2002, p. 257) define fluxograma como “a representação gráfica que
apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as
operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo”.
Os objetivos da utilização de fluxogramas, conforme Oliveira (2002, p. 257)
são:
Padronizar a representação dos métodos e dos procedimentos
administrativos;
Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;
Facilitar a leitura e o entendimento;
Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes;
Maior flexibilidade e melhor grau de análise.
As informações básicas que contém um fluxograma são: o tipo de operações
que integram o circuito de informações, o sentido do fluxo de informação e as
unidades organizacionais em que se realiza a operação.
Na visão de Gameiro,
partindo do princípio de que o documento é a base do conhecimento, fixadamaterialmente e disposta de maneira que ser possa fazer uso para consulta,prova, estudo, sua representação gráfica pode ser apresentada de váriasformas, de acordo com sua concepção, uso e finalidade. (GAMEIRO, 1986,p.60).
Os símbolos utilizados nos fluxogramas objetivam evidenciar origem,
processo e destino da informação escrita e/ou verbal que compõe um sistema
administrativo, e podem variar de acordo com o tipo de fluxo e rotina.
Existem três tipos de fluxograma vertical, parcial ou descritivo e global ou de
coluna, cada qual utilizado para atender a uma necessidade específica. Tendo em
43
vista que o fluxograma global é o mais utilizado pelas empresas, tanto para o
levantamento, quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos, que
demonstra com maior clareza o fluxo de informações e documentos e é mais
versátil, pela sua maior diversidade de símbolos, essa simbologia que será
apresentada a seguir.
44
Figura 3: Simbologia de Fluxograma.Fonte: CARVALHO, 2002, p.249.
Terminal - Início, fim ou interrupção de uma rotina.
SIGNIFICADOSÍMBOLO
Direção do fluxo - Liga um símbolo a outro e mostraa direção do fluxo.
Operação - Para especificar uma ação ocorrida narotina.
Decisão - Quando o fluxo apresenta mais de umcaminho a seguir.
Conferência ou Verificação - Utilizado pararepresentar inspeção.
Documento - Para representar qualquer impresso,formulário ou documento, bem como o nº de vias.
Conector de folha - Utilizado para indicar a conexãodo fluxo entre folhas diferentes.
o
Conector de fluxo - Utilizado para indicar a conexãoentre partes do mesmo fluxo.
Arquivo definitivo - Indica arquivamento definitivo deimpressos, formulários e documentos.
Espera - Utilizado para indicar parada temporária dotrabalho.
Transporte - Utilizado para indicar o transporte dealgum elemento para outro ponto.
Arquivo provisório - Indica arquivamento provisório.
45
2.2.5 Manual de Arquivos
Para manter um arquivo empresarial organizado são necessários
conhecimentos técnicos, planejamento, criatividade, entre outros requisitos, e
também é importante ressaltar, estabelecer a padronização, como em qualquer
outro processo no qual se busca melhorias. O arquivo contém informações, que
precisam se gerenciáveis através de padrões de trabalho.
A melhor maneira de padronizar um arquivo é criando um manual de
arquivos, que conforme Beltrão (1991, p.176), “é o instrumento que permite a
continuidade das rotinas arquivísticas, constituíndo por isso a última etapa do
trabalho de quem gerencia informações”.
O Manual deve ser redigido em linguagem clara e acessível, pois irá
englobar as rotinas principais do arquivo, com exemplos de formulários, espelhos, e
fluxogramas. Beltrão esclarece (1991, p.177) que não pode constituir num
instrumento inflexível, porém deve acompanhar o crescimento e as alterações
necessárias ao perfeito funcionamento das áreas e deve ser alterado conforme a
necessidade e as mudanças que houver.
Beltrão (1991, p.176) expõe como objetivos do manual de arquivo:
Proporcionar maior uniformidade e segurança nas decisões a serem tomadas;
Evitar a duplicação de serviços;
Auxiliar na solução de problemas técnicos;
Fornecer subsídios e elementos essenciais para a continuidade do trabalho
em caso de férias, licenças ou eventuais ausências do responsável pelo setor;
Especificar as funções e atribuições dos funcionários do setor;
Orientar o treinamento de novos funcionários do arquivo.
46
3 METODOLOGIA
Dentre as atividades programadas para realizar durante o estágio, conforme
apresentado no cronograma abaixo, a pesquisa bibliográfica sobre o tema escolhido
foi a atividade principal e direcionadora, pois com o embasamento teórico foi
possível melhor entendimento e o delineamento de um planejamento com
aplicações práticas voltadas para a realidade da Instituição. Tendo em vista também
que o projeto de estágio baseou-se na estruturação de um projeto, e não na pronta
execução de melhorias, em função do tempo disponível para realização e da
intenção, que era propor soluções mais abrangentes que surtissem melhores
resultados.
Houve também a oportunidade de participar do XII Encontro Catarinense de
Arquivos que teve como tema “a importância da gestão de documentos para a
administração e a cidadania”, evento no qual a estagiária pode absorver muitos
conhecimentos, compreender melhor a realidade dos profissionais que atuam em
arquivos e diversos fatores relacionados a essa área de trabalho.
Desenvolvimento Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro
Inscrição do Estágio(8h)
31/07 a14/08
Observação (38h)21/08 a
6/09 11 a 28/09
Planejamento (20h) 9 a 30/10
Intervenção (40h) 9 a 30/10
Relatório Final (20h) 6 a 20/11
Orientação ePreparação para o
Seminário (8h)
27/11 a04/12
Seminário deSocialização (20h) 11 a 18/12
Tabela 1: Cronograma Estágio Curricular Supervisionado
47
3.1 PLANO DE PESQUISA
Foi utilizada a estatística descritiva para a realização da pesquisa. Com a
aplicação de um questionário objetivou-se conhecer a opinião dos colaboradores
com relação a temas voltados para a área de gestão documental e oportunizar
espaço para sugestões, voltadas para o Arquivo Inativo do SENAIsc Jaraguá do Sul.
3.2 DEFINIÇÕES DA ÁREA E POPULAÇÃO DE ESTUDO
A pesquisa foi aplicada com os colaboradores do SENAIsc Jaraguá do Sul
que geralmente utilizam o Arquivo Inativo. A amostragem de dados foi significativa,
pois contou com 23 questionários respondidos pelos colaboradores, dos 25 que
foram distribuídos. Com base nesse número de respostas que retornaram foi
realizada a análise de dados.
Área Quantoscolaboradores
Secretaria Escolar e Acadêmica 6Financeiro 3Recursos Humanos 2Orientação Educacional e Pedagógica 5Marketing 3Aquisição 2Gestão da Qualidade 1Biblioteca 3TOTAL 25Tabela 2: Abrangência da pesquisa
48
3.3 COLETA DOS DADOS
A técnica de coleta de dados utilizada para o desenvolvimento da pesquisa
foi o questionário (ANEXO C) formado por perguntas abertas e fechadas, e para
compilar os dados, foi utilizado o programa Microsoft Excel.
As questões abordadas no questionário objetivaram:
Verificar a freqüência de consulta ao Arquivo Inativo e a opinião dos
colaboradores quanto à organização do arquivo;
Apresentar diversas alternativas de nomes para melhor identificar o Arquivo
Inativo, pois não há um termo que todos usem e que reconheça esse
ambiente. Foi colocada uma alternativa aberta para sugestões.
Verificar o conhecimento dos colaboradores com relação às três idades dos
documentos e às formas e métodos de arquivamento.
Conhecer e avaliar a opinião dos colaboradores com relação a assuntos de
gestão documental, tais como a importância de controle de documentos e
registros, da organização de arquivos e da padronização.
Verificar a aceitação dos colaboradores para uma futura implementação de um
Manual de Arquivos.
Oportunizar um espaço para sugestões dos colaboradores.
Os questionários foram entregues pessoalmente aos colaboradores pela
pesquisadora, em cópia física, explicando o objetivo do mesmo, sendo que houve
um retorno significativo.
49
4 ANÁLISE DE RESULTADOS
Este capítulo apresenta a análise dos resultados obtidos através da
pesquisa realizada com os colaboradores. Aborda inicialmente as questões
apresentadas no questionário e a respectiva análise de dados, seguindo com as
considerações em relação às sugestões colocadas pelos colaboradores.
Questão n°1: Ao serem questionados sobre a freqüência com que
consultavam o Arquivo Inativo, a maioria dos colaboradores (44%) respondeu que
isso ocorre conforme a necessidade, não havendo uma freqüência determinada,
seguindo-se os demais resultados: semanal (17%), mensal (17%), semestral (13%)
e anual (9%).
Gráfico 1: Freqüência de consulta ao arquivo
Tendo em vista que os documentos armazenados num arquivo inativo, de
caráter intermediário e permanente, não são de consulta freqüente e por isso não
permanecem nas respectivas áreas onde encontramos tão somente o arquivo
corrente, deduz-se que a utilização do arquivo inativo seja realmente mais
esporádica. No entanto a freqüência de consulta ao arquivo inativo do SENAIsc
Jaraguá do Sul é bastante diversificada, desde semanal a anual, além de conforme
a necessidade, como os colaboradores colocaram. É evidente que ocorre uma
freqüência considerável de consultas, e torna-se necessário criar mecanismos que
melhorem e facilitem esse processo.
Com que freqüência você consulta o arquivo?
17%
0%
17%
13%9%
44%
semanal
quinzenal
mensal
semestral
anual
outros
50
Questão n°2: Considerando a organização do Arquivo, as opiniões estão
divididas, pois enquanto que para 43% está boa, para 35% está regular e para 9%
péssima. Muito boa obteve um baixo percentual, sendo uma opção escolhida por
13% dos colaboradores. Ninguém considerou a característica “ótima”. Sendo assim,
a organização para a maioria poderia ser melhorada, soma-se 45% (regular e
péssima) e 56% (boa ou muito boa).
Gráfico 2: Organização do Arquivo Inativo
O arquivo deve ser organizado para os outros e não somente para si. É
importante adotar uma organização racional, clara, precisa e objetiva, segundo um
método científico e uma padronização, para facilitar e não dificultar. Assim o
encontro das informações torna-se algo prático e não um problema para os usuários.
Questão n°3: Questionados sobre como cada um acharia mais interessante
chamar o Arquivo Inativo do Núcleo Apoio Administrativo 35% escolheram a opção
Arquivo Administrativo, seguindo de Arquivo Permanente (26%), Arquivo Central
(22%), Arquivo Documental (13%) e Arquivo Histórico (4%).
Percebeu-se ao aplicar a pesquisa que muitos colaboradores confundem os
arquivos, e não identificam claramente qual é o arquivo inativo, permanente ou do
núcleo Apoio Administrativo. Na verdade são três nomenclaturas que podem ser
utilizadas, pois não há uma padronização oficial. Então, visto que as pessoas
reportam-se ao arquivo de diferentes formas, inativo, permanente, morto, enfim, a
proposta com essa questão era conhecer qual a nomenclatura que a maioria iria
optar, se fôssemos renomeá-lo, e padronizar esse nome.
Como está a organização do arquivo?
0%13%
43%
35%
9%
ótima
muito boa
boa
regular
péssima
51
Você acha interessante chamar o Núcleo doApoio Administrativo de:
13%
35%
4%
26%
22%
Arquivo Documental
Arquivo Administrativo
Arquivo Histórico
Arquivo Permanente
Arquivo Central
Gráfico 3: Sugestões de nomenclaturas para o Arquivo Inativo
Questão n°4: Quanto ao conhecimento dos colaboradores que trabalham
com gestão documental sobre as três idades documentais, 74% respondeu que não
conhece as três idades de um documento, e apenas 26% conhecem.
52
Gráfico 4: Conhecimento sobre as três idades de um documento
Reforçando a importância de todos os colaboradores terem conhecimento do
processo de gestão documental da empresa, Gameiro (1986, p.69)) afirma que,
“Ninguém pode executar este trabalho de ordenação da documentação, sem antes
ter um conhecimento amplo e total das suas causas e conseqüências.
Não há no SENAIsc Jaraguá do Sul profissionais formados na área de
arquivos e trabalhando exclusivamente com essas questões. Todos os
colaboradores, de uma ou de outra forma lidam com a produção, armazenamento e
arquivamento de documentos e registros. A responsabilidade é descentralizada, e
para colaboradores que muitas vezes não conhecem as técnicas de documentação
e arquivística. Por isso, se faz necessário, para fins de preservação e correta
administração dessas informações, uma orientação a esses colaboradores,
disseminado os conhecimentos mais importantes e relevantes que podem agregar
valor na execução de seus trabalhos.
Questão n°5: Com relação ao conhecimento dos colaboradores quanto às
formas e métodos de arquivamento, 52% não têm conhecimento, apenas 48%
responderam afirmativamente.
Quanto a ordenação segue uma norma técnica, baseada em algum padrão
formal, é possível garantir o entendimento de todos para utilizarem o mesmo
método. Assim, conhecendo e aplicando os métodos de arquivamento, será
facilitada a ordenação e principalmente a recuperação das informações arquivadas.
V ocê co nhece as três idades de umdocum ento ?
26%
74%
s im
não
53
Gráfico 5: Conhecimento sobre as métodos de arquivamento
Questão nº6: Indagando sobre a questão de controle de documentos e
registros, 82% dos respondentes afirmaram que é algo natural que ocorre em função
dos processos da empresa e necessário para a organização (garantias, proteções,
rastreabilidade); 9% consideram importante para evidenciar o cumprimento dos
padrões de trabalho, o que sempre é verificado nas auditorias e 9% escolheu as
duas alternativas citadas anteriormente. A terceira questão que afirmava ser um
“excesso de burocracia um mal necessário” não foi assinalada.
Controle de Documentos e Registros Qtde. %Algo natural que ocorre em função dos processos da empresa enecessário para a organização (garantias, proteções,rastreabilidade).
19 82%
Importante para evidenciar o cumprimento dos padrões detrabalho, o que sempre é verificado nas auditorias. 2 9%
Excesso de burocracia, um mal necessário. 0 0%Algo natural que ocorre em função dos processos da empresa enecessário para a organização (garantias, proteções,rastreabilidade) e também importante para evidenciar ocumprimento dos padrões de trabalho, o que sempre é verificadonas auditorias.
2 9%
TOTAL 23 100%Tabela 3: Controle de Documentos e Registros
Questão n°7: Com relação ao que os colaboradores pensam da organização
de um arquivo, 96% escolheram a opção “muito importante para um controle
documental eficaz e essencial para agilizar a consulta aos documentos”; 4% acham
ser algo que requer dedicação e tempo, e como não é muito valorizado, não
Você conhece formas e métodos dearquivamento?
48%52%
sim
não
54
percebem essa necessidade com muita relevância. A terceira opção, que dizia não
ser prioridade em suas atividades, pois acha algo desnecessário, perda de tempo,
não foi escolhida.
Importância da Organização de um arquivo Qtde. %
Muito importante para um controle documental eficaz e essencialpara agilizar a consulta aos documentos. 22 96%
Algo que requer dedicação e tempo, e como não é muitovalorizado, não percebe essa necessidade com muita relevância. 1 4%
Não é prioridade em suas atividades, pois acha algodesnecessário, perda de tempo. 0 0%
TOTAL 23 100%Tabela 4: Importância da Organização de um Arquivo
Para Gameiro (1986, p.114) “não se pode pensar em registro, guarda e
controle da documentação sem o estabelecimento de normas suficientes para evitar
seu abuso e desaparecimento”.
Questão n°8: Quanto a importância da padronização, para todos
respondentes a padronização é a base para a melhoria contínua e essencial para
haver um controle documental mais eficaz. As alternativas “não percebe ligação
entre a padronização e a eficácia no controle documental” e “não torna o trabalho
dinâmico, mas monótono e operacional” não foram escolhidas.
Importância da padronização Qtde. %É a base para a melhoria contínua e essencial para haver umcontrole documental mais eficaz . 23 100%
Não percebe ligação entre a padronização e a eficácia nocontrole documental. 0 0%
Não torna o trabalho dinâmico, mas monótono e operacional. 0 0%
TOTAL 23 100%Tabela 5: Importância da padronização
Gameiro (1986, p.69) comenta que é fundamental ter conhecimento sobre o
documento, sua história, as causas que o originaram, sua finalidade, funcionamento
e relacionamento com outras áreas da empresa. Então, a partir disso podem ser
realizados estudos de racionalização e simplificação dos métodos de trabalho,
estabelecendo alterações ou criando-se um novo, devendo ser analisado, reservado
e codificado. Gameiro ainda afirma que,
55
Faz parte da rotina a padronização, que significa ordem e economia. Quasetoda documentação e trajetória, pode e deve ser padronizada. Operaçõesrepetitivas devem fluir como padrão, facilitando o controle da execução dosprogramas de trabalho. (GAMEIRO, 1986, p.69).
Na visão de Gameiro (1986, p.117), “o arquivo central praticamente obriga a
manutenção da ordem local, ditando normas e padrões para o bom funcionamento
da recuperação e não se perde tempo e dinheiro, com a guarda de documentos
desnecessários”.
Questão n°9: Referente a uma possível implementação de um Manual de
Arquivos, com orientações sobre o processo e outras dicas, 87% dos colaboradores
acha que seria interessante se houvesse um padrão de trabalho que englobasse a
questão de arquivamento de documentos, para melhorar o entendimento dos
colaboradores.
O item “o Procedimento PR-JS-08 já trata do processo ‘Controle do Arquivo
da Documentação’ de forma bem resumida e não se deve colocar muitas regras
para serem cumpridas quanto a isso” ficou com 13%.
Ninguém escolheu a opção que não deveria ter nenhum padrão de trabalho
para sistematizar essa questão, pois cada um deve fazer conforme os
conhecimentos que possui.
Manual de Arquivos Qtde. %Seria interessante se houvesse um padrão de trabalho queenglobasse a questão de arquivamento de documentos, paramelhorar o entendimento dos colaboradores.
20 87%
Não deveria ter nenhum padrão de trabalho para sistematizaressa questão, pois cada um deve fazer conforme osconhecimentos que possui.
0 0%
O Procedimento PR-JS-08 já trata do processo “Controle doArquivo da Documentação” de forma bem resumida e não sedeve colocar muitas regras para serem cumpridas quanto a isso.
3 13%
TOTAL 23 100%Tabela 6: Manual de Arquivos
Questão n°10: No espaço destinado a sugestões, houve algum respaldo dos
colaboradores, que destacaram as seguintes oportunidades de melhoria para o
Arquivo Inativo:
56
Manual de Arquivos tem de ser simples e objetivo, fácil para o entendimento e
utilizado por pessoas familiarizadas ou não com arquivos.
Explicitar dentro do próprio arquivo (sala), como deve ser organizado, para
que cada um que entre, veja como se deve proceder, se faz certo ou não.
Padrão de trabalho claro e objetivo, buscando o ágil encontro das
informações.
Controle de arquivo feito em algum programa, pra assim melhor localizar, tanto
requerimentos como outros diversos documentos.
Controle informatizado da documentação que há no arquivo.
Espaço determinado por área conforme a necessidade da mesma.
Estantes deslizantes com identificação por cores e sistema automatizado para
recuperação da informação.
Durante o decorrer do estágio foram levantadas informações necessárias
para a implantação da padronização no Arquivo Inativo, principalmente através de
leituras direcionadas a esse assunto. Quando se padroniza um processo, o que
deve ser levado em consideração, o que é prioritário e o que é necessário para uma
padronização ser realmente eficiente e eficaz.
A partir desse levantamento de dados e informações, foram estabelecidos os
critérios a serem seguidos pelos usuários do Arquivo Inativo e elaborados
fluxogramas com as rotinas a serem utilizadas para padronizar o processo.
Dessa análise resultou o desenvolvimento de um Manual de Padronização
do Arquivo Inativo (ANEXO D), que aborda questões práticas e importantes para o
conhecimento dos colaboradores que trabalham com gestão de documentos, bem
como define passos para a padronização do fluxo documental do Arquivo Inativo.
O Manual de Padronização, que consiste numa proposta de melhorias,
elaborada também levando em consideração as sugestões que foram expostas
pelos próprios colaboradores da Instituição e as problemáticas levantadas durante o
período de observação do estágio, está dividido em duas partes.
O primeiro capítulo aborda a gestão documental, trazendo conceitos de
arquivo, ciclo de vida dos arquivos, avaliação e ordenação de documentos, tabela de
57
temporalidade, legislação de arquivos, e os métodos mais utilizados de
arquivamento.
O segundo capítulo detém-se mais ao assunto principal que é a
padronização. Inicia com a identificação visual de estantes, prateleiras e espelhos
para as caixas de arquivo, para possibilitar a estruturação de um Sistema de Gestão
Documental (SGD) gerenciado através de planilha eletrônica, que irá então resultar
numa padronização nas rotinas de envio, consulta e descarte de documentos do
Arquivo Inativo.
A única sugestão que não foi possível atender, foi a de substituir os arquivos
atuais por arquivos deslizantes, pois envolve recursos financeiros. No entanto, o
primeiro passo para um possível investimento como esse no futuro é estruturar
melhorias na gestão documental na empresa, e principalmente centrar esforços para
aquilo que é realmente mais crítico e necessário no momento.
O plano de ação estruturado para a futura implementação do Manual de
Padronização do Arquivo Inativo no SENAIsc Jaraguá do Sul (ANEXO E) foi
apresentado e proposto à Direção da Instituição. No entanto tendo em vista que está
planejado para 2008 a ampliação da infra-estrutura do SENAIsc Jaraguá do Sul,
provavelmente o arquivo será reestruturado e mudará de ambiente. Assim, levando
em consideração essas mudanças próximas, e como não há mais tempo hábil para
realizar essa implementação em 2007, o plano de ação será reavaliado no início de
2008.
58
5 CONCLUSÕES E CONSIDERAÇÕES FINAIS
Durante os últimos anos, no decorrer do Curso Superior de Tecnologia em
Secretariado Executivo muitas vezes questionei o porquê estávamos tendo tantas
disciplinas diversificadas, sendo que em nenhuma nos aprofundávamos realmente.
Os conhecimentos adquiridos sobre diversas áreas pareciam muito superficiais.
Hoje, refletindo sobre isso, reconheço que essa estratégia do curso não foi
em vão, e percebo o quanto foi importante para a minha profissão. As competências
e habilidades desenvolvidas no curso nos dão oportunidade de atuar em diferentes
áreas de empresas públicas e privadas, haja vista que o profissional de secretariado
precisa ter domínio de muitas técnicas e conhecimentos. Não precisa deter todas as
respostas, mas deve saber onde encontrá-las em momento oportuno.
O papel do RD pode ser relacionado ao papel do secretário executivo, pois
ele age como um interlocutor entre os colaboradores e a Direção da organização,
suas atividades se baseiam grande parte no gerenciamento de informações, e no
assessoramento direto à Direção para assuntos do Sistema de Gestão da
Qualidade.
Fazendo uma relação ao tema deste trabalho, o RD não tem como garantir o
cumprimento dos padrões, a qualidade e a continuidade de todos os processos. O
Sistema de Gestão só funciona bem quando todos os colaboradores estão
comprometidos com seus trabalhos, e vêem o RD como um gestor da qualidade e
assessor. Ele deve ter a visão do todo, mas não pode garantir sozinho a eficácia do
sistema.
O objetivo inicial deste projeto de pesquisa foi alcançado, envolveu ações,
de reflexão, estudo e pesquisa. “Trabalho é o exercício do homem no sentido de
consolidar, de concretizar seu saber, conceitos, valores, idéias.”, afirma Fazenda
(2001, p. 127).
O resultado foi muito gratificante, pois somei a disciplina de Documentação e
Arquivística, com a qual mais me identifiquei, à área de Gestão da Qualidade, na
59
qual trabalho, optando pelos assuntos gestão documental e padronização, uma
ferramenta da qualidade, para construção desse trabalho.
Vejo a utilização de padrões de trabalho na execução de tarefas nas
empresas de forma positiva, considerando que é uma forma de organização e
racionalização de atividades.
Miller (2005, p.46) reforça que apesar da idéia geral de criatividade girar em
torno de pensar fora dos padrões, para ele consiste em "ser bem-sucedido dentro
dos padrões”. Ser criativo dentro dos padrões, modificando rotinas e buscando
novos caminhos para se atingir melhores resultados.
Um padrão pode e deve ser revisado, e isso implica na cooperação de quem
está diretamente ligado a ele, com idéias e sugestões. Para ocorrer melhorias na
padronização de tarefas, é necessário criatividade e flexibilidade.
Mandino apud Fazenda (2001, p.127) traduz de forma metafórica como a
ação é essencial, quando expõe que,
Jamais existiu o mapa, por mais cuidadosamente executado em detalhe eescala, que elevasse seu possuidor um só centímetro do chão. Jamaishouve uma lei, conquanto honesta, que impedisse um crime. Jamais houveum pergaminho, mesmo como este que agora tenho nas mãos, queganhasse um tostão, sequer, ou produzisse uma única palavra deaclamação. Somente a ação transforma o mapa, o papel, este pergaminho,meus sonhos, meus planos, meus objetivos, em força viva. A ação é oalimento e a bebida que nutrirá o meu êxito.
Fazenda (2001, p.122) conceituando trabalho afirma que “as idéias não
mudam o mundo; o que muda o mundo é a atitude de colocar as idéias em prática,
em movimento, mediante o fazer, a atividade; isto é trabalho”.
Baseados em nossos pensamentos construímos o nosso dia-a-dia, fazemos
as nossas escolhas, e colhemos as conseqüências dessas escolhas e ações.
Portanto que nossos pensamentos sejam o que seja o que há de melhor!
60
REFERÊNCIAS
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BELTRÃO, Mariúsa. Prática de Secretariado: recepção, telefonia,correspondência, arquivística, repografia. São Paulo: Atlas, 1991.
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BIANCHI, Anna Cecília de Moraes, ALVARENGA, Marina, BIANCHI, Roberto.Orientação para estágio em Secretariado: trabalhos, projetos e monografias. SãoPaulo: Pioneira Thomsom Learning, 2003.
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61
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62
GLOSSÁRIO
Avaliação - processo de análise de arquivos, visando a estabelecer sua
destinação de acordo com os valores que lhe forem atribuídos.
Classe - também chamado de gênero documental, configuração que assume
um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu
conteúdo.
Classificação - seqüência de operações que, de acordo com as diferentes
estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os
documentos de um arquivo.
Critérios de Excelência - modelo sistêmico de gestão adotado por inúmeras
organizações de Classe Mundial. São construídos sobre uma base de conceitos
fundamentais essenciais à obtenção da excelência do desempenho.
Estatística Descritiva - abrange a coleta, organização e análise de dados.
Gestão da Qualidade - atividades coordenadas para dirigir e controlar uma
organização no que diz respeito à qualidade.
Ordenação - disposição dos documentos de uma série, a partir de elemento
convencionado para sua recuperação.
Padrão de trabalho - regras de funcionamento das práticas de gestão.
Podem ser expressas na forma de procedimentos, rotinas de trabalho, normas
administrativas, fluxogramas, comportamentos coletivos ou qualquer meio que
permita orientar a execução das práticas.
PDCA - é uma técnica simples que visa o controle do processo, podendo ser
usado de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização.
O ciclo PDCA está composto em quatro fases básicas: Planejar, Executar, Verificar e
Atuar corretivamente.
63
Pensamento sistêmico - entendimento das relações de interdependência
entre os diversos componentes de uma organização, bem como entre a organização
e o ambiente externo.
Plano de Classificação - esquema pelo qual se processa a classificação de
um arquivo.
Práticas de gestão - processo gerencial como efetivamente implementado
pela organização.
RD - Representante da Direção é uma função exigida pela norma NBR ISO
9001:2000, no elemento 5.5.2; pessoa designada e que tem a responsabilidade,
entre outras, de assegurar a implementação dos processos necessários para o
sistema de gestão da qualidade, permitindo a certificação da organização.
Série - seqüência de unidades de um mesmo tipo documental.
Sistema - Conjunto de elementos com finalidade comum que se relacionam
entre si formando um todo dinâmico.
Sistema de Gestão - é um conjunto de elementos dinamicamente
relacionados (pessoas, recursos, máquinas e procedimentos) que interagem entre si
para funcionar como um todo, tendo como função dirigir e controlar um propósito
determinado numa organização seja um propósito específico ou global.
Sistema de Gestão da Qualidade - sistema de gestão para dirigir e controlar
uma organização no que diz respeito à qualidade.
Subclasses - divisão de uma classe, definida em razão da complexidade
estrutural e/ou funcional da entidade produtora de documentos.
64
ANEXO A - ORGANOGRAMA DO SENAI/SC JARAGUÁ DO SUL
65
ANEXO B – ESPELHOS ATUAIS DAS CAIXAS DO ARQUIVO INATIVO
66
ANEXO C - PESQUISA APLICADA COM OS COLABORADORES
67
ANEXO D - MANUAL DE PADRONIZAÇÃO DO ARQUIVO INATIVO
68
ANEXO E - PROPOSTA DE PLANO DE AÇÃO
