Produção e Eventos de Moda

PRODUÇÃO E EVENTOS DE MODA I

Prof. Márcio DuarteFAIP/FAEF

Organização de Eventos

O Que é um evento?

• Em termos de comunicação e marketing:

“Todo acontecimento que resulta de um projeto devidamente planejado e executado”

• Objetivos e público alvo previamente definidos

Utilidade do evento

• Lançar, vender ou divulgar produtos e serviços • Estreitar relacionamentos • Criar, desenvolver ou fortalecer a imagem de

uma instituição • Promover valores culturais • Motivar os funcionários

Elaboração de eventos

Elementos básicos

• Custos • Temário • Programação • Data • Local • Ambiente • Serviços • Contribuições

Logística

• Considerando a logística na sua principal definição que é a de planejar, elaborar, realizar projetos e desenvolvimento.

• É importante salientar que a primeira iniciativa deverá ser a de criar comissões ou equipes responsáveis pelas diversas tarefas que surgirão, como suporte para a realização do evento.

• A coordenação das equipes ficará a cargo da Entidade Organizadora ou de pessoas por ela designada.

Modalidades de Eventos

Eventos conjuntos

• Pode se planejar eventos em conjunto, por exemplo, reunindo duas ou mais instituições da mesma cidade ou de cidades, ou até de países diferentes.

• Numa escala menor, os eventos em conjunto podem ser planejados entre os Grupos de um mesmo país ou cidade, onde, institui-se um cronograma com diversas tarefas envolvendo a todos.

Eventos conjugados

• Pense a realização de um Congresso.

• Simultaneamente com as datas que antecedem e sucedem os grandes eventos, cresce o número de conferências nos países próximos, cidades do país, ou Instituições da cidade anfitriã.

• Isso dinamiza a troca de experiências com grandes benefícios para o todos os eventos.

Classificação de eventos

Classificação do evento

O evento pode ser classificado de acordo com as seguintes variáveis:

•Porte – Pequeno: até 150 participantes – Médio: entre 151 e 500 participantes – Grande: de 501 a 5 mil participantes – Megaeventos: acima de 5 mil participantes


• Periodicidade – Determinada: realização regular em data fixa – Variável ou móvel: realização regular, em data

que varia conforme interesses do promotor – Indeterminada ou esporádica: realização

esporádica ou única


• Perfil do público-alvo – Idade – Sexo– Classe socioeconômica – Formação escolar – Profissão – Áreas de interesse


Classificação do evento• Formatos ou Tipologia (Baseados nas reuniões

dialogais):– Reunião– Brainstorming – Congresso– Curso – Palestra– Fórum – Entrevista coletiva– Mesa Redonda – Teleconferência ou videoconferência


• Competitivos: – Campeonato– Olimpíadas– Torneio– Concurso


• Demonstrativos ou expositivos: – Excursão– Espetáculo – Festival– Desfile – Inauguração– Leilão – Noite de Autógrafos– Feira – Roadshow

Classificação do evento• Baseados em reuniões sociais: – Brunch– Noivado – Coffee Break– Casamentos – Coquetel– Batizados – Happy Hour– Homenagens – Festas beneficentes– Debutantes

Tipos de eventos

Tipos de Eventos

• De acordo com sua natureza, formato e objetivos, os eventos são divididos em 3 categorias básicas: – Eventos Profissionais – Eventos Promocionais – Eventos Sociais

Congressos• Devido ao grande planejamento e esforços que são envolvidos, os Congressos, em alguns casos, realizam-

se anualmente, bienalmente ou a cada três anos, conforme decisão da organização instituidora.

• Normalmente são necessários de 2 ou 3 ou mais dias para sua realização.

• O público esperado gira em torno de 500 a 2000 pessoas ou mais, dependendo do país que o promova. Vários expositores de diferentes setores da sociedade discutem um mesmo tema abrangendo todos os seus aspectos. Propõem o debate aberto com o público e chegam a conclusões, registradas em documento final com as resoluções.

• Em muitos Congressos, senão na grande maioria, são contratadas empresas especializadas para dar a assessoria e suporte técnicos. Isso, contudo, implica em maior necessidade de recursos financeiros.

• Há que se levar em consideração que os Congressos, como os grandes eventos internacionais, recebem pessoas, espíritas ou não, de todos os continentes. Procurar conciliar a localização do evento próximo a hotéis que permitam fácil locomoção.

• Toda a coordenação deverá estar sob a respondabilidade dos espíritas, quanto a verificação de material enviado, material de divulgação, material técnico a ser expedido, toda a literatura, desenhos a serem utilizados em estampas, cartazes, camisetas, crachás, pastas,etc.

Encontros

• Como o nome diz, pode ser um encontro entre pessoas que possuem um assunto em comum, utilizando-se, geralmente, um dia para isso, com a carga horária entre 4 e 12 horas, ou como aprouver.

Workshop

• Também utilizado para eventos com enfoques mais específicos.

• Poderá haver taxa de inscrição simbólica como colaboração. Poderá também haver workshop aberto, sem taxa de inscrição e fornecimento ou não de material.

Simpósio

• É um encontro voltado mais à área técnica e científica.

• Normalmente são feitos os anais nos simpósios, material que, após o encerramento, fica à disposição do público para consultas técnicas.

Seminário• Os Seminários têm uma característica própria.

• Os temas são apresentados e debatidos. Sua duração pode ser de 4, 6 ou 8 horas. Isso não é regra geral, sofrendo a adaptação da disponibilidade do local e da necessidade de elucidação do tema.

• A organização terá em suas mãos a definição da carga horária, visando o melhor aproveitamento.

Conferência• Muito utilizadas também pelos cientistas, como o título diz:

conferir. Uma reunião onde todos têm a oportunidade de conferir seus conhecimentos, expor e recolher informações em área específica.

• Um especialista desenvolve determinado tema, com tempo previamente estabelecido de duração.

• Os apartes não são permitidos e nem sempre existe debate ao final da exposição.

• As conferências normalmente tem platéia mista, acadêmica e leiga, mas não é regra geral.

Palestras

• É um encontro mais simples, pode ser feito por várias pessoas num mesmo local, dentro de um mesmo evento e data, em alguma comemoração especial de aniversário da casa, ou simplesmente as palestras que as Casas Espíritas oferecem semanalmente ao público.

• Também, neste caso, é aconselhável o intercâmbio de informações, seja entre países, seja entre os grupos espíritas. É muito importante conhecer ou obter referências sobre o palestrante quando se oferece e convida o público em geral.

Forum

• Este tipo de evento é bastante utilizado por órgãos do governo em parceria com instituições filantrópicas como fundações, ONGs, etc.

• Como exemplo citamos o FÓRUM DO MEIO AMBIENTE, FÓRUM DA COMUNICAÇÃO, FÓRUM DA ADOLESCÊNCIA, etc.

Planejamento de Eventos

Planejamento

• É o ponto de partida, criação de estratégias ou táticas para alcançar o objetivo do evento: – Desenvolvimento do conceito ou idéia – Estudo da viabilidade – Preparação da aprovação – Produção – Finalização – Avaliação dos resultados

Fases do Evento

Pré-evento É a fase da concepção e planejamento do evento, a partir de interesses, objetivos e estratégias envolvidas – Briefing: Diagnóstico das necessidades, objetivos

e perspectivas, aliado as estratégias – Escolha do local e data: De acordo com o perfil e

objetivos do evento

Fases do Evento

– Orçamento e propostas: Levantamento de todas as possibilidades de fornecedores de serviços e produtos

– Contrato: Formalização de tudo que foi combinado e estabelecido para o evento

– Dimensionamentos: Proporcionar tudo o que será necessário para o atendimento das necessidades do evento

Fases do Evento

Transevento É a fase de organização e realização na prática do evento, quando todas as atividades planejadas são implementadas – Cronograma: É um descritivo de atividades previstas

no período de tempo que antecede o evento – Check list: É uma lista de providências a serem

tomadas para a realização do evento– Matriz de responsabilidades: Ferramenta que indica

as funções de cada membro da equipe

Fases do Evento

Pós-evento Nesta fase ocorre a desmontagem do evento. Também é a etapa de verificação de alcance dos resultados almejados.É importante: – Realizar reuniões de avaliação – Aplicar questionários – Elaborar relatórios

ETAPAS de planejamento

Porque?

• Definição de objetivos e justificativas: devem responder aos seguintes pontos:– O que?– Como?– Quando?– Quanto?

• Justificativa: detalhamento dos motivos que justifiquem a realização do evento.

Nome do evento

• Tipologia e título do evento - Ex:

Número tipologia abrangência AssuntoXIII Jornada Paulista de Radiologia8 Festa de Barretos do Peão Boiadeiro

Local

• Deverá ser observados os itens abaixo:– acessibilidade – estacionamento próprio – serviços de transportes públicos e privados – sinalização externa e interna do local– entrada principal (fácil acesso, ampla)– facilidades (farmácia, pronto-socorro etc.)– elevadores e rampas de acesso– elevadores de acesso e de carga em número

suficientes

Local do Evento

• Vale considerar alguns critérios: – Localização geográfica – Vias de acesso – Opções de locomoção – Infra-estrutura – Segurança – Estacionamento – Diferenciais

Local do Evento

• As alternativas são muito variadas: – Centro de convenções – Pavilhões – Buffets – Clubes – Casas de Shows / Casas Noturnas – Restaurantes – Chácaras, sítios e fazendas – Galpões – Espaços alternativos

Data e duração

Público-alvo

Temário e programação

Receita

• Estudo de viabilidade econômica:– Caixa inicial – Inscrições– Comercialização do evento (inscrições, taxas de

adesões, ingressos, cota de patrocínio apoio, parceria, merchandising, doações etc...)

– Despesas

• Estratégia de comunicação e marketing: – elaboração de briefing

Despesas• Estratégia de comunicação e marketing:– elaboração de briefing

• Recursos Materiais: – Audiovisuais – Expediente– Participante (caneta, brinde, blocos, pastas etc.) – Divulgação (todos os impressos)– Diversos (combustível, transporte, cinzeiros etc..)

• Impostos (ECAD, ISS, SUCOM etc..)

Despesas• Recursos Humanos – Lista de fornecedores e

prestadores de serviços:

1. agente de viagens;2. produtores cultuais;3. Arquitetos;4. Artesãos;5. Artistas;6. Bombeiros;7. Cinegrafistas;8. Cozinheiros;9. Decoradores;10. Eletricistas;11. especialistas em organização de eventos;12. Floristas;13. Fotógrafos;

14. Garçons;15. guias de turismo;16. Hoteleiros;17. Jornalistas;18. manobristas;19. mestres-de-cerimônia;20. monitores de lazer e recreação;21. operadores de recursos audiovisuais;22. Policiais;23. programadores visuais;24. promotores/vendedores;25. proprietários de espaços e restaurantes;26. Publicitários;27. Recepcionistas;28. relações públicas;29. Seguranças;30. Taxistas;31. técnicos em turismo;32. tradutores, intérpretes

DespesasMão–de-obra %

Recepcionistas 90Fotógrafos 76Seguranças 74Pessoal de limpeza 64Mestres-de-cerimônias 64Garçons/ maîtres 63Decoradores 53Manuseadores de mala direta/ correspondências 50Eletricistas 49Operadores de telemarketing 34Animadores / recreadores 26Outros (arquitetos, assessores de imprensa, secretárias, aristas etc.)

31

Fonte: Pesquisa FBC&VB/Sebrae/CTI. São Paulo, nov.2001

Despesas

Obs: Tão importante quanto escolher bem seus fornecedores é fazer com que eles conheçam uns aos outros e falem a mesma “linguagem”, ou seja, tenham o mesmo padrão de qualidade e atendimento.

Infra-estrutura interna

• infra-estrutura física• equipamentos e mobiliário• material de secretaria• limpeza e segurança• alimentos e bebidas• comunicação social• programação visual, cultural e turística

Infra-estrutura externa

• infra-estrutura física• welcome desk• postos de atendimento• transporte local

Avaliação

• Clientes• Participantes• Expositores• Convidados• Fornecedores• Patrocinadores

Etiqueta social

• É a arte de boas maneiras e bons costumes: – Comportamento e postura – Gestos – Vestimentas – Apresentações – Comportamento à mesa – Convites – R.S.V.P. (confirmação de presença)

Planejamento em A&B

• Os serviços mais utilizadas são: – Banquetes – Buffets – Café-da-manhã – Chá da tarde – Coquetel – Ceia

Planejamento em A&B

• Modalidades de serviços em A&B: – À francesa: Garçom ou copeira seguram a

travessa, enquanto os convidados se servem sentados

– À inglesa direto: Garçom serve os convidados sentados

– À inglesa indireto: Garçom prepara o prato no guerridón (carrinho de apoio) e serve os convidados sentados

Planejamento em A&B

• Modalidades de serviços em A&B: – À americana: convidado se serve no buffet

previamente montado com todos os alimentos – Franco-americano: o prato de entrada é servido

pronto aos convidados sentados, o prato principal é servido em buffet

– Empratado ou de prato passado: o prato vem pronto da cozinha ou de uma ilha de apoio para todos simultaneamente

– À russa: as bandejas com alimentos ficam à mesa

Composição de cardápios

• Coffee Break: Café, chocolate, chás, sucos, água, salgadinhos, frutas, bolos, biscoitos, pães, sanduíches, patês, frios

• Coquetel: Água, sucos, refrigerantes, coquetéis de frutas, drinks, whisky, vinho, cerveja, champanhe, canapés, salgadinhos, frios, petiscos, miniporções

• Almoços e jantares: Água, vinho, champanhe, entrada fria ou quente, peixe, carnes, aves, massas, sobremesa

Marketing de Eventos

Marketing• Necessidade de marketing: Envolve plano de

mídia, ações promocionais diversas, elaboração de contratos, e um relatório final que avalie os resultados

• Expectativas do consumidor: Surgem da combinação de mensagens de marketing, do boca a boca, experiências de outros eventos e a imagem da marca

• Captação de patrocínio: É uma troca, parceria momentânea em custos, serviços, divulgação e até depoimentos

Tipos de apoio• Patrocínio: Operação comercial, em dinheiro, de promoção

e marketing com a iniciativa privada • Subvenção: Apoio financeiro e/ou concessão (passagem,

ingressos, etc) de órgãos públicos e governamentais• Permuta: Troca de produtos e serviços (anúncios

publicitários, suporte, logística, entre outros) • Doação: Colaboração espontânea (em dinheiro, produtos e

serviços), sem qualquer expectativa de retorno, com pessoas ou empresas

• Mecenato: Interesse de determinada empresa em patrocinar projetos específicos, porém sem aguardar um retorno proporcional ao investimento

Produção de eventos

A produção de eventos envolve diversas áreas, como Publicidade, Relações Públicas, Jornalismo, Turismo, Segurança, Arquitetura, Engenharia Elétrica, entre outras

•Produtor de eventos precisa agregar: – Cultura – Capacidade de organização – Conhecimentos técnicos


• Produção técnica: – Iluminação – Áudio – Transmissão / Projeção de imagens – Cenografia – Palco – Arquibancadas – Layout do espaço


• Serviços de apoio: – Policiamento: Solicitado com antecedência, tem

caráter preventivo – Trânsito: É aconselhável requisitar o apoio, se houver

expectativa de intenso fluxo de veículos – Ônibus: Possibilidade de implantação de linhas

especiais durante o evento e/ou desvio de itinerários – Corpo de bombeiros: Para orientações e fiscalizações

prévias, o evento deverá ter brigada – Serviço médico: É fundamental, sempre manter um

médico de plantão

Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização & Realização de Eventos


1. Elaborar o Projeto Geral do Evento e o Projeto para Captação de Patrocínio.

2. Definir objetivos.3. Levantar o investimento total previsto.4. Definir o tema do evento.5. Definir o público-alvo do evento.6. Definir a data do evento.7. Escolher horário (s) para o evento.8. Escolher a disposição da (s) sala (s) ou do (s) ambiente (s).9. Definir o projeto de layout do espaço.10.Fechar contrato de locação do espaço.


11. Verificar e analisar o orçamento disponível.12. Definir estratégias mercadológicas a serem adotadas.13. Elaborar o programa e o conteúdo das palestras.14. Desenvolver material promocional.15. Definir promoções e atrações. 16. Definir mecanismo para a divulgação do evento.17. Reunir os grupos de trabalho.18. Vender quotas de patrocínio do evento.19. Contratar assessoria de imprensa.20. Solicitar e preencher o Manual do Expositor.(no caso de

feiras)21. Elaborar os manuais e as regras de orientações gerais para o

evento.


22. Solicitar crachás e convites.23. Enviar os convites.24. Reunir os grupos de trabalho.25. Fazer o levantamento dos equipamentos necessários (check

list).26. Fazer o levantamento dos estoques de materiais, produtos e

dos serviços necessários.27. Contratar serviços de terceiros.28. Definir as estratégias de divulgação.29. Verificar o estoque do material promocional.30. Preparar o sistema de cadastro dos visitantes.31. Definir o sistema de divulgação interna e externa dos

patrocinadores, apoiadores e outros parceiros.


32. Definir regras gerais e de despesas com alimentação, transporte e estacionamento e outras.

33. Preparar os formulários de controle.34. Preparar os formulários e questionários de avaliação.35. Verificar o investimento total previsto para o evento.36. Verificar os trabalhos desenvolvidos pelos grupos de trabalho.37. Acompanhar o andamento dos trabalhos durante o evento,

através de reuniões sistemáticas e/ou formulários específicos, conforme as ações definidas no projeto do evento.

38. Verificar a necessidade de mudanças e/ou ajustes na programação do evento e acompanhar suas respectivas realizações


39. Verificar dos equipamentos alugados para posterior devolução.40. Tabular os dados dos questionários de avaliação do evento.41. Realizar os pagamentos pendentes.42. Fazer o balanço contábil do evento.43. Enviar cartas de agradecimento a patrocinadores, parceiros e

apoiadores.44. Elaborar o relatório final do evento e encaminhá-lo aos

interessados.45. Definir ações de agradecimento e pós-evento necessárias.46. Arquivar o dossiê do evento para posterior consulta.

CRONOGRAMA DE ATIVIDADESCRONOGRAMA DE ATIVIDADES

Evento:Evento:

Coordenação (ões) Envolvida (s):Coordenação (ões) Envolvida (s):

Data:Data: Hora:Hora: Local:Local:

Elenco de Atividades e AtribuiçõesElenco de Atividades e Atribuições

NºNº AtividadesAtividades InícioInício Prazo Prazo FinalFinal ResponsávelResponsável ObservaçõesObservações

0101

0202

0303

0404

0505

0606

0707

0808

0909

1010

Exemplo de Cronograma de Atividades para Planejamento de Eventos

Education

Produção e Eventos de Moda