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©2011 Deloitte Touche Tohmatsu. Todos os direitos reserva MBA em Gerenciamento de projetos Project Office e Nivel de Maturidade Fernanda Cristina Ferreira Moura Renata Carraresi di Fonzo Renata Juliano Mateus Sandra Mara de Camargo Teixeira GEEP 08 – Berrini, SP Junho 2012 Singular PMO em Lisarb

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MBA em Gerenciamento de projetosProject Office e Nivel de Maturidade

Fernanda Cristina Ferreira MouraRenata Carraresi di Fonzo

Renata Juliano MateusSandra Mara de Camargo Teixeira

GEEP 08 – Berrini, SP

Junho 2012

Singular

PMO em Lisarb

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Por que Singular?Projeto PMO em Lisarb

Uma empresa sólida, com 15 anos de experiência no mercado e uma equipe formada por profissionais multidisciplinares com abordagem focada na implementação e gerenciamento de projetos alinhados aos objetivos estratégicos do cliente, com serviços customizados, oferecendo soluções integradas e adequadas a cada novo desafio.

A missão da Singular é ser reconhecida como a empresa referência em gerenciamento de projetos e implementação de PMO.

Sua visão é ser uma empresa extraordinária para fazer negócios e ajudar os nossos clientes alcançar seus objetivos.

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A EquipeProjeto PMO em Lisarb

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Objetivos do PMOProjeto PMO em Lisarb

Proposta para implementar o PMO e prestar consultoria Proposta para implementar o PMO e prestar consultoria apresentando soluções e projetos que englobem os objetivos apresentando soluções e projetos que englobem os objetivos estratégicos de Lisarb, por meio de um portifólio de projetos.estratégicos de Lisarb, por meio de um portifólio de projetos.

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Objetivos Estratégicos de LisarbProjeto PMO em Lisarb

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Combate à corrupção

Política cidadã baseada em princípios e valores Educação para a

sociedade do conhecimento

Proteção Social

Política Externa para o século 21Cultura e

fortalecimento da diversidade

Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

Economia para uma

sociedade sustentável

Aliança por um Lisarb mais justo

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Projetos Identificados – BrainstormingProjeto PMO em Lisarb

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LISARB PROTEGE LISARB

DEMOCRATICA

LISARB SEGURA

LISARB DO SEU JEITO

LISARB VIVA

LISARB BEM VIVER

LISARB VERDE

LISARB TOLETANTE

LISARB ESTRATÉGIA

LISARB LEGAL

LISARB MULHER

LISARB SEM DROGAS LISARB

SENIOR

LISARB EDUCA

LISARB PREVI

LISARB SANEAMENTO

LISARB INFÂNCIA

LISARB SOCIAL

LISARB AMANHA

LISARB LIMPA

LISARB SERVIÇO

LISARB INOVA

LISARB AGIL

LISARB ENERGIA

LISARB CIENCIA

LISARB MODERNA

LISARB ECONOMIA

LISARB FUTURA

LISARB DEFESA

LISARB SEM MISERIA

LISARB CULTURAL

LISARB TRABALHADORES

LISARB COM O MUNDO

LISARB EM MOVIMENTO

LISARB COMÉRCIO

LISARB SUSTENTAVEL

LISARB FAMILIA

LISARB INCLUI

LISARB CIDADÃ

LISARB ACESSO

LISARB DIVERSIFICADALISARB

SAÚDE

LISARB TOLERÂNCIA ZERO

LISARB AGRÁRIO

LISARB INDÚSTRIA

LISARB DIPLOMACIA

LISARB CONECTADA

LISARB PESCA

LISARB SEM TRANSITO

LISARB PAZ

LISARB INFRA

LISARB TRABALHO A TODOS

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CategorizaçãoProjeto PMO em Lisarb

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Segurança

Política Interna

Social

Educação

Saúde

Política Externa

Sustentabilidade

Justiça

Infraestrutura

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Projetos SelecionadosProjeto PMO em Lisarb

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LISARB SEGURA

LISARB EDUCA

LISARB SAÚDE

LISARB SANEAMENTO

LISARB TRABALHO A TODOS

LISARB ECONOMIA

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Critérios de Avaliação e PesosProjeto PMO em Lisarb

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Risco5

Urgência25

Impacto20

Alavancagem10

Prazo10

Investimento20

RH10

Foram escolhidos 7 critérios de avaliação e respectivos pesos:

Risco - não atingir as metas estabelecidasUrgência – baseada nas necessidades prioritárias de Lisarb; Impacto – maior capilaridade; Alavancagem – sinergia entre os projetos;Prazo – projetos de curta, média e longa duração;RH – recursos humanos suficientes para a consecução dos projetos;Investimento – necessidade de fundos necessária à elaboração dos projetos.

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Critérios de Seleção e PriorizaçãoProjeto PMO em Lisarb

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As categorias foram baseadas em cada ministério de Lisarb, de forma a permear todos os seus objetivos estratégicos.

Em seguida foram estabelecidos critérios para a avaliação dos projetos ponderando a sua relevância com relação aos requisitos. Foram classificados e priorizados seis projetos em ordem decrescente de pontuação. LISARB SEGURA LISARB TRABALHO A TODOS LISARB SANEAMENTO LISARB EDUCA LISARB SAÚDE LISARB ECONOMIA

Com base nos objetivos estratégicos, categorias e peso, os projetos foram selecionados, de forma a otimizar a capilaridade de atuação e necessidades de Lisarb.

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BalanceamentoProjeto PMO em Lisarb

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Foram estabelecidos os seguintes critérios:

-Eixo “X”: Projetos- Eixo “Y”: Investimento-Tamanho da bolha: impacto-Cor da bolha: Urgência, sendo a mais escura correspondente ao projeto mais urgente.

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BenefíciosProjeto PMO em Lisarb

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A implementação do PMO será um agente facilitador para atingir as metas de

Lisarb;

Define o portfólio de projetos alinhados aos objetivos estratégicos de Lisarb de

maneira assertiva;

Possibilita construir conhecimento e gerenciamento de projeto por meio de

treinamentos;

Coleta informações, analisa e auxilia a tomada de decisão focando seus

esforços em gerenciamento de projetos.

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Foco de ImplementaçãoProjeto PMO em Lisarb

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Para o PMO de Lisarb propomos a implementação de 1 foco:

- Reporting: Tratando-se de PMO para um país com vários projetos a serem executados em diferentes setores, é fundamental a existência de informações precisas, atualizadas , honestas e coerentes sobre a situação de cada projeto ao longo do seu ciclo de vida, para melhor tomada de decisões.Os tipos de relatórios sugeridos são: - Relatório de Projetos: Status, relatórios de Buffer e de Earned Values (valores agregados) - Relatórios de Portfolio: Relatórios de pipeline e Relatório de Lista de prioridades dos projetos. - Relatório de PMO: Relatórios de orçamento, de Balance Scorecard e de RH.

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FunçõesProjeto PMO em Lisarb

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Analisando a pesquisa de maturidade realizada em Lisarb observou-se que Lisarb utiliza práticas de gerenciamento de projetos como WBS, Cronograma e respectivos softwares de apoio, apresentando atualmente o grau de maturidade de Nível 2. Entretanto, ainda é preciso estabelecer a integração entre as áreas e apresentar a conectividade entre os outros sistemas.

Diante desta analise a Função do PMO será a de GERÊNCIA DE INFRAESTRUTURA. Esta função fornece assistência à estrutura organizacional, oferece suporte aos sistemas de gerenciamento e manutenção da metodologia, permitindo também o estabelecimento de métricas e padrões para facilitar análises e auxiliar na tomada de decisão.

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ModeloProjeto PMO em Lisarb

O modelo que será adotado para o escritório de projetos de Lisarb será o de Torre de Controle (Control Tower), pois devido a importância e as características do portfólio que será conduzido para uma Lisarb melhor, faz-se necessário que os projetos sejam conduzidos como um processo de negócio a ser nutrido e protegido.

A Torre de Controle será adotada com as seguintes funções:Orientação e controle dos gerentes e projetos (estabelecimento de padrões para a gerência de projetos);Treinamento e metodologia aplicada (suporte de como seguir estes padrões);Ferramentas e processos (reforçar os padrões definidos) ;Melhoria continua (promover o aprimoramento constante dos processos).

Esse tipo de PMO contribuirá para auxiliar quanto aos rumos dos projetos, entretanto, não tem força para tomada de decisões e mudar os rumos por si só.

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Nível Hierárquico Adotado Projeto PMO em Lisarb

O PMO adotará a estrutura hierárquica de Nível 3, levando-se em consideração Lisarb como um todo, uma visão estratégica.

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CEO

A B C

TI Operações Finanças

ProjetosProjetos

Projetos

PMONível 3

PMONível 2

PMONível 1

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ProfissionaisProjeto PMO em Lisarb

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Serão Utilizados 36 profissionais dedicados exclusivamente para a implementação do PMO em Lisarb.

Quantidade de pessoas dentro do PMO•1 Diretor Executivo do PMO;•6 Mentores (1 para cada projeto);•1 Coordenador para realizar a comunicação;•1 Coordenador Geral para analise e manipulação dos indicadores de performance;•6 Coordenadores especialistas em Metodologia (1 para cada projeto);•3 Especialistas em Treinamento;•6 Especialistas em Gestão do conhecimento;•12 Especialistas em documentação.

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Etapas de ImplementaçãoProjeto PMO em Lisarb

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Diagnóstico

Identificação Sponsor

Piloto Roll OutObtenção de RH /

Financeiros

Infra & Pessoal

Preparação Comunicação

Plano & Orçamento

Coleta de dados e entendimento da cultura de gerenciamento de projetos da organização. São realizadas reuniões com os responsáveis pelas áreas e funções referentes aos projetos da organização, gerando um relatório de diagnóstico com o nível de aderência das práticas atuais comparadas com as boas práticas do mercado.

Nesta fase obtêm-se o suporte e apoio (sponsor – envolve as pessoas, o poder e a política organizacional na implantação); define-se o escopo do PMO, os recursos humanos, hardwares e softwares levanta-se os custos, prazos e riscos; elabora-se o plano de comunicação e a estrutura (relatórios, análises, ferramentas, templates), metodologiasEstabelecer projetos reais para piloto;

Nesta fase recruta-se os recursos humanos de acordo com suas capacidades profissionais requeridas no plano de projeto e a obtenção de recursos financeiros, segundo o PMBOK (2000), tem origem no patrocinador do projeto que pode ser uma pessoa ou grupo de dentro da organização executora que supre os recursos para a execução do projeto.

Nesta fase conduz-se o projeto piloto escolhido e todos os esforços e osresultados devem ser objetos de avaliações para correções e replanejamento

Nesta fase inicia-se o enquadramento dos demais projetos a partir da realização da avaliação dos projetos pilotos (processos, os meios materiais e equipe) e refinos realizados nos processos de gerenciamento, tendo todos os seus passosacompanhados e avaliados

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IndicadoresProjeto PMO em Lisarb

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Serão utilizados indicadores de performance para reportar status do projeto e auxiliar o alinhamento aos objetivos estratégicos. Eles serão coletados de maneira simples e são de fácil interpretação. Os indicadores de performance do projeto estão associados a desvios da linha de base existente no plano do projeto, são eles:•Gerenciamento do valor agregado que analisa as linhas de base de escopo, tempo e custo ( EV, PV ,AC, BAC ,CV, CPI, SPI, SV, SPI, ETC, EAC, VAC, TAC)•Quantidade de alteração no plano do projeto•Diagrama de Pareto para classificar os desvios/problemas das métricas descritas no plano de qualidade, o que auxilia o foco da tomada de decisão.•Alterações no plano de Gerenciamento de risco e controle dos gatilhos•Pesquisa de Clima Organizacional

Os indicadores relacionados a adesão dos projetos aos objetivos estratégicos, devem ser confiáveis, acessíveis e práticos, como por exemplo o índice de desemprego. A estrutura ao lado, quebra os índices em níveis menores para facilitar a quantificação do sucesso do portfólio.

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