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Tipologias, Sistemas e redes de informação de arquivo Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação Formação Avançada em Arquivo Docente: Dr. Carlos Mendes

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Tipologias, Sistemas e redes de informação de arquivo

Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação

Formação Avançada em ArquivoDocente: Dr. Carlos Mendes

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• Arquivos da Administração Central• Direcção Geral dos Arquivos (DGARQ)• Conselho Superior de Arquivos

• Outros arquivos da administração centralo Cartórios incorporados na Torre do Tombo entre 1820 e 1910• Registo das Mercês• Colecções de Negociações Diplomáticas• Archivo Militar• Tratados e convenções de Portugal com as Nações Estrangeiras• Intendência Geral da Policia• Arquivo do Desembargo do Paço• Mesa da Consciência e Ordens• Conselho da Fazenda• Mesa Censória• Provedorias

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Percurso histórico, legislação e regulamentação da sua constituição.

Documentação produzida, organização e classificação.

Instrumentos de Acesso.

Exemplo de um caso Prático.

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Arquivos da Administração Central

Direcção Geral dos Arquivos (DGARQ)

Conselho Superior de Arquivos

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Direcção Geral dos Arquivos (DGARQ)

Percurso Histórico

De 1095 a 1128 surgiram um dos primeiros arquivos, cujo intuito

era salvaguardar a documentação da coroa, em arquivos privados.

Foram estes arquivos que deram origem à Torre do Tombo,

designada agora de DGARQ. (Situa-se na Torre do Castelo de São Jorge,

em Lisboa, onde em 1378 apareceu documentada.)

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Direcção Geral dos Arquivos (DGARQ)

Percurso Histórico

A fixação do arquivo em Lisboa remonta ao reinado de D. Dinis.

Com a criação da Torre do Tombo, os documentos da coroa passaram a situar-se num arquivo fixo, passando de documentos correntes a documentos históricos, com a elaboração do registo dos documentos pretendia-se criar meios de acesso à informação do arquivo da Coroa.

O DGARQ é um organismo que foi criado na sequência da extinção do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT) e do Centro Português de Fotografia (CPF), sendo mantidas as respectivas identidades.

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Direcção Geral dos Arquivos (DGARQ)

Percurso Histórico

Exerce simultaneamente funções de: Arquivo Histórico;Tutela directa sobre arquivos;Superintendência técnica e normativa sobre todo o sector de arquivos do

País;Coordenação da Rede Nacional de Arquivos;Execução da política arquivística nacional.

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Direcção Geral dos Arquivos (DGARQ)

Percurso Histórico

Em meados do século XVIII começam a ser remetidos para o arquivo:

 

1754 – Entrada das bullas e breves;

1776 – Vários documentos;

1778 – 60 Livros que pertenciam ao governo da Índia;

1880 – Incremento das incorporações;

1526 – Muitos livros da coroa foram copiados ou resumidos.

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Direcção Geral dos Arquivos (DGARQ)

Legislação/regulamentação

No inicio do reinado de D. João IV, são expedidos dois decretos com determinações relativas à acessibilidade e à incorporação de documentos.

1º Decreto, com data de 9 de Outubro de 1641

2º Decreto, com data de 31 de Maio de 1644

Lei orgânica da Direcção Geral de Arquivos

Decreto-Lei n.º93/2007, de 29 de Março, publicado no Diário da República nº 63,

Série I, de 29 de Março de 2007. Lei orgânica da Direcção Geral de Arquivos, pp.

1913-1916.

Define as competências do organismo coordenador da política arquivística nacional e

dos vários serviços dependentes. É regulamentada pela Portaria n.º 372/2007 em que

são definidas as unidades orgânicas nucleares

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Direcção Geral dos Arquivos (DGARQ)

Caracterização da tipologia documental, bem como a sua organização e classificação

A partir do século XVI a documentação é mais abundante

Documentos incorporados: Documentos da coroa (especialmente de carácter fiscal);

o Regimento da Alfândega do Porto – 1410o Administração dos bens de raiz, rendas, censos e direitos reais – 1299

e 1826;o Administração Pública;

Cartórios incorporados; Carta dirigida por Tomé Lopes – 1526 – documento mais antigo;149 volumes de livros de registo da chancelaria;37 volumes de livros de 300 folhas cada um;

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Direcção Geral dos Arquivos (DGARQ)

Caracterização da tipologia documental, bem como a sua organização e classificação

Escrituras;Testamentos;Escaimbos;Instituições de capellas;Morgados;

Cartas soltas;Rolos;Cadernos de pergaminho e papel;Dois documentos datados de 8 de Fevereiro de 1529 e 28 de Agosto de

1532;61 Códices, escritos em pergaminho – 1504 e 1538.

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Direcção Geral dos Arquivos (DGARQ)

Caracterização da tipologia documental, bem como a sua organização e classificação

A Torre do Tombo não custodiava apenas documentação da Coroa, era constituída também por:

Relatórios de Tomé Lopes de 1526, 1529 e 1532; Relatório de Jorge da Cunha, elaborado em 1631; Manuscrito existente na Biblioteca da Ajuda; Correspondência de Manuel da Maia, guarda-mor do arquivo em 1745; Alguns inventários elaborados antes do terramoto; Inventários feitos depois de 1755; Noticias pormenorizadas sobre a documentação existente no arquivo; Quatro instrumentos de pesquisa já elaborados e publicados no século XX; Inventário do Núcleo Antigo, editado em 1996.

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Direcção Geral dos Arquivos (DGARQ)

Organização do Serviço

Surgiu em meados do século XVI, um relatório onde são mencionados os estragos encontrados nos livros, as faltas detectadas, o lixo e as teias de aranha que havia por toda a parte, os abusos praticados pelo facto de o guarda não cumprir com responsabilidade a sua função.

A necessidade de pôr em ordem o acervo documental e de criar meios eficazes para o tornar acessível levou à sua reforma, tendo como principais preocupações a criação de meios de acesso à informação, designadamente a elaboração de sumários, índices e inventários de variadas séries arquivísticas.

1802 – foi regulamentada a reorganização do arquivo. Surgiu então em 1802 um documento intitulado “Ordens que se devem

observar neste Real Archivo daqui em diante”.

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Direcção Geral dos Arquivos (DGARQ)

Instrumentos de acesso

Serviço encarregado da expedição dos diplomas; Os índices da Leitura Nova, constituem o exemplo mais antigo de um

instrumento de acesso à informação do Arquivo da Torre do Tombo e, durante cerca de um século, vão ser os únicos aí existentes. Tais índices, a que era dada a designação de “tavoadas”;

Entre 1713 e 1742 foi muito proveitoso especialmente quanto à elaboração de índices das várias chancelarias régias;

Maior parte das 657 referências compiladas no trabalho de Silva Marques não tem data de produção;

No total foram produzidos 65 instrumentos de acesso à informação no século XVIII, tais como: alfabetos, crónicas, índices alfabéticos, colecções de leis, inventários, legitimações, etc.

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Direcção Geral dos Arquivos (DGARQ)

Instrumentos de acesso

Duas bases de dados online:CALM;

DIGITARQ.

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Caso Prático (1/3) Requisição de Documentos efectuada no DGARQ

  Descrição:

Para poder requisitar documentos no Arquivo Nacional sem sair de sua casa. Procura-se, desta forma, prestar um melhor serviço, evitando, por um lado, a deslocação à Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) para efectuar o seu pedido de consulta de documentação e, por outro, prescrições arbitrárias que dificultem o trabalho dos investigadores e demais utentes.

Quem pode requerer?

Todo o cidadão com mais de 18 anos, desde que possua Cartão de Leitor permanente ou uma autorização temporária de leitura.

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Onde posso requerer? Presencialmente na Sala de Referência da Direcção-Geral de Arquivos; Por telefone; Por correspondência; Por e-mail; Através da Internet.

Quando posso requerer? As requisições podem ser efectuadas nos dias úteis, das 09:30h às 15:45h; Todos os pedidos que não sejam efectuados na Sala de Referência da

DGARQ só estarão disponíveis na Sala de Leitura dois dias após a recepção dos mesmos.

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Caso Prático (2/3)

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O que é preciso para requerer?Para ter acesso aos documentos, o titular do Cartão de Leitor ou da

autorização temporária precisa apenas de preencher a requisição/formulário, indicando o seu número de cartão e a cota exacta dos documentos.

Qual o custo?Sem custos associados.

Quais os prazos para a prestação do serviço?O prazo para a prestação do serviço é de cerca de 15 minutos para

os pedidos efectuados na Sala de Referência.

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Caso Prático (3/3)

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O Conselho Superior de Arquivos, que surgiu em 1998 e foi extinto em 2006 é presidido pelo Ministro da Cultura.

A reestruturação do Ministério da Cultura (MC) deve subordinar-se a uma integrarão da estrutura orgânica do MC, os serviços, organismos e estruturas representados no organograma.

É criado o Conselho Nacional de Cultura, que integrará, de entre outras, as atribuições do Conselho Nacional de Cultura, do Conselho Superior de Bibliotecas, do Conselho Superior de Arquivos, do Conselho Nacional do Direito de Autor e do Conselho de Museus.

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Conselho Superior de Arquivos (1/3)Percurso Histórico

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Os Arquivos Nacionais, que passam a integrar a administração

directa do Estado e que integrarão as atribuições do Instituto dos Arquivos

Nacionais/ Torre do Tombo e do Centro Português de Fotografia, com

excepção das atribuições relativas ao apoio e à difusão da fotografia, que

transitarão para a Direcção-Geral de Apoio às Artes.

 

O conselho superior de arquivos funciona em plenário, reunindo

pelo menos três vezes por ano, ou sempre que convocado pelo presidente, e

em comissão executiva, que reúne pelo menos de dois em dois meses, ou

sempre que convocada pelo vice-presidente.

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Conselho Superior de Arquivos (2/3)Percurso Histórico

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Conselho Superior de Arquivos (3/3)

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Outros arquivos da administração central

Cartórios incorporados na Torre do Tombo entre 1820 e 1910 Registo das Mercês Colecções de Negociações Diplomáticas Archivo Militar Tratados e convenções de Portugal com as Nações Estrangeiras Intendência Geral da Policia Arquivo do Desembargo do Paço Mesa da Consciência e Ordens Conselho da Fazenda Mesa Censória Provedorias

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Registo das Mercês

1547 - Instituído por Alvará. Por ter sido reformado muitas vezes, este

serviço passou a estar subordinado ao Conselho da Fazenda em 1777, sendo

em 1791 ordenado ao Arquivo da Torre do Tombo que preparasse um

espaço adequado para o integrar.

1681 – Incêndio no cartório desta secretaria que a destruiu completamente. A partir de 1927, pelo Decreto nº 14172 de 12 de Agosto, foi extinto o

registo na Torre do Tombo ficando a cargo da Chancelaria das Ordens Portuguesas, na dependência da Presidência da República.  

Desde esta data contam-se 306 volumes, existindo ainda alguns livros no Brasil, que durante o tempo da corte de Portugal fugindo à invasão francesa lá residiu.

Instrumentos de acesso - foram encontrados 26, dos quais 24 são índices em bilhetes (pequenas fichas), possivelmente elaborados no século XIX e alguns nos inícios do século XX.

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Colecções de Negociações Diplomáticas 1640 - criação do Conselho de Estado, onde se incluíam as relações diplomáticas

mais conhecidas como negócios estrangeiros. 1736 - criação de duas novas secretarias (Secretaria da Marinha e dos Domínios

Ultramarinos e a Secretaria dos Negócios Estrangeiros e da Guerra).

Quanto à documentação incorporada no Arquivo encontramos: 1872 - 60 livros provenientes do Ministério dos Negócios Estrangeiros, composta por

registos de diversos diplomatas; 1880 - documentos que abrangiam documentação dos anos 1695 a cerca de 1815

sendo fundamental para constituir a colecção da “Correspondência dos Soberanos”; 1950 - 186 maços e 719 caixas de documentos; Colecções incorporadas mas não são consideradas de carácter proveniente do

organismo diplomático.   Os instrumentos de acesso - era um inventário, que foi elaborado em 1716.

O inventário de 1990, e a existência de duas referências no Índex indicium.

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Archivo Militar

Este arquivo incorpora documentos que abrangem os anos de 1640 a 1832.

1643, foi-lhe atribuído regimento e através dele foram tratados todos os assuntos militares do Reino até 1736.

Quanto à sua legislação, em 1822, por Decreto de 23 de Setembro, a Secretaria dos Negócios Estrangeiros e da Guerra cindiu-se definitivamente em duas secretarias autónomas. Foi então efectuada a sua divisão em dois arquivos distintos – o diplomático e o militar.

No que respeita a instrumentos de acesso à informação, encontramos 9 referências, relativas a inventários e listas elaboradas na segunda metade do século XIX. Não foram identificados quaisquer instrumentos usados para aceder ao conteúdo do arquivo.

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Tratados e convenções de Portugal com as Nações Estrangeiras

Os tratados de paz constituíram uma parte importante da “colecção” denominada Gavetas. Neste existiam perto de 700 documentos políticos, na “colecção” denominada Chronologico, existiam cerca de 921.

No século XIX, estes documentos passaram a ter um tratamento especial, sendo cada um guardado numa caixa individual de madeira ou numa pasta de veludo ou couro. Ao todo foram enumerados 179 tratados, acordos ou convenções internacionais, entre Portugal e outros países, agrupados numa colecção.

Instrumentos de acesso à informação foram ainda mencionados dois inventários elaborados em finais do século XIX, relativos à colecção dos tratados.

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Intendência Geral da Policia

1760 - Surge o cargo de Intendente geral da polícia da corte e do reino.

A documentação que permanecia na Instituição, foi destruída por um incêndio.

1863 a 1864 - A documentação do terceiro quartel do séc. XVIII é incorporada no arquivo da torre do tombo.

O fundo abrangia documentação com informações importantes para o estudo do conceito e práticas de segurança pública, dos comportamentos políticos, morais e sociais, de mentalidade e costumes, de segurança higieno-sanitária, de assistência social, da vida quotidiana em Lisboa e das migrações ou deslocações interterritoriais.

 

Como instrumentos de acesso à informação existia um inventário.

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Arquivo do Desembargo do Paço (1/2)

Um tribunal que foi criado por D.João II e extinto em 1833.

A maior parte do arquivo encontrava-se sediado no Palácio do Tesouro Real, até 1775 onde com o terramoto se perdeu grande parte da documentação, incorporando a restante no arquivo da torre do tombo em várias fases (1833 a 1841).

O arquivo é constituído por vários documentos, nomeadamente processos de habilitação.

A documentação deste fundo respeita, na maioria dos casos, à concessão de privilégios e benefícios, abrangendo a totalidade do território nacional.

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Arquivo do Desembargo do Paço (2/2)

Como instrumentos de acesso à informação na Torre do Tombo existiam índices dos decretos, avisos e portarias, índices das leituras e exames, índices de ficheiros e rosários. Relativamente antes da incorporação dos documentos na torre do tombo também existiam alguns instrumentos de acesso á informação, incluindo índices em pequenos bilhetes.

O funcionamento do arquivo era baseado no bom senso e com vista à operacionalidade.

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Mesa da Consciência e Ordens (1/2)

A Mesa da Consciência e Ordens é um tribunal, que foi criado por

D. João, em 1532, com a finalidade de o auxiliar na resolução de casos

jurídicos e administrativos que “tocavam à obrigação da sua consciência”. A

Mesa estava encarregada da administração das comendas e da atribuição de

benefícios.

Em 1833 a maior parte do cartório deste tribunal entrou, no

Arquivo da Torre do Tombo e em 1843, foi remetida pelo Governo Civil de

Lisboa, uma incorporação de uma outra parte do mesmo cartório.

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Mesa da Consciência e Ordens (2/2)

Quando este cartório chegou à Torre do Tombo, já estava muito danificado, onde muitos livros se extraviaram, não se encontrando uma quarta parte dos livros de registo e outros documentos preciosos pertencentes às repartições extintas.

Os registos são os instrumentos produzidos pela administração corrente para controlo e acesso à informação, permitindo a localização de documentos.

No Index indicum, há duas referências a instrumentos de acesso à informação, tendo uma parte topográfica e outra alfabética, relativas à localização de livros do arquivo e sendo a outra constituída por nove listas de remessa, ou seja, meros instrumentos de controlo da documentação que não tiveram por finalidade a pesquisa de informação.

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Conselho da Fazenda

O Conselho da Fazenda foi criado por Regimento de 20 Novembro de 1591 e extinto por Decreto de 31 de Julho de 1833.

1821 - falta de rigor na análise feita pela Comissão redundou num insuficiente conhecimento do arquivo, não sendo devidamente identificado o contexto de produção dos documentos.

Das 38 unidades arquivísticas existentes, apenas 7 têm inicio uma data anterior a 1755.

Lei de 22 de Dezembro de 1761 e Alvará de 17 de Dezembro de 1790.

Os instrumentos de acesso à informação não são indicados, a não ser registos que surgem descritos em quase todos os conjuntos documentais.

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Mesa Censória (1/2)

1768 - Criou-se uma junta (tribunal) com o nome Real Mesa Censória.

O objectivo desta instituição visava transferir para a influência do Estado a censura dos livros e publicações que se projectasse editar ou divulgar em Portugal.

1787 - Passou a designar-se Real Mesa da Comissão Geral sobre o Exame e a Censura dos Livros.

1793 – A Instituição foi abolida. Restituindo à Mesa do Desembargo do Paço e ao Santo Oficio da Inquisição (onde já a Mesa do Desembargo do Paço cuidava da documentação antes de surgir a Mesa Censória).

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Mesa Censória (2/2)

1841 - A documentação deu entrada no arquivo da Mesa Censória na Torre do Tombo.

Como tipologias de documentos encontravam-se designados mais de 700 maços com documentação variada e mais de 2000 volumes censurados.

Como instrumentos de pesquisa são ainda destacados dois instrumentos de acesso à informação, um catálogo onomástico e didascálico e ainda um inventário.

Enquanto a Mesa Censória manteve actividade, os serviços administrativos tinham, naturalmente, os instrumentos básicos para o controlo e acesso à informação: os registos.

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Provedorias (1/3)

São designadas por circunscrições administrativas, financeiras e judiciais que estavam a cargo dos provedores das comarcas, magistrados de nomeação régia.

A sua área de jurisdição nem sempre se restringia a uma só comarca, podendo incluir duas ou três e abranger as terras dos donatários nelas compreendidas.

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Provedorias (2/3)

Em 1820 existiam 21 provedorias no país, sendo extintas em 1832,

em consequência da reforma administrativa de Mouzinho da Silveira e as

suas funções passaram a ser desempenhadas pelos provedores dos concelhos

sob a tutela dos prefeitos das províncias.

Em 1864, foi transferido para a Torre do Tombo alguns arquivos

das provedorias de alguns distritos.

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Provedorias (3/3)

Como instrumentos de acesso à informação, destacam-se os índices

(onomásticos, toponímicos e alfabéticos).

No Index indicum verificámos que existem referenciados dois

instrumentos de acesso à informação relativos ao “Registo Geral de

Testamentos”.

Os arquivos das restantes provedorias, que sobreviveram à usura do

tempo, acabaram por ser integrados, a maior parte das vezes, em arquivos

municipais (a transferência de funções para os provedores dos concelhos fez

com que a documentação acabasse por manter-se nas circunscrições

administrativas locais) ou, em certos casos, nos arquivos distritais.

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Torre do Tombo expõe pela primeira vez jornais manuscritos nas prisões durante salazarismo

 

A Torre do Tombo inaugurou esta noite uma exposição inédita que mostra centenas de páginas de jornais manuscritos nas prisões entre 1934 e 1945. Esta mostra resulta de um protocolo entre o Arquivo Nacional da Torre do Tombo e o PCP.

Torre do Tombo expõe pela primeira vez jornais manuscritos nas prisões durante salazarismo [Em Linha]. [Consult 18 Out 2010] Disponível em

WWW: URL: <http://tv1.rtp.pt/noticias/?headline=46&visual=9&tm=9&t=Torre-do-Tombo-expoe-pela-primeira-vez-jornais-manuscritos-nas-prisoes-durante-salazarismo.rtp&article=332703>

12-04-2338 C.T.D.I. – F.A.A.

Curiosidade

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Conclusão

Após ter sido feita a descrição e caracterização dos

arquivos da administração central e dos cartórios incorporados na

Torre do Tombo entre 1820 e 1910, bem como apresentação de

casos práticos relacionados com a DGARQ, podemos verificar que

a Direcção Geral de Arquivos é um serviço público ao serviço do

cidadão e da democracia. Para cumprir tal desiderato tem que ser

capaz de vencer os desafios da contínua mudança a que estão

sujeitos todos os actores sociais envolvidos na área dos Arquivos.

12-04-2339 C.T.D.I. – F.A.A.

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Dúvidas????

12-04-2340 C.T.D.I. – F.A.A.

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Bibliografia: Imagem rtp 1 [Em Linha]. [Consult 18 Out 2010] Disponível em WWW: URL:

http://2.bp.blogspot.com/__FFnTWANcWI/TJT1-P0rjfI/AAAAAAAAAJg/Uw70klwUjAU/s1600/RTP1.jpg

Torre do Tombo expõe pela primeira vez jornais manuscritos nas prisões durante salazarismo [Em Linha]. [Consult 18 Out 2010] Disponível em WWW: URL: <http://tv1.rtp.pt/noticias/?headline=46&visual=9&tm=9&t=Torre-do-Tombo-expoe-pela-primeira-vez-jornais-manuscritos-nas-prisoes-durante-salazarismo.rtp&article=332703>

Requisição de Documentos [Em Linha]. [Consult 18 Out 2010] Disponível em WWW: URL: <http://www.portaldocidadao.pt/PORTAL/entidades/MC/DGARQ/pt/SER_requisicao+de+documentos+para+consulta.htm>

12-04-2341 C.T.D.I. – F.A.A.

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FIM

Trabalho Realizado por:GRUPO :

Cristiana Sofia Silva Ribeiro nº 9080101Maria José Silva Marques nº 9080316

Tânia Duarte Nunes nº 9080140

2010C.T.D.I. – F.A.A.