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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN PUERTO ORDAZ
DULCES DE CHOCOLATES WILAVI
Profesor: Integrantes:
Ing. Alcides Cádiz Br. Angelis López
T.S.U. Paola Carrillo
Puerto Ordaz, Febrero 2016
INTRODUCCION
En toda empresa es importante que se lleve a cabo una auditoria con el
objetivo de determinar qué es lo que se está haciendo realmente en los niveles
directivos, administrativos y operativos. La auditoria consiste en apoyar a los
miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades, para ello les
proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información
concerniente a las actividades revisadas. En el caso de la Empresa DULCES
DE CHOCOLATES WILAVI ha demostrado mucha eficiencia a la hora de
realizar sus estrategias de inversión, pues a lo largo de sus 20 años en el
mercado se ha mantenido como líder y se ha ganado la confianza, de sus
trabajadores, instituciones y clientes. La estructura de este proyecto de
investigación está compuesta de la siguiente manera:
Capítulo I, Describir la empresa y sus departamentos.
Capítulo II, Elaborar el diagrama de proceso de cada departamento.
Capítulo III, Identificar las políticas de Control de la empresa y de cada
departamento.
Capítulo IV, Explicar los modelos de auditorías empleado en cada
departamento, va a depender del departamento, pueden ser referente a la
calidad, presupuesto, seguridad y salud ocupacional u otro adaptado a su
proceso administrativo.
Capitulo V, Diseñar propuestas de control o mejoras a los existentes de la
empresa seleccionada y por último como puntos importantes las conclusiones,
y referencias bibliografías.
CAPITULO I
Describir la empresa y sus departamentos
“DULCES DE CHOCOLATES WILAVI”
Se inició con una pequeña venta de chocolates caseros elaborados por una
pareja, en un principio, pero con el paso de tiempo, los chocolates llamaron la
atención de muchos clientes no sólo por su exquisito sabor sino por ese
toquecito hogareño que ningún otro chocolate brindaba al paladar del cliente.
Años después, la venta de chocolates creo la necesidad de surgir como una
pequeña empresa, es por ello que la pareja tuvo que asociarse con otro grupo
de inversionistas, convirtiéndose ambos en socios y fundando la empresa de
“DULCES DE CHOCOLATES WILAVI”, como una Sociedad de
Responsabilidad. Dicha empresa tuvo que enfrentarse a serios retos en cuanto
a lograr una estandarización de la calidad y a la competencia principalmente de
Chocolates Aloap y Chocolates Nerka, dos grandes empresas que por mucho
tiempo se habían consolidado en el negocio por lo que tenían una gran
aceptación y reconocimiento en el mercado. La Implantación de la Tecnología,
donada por uno de los socios fue necesaria para la elaboración de Chocolates,
y las constantes ideas innovadoras tanto de “Dulces de Chocolates WILAVI”
como socios, como del personal de la empresa ha hecho que dicha empresa se
convierta en una de las empresas líderes en la elaboración de chocolates en el
mercado tanto departamental como nacional, y un futuro posiblemente a nivel
internacional, por el inigualable sabor exquisito de sus chocolates.
Departamentos:
Departamento de Recursos Humanos
La persona que desempeña este cargo, tiene principalmente aptitudes de
liderazgo y una excelente capacidad de comunicación para mantener una
buena relación con el personal. Debe agrupar las siguientes características:
Saber tomar decisiones eficaz y eficientemente. Ser persuasivo. Conocer muy
bien el ambiente y el mundo laboral.
Departamento de Administración
La persona que desempeña este cargo tiene que reunir ciertas
características que lo faculten para desempeñar correctamente su cargo. Estas
características o habilidades son: Tener aptitudes matemáticas y financieras.
Poseer conocimientos contables y saber llevar la contabilidad de la empresa a
corto y largo plazo. Ser ordenado, organizado y responsable.
Departamento de Ventas
La persona que desempeña este cargo está encargada de dirigir, organizar
y controlar un cuerpo o departamento de ventas. El buen Gerente de Ventas
debe agrupar todas las cualidades de un verdadero líder, como son la
honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un gerente
deber ser muchas cosas, para muchas personas. Dentro de sus funciones,
tenemos las siguientes: - Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo
que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta
los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes. -
Establecer metas y objetivos.
Departamento de Marketing
Quien desempeña este cargo deberá tener buenas facultades estratégicas
para manejar con éxito nuestra empresa en el mercado, ya que la demanda
que el producto tenga dependerá del mercado y de la imagen que tenga el
producto sobre la gente; por lo tanto esta persona debe tener las siguientes
características y habilidades: Saber aplicar las estrategias comerciales. Poseer
constantemente buena información del mercado actual. Poseer información
acerca de la competencia. Tener buenos contactos comerciales. Tener una
elevada creatividad. Tener conocimiento publicitarios y de marketing.
Departamento de Compras
Un equipo adecuado de mano de obra experta en compras, para trabajar,
negociar y continuar a través de todos los requerimientos de compras, es
fundamental. Un adecuado servicio de mecanografía debe ser proporcionado al
equipo de compras para redactar las requisiciones de cotizaciones. Las
requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una buena
comunicación para el agente de compras, ya que es la base para el desarrollo
y la admisión de la orden de compras.
Departamento de Control de Calidad
La persona que desempeña este cargo debe poseer las características
adecuadas para dicho cargo.
DULCES DE CHOCOLATE WILAVI
Presidente
Socios
Gerente
Dto. de
Recursos
Humanos
Dto. Administrativo
Dto. De
Ventas
Dto. De
compra
Dto. De
Marketing
Dto. De control
de calidad
CAPITULO II
Elaborar el diagrama de proceso de cada departamento
Proceso del departamento de Recursos Humanos
Proceso del departamento de Administración
Proceso del departamento de Venta
Proceso del departamento de Marketing
Proceso del departamento de Compra
Proceso del departamento de control de calidad
CAPITULO III
Políticas de Control de la empresa y de cada departamento.
De la empresa
La empresa se rige a través de normas ISO 9001: 2008
Departamentos:
Departamento de Recursos Humanos
Seleccionar y contratar a ocupar puestos de la Empresa con base en su
habilidad, capacidad, honestidad y experiencia, sin discriminación de
ninguna especie, tal como sexo, estado civil, religión, etc.
Las vacantes presentadas en el área de Recursos Humanos deberán
ser cubiertas satisfactoriamente en un plazo no mayor de 5 días a partir
del siguiente día hábil de haber sido recibida la requisición.
Las personas contratadas deberán cumplir estrictamente con el perfil del
puesto y bajo ningún concepto se contrataran personas que no hayan
terminado por lo menos su educación primaria.
No se contrataran a menores de 18 años.
Departamento de Administración
Naturaleza constructivista del conocimiento y de las decisiones
humanas.
Teoría de la Organización.
Dirección y Administración.
Decisiones estratégicas y competitividad.
Decisiones de administración y sistemas de apoyo a la decisión:
aplicaciones de Inteligencia Artificial.
Tecnologías de administración y sistemas funcionales (Producción,
Personal, Comercialización, Finanzas, etc.).
Departamento de Venta
se reserva el derecho de vender aquellos distribuidores que no estén
debidamente documentados
Los descuentos otorgados son calculados automáticamente por el
sistema, de acuerdo al volumen de compra generado por el cliente.
El horario de atención a clientes es de 9:00AM a 8:00PM Hrs., de
Lunes a Viernes.
El personal de ventas no está autorizado a realizar actos que
comprometan a la empresa, salvo que sus ofertas estén confirmadas
por escrito por personas autorizadas
Departamento de Marketing
Política de productoEl producto es el bien o servicio que ofrecemos o vendemos a los
consumidores. Algunas estrategias que podemos diseñar, relacionadas
al producto son:
- Incluir nuevas características al producto (darle nuevas mejoras,
nuevas utilidades, nuevas funciones, nuevos usos, etc.).
- Incluir nuevos atributos (darle un nuevo empaque, un nuevo diseño,
nuevos colores, etc.).
- Lanzar una nueva línea de producto (si nuestro producto son los jeans
para damas, podemos optar por lanzar una línea de zapatos para
damas).
- Lanzar una nueva marca (sin necesidad de sacar del mercado la que
ya tenemos).
- Incluir nuevos servicios al cliente, que les brinden un mayor disfrute del
producto.
Política de preciosEs el valor monetario que le asignamos a nuestros productos al
momento de ofrecerlos a los consumidores. Algunas estrategias que
podemos diseñar son:
· Lanzar al mercado un nuevo producto con un precio bajo, para que, de
ese modo, podamos lograr una rápida penetración, una rápida acogida,
o podamos hacerlo rápidamente conocido.
· Lanzar al mercado un nuevo producto con un precio alto, para que, de
ese modo, podamos aprovechar las compras hechas como producto de
novedad.
· Lanzar al mercado un nuevo producto con un precio alto, para que, de
ese modo, podamos crear una sensación de calidad.
· Reducir el precio de un producto, para que, de ese modo, podamos
atraes una mayor clientela.
· Reducir los precios por debajo de los de la competencia, para que, ese
modo, podamos bloquearla y ganarle mercado.
Política de distribuciónConsiste en la selección de los lugares o puntos de venta en donde se
venderán u ofrecerán nuestros productos a los consumidores, así como
en determinar la forma en que los productos serán trasladados hacia
estos lugares o puntos de venta. Algunas estrategias son:
· Ofrecer nuestros productos vía Internet, llamadas telefónicas, envío de
correos, visitas a domicilio.
· Hacer uso de intermediarios.
· Ubicar nuestros productos en todos los puntos de venta habido y por
haber.
· Ubicar nuestros productos solamente en los puntos de ventas que sean
convenientes para el tipo de producto que vendemos.
· Ubicar nuestros productos solamente en un solo punto de venta que
sea exclusivo.
Política de comunicaciónConsiste en comunicar, informar, dar a conocer o recordar la existencia
de un producto a los consumidores, así como persuadir, motivar o
inducir su compra o adquisición. Algunas estrategias son:
· Crear nuevas ofertas.
· Ofrecer supones o vales de descuento.
· Obsequiar regalos por la compra de determinados productos.
· Ofrecer descuentos por cantidad, o descuentos por temporadas.
· Poner anuncio9s en diarios, revistas o Internet.
Departamento de Compra
A los Proveedores se les debe responder con prontitud y cortesía.
Cualquier decisión deberá ser aprobada por el comité de compras.
Cualquier proveedor que presente competencia desleal será descartado.
El catalogo de proveedores deberá de ser actualizado conforme exista
un cambio.
El departamento de compras deberá de contar con lasherramientas
suficientes para lograr elaborar bien el proceso de compra.
El Formato de Requisición de Compras deberá contener la descripción y
las especificaciones claras de los materiales, productos yservicios a ser
adquiridos.
En caso de ser aprobada la requisición será enviada al almacén para
hacer entrega del pedido o para la solicitud de compra.
Departamento de control de calidad
Los requisitos de la norma ISO 9001:2008: la norma establece la
necesidad de incluir los compromisos de cumplir con los requisitos de
los clientes y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de
gestión.
Cliente: gestionar la calidad es gestionar la satisfacción del cliente, en la
política pueden incluirse directrices de comportamiento que incidan
directamente en la satisfacción del cliente, por ejemplo la reducción de
los plazos de entrega o mejorar la atención personal del cliente.
Empresa: la política debe alinearse con la realidad de la propia
organización, no estableciendo directrices ajenas a la misma o
imposibles de cumplir. También debe tenerse en cuenta que la política
debe ser entendida por todo el personal de la organización, por lo tanto,
el vocabulario y las expresiones usadas deben ser los adecuados al
nivel de los empleados.
Dirección: la alta dirección debe comprometerse con la política de
calidad, ya que es algo clave en la gestión de la organización.
CAPITULO IV
Modelos de auditorías
La auditoría de los recursos humanos
Evalúa las actividades de administración de personal en la organización con
el objetivo de mejorarlas. Para ser verdaderamente eficientes, las actividades
de recursos humanos de dicha empresa deben considerar las necesidades y
objetivos del personal.
Beneficios
Los beneficios de la auditoria de recursos humanos son muchos como
los siguientes:
Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa.
Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de
recursos humanos.
Identifica problemas de importancia crítica.
Alienta la uniformidad de políticas y prácticas.
Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales.
La auditoria del departamento de administración Eliminar perdidas y deficiencias
Mejorar los sistemas y procedimientos de operación
Mejorar medios de control
Desarrollar mejor al personal
Utilizar adecuadamente los recursos sean fisicos o humano
La auditoria del departamento de ventas Realizar promociones de ventas
Llevar registros de clientes que incluyan su historia, necesidades
presentes y potenciales y otras características convenientes.
Preparar el pronóstico de ventas.
Someter a la dirección de la empresa el presupuesto de ventas y una
vez aprobado, explicar periódicamente las variaciones que se tengan.
Establecer las estadísticas necesarias, por razones, líneas, artículos,
agentes u otros criterios de clasificación, para tener información
oportuna y suficiente que permita reaccionar adecuadamente ante las
exigencias del mercado.
Seleccionar y promover líneas y/o artículos con mejores márgenes.
Adiestrar al personal de ventas en la obtención de su objetivo,
cumpliendo las políticas de comercialización y crédito y su aplicación.
La auditoria del departamento de marketing
Verificación de estrategia y
objetivos.
Cada gerente expondrá su idea de
estrategia y objetivos. Suelen darse
divergencias que deberán resolverse.
Rentabilidad en la línea de
productos.
Los auditores calculan cuáles líneas dan
utilidades y cuáles no, imputando costos
indirectos por actividad.
Comparación con la
competencia.
Se evalúan clientes y managers en
relación con la competencia y en varias
dimensiones.
Asignación de marketing
adicional.
Se observa cómo cada gerente
distribuiría sumas adicionales entre 10 a
15 actividades de marketing. Esto pondrá
en evidencia acuerdos y desacuerdos
sobre cuáles son las más importantes.
Participación de mercado por
clientes.
La porción de mercado propio y del
competidor se calcula en clientes claves o
segmentos, para identificar puntos fuertes
y débiles en la compañía.
Penetración en ventas. Se mide penetración territorial vs.
potencial del vendedor en igual zona,
para determinar si deben subdividirse
territorios.
Rastreo en desarrollo de
productos.
Se analizan casos representativos para
detectar potenciales cuellos de botella y
procedimientos impropios en procesos de
desarrollo de productos.
Interacción precio-utilidad. Se demuestran los efectos de un
aumento de precios o un descenso de
utilidades.
Productos agregados y
excluidos de la línea.
La amplitud de una línea se mide en el
tiempo, para ver si su complejidad
desborda lo manejable.
Las auditorías del departamento de compras
Pueden ayudar a eliminar los desperdicios, la ineficiencia y el fraude, lo
que añade valor a los resultados de la organización.
Usar una evaluación de riesgos es crucial porque coloca los limitados
recursos internos de la auditoría en las áreas donde son más
necesitados.
Evalúa la estructura del control interno del departamento de compras.
Selecciona una muestra de datos de las actividades de negocios que
están siendo auditadas y haz pruebas de conformidad con los controles
relacionados.
Proporciona una lista de resultados y problemas que tienen que ser
resueltos y recomendaciones sobre cómo resolverlos.
La auditoria del departamento de control de calidad Verificación de la existencia de un departamento de control de calidad
estructurado
Revisión del organigrama del departamento de control de calidad
Confirmación de la condición de las instalaciones de control de calidad
Presencia de personal capacitado para ejecutar operaciones de control
de calidad.
Determinación de los criterios de calidad aplicados
CAPITULO V
Diseñar propuestas de control o mejoras a los existentes de la empresa seleccionada.
Establecer los métodos para medir la eficiencia y eficacia de cada
proceso.
Determinar y proporcionar los
recursos necesarios para lograr los objetivos de calidad.
Capacitar al personal de la empresa para que estén calificado para
realizar satisfactoriamente su trabajo.
Realizar auditoria de control interno basada en la gerencia estratégica
ahora detectar las fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas,
de modo que permitan reformular los objetivos y metas, así como las
estrategias tácticas necesarias para potenciar y aprovechar los recursos
y fortalezas y eliminar las amenazas y debilidades respectivamente.
CONCLUSION
La auditoria del departamento de ventas, tiene como objetivo inspeccionar
ciertos aspectos administrativos que establecen el conjunto de actividades que
comprenden el concepto y alcance de la operación de ventas, con la intención
de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o
en la realización misma de las operaciones de cuya solución puedan surgir
disminuciones de costos y/o aumento de la eficiencia operativa.
Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor
interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las
transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los
métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación
más eficiente y eficaz, mientras la Auditoría Externa examina y evalúa
cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una
opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente
requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma
independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por
lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría
de Estados Financieros.
BIBLIOGRAFIA
http://proyectoconsaburum.wikispaces.com/3+Pol%C3%ADticas+de+Marketing
http://www.sudamar.com/auditoria_control_calidad.htm
http://www.buenastareas.com/ensayos/Politicas-Del-Departamento-De-Compras/50458880.html
![Trabajo Final[1] (Reparado)](https://img.document.onl/doc/110x75/55cf8f2c550346703b9996f3/trabajo-final1-reparado.jpg)
