Manual TEMPORALIDADE - sesa

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Text of Manual TEMPORALIDADE - sesa

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    SECRETARIA DE ESTADO DA SADE DO PARAN

    MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS

    CDIGO DE CLASSIFICAO &

    TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

    ATIVIDADES-FIM

    CLASSE 12 SADE

    Curitiba 2007

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    ROBERTO REQUIO Governador do Estado do Paran CLAUDIO MURILO XAVIER Secretrio de Estado da Sade

    CARLOS MANUEL DOS SANTOS Diretor Geral da Secretaria de Estado da Sade

    ROBERTO LIMA PIMENTEL MACHADO Chefe Departamento de Apoio Tcnico Operacional DAYSI LCIA RAMOS DE ANDRADE Diretora do Arquivo Pblico do Estado Comisso Setorial de Avaliao de Documentos da SESA Nelson Girardi - Presidente Ana Maria Lustoza Santos Atilio Pedro Savi Denise Cunha Santos Rigotti Gilberto Nei Muller Roberto Hartmann Tnia Regina de Avila Costa Diviso de Gesto da Informao do Arquivo Pblico do Paran Mrcia Dor - Arquivista Ana Paula Mazi -Estagiria Colaboradores Airan de Jesus, lvaro Guelfi, Ana Vieira, Anlia Maria B. Machado, Carlos DAvila, Clia Fagundes Cruz, Celso Luiz Rubio, Cezar Benoliel, Clarisse Neves de Macedo, Eliana Regina Garavelo de Almeida, Elvira Folda, Fabiana Pujol, Gislia B. Rbio, Jurema Boing, Ins Viana, Ivana Maura Kaminski, Jaqueline Astro, Lilian Spingler, Lucia H. S. Gomes, Marcelo Piloneto, Maria Ada Meda, Maria Bernadete Barbosa Hesse, Marcia Siqueira, Margarete de Lazari Marques, Maria Emilia Pelissari, Maria Rita Camargo, Marinalva Gonalves da Silva, Maysa Ramos, Mirian Woiski, Marta Maria de Souza, Nivera Nomia Stremel, Paulo Almeida, Regina Bubola, Rosana Ribeiro Santos, Rossana Viana, Rosmeri Ferreira Baptista, Rosiane Nickel, Rubens Azevedo Costa, Rubens Gusso, Silvio Bernardes, Snia Regina Wotikoski, Sueli Preidum Coutinho, Sueli Vidigal, Susana Helena Gai Mercer, Tereza Marli de Brito, Terezinha Watanabe, Wilmar Mendona Guimares.

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    A P R E S E N T A O O Programa de Gesto de Documentos PGD, institudo pelo Arquivo Pblico do Paran de conformidade com a Lei Federal n8.159/91, tem por finalidade racionalizar a documentao arquivstica produzida pelos rgos pblicos, a fim de agilizar as aes governamentais e preservar nosso patrimnio documental. O PGD considera a informao contida nos documentos instrumento estratgico para a administrao pblica, pois fornece dados para o planejamento, acompanhamento, controle e visibilidade de suas atividades - garantia aos cidados do pleno direito cidadania. Para resgatar as informaes necessrias ao adequado funcionamento das atividades governamentais, preciso estabelecer condies seguras e eficientes de arquivamento e destinao, que no podem ser encaradas como uma mera operao de guarda, transferncia ou eliminao aleatria de documentos, e sim sua reunio e anlise sistematizadas, segundo critrios estabelecidos por tcnicos e profissionais da rea. O Cdigo de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos para atividades-fim que ora so apresentadas, so o resultado do esforo conjunto da Secretaria de Estado da Sade e do Departamento de Arquivo Pblico. A medida em que sejam utilizados pelos produtores dos documentos da rea de sade, e funcionrios responsveis pelo arquivamento, esses instrumentos podero sofrer alteraes. E assim deve ser. Pois a administrao pblica e seus servios so dinmicos. No entanto, constituem nesse momento, para toda a estrutura da SESA, um importante roteiro para o tratamento da documentao, provendo a Secretaria de uma poltica de arquivos efetiva e confivel.

    Arquivo Pblico do Paran Diviso de Gesto da Informao

    Novembro de 2006.

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    SUMRIO

    1. MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS

    2. CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

    3. TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

    12-1 ADMINISTRAO MDICO-HOSPITALAR

    12-2 HEMATOLOGIA E HEMOTERAPIA

    12-3 VIGILNCIA EM SADE E PESQUISA

    12-4 PRODUO E DISTRIBUIO DE MEDICAMENTOS

    4. NDICE DE ASSUNTOS/itens documentais

    5. MODELOS DE FORMULRIOS

    6. FUNDAMENTAO LEGAL

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    1 MANUAL DE GETO DE DOCUMENTOS

    O Manual de Gesto de Documentos, elaborado pela Diviso de Gesto Informao do

    Departamento Estadual de Arquivo Pblico - DEAP, o instrumento normalizador das

    atividades de classificao, arquivamento e destinao de documentos produzidos e

    recebidos pela administrao pblica do Estado do Paran. Estes procedimentos referem-se

    aos conjuntos documentais produzidos em funo das atividades-meio ou fim.

    O Manual dirigido ao tratamento intelectual e fsico da documentao, fornecendo

    orientaes sobre classificao de documentos, tempo de guarda e modelos de formulrios

    para os procedimentos de eliminao e transferncia. legislao que regulamenta estes

    procedimentos foi acrescida do Decreto n2.866, de 22/04/2004 e da Instruo Normativa

    n 2, de 19/05/2004, que estabelecem os procedimentos para a entrada de acervos no

    Arquivo Pblico do Estado.

    2 - GESTO DE DOCUMENTOS

    A Gesto de Documentos o conjunto de procedimentos tcnicos e operacionais referentes

    s atividades de produo, tramitao, classificao, avaliao e arquivamento dos

    documentos nas fases corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento

    guarda permanente.

    OBJETIVOS

    Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e

    destinao dos documentos.

    Formalizar a eliminao de documentos que tenham cumprido seu prazo de

    arquivamento.

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    Garantir o uso adequado de meios de reprografia e outras tcnicas de gerenciamento

    eletrnico de documentos.

    Assegurar o acesso a informao quando e onde se fizer necessria ao governo e aos

    cidados.

    Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente, reconhecidos

    por seu valor para pesquisa histrica ou cientfica.

    3 CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

    O Cdigo de Classificao de Documentos permite classificar todo e qualquer documento

    produzido, recebido ou acumulado pelos rgos e/ou entidades do Poder Executivo do

    Estado, no exerccio de suas atividades e funes.

    Os documentos esto classificados em classes e subclasses de assuntos, sempre do geral para

    o particular, distribudas hierarquicamente de acordo com as atividades e funes da

    Secretaria da Sade. A classe ou subclasse de assunto possui um cdigo numrico

    correspondente, que se refere ao assunto ou tipo documental produzido nas atividades-fim:

    Sub-classe 1- ADMINISTRAO MDICO-HOSPITALAR

    Sub-classe 2 HEMATOLOGIA E HEMOTERAPIA

    Sub-classe 3 VIGILNCIA EM SADE E PESQUISA

    Sub-classe 4 PRODUO E DISTRIBUIO DE MEDICAMENTOS

    COMO CLASSIFICAR OS DOCUMENTOS

    O contedo do documento, ou seja, o assunto, deve ser o critrio classificador,

    possibilitando agrupar espcies documentais que tratam do mesmo assunto em um dossi,

    processo ou pasta. A classificao deve ser realizada por servidores que conheam a

    atividade que gerou o documento.

    Primeiro passo: analise do conjunto documental e busca no Cdigo de Classificao

    de Documentos do cdigo correspondente ao grupo de assunto a que pertence

    Segundo passo: encaminhamento para o arquivamento junto ao setor competente.

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    OBS. Quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes devero receber o cdigo

    correspondente ao documento.

    COMO ARQUIVAR OS DOCUMENTOS

    O arquivamento a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a

    classificao dada. Nesta etapa toda a ateno necessria, pois um documento arquivado

    erroneamente poder ficar perdido quando solicitado posteriormente. As operaes para

    arquivamento so as seguintes:

    se o documento no estiver classificado, atribuir um cdigo conforme o assunto;

    ordenar os documentos na ordem seqencial indicada no Cdigo de Classificao;

    arquivar as pastas suspensas na seqncia dos cdigos atribudos USAR UMA

    PASTA PARA CADA CDIGO

    arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada,

    identificando externamente o seu contedo e registrando a sua localizao no documento

    que o encaminhou.

    A classificao e o arquivamento de documentos baseados no assunto/contedo facilita a

    recuperao do contexto original da informao e agiliza a etapa de avaliao para

    eliminao, transferncia ou recolhimento.

    4 - TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

    A Tabela de Temporalidade de Documentos, o registro esquemtico do ciclo de vida

    dos documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente ou setorial, sua

    transferncia para o arquivo intermedirio ou geral, a eliminao ou recolhimento para a

    Diviso de Documentao Intermediria ou Diviso de Documentao Permanente do

    Arquivo Pblico do Estado.

    A Tabela um instrumento da gesto documental e passvel de alteraes na medida em

    que a produo de documentos se altera, devido a mudanas sociais, administrativas e

    jurdicas. A legislao relativa ao tempo de guarda da documentao da rea da sade deve

    ser o principal instrumento regulador.

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    PRAZO DE ARQUIVAMENTO: O tempo de guarda dos documentos est relacionado ao

    seu ciclo de vida.

    Fase Corrente: Aos arquivos setoriais interessa ter acesso aos documentos que esto

    sujeitos a consulta diariamente. O prazo de arquivamento no deve exceder a cinco anos,

    incorrendo no risco de acumular documentos desnecessrios ao uso corrente e

    dificultar o acesso.

    Fase intermediria: A documentao que cumpriu sua funo imediata, mas contm

    informaes de carter probatrio, poder ser transferida para o Arquivo Geral da

    Secretaria da Sade ou para a Diviso de Documentao