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Aula 00 Noções de Arquivologia p/ DPU - Agente Administrativo, ATA e Téc em Ass Educacionais -Com Videoaulas Professor: Felipe Petrachini 00000000000 - DEMO

Noções de Arquivologia p/ Concurso DPU

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Aula 00

Noções de Arquivologia p/ DPU - Agente Administrativo, ATA e Téc em AssEducacionais -Com Videoaulas

Professor: Felipe Petrachini

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Noções de Arquivologia para DPU(somente para os cargos de Agente Administrativo, Analista Técnico-Administrativo e Técnico em Assuntos Educacionais)

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AULA 00 – 1 Técnicas de organização de arquivos: teoria das três idades, classificações em arquivos,

classificações dos arquivos (Introdução)

SUMÁRIO PÁGINA

Sumário

Apresentação: ................................................................................................. 1

Meus Pãezinhos .............................................................................................. 3

Considerações sobre o Curso ......................................................................... 4

Vídeo Aulas ..................................................................................................... 6

Porque estudar Arquivologia? ......................................................................... 7

1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia ................................................... 8

1.1. Princípios e Conceitos .......................................................................... 8

1.2. Documentos .......................................................................................... 9

1.3. Órgãos de Documentação .................................................................. 10

1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais) ............................................................... 15

1.5. Princípios ............................................................................................ 17

Questões Comentadas .................................................................................. 24

Questões Propostas ...................................................................................... 36

Apresentação:

Olá a todos. Eu me chamo Felipe e serei o responsável pelo curso de

Arquivologia para este concurso.

Tenho 25 anos e atualmente exerço o cargo de Agente Fiscal de Rendas do

Estado de São Paulo (vulgo “Fiscal do ICMS”). Sou formado em Direito pela

Universidade de São Paulo, mais conhecida como Largo São Francisco. E sim, isso

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significa que perdi horas de sono ao longo de meses a fio para fazer a FUVEST.

Bons tempos aqueles...

Ingressei no serviço público em 2009, no cargo de Assistente Técnico

Administrativo do Ministério da Fazenda. Fiquei mais de dois anos no cargo, onde

aprendi desde furar papel até os meandros mais específicos da ciência do Direito

Tributário. De tanto choramingar, a partir de fevereiro comecei a supervisionar parte

do setor onde trabalhava, ganhando um aumento singelo (sim, essas coisas existem

no serviço público se você for ambicioso).

Em abril de 2012 fui nomeado para o cargo de Técnico Judiciário Área

Administrativa do Tribunal Regional do Trabalho. Lembro-me até hoje de que

mesmo estando na posição 1237, e já passados mais de três anos da prova, ainda

assim chegou minha vez. Mas lógico, se tivesse ido melhor, teria sido chamado

mais cedo .

Passei em 16º lugar no concurso de AFTM de São Paulo, ingressando na

Prefeitura lá para agosto de 2012 e ali fiquei até (finalmente ) ingressar na

Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (vulgo ICMS SP), cargo agora, em

março de 2014.

Fora isso, fui chamado para ser Oficial de Justiça do Tribunal de Justiça de

São Paulo (não lembro a posição de cabeça, mas demorou pacas pra chamar e eu

já estava na Prefeitura quando isso aconteceu) e Escrevente Técnico Judiciário na

Circunscrição de Mauá, que também é longe pacas de onde eu moro. Também fui

convidado (recentemente) a ocupar a vaga de Técnico do INSS na Agência de

Atibaia (8º lugar)

Prometendo não me alongar muito , fiquei em 4º lugar no concurso de

Assistente de Licitação para a FURP (Fundação do Remédio Popular), concurso

este do qual também não pude assumir e, fui chamado para ser Técnico da

SPPREV, em um concurso bastante peculiar (se tiver a curiosidade, pegue a lista

de aprovados e veja as notas do pessoal, coisa de louco ), e, por fim, fui nomeado

em 2010 (ou 11 ) para exercer o cargo de Técnico do Ministério Público da União.

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Mas pra fazer tudo isso, não é necessário nenhum lampejo de genialidade ou

dom divino. Alias, boa parte dos meus conhecidos me tomam por alguém bastante

"desligado", de maneira que alguns ainda se espantam em saber que eu ainda não

esqueci de respirar. O que eu sou, em verdade é teimoso.

E pra ser bem sincero, já levei fumo também em concurso . Fui tão mal na

prova do BACEN da época que fiz que fiquei com vergonha. Mas foi só vergonha,

não desisti por causa disso, nem você deve se sua vez ainda não chegou. Alias, o

desastre da época foi o que me animou a estudar mais profundamente disciplinas

como contabilidade geral, que me auxiliaram anos depois na obtenção do cargo de

Agente Fiscal de Rendas, o qual exerço hoje.

A vaga está lá disponível para quem quiser pegar, e já adianto: não é

necessário nenhum lampejo de genialidade ou dom divino (embora ambos ajudem

muito). Eu tive a oportunidade de conhecer pessoas muito talentosas, e a maior

parte delas não quer virar funcionário público. Para o resto de nós, sobra a certeza

de que a dedicação e o empenho são os únicos fatores que fazem a diferença entre

passar ou não.

Quer dizer, quase. Material também é bom ter. Não adianta nada estudar

feito um condenado se você não estiver estudando a matéria certa. Você confiou

neste material para aplicar o seu esforço. Eu vou te dar uma dor de cabeça que

valha o gasto .

Bom, chega de conversa, mãos a obra!

Meus Pãezinhos

Atendendo a uma orientação do site, reproduzo abaixo o seguinte informe:

---------------

Observação importante: este curso é protegido por direitos autorais

(copyright), nos termos da Lei 9.610/98, que altera, atualiza e consolida a legislação

sobre direitos autorais e dá outras providências.

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Grupos de rateio e pirataria são clandestinos, violam a lei e prejudicam os

professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de nossa equipe

adquirindo os cursos honestamente através do site Estratégia Concursos ;-).

---------------

É um tanto ameaçador, mas é a mais pura verdade. Seu professor é formado

em Direito e atesta a ilicitude da conduta.

Mas, não é só isso: o curso toma tempo do seu querido professor, e ele usa o

suado dinheirinho de vocês para comprar duas coisas: livros novos e pãezinhos.

Livros novos, pois sei que, ao mesmo tempo em que eu me atualizo, as

bancas também o fazem, e o nosso objetivo é estar a frente da banca, e não ser

engolido por ela (quando o predador é mais rápido que a presa, já sabem o que

acontece).

Pãezinhos, pois tanto eu como aqueles que amo e prezo precisam comer. E

pãezinhos são a coisa mais barata que consigo pensar em comprar.

Mas sério, prestigiem o curso!

Considerações sobre o Curso

É isso aí meu caro. Para quem começou a estudar antes de sair o edital,

tenho boas notícias: a única coisa que mudou no nosso curso foram os títulos das

aulas e alguns acréscimos na Aula 02, nem tanto em função da mudança do edital,

mas apenas para enriquecer o material.

Se você está chegando agora, também não há motivo para temer: a matéria

é simples, a ponto de você poder acompanhar o trem a partir de agora. Garanto a

você: não vai ser aqui que você vai se enroscar.

Vamos dar uma olhadinha no que nos aguarda:

Aula 00 1 Técnicas de organização de arquivos: teoria das três idades, classificações em arquivos, classificações dos arquivos (Introdução)

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Aula 01 1 Técnicas de organização de arquivos: teoria das três idades, classificações em arquivos, classificações dos arquivos. Diplomática.

Aula 02

2 Gerenciamento da informação e gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes, intermediários; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes;

Aula 03

3 Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação e conservação de documentos. 4 Documentos eletrônicos (digitais): conceitos e definições

Aula 04 Legislação Arquivística

São todos temas recorrentes nos editais do CESPE, não só desde o início de

minha carreira como professor no site, mas que remontam inclusive à época em que

eu mesmo tinha de estudar estes temas para fazer as provas (ah, o verão de 2010...

ano mágico e cheio de provas, e onde consegui minha primeira aprovação).

Se você tiver alguma dificuldade, por favor, o fórum existe para que você tire

absolutamente todas as dúvidas que passarem pela sua cabeça durante a leitura do

material. Não se constranja, pois só vai saber passar quem souber a matéria, e só

vai saber a matéria quem perguntar.

Esta Aula 00 é para você entender a abordagem que utilizarei no curso.

Entretanto, ela também é o começo da aula 01. Sim meu caro, você já está

aprendendo o que vai cair na prova, então, preste bastante atenção daqui para

frente. Se gostar do que viu, ficarei extremamente honrado em tê-lo como aluno

pelo resto do curso.

A aula 00 e a aula 01 são, em essência, a mesma aula, mas com pequenas

diferenças:

Pense na aula 00 como a versão teste do curso. Não estarão aqui todos os

assuntos, nem todas as questões, de maneira que gostaria que, nesse momento,

você se concentrasse em saber se sou o professor ideal para ajudar você na

aprovação.

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Alias, se já me conhece, e gosta das minhas aulas, sugiro que pule a leitura

da Aula 00 e já comece na Aula 01, que está completa, pronta para atender os

desígnios da banca, sem perda de tempo.

Atendendo a pedidos, fiz uma revisão nas cores que utilizo no curso, e alguns

esquemas foram alterados. Se você fez cursos passados comigo, vai reparar que o

texto deve estar bem mais fácil de ler agora.

E viu alguma questão que não consegue fazer? Poste meu filho, poste, pois

eu estarei lá para te explicar como fazer!

Vamos em frente.

Vídeo Aulas

Sim, seu professor também aderiu a este método de ensino. Junto a cada

aula, existem alguns vídeos com temas tratados em aula, para reforçar ainda mais o

conteúdo na sua cabeça, a ponto de você respirar Arquivologia, e falar sobre os

temas como se estivesse discutindo uma memória de infância.

Como acredito que o PDF e o vídeo são recursos complementares, a

abordagem no vídeo é um pouco diferente da realizada em aula:

- Muitas figuras e pouco texto nos slides, para que acionar outro trecho da

sua memória, nem tanto ligado ao conhecimento, mas sim ao acesso à informação.

- Seu professor procura ir bem devagar enquanto explica os temas, razão

pela qual sugiro que você tire um tempo só para ver o vídeo. Eles estão divididos

em tópicos de 10 a 30 minutos, para sua conveniência.

- Por fim, você pode ver o vídeo e ler o PDF na ordem em que quiser, mas

recomendo que faça os dois!

A propósito, ainda estou buscando ideias sobre como melhorar a aula em

vídeo. Sugestões são muito bem vindas, não só no sistema de avaliação do site,

mas também diretamente pelo email: [email protected]

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É a sua opinião que torna o curso melhor. E não se engane: eu só estou aqui

por causa de vocês! :D

Porque estudar Arquivologia?

Arquivologia é uma das únicas matérias que me orgulho em dizer que você,

futuro funcionário público, com certeza usará no desempenho de suas funções,

ainda que não seja sua área de formação.

Nada como um exemplo: se você é de São Paulo, notará que a foto de seu

RG possui diversos furos, formando a sigla IIRGD.

Esta sigla corresponde ao Instituto de Identificação Ricardo Gumbleton

Daunt, responsável, entre outras coisas, pela identificação de todos os cidadãos que

moram no município de São Paulo.

E, a fim de auxiliar nesta tarefa, eles possuem TODAS as digitais dos

habitantes do Estado de São Paulo. Mas não estamos nos EUA, nem a Policia Civil

é o CSI: as minhas digitais e de meus conterrâneos estão decalcadas em uma

papeleta de papel cartão e arquivadas em uma infinidade de gavetas dentro do

instituto.

Sim, é uma infinidade de “dedos” e “mãos” sem nenhum tipo recurso da

informática para auxiliar na pesquisa. Ainda assim, quando apresentamos as digitais

de um investigado ao instituto, eles são capazes de procurar rapidamente nas

gavetas e encontrar a papeleta que confere, o que, na minha modesta opinião, é

algo simplesmente mágico.

Eles não procuraram em todas as gavetas. O instituto só é capaz de fazer

isto porque as fichas estão adequadamente arquivadas e catalogadas, de maneira

que ao invés de procurar feito um louco em um monte de gavetas, o funcionário vai

direto naquela que sabe que contém as digitais pretendidas.

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Eu até sei como eles fazem isso, mas não é o propósito do seu curso. Isto é

uma mostra de que você deve se animar ao ler este material, porque ele, além de

importante para sua prova, será vital para sua vida funcional. E por incrível que

pareça, não é uma matéria chata (pode acreditar).

1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia

1.1. Princípios e Conceitos

Aqui começa a longa jornada de descobrimento que você, caro aluno, irá

trilhar nos meandros da Arquivologia (ou pelo menos, da parte que cai em prova).

Para quebrar um pouco o gelo, vamos visitar a história.

O termo “arquivo” não tem uma origem precisa. Entretanto, aquela

frequentemente apontada na doutrina nos remete à antiga Grécia, com a

denominação “arché”, que denominava o “palácio dos magistrados”.

Com a evolução do conceito, chegamos à palavra “archeion”, que denomina

o “local de guarda e depósito de documentos” (este conceito já está mais

próximo de um dos atuais conceitos de arquivo usados em concursos).

Outra parcela da doutrina remete-nos ao termo latino “archivum”, que

também identifica o “lugar de guarda de documentos e outros títulos”.

Qualquer semelhança com certo capitão fictício é mera coincidência...

Cuidado para não explodir o turno todo .

Falaremos sobre os arquivos propriamente ditos um pouco mais à frente,

devemos tratar antes do objeto de seus estudos: a arquivologia.

Pois bem, saiba que não se trata de nenhum monstro dos concursos (é uma

matéria bem legal e útil).

É uma disciplina, no entanto, que exigirá de você cuidado e atenção,

principalmente quando você for apresentado a conceitos próprios, o seu estudo não

é difícil, embora bastante teórico.

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As primeiras noções sobre o assunto você verá já na aula de hoje.

E pode acreditar: seu examinador quer saber o que é arquivologia. E sem

este tópico, as demais aulas serão ininteligíveis (tanto quanto a própria palavra

ininteligível ).

A arquivologia é uma ciência. Já a arquivística é o nome que se dá ao

conjunto de princípios e técnicas empregados justamente no desempenho desta

ciência. No Brasil, a definição da política nacional de arquivos está a cargo do

CONARQ.

“O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao

Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política

nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema

Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão

documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.” 1

Para você obter acertos em uma prova de arquivologia é fundamental

que você conheça o significado de muitos termosutilizados nessa disciplina.

Muitas vezes, a resolução das questões se resumirá a isto. Durante as aulas

estes termos serão explicados, revistos, analisados e colocados na sua cabeça com

o mesmo desvelo com o qual se põe um recém-nascido no berço.

1.2. Documentos

Nós comentamos que a arquivística é um conjunto de técnicas voltadas ao

atendimento dos objetivos da ciência arquivologia. Só que toda ciência tem um

objeto de estudo (é da essência de todo estudo direcionar seus esforços a algum

objeto ). A arquivologia volta sua atenção ao estudo dos arquivos (que você já está

ansioso para saber por que demoro tanto para chegar nele). Ok, mas existe ainda

uma partícula neste contexto, que merece atenção redobrada.

Arquivos, quando a palavra é usada no sentido de “instituição”, operam um

elemento básico: o Documento.

1 FONTE: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

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Documento é todo e qualquer registro de informação,

independentemente de sua forma ou suporte físico. Ou seja, o documento pode

ser uma foto, um papel, um mapa, um cartão, um filme, fitas, CDs, disquetes, enfim,

tudo aquilo que sirva como registro de um fato, de um acontecimento, de um

momento.

Veja que, ao falarmos simplesmente documento, estamos abordando a

acepção ampla da palavra, não estamos detalhando a sua forma ou o meio

material em que ele é disponibilizado. Basta que haja registro de informação,

qualquer que seja e pelo meio que melhor convier ao usuário, estaremos

falando de documento.

Logo mais a frente veremos, no entanto, como deve ser tratado um

“documento de arquivo”.

Falei que documento é um registro, se é um registro deve haver um meio

físico (material) onde este registro é feito, não é mesmo?

Em arquivologia este meio material onde a informação é registrada se

denomina suporte). Como exemplos de suportes temos o papel; o papel fotográfico;

a película fotográfica; fitas de vídeo; as mídias digitais, como um CD, um DVD, ou

seja, tudo aquilo fisicamente palpável e que permite o registro de informações.

Simplificando as coisas para você, caro aluno:

Suporte (meio material) + Registro (ideia, informação) = Documento.

E, meu caro, você pode puxar da sua cabeça as aulas de história, e ainda

apontar como exemplos os papiros, pergaminhos, tábuas de argila, e até em pedra

se achar melhor.

1.3. Órgãos de Documentação

Os nossos queridos arquivos não são os únicos locais dedicados ao

manuseio e guarda de documentos.

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Desta forma, para que separemos muito bem aquilo que é objeto de nosso

estudo (os arquivos) dos demais órgãos de documentação, é essencial que

definamos cada um deles.

E você não terá maiores dificuldades. Cada órgão de documentação possui

suas características peculiares, de maneira que dificilmente você tomará um pelo

outro.

Acompanhe o quadro para as noções iniciais:

O que podemos reparar do estudo do quadro acima? A primeira coisa é que

estas instituições se distinguem pela característica principal de cada acervo, e o

propósito dado por cada instituição ao mesmo (finalidade a que se propõem).

Entretanto, também podemos chamar a atenção à maneira como os

acervos são formados.

• •Locais onde a informação documentada pode ser

conservada (instituições de custódia)

1. Museus

• São instituições que colocam à disposição do público

coleções de peças e objetos culturais.

•Relaciona-se a objetos de valor cultural, podendo também estar presentes objetos tridimensionais.

2. Biblioteca

• As suas finalidades são o estudo, a pesquisa, a cultura. • Os documentos estão associados à ideia de coleção

(foram reunidos por vontade de alguém) •Pode haver vários exemplares.

3. Arquivos

• Ocorre acumulação de documentos, têm natureza

orgânica, atingem a sua situação por um processo natural.

•Não são documentos colecionados. Normalmente o documento é único, tendo sido produzido e acumulado

apenas conforme o necessário.

4. Centros de Documentação

• São locais que agrupam os mais diversos tipos de

documento.

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Embora o nosso estudo faça referência ao arquivo, é importante também que

você saiba diferenciá-lo dos outros lugares apresentados (museus, bibliotecas,

centros de documentação). E adivinha meu caro: cai em prova!

O CESPE (2011 Correios) já fez a seguinte afirmação: “A distinção entre

documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o

emprego desses documentos.”.

Pois bem, vamos às definições mais específicas:

Museu: Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse

público. O seu principal propósito é colocar à disposição do público conjuntos

de peças e objetos de valor cultural. Veja que o museu não se importa nem

mesmo com o fato de o objeto por ele custodiado se enquadrar na definição de

documento. Um sarcófago, muito embora tenha informações grafadas no mesmo,

não é “consultado” pelo público com o propósito de obter informações.

Mas professor: eu quero ir ao museu para obter informações sobre a história

das civilizações! Não estaria evidente meu propósito de obter informações?

Eu digo: você está trabalhando com um conceito bastante amplo de

informação. Para fins da nossa disciplina, somente chamaremos de documento

arquivístico aquele que foi criado ou recebido originalmente para atendimento

das finalidades da instituição.

Uma informação fixada em suporte que buscava resolver determinado

assunto tratado pela instituição.

Já que o antigo Egito surgiu, vamos brincar com ele. O papiro (ou antes dele,

os pedaços de pedra talhados) no qual o coletor de impostos controlava a

arrecadação é um documento de arquivo, já que foi criado pela entidade para

resolver um assunto inerente às suas funções.

O sarcófago foi originalmente criado para guardar o faraó . Não havia assunto

administrativo que pudesse ser resolvido através daquele objeto, ou ao menos, não

há assunto administrativo que pudesse ser resolvido através das informações

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fixadas naquele suporte. Ninguém consultava o sarcófago lá na época, atrás de

informações .

É com esse enfoque que você deve distinguir os documentos do arquivo das

peças de museu.

Centros de Documentação: Esses daqui agrupam documentos de todos

os gêneros, qualquer que seja a fonte. À primeira vista, é como se os centros de

documentação nem mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto,

isto não é de todo verdade. O centro de documentação tem uma finalidade:

informar. Normalmente estes centros possuem alguma especialização.

Meio vago? Pense em uma base de dados de uma instituição de ensino,

onde estão dispostas todas as informações das... hum... revistas de Direito da

Universidade de São Paulo... Esta base de dados somente se presta a informar as

revistas que estão ali disponíveis.

Biblioteca: Esse é bem mais legal (passei mais tempo que o recomendado

nesses ambientes), e frequentemente cobrado em prova.

Comecemos pela doutrina:

“Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, e não

produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para

estudo, pesquisa e consulta”. Bem compacto

A biblioteca se caracteriza pela acumulação de documentos com

finalidades de estudo, pesquisa, e principalmente, consulta. Outro fator

importante que distingue a biblioteca de um arquivo é que os documentos

custodiados pela biblioteca não são por elas produzidos no decorrer de suas

atividades administrativas, mas sim obtidos através de doação, permuta ou

aquisição.

E, tão importante quanto: as bibliotecas frequentemente têm mais de um

exemplar de cada livro. Nós veremos mais à frente que o princípio da unicidade

enxerga cada documento como único. Entretanto, bibliotecas não são arquivos e

não dão a mínima pra isso.

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A biblioteca acumula documentos com o propósito de formar uma coleção.

A palavra propósito também é importante: a acumulação de documentos na

biblioteca é intencional, e desta forma, não espontânea. A biblioteca deseja

educar o seu público.

Arquivo: A razão de estarmos aqui hoje.

Comecemos do jeito que gosto de começar: com doutrina:

“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria

textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e

preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que

poderão oferecer no futuro”.

E aqui vai mais uma definição, também cobrada em prova:

“A principal finalidade dos arquivos é servir a administração,

constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da

história”.

Esmiucemos.

O Arquivo tem como função a guarda e a preservação de documentos,

para que as informações nele registradas também sejam preservadas e possam,

primordialmente, servir adequadamente aos usuários destas informações.

Além disso, os documentos e informações precisam estar organizados, para

que possam ser acessados e a sua informação compreendida.

A finalidade do arquivo é funcional. O arquivo acumula documentos como

mera decorrência das atividades da instituição a que está ligado. É um

processo natural e gradativo.

Outro ponto: os documentos que se encontram no arquivo estão unidos por

sua proveniência. Ao contrário dos livros em uma biblioteca, os documentos de um

arquivo são mantidos juntos para que, desta forma, reflitam o funcionamento e as

atividades da instituição a que estão ligados.

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Os documentos do arquivo dão testemunho das atividades da

instituição.

1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais)

O próprio termo arquivo teve diversos significados ao longo do tempo. E para

nossa infelicidade, atualmente também designa um conjunto diferente de “coisas”. A

mesma palavra “arquivo” compreende diversas ideias, e todas elas serão vistas

agora e no transcorrer das aulas.

Veja os significados mais utilizados em provas:

- Arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma

instituição, no decorrer de suas atividades, preservados para garantir a

consecução de seus objetivos;

- Arquivo é a denominação dada ao móvel que se dedica à guarda de

documentos;

- Arquivo é o local físico (prédio, edifício) onde o acervo de documentos

encontra-se conservado.

- Arquivo é o nome dado à instituição cujo objetivo seja o de guardar e

conservara os documentos.

E não para por aí meu caro colega. Existem mais dois conceitos que eu,

sinceramente, recomendo que você tenha em mente quando for buscar a sua vaga:

“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e

recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas

atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos

futuros”.

Essa primeira definição é encontrada na obra de Marilena Leite Paes,

doutrinadora frequentemente consultada pelas bancas. Contudo, referido conceito

foi formulado pela primeira vez por Solon Buck, ex-arquivista norte-americano.

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Mas nem mesmo nossas queridas bancas organizadoras, do alto de suas

torres de marfim, poderão negligenciar a definição legal. Aí temos a Lei 8.159 de 08

de janeiro de 1991, a qual dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e

privados.

Lá, em seu artigo 2º, temos também uma definição de arquivo:

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

O arquivo, ao contrário do futebol, não existe para atender a um clamor

popular. A população em geral não se veria atormentada se o governo, de uma hora

para a outra, resolvesse triturar e encaminhar para a reciclagem todos os

documentos de todos os arquivos públicos do país (ambientalistas, inclusive,

vibrariam com a medida).

Mas quem pensa assim se esquece (ou nunca conheceu) a beleza e poesia

da função dos arquivos. O arquivo serve à administração, e desta forma, mantém

viva a história da instituição. O acúmulo de documentos, desde que preservada a

proveniência e organicidade dos documentos, dará testemunho das atividades da

instituição, pois de certo modo, espelhará a própria estrutura organizacional.

Vou dar um exemplo a vocês. Desde que entrei no serviço público, mantenho

várias pastas com cópias de meus holerites, portarias de nomeação, designações

para chefia e outros dados funcionais. Conforme este meu arquivo vai recebendo

novos documentos, ele vai espelhando o meu histórico funcional, e de certo modo,

refletindo minha vida laboral desde 2009. Quem consultar as informações da minha

pasta conhecerá o Felipe enquanto profissional e tudo que ele fez e significou para

as instituições públicas deste país (ok, meio metido, mas grave a ideia).

Ainda é possível decompor as funções desempenhadas pelo arquivo em

outras, mais específicas.

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- Promover a guarda de documentos que circulam na instituição,

utilizando, para tal finalidade, técnicas que permitam o arquivamento ordenado e

eficiente (lembra-se do IIRGD?).

- Garantir a preservação dos documentos, acondicionando-os

adequadamente, levando em consideração que fatores ambientais são capazes de

destruir o suporte onde a informação encontra-se registrada (a gente chega lá), tais

como temperatura e umidade.

- Atender aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos

pelos diversos setores da instituição, atendendo à demanda de informações.

Estas funções são as mais importantes, mas desde que você pegue a ideia

principal do curso (que é o que tento transmitir de maneira mais poética), você

simplesmente não conseguirá errar questões de arquivologia, já que as alternativas

erradas terão de se afastar dos fundamentos da disciplina.

1.5. Princípios

Princípios, de maneria bem concisa, são diretrizes que guiam a criação de

regras dentro de determinada disciplina.

Aliás, o estudo dos princípios é tão importante e vital que você acertará

questões em prova simplesmente porque a alternativa desrespeita algum dos

princípios que vou relacionar.

Entenda: nenhuma regra de arquivologia ou arquívistica poderá entrar

em conflito com estes princípios, justamente porque as regras são construídas

tendo os princípios como guia. Isto, meu caro aluno, não quer dizer que os

princípios não possuam exceções, só quer dizer que a exceção não pode virar

regra.

Mãos à obra!

Proveniência

Também denominado princípio do respeito aos fundos, este princípio tem

a seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa

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devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem

diversa.”

A definição do Dicionário de Terminologia Arquivística não se afasta muito

disto:

“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido

por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de

outras entidades produtoras.”

E faz todo o sentido, como veremos abaixo.

Eu sei que “jamais” é uma palavra meio forte para concurso, mas este

princípio é a viga mestra da arquivística, então, é um dos poucos “jamais” e

“nuncas” que você deve ponderar antes de excluir a alternativa.

Lembre-se: o arquivo busca demonstrar, através do acúmulo de

documentos, o modo de funcionamento da instituição. Não faz sentido, tendo

este objetivo em vista, misturar documentos de vários órgãos e entidades, pois

descaracterizaria aquilo que PAES chamou de “base do conhecimento da história”.

E as bancas adoram estes assunto, veja só:

ESAF (ANA 2009): “A base teórica das intervenções arquivísticas, que

garante a constituição e a plena existência da unidade fundamental em Arquivística

é o princípio da proveniência”

Já a FCC (2011 TRE- AP) assim o definiu: “Quando os arquivos originários

de uma instituição mantêm sua individualidade, não sendo misturados aos de

origem diversa, diz-se que foi respeitado o princípio da proveniência.”

Você também encontrará este princípio como “princípio do respeito aos

fundos”, ou similar francês .

E agora, somente neste ponto, você está pronto para entender o que significa

“fundo aberto” e “fundo fechado”. Só relembrando:

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Fundo: “Conjunto de documentos de documentos uma mesma proveniência.

Termo que equivale a arquivo”.

A definição se um fundo é aberto ou fechado depende justamente do fato de

a entidade produtora encontrar-se ou não em atividade. Veja só:

Fundo Aberto: Fundo ao qual podem ser acrescentados novos

documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.

Fundo Fechado: Fundo que, não recebe acréscimos de documentos,

documentos em função de a entidade produtora não se encontrar mais em

atividade.

Repare na diferença entre eles e sua relação com o princípio da

proveniência: uma entidade mantém o seu próprio arquivo. Contudo, uma vez que

não se encontre mais em atividade, deixou de produzir ou receber documentos. E

agora, já que não pode mais produzir ou receber documentos em função de suas

atividades, e documentos de origem (proveniência) diversa não podem se misturar

àquele fundo, a consequência é uma só: aquele fundo encontra-se definitivamente

fechado. Lindo, não?

Organicidade

Está relacionado ao termo “orgânico”. Todos os seres vivos (e portanto, seres

orgânicos) possuem diversos órgãos, cada qual com uma função específica, que,

apenas em conjunto, cumprem sua função (no caso, manter você vivo e estudando

para virar funcionário público).

Conforme nosso querido, e sempre tido em maior conta, Dicionário de

Terminologia Arquivística:

“Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das

atividades da entidade produtora”.

Os documentos mantêm relações entre si, como partes de um

organismo. Ou, melhor ainda, os documentos são produzidos e recebidos,

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naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma

organização, seja ela pública ou privada.

A organicidade garante a organização dos documentos, de maneira que

estes reproduzam, da maneira mais fiel possível, a própria estrutura da

entidade que os produziu. Também é frequentemente associado com o princípio

da proveniência, sendo enxergado como decorrência lógica deste.

Trata-se de relação natural entre os documentos de um arquivo, em

decorrência das atividades da entidade produtora.

CESPE 2011 Correios: “A organicidade do arquivo se verifica na relação

que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades do sujeito

acumulador, seja ele pessoa física ou jurídica.”

E aqui tinha pegadinha para quem só memoriza . Veremos mais tarde o

princípio da cumulatividade. Você deve ter muito cuidado poisas bancas podem citar

algum termo próximo a um princípio (como foi o caso de acumulador nesta

afirmação) sem, no entanto, estar se referindo necessariamente a ele

(cumulatividade). Você precisa estar atento para o contexto da afirmação.

CESPE (2011 EBC):“O caráter orgânico dos documentos de arquivo decorre

do fato de que esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como

resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou

privada.”

FCC (2011 TRT-23ª): “Ao definir arranjo como o processo de agrupamento

dos documentos singulares em unidades significativas e também o de

agrupamento de tais unidades entre si, numa relação igualmente significativa,

Schellenberg evoca o princípio da organicidade.”

Pertinência

Leva em consideração o assunto (o tema), independentemente da

proveniência ou classificação original. É um princípio utilizado em determinadas

classificações de um documento, quando o tema tem uma relevância.

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Veja o que diz o Dicionário:

"Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por

assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também

chamado princípio temático".

Macete: Lembre-se de que, quando você vai fazer uma redação, ela precisa

ser pertinente (apropriada) ao tema requerido .

Alguns pontos da doutrina veem este princípio como conflitante com o

princípio da proveniência. E de fato, ele é. Como o critério de acumulação aqui é

o “assunto”, e não “documentos produzidos ou recebidos pela instituição”,

dificilmente se conseguirá atentar a ambos.

Alguns vão mais longe: afirmam sem medo algum que o princípio da

pertinência não tem mais aplicação na Arquivística. O próprio Dicionário de

Terminologia Arquivística Brasileira afirma em suas referências que tal princípio já

não encontra mais uso, preservado apenas para conhecimento das gerações

futuras a respeito da evolução da nossa disciplina. Eu não sou tão corajoso . o

CESPE pode, ou não, partilhar deste entendimento, então, vou nos proteger o

ensinando.

Entretanto, o princípio da proveniência é a viga mestra da arquivística.

Tudo que existe e existirá é elaborado com esse princípio em mente. Qualquer

conflito entre pertinência e proveniência, fique com este.

(CESPE 2011 Correios): Quando há necessidade de se reclassificar os

documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a

classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência.

Cumulatividade

Segue o pensamento do acúmulo natural dos documentos. A ideia de que o

arquivo é uma formação espontânea, natural, progressiva e sedimentar. (FCC

2011)

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Nem poderia ser diferente: o arquivo é gerado a partir do acúmulo de

documentos produzidos e recebidos por uma instituição. É através do próprio

acúmulo que se obtém o arquivo.

Muito importante:

Lembre-se que os documentos de arquivo não são coleções!!!!

Da ordem original (ou da ordem primitiva)

Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o

qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou

família que o produziu.” (ESAF 2010).

Aliás, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos

documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o

arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve.

Da territorialidade

Este princípio estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos

serviços de arquivo do território em que foram produzidos.

Acaba por ter dois desdobramentos:

Proveniência territorial: os documentos deveriam permanecer nos arquivos

do território onde foram produzidos. Lembre-se proveniência nos remete aorigem,

quando territorial esta ligada ao local de origem, ou seja, onde foram produzidos.

Pertinência territorial: os documentos deveriam ficar nos arquivos do

território para o qual remete o assunto (o tema) neles tratados. Lembre-se,

pertinência nos remete ao assunto, ao conteúdo do documento.

Os tópicos seguintes ora são tratados como princípios, ora como meras

características dos documentos, relacionadas aos princípios apresentados. Quer

sejam tratados como uma coisa quer como outra é importante que você os conheça:

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Imparcialidade- está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros,

livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos

quais são usados hoje. Os arquivos não têm interesses, paixões, vontades ou

ambições, eles simplesmente registram.

Organicidade- Os documentos refletem características da organização

que o produziu. Esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente,

como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública

ou privada.

Naturalidade– Decorre da maneira como os arquivos se originam,

naturalmente, em decorrência da acumulação de documentos.

Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenados

e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser

comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo

conteúdo do documento original.

Perceba que não se deve associar autenticidade à veracidade como

fazemos usualmente. Um documento autêntico não garante a veracidade de um

fato, apenas atesta que o conteúdo do documento está de acordo com o original.

Acessibilidade- Característica que está relacionada à possibilidade de

localização, recuperação, apresentação e interpretação do documento.

Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único,

independentemente da existência de outro documento semelhante ou tido

como igual (como outra via). Os documentos são únicos na medida em que cada

um deles sofreu um processo de produção diferente de todos os demais. Pense em

um RG e sua cópia fiel. O RG em si é um documento produzido normalmente pela

Secretaria de Segurança, ao passo que a cópia, com as mesmas informações, foi

produzida através de um processo de fotocópia.

Desta forma, cada documento do arquivo normalmente é produzido em

uma única via, ou então, em número limitado de cópias.

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Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, ligando os documentos

uns aos outros através de uma relação complementar. Quando um documento é

separado de seu conjunto ele perde muito do seu significado.

Eu quase fiquei sem cores agora. Estes são os princípios mais prováveis de

serem cobrados em prova. Existem uma infinidade de muitos outros surgindo

enquanto a doutrina se desenvolve, mas que eu nunca vi serem cobrados (nem

quando fazia provas da matéria, nem agora que pesquiso sobre o assunto).

Não faz sentido reproduzi-los aqui. A você, meu bom aluno, recomendo o

bom senso. Arquivologia e Arquivística, embora sejam matérias de muito conteúdo,

não podem ser tratadas como matérias de pura memorização. Se uma questão de

prova abordar algum princípio que não esteja aqui, antes de simplesmente cortá-lo,

pense um pouco se ele faz sentido dentro do que expliquei na aula.

E lógico que se só restar uma alternativa capenga, pode passar a caneta

nela.

Bom, aqui ficamos com a aula demonstrativa. Alguns capítulos não constam

aqui, mas estão lá na Aula 01, prontinhos para serem estudados. Sugiro que você

leia a aula 01 inteira, mesmo os temas repetidos, já que desenvolvo alguns deles

com mais profundidade.

Agora chegou a hora de treinar. Veja se gostou do curso testando se

consegui prepará-lo para as provas que existem por aí.

Grande abraço.

Questões Comentadas

1. CESPE - EPF – PF - 2009O documento de arquivo somente adquire

sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a

estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento.

Comentário: Pois bem. Esta questão quer saber se você entendeu a

matéria. Ela trabalha com os princípios da proveniência e da organicidade ao

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mesmo tempo. Lembre-se que o arquivo, através da gradual acumulação de

documentos ao longo do tempo, passa a representar a estrutura de onde estes

documentos provêm.

Vamos rever as definições, começando pela proveniência:

“Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua

individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa.”

E agora, organicidade:

“Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das

atividades da entidade produtora”.

Como vimos, os documentos perdem muito de seu valor probatório quando

separados, razão pela qual a necessidade mencionada pela questão de que

estejam se relacionando “com os meios que o produziu”.

Item Certo.

2. CESPE - PPF – PF - 2012 A organização de documentos, atividade cada

vez mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o

atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,

julgue o próximo item, referente a arquivologia.

O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos

colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão.

Comentário: Temos dois problemas nesta questão. Primeiro, como dissemos

anteriormente, arquivista que se preza tem horror ao termo “coleção”, mas não

fosse por este detalhe, a questão peca pela generalização. Não é qualquer

documento de interesse de servidor do órgão que comporá o arquivo. Imagine o

extrato bancário da conta do Sr. Delegado da PF, ou do Sr. Procurador da

República. São documentos de interesse dessas pessoas, servidores do órgão?

Sim! Devem ser colocados junto aos processos da unidade? Certamente que não.

Ademais, seria também um desrespeito ao princípio da proveniência, já que

estes documentos certamente terão origem em instituições diversas.

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Por outro lado, a certidão de tempo de serviço do Sr. Procurador é

documento de interesse do servidor, e comporá o arquivo da unidade. Mas não

confunda as coisas.

Item errado.

3. FCC – TJAA -TRE SP - 2012 Original, cópia, minuta e rascunho −

diferentes estágios de preparação e transmissão de documentos − correspondem

ao conceito de:

a) espécie.

b) formato.

c) forma.

d) suporte.

e) tipo.

Comentário: Lembrai-vos que, quando falarmos de original, cópia e minuta,

falamos de estágios da preparação de um documento, e assim, estamos falando da

forma por ele assumida.

Letra c)

4. ESAF - ATA MF – MF – 2012 Indique o que distingue o arquivo do centro

de documentação, da biblioteca e do museu.

a) O objetivo cultural.

b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel.

c) A coleção feita por compra ou doação.

d) O conjunto orgânico de documentos.

e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza.

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Comentário: Excelente pergunta. Você deve ser capaz de diferenciar o

arquivo dos três outros tipos de órgãos de documentação. Assim, o arquivo deve

apresentar a característica única, não compartilhada pelos demais.

Lembra-se ainda de como o arquivo é formado? Através do progressivo

recebimento de documentos produzidos ela unidade, que além de tudo, estão tão

ligados entre si, que acabam formando um todo orgânico. O traço peculiar do

arquivo é que seus documentos, mais do que quaisquer outros dos demais centros

de documentação, formam um conjunto orgânico que não deve ser separado.

Falamos do princípio da organicidade de novo (e não será a última vez).

Letra d)

5. ESAF - ATA MF – MF – 2012 principal finalidade dos arquivos é

a) a conservação de documentos para a história.

b) servir à administração.

c) manter os documentos de valor secundário.

d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória.

e) preservar os documentos de valor patrimonial.

Comentário: Pelo visto não é só o CESPE que é fã da Marilena Paes.

Questão da ESAF que cobra o posicionamento doutrinário do tema:

“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria

textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e

preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que

poderão oferecer no futuro”

E não para por aí: “A principal finalidade dos arquivos é servir a

administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do

conhecimento da história”.

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Não precisa falar mais nada né? . Mas falo mesmo assim: o arquivo existe

com um propósito utilitário. Ponha isso na sua cabeça, ninguém monta um arquivo

porque é bonitinho. Quem faz isto, o faz porque precisa preservar as informações

que estão neles contidas, a fim de que estas informações sejam úteis e estejam

disponíveis aos membros da instituição.

Letra b)

6. ESAF - ATA MF – MF – 2012 São características do documento de

arquivo, exceto,

a) a emulação

b) a naturalidade

c) a imparcialidade

d) a autenticidade

e) a interrelação

Comentário: Olha as características vistas em aula:

Imparcialidade- está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros,

livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos

quais são usados hoje. Os arquivos não têm interesses, paixões, vontades ou

ambições, eles simplesmente registram.

Naturalidade– Decorre da maneira como os arquivos se originam,

naturalmente, em decorrência da acumulação de documentos.

Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenados

e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser

comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo

conteúdo do documento original.

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Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, liga os documentos

uns aos outros. Quando um documento é separado de seu conjunto ele perde

muito do seu significado.

Todos falados em aula, só ficou faltando a “emulação”. E justamente porque

emulação não é característica de um documento. O termo emulação está

associado à capacidade de um sistema de dados de imitar o funcionamento de

outro. Quando aplicamos este conceito aos documentos, normalmente nos

referimos ao processo de preservação digital do documento (que é simplesmente

“imitar” o modelo original em papel).

Letra a)

CESPE – TJAA - TRE RJ - 2012 Acerca da legislação, dos princípios e

conceitos arquivísticos, julgue o item a seguir.

7. CESPE – TJAA - TRE RJ – 2012 Mapas e plantas fazem parte do gênero

documental conhecido como cartográfico.

Comentário: Nem tem como comentar. Mas eu tento: cartografia é a ciência

dedicada à concepção, produção, difusão, utilização e estudo dos mapas. E acredite

você ou não, plantas também são mapas .

Cartográficos

Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas arquitetônicas são documentos cartográficos. Através do uso de escala, representam grandes áreas através

de imagens reduzidas.

Item certo.

8. CESPE – TJAA - TRE RJ – 2012 Os arquivos de uma organização podem

conter diversos gêneros documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico.

Comentário: Não confundir o princípio da proveniência com esta proposição.

Não há nada de errado em um arquivo possuir diversos gêneros documentais,

desde que sejam decorrentes das atividades da mesma instituição.

Item Certo

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9. CESPE – TJAA - TRE RJ - 2012Arquivos e bibliotecas, embora constituam

diferentes órgãos de documentação, precisamente por tratarem de documentos com

características físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos

gêneros documentais sob sua responsabilidade.

Comentário: A partir do momento em que a biblioteca e o arquivo conferem

funções distintas a seus documentos, o emprego de métodos de organização (só

para ficar no exemplo mais básico) não pode ser o mesmo. O método

biblioteconômico, por partir do pressuposto de que as unidades documentais são

autônomas e separáveis, quando empregado em um arquivo, acaba em desastre.

Apenas tenha em mente que bibliotecas e arquivos empregam tratamentos e

processos diferentes ao tratar seus gêneros documentais.

Item errado.

CESPE – EPF – PF – 2009A respeito do gerenciamento da informação e da

gestão de documentos, julgue o item seguinte.

10. CESPE – EPF – PF – 2009 Documentos de arquivo produzidos ou

recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou

fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são

também considerados de valor secundário.

Comentário: Enquanto o documento possuir valor administrativo, legal ou

fiscal, ele não será capaz de adquirir valor secundário, mesmo que esteja no arquivo

intermediário da instituição (documentos que já não são consultados com

frequência).

Só para relembrar você da definição:

“documentos deixaram de ser frequentemente consultados, mas a

instituição que os produziu ou recebeu ainda pode precisar deles.

Se a administração ainda pode precisar deles, é porque ainda possuem valor

primário.

Item errado.

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11. FGV – Apoio Técnico e Administrativo –SEN - 2008Integridade

arquivística é um objetivo decorrente:

a) do sistema de arquivos.

b) da teoria das três idades.

c) do princípio da proveniência.

d) da organicidade.

e) da totalidade arquivística.

Comentário: Aqui não tem jeito meu caro. Isto foi arrancado diretamente do

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o qual, pelo seu tamanho, é pura

picaretagem da minha parte transcrever em aula . Lógico que sempre trabalhamos

os conceitos segundo os ditames do dicionário (afinal, não estou escrevendo o

curso da minha cabeça ), mas você vai aprender melhor no caso a caso:

Integridade Arquivística:

“Objetivo decorrente do princípio da proveniênciaque consiste em

resguardar em fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações

indiscriminadas. Também chamado integridade do fundo.”

Entretanto, sempre que esbarrar em um termo que não conheça, caso queira

consultar diretamente o dicionário, aí vai o link:

http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf

E claro, se não entender algo, seu professor existe para isso.

Voltando à questão, letra c)

12. FGV – Apoio Técnico e Administrativo –SEN - 2008Assinale a

alternativa que indique as três formulações do princípio da proveniência, segundo

Martin Pozuelo (1988), aceito como um princípio básico da Arquivologia.

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a) a formulação francesa do respect des fonds, de 1831; a formulação alemã

do Regulamento de 1881 (Registratur); a formulação das normas 1, 2 e 16

do Manual dos holandeses

b) a formulação francesa do respect des fonds, de 1841; a formulação alemã

do Regulamento de 1881 (Registratur); a formulação das normas 1, 2 e 16

do Manual dos holandeses

c) a formulação francesa do respect des fonds, de 1841; a formulação inglesa

do Public Record Office Act de 1877; a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual

dos holandeses

d) a formulação francesa do respect des fonds, de 1841; a formulação

francesa da Table Ronde des Archives de 1855; a formulação inglesa do Public

Record Office Act de 1877

e) a formulação francesa do respect des fonds, de 1841; a formulação inglesa

do Public Record Office Act, de 1877; a formulação norte-americana do Records

Management and Administration, de 1900

Comentário: Gente, respira, coloquei esta questão aqui apenas por

curiosidade histórica. O Senado estava exigindo bibliografia bastante específica

para o tema, então, vamos resumir o livro do Sr. Pozuelo. Em seus estudos, ele

firmou a opinião de que o princípio da proveniência é fruto de três formulações

encontradas na literatura mundial:

- Francesa, manifestando-se no termo “respect dos fonds”, em 1841;

- Alemã, através do Registratur, regulamento que data de 1881;

- Holandesa, através das normas 1, 2 e 16 do que foi chamado de “Manual

dos Holandeses”.

Como seu professor querido, recomendo que nem tente memorizar esses

marcos. Deixe que fluam na sua cabeça naturalmente, por prazer, ou passe a outro

tema, pois outra questão dessa dificilmente vai cair na prova. Por outro lado, se

estiver com tempo e espaço no disco rígido, pelo amor de Deus, vai fundo ;

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Letra b)

CESPE - TJAA- TRE ES – 2011 Acerca dos conceitos e princípios

arquivísticos e da legislação arquivística, julgue o item a seguir.

13. CESPE - TJAA- TRE ES – 2011 Todos têm direito de receber dos órgãos

públicos informações de seu interesse particular, ressalvadas aquelas cujo sigilo

seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Comentário: Excelente pergunta... de Direito Constitucional . Veja o que diz

o nosso artigo 5º (sim, aquele da lenda), inciso XXXIII:

XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Citação quase literal do inciso. Eu nem precisaria comentar mais nada, mas

vou comentar assim mesmo .

Peguei este trecho do site do planalto, e logo do lado tem um link escrito

“Regulamento”. É uma ocorrência bastante incomum. Pois bem, clicando no link,

veremos que ele nos remete à Lei 12.527 de 2011 (Lei de Acesso à Informação). E

olha só que legal: nós já falamos dela em aula.

Mas o que a Lei 12.527 tem a ver com isso tudo? Ela regulamentou este

inciso da Constituição, o que é bom que você saiba:

Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previstono inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal. Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público; II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios

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Item certo.

14. CESPE - TJAA- TRE ES – 2011 Os documentos de arquivo não são

criados ou produzidos em exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em

um número limitado de cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica

entre si.

Comentário: Enunciado que leva em conta o princípio da unicidade, visto em

aula:

Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único,

independentemente da existência de outro documento semelhante.

Preste bem atenção que a questão faz diferença entre o que entende ser

“exemplares múltiplos” e “número limitado de cópias”, e esta diferenciação ficou

bem subjetiva. O que seu examinador quis dizer é que os documentos do arquivo

não são produzidos para existirem “aos montes”, mas quando muito, com talvez

duas ou três vias.

Item Certo.

15.CESPE - TJAA- TRE ES – 2011 De acordo com o princípio do respeito à

ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no assunto,

desconsiderando-se a sua proveniência.

Comentário: já disse e irei repetir: o princípio da proveniência é a viga

mestra do curso. Tudo que existe, existiu e existirá em arquivologia respeita,

preserva e defende este princípio. A questão já está errada por mencionar qualquer

desconsideração do princípio da proveniência.

Mas, não bastasse isto, o princípio do respeito à ordem original não

corresponde ao apontado no enunciado. Veja só a definição que vimos em aula:

Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o

qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou

família que o produziu.” (ESAF 2010).

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O enunciado descreveu o princípio da pertinência (que vem encontrando

resistência na doutrina atual para se manter enquanto princípio):

Pertinência: Leva em consideração o assunto (o tema),

independentemente da proveniência ou classificação original. É um princípio

utilizado em determinadas classificações de um documento, quando o tema tem

uma relevância.

Item Errado.

16.CESPE - TJAA- TRE ES – 2011A produção de documentos de arquivo

não tem por finalidade o registro da história da instituição, mas o atendimento das

suas necessidades administrativas, entre as quais se inclui a informação aos

cidadãos, caso se trate de órgão público.

Comentário: Que maravilha! A questão aborda diretamente a função

primária dos documentos do arquivo, que é a de servir a administração com

informações. Isto pode incluir o cidadão, nas situações em que a informação contida

no documento não for de caráter sigiloso. Só para deixar bem claro: o caráter

ostensivo do documento é regra atualmente, ainda mais depois da regulamentação

oferecida pela Lei de Acesso às Informações.

E não nos esqueçamos do artigo 2º da Lei 8.159/1991, visto bem no

comecinho da aula:

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Item Certo.

17. ESAF - ATA MF – MF - 2012 O princípio arquivístico que fundamenta as

atividades nos arquivos é o

a) princípio da pertinência.

b) princípio da ordem original.

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c) princípio da proveniência.

d) princípio da territorialidade.

e) princípio da ordem primitiva.

Comentário: Você já conhece as definições expostas aqui. E também já

sabe que o princípio da proveniência é a base de todo conteúdo teórico da disciplina

da arquivologia. Então, só posso supor que você marcou a letra c) e está aqui lendo

isso apenas para ter certeza daquilo que já sabe

Questões Propostas

1. CESPE - EPF – PF – 2009 O documento de arquivo somente adquire

sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a

estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento.

2. CESPE - PPF – PF - 2012 A organização de documentos, atividade cada

vez mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o

atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,

julgue o próximo item, referente a arquivologia.

O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos

colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão.

3. FCC – TJAA -TRE SP - 2012 Original, cópia, minuta e rascunho −

diferentes estágios de preparação e transmissão de documentos − correspondem

ao conceito de:

a) espécie.

b) formato.

c) forma.

d) suporte.

e) tipo.

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4. ESAF - ATA MF – MF – 2012 Indique o que distingue o arquivo do centro

de documentação, da biblioteca e do museu.

a) O objetivo cultural.

b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel.

c) A coleção feita por compra ou doação.

d) O conjunto orgânico de documentos.

e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza.

5. ESAF - ATA MF – MF - 2012principal finalidade dos arquivos é

a) a conservação de documentos para a história.

b) servir à administração.

c) manter os documentos de valor secundário.

d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória.

e) preservar os documentos de valor patrimonial.

6. ESAF - ATA MF – MF – 2012 São características do documento de

arquivo, exceto,

a) a emulação

b) a naturalidade

c) a imparcialidade

d) a autenticidade

e) a interrelação

CESPE – TJAA - TRE RJ - 2012 Acerca da legislação, dos princípios e

conceitos arquivísticos, julgue o item a seguir.

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7. CESPE – TJAA - TRE RJ - 2012 Mapas e plantas fazem parte do gênero

documental conhecido como cartográfico.

8. CESPE – TJAA - TRE RJ - 2012 Os arquivos de uma organização podem

conter diversos gêneros documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico

9. CESPE – TJAA - TRE RJ - 2012 Arquivos e bibliotecas, embora

constituam diferentes órgãos de documentação, precisamente por tratarem de

documentos com características físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo

de tratamento aos gêneros documentais sob sua responsabilidade.

CESPE – EPF – PF – 2009A respeito do gerenciamento da informação e da

gestão de documentos, julgue o item seguinte.

10. CESPE – EPF – PF – 2009 Documentos de arquivo produzidos ou

recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou

fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são

também considerados de valor secundário.

11. FGV – Apoio Técnico e Administrativo – SEN - 2008Integridade

arquivística é um objetivo decorrente:

a) do sistema de arquivos.

b) da teoria das três idades.

c) do princípio da proveniência.

d) da organicidade.

e) da totalidade arquivística.

12. FGV – Apoio Técnico e Administrativo –SEN - 2008Assinale a

alternativa que indique as três formulações do princípio da proveniência, segundo

Martin Pozuelo (1988), aceito como um princípio básico da Arquivologia.

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a) a formulação francesa do respect des fonds, de 1831; a formulação alemã

do Regulamento de 1881 (Registratur); a formulação das normas 1, 2 e 16

do Manual dos holandeses

b) a formulação francesa do respect des fonds, de 1841; a formulação alemã

do Regulamento de 1881 (Registratur); a formulação das normas 1, 2 e 16

do Manual dos holandeses

c) a formulação francesa do respect des fonds, de 1841; a formulação inglesa

do Public Record Office Act de 1877; a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual

dos holandeses

d) a formulação francesa do respect des fonds, de 1841; a formulação

francesa da Table Ronde des Archives de 1855; a formulação inglesa do Public

Record Office Act de 1877

e) a formulação francesa do respect des fonds, de 1841; a formulação inglesa

do Public Record Office Act, de 1877; a formulação norte-americana do Records

Management and Administration, de 1900

CESPE - TJAA- TRE ES – 2011 Acerca dos conceitos e princípios

arquivísticos e da legislação arquivística, julgue o item a seguir.

13. CESPE - TJAA- TRE ES – 2011 Todos têm direito de receber dos órgãos

públicos informações de seu interesse particular, ressalvadas aquelas cujo sigilo

seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

14. CESPE - TJAA- TRE ES – 2011 Os documentos de arquivo não são

criados ou produzidos em exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em

um número limitado de cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica

entre si.

15.CESPE - TJAA- TRE ES – 2011De acordo com o princípio do respeito à

ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no assunto,

desconsiderando-se a sua proveniência.

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16.CESPE - TJAA- TRE ES – 2011A produção de documentos de arquivo

não tem por finalidade o registro da história da instituição, mas o atendimento das

suas necessidades administrativas, entre as quais se inclui a informação aos

cidadãos, caso se trate de órgão público.

17. ESAF - ATA MF – MF - 2012 O princípio arquivístico que fundamenta as

atividades nos arquivos é o

a) princípio da pertinência.

b) princípio da ordem original.

c) princípio da proveniência.

d) princípio da territorialidade.

e) princípio da ordem primitiva.

Gabarito:

1 C 11 C

2 E 12 B

3 C 13 C

4 D 14 C

5 B 15 E

6 A 16 C

7 C 17 C

8 C

9 E

10 E

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