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Treinamento em planejamento e
gestão por resultados
Brasília/DF, 11 e 12 de maio de 2015Facilitador: Luiz Fernando Arantes Paulo
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Por que estamos aqui?
Preparação da equipe responsável (task force) pela elaboração do Marco de Assistência das Nações Unidas para o Desenvolvimento 2017-2021 (UNDAF) em metodologia de planejamento e monitoramento com foco em resultados (RBM).
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Por que estamos aqui?
Relatório de 2012 aponta desafios para o aprimoramento da gestão por resultados na âmbito das Agências das Nações Unidas.
Fonte: BESTER, Angela. Results-Based Management in the United Nations Development System: Progress and Challenges. A report prepared for the United Nations Department of Economic and Social Affairs, for the Quadrennial Comprehensive Policy Review, Julho/2012.
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Objetivos do treinamento
Ao final do 2º dia de treinamento, a equipe será capaz de:• Reconhecer e distinguir os elementos indispensáveis
para uma gestão por resultados;• Utilizar a matriz do marco lógico como ferramenta de
planejamento e monitoramento;• Colaborar no processo de elaboração, monitoramento
e avaliação do Marco de Assistência das Nações Unidas para o Desenvolvimento (UNDAF).
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Plano do treinamento1. Apresentações, expectativas e acordos de convivência (30´)2. Elementos do planejamento estratégico (1h30)3. O ciclo de planejamento das Nações Unidas (1h)4. Gestão por Resultados: o que é isso? (1h)5. Ferramentas para o planejamento estratégico (2h)
Marco Lógico (árvore e matriz) Indicadores
6. Exercício em grupo (2h grupos / 4h apresentações e debates) Revisão da Matriz do UNDAF 2012-2016
7. Monitoramento e Avaliação (1h);8. Planejamento estratégico federal (Plano Plurianual) (2h)9. Encerramento (1h)
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Produtos esperados
Matriz do UNDAF 2012-2016 revisada pelos grupos e debatida em plenária, com o objetivo de fixar e harmonizar conceitos e avaliar possíveis aperfeiçoamentos.
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Apresentações, expectativas e acordo de convivência
• Experiência: ONU Planejamento estratégico / UNDAF
• O que espera do evento
• Horários – intervalos• Palavra - mediações
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Questões preliminares
Por que fazer um plano?
Pra que fazer um plano?
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Elementos de um planejamento estratégico
•O QUE SE QUER (DESEJOS);
•O QUE FAZER (ESFORÇOS);
•COMO FAZER (RECURSOS);
•COMO GERIR (PROCESSOS).
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O que se quer (efetividade)
•Descreve uma alteração da realidade em direção a uma situação desejada, superando um problema, atendendo uma demanda ou aproveitando uma oportunidade. •Insumos:
Análise de situação (ex. CCA, SITAN) ; Planos estratégicos macro (ex. Objetivos de
Desenvolvimento Sustentável); Planos estratégicos do País: Plano Plurianual, Planos
setoriais e regionais
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O que fazer (eficácia)
•Descreve os esforços e realizações sob a governabilidade direta da organização que favorecem, em uma relação de causa e efeito, a alteração desejada da realidade.•Exemplos:
Produtos e serviços a serem disponibilizados; Medidas institucionais.
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Como fazer (eficiência)
•Descreve os recursos necessários e indispensáveis para a implementação dos esforços e realizações planejadas.•Exemplos:
# pessoas com # capacidades; # insumos; # infraestrutura; # recursos orçamentários
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Como medir/gerir
•Descreve os mecanismos e indicadores de acompanhamento, de responsabilização, de execução, de monitoramento, de avaliação e de revisão do plano, programa ou projeto.•Exemplos:
Indicadores e meios de verificação; Responsáveis; Rotinas e procedimentos.
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Planejamento nas Nações Unidas
Common Country
Assessment – Análise de
situação pelo conjunto das agências ONU
UN Development
Assistance Framework –
Plano Estratégico da ONU no Brasil
(2012-2016)
Country Programme Documento da
Agência no Brasil (2012-2016), com as áreas prioritárias e
contribuições ao país e matriz de
resultados inicial
Country Programme
Management Plan (2012-
2016), apresenta os recursos
necessários para implementação
do CPD
Country Programme Action Plan (2012-
2016), base do acordo formal da Agência com
o governo, com detalhes sobre a
cooperação e uma matriz de resultados
final
Integrated Monitoring and Evaluation Plan
para gerir as principais atividades de M&E e pequisas
ou publicações, derivadas do CPAP
Annual Management Plan, detalha
principais elementos de
gestão
Annual Work Plans detalham os Outputs do
CPAP ao nível de atividades,
anualmente 3
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Planejamento nas Nações Unidas
Premissas políticas: compromissos assumidos pelos governantes e demandados pela sociedade
Premissas administrativas: viabilidade e capacidade instalada (Matriz SWOT)
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CPD 2017-2021 (Outcomes)
UNDAF 2017-2021 (Eixos / Outcomes)
Common Country
Assessment
Planejamento nas Nações Unidas
Objetivos de Desenvolvimento
Sustentável
Plano Plurianual
Nacional
Agências
CPAP 2017-2021(Outputs)
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Diretrizes / premissas políticas
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Planejamento nas Nações Unidas
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Projetos nas Agências
PROJETO
Na estrutura de resultados, onde se inserem os projetos? O que são eles?
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Projetos nas Agências
•Projeto é uma iniciativa que dura um período igual ou menor que o do CPD (2012-2016)•Ele deve contribuir aos Outcomes, Outputs e Indicadores da matriz do CPAP •Pode ser um projeto relacionado a um ou vários outputs do CPAP (no mesmo outcome ou não), a uma ou várias atividades do AWP•Refere-se tanto a projetos a doadores quanto a projetos com parceiros da sociedade civil (PCA e SSFA)•Também devem apresentar uma matriz de resultados/matriz lógica
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O que significa “foco em resultados?
Quais os elementos indispensáveis para a identificação de um planejamento com foco em resultados?
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O que é resultado?
Resultados – objetivos – outcomes – o que se quer
Resultados – produtos – outputs – o que fazer
Resultados – insumos – inputs – gastos / investimentos
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O que é resultado?
•Situação desejada para se resolver um problema•Podem ser alcançados em diferentes níveis e formam uma cadeia, organizados de maneira lógica •Termo genérico para Impacto, Outcome, Output (no CPAP) ou Objetivo Geral e Específico (num projeto), etc.•O escopo do resultado varia de acordo com o país, escritório ou programa
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O que é resultado para o UNDAF?Alteração mensurável e descritível de um estado de coisas a partir de uma relação de causa e efeito. Pode ser intencional ou não intencional, positivo ou negativo. São considerados três tipos de resultados: em relação a programas e projetos, os bens e serviços oferecidos (outputs); em relação ao plano estratégico, as alterações desejadas na realidade (outcomes) e os efeitos produzidos pela intervenção a longo prazo, diretos ou indiretos, desejados ou não (impacts).
Fonte: Tradução e adaptação de United Nations Development Group (UNDG), Results-Based Managment Handbook: Strengthening RBM harmonization for improved development results, 2010, p.10.
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Resultado/impactopalavras da moda
•https://www.youtube.com/watch?v=_4G3HOCIbRU
(exibir até 2:30 min)
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Dimensões da gestão por resultados
1. Resultado como referência-chave para todo o processo de gestão; 2. Atribuição de responsabilidades aos resultados pretendidos; 3. Integração dos processos de gestão;4. Valorização de uma cultura organizacional com ênfase nos resultados, e não nos processos.Fonte: Modelo Abierto de Gestión para Resultados en el Sector Público. Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Centro Latinoamericano de Administracion para el Desarrollo (CLAD). Julho de 2007.
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Gestão Por Resultados - desafios
Fonte: Results-Based Management Handbook (2010). Unites Nations Development Group. Tradução própria
DESAFIOS ESTRATÉGIAS
Definir resultados realistas Resultados coerentes com os recursos e governabilidade da organização
Desenvolver cultura de resultadosUsar as ferramentas da gestão por resultados em todas as etapas da programação, e recompensas por desempenho
Relatar resultados ou impacto das atividades versus relatar atividades
Praticar a elaboração de relatórios por resultados e compará-los com os relatórios tradicionais
Capacitação e suporte técnico permanente em gestão por resultados
Estabelecer pontos focais e organizar workshops de treinamento
Passar de “produtos” para “resultados”Destacar a diferença entre produtos e resultados e valorizar mecanismos de gestão por resultados
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Foco em resultados?
“Se não é possível medir, não é possível gerir” (Peter Drucker)
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Ferramentas Árvore de Problemas
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Ferramentas Árvore de Problemas
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Ferramentas – Matriz Lógica
Exemplo de uma típica matriz lógica de resultados estratégicos, derivada da árvore anterior
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Ferramentas - Matriz Lógica
Diferentes agências e doadores utilizam variações desse formato de matriz lógica. Entretanto, todas possuem os principais campos e seguem a lógica vertical e horizontal
Resultados Indicadores Meios de verificação Pressupostos
Outcome
Output
Atividades
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Matriz Lógica de Resultadosvantagens
•Verificar se a soma dos esforços é suficiente para produzir o resultado desejado;•Explicitar as premissas do planejamento;•Minimizar os riscos de fracasso;•Determinar os indicadores-chave e os itens estratégicos para avaliação;•Visualizar o desenho do programa e analisar a sua concepção em uma única tela.
Fonte: Results-Based Management Handbook (2010). Unites Nations Development Group. Tradução própria 5
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Matriz Lógica de Resultadosverificação de consistência
LÓGICA HORIZONTAL:•Cada coluna estabelece elementos para o monitoramento e avaliação dos resultados.
LÓGICA VERTICAL:•Verificar se a soma dos esforços listados no nível inferior é suficiente para produzir/atingir o resultado descrito no nível superior.
Fonte: Results-Based Management Handbook (2010). Unites Nations Development Group. Tradução própria 5
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Resultados - Objetivos - Outcomes•Consiste em uma aposta, porém com alta correlação de causa e efeito com os esforços programados;•Definição precisa e de fácil comunicação, possibilitando a mobilização e orientação estratégica da organização (“make it clear and make it simple”);•Forte associação com as competências do órgão e com os esforços e recursos que podem ser empregados;•Mensurável, de forma tempestiva e a partir de fontes estáveis e confiáveis.•Quais aspectos da realidade o órgão pretende e é capaz de modificar ou contribuir para a modificação;•Quais são os meios existentes para evidenciar esta realidade e para acompanhar a sua eventual modificação.
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Indicadores
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Indicadores
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Indicadores
•http://www.ipeadata.gov.br/•http://idsus.saude.gov.br/•http://189.28.128.178/sage/•https://data.oecd.org/brazil.htm•http://www.forumseguranca.org.br/
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Realizações – esforços - outputs•Há uma relação lógica entre o esforço planejado e o resultado pretendido?•É possível atribuir o resultado pretendido, direta e imediatamente, aos esforços planejados? •Os esforços planejados são realizáveis?•Quais obras serão realizadas e quais os serviços serão oferecidos durante o período do plano;•Como essas obras e serviços contribuem para o alcance dos resultados pretendidos;•Quais são as áreas competentes para a realização das obras e serviços;•Quais são as ferramentas e instrumentos disponíveis para acompanhar a evolução das obras e serviços.
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Recursos - insumos•Quais os recursos (materiais, humanos, orçamentários e políticos) necessários para realizar as ações pretendidas?•Quem são os responsáveis em fornecer os recursos necessários?•Quais as etapas previstas para a conclusão do esforço?•A área possui a competência (legal e técnica) e experiência necessária para desempenhar as atividades planejadas?•Responsáveis, custos e prazos de cada uma das etapas das realizações planejadas;•A fonte orçamentária e a disponibilidade financeira para as contratações previstas;•A necessidade e disponibilidade de recursos humanos e de infraestrutura;•A modelagem gerencial e os riscos envolvidos.
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EXERCÍCIO - EM GRUPOS
Revisar e completar a matriz do UNDAF, considerando as definições conceituais e metodológicas consensuadas.
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Verificação de consistência1.O resultado está bem delimitado (clareza, competência, indicadores)?2.Elementos do plano bem definidos? Há nítida distinção entre outcomes e outputs? 3.Há relação de causa e efeito entre os elementos do plano?4.Os indicadores definidos permitem o acompanhamento tempestivo do plano?5.Os meios de verificação estão disponíveis no tempo e escala desejados?6.Os esforços estão na governabilidade da organização?7.É possível identificar os responsáveis?8.Os recursos necessários foram mensurados?9.Os riscos e pressupostos foram considerados?
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Produto do exercício
Matrizes elaboradas pelos grupos debatidas e validadas em plenária.
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Relação planejamento, monitoramento e avaliação•Monitoramento depende do planejamento;•Avaliação depende do planejamento;•Avaliação depende do monitoramento;•Monitoramento é necessário, mas não suficiente, para a avaliação;•Monitoramento e avaliação impulsionam mudanças no plano, que consequentemente, demanda mudanças no monitoramento.
Fonte: Adaptação de UNEG, UNEG Training-What a UM Evaluator Needs to Know?, Module 1, 2008. Adaptação e tradução própria
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Relatórios de acompanhamento
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Checklist para relatórios
Microsoft Word Document 7
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Relatórios de acompanhamentoComo valorizar o foco em resultados nos relatórios de acompanhamento?
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Quality of the narrative
18. Does the report mention how the project/programme results contribute to the achievement of national goals/ MDGs / MTSP organizational priorities?
19. Does the report state both the successes and shortcomings encountered in the implementation?
20. Does the report identify the constraints and possible solutions/opportunities? 21. Were the funds utilized in accordance with the purpose agreed and specified in the proposal or agreement?
22. Can described results link back to the original intent of the project? 23. If not, explain any significant variances between original project proposals and actual outcomes and financial performance?
24. Is the report consistent with the previous report? 25. For projects with funds not yet fully utilized, does the report specify the actions and activities planned for the next period?
26. Does the report contain a comparison between planned and achieved results?
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Exemplo de feedback de doador
•“I am still contemplating whether I would want to ask you to prepare a revised report, or that it is best to await the next report. After all, this was the first one, with many preparatory activities. Although, as you will see from my comments, I am not always too sure if indeed these were preparatory or part of something bigger (meaning they were for example 20 out of an expected total of 50); in any case precisely that part (how do these activities relate to the bigger picture and the expected results) is not quite clear (plz see feedback form).” – July 2014
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Plano Plurianual
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Encerramento
Avaliação da dinâmica e sugestões de melhoria.
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OBRIGADO!
Luiz Fernando Arantes PauloAnalista de Planejamento e Orçamento
