Mini curso excel pratico

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MINI CURSO EXCEL M

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Introdução ao Excel

Formatação, Fórmulas e Análise

Funções

Exercícios Práticos

Este mini curso pretende explorar alguns recursos do Microsoft Excel, de forma a que os seus usuários dominem desde as ferramentas mais básicas até funcionalidades mais complexas como as funções. OBJETIVOS:

Conhecer o Excel e os seus separadores

Desenvolver conhecimentos e uma utilização aprofundada das ferramentas de Formatação, Fórmulas, Análise de Dados e Funções

PROCESSO:

Atingir os objetivos propostos através de exposição teórica, exemplos e exercício prático no último módulo.

RESULTADO:

No final, o aluno deverá estar apto a utilizar o Excel de uma forma transversal e eficiente

Acesse: http://excelpratico.com/domine_o_excel

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INTRODUÇÃO AO EXCEL M

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Nesse módulo é feita uma abordagem a conceitos úteis para o aluno a utilizar sempre que este trabalhar com o Excel (versão Office 2007).

OBJECTIVOS:

• Rever as funcionalidades básicas do Excel e apresentar as suas características

• Aplicar o conceito de range

PROCESSO:

• Dar a conhecer o racional de organização das funcionalidades do Excel, através de uma breve apresentação dos vários menus e barras de ferramentas

• Prover dicas úteis de navegabilidade através do teclado

• Definir o conceito de range e a sua utilidade

RESULTADO:

No final deste módulo, o aluno deverá estar apto a:

• Localizar com facilidade as funcionalidades do Excel de acordo com os menus e barras de ferramentas do Office 2007

• Organizar a informação e navegar numa worksheet

• Nomear e referenciar uma range, e gerir nomes de ranges



VISÃO DE UMA JANELA DE EXCEL M

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Menu

Barra de Ferramentas

Área de Referência

Nome da Planilha

Barra das Fórmulas

Célula Ativa

Barras de Rolagem



BARRAS DE FERRAMENTAS DO OFFICE 2007 M

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Barra ‘Home’

Barra ‘Insert’

Barra ‘Page Layout’

Barra ‘Formulas’

Barra ‘Data’

Barra ‘Review’

Barra ‘View’



NAVEGAÇÃO ATRAVÉS DO TECLADO M

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Setas: deslocar de uma célula para outra nos sentidos acima, abaixo, direita ou esquerda

Tecla Page Up: passar automaticamente para a página de cima

Tecla Page Down: passar automaticamente para a página de baixo

Ctrl + setas: ir para a primeira (seta direita) ou última (seta esquerda) coluna da range

Ctrl + home: deslocar para a célula A1

Ctrl + end: deslocar para a última célula que contém informação

Home: deslocar para a coluna A da linha corrente

Usar a tecla acima + Shift para selecionar células

Ctrl+F: procurar informação

Ctrl+R: substituir informação



RANGES M

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O que é uma range?

• Uma range é a união de um conjunto de células compreendidas entre dois endereços, também designada por bloco ou área

Como dar um nome a uma range?

O Excel tem uma funcionalidade que permite a atribuição de nomes a células e a blocos. Permite que, por exemplo, uma célula seja identificada por uma determinada denominação em substituição da sua referência

As vantagens de atribuir nomes a células ou blocos são as seguintes:

• As fórmulas tornam-se mais compreensíveis e, portanto, mais facilmente utilizáveis

• Reduz as possibilidades de erro na construção de fórmulas

• Dar nomes às constantes torna o seu propósito mais evidente

A atribuição de denominações deve obedecer às seguintes regras:

• O primeiro caracter tem que ser uma letra ou um traço inferior (_)

• Não são permitidos espaços em branco

• O tamanho máximo de um nome é de 255 caracteres

• Podem ser utilizadas letras minúsculas ou maiúsculas (nota: o Excel grava o nome como o digitamos mas ao lê-lo não distingue se as letras são minúsculos ou maiúsculas)



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Como dar um nome a uma range?

Referenciar uma range Gerir nomes de Ranges

1. Selecionar o conjunto de células a que se quer dar nome e depois clicar na área de referência.

2. Escrever na janela o nome desejado e em seguida premir <ENTER>:

1. Clicar na tecla F3, para abrir a janela Paste Name

2. Clicar sobre o nome da range que se pretende utilizar, o que fará com que a referência da range apareça automaticamente na Barra das Fórmulas

Em alternativa, pode escrever-se o nome da range diretamente na Barra das Fórmulas.

Para criar, editar e apagar uma range:

1. Na barra de ferramentas, selecionar o separador Formulas, e em seguida a funcionalidade Name Manager



MÓDULO 1 - RESUMO M

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No Módulo 1 desde curso, Introdução ao Excel, aprendemos que:

O Excel do Office 2007 dispõe de uma barra de ferramentas organizada em 7 separadores, cada um deles

com funcionalidades específicas:

Home: formatação e edição das células e seu conteúdo

Insert: inserção de tabelas, imagens, figuras, gráficos, links

Page Layout: formatação das páginas

Formulas: utilização de funções, fórmulas, ranges e cálculos

Data: exportação de dados externos, estabelecimento de ligações entre ficheiros, ordenação e filtro de informação, análise What-If (scenario manager, goal seek, data table)

Review: revisão de texto, inserção de comentários, track changes, proteção do workbook e worksheet

View: configurar a vista do(s) ficheiro(s)

A navegação numa worksheet também pode ser feita através do teclado.

Uma range é a união de um conjunto de células compreendidas entre dois endereços. Através do Excel é possível atribuir nomes a ranges, referenciá-las e gerir os seus nomes. Desta forma, é possível que uma célula seja identificada por uma determinada denominação em substituição da sua referência.



FORMATAÇÃO, FÓRMULAS E ANÁLISE M

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Neste módulo se pretende alcançar um aprendizado de como realizar análises simples e claras de dados, personalizar ferramentas e adaptar formatos.

OBJECTIVOS:

• Realizar uma utilização mais personalizada e otimizada do Excel e das suas ferramentas

• Utilizar fórmulas para calcular dados em Excel

• Utilizar Gráficos para facilitar a análise e interpretação de dados

PROCESSO:

• Construir fórmulas e séries e formatar elementos

• Aprender a utilizar as ferramentas de Formatação Condicional

• Criar e editar Gráficos

RESULTADO:

No final deste módulo, o aluno deverá ser capaz de encontrar a melhor forma de cálculo de fórmulas,

formatações e análise de dados



FORMATAÇÃO M

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FORMATAR CÉLULAS | O que é? A Formatação de Células permite definir a forma como o valor da célula é apresentado sem alterar o seu conteúdo. Permite definir: Formato / Alinhamento / Fonte / Limite / Padrões / Proteção

Como selecionar? 1. Home 2. Format 3. Cells

CELL STYLES | O que é? O Estilo permite uma formatação automática da célula, definindo um dos padrões pré-estabelecidos:

Como selecionar? 1. Home 2. Cell Styles

FORMAT AS TABLE| O que é? A Formatação como tabela permite definir, para um conjunto de valores, as características de uma tabela.

Como selecionar? 1. Home 2. Format as a Tabel



FORMATAÇÃO CONDICIONAL M

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FORMATAR CÉLULAS | O que é? A Formatação Condicional é uma opção que permite alterar a aparência de determinadas células com base em condições selecionadas pelo utilizador.

Como selecionar? 1. Home 2. Conditional Formatting

Exemplo Apresentar as células que contêm valores superiores a 50%.

1. Selecionar as células pretendidas no Excel.

2. Formatação Condicional Highlight Cells Rules Greater Than Inserir valor



FÓRMULAS M

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FÓRMULAS| O que é? As fórmulas de cálculo permitem a realização de operações e atualização de dados após modificação. São iniciadas pelo símbolo “=“ e podem conter constantes, endereços ou operadores.

OPERADORES ARITMÉTICOS| O que é? Os operadores aritméticos executam operações básicas, combinando valores e gerando resultados numéricos.

Exemplo Calcular a divisão de um endereço por um valor definido no utro endereço

1. Selecionar a célula de destino 2. Símbolo de função “=“ 3. Selecionar endereço do dividendo 4. Operador 5. Selecionar endereço do divisor

OPERADORES RELACIONAIS| O que é? Os operadores relacionais comparam dois valores e devolvem os valores lógicos “True” ou “False”

Exemplo Determinar se o valor de um endereço é maior do que outro endereço

1. Selecionar a célula de destino 2. Símbolo de função “=“ 3. Selecionar endereço1 4. Operador “>” 5. Selecionar endereço2



FÓRMULAS M

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REFERÊNCIAS| O que é? As referências determinam a célula ou conjunto de células a trabalhar nas fórmulas e endereçamentos

REFERÊNCIAS RELATIVAS| O que é? O uso de uma referência relativa numa fórmula, permitem selecionar uma célula (ou conjunto) sendo esta seleção modificada, quando a fórmula é copiada ou movida

Exemplo Copiar a fórmula anterior, para a célula C3

1. Selecionar a célula B3 2. Colar na célula C3 O endereçamento passou de A3 para B3

REFERÊNCIAS ABSOLUTAS| O que é? Uma referência absoluta permite fixar a linha, a coluna, ou ambas, para que ao copiar ou mover a fórmula, esta se mantenha constante. Para fixar a linha/coluna, é utilizado o símbolo “$”

Exemplo Copiar a fórmula anterior, para a célula C3

1. Selecionar a célula B3 2. Colar na célula C3 O endereçamento manteve-se em A3



ANÁLISE DE DADOS M

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GRÁFICOS Elementos Gerais de um Gráfico

CRIAR UM GRÁFICO

1. Organização dos dados em colunas ou linhas.

2. Selecionar o tipo de gráfico no separador Insert, na zona Charts.

3. Para alterar o Layout ou estilo do gráfico:

a) escolher um dos layouts disponíveis na opção Chart Layouts, no separador Design;

b) Alterar os diversos elementos do gráfico nas opções Labels, Axes ou Background, no separador Layout ;




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Neste módulo, Formatação, Fórmulas e Análise de Dados, foram analisados os seguintes tópicos:

• Formatação de células e tabelas de forma automática e condicional;

• Utilização operadores aritméticos e relacionais para criar fórmulas;

• Criação e alterar Gráficos



FUNÇÕES M

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O uso de Funções no Excel torna os cálculos/análises mais fáceis, práticas e viáveis.

OBJETIVOS:

• Compreender o uso das funções e a sua importância

• Saber aplicar as funções

PROCESSO:

• Identificar as funções mais importantes e úteis no dia-a-dia

RESULTADO:

Saber reconhecer quais as funções a usar e como utilizar



FUNÇÕES M

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FUNÇÕES LÓGICAS | SE Função que executa um teste para ver se uma determinada condição é verdadeira ou falsa.

Campos Necessários (Formulas LogicalSE)

FUNÇÕES MATEMÁTICAS | SOMA Função que providencia uma forma rápida de somar células no intervalo ou conjunto de intervalos selecionado.

FUNÇÕES MATEMÁTICAS | SOMASE (SOMA+ SE) Função que soma todas as células no intervalo ou conjunto de intervalos selecionado segundo uma dada condição.



FUNÇÕES M

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FUNÇÕES ESTATÍSTICAS | CONT.NUM Função que conta as células que contém números num dado intervalo selecionado. A função ignora células em branco ou com letras.

FUNÇÕES ESTATÍSTICAS | CONT.VALORES Função que conta as células que contém dados

num dado intervalo selecionado. A função ignora células em branco, no entanto,

conta células com espaço.

FUNÇÕES ESTATÍSTICAS | CONT.SE (CONT + SE) Função que conta as células que satisfaçam uma dada condição num dado intervalo selecionado.



FUNÇÕES M

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FUNÇÕES DE PROCURA E REFERÊNCIA| PROCV

FUNÇÕES DE TEXTO | ESQUERDA Função que remove do texto de uma célula caracteres indesejáveis

FUNÇÕES DE TEXTO | MINÚSCULA Função que converte todo o texto contido numa célula para minúsculas.

Função que procura verticalmente um dado valor e retorna outro valor de uma dada coluna (determinada pelo utilizador) da linha onde foi encontrada o valor de procura.




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Neste módulo vimos algumas das diversas Funções que o Excel nos oferece, foram analisados os seguintes tópicos:

• Lógicas (Se)

• Matemáticas (Soma; SomaSE)

• Estatísticas (Cont.num; Cont.valores; Cont.Se)

• De Procura e Referência (ProcV)

• Texto (Esquerda e Minúscula)



EXERCÍCIOS PRÁTICOS M

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Nesse módulo é feito um conjunto de exercícios práticos para que o aluno consiga entender de forma real a utilidade dos conceitos anteriormente abordados.

OBJETIVOS:

• Aplicar todos os conhecimentos anteriormente adquiridos

PROCESSO:

• Realizar exercícios práticos para aplicação de todos os conceitos abordados

RESULTADO:

No final deste módulo, o aluno deverá ganhar domínio sobre as funcionalidades do Excel, desde as mais

básicas àquelas que o irão certamente ajudar a aumentar a produtividade no seu dia-a-dia de trabalho




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MÓDULO 1

Exercício

1. Abrir um documento Excel, grave-o na área de trabalho em formato xlsx.

2. Criar uma tabela igual a imagem abaixo.

3. Crie duas ranges cada uma com os valores dos produtos, dando-lhes o nome do produto em questão (colunas).

4. Acrescente um novo cliente (C) com valor “2” para cada produto e actualize as ranges para incluírem estes valores.

Clientes Produto X Produto Y

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C 2 2




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MÓDULO 2

Exercício (Fazer na Planilha Exercícios.xlsx)

1. Formatar a range C2:C4 como Moeda (R$) e uma casa decimal

2. Alterar a cor da range C2:C4 (com cores diferentes do menor para o maior valor)

3. Multiplicar (de uma vez só) os valores da range C2:C4 por 10

4. Criar um gráfico de barras utilizando os dados compreendidos na tabela A1:C4

5. Criar um eixo secundário para a série Nº Empresas

6. Alterar o tipo de gráfico da Série Nº Empresas e exibir os respetivos data labels

7. Adicionar um título ao Gráfico (Resumo), colocar a legenda em baixo e adicionar labels aos eixos




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MÓDULO 3

Exercício (Fazer na Planilha Exercícios.xlsx)

1. Analisar se o Aluno foi aprovado

2. Calcular a média da disciplina e a média dos Alunos aprovados.

3. De toda a tabela contar quantas células contêm números.

4. Contar o número de Alunos que tiveram mais de 16.5 na avaliação Final.

5. Contar o número de Alunos por universidade.

6. Fazer “ESQUERDA” da coluna nome, de modo a só termos a palavra Aluno.

7. Fazer “MINÚSCULA” da coluna faculdade.

8. ProcV de: Aluno 10; Aluno 15; Aluno 2; Aluno 4; Aluno 16; Aluno 1; Aluno 3; Aluno 8; Aluno 12.

Autor: Filipa Ramalho



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