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Rio de Janeiro | São Paulo | Belo Horizonte | Brasília | Fortaleza | Curitiba | BPM ÁGIL – Desenvolvimento e Implementação de Novas Funcionalidades Aumento da produtividade da operação das organizações a partir de ciclos integrados de criação de insights, melhorias de processo e protótipos para implantação de funcionalidades sistêmicas

BPM Ágil – desenvolvimento e implementação de novas funcionalidades

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Rio de Janeiro | São Paulo | Belo Horizonte | Brasília |Fortaleza | Curitiba |

BPM ÁGIL – Desenvolvimento e Implementação de Novas

Funcionalidades

Aumento da produtividade da operação das organizações a partir de ciclos integrados de criação de insights, melhorias de processo e protótipos para

implantação de funcionalidades sistêmicas

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TRILHAS TEMÁTICASSeis temas, grandes debates, resultados excepcionais

RACIONALIZAÇÃO E REDUÇÃO DE

DESPESAS

REDUÇÃO DE CUSTO E DESPERDÍCIOS EM

PROCESOSS

ORGANIZAÇÃO E PESSOAS

CONCEPÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE SOLUCÕES DE TI POR MEIO DE PROCESSOS

BPM E TRANSFORMAÇÃO

DIGITAL

Como reduzir custos estruturando melhores

contratos com fornecedores e

racionalizando gastos com despesas gerais de

materiais e serviços.

Como otimizar o custo dos seus processos através da alocação

eficiente dos recursos humanos (sizing) e de

ações focadas em redução de perdas e

desperdícios?

Como processos habilitam transformações

de pessoas e organizações,

contribuindo para a produtividade e a competitividade.

Como entregar melhores soluções e acelerar

projetos de desenvolvimento

conectando as abordagens de BPM, especificação de

sistemas e desenvolvimento ágil

Os 3 desafios de um BPMS: Velocidade e

autonomia no desenvolvimento de

soluções! Produtividade e experiência digital na

execução de seus processos!

INSIGHTS E LIÇÕES APRENDIDAS E PROJETOS DE

TRANSFORMAÇÃO

O O que aprendemos com os últimos 10 anos e mais de 2000 projetos de

BPM realizados.

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TRILHAS TEMÁTICASSeis temas, grandes debates, resultados excepcionais

RACIONALIZAÇÃO E REDUÇÃO DE

DESPESAS

REDUÇÃO DE CUSTO E DESPERDÍCIOS EM

PROCESOSS

ORGANIZAÇÃO E PESSOAS

CONCEPÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE SOLUCÕES DE TI POR MEIO DE PROCESSOS

BPM E TRANSFORMAÇÃO

DIGITAL

Como reduzir custos estruturando melhores

contratos com fornecedores e

racionalizando gastos com despesas gerais de

materiais e serviços.

Como otimizar o custo dos seus processos através da alocação

eficiente dos recursos humanos (sizing) e de

ações focadas em redução de perdas e

desperdícios?

Como processos habilitam transformações

de pessoas e organizações,

contribuindo para a produtividade e a competitividade.

Como entregar melhores soluções e acelerar

projetos de desenvolvimento

conectando as abordagens de BPM, especificação de

sistemas e desenvolvimento ágil

Os 3 desafios de um BPMS: Velocidade e

autonomia no desenvolvimento de

soluções! Produtividade e experiência digital na

execução de seus processos!

INSIGHTS E LIÇÕES APRENDIDAS E PROJETOS DE

TRANSFORMAÇÃO

O O que aprendemos com os últimos 10 anos e mais de 2000 projetos de

BPM realizados.

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AGENDAUm pouco do que vamos construir hoje

O DESAFIO1

Estudo de Caso 1Inception na prática. Um estudo de caso em uma empresa do setor de saúde.2

Estudo de Caso 2Algumas lições aprendidas com a experiência, além de outras ferramentas colaborativas.3

Da Teoria à PráticaDebate sobre a aplicabilidade das discussões desse workshop nas organizações4

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O DESAFIOUma breve introdução sobre o assunto para iniciar as discussões

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NEGÓCIOS“O pessoal de TI não conseguiu entender o que eu queria”

“Foram diversas reuniões e até agora nenhum resultado”

“Eles deviam saber mais sobre o negócio”

TECNOLOGIA“O cara de negócio todo dia pedia uma coisa diferente”

“As reuniões são improdutivas quando não se sabe o quer”

“Eles deviam saber mais sobre sistemas”

101010101010101010

QUAL A CAUSA DO PROBLEMA??

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CHAOS REPORT 2015

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CHAOS REPORT 2015 – Taxa de sucesso em projetos de desenvolvimento de acordo com o tamanho do projeto!

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Custo

Período de iteraçãoConhecimento

Tempo

Custo

ConhecimentoPeríodo de iteração

Retomando a velha discussão de Desenvolvimento Cascata x Ágil

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CHAOS REPORT 2015 – Taxa de sucesso em projetos de desenvolvimento de acordo com o tamanho do projeto!

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CHAOS REPORT 2015 – Principais fatores para o sucesso de projetos de desenvolvimento

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CHAOS REPORT 2014 – Principais fatores para o fracasso de projetos de desenvolvimento

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Como BPM & Agile podem ser combinadas para suportar melhores projetos de tecnologia?

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Estudo de Caso 1Como aplicamos na prática o conceito de Inception nas organizações: um estudo

de caso em uma organização do setor de saúde

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ELABORAR laudo

EXECUTAR exame

SOLICITAR atendimento na Clínica/Hospital

SOLICITAR exame para Radiologia

Paciente Médico Solicitante Técnico de Radiologia Radiologista

Ambiente Externo - Hospitais e Clínicas Ambiente Interno

Processo - Overview

JORNADA DO CLIENTE

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Implementação de Indicadores

Gerir Produção de Laudos

PROJETO DE MELHORIA E REDESENHO DE PROCESSOS

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Estudo de Caso – A SOLUÇÃOComo aplicamos na prática o conceito de Inception nas organizações: um estudo

de caso em uma organização do setor de saúde

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ABORDAGEM UTILIZADA

Planejamento Desenvolvimento Review / DeliveryInception

Objetivos de negócio e Roadmap

para solução identificados

Produto revisado pelo cliente e pronto

para entrar em produção

Sprint com funcionalidades

priorizadas e detalhadas

Funcionalidades e experiência do

usuário desenvolvidas e implementadas

Sprints de Desenvolvimento

Product Backlog

Release Roadma

p

Sprint Backlog

Versão do

Produto

Bugs e Melhorias Identificadas

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*The Agile Samurai – Jonathan Rasmusson

Reunião 1 Reunião 2 Reunião 3 Reunião .. N

01 Facilitador01 Designer

02 Desenvolvedores03 Pessoas de negócio

PARTICIPANTES

INCEPTION

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ATIVIDADE 1 - Construir colaborativamente a Visão do Produto

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ATIVIDADE 1 - Construir colaborativamente a Visão do Produto

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ATIVIDADE 2 - Papéis e Personas

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ATIVIDADE 2 - Papéis e Personas

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ATIVIDADE 2 - Papéis e Personas

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1ª Fase Etapas do Processo

ATIVIDADE 3 – Jornada do Usuário

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ATIVIDADE 3 – Jornada do Usuário

1ª Fase Etapas do Processo

2ª FaseMódulos

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ATIVIDADE 3 – Jornada do Usuário

2ª FaseMódulos

1ª Fase Etapas do Processo

3ª FasePersonas

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4ª FaseHistórias de Usuário

ATIVIDADE 4 – Histórias de Usuários

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4ª FaseHistórias de Usuário

ATIVIDADE 4 – Histórias de Usuários

COMO radiologista, eu QUERO ter um espaço de texto onde eu possa

carregar templates de laudos e editar a fonte do texto PARA que eu possa elaborar o laudo mais rapidamente

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5ª FasePlanejamento das

Entregas

ATIVIDADE 5 - Planejamento das Entregas

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ABORDAGEM UTILIZADA

Planejamento Desenvolvimento Review / DeliveryInception

Objetivos de negócio e Roadmap

para solução identificados

Produto revisado pelo cliente e pronto

para entrar em produção

Sprint com funcionalidades

priorizadas e detalhadas

Funcionalidades e experiência do

usuário desenvolvidas e implementadas

Sprints de Desenvolvimento

Product Backlog

Release Roadma

p

Sprint Backlog

Versão do

Produto

Bugs e Melhorias Identificadas

FEITO

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ATIVIDADE 1 - Definir meta da Sprint

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ABORDAGEM UTILIZADA

Planejamento Desenvolvimento Review / DeliveryInception

Objetivos de negócio e Roadmap

para solução identificados

Produto revisado pelo cliente e pronto

para entrar em produção

Sprint com funcionalidades

priorizadas e detalhadas

Funcionalidades e experiência do

usuário desenvolvidas e implementadas

Sprints de Desenvolvimento

Product Backlog

Release Roadma

p

Sprint Backlog

Versão do

Produto

Bugs e Melhorias Identificadas

FEITOFEITO

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ABORDAGEM UTILIZADA

Planejamento Desenvolvimento Review / DeliveryInception

Objetivos de negócio e Roadmap

para solução identificados

Produto revisado pelo cliente e pronto

para entrar em produção

Sprint com funcionalidades

priorizadas e detalhadas

Funcionalidades e experiência do

usuário desenvolvidas e implementadas

Sprints de Desenvolvimento

Product Backlog

Release Roadma

p

Sprint Backlog

Versão do

Produto

Bugs e Melhorias Identificadas

FEITOFEITO

FEITO

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Estudo de Caso 2

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ESCRITÓRIOS

Rio de Janeiro

São Paulo

Atuação semelhante, perfil

de clientes distintos

O que ela fazRealiza logística e distribuição de equipamentos, instrumentos e materiais para os procedimentos cirúrgicos eletivos e emergenciais em crânio, coluna e neurovascular.

Desafios: Como realizar o controle logísticoRealizar o controle rígido dos materiais, tanto por segurança do paciente (por exemplo saber em qual paciente está um determinado parafuso) tanto para gerir o faturamento (quantos parafusos foram utilizados no procedimento). O desafio desse controle estava nos processos de conferência, nos pontos cegos quando o material estava em posse de terceiros, e na logística de movimentação dos equipamentos inter hospitalares.

A EMPRESA

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Estudo de Caso – A SOLUÇÃOComo aplicamos na prática o conceito de BPM Ágil nas organizações: um estudo

de caso em uma organização do setor de saúde

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ABORDAGEM UTILIZADA

Planejamento Desenvolvimento Review / DeliveryInception

Objetivos de negócio e Roadmap

para solução identificados

Produto revisado pelo cliente e pronto

para entrar em produção

Sprint com funcionalidades

priorizadas e detalhadas

Funcionalidades e experiência do

usuário desenvolvidas e implementadas

Sprints de Desenvolvimento

Product Backlog

Release Roadma

p

Sprint Backlog

Versão do

Produto

Bugs e Melhorias Identificadas

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JORNADA DO USUÁRIOE GARGALO

VISÃO DEPRODUTO EPERSONAS

HISTÓRIAS DO USUÁRIO

PROCESSOS FUNCIONALIDADES

Construção coletiva da visão do produto, esclarecendo seu

objetivo e limites. Após a definição do escopo,

coletivamente varremos os pontos de gargalo do

serviço

Definição das personas que se relacionam com o produto, quais suas

características básicas, e criação do mapa de

empatia

Descrição das Jornadas dos distintos usuários e das funcionalidades que cada um vai demandar

Compilação das jornadas e validação coletiva dos processos TO BE, para embasar a construção

dos releases e funcionalidades

Construção dos requisitos de cada

usuário baseado na lógica de Mínimo

Produto Viável (MVP)

PROTÓTIPOS

Validação das telas do MVP com suas

funcionalidades básicas

NOSSA NOVA ABORDAGEM DE INCEPTIONSão seis etapas na realização da Inception

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Inception

SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4

Jornada do

Usuário e

Gargalos

Visão de

Produto e

Personas

História dos

Usuários

Processos

Requisitos

Protótipos

Validação e Planejamento Desenvolvimento

DESDOBRAMENTO DA ABORDAGEM PARA O ESTUDO DE CASO

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Uma persona define a representação de um usuário do sistema. Nesta atividade, o time se coloca no lugar dos clientes para descobrirem e definirem um conjunto de personas.Uma vez que foram definidas as personas, é possível identificar as features relacionadas com cada uma delas.As personas devem ser priorizadas para ajudar a tomar decisões de quais funcionalidades são mais importantes. Além disso ajudam a entender não só para quem uma determinada funcionalidade é destinada mas também para quem ela não é.Na criação de personas devem ser abarcados tanto usuários finais do produto quanto administradores e gerentes.Na inception relacionamos às personas às etapas em que atuam para criar sua jornada

VISÃO DE PRODUTO E PERSONAS

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Ex: Gerente de Produtos – Tem alta escolaridade e grande conhecimento técnico dos produtos. Trabalha com um IOS MAC; Trabalha dentro e fora do escritório

Ex: Almoxarife – Tem o ensino médio e baixo conhecimento em informática. É bastante detalhista. Trabalha da sede da empresa; Trabalha de segunda à sábado

PERSONA

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Para que todos os membros do time tenham um entendimento compartilhado do produto a ser construído, é importante definir o ESCOPO.Nesta atividade, stakeholders e os membros do time escrevem em post-Its seu entendimento sobre quais as dimensões de serviço o produto deve atender e colam estes post-its no quadro. O Moderadorexplica e corrige algumas etapaspara ajudar o time a chegar a uma visão compartilhada. Após a definição, para nivelar o entendimento do serviço, são correlacionados os pontos de gargalos e as etapas do serviço.

JORNADA DO USUÁRIO E GARGALOS

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Exemplo: REGISTRAR entrada de produto na empresa

JORNADA DO USUÁRIO

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Nesta atividade o time e o cliente se reunem para construir um mapa que relaciona as atividades do usuário em uma sequência lógica no tempo e as funcionalidades que são necessárias para alcançar tal atividade.

HISTÓRIAS DOS USUÁRIOS

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AlmoxarifePrecisa visualizar

divergência entre a nota fiscal e o

pedido

Quanto mais no alto as funcionalidades estiverem organizadas, mais importantes ela são.

Atividades do usuário

JORNADAS

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Após a primeira semana de trabalho, o conteúdo dos post-its foi materializado em Processos e Requisitos que viabilizaram a prevenção de erros no produto e a construção das releases. Cada atividade, de cada persona, foi desdobrada em uma tabela que detalhava as tarefas e funcionalidades necessárias. Isso embasou a construção dos protótipos de tela.Através da criação de um Story Map, o time ajuda o cliente a agrupar histórias em pequenos pacotes de valor, chamados de releases. Cada release tem um tempo estimado e pode ser dividido em N sprints. Ao final, o cliente tem um incremento do produto e consegue perceber algum retorno de valor.Ao final desta atividade, temos o Plano de Release e o Product Backlog priorizado.

PROCESSOS, FUNCIONALIDADES e PROTÓTIPOS

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PROCESSOS

Colamos os 14 fluxogramas representando as jornadas projetadas para validar se aquele era o melhor caminho.Para nossa surpresa, vários pontos de falha foram detectados previamente. Após essa etapa pudemos construir os releases de forma mais assertiva.

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A cada mês são entregues as releases planejadas para o ciclo + melhorias rápidas da próxima release. Dessa forma, resolve-se a necessidade pontual do cliente, além de minimizar erros na elaboração da próxima release.

CICLOS DE DESENVOLVIMENTO

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ABORDAGEM UTILIZADA

Planejamento Desenvolvimento Review / DeliveryInception

Objetivos de negócio e Roadmap

para solução identificados

Produto revisado pelo cliente e pronto

para entrar em produção

Sprint com funcionalidades

priorizadas e detalhadas

Funcionalidades e experiência do

usuário desenvolvidas e implementadas

Sprints de Desenvolvimento

Product Backlog

Release Roadma

p

Sprint Backlog

Versão do

Produto

Bugs e Melhorias Identificadas

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Uma vez que o product backlog estava construído, as melhorias de negócio eram associadas ao desenvolvimento do sistema. Exemplo: o Módulo de Agendamento de Cirurgia seria implementado no terceiro mês 3, mas, já no primeiro foi utilizado uma google docs. O teste dessa melhoria rápida, além de facilitar o agendamento, proveu informações importantes para o desenvolvimento desse módulo à posteriori.

PROTÓTIPO

Sistema

Release 2

2

Release 1

1

Release 33

MÊS 1-6 MÊS 6-12 MÊS 12-18

Pilotos e Ganhos Rápidos Sistema

Pilotos e Ganhos Rápidos Sistema

Aprendizado e resolução de problemas imediatos

PROTÓTIPO - Associando Ganhos Rápidos às Releases

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CICLO DE IMPLANTAÇÃO

Quick Win – Release 1 + Solução Release 2

NOTAS FISCAIS

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CICLO DE IMPLANTAÇÃO

Quick Win – Release 1 + Solução Release 2

AGENDAMENTO

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ESTRATÉGIA DE DESENVOLVIMENTO

55

Planejar e coletar

informações do usuário

Design parao ciclo 2

Sprint 1

Desenvolvimento

Design

Quick Wins e Melhorias para

o ciclo 2

Processos

DesenvolvimentoSprint 1

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Quick win

Desi

gn

ESTRATÉGIA DE DESENVOLVIMENTO

56

Planejar e coletar

informações do usuário

Design parao ciclo 2

Teste ciclo 1Design para

o ciclo 3

Sprint 1

Sprint 2

Desenvolvimento

Design

Quick Wins e Melhorias para

o ciclo 2

Teste ciclo 1 Quick Wins e Melhorias para

o ciclo 3

Processos

Solu

ção

Desenvolvimento Sprint 2

DesenvolvimentoSprint 1

Solução

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Solução

Quick win

Quick win

Código

Desi

gn

Desi

gn

ESTRATÉGIA DE DESENVOLVIMENTO

57

Planejar e coletar

informações do usuário

Desenvolvimento Sprint 3

Design parao ciclo 2

Teste ciclo 1Design para

o ciclo 3

Teste do ciclo 2Design do Ciclo 4

Sprint 1

Sprint 2

Sprint 3

Desenvolvimento

Design

Quick Wins e Melhorias para

o ciclo 2

Teste ciclo 1 Quick Wins e Melhorias para

o ciclo 3

Teste ciclo 2 Quick Wins e Melhorias para

o ciclo 4

Processos

Solu

ção

Solu

ção

Desenvolvimento Sprint 2

DesenvolvimentoSprint 1

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DA TEORIA À PRÁTICADebate sobre a aplicabilidade discussões desse workshop nas organizações

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ANDRÉ MACIEIRA

[email protected]