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FUNDAMENTOS Planejamento de Projetos & Gestão LUCAS T. FARIA

Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

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FUNDAMENTOSPlanejamento de Projetos & Gestão LUCAS T. FARIA

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NOVA REALIDADE

• Cenários mais competitivos

• Segmento de Edificações: atrasado

• Baixa qualidade em gestão

• Baixa qualidade dos produtos finais

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O copo está meio vazio ou meio cheio?

Page 8: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

OBJETIVOS

1ª Parte

Planos Riscos #Partiu!1º Passo!

2ª Parte 3ª Parte 4ª Parte

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OBJETIVOS

Metas do ProjetoOs 3 Objetivos de Todo Projeto

PrioridadesOrganização

1ª Parte

1º Passo!

Page 10: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

OBJETIVOS

1ª Parte

Planos Riscos #Partiu!1º Passo!

2ª Parte 3ª Parte 4ª Parte

Page 11: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

OBJETIVOS

Planos

2ª Parte

Os escopos do ProjetoDependênciasAgendamento

Trade-off

Page 12: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

OBJETIVOS

1ª Parte

Planos Riscos #Partiu!1º Passo!

2ª Parte 3ª Parte 4ª Parte

Page 13: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

OBJETIVOS

Riscos

3ª Parte

Gerenciando Riscos&

Planejando ambiguidades

Page 14: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

OBJETIVOS

1ª Parte

Planos Riscos #Partiu!1º Passo!

2ª Parte 3ª Parte 4ª Parte

Page 15: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

OBJETIVOS

#Partiu!

4ª Parte

Modos de Execução&

Aqueles que Executam

Page 16: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

O que é um projeto?

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Page 19: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

O quê todos esses projetos têm em comum?

Page 20: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Criam um produto ou serviço único

Temporários

Requerem coordenação multi-disciplinar

Restritos pelo tempo, custos ou recursos

Page 21: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Por quê é relevante?

Page 22: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

• Com ferramentas certas, planejamos e executamos melhor

• Processos de Projetos: • Objetivos distintos • Diferentes critérios de sucesso

• Projetos são únicos

Por quê é relevante?

Page 23: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Definições do Projeto

• Qual a meta?

• Os Três Objetivos • Escopo • Tempo • Orçamento

• Estabelecendo Organização

Page 24: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Os 3 objetivos

Escopo

OrçamentoTempo

Page 25: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Os 3 objetivos

Escopo

OrçamentoTempo

Page 26: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Organização de um Projeto• Quem estará fazendo o trabalho?

• Quem é o gestor do projeto?

• Quem está pagando pelo projeto?

• Quem estará usufruindo do produto ou serviço?

• Quem será afetado pelo projeto?

Page 27: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Motivos de Fracasso• Pouco ou nenhum planejamento

• Meta, escopo ou cronograma não claros

• Falta de liderança

• Falta de treinamento na tecnologia empregada

• Nenhuma lição adquirida de erros de projetos passados

• Falta de gerenciamento de projetos

• Tendências: otimismo, custos menores, etc.

Page 28: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Medindo Sucesso

Escopo

OrçamentoTempo

Page 29: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Medindo Sucesso

Escopo

OrçamentoTempo

Consegui atender o que era desejado?

O consumidor está satisfeito?

Page 30: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Medindo SucessoEscopo

OrçamentoLucro ou prejuízo?

Em quanto?

Page 31: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Medindo Sucesso Escopo

TempoCumpri com o prazo?

Page 32: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Ciclo de Vida de um Projeto

Início

Estabelecer organização

Definições do projeto

Plano

Escopo

Recursos

Trade-off

Riscos

Execução

Monitorar

Comunicar

Corrigir & Controlar

Final

Finalizar

Realizar um pós-mortem

Page 33: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Ciclo de Vida de um Projeto

Início Plano Executar Finalizar

Plano Executar

Plano Executar

Page 34: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Planejando um Projeto

Page 35: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

O Executivo Eficaz

• Declaração de intenções ≠ comprometimento

• Não é uma camisa de força

• Deve ser revisado com frequência

• Deve ser flexível

• Requer um sistema de controle de resultados vs. expectativas

Um Plano de Ação é…

Page 36: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Ciclo de Vida de um Projeto

Início

Estabelecer organização

Definições do projeto

Plano

Escopo

Recursos

Trade-off

Riscos

Executar

Monitorar

Comunicar

Corrigir & Controlar

Finalizar

Finalizar

Realizar um pós-mortem

Page 37: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Ciclo de Vida de um Projeto

Plano

Escopo

Recursos

Trade-off

Riscos

• Identificaremos nosso escopo

• Formularemos um cronograma

• Planejaremos nossos recursos

• Analisaremos ganhos versus perdas

• Desenvolver gerenciamento de riscos

Page 38: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Estrutura de Divisão de Trabalho

• Visualmente divide o escopo do projeto

• Projetos • Subprojetos

• Módulos de Trabalho • Atividades & Tarefas

Work Breakdown Structure – WBS

Page 39: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Estrutura Analítica de ProjetoWork Breakdown Structure – WBS

Page 40: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Estrutura Analítica de ProjetoWork Breakdown Structure – WBS

Page 41: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Work Breakdown Structure – WBS

Dicas• Usar Sticky Notes / Quadro

• Desenvolver equipes

• Usar software automatizado, e.g. MS Project

• Detalhamento não menos que 5 a 10% de cada recurso

Estrutura Analítica de Projeto

Page 42: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Planejando Vínculos

Page 43: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Planejando Vínculos

Page 44: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Planejando Vínculos

Page 45: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Atividade, descrição, antecessores

Planejando Vínculos

Page 46: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Gráfico de Gantt

Page 47: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Gráfico de Gantt

Page 48: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Gráfico de Gantt

Page 49: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Problemas no Cronograma…

• Lei de Parkinson • A Síndrome do Estudante • Excesso de Confiança • Sensações Tendenciosas

Page 50: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Análise de Cronograma

• Redução de projetos ocorre apenas encurtando os caminhos críticos

• Talvez seja interessante ($$$) reduzir o cronograma de um projeto

• Novos caminhos críticos ocorrerão

Page 51: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

É um mundo muito arriscado

Page 52: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Fontes de Incerteza

Incertezas Previsíveis

Complexidades

Incertezas Imprevisíveis

Page 53: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Fontes de Incerteza

Incertezas Previsíveis

Complexidades

Incertezas Imprevisíveis

Variabilidade

Caminhos AlternativosIncertezas

Page 54: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Fontes de Incerteza

Incertezas Previsíveis

Complexidades

Incertezas ImprevisíveisTarefas do Projeto

Partes interessadasRiscos

Page 55: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Fontes de Incerteza

Incertezas Previsíveis

Complexidades

Incertezas Imprevisíveis

Novas Tecnologias

Novos Mercados

Ambiguidade

Page 56: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Gerenciamento de Risco

Identificação Avaliação Resposta Controle

Page 57: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Gerenciamento de Risco

Identificação Avaliação Resposta Controle

Brainstorming, Lista de tarefas,

projetos anteriores

Registrar riscos

Page 58: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Gerenciamento de Risco

Identificação Avaliação Resposta Controle

Qual o impacto? Qual probabilidade?

Registrar prioridades

Page 59: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Gerenciamento de Risco

Identificação Avaliação Resposta ControleIdentificar respostas

Estratégias p/ cada risco Deliberar responsabilidades

Page 60: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Gerenciamento de Risco

Identificação Avaliação Resposta ControleAtualizar riscos

Atualizar probabilidades Executar estratégias

Page 61: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Gerenciamento de Risco

Identificação Resposta ControleAvaliação

Page 62: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Avaliação de Riscos

Quase Certeza >75%

Provável 50-75%

Moderado 25-50%

Improvável 10-25%

Raro <10%

Insign

ifican

teBaix

o

Modera

do Alto

Catastr

ófico

Page 63: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Avaliação de Riscos

0,8

0,6

0,4

0,2

0,05 0,1 0,2 0,4 0,8

Pontuação de Risco = Probabilidade x Impacto

Page 64: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Registro de Riscos

ID Área Risco Tipo Risco Probab. Impacto Pontuação Quem?

1 OP01 Operações Cronograma 4 4 16

2 W01 Time Escopo 3 3 9

3 E09 Engenharia Custo 3 3 12

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Registro de Riscos

Page 66: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Análise de Riscos

# ATV Descrição Predesc. D. Mín. D. Provável D. Máx.

1 Criativo - 3 5 7

2 Estratégia - 1 2 6

3 Marketing 1;2 2 4 8

4 Vendas 3 1 2 7

Page 67: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Análise de Riscos

Duração

Operaç

ão

Gráfico Tornado

Page 68: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Análise de Riscos – CronogramaOracle Crystal Ball

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Análise de Riscos – CronogramaOracle Crystal Ball

Page 70: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Análise de Riscos – CronogramaOracle Crystal Ball

Page 71: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Cenários para Cronogramas

• Analisar estimativas em trios: tempo adiantado, normal, e atrasado

• Considerar dados históricos • Perguntar diferentes opiniões • Imaginar o projeto como uma faixa de

tempo ou invés de uma data específica

Page 72: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Riscos Orçamentários

• Estimativas de custos variam muito • Riscos previsíveis podem onerar os custos do

projeto • Estabelecer um plano de contingência

orçamentário (PCO) • PCO deve ser alocado para o projeto e não

para uma tarefa – isso o torna mais flexível parar o gestor do projeto.

Page 73: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Riscos Orçamentários

Page 74: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

#Partiu!

Page 75: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Execução de Projeto

Execução

Corrigir &

ControlarRelatar

Monitorar

Page 76: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Execução de Projeto

Execução

Monitorar

Físico ou Virtual? Frequência?

Escritório de Gerenciamento de Projeto? Que informações serão monitoradas?

Page 77: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Execução de Projeto

Relatar

Frequência? De quem?

Para quem?

Page 78: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Execução de Projeto

Execução

Corrigir &

Controlar

Monitorar

Que decisões serão feitas? Que decisões serão tomadas?

Quem está liderando a execução? Como comunicar os resultados?

Page 79: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Índices de DesempenhoÍndice de Desempenho de Cronograma & Orçamentário

SPI CPI

Tempo

O ideal é que o SPI e o CPI sejam iguais ou maiores que 1 (100%).

Page 80: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Índices de DesempenhoPor quê multi-tarefar é ruim?

Page 81: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Podemos superar?

• Times pequenos de dedicação exclusiva

• Tarefas específicas curtas

• Trabalho em equipe

Page 82: Fundamentos de Planejamento e Gestão de Projetos

Considerações Finais