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07/02/22 COORDENARIA REGIONAL DE HOMENS E MULHERES DE NEGÓCIOS -VILA EMA 1 DEUS E SEUS NEGÓCIOS BOA NOITE SEJA BEM VINDO

Reuniao 3 Administrando o tempo

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Aprenda a administrar melhor o seu tempo e seu dia a dia, ferramentas úteis para gerenciar seu tempo e suas atividades, tempo é vida, quando ele acaba a vida também acaba, aprenda a usar seu tempo nas coisas que são realmente importantes na vida.

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segunda-feira,

10 de abril de 2

023

C O O R D E N A R I A R E G I O N A L D E H O M E N S E M U L H E R E S D E N E G Ó C I O S -V I L A E M A 1

DEUS E SEUSNEGÓCIOSBOA NOITE

SEJA BEM VINDO

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TEMPO

TANTO PARA FAZER ... TÃO POUCO TEMPO

O bem mais importante que alguém pode ter é o TEMPO. Numa estória em quadrinhos o personagem principal faz uma observação:

"Deus me colocou na Terra para realizar um certo número de coisas. No momento estou

tão atrasado que nunca vou morrer".

segunda-feira,

10 de abril de 2

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Se você viver 72 anos, terá gasto:

segunda-feira,

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C O O R D E N A R I A R E G I O N A L D E H O M E N S E M U L H E R E S D E N E G Ó C I O S -V I L A E M A 4

21 anos dormindo 14 anos trabalhando 9,5 anos assistindo televisão 7 anos dentro do banheiro com os cuidados de higiene básicos 6 anos comendo 5 anos esperando em filas 4 anos estudando 2 anos retornando chamadas telefônicas 1 ano procurando por coisas perdidas (eu já passei por isso) 22 meses em cultos 6 meses esperando em semáforos e em portas de elevadores!

O tempo é a sua vida e, portanto, se você está matando tempo, está matando a si mesmo. Se você não aprender como administrar o seu tempo, nada será administrável

em sua vida.

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QUEM TEM TEMPO NÃO É QUEM NÃO FAZ NADA: É QUEM CONSEGUE ADMINISTRAR O TEMPO QUE TEM DE MODO A PODER FAZER AQUILO QUE QUER. SER PRODUTIVO NÃO É EQUIVALENTE A ESTAR OCUPADO: HÁ MUITAS PESSOAS QUE ESTÃO O TEMPO TODO OCUPADAS EXATAMENTE PORQUE SÃO IMPRODUTIVAS - NÃO SABEM ONDE CONCENTRAR SEUS ESFORÇOS E, POR ISSO, CISCAM AQUI, CISCAM ALI, MAS NUNCA PRODUZEM NADA !

SER PRODUTIVO É, EM PRIMEIRO LUGAR, SABER ADMINISTRAR O TEMPO, TER SENTIDO

DE DIREÇÃO, SABER AONDE SE VAI

O ÚNICO DERROTADO É AQUELE QUE DESISTIU DE LUTAR !

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TESTE: RESPONDA SIM OU NÃO

Estou sempre querendo ganhar tempo.

Sou tão rápido, que enquanto faço duas ou três tarefas, as pessoas normalmente executam uma.

Fica magoado quando me sinto sem tempo e alguém diz: "Calma, não tenha pressa. Temos tempo”.

Me sinto até impotente, sem tempo de viver

Eu acho que 24 horas é pouco. Queria que tivesse mais

As vezes eu trabalho de madrugada porque não tive tempo de fazer durante o dia

Estou sempre querendo ganhar tempo.

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RESULTADO

Se você concordou com duas ou mais afirmações, há indícios de que o tempo é seu inimigo e você deve estar sofrendo com isso.

Se você concordou com apenas uma afirmação ou discordou de todas elas, parabéns, você deve estar lidando bem com o seu tempo !

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COMO TER TEMPO ?

Para se ter tempo, é preciso administrá-lo da melhor

forma possível

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ADMINISTRAR O TEMPO

Primeiro passo: Administrar o tempo não é uma questão de ficar contando os minutos dedicados a cada atividade: é uma questão de saber definir prioridades

(numa sociedade complexa como a nossa), NUNCA vamos ter tempo para fazer tudo o que precisamos e desejamos fazer !

Tempo6.flv

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ADMINISTRAR O TEMPO

O segundo passo é começar a estrategiar: transformar objetivos em metas (com prazos e quantificações) e decidir, em linhas gerais, como as metas serão alcançadas. Para isso, precisamos, em primeiro lugar, saber aonde queremos chegar (definição de objetivos). Onde quero estar, o que quero ser, daqui a 5, 10, 25, 50 anos?

Tempo.flvTempo4.flv

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ADMINISTRAR O TEMPOO terceiro passo é criar planos táticos: como atingir as metas estabelecidas

Em quarto lugar, fazer o que tem que ser feito: como no vídeo, criar listas semanais com atividades, criar maneiras de priorizar atividades.

Importante saber delegar: focar nas atividades que são relevantes, e delegar. (lembre da aula anterior, o empresário é cabeça, precisa dirigir e guiar, a cabeça não faz atividade das mãos, e mesmo se fizer, não vai ficar tão bom quanto) !

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24 HORAS

Todos nós possuímos a mesma quantidade de tempo diária: 24 horas. Alguns usam estas horas de forma proveitosa e útil, enquanto outros têm dificuldades em coordenar este recurso tão limitado e precioso

Se tempo é dinheiro, é importante sabermos aproveitá-lo bem, já que não é possível guardá-lo, vendê-lo, alugá-lo ou fazer qualquer outra coisa, senão somente usá-lo.

Em Resumo: Saber administrar o tempo é ter clareza cristalina sobre

quais são nossos objetivos, responsabilidades e prioridades.

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SUGESTÕES: IMPORTANTES E URGENTES

Dentre as coisas que vamos listar como prioritárias, algumas estarão ali porque nos são importantes, outras porque são urgentes.

E também sei que na lista de todo mundo haverá coisas que são IMPORTANTES E URGENTES

Imagino que algo que não é NEM importante NEM urgente não estará na lista de ninguém. (óbvio não é?)

O problema surge com coisas que consideramos importantes mas não urgentes, e com coisas que são urgentes mas às quais não damos muita importância !

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Sempre existem aquelas tarefas que temos um prazo para entregar, etc.

São tarefas que, nossa tendência, é deixar para o “último dia”... Não faça isto!

SUGESTÕES: TAREFAS A LONGO PRAZO

Data Executar:

10/02 Procurar o relatório do ano anterior para servir de modelo

15/02 Pedir para o pessoal escrever, em 10 a 20 linhas, o que acharam que realizado de importante no ano anterior (novos clientes, treinamento, nova forma de trabalho, etc.)

10/03 Escrever a primeira versão do relatório, juntando o modelo + o que o pessoal já escreveu

20/03 Revisão e alterações

25/03 Enviar o relatório para a Diretoria

EXEMPLO TAREFA: Escrever o relatório anual de desempenho de minha seção.Prazo para entrega: 25 de marçoDistribuição das tarefas menores:

Aplique um plano rápido e pequeno para você vencer uma grande tarefa, com

prazo marcado.

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SUGESTÕES : PLANO DE AÇÃO

Você precisa adotar um plano de ação para o seu dia. Se não o fizer, irá dedicar tempo precioso àquilo que aparecer primeiro na sua mesa.

Trabalhe com o que é IMPORTANTE e não somente com o que é URGENTE. Comece o dia fazendo um esquema geral, com destaque para 2 ou 3 coisas mais importantes que gostaria de realizar. Não permite que suas preocupações diárias lhe impeçam de planejar seu esquema.

À medida que o dia for progredindo, vá assinalando o que você já fez. Isto representará uma motivação a mais, já que, ao final do dia, você poderá olhar a lista e (certamente) poderá dizer: quanta coisa que eu fiz!

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Exemplo:8 horas: Ler o jornal8.15 horas: Ler relatório da diretoria8.30 horas: Reunião com chefia8.50 horas: leitura dos e-mails9.10 horas: Projeto do novo produto9.50 horas: Pausa para ginástica10 horas: Atendimento do cliente IMPORTANTE11 horas: Redigir relatório da visita do cliente12 horas: Almoço13.30 horas: Telefonemas e pendências14.30 horas: Leitura da correspondência15.00 horas: Visita á seção de Pesquisa e Desenvolvimento15.30 horas: Reunião do Departamento Comercial e Marketing17.00 horas: Revisão final do relatório de visita do cliente17.50 horas: Programação geral para o dia seguinte

(as tarefas mais importantes e prioritárias estão sublinhadas!)

Exemplo: (Rafael)7hs – 9hs: Assuntos Urgentes9hs – 12hs: Assuntos Importantes12hs – 13hs: Almoço13hs – 15hs: Reuniões, discussões e acompanhamentos.10min: Descanso15hs-16hs: Assuntos Posteriores16hs – 17hs: Planejamentos e preparação para o dia seguinte

Cada um deve achar a melhor maneira para se organizar, mas o planejamento deve ser feito.

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SUGESTÕES: CONCENTRAÇÃO A melhor maneira de economizar tempo é concentrar-

se no que você faz. Não é possível fazer 2 ou 3 coisas ao mesmo tempo. Assuma uma tarefa e concentre as forças nela. Não interrompa para dar uma telefonada, ou para bater papo, etc. VÁ ATÉ O FIM Poucos problemas resistem a um ataque maciço.

 Como aumentar sua concentração? Talvez você terá que desligar o rádio, ou a TV, ou parar de comer e beber durante a execução de suas tarefas... Ler um jornal e ao mesmo tempo tentar redigir um relatório técnico é algo extremamente difícil. Largue o jornal e, apenas, redija o seu relatório!Concentração e

Eficiência em uma

determinada atividade.

tempoinício fim

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SUGESTÕES: CRIE MODELOSUma das formas de conseguir ganhar tempo é

padronizar certos serviços, como relatórios. Guarde em seu computador modelos ou relatórios que você já elaborou.

Tudo o que você faz que é rotina pode ter economia de tempo, padronizando-se os procedimentos.

Por exemplo: utilize-se dos recursos do Word (editor de texto) e do Excel (planilha eletrônica) para guardar relatórios e efetuar cálculos e controles financeiros diários.

 Outro exemplo: guarde os documentos que você tem que lidar diariamente em um só lugar (pasta) para ter acesso imediatamente a qualquer um deles, sem perder tempo em procurar nas gavetas ou arquivos.

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Arquive somente o que é imprescindível. Arquivar muitos documentos necessita espaço e tempo para administrar, o que vai direto para o lixo (coloque imediatamente na cesta!):

Ao final do dia, limpe a mesa, o dia seguinte começará livre do dia anterior.

Arranje 3 caixas e coloque os papéis (cada caixa deve ter uma cor diferente, para facilitar). Exemplo:

Pasta Azul: Para leitura posterior

Pasta Verde: Prioridade menor

Pasta Vermelha: Prioridades imediatas!

SUGESTÕES: ORGANIZAÇÃO DA PAPELADA

Durante seu horário produtivo: Ataque, de imediato, a pasta vermelha (ou aquela que você separou para

as PROVIDÊNCIAS IMEDIATAS).

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SUGESTÕES: APROVEITE MELHOR O TEMPOAproveite brechas nas suas atividades. Leia um livro enquanto espera na fila do lava-rápido, em consultórios médicos, ou durante viagens de avião.

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SUGESTÕES: PAUSAS E ORGANIZAÇÃO  Uma das nossas tendências,

quando estamos com pouco tempo, é tentar fazer tudo ao mesmo tempo, no mesmo dia, nem que para isso fiquemos trabalhando até as 23 horas. Mas trabalhar durante longas horas não é bom modo de aproveitar o tempo. A energia acaba e o cansaço físico e mental terminam por sepultar o aproveitamento

Não pense que um repouso é desperdiçar tempo. Ele aumentará a eficiência, beneficiando sua saúde, na medida que alivia a tensão. Tudo o

que contribua para manter sua boa saúde é um bom emprego do seu tempo

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Defina um horário (é uma Lei), em que você fará uma pausa no seu trabalho e se dedicará a uma rápida relaxada, organizada ou ginástica.

De uma organizada na mesa, veja se há papéis bagunçados (resista a tentação de mergulhar nas tarefas)

Veja como estão as lista de ações para atividades a longo prazo (se estão preenchidas) (resista a tentação de mergulhar nas tarefas)

 Dê uma volta, converse um pouco, veja algumas notícias

SUGESTÕES: RELAXE (CONSIDERE OBRIGATÓRIO)

Isso te dará um ânimo novo para começar

novamente depois do seu break.

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0 (zero) para “NUNCA”

1 para “DE VEZ EM QUANDO”

2 para “QUASE SEMPRE”

3 para “SEMPRE”:

 

( ) Se você erra ao escrever um bilhete (a mão), ao invés de riscar o erro, você escreve tudo de novo, em outra folha.

( ) Você revisa um relatório, a procura de erros, mesmo depois de já ter sido entregue.

( ) Você “enfeita” (coloca colorido, desenhos, etc.) seu trabalho, sempre que possível, para agradar a quem o recebe.

( ) Um amigo lhe pede uma opinião sobre um assunto, em que você é um especialista. Você dá sua opinião, mas se estende nos detalhes, e fala por pelo menos 10 a 15 minutos.

( ) Numa reunião, você precisa votar num assunto. Além de votar, você faz questão de explicar aos outros por que votou daquela maneira.

( ) Você passa a limpo seus rascunhos, para uma nova folha, antes de digitar ou de redigir o texto definitivo.

“O PERFECCIONISTA “

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Vamos aos resultados:

 De zero a 5: parabéns! Você, certamente, não é um

perfeccionista!

 De 6 a 10: está na média, mas lembre-se que o

perfeccionismo não significa, necessariamente, melhor

qualidade no trabalho...

 Acima de 10: você tem um estilo perfeccionista.

Quanto lhe custa isto? Vale a pena?

O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO

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Existe diferença entre esforçar-se por executar um trabalho ótimo e empenhar-se para atingir a perfeição.

O primeiro caso é alcançável, produtivo e (algumas vezes) necessário.

O segundo é quase inatingível.

 Por que se esforçar para fazer uma carta perfeita, se o seu chefe irá ler apenas os aspectos principais, para depois jogá-la num arquivo qualquer ou no lixo?

 Por que imprimir 10 páginas novamente na impressora, se o erro está apenas na palavra “comecar”, que você esqueceu de colocar o “ç”? É mais sensato, econômico e rápido apenas incluir o sinalzinho abaixo do “c”!!!!

O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO

Page 26: Reuniao 3 Administrando o tempo

Raramente os perfeccionistas, aqueles que querem a perfeição

em tudo (ou quase tudo) tem tempo para si, para os outros, ou

para serem perfeitos!

O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO

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DIGA NÃO O uso da palavra não é uma eficaz ferramenta de

economia de tempo. Aprenda a recusar, com educação mas firmemente, qualquer solicitação que não lhe pareça imprescindível para alcançar os resultados.

 Você pode desculpar-se dizendo que não deseja livrar-se do trabalho, mas dedicar-se melhor naquilo que realmente considera importante, e assim poderá ter chance de livrar-se dos trabalhos improdutivos.

 Quando nossa única preocupação é não ofender aos outros, acabamos entulhados de prioridades alheias.

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DIGA NÃO- EXEMPLOS Você foi convidado para estar numa reunião de outro

departamento, mas que nada tem a ver com suas tarefas ou com os clientes. Apenas convidaram você porque querem valorizar a “turma”. Recuse sem hesitação!

 Você recebe um telefonema para dar uma opinião de marketing para um conhecido, onde deverá cadastrar seus dados e responder a um questionário na internet, com 50 perguntas (ou mais...!). Delicadamente, diga que você não dispõe do tempo necessário para dar atenção devida ao assunto e ... tchau!

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C O R T E !

Há inúmeras atividades que nos levam a perder tempo: bater papo

sobre futebol na hora do trabalho, falar ao telefone além do

imprescindível, remeter um e-mail sobre coisas corriqueiras, que

não precisariam ser escritas, ler propagandas e aquele montão de

malas diretas que chegam a sua mesa diariamente....

 Estabeleça horários em que atenderá telefonemas de marketing

direto (se é que você quer atender este tipo de telefonema...) e seja

rigoroso, pedindo àqueles que desejam interromper suas atividades

para serem breves e diretos. Não se trata de má educação, mas de

conduta apropriada para vencer as responsabilidades que você tem!

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C O R T E !Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não há maneira de obter mais. Por isso, tempo é vida.

Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo.

Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de todos.

Basta um pouco de esforço e determinação.

Um cartaz do lado de fora de um viveiro de planejamento paisagístico dizia:

"O melhor momento para se plantar uma árvore foi há 25 anos... O segundo melhor momento é hoje". Aja,

agora!

Tempo3.flv