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REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL
©EloGroup | Todos os direitos reservados 2015
PESQUISASAVALIAÇÕES CERTIFICAÇÕESSELEÇÕES
MISSÃO
“Promover, de forma inovadora e efetiva para a sociedade, seleções,
certificações e avaliações de pessoas e sistemas de ensino e pesquisas
aplicadas à educação, embasadas em processos científicos, tecnológicos,
logísticos e de segurança.”
VISÃO
“Ser reconhecida como a melhor e mais inovadora prestadora de serviços
de interesse da sociedade dedicados a seleções, certificações e avaliações
de pessoas e sistemas educacionais.”
VALORES
Ética, Credibilidade, Excelência, Comprometimento, Respeito ao Ser
Humano, Transparência e Inovação.
©EloGroup | Todos os direitos reservados 2015
©EloGroup | Todos os direitos reservados 2015
DO CESPE AO CEBRASPE
‘’Somos uma Organização Social, qualificada pelo Decreto nº 8.078/2013,
cujo propósito é realizar atividades de gestão de programas e projetos,
além de fornecer apoio técnico e logístico, para subsidiar sistemas de
avaliação educacional.’’
“A Lei n.o 9.637/1998, que rege as Organizações Sociais, dispõe que
associações com essa personalidade jurídica são, por natureza, de direito
privado, sem fins lucrativos, cujas atividades sejam dirigidas ao ensino, à
pesquisa científica, ao desenvolvimento tecnológico, à proteção e
preservação do meio ambiente, à cultura e à saúde.”
DO CESPE AO CEBRASPE
NOVOS DESAFIOS COMO ORGANIZAÇÃO
SOCIAL
DESAFIOS DE GESTÃO
NECESSIDADE DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL
Reestruturação Organizacional
1. Planejamento Estratégico e elaboração da
Cadeia de Valor
2. Redesenho da Estrutura Organizacional
3. Dimensionamento da Força de Trabalho
4. Plano de Cargos e Salários
Estrutura Organizacional
DIVISÃO DO TRABALHO E ESPECIALIZAÇÃO
HIERARQUIA, CENTRALIZAÇÃO E TOMADA DE DECISÃO
AMPLITUDE DE CONTROLE E DIMENSÃO DAS UNIDADES
COMUNICAÇÃO FORMAL
Redesenho da Estrutura do Cebraspe
1 Diagnóstico
2 Redesenho
3 Detalhamento e Validações
4 Implantação
Entrevistas semi estruturadas com Gestores
Definição de Objetivos do Redesenho
Tornar o processo
decisório da alta administração
mais ágil
Descentralizar a tomada de
decisão
Tornar o trabalho dos
gestores da alta administração
mais estratégico e menos
operacional
Melhorar a interface de trabalho dos
processos finalísticos
Solucionar problemas internos de
comunicação
Reduzir a duplicidade de
atividades
Melhorar a comunicação
com os clientes
Redesenho da Estrutura do Cebraspe
1 Diagnóstico
2 Redesenho 4 Implantação
3 Detalhamento e Validações
Estudo teórico para escolha dos Eixos de Coordenação mais adequados
.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
CADEIA DE VALOR
ESTU
DOS
TEÓR
ICOS
DO
S EI
XOS
DE
COOR
DENA
ÇÃO
ESCOLHA DOS SEGUINTES EIXOS DE
COORDENAÇÃO PRIMÁRIOS:
- POR SERVIÇO- POR PROCESSO
Estudo teórico para escolha dos Eixos de Coordenação mais adequados
EIXOS DE COORDENAÇÃO CONCLUSÕES
POR CLIENTE+ Melhor atendimento da necessidade do cliente+ Maior agilidade para atendimento de demandas MEC / INEP- Falta de compartilhamento de recursos- Dificuldade de padronização dos processos- Aumento dos custos fixos
POR REGIÃO GEOGRÁFICA
+ Operação é beneficiada pela proximidade física com clientes e participantes+ Maior satisfação de cliente e participantes pela aproximação física- Falta de compartilhamento de recursos- Dificuldade de implantação devido ao alto investimento e grandes mudanças necessárias- Dificuldade de padronização dos processos e prejudica os processos de comunicação e gestão
POR SERVIÇO+ Prestação de um serviço de alta qualidade técnica devido à especialização+ Favorece a inovação e melhoria contínua dos serviços+ Autonomia das Diretorias, aumentando a responsabilidade dos gestores- Falta de compartilhamento de recursos- Perda de economia de escala
POR NEGÓCIO+ Prestação de um serviço de alta qualidade técnica devido ao alto grau de especialização + Aumento da satisfação do cliente - Falta de compartilhamento de recursos- Elevação dos preços dos eventos- Sofre com possíveis sazonalidades do mercado
POR PROCESSO+ Favorece a padronização dos processos, diminuindo erros + Estrutura financeiramente mais vantajosa devido ao grande compartilhamento de recursos+ Aumento da qualidade técnica devido à especialização das áreas - Falta de olhar transversal- Prejudica a comunicação com o cliente
Estudo teórico para escolha dos Eixos de Coordenação mais adequados
EIXOS DE COORDENAÇÃO CONCLUSÕES
POR CLIENTE+ Melhor atendimento da necessidade do cliente+ Maior agilidade para atendimento de demandas MEC / INEP- Falta de compartilhamento de recursos- Dificuldade de padronização dos processos- Aumento dos custos fixos
POR REGIÃO GEOGRÁFICA
+ Operação é beneficiada pela proximidade física com clientes e participantes+ Maior satisfação de cliente e participantes pela aproximação física- Falta de compartilhamento de recursos- Dificuldade de implantação devido ao alto investimento e grandes mudanças necessárias- Dificuldade de padronização dos processos e prejudica os processos de comunicação e gestão
POR SERVIÇO+ Prestação de um serviço de alta qualidade técnica devido à especialização+ Favorece a inovação e melhoria contínua dos serviços+ Autonomia das Diretorias, aumentando a responsabilidade dos gestores- Falta de compartilhamento de recursos- Perda de economia de escala
POR NEGÓCIO+ Prestação de um serviço de alta qualidade técnica devido ao alto grau de especialização + Aumento da satisfação do cliente - Falta de compartilhamento de recursos- Elevação dos preços dos eventos- Sofre com possíveis sazonalidades do mercado
POR PROCESSO+ Favorece a padronização dos processos, diminuindo erros + Estrutura financeiramente mais vantajosa devido ao grande compartilhamento de recursos+ Aumento da qualidade técnica devido à especialização das áreas - Falta de olhar transversal- Prejudica a comunicação com o cliente
Definição de Cenários para a Macro Estrutura
EIXOS DE COORDENAÇÃO
ESCOLHIDOS:- POR PROCESSO- POR SERVIÇO
CENÁRIO ESCOLHIDO:ESTRUTURA MATRICIAL
EQUILIBRADA POR PROCESSO
E SERVIÇO
CENÁRIO I • Eixo primário: Por processo• Eixo secundário: Por
serviço• MATRICIAL EQUILIBRADA
CENÁRIO II• Eixo primário: Por processo• Eixo secundário: Por
serviço• MATRICIAL FRACA
CENÁRIO III• Eixo primário: Por serviço• Eixo secundário: Por
processo
Definição da nova Macro Estrutura
Como o eixo primário escolhido foi o “por processo”,
utilizou-se a Cadeia de Valor para agrupar os macro
processos de trabalho pela natureza funcional das
atividades.
Foi realizada uma análise para agrupamento dos macro
processos da Cadeia de Valor em “temas processuais”.
PROCESSOS DE GESTÃO E SUPORTE
GERIR EVENTOSRealizar
relacionamento com clientes
Monitorar eventosRealizar
relacionamento com participantes
Gerir processos administrativos e
judiciais de eventosGerir segurança
GERAR INFORMAÇÕES
PROCESSAR RESULTADOS
Processar resultados
Divulgar resultados
PROCESSOS FINALÍSTICOS PLANEJARE NEGOCIAR
EVENTO
Negociar evento
Planejar evento
Prospectar novos
eventos
PREPARAR E APLICAR ETAPAS
Aplicar as
etapas
Contratar e capacitar equipes
Divulgar evento
Processar inscrições
Preparar infraestrutura de
aplicação
Contratar espaços e distribuir
participantes
Preparar instrumentos de capacitação e avaliação
Produzir, montar e enviar material de aplicação
Retornar material
de aplicação
Produzir informações a partir dos
dados do evento
GERIR SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS E
INFRAESTRUTURA
Gerir segurança orgânica
Gerir compras e contratações
Gerir infraestrutura predial
Realizar gestão documental
Gerir patrimônio
Gerir serviços administrativos de apoio
GERIR PESSOAS
Desenvolver pessoas
Administrar pessoas
Movimentar colaboradores
Recrutar e selecionar colaboradores
Promover qualidade de vida
Gerir plano de cargos, carreiras e remunerações
GERIR COMUNICAÇÃO
Gerir identidade visual
Gerir comunicação externa
Gerir comunicação interna
GERIR ORÇAMENTO, CONTABILIDADE E FINANÇAS
Realizar gestão financeira
Gerir orçamento
Realizar gestão contábil
PROMOVER CONTROLE E GESTÃO INSTITUCIONAL
Gerir ouvidoria
Gerir auditoria
Desenvolver normativos
Gerir riscos corporativos
Gerir controladoria
GERIR SERVIÇOS JURÍDICOS
Emitir pareceres jurídicos
Gerir processos judiciais
Gerir processos administrativos
GERIR TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Gerir banco de dados
Gerir infraestrutura de TIC
Desenvolver e manter sistemas
Gerir segurança da informação
GERIR ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
Gerir pesquisa para desenvolvimento e
inovação
Gerir processos
Gerir estratégia
Gerir projetos
GERIR MARKETING
Gerir endomarketing
Gerir parcerias institucionais
Desenvolver e gerir estratégias de marketing e
vendas
PROCESSOS DE GESTÃO E SUPORTE
GERIR EVENTOSRealizar
relacionamento com clientes
Monitorar eventosRealizar
relacionamento com participantes
Gerir processos administrativos e
judiciais de eventosGerir segurança
GERAR INFORMAÇÕES
PROCESSAR RESULTADOS
Processar resultados
Divulgar resultados
PROCESSOS FINALÍSTICOS PLANEJARE NEGOCIAR
EVENTO
Negociar evento
Planejar evento
Prospectar novos
eventos
PREPARAR E APLICAR ETAPAS
Aplicar as
etapas
Contratar e capacitar equipes
Divulgar evento
Processar inscrições
Preparar infraestrutura de
aplicação
Contratar espaços e distribuir
participantes
Preparar instrumentos de capacitação e avaliação
Produzir, montar e enviar material de aplicação
Retornar material
de aplicação
Produzir informações a partir dos
dados do evento
GERIR SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS E
INFRAESTRUTURA
Gerir segurança orgânica
Gerir compras e contratações
Gerir infraestrutura predial
Realizar gestão documental
Gerir patrimônio
Gerir serviços administrativos de apoio
GERIR PESSOAS
Desenvolver pessoas
Administrar pessoas
Movimentar colaboradores
Recrutar e selecionar colaboradores
Promover qualidade de vida
Gerir plano de cargos, carreiras e remunerações
GERIR COMUNICAÇÃO
Gerir identidade visual
Gerir comunicação externa
Gerir comunicação interna
GERIR ORÇAMENTO, CONTABILIDADE E FINANÇAS
Realizar gestão financeira
Gerir orçamento
Realizar gestão contábil
PROMOVER CONTROLE E GESTÃO INSTITUCIONAL
Gerir ouvidoria
Gerir auditoria
Desenvolver normativos
Gerir riscos corporativos
Gerir controladoria
GERIR SERVIÇOS JURÍDICOS
Emitir pareceres jurídicos
Gerir processos judiciais
Gerir processos administrativos
GERIR TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Gerir banco de dados
Gerir infraestrutura de TIC
Desenvolver e manter sistemas
Gerir segurança da informação
GERIR ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
Gerir pesquisa para desenvolvimento e
inovação
Gerir processos
Gerir estratégia
Gerir projetos
GERIR MARKETING
Gerir endomarketing
Gerir parcerias institucionais
Desenvolver e gerir estratégias de marketing e
vendas
GESTÃO DE EVENTOS PROVAS OPERAÇÕES SUPORTE À GESTÃO GOVERNANÇA
TEMAS PROCESSUAIS ENCONTRADOS NA CADEIA DE VALOR:
POR PROCESSO
Gestão de eventosProvas Operações
Suporte à gestãoGovernança
Diretoria de Operações em
EventosDiretoria Executiva Diretoria de Eventos
Diretoria de Instrumentos de
Avaliação e Seleção
Diretoria Geral
POR
SERV
IÇO
Seleções
Certificações
Avaliações
Pesquisas
Diretoria de Operações em
EventosDiretoria Executiva Diretoria de
Eventos
Diretoria de Instrumentos de
Avaliação e Seleção
Conselho
Diretoria Geral
Nova Estrutura Organizacional
*Diretoria de suporte à gestão
*Diretoria de gestão de eventos
*Diretoria de provas
*Diretoria de operações
*Diretoria de governança
Diretoria de Operações em
EventosDiretoria Executiva Diretoria de
Eventos
Diretoria de Instrumentos de
Avaliação e Seleção
Conselho
Diretoria Geral
Nova Estrutura Organizacional
Conselho e Diretoria Geral
Conselho
Diretoria Geral
Ouvidoria
Auditoria Interna
Escritório de Gestão
Coordenação Jurídica
Coordenação de Ensino, Pesquisa e
Estudos Estratégicos
Diretoria de Operações em
EventosDiretoria Executiva Diretoria de
Eventos
Diretoria de Instrumentos de
Avaliação e Seleção
Conselho
Diretoria Geral
Nova Estrutura Organizacional
Diretoria Executiva
Diretoria Executiva
Controladoria Coordenação de Gestão de Pessoas
Coordenação de Educação
Corporativa
Coordenação de Tecnologia
Coordenação de Administração
Supervisão de Administração de
Pessoal
Supervisão de Desenvolvimento
de Pessoal
Diretoria de Operações em
EventosDiretoria Executiva Diretoria de
Eventos
Diretoria de Instrumentos de
Avaliação e Seleção
Conselho
Diretoria Geral
Nova Estrutura Organizacional
Diretoria de Eventos
Diretoria de Eventos
Coordenação de Negócios
Coordenação de Eventos
Coordenação de Marketing e
Comunicação
Supervisão de Seleções
Supervisão de Avaliações
Supervisão de Certificações
Supervisão de Pesquisas
EIXO SECUNDÁRIO: POR SERVIÇO
Diretoria de Operações em
EventosDiretoria Executiva Diretoria de
Eventos
Diretoria de Instrumentos de
Avaliação e Seleção
Conselho
Diretoria Geral
Nova Estrutura Organizacional
Diretoria de Instrumentos de Avaliação e Seleção
Coordenação de Seleções
Coordenação de Avaliações e Certificações
Coordenação de Recursos e Correções
Supervisão de Atendimentos
Específicos
Diretoria de Instrumentos de
Avaliação e Seleção
EIXO SECUNDÁRIO: POR SERVIÇO
Diretoria de Operações em
EventosDiretoria Executiva Diretoria de
Eventos
Diretoria de Instrumentos de
Avaliação e Seleção
Conselho
Diretoria Geral
Nova Estrutura Organizacional
Objetivos do Redesenho
Tornar o processo
decisório da alta administração
mais ágil
Descentralizar a tomada de
decisão
Tornar o trabalho dos
gestores da alta administração
mais estratégico e menos
operacional
Melhorar a interface de trabalho dos
processos finalísticos
Solucionar problemas internos de
comunicação
Reduzir a duplicidade de
atividades
Melhorar a comunicação
com os clientes
Objetivos do Redesenho
Tornar o processo
decisório da alta administração
mais ágil
Descentralizar a tomada de
decisão
Tornar o trabalho dos
gestores da alta administração
mais estratégico e menos
operacional
Melhorar a interface de trabalho dos
processos finalísticos
Solucionar problemas internos de
comunicação
Reduzir a duplicidade de
atividades
Melhorar a comunicação
com os clientes
Melhorar a comunicação com o cliente
Diretoria de Operações em
EventosDiretoria Executiva Diretoria de
Eventos
Diretoria de Instrumentos de
Seleção e Avaliação
CLIENTE
GESTOR DE EVENTOS
O cliente terá um ponto focal único no Cebraspe, facilitando o acesso às informações e obtendo maior agilidade no atendimento
Objetivos do Redesenho
Tornar o processo
decisório da alta administração
mais ágil
Descentralizar a tomada de
decisão
Tornar o trabalho dos
gestores da alta administração
mais estratégico e menos
operacional
Melhorar a interface de trabalho dos
processos finalísticos
Solucionar problemas internos de
comunicação
Reduzir a duplicidade de
atividades
Melhorar a comunicação
com os clientes
Melhorar a interface dos processos finalísticos
ATRIBUIÇÕES DOS GESTORES DE EVENTOS:-Planejamento e encerramento do evento- Monitoramento da execução, atrasos e problemas- Relacionamento com o cliente institucional
Diretoria de Operações em
EventosDiretoria Executiva Diretoria de
Eventos
Área de Seleções
Área de Avaliações
Área de Certificações e
Pesquisas
Diretoria de Instrumentos de
Seleção e Avaliação
Diretoria Geral
Evento 1
Evento 3
Evento 4
Evento 5
Evento 2
Objetivos do Redesenho
Tornar o processo
decisório da alta administração
mais ágil
Descentralizar a tomada de
decisão
Tornar o trabalho dos
gestores da alta administração
mais estratégico e menos
operacional
Melhorar a interface de trabalho dos
processos finalísticos
Solucionar problemas internos de
comunicação
Reduzir a duplicidade de
atividades
Melhorar a comunicação
com os clientes
Solucionar problemas internos de comunicação
Criação de MECANISMOS DE COORDENAÇÃO, tais como:
– Reuniões estruturadas de Diretoria semanais
– Divulgação das pautas e atas das reuniões de Diretoria
(conteúdo não sigiloso)
– Reuniões do acompanhamento dos eventos semanais
– Reuniões de avaliação estratégica trimestrais
– Divulgação de boletins da estratégia
– Divulgação de relatórios de gestão
Objetivos do Redesenho
Tornar o processo
decisório da alta administração
mais ágil
Descentralizar a tomada de
decisão
Tornar o trabalho dos
gestores da alta administração
mais estratégico e menos
operacional
Melhorar a interface de trabalho dos
processos finalísticos
Solucionar problemas internos de
comunicação
Reduzir a duplicidade de
atividades
Melhorar a comunicação
com os clientes
Reduzir a duplicidade de atividades
Exemplos de atividades que se encontravam duplicadas na antiga estrutura devido ao crescimento orgânico:
– Estruturação de provas
– Realizar atendimentos específicos
– Contratar e capacitar equipes eventuais
– Gerir recursos de provas
– Correção de provas discursivas
Objetivos do Redesenho
Tornar o processo
decisório da alta administração
mais ágil
Descentralizar a tomada de
decisão
Tornar o trabalho dos
gestores da alta administração
mais estratégico e menos
operacional
Melhorar a interface de trabalho dos
processos finalísticos
Solucionar problemas internos de
comunicação
Reduzir a duplicidade de
atividades
Melhorar a comunicação
com os clientes
Criação da camada estratégica
Diretoria Geral
Diretoria Executiva
Diretoria Colegiada(11 Participantes)
Diretoria Geral
Diretoria Colegiada(5 Participantes)
ESTRUTURA ANTIGA
ESTRUTURA NOVA
Objetivos do Redesenho
Tornar o processo
decisório da alta administração
mais ágil
Descentralizar a tomada de
decisão
Tornar o trabalho dos
gestores da alta administração
mais estratégico e menos
operacional
Melhorar a interface de trabalho dos
processos finalísticos
Solucionar problemas internos de
comunicação
Reduzir a duplicidade de
atividades
Melhorar a comunicação
com os clientes
Redesenho da Estrutura do Cebraspe
1 Diagnóstico
2 Redesenho 4 Implantação
3 Detalhamento e Validações
Detalhamento e Validações
Detalhamento:
– Estudo das melhores práticas do mercado
– Entrevistas semi estruturadas com gestores para
detalhamento da nova estrutura
Validações:
– Validação com cinco grupos de gestores especializados (um
grupo para cada Diretoria)
– Validação com a Diretoria Colegiada
– Validação com a Conselho
Redesenho da Estrutura do Cebraspe
1 Diagnóstico
2 Redesenho 4 Implantação
3 Detalhamento e Validações
Implantação
Etapas:
1. Criação de uma equipe de transição
2. Implantação das novas áreas
3. Reorganização das áreas existentes – Reuniões com grupos de
gestores para criação de planos de transição, que incluem:
Transferência de conhecimento quando os responsáveis pelos
processos não migrarem para as novas áreas responsáveis
Formalização de ajustes de layout físico
Formalização dos mecanismos de coordenação lateral e vertical
Indicações de necessidades de ajustes nos processos
Obrigado!