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Você sabia que comprovadamente de 2% a 8% dos valores cobrados pelos provedores logísticos são indevidos?

Um pouco sobreauditoria de cobrançasde provedores logísticos

Mas por que é tão importante implementar um processo robusto de auditoria?

Que benefícios reais este serviço pode gerar, seja com recurso interno ou serviço contratado?

Como exatamente este serviço funciona?

O papel deste documento é tirar estas dúvidas, de forma clara e objetiva, com uma visão de quem conhece a complexidade e as características peculiares de logística e Comex no Brasil.

Para começar, falemos um pouco sobre o que é este serviço.

Você sabia que 90% dos departamentos de COMEX admitem que seu processo de auditoria com recursos internos não é robusto, ou seja, não evita a maioria das cobranças indevidas?

E você sabia que 70% das empresas americanas dão tanta importância a este tema, que terceirizam o serviço de auditoria de cobranças?

Exatamente o que é este serviço de auditoria?

É uma conferência detalhada tarifa a tarifa cobrada por cada provedor logístico envolvido em uma importação ou frete, para verificar se estão de acordo com o tarifário definido.

Esta conferência tem por base o tarifário de cada provedor, os dados operacionais do embarque ou do frete e os valores cobrados pelo fornecedor

Podemos citar algumas empresas que possuem processos como o descrito a seguir

Por exemplo nos Estados Unidos muitas empresas usam este tipo de solução corriqueiramente em sua operação a mais de dez anos.

Aqui no Brasil esta solução é novidade, uma vez que a maioria das empresas utilizam recursos internos, sem processos detalhadamente definidos, realizando conferências simples, e muitas vezes confiando totalmente que os provedores cobram corretamente, uma vez que existe um contrato, com tarifário específico.

Como é sabido, a complexidade dos tarifários logísticos, especialmente relacionados a importações é grande. E no Brasil existem particularidades impostas pelo Governo, que tornam a auditoria mais complexa ainda, pois o valor final depende muito dos impostos envolvidos.

Nos Estados Unidos com essa solução implementada podemos citar DuPont, McDonalds, Pepsi, Motorola, Emerson Process, Walmart, Chevron, AT&T, Verizon, DELL, dentre outras.

Que bom que esta solução chega em tempo para ajudar as empresas no Brasil a melhorarem seus resultados financeiros, através de melhorias de custos e operacionais na área de logística e COMEX!

Um processo detalhado e inteligente de auditoria considera muitos detalhes. Veja exemplos:

O serviço foi solicitado para este provedor? Já foi executado? Este serviço já não foi cobrado? Existe algum crédito pendentedeste provedor para ser descontado nesta cobrança?

Cálculo de cada tarifa, com base no tarifário, regras de cobrança e dados do embarque e confronto com o valor cobrado. Algumas verificações são: Este serviço é spot? O tarifário utilizado é o vigente? Existe alguma tarifa adicional? Existe alguma aprovação especial? A prioridade está correta? As tarifas de repasse estão corretas?

Análise de dados operacionais para verificar se o serviço foi executa conforme solicitado e da melhor maneira para a contratante: o modal está correto? O veículo foi o solicitado e é compatível com o peso? Foi utilizado um container ideal para esta carga? A quilometragem é a cadastrada para o percurso? A placa do veículo é do tipo de veículo cobrado? As datas informadas estão corretas.

São também consideradas outras regras, como: a data que deve ser utilizada para a conversão da moeda, se o prazo de pagamento da fatura emitida é realmente o prazo acordado.

Para todas estas verificações são feitas automática e eletronicamente, ou seja, através de dados parametrizados.

Materialidade

Dados

Tarifário

Regras

Veja exemplos de tarifas auditadas

• Frete, conforme origem e destino, prioridade e faixa de peso e mínimo

• Fuel, conforme regra definida

• Security, conforme regra ou cia aérea

• Handling, se aplicável

• Pickup, conforme Incoterm e consolidação

• Taxas na origem conforme país ou shipper

• HB fee ou taxa local

• Conversão de moeda, conforme data acordada

• Variação cambial, conforme contrato

Agenciamento de carga aérea

• Frete, LCL ou FCL, 20’, 40’ ou 40’HC

• BAF, conforme regra definida

• Pickup, conforme Incoterm e consolidação

• Demurrage, conforme data de dovulução do container e free time acordado

• BL fee e Capatazia, conforme armador

• ISPS e Siscarga

• Taxa de desconsolidação

• Conversão de moeda, conforme data acordada

• Variação cambial, conforme contrato

Agenciamento de carga marítima


• Período de armazenagem, conforme data de retirada da mercadoria

• Handling

• Posicionamento

• Inspeções

• Tabela especial de alto valor agregado, se aplicável

Armazenagem sob regime aduaneiro


• Frete (valor fixo, por kg, por km)

• Pedágio, conforme trajeto

• Griss, conforme regra definida

• AdValorem, conforme regra definida

• ICMS ou ISS

• Ajudante, se aplicado

• Placa do veículo, conforme cadastro

• Valor da mercadoria, conforme Notas Fiscais transportadas

• Tipo Veículo utilizado x volume/peso transportado

• Pernoite e Reentrega, se aplicável

Frete rodoviário Inbound (Remoção DTA ou Mikrun) ou Outbound (Distribuição ou Reversa)


Veja alguns exemplos

Como resultado da auditoria, é possível gerar mensalmente vários relatórios essenciais para o gerenciamento da operação

• Relatório de custos logísticos gerais, Inbound e Outbound

• Custo por modal, lane, tipo de serviço, provedor, divisão, centro de custo, projeto

• Relatório de custo de fretes especiais, express, crítico (x custo standard) e custo de fretes spot

• Laudos de auditoria

• Valores auditados, divergências e não conformidades encontradas

• Performance de cobrança de cada provedor

• Provisão mensal de custos de serviços ainda não cobrados (Accrual para finanças)

• Relatório de métricas e KPIs, como transit time, volumes, pesos, períodos

Veja alguns exemplos

Com a base de dados gerados por este trabalho, é possível realizar várias análises e estudos, quando necessário

• Estudo de impacto financeiro de BID (alteração de tarifário ou troca de provedor)

• Análise crítica de tarifários (valores, tarifas, forma de cobrança e códigos)

• Previsão de custo de um embarque ou de um período (vários embarques)

• Comparação de custo logístico entre dois ou mais fornecedores

• Estudo de volume x container utilizado, volume x veículo utilizado (transporte rodoviário), período de armazenagem alfandegada x custo, transittime x custo (prioridade)

• Dados e informações de custos e embarques para estudos e análises, quando solicitado

• Sugestões de potenciais oportunidades de melhoria

Veja os principais motivos para uma empresa implementar um processo robusto de auditoria

Erros de cobrança

Comprovadamente as cobranças indevidas são de 2% a 10%. A causa destas divergências são erros operacionais, como cobrança de frete por quilo em outra faixa de valor, cobrança de pick-up quando Incoterm não é EXW, tarifa adicional as acordadas em contrato, digitação errada, aplicação de uma tarifa com código desconhecido, aplicação de novo tarifário ainda não aprovado, cobranças duplicadas, erro na conversão da moeda, interpretação divergente de tarifário, dentre outros.

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Compliance2

Além do registro da auditoria que comprova a cobrança correta oficialmente, a segurança e a total garantia do pagamento correto, sem divergência, sem pendência, sem duplicidade, sem a possibilidade de haver retrabalhos, não tem preço. Também alinha a organização com as normas financeiras de auditoria como as especificadas pela Lei Sarbanes-Oxley (SOX), além de ajudar nas políticas internas de qualidade e certificações.


Redução de custos

Além de se evitar pagamento de valores indevidos (cost avoidance) e de recuperar valores pagos incorretamente em alguns casos (savings), o serviço de auditoria evita consequentes pagamentos incorretos. Por exemplo, imagine que um agente de cargas cobrou um valor de frete a maior em um Bill Of Lading. O valor pago incorretamente será na verdade 25% maior, ao ser paga a tarifa de Marinha Mercante (AFRMM). Outro exemplo são os custos dos armadores, que normalmente são um repasse. A auditoria verificará se o Freight Forwarder realmente aplica este repasse.

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Foco na operação

Tendo recursos dedicados para a realização das conferências, a equipe principal consegue manter o foco em seu core business, ou seja, em fazer a logística acontecer. Imagine alguns trabalhos que sua equipe poderia realizar, tendo mais tempo para se dedicar à operação: Resolver mais rapidamente os problemas do dia a dia? Analisar o que fazer para ter mais embarques marítimos? Participar de projetos da empresa? Realizar estudos de custos detalhados para verificar conde há oportunidades de redução? Como fazer uma consolidação mais eficiente de cargas?


Controle de custos

As empresas que implementaram um processo robusto mantém um controle detalhado dos custos logísticos. Elas registram os dados, emitem laudos e geram relatórios gerenciais definidos na implementação do serviço. Também fazem a auditoria analisando possíveis benefícios, como por exemplo, aplicação de tarifa especial de armazenagem para mercadoria com alto valor agregado.


Melhorias na operação

As empresas que implementaram um processo robusto ficaram surpresas com os resultados posteriores. Com os registros de cada auditoria, a empresa gera estudos e análises precisas para qualquer projeto logístico. Também ficaram surpresas com os controles implementados, como o gerenciamento das faturas, por exemplo, que elimina extravios, garante o pagamento no prazo, aloca a fatura no centro de custo correto, controla os pedidos de compras e elimina pendências de cobranças por serviços prestados.


Entenda os modelos de auditoriaAuditoria Pré Fatura

A auditoria é feita antes do faturamento do provedor. O provedor envia eletronicamente a cobrança (os valores serem faturados)

ara o auditor. Após a auditoria o auditor libera o provedor para emitir o faturamento, eliminando qualquer possibilidade de pagamentos indevidos e evitando retrabalhos. Normalmente é feito apenas para agentes de carga ou apenas um fornecedor.

Executa serviço Envia cobrança Auditoria Solicita correçõesProvedor Provedor LPartner LPartner

Executa serviço de importação

(Agente de cargas, Despachante,

Terminais, Remoção de carga)

Envia valor a ser cobrado por

cada serviço prestado, para a

LPartner

Realiza a auditoria com base na

cobrança, nos dados do

embarque e no tarifário do

provedor

Contata o provedor e solicita

correção de cobrança de cada

divergência encontrada na

auditoria

Libera faturamento Emite faturas Envia para pagto Report mensalLPartner Provedor LPartner LPartner

Emite laudo de auditoria e

l ibera provedor para emitir as

faturas dos serviços prestados

Emite as faturas e as envia para

a LPartner

Recebe as faturas, confere, faz

protocolo, registra nos

controles e envia para

pagamento

Providencia relatórios mensais

de custos detalhados e

performance de cobrança de

provedores

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Auditoria Pré Pagamento

A auditoria é feita após o faturamento do provedor, porém antes do pagamento. O provedor envia eletronicamente a fatura para o

auditor. Após a auditoria o auditor envia a fatura para pagamento, ou a devolve para o provedor em caso de divergência ou controla o acerto através de crédito e débito em futuras faturas.

Entenda os modelos de auditoria

Envia as faturas Prepara auditoria Retira faturas AuditoriaProvedor Empresa LPartner LPartner

Envia as faturas dos serviços

prestados na semana anterior

para a Empresa

Separa todas as faturas

recebidas e os dados dos

embarques necessários para a

auditoria

Retira na segunda-feira de

manhã todas as faturas a serem

auditadas

Audita todas as faturas do

provedor emitidas na semana

anterior

Laudo de auditoria Correção das faturas Prepara pagamento Report mensalLPartner Empresa Empresa LPartner

Emite laudo de auditoria e

entrega as faturas para a equipe

de Comex até o final da semana

Solicita correção de todas as

faturas com cobranças

indevidas

Envia faturas sem divergências

para o departamento financeiro

efetuar o pagamento

Providencia relatórios mensais

de custos e performance de

cobrança de provedores

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Auditoria Pós Pagamento

Após o pagamento as faturas, os documentos (faturas, HB, BL, CTE, Comprovantes, etc.) são enviados para o auditor, que fará as

devidas análises e emitirá um laudo de auditoria, indicando se houve cobranças indevidas ou não. Caso uma divergência seja encontrada, é realizado o acerto através de pagamento complementar ou de um controle de crédito e débito em futuras faturas.

Entenda os modelos de auditoria

Emite fatura Paga as faturas Prepara auditoria Retira faturasProvedor Empresa Empresa LPartner

Executa serviço (Agente de

cargas, Despachante, Terminais,

Remoção de carga) e emite a

fatura

Recebe as faturas e providencia

o pagamento

Separa as faturas pagas no mês

e providencia relatório com os

dados operacionais dos

serviços pagos

No início do mês retira as

faturas pagas e recebe os

relatórios com dados

necessários para a auditoria

Auditoria Laudo auditoria Devolve faturas Acerto divergênciasLPartner LPartner LPartner Empresa

Realiza a auditoria com base

nas faturas, nos dados do

embarque e no tarifário do

provedor

Emite laudo de auditoria de

cada fatura e faz relatório geral

de auditoria, divergências e

performance de provedor

Devolve as faturas e entrega os

laudos e relatórios para a

empresa

Contata o provedor e solicita o

acerto de cobranças indevidas

(devolução de valor ou crédito

em novas faturas)

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Sendo contratada para implementar um processo robusto, que será executado por auditores internos: Especialistas da empresa contratada passam um tempo específico analisando o processo atual, implementando controles e redefinindo a forma e as ferramentas de auditoria de cada provedor; também treinam os auditores internos e por um tempo prestam o devido suporte para que a operação seja definitivamente implementada e estabilizada.

Sendo contratada para realizar os serviços de auditoria, relatórios e suportes, como um parceiro logístico: Neste caso a empresa pode ser contratada para gerenciar todas as faturas cobradas pelos provedores logísticos, o que envolve realizar a auditoria, emitir laudos, controlar as faturas, prover relatórios mensais e realizar estudos quando solicitado.

Como uma empresa especialista pode ajudar

Primeira fase:• Análise crítica de tarifários• Mapeamento do processo atual• Definição de novo processo por provedor• Definição de processo de captação de dados

Segunda fase:• Implementação do novo processo para cada

provedor• Implementação de controle geral de

cobranças• Implementação de processo para

gerenciamento das faturas

Terceira fase:• Criação de banco de dados de auditoria,

custos e dados operacionais• Implementação de relatórios mensais• Estudos e análises, quando solicitados• Disponibilização de dados

Vejas as etapas de implementação de um processo detalhado e inteligente de auditoria

O que clientes que implementaram esta solução dizem...

Bons fornecedores estão acostumados a terem suas faturas auditadas. E o melhor deste processo são os relatórios financeiros, que utilizamos para avaliações internas e apresentamos para nossos provedores. Controller - Empresa da área de equipamentos hospitalares.

Utilizo muito os relatórios e os dados das auditorias em minha operação diária, pois estes dados são muito precisos. Gerente de Logística - Empresa de varejo.

Os dados fornecidos pelo serviço de auditoria são exatamente o que eu preciso para melhorar minha operação com inteligência. Diretor de Supply Chain - Empresa de distribuição de produtos eletrônicos.

Consistentemente este novo processo resulta em um saving de US $ 70 mil a US $ 100 mil por ano para a empresa que trabalho. Gerente de Supply Chain - Empresa aeroespacial.

Desde a implementação deste processo mensalmente colhemos resultados financeiros, pois encontramos erros de cobrança todo o tempo. Gerente de COMEX - Empresa da área de telecomunicações.

Que diferença esta implementação fez! Se eu soubesse que os resultados seriam tão bons, teria implementado isto a muito mais tempo. E quando preciso de qualquer suporte, fico impressionado com o tratamento e com a velocidade com que sou atendido. Gerente de Supply Chain - Empresa de produtos eletrônicos.

Esta implementação redefiniu completamente nosso processo de auditoria e pagamento. Meu trabalho sem dúvida ficou muito mais fácil! Gerente de Logística - Empresa de produtos de alta tecnologia.

Este novo processo nos ajudou a termos fluxos padronizados, comunicação mais aberta com nossos provedores e, além de reduzir custos, passamos a ter 100% de nossos pagamentos feitos no prazo. Controller - Empresa da área de equipamentos para academias.

O que mais gostei desta solução, foi que inicialmente desenhamos as reais necessidades da empresa neste tema. Depois a solução foi definida. Gerente de Supply Chain - Empresa da área de farmacêuticos.

Nossos pagamentos nunca foram tão claros, seguros e no prazo acordado como são agora, após a implementação do novo processo. Coordenador de COMEX - Empresa de bens de consumo.

Além de um ROI muito rápido, o suporte é ótimo. Tudo o que eu peço, o relatório que eu preciso, consigo no máximo de um dia para o outro. O profissionalismo da solução e dos envolvidos impressionam. Coordendor de COMEX - Empresa de bens de consumo.

Perguntas frequentes

Como este serviço é cobrado? No caso do serviço de implementação da auditoria utilizando auditor interno, a empresa contratada fará a implementação dentro de sua empresa, o que leva em geral de 2 a 3 meses. É prudente que pelo menos por um período sejaacordado um suporte, o que inclui refinamentos dos processos, dúvidas, correção de ferramentas e treinamentos para novos auditores. Também pode incluir que a empresa terceirizada providencie mensalmente os relatórios, estudos e dados gerenciais.

No caso de terceirização, algumas empresas cobram um valor fixo mensal, considerando o volume de trabalho, e especificando um limite máximo de auditorias. Outras cobram um valor variável por auditoria normalmente definido por faixa de volume de auditorias. E outras cobram um success fee, especificando um valor mínimo e um máximo mensal

Onde ficam os auditores, quando o serviço é terceirizado? Alguns ficam in house e outros ficam nos escritórios da empresa de auditoria contratada, dependendo do que a empresa entende ser o ideal e do volume de trabalho negociado. Basicamente eles precisam de computador, com acesso a internet, pacote Office e acesso a sistemas ou controles do cliente para captação de dados.Telefone e impressora também são necessários.

Ocorrem problemas com os fornecedores ao relatar as divergências? Nenhum, os fornecedores são tratados como parte da cadeia logística, ou seja, com respeito e tato e são ajudados pela empresa contratada a evitar a repetição de erros de cobranças.

A auditoria não atrasa o pagamento das faturas? Não. O fluxo do processo deve ser desenhado na implementação do projeto considerando as etapas de uma maneira que garantam o pagamento no prazo acordado. Normalmente a auditoria é realizada rapidamente.

Pode-se auditar a auditoria destas empresas? Sim, isso é normal e sadio. Se algum erro for pego, a empresa de auditoria se compromete a ressarcir o valor incorreto e a tentar o devido acerto com o fornecedor.

O autor é executivo de vendas da LPartner, uma empresa brasileira especializada em auditoria de custos de importações e fretes nacionais. Fundada a 10 anos a empresa é pioneira numa solução inovadora e completa de suporte aos times de logística e Comex de empresas nacionais e multinacionais. Em caso de dúvidas ou se desejar este serviço em sua organização, contate diretamente o Glauber no email [email protected] ou pelo telefone +55 19 99275 4036.

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