Upload
fernando-fernandez
View
18
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
Julho 2015
Gestão Documental
Classes de Informação OrganizacionalClasses de Informação Organizacional
● Estruturada: 10%
● Bases de dados
● Data warehouses
● Não estruturada: 90%
● Arquivos de texto, folhas de cálculo, desenhos, imagens, ...
● Correspondência recebidas por diferentes meios: correio, fax, e-mail
Tendência: volume crescenteTendência: volume crescente
● Documentos perdidos
● Versões múltiplas
● Existência desconhecida
● Autoria desconhecida
● Descontrolo de prazos
● Custo crescente do arquivo
● Custos com cópias
Sistema de Gestão Documental (ECM)Sistema de Gestão Documental (ECM)
Utilização da tecnologia para capturar,
armazenar, partilhar, pesquisar e gerir
toda a informação documental (conteúdos)
de uma organização, integrando as suas
capacidades nos processos da organização.
Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management
● Equivalente a um motor de base de dados (Oracle, SQL Server, PostgreSQL) com uma linguagem de acesso, o SQLSQL
● Trata informação não estruturada (não tabular)
● Serviços standard: gestão de documentos (conteúdos) e metadados
● Linguagem standard de acesso a ECM:
Exemplos CMISExemplos CMIS
● SELECT * FROM cmis:document
● SELECT F.* FROM cmis:folder F
● SELECT * FROM cmis:document WHERE cmis:name = 'test'
● SELECT * FROM cmis:document WHERE cmis:creationDate < TIMESTAMP '2010-04-01T00:00:00.000+00:00'
● SELECT * FROM cmis:document WHERE CONTAINS('test')
● SELECT SCORE() FROM cmis:document WHERE CONTAINS('\'test\'') ORDER BY SEARCH_SCORE
VantagensVantagens
● Facilidade de catalogação e pesquisa● Acesso remoto
● Acesso simultâneo
● Colaboração● Gestão uniforme dos processos● Controlo do fluxo de trabalho,
responsabilidades, prazos● Controlo de acesso, redundância
Registo de Documentos
EncaminhamentoInicial
Tarefas Pendentes
Encaminhar Tarefa
Encaminhar eEncerrar Tarefa
Encerrar Tarefa
Para conhecimento
Para despacho
Para parecer
Para pedido deesclarecimentos
ARQUITECTURA GESTÃO CONTEÚDOSARQUITECTURA GESTÃO CONTEÚDOS
APLICAÇÕES
SISTEMAS DE APOIO
Repositóriode ficheiros
Índices detexto livre
MetadadosWorkflow
SGBD – dadosestruturados
Gestão deExpediente
ERPRecursosHumanos ...
ECM / CMIS SGBD / SQL
O que é o AlfrescoO que é o Alfresco
Plataforma de conteúdos com ligação à Cloud que lhe permite
trabalhar em qualquer sítio, com qualquer dispositivo, com
as suas aplicações preferidas
Plataforma para conteúdos críticos
No local, na Cloud ou em ambos
Suporte a Tablets e Smartphones
iOS e Android, para além de qualquer
browser standard
Open Source e Open Standards API
O melhor ROI e a garantia do seu
investimento
O sucesso do AlfrescoO sucesso do Alfresco
3.000 empresas clientesEm 180 países
7 milhões de utilizadores70% dos quais pagam
4.000 milhões de ficheirosSão geridos globalmente
Comunidade activaMilhares de developers, 300+ parceiros
Receitas por trimestre desde a fundação
A maior companhia de A maior companhia de gestão documental gestão documental open-source do mundoopen-source do mundo
Clientes empresariaisClientes empresariais
70% com mais de 10.000 empregados
Escala e serviço para responder à expectativa de algumas das maiores empresas do mundo
Espalhados por 180 países
Capacidade de apoio global, 24x7
Comerciais, Governo, ONG & Ensino
Uma variedade saudável de clientes e requisitos provenientes de diversas indústrias
90% taxa de renovação
Uma relação baseada na qualidade e confiança
Gestão de Documentos
Workflow Gestão de Recursos Digitais
Colaboração
Gestão de Conteúdos Web
Integração
Arquivo de E-Mail
Gestão de Imagens
Interface Web (Alfresco Share)Interface Web (Alfresco Share)
Alfresco MobileAlfresco Mobile
Aceda em segurança ao Alfresco
Navegue ”sites”, pastas & ficheiros
Veja “feed” de actividade
Previsualize ou descarregue ficheiros
Comente e “goste” conteúdo
Capture, carregue e etiquete imagens, vídeos & documentos
Abra e guarde documentos com OpenOfficeHD ou PDFExpert
Use WebDAV para aceder com outras “apps”
Navegação ConteúdoNavegação Conteúdo
● Arquivo de conteúdo em pastas e Arquivo de conteúdo em pastas e sub-pastas num repositóriosub-pastas num repositório
● Share implementa conceito de Share implementa conceito de “Site”, Pastas num “Espaço”“Site”, Pastas num “Espaço”
● Navegação a partir de por:Navegação a partir de por:
● PastaPasta
● CategoriaCategoria
● TagsTags
● Filtro (ex: Favoritos)Filtro (ex: Favoritos)
Controlo de AcessosControlo de Acessos
● Muito para além das permissões Muito para além das permissões de leitura/escrita de um de leitura/escrita de um file-file-systemsystem
● Abrange conteúdo, propriedades, Abrange conteúdo, propriedades, check-in/out, discussões e check-in/out, discussões e delegação (convites)delegação (convites)
● Vários perfis de utilizador pré-Vários perfis de utilizador pré-definidos (extensível)definidos (extensível)
● Audit trailsAudit trails permitem controlar permitem controlar todas as acçõestodas as acções
Principais permissões Principais permissões
Permissões/Role Dono Coordenador Colaborador Contribuidor Editor Consumidor
Ver conteúdos e propriedades X X X X X X
Editar conteúdos/propriedades criados por outros
X X X X
Adicionar conteúdo X X X X
Apagar conteúdos de outros X X
Criar sub-pastas X X X X
Ver regras da pasta X X X X
Check in/out conteúdo X X X
Participar em discussões existentes X X X X
Convidar outros X X
Iniciar novo tópico de discussão X X X X
Apagar conteúdo criado por outros X X
Criar regras X X
PesquisaPesquisa
● Pesquisa simples e avançadaPesquisa simples e avançada
● Pode-se pesquisar por:Pode-se pesquisar por:
● PastasPastas
● Conteúdos (qualquer tipo)Conteúdos (qualquer tipo)
● Tipos Personalizados (ex: Tipos Personalizados (ex: Artigo)Artigo)
● Aspectos (ex: notícia)Aspectos (ex: notícia)
● PropriedadesPropriedades
● Conteúdo do documentoConteúdo do documento
Pesquisa
Controlo de VersõesControlo de Versões
● Não é necessário controlar pelo Não é necessário controlar pelo nome do ficheironome do ficheiro
● artigo-v1.htmlartigo-v1.html
● artigo-v1-1.htmlartigo-v1-1.html
● Mantém relacionamentos entre Mantém relacionamentos entre versõesversões
● Reposição de versõesReposição de versões
● RastreabilidadeRastreabilidade
Conteúdos e PropriedadesConteúdos e Propriedades
● Possibilidade de gerir qualquer Possibilidade de gerir qualquer tipo de conteúdo (.doc .ppt .xls tipo de conteúdo (.doc .ppt .xls .jpeg .mp3 .odf .xml .mp4.jpeg .mp3 .odf .xml .mp4
● Meta-informação – dados sobre Meta-informação – dados sobre o conteúdo (nome, título, o conteúdo (nome, título, autor, …)autor, …)
● ExtensívelExtensível
● Tipos de conteúdo Tipos de conteúdo personalizadospersonalizados
● Aspectos personalizadosAspectos personalizados
Modelo de MetainformaçãoModelo de Metainformação
Aspecto: NoticiaTituloCategoriaAutor
Aspecto: PublicaçãoData para publicaçãoData publ. efectivaData em que expira
Aspecto: ArquivoRef ArquivoLocalização físicaSuporte
Tipo: Artigo Tipo: Programa Tipo: Fotografia Tipo: Factura
Acções e RegrasAcções e Regras
● Regras aplicam-se a pastasRegras aplicam-se a pastas
● Regras executam acçõesRegras executam acções
● Regras são desencadeadas por um Regras são desencadeadas por um evento:evento:
● criação, actualização ou criação, actualização ou eliminação de conteúdoeliminação de conteúdo
● Exemplos de acções:Exemplos de acções:
● Transformar conteúdoTransformar conteúdo
● Iniciar workflowIniciar workflow
● Enviar emailEnviar email
Acções e Regras
Conversões (Transformação)Conversões (Transformação)
● Vários motores de transformaçãoVários motores de transformação
● Documentos: OpenOfficeDocumentos: OpenOffice
● Imagens: ImageMagikImagens: ImageMagik
● ......
● Invocáveis por regrasInvocáveis por regras
Workflow/BPMWorkflow/BPM
CriaçãoEdição
Revisão
Aprovação
Publicação
● Baseado em Ferramentas Baseado em Ferramentas BPMBPM
● Jboss jBPMJboss jBPM
● ActivitiActiviti
● Possibilidade de desenhar Possibilidade de desenhar workflows personalizados workflows personalizados que depois arrancam com que depois arrancam com actions na gestão de actions na gestão de conteúdos.conteúdos.
Workflow (BPMN apenas)Workflow (BPMN apenas)
Workflow - Run TimeWorkflow - Run Time
InteroperabilidadeInteroperabilidadeDesktop Apps
Mobile Apps
Redes Sociais
Serviços na WebAlfresco Cloud
Sistemas de Informação
Open WebAPIs
CMISJSR-168
Connectors
WebDAV, CMISCIFS, SharePoint
Protocol
Open WebAPIsCMIS
CMIS-basedAlfresco
Sync
CMISWebDAV
Políticas de ArmazenamentoPolíticas de Armazenamento
Políticas A.
Políticas A.
SSD$$$
FCD$$
SATA$
● Armazenamento dinâmico regido Armazenamento dinâmico regido por políticas pré-configuradas por políticas pré-configuradas relativas ao tipo e ciclo de vida relativas ao tipo e ciclo de vida dos conteúdos. Exemplos:dos conteúdos. Exemplos:
● vídeos do dia são colocados vídeos do dia são colocados em drives mais rápidas (e em drives mais rápidas (e mais caras)mais caras)
● notícias mais lidas no último notícias mais lidas no último mês são colocadas em mês são colocadas em volumes de custo intermédiovolumes de custo intermédio
● conteúdos arquivados são conteúdos arquivados são colocados em dispositivos colocados em dispositivos mais lentos mas mais baratasmais lentos mas mais baratas
Soluções MoreData RelacionadasSoluções MoreData Relacionadas
● MoreDoc – Gestão de Expediente para a Administração Pública
● http://www.moredoc.com.pt
● SpringDocs – Integração entre Alfresco e o ERP Primavera
● http://www.youtube.com/watch?v=xMJqNdoKce4
● Módulo SGQ – Parametrização do Alfresco para gestão do Sistema de Gestão de Qualidade
● http://www.youtube.com/watch?v=hmds8Soksms
● Connexas – middleware para interligação com SAP
● http://www.moredata.pt/oferta/connexas.html
Referências MoreData/AlfrescoReferências MoreData/Alfresco
Projectos de destaqueProjectos de destaque
OHIM: Migração + integração SAPOHIM: Migração + integração SAP
Importação automáticaImportação automática
Protótipo Alfresco/DrupalProtótipo Alfresco/Drupal
●Modelo de metadados flexível●Workflows●“Rules” e “Actions”●Interface web customizada
Integração com LiferayIntegração com Liferay
Interface AlfrescoClassificação dos cadernos
Portet LifeRay - NavegaçãoNavegação no repositórios
de cadernos
Portet LifeRay - PesquisaPesquisa livre
ou por meta-informação
Componente pré-visualizaçãoPré-visualização caderno
Consulta Meta-informaçãoOpção de download
Alfresco - Kofax - EMail - PortalAlfresco - Kofax - EMail - Portal
@
Custom Action JavaCria Pasta no Alfresco com metadados
(mapeamento XML)Importa ficheiros
(pdf, doc, etc) do Sistema de Ficheiros
Custom Action JavaDesencadeada à Entrada
Cria Pasta com MetadadosMove ficheiros para local
WF - Apl. Negócio - ViewerWF - Apl. Negócio - Viewer
WS Java
API
Aplicação Workflow Aplicação Negócio PDF X Change Viewer
Custom Action JavaDesencadeada à Entrada
Arranca workflow (SP Oracle)
Integração com Primavera ERPIntegração com Primavera ERP
SIGPOA - AlfrescoSIGPOA - Alfresco
API Webservices(AMP)
candidaturas
consultas
Alfresco sobre InformixAlfresco sobre Informix
Interface Adm. PúblicaInterface Adm. Pública
Sistema Gestão QualidadeSistema Gestão Qualidade
Integração contabilísticaIntegração contabilística
Adaptação de interfaceAdaptação de interface
DigitalizaçãoDigitalização
● Processo de digitalização
● Aquisição de equipamento
● Subcontratação serviços
● Captura de Meta-Informação
● Preenchimento Manual
● OCR simples
● OCR com captura automática de campos
Aspectos a ter em contaAspectos a ter em conta
● Longevidade previsível dos documentos
● Suporte continuado; Preservação digital● Multiplicação de origens de documentos
● Necessidade de controlo; centralização● Normas e recomendações
● RNID, MEF, MIP, Moreq● Flexibilidade vs. Formalismo
● Independência dos especialistas
Aspectos a ter em conta (cont.)Aspectos a ter em conta (cont.)
● Gestão da adopção
● Usabilidade, formação, coaching● Gestão da mudança organizacional
● Reengenharia de processos; monitorização do desempenho● Integração e interoperabilidade
● CMIS!, WS, REST, ShPntProtocol● Extensibilidade e evolução tecnológica
● Vitalidade do ecosistema comunidade+empresa
51
Questões Relevantes OrganizativasQuestões Relevantes Organizativas
● Gestão centralizada de Entidades
● Arquivo centralizado à entrada (excepto confidenciais)
● Política de integração do Email
● Política de digitalização e reconhecimento de texto (OCR)
● Plano de Classificação e Arquivo
52
SumárioSumário
● Maior parte da informação das organizações não está estruturada (nem vai estar)
● Sistemas de ficheiros e bases de dados SQL não são suficientes
● Sistemas de Gestão Documental são necessários
● Forte componente de integração entre aplicações e sistemas, com especial foco na web e ambientes móveis
● Ambiente tecnológico complexo, inclui desafios técnicos e organizacionais
● Alfresco é solução tecnológica abrangente
Posicionamento MoreDataPosicionamento MoreData
● Mais de 30 anos a desenvolver Sistemas de Informação à medida e a integrá-los em organizações complexas
● Implementações de gestão documental integradas em ambientes multi-plataforma
● Uma equipa experiente e versátil
● Um modelo de serviços baseados em Open Source e Java que permite investimentos incrementais
Serviços Gestão DocumentalServiços Gestão Documental
● Projectos piloto com trial version
● Instalação, configuração, costumização (modelo, classificação, regras, acções, workflows, reports, dashlets, integração, clustering, backups, …)
● Content Management Administration (CMA)
● Benchmarking e tuning
● Apoio 1ª linha / interface com Alfresco Inc.
● Formação e consultoria
ConclusãoConclusão
Gestão DocumentalGestão Documental
Para Para toda a outra informaçãotoda a outra informação
http://www.moredata.pt/destaques/gestaodocumental.htmlhttp://www.moredata.pt/destaques/gestaodocumental.html
https://www.facebook.com/moredatahttps://www.facebook.com/moredata