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Criando projetos mestres ms project 2010 server

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2. IntroduoNo Microsoft Project 2010, projetos mestre so aqueles que tem como objetivo principal organizar uma coleo deprojetos consolidados, os quais esto relacionados e sero coordenados de maneira articulada. Os projetos mestreexibem a hierarquia de execuo de projetos conectados entre si, permitindo sua gesto e cont role centralizado parafacilitar sua execuo, monitoria e controle. Os projetos que constituem o projeto mestre so conhecidos peloMicrosoft Project Server 2010 como subprojetos.Na terminologia comumente utilizada para gesto de projetos, os Projetos Mestre tambm so chamados dePrograma. O Microsoft Project Server 2010 possui entre suas caractersticas a opo de criao de projetos mestre, osquais podem ser salvos, publicados e coordenados de maneira simultnea no servidor.Para ilustrar o trabalho que ser realizado, utilizaremos como exemplo uma empresa que deseja realizar uma srie deupgrades nos seus sistemas de TI. Trs sistemas sero atualizados (Microsoft Office, Sistema de Emisso de Invoicese Sistema de Controle Logstico). Uma equipe de TI foi atribuda como responsvel pela execuo destes trs projetos,de modo que o Projeto Mestre - Programa de Upgrade de Sistemas foi estabelecido para consolidar e hierarquizarestas iniciativas.Os prximos passos iro ilustrar de maneira detalhada os procedimentos necessrios para a criao de Programas eProjetos Mestre no Microsoft Project Server 2010.Passo 1Estruturar o Programa e seus subprojetosPara iniciar o trabalho, voc deve identificar os projetos que iro compor o seu programa, e como ser sua estrutura ehierarquia de execuo. Uma das questes mais sensveis quando se criam programas e projetos mestre como osprojetos estaro relacionados uns com os outros. Deste modo, mais importante que ir diretamente para o ProjectProfessional e realizar a digitao dos projetos, procure desenhar a estrutura do programa e seus subprojetos damaneira mais detalhada possvel.Observe o exemplo abaixo: PROGRAMA PROJETO APROJETO BPROJETO CAtividade 01Atividade 01 Atividade 01Atividade 02Atividade 02 Atividade 02Atividade 03Atividade 03 Atividade 03Copyright Project SA 2011 Todos os direitos reservadosPgina 2 de 15 3. Passo 2Criao e publicao do projeto mestre no Project ServerUma vez estruturada como ser a organizao e a sequncia dos subprojetos que iro compor o Projeto Mestre, aprimeira ao requerida a criao do arquivo que receber os subprojetos.Siga os passos:1. Acesse o Microsoft Project Professional (conectado ao servidor);2. Exiba a visualizao padro Grfico de Gantt (caso j no esteja sendo exibida);3. Exiba a Tarefa de resumo do projeto. Para isso, selecione a opo Tarefa de Resumo do Projeto na guia Formato;4. Na tarefa de resumo (ID 0), insira o nome do programa neste exemplo, usaremos Programa de upgrade de Sistemas de TI:5. Salve o projeto no servidor. De acordo com as caractersticas definidas para sua empresa, alguns campos obrigatrios devero ser preenchidos antes de o projeto ser salvo:6. Publique o projeto no servidor. Como esta a primeira vez que o projeto publicado, o Project Server ir exibir uma caixa de dilogo na qual voc deve confirmar os dados do Espao de Trabalho a ser criado, como a URL do site do projeto:Copyright Project SA 2011 Todos os direitos reservadosPgina 3 de 15 4. 7. Aps finalizar estes passos, voc poder fechar o Project Professional 2010 e executar o check-in do projeto.Passo 3Criao dos subprojetosUma vez criado o projeto principal, que ser o Projeto Mestre que ir receber a coleo de subprojetos, voc deve criaros projetos que iro compor o programa. Neste ponto, uma observao importante: eventualmente, os subprojetosque iro compor o programa podem j terem sido criados, pois podem pertencer a outros gerentes de projeto. Se estafor a sua situao, identifique com esses gerentes quais os nomes que foram atribudos aos projetos. Como os projetos que iro compor o Projeto Mestre/Programa podem j terem sido criados e salvos na base de dados por outros gerentes de projeto, uma ao importante a de reunir todos os gerentes que iro contribuir com projetos. Desse modo, a ao de inserir os subprojetos no Projeto Mestre, bem como a criao de vnculos entre os projetos, ser realizada de maneira colaborativa, gerando maior produtividade e eliminando possveis equvocos. Esta ao tambm garante que o vnculo e o sequenciamento dos projetos ser criado em comum acordo entre todos os participantes da iniciativa, reduzindo a possibilidade de adaptaes e retrabalho.Como neste exemplo iremos partir do princpio que todos os subprojetos sero criados e gerenciados pelo mesmogerente, crie trs projetos separadamente:oUpdate do Microsoft OfficeoUpgrade do Sistema de InvoicesoUpgrade do Sistema de Controle LogsticoDesenvolva o cronograma dos projetos e siga as 5 etapas do passo anterior (at salvar cada projeto no servidor). Apsconstruir os cronogramas e salv-los no servidor, efetue o check-in sempre que fechar os subprojetos.Siga apenas as etapas de 1 a 5 do passo anterior. No ser necessrio Publicar o projeto noServidor neste momento, pois este passo ser realizado futuramente.As imagens abaixo ilustram o passo-a-passo necessrio para criar os subprojetos do nosso exemplo:Copyright Project SA 2011 Todos os direitos reservados Pgina 4 de 15 5. Copyright Project SA 2011 Todos os direitos reservados Pgina 5 de 15 6. Copyright Project SA 2011 Todos os direitos reservados Pgina 6 de 15 7. Passo 4Inserir os subprojetos no Projeto MestreComo o Projeto Mestre j foi armazenado no servidor, voc precisa inserir todos os subprojetos que o iro compor.Deste modo, voc ir obter a visualizao detalhada da estrutura dos projetos, bem como sua hierarquia e a relaode dependncia entre projetos.Quando novos projetos so inseridos em um plano mestre, voc ir identificar duas opes de insero:Leitura/Gravao ou Somente Leitura e Vincular ao Projeto. Vamos observar estas duas opes de uma maneira maisdetalhada:oLeitura/Gravao: permite que o gerente que est criando o projeto mestre possa realizar atualizaes nos subprojetos a partir do mestre.oSomente Leitura: permitir ao gerente que est criando o projeto mestre apenas a visualizao dos subprojetos. Ao escolher essa opo, no sero permitidas atualizaes no subprojeto a partir do projeto mestre.oVincular ao projeto: ao selecionar esta opo, o gerente do projeto mestre confirmar que deseja que as informaes de atualizao de progresso sejam transferidas de um subprojeto para o projeto mestre, e vice- versa. Deste modo, qualquer atualizao que for realizada nos subprojetos iro aparecer instantaneamente no mestre, assim como as mudanas realizadas no mestre sero visualizadas nos subprojetos.A tabela abaixo indica em quais situaes se recomendado utilizar os modos de Leitura/Gravao SomenteLeitura.MODOQUANDO UTILIZARUtilize o modo de Leitura/Gravao quando desejar efetuar links entre os projetos,Leitura/Gravaoou quando forem necessrias atualizaes a partir do cronograma mestre.Este modo deve ser utilizado apenas nas situaes em que os gerentes do projetomestre tenham a necessidade de visualizar as informaes de progresso dos Somente Leiturasubprojetos. Ao utilizar este modo, no ser permitida a criao de links entre ossubprojetos que compem o mestre.Para inserir os subprojetos no mestre, abra o projeto mestre, o qual foi salvo no banco de dados como Programa deUpgrade de Sistemas de TI. Em seguida, clique na guia Formato da Faixa de Opes (Ribbon) e clique no botoSubprojetos. Voc ir visualizar os projetos do servidor aos quais voc possui acesso. Escolha o projeto UpdateMicrosoft Office. Insira o projeto no modo Leitura/Gravao, e mantenha a caixa Vincular ao projeto selecionada.Clique Inserir:Copyright Project SA 2011 Todos os direitos reservados Pgina 7 de 15 8. Observe que o subprojeto ser inserido como uma linha de tarefa no projeto mestre, e voc visualizar um cone aesquerda, na coluna Indicadores, indicando que este um subprojeto:Clique na linha abaixo do projeto inserido e vincule os outros dois subprojetos no mestre:Copyright Project SA 2011 Todos os direitos reservados Pgina 8 de 15 9. A visualizao final ser:Voc pode clicar no boto de expanso a qualquer momento, para visualizar a organizao da estrutura docronograma de cada subprojeto:Copyright Project SA 2011Todos os direitos reservados Pgina 9 de 15 10. Passo 5Criando vnculos entre os projetosVoc deve ter percebido que todos os cronogramas que fazem parte do projeto mestre esto acontecendo de maneiraparalela, ou seja, todos possuem previso de incio para o mesmo dia. Entretanto, caso seja necessrio, voc podeestabelecer vnculos entre os subprojetos, de modo criar uma hierarquia para sua execuo.Para criar links entre os projetos, efetue os seguintes passos:1. Selecione a tarefa do projeto que deseja que seja uma predecessora (neste caso, a ltima tarefa do projeto Update do Microsoft Office Migrao Finalizada);2. Pressione a tecla CTRL e selecione a tarefa do prximo projeto que ser sucessora da anterior (neste caso, a primeira tarefa do projeto Update Sistema de Emisso de Invoice Levantamento de requisitos tcnicos);3. Clique no boto Vincular Tarefas, na barra de ferramentas Padro.Copyright Project SA 2011 Todos os direitos reservados Pgina 10 de 15 11. Efetue os passos para o projeto seguinte:Para garantir que todas as alteraes que foram realizadas nos projetos sejam consideradas, clique em Salvar. Cliqueem Sim para Tudo para salvar as modificaes em todos os projetos:Copyright Project SA 2011 Todos os direitos reservados Pgina 11 de 15 12. Ao acessar qualquer um dos projetos que fazem parte do projeto mestre, voc ir visualizar novas tarefas que fazemparte do cronograma. Note que estas tarefas no so exibidas como tarefas passveis a edio, pois fazem parte deconexes existentes com outros projetos:Se desejar visualizar as conexes do projeto aberto (suas Predecessoras e/ou Sucessoras externas), voc d