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Apresentação ECM ECM

Ecm Apresentacao 2009 Sgi

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Solução de GED, Workflow, Portal, Gestão da Qualidade e Digitalização de Documentos

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Apresentação

ECM

ECM

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Apresentação

ECM

ECM

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Webdesk Gestão Integrada de Processos e Documentos

TOTVS – ECM - WebdeskGestão integrada de Processos e Documentos

Marcel Boaventura

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ALGUNS CLIENTES TOTVS ECM

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ECM – Enterprise Content Manager

A Gestão

de

Conteúdos

(ECM)

é considerada

o grande

Diferencial

das Organizações

do Novo

Milênio

A Gestão

de

Conteúdos

(ECM)

é considerada

o grande

Diferencial

das Organizações

do Novo

Milênio

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TOTVS ECM – Escopo de atuação

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Materia Gartner

BPM pode reduzir em até 20% os custos das empresas

• quarta-feira, 18 de março de 2009, 15h57 • Resultados preliminares de uma pesquisa mundial feita pelo Gartner sobre o uso de BPM (business process

management, ou gerenciamento de processos de negócios) mostram que as empresas podem reduzir em até 20% os custos operacionais já no primeiro ano da implantação.

"A crise econômica está impulsionando o uso de BPM como um mecanismo de redução de custos para a sobrevivência. Verificamos que um terço das empresas em todo o mundo aumentaram os investimentos em BPM", afirmou Michele Cantara, vice-presidente de pesquisa do Gartner. "O BPM torna os processos de negócio das empresas visíveis tanto para os gerentes de negócio quanto de TI, permitindo-lhes trabalhar em conjunto e alterar processos de forma mais rápida e eficaz. Com a recessão econômica, as empresas precisam continuamente reduzir os custos e reagir rapidamente às mudanças do mercado."

O BPM será um dos principais temas abordados na Conferência de Integração Empresarial, que será realizada em abril, em São Paulo. No BPM Gartner Summit 2009, realizado em fevereiro em Londres, na Inglaterra, os participantes foram questionados sobre o impacto que a economia estava tendo no seu negócio. De acordo com o levantamento, cerca de 70% dos participantes disseram que o BPM é visto como a salvação para suas empresas no atual cenário de crise econômica. Aproximadamente 20% dos participantes disseram que estavam "prósperos com BPM" – utilizando BPM como um catalisador para o crescimento da empresa. Os participantes eram de empresas que obtiveram sucesso na implantação de projetos de BPM no passado. Algumas tinham como objetivo a economia de custos com BPM e outros projetos visavam a melhoria dos processos empresariais, em vez da sobrevivência. Aproximadamente 10% dos participantes eram de organizações que vislumbram no BPM uma arma para fazer frente à concorrência de mercado no atual cenário recessivo.

•http://www.tiinside.com.br/News.aspx?ID=125137&C=262

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ERP,HCM,BI,CRM.ERP,HCM,BI,CRM.....

20%20%

O GRANDE Desafio

RepositóriRepositório o

DocumentDocumentosos

FichárioFichárioss

DiscosDiscosLocaisLocais

MicrofilmesMicrofilmes

Sistema de Sistema de ArquivosArquivos

RepositoriRepositorioo

ImagensImagens

ServidoresServidoresWEBWEB

80%80%

MídiasMídias

e-Maile-Mail

ConteúdoEstruturado

ConteúdoNão -Estruturado

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GED/Gestão GED/Gestão de de

ConteúdoConteúdo

Portais/Portais/Gestão de Gestão de Conteúdo Conteúdo

WEBWEB

Workflow/Workflow/BPMBPM

BPA / BAMBPA / BAM

Sistemas Sistemas TransacionaisTransacionaisERP, HR, CRMERP, HR, CRM

ECM – Enterprise Content ManagerECM – Enterprise Content ManagerConector Conector Universal de ConteúdoUniversal de Conteúdo

ClientesClientesParceirosParceirosFornecedoresFornecedoresColaboradoresColaboradores

DocumentosDocumentosDigitalizadosDigitalizados

Gestão da informação

Integração Integração entre entre

SistemasSistemas

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Como Estruturar os Dados?

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• Organizar documentos eletrônicos, documentos, planilhas, imagens, vídeos, sons)

• Versionamento, aprovação,

notificação,controle de expiração, categorização, controle de segurança, relacionamento entre documentos,

busca por conteúdo

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Lucene

ZIPZIP

AcrobatReaderAcrobatReader

Open Office.sxw, .sxc, .sxiOpen Office.sxw, .sxc, .sxi

MS Office.doc, .xls, .pptMS Office

.doc, .xls, .ppt

HTMLHTML RTFRTFAutoCadAutoCad XMLXMLTXTTXT

Extratores

WebDeskWebDesk

documento

Webdesk

GED – Indexação de Documentos

WebDesk Index ManagerWebDesk Index Manager

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TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Visualização de CAD

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Publicação de Emails e Anexos

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Publicação Doc´s do Office

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• Execução automática de processos de negócio. Ordem correta, pessoas certas

• Atividades por papel ou grupo, formulário eletrônico, anexos não estruturados, histórico de decisões, integração com GED, atividades de pool, controle de prazo de execução, esforço estimado, apontamento de horas, decisões automáticas, notificação de atraso

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Fluxo - GMud

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Tarefas pendente

s do usuário,

clicando...

Verificando Tarefas

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A tarefa em execução fica destacada no

workflow

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Aciona-se o

programa associado a tarefa pelo link

Verifica as

instruções

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Pode-se anexar

documentos ao processo

Com UPLOAD de qualquer

lugar via internet

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Verificar o histórico

detalhado do processo

E por fim, dar

seguimento ao processo

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Fluxo - Cadastro de Itens

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Atividade - Suprimento

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Atividade - Planejamento

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Atividade - Contabilidade

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Atividade - Fiscal

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Atividade – Controle Qualidade

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Atividade - Comercial

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Área de Conferencia

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• Monitora eventos das as aplicações e interage imediatamente com o Engine Workflow/BPM.

BAM – Business Activity Monitoring

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HR

(BAM) Business Activity

Monitoring

WorkflowEngine

Onde o Evento Ocorre...

Quem Captura... Quem Decide...

ERP

CRM

O ERP disparando processos

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•Supondo uma política da qualidade onde um percentual de refugo superior a 2,5% indique uma Não-Conformidade

ERP

1. Ao fazer o reporte de produção no ERP, o BAM intercepta o evento.

1

Exemplo: BAM e Workflow

1

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1

O BAM identifica o evento e determina quem precisa notificar (alerta).

O Inicio do processo de RNC acontece automaticamente !

2

Exemplo: BAM e Workflow

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3

Processo Workflow aberto na solução de ECM com os dados do evento capturado no ERP e...

4

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4

...seguindo um fluxo pré-determinado c/ prazos, responsáveis

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GED/Gestão GED/Gestão de de

ConteúdoConteúdo

Portais/Portais/Gestão de Gestão de Conteúdo Conteúdo

WEBWEB

Workflow/Workflow/BPMBPM

BPA / BAMBPA / BAM

Sistemas Sistemas TransacionaisTransacionaisERP, HR, CRMERP, HR, CRM

ECM – Enterprise Content ManagerECM – Enterprise Content ManagerConector Conector Universal de ConteúdoUniversal de Conteúdo

ClientesClientesParceirosParceirosFornecedoresFornecedoresColaboradoresColaboradores

DocumentosDocumentosDigitalizadosDigitalizados

Gestão da informação

Integração Integração entre entre

SistemasSistemas

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• Maior agilidade e eficiência da área da qualidade. Processos de elaboração e divulgação de normas, acompanhamento de auditorias e execução de planos de ação

• Indicação de Leitura, Cópia Controlada, Histórico de acessos (tomada de

conhecimento), Lista Mestra, controle de versão, aprovação

por pasta ou documento, Check-out/Check-in, Notificação automática para novos documentos

e versões

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Principais Características

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TOTVS ECM

SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE

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PRESSÕES NA ATUALIDADE

Sindicatos

Crises

Governança

Consumidores

Ambientalistas

Sua Empresa

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SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE

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SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE

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IMPLANTANDO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA

SGI

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TOTVS ECM

SOLUÇÃO TOTVS ECM PARA

GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE

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SOLUÇÃO TOTVS ECM PARA GESTÃO INTEGRADA

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TOTVS ECM

CARACTERÍSTICAS DA SOLUÇÃO

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão Documental Corporativa

Arquivo Físico

Elaboração Publicação e

Distribuição

Capacitação

Colaboração

Recuperação

Categorização

Características

Versionamento ou

Revisão

Captura Formulários

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Processo de Gestão Documental

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

Maior produtividade

Redução de custos operacionais

Padronização dos documentos

Acesso controlado às informações

Rapidez na difusão e distribuição dos documentos normativos

Facilidade de acesso às informações

Melhor gestão da documentação do Sistema da Qualidade

Agilidade para revisar e aprovar documentos

Controle de Prazos por sinalização e aviso por e-mail

Dinâmica na pesquisa de documentos

Controle de Anexos, de Registros e Formulários

• Vantagens com a Gestão Documental

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão de Ocorrências e Melhorias Corporativas

Análise de

Causa

Monitoramento Ações Verificação Eficácia

Disposição

Divulgação

Características

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Processo de Gestão de Ocorrências e Melhorias

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Vantagens com a Gestão de Ocorrências e Melhorias

Registro e categorização de Ocorrências e Não-

Conformidades

Tratamento de Reclamações de Clientes

Controle de prazos das ações

Ferramenta de apoio à análise de causas das

ocorrências

Rapidez, segurança e controle no tratamento de

ocorrências

Gerenciamento de Sugestões de Melhoria

Gráficos e Relatórios de desempenho

Melhoria contínua de processos e da operação como um

todo

Redução de riscos com perda de certificações,

notificações e multas de entidades regulatórias

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão de Auditorias

Execução

Planejamento Ocorrências

Notificação

Características

Apuração de

Resultados

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Compliance - Processo de Gestão de Auditorias

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Vantagens com a Gestão de Auditorias

Controle e acompanhamento das auditorias

Check-Lists de apoio à auditoria

Comunicação entre auditores e auditados

Maior rapidez e controle na distribuição dos relatórios

Acompanhamento pós-auditoria

Avaliação da auditoria e da equipe auditora

Impessoalidade na cobrança de prazos

Relatórios de gerenciamento

Garantia de qualidade do processo

Monitoramento da performance de processos e áreas de

negócio

Prevenção e tratamento de falhas do processo

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão de Calibração

Manutenção

Indicadores

Características

Monitoramento

AcervoPlanejamento

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Processo de Gestão de Calibração

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Vantagens com a Gestão de Calibração

Melhor documentação da calibração de instrumentos

Gestão automatizada do processo de manutenção e

calibração

Gestão da validade de calibração de instrumentos

Integração com auditorias do parque de instrumentos

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ISO/IEC 17025Estabelece requisitos gerenciais e técnicos para a implementação de sistema

de gestão da qualidade em laboratórios de ensaio e calibração de instrumentos.

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão de Meio Ambiente, Saúde e Segurança - EHS

Características

Monitoramento

Aspectos e Perigos

Planejamento Auditoria

Ocorrências

Indicadores

Regulamentação

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Processo de Meio Ambiente, Saúde e Segurança - EHS

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Vantagens com a Gestão de Meio Ambiente Saúde e Segurança - EHS

Redução de acidentes ambientais

Conservação de energia e recursos naturais

Racionalização das atividades

Redução das perdas e desperdícios

Melhoria contínua no desempenho ambiental

Incentivo à reciclagem

Produtos e processos mais limpos

Gestão dos resíduos

Prevenção a multas e notificações ambientais.

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão de Indicadores do Sistema Gestão Integrada

Características

Monitoramento

DefiniçãoPlanejamento Auditoria

Ocorrências

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Processo de Gestão de Indicadores do Sistema Gestão Integrada

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Vantagens com a Gestão de Indicadores do Sistema Gestão Integrada

Documentação dos indicadores de desempenho

Monitoramento da gestão sobre os indicadores

Painéis de gestão a vista para exibição de resultados

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão de Processos de Negócio - Workflow

Atribuições

Mapeamento

Características

Fluxos Categorização

Formulários

Integração

Documentação

Versionamento

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Exemplo de Processo de Negócio

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TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Vantagens com a Gestão de Processos de Negócio

Garantia de atendimento a normas e procedimentos

Aumento da eficiência operacional

Redução de riscos com fraudes

Monitoramento da performance de processos e áreas de

negócio

Melhoria contínua dos processos

Redução de custos

Interligação entre departamentos

Transparência

Aumento da competitividade e Concretização de objetivos

Centralização de processos

Controle da organização em tempo real

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TOTVS ECM

TOTVS ECM 3.0 NA PRÁTICA

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TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Painel Principal

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TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Navegação em Categorias

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TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Leitura de Documentos

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TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Publicação de Normas e Procedimentos

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TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Aprovação de Normas e Procedimentos

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TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Controle de Versão e Registro de Aprovações

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TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Central de Tarefas - Cockpit

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Central de Tarefas – Tarefas a Concluir

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Page 89: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

Distribuição de Documentos via de e-mail

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

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Processos da Gestão Integrada

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

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Aprovação de Normas e Procedimentos

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Page 92: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

Planejamento e Execução de Auditorias

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Page 93: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

Controle de Planos de Ação - (PDCA/5W2H)

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

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Controle de Planos de Ação – (PDCA/5W2H)

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

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Gestão de Ocorrências

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

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Gestão de Ocorrências

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

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Gestão de Ocorrências

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

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Gestão de Calibração

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

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Gestão de Medicina, Saúde e Segurança

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

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Gestão de Indicadores

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Page 101: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

Indicadores – Painel de Gestão da Qualidade

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Page 102: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

Indicadores – Painel de Gestão da Qualidade

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Page 103: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

Biblioteca de Processos

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Page 104: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

• Indicadores, estatísticos sobre custo, esforço, prazo

e volume, análise de tendências, visões e

dashboards

compartilháveis

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BPA – Business Process Analysis

Page 106: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

BPA – Dashboard – Indicadores dos Processos

Page 107: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

BPA – Tendências

Page 108: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

BPA – Tendências

Page 109: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

BPA – Configurando Metas

Page 110: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

BPA – Configurando Segurança

Page 111: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

Painel de Gestão

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Painel Gerenciamento de Recursos

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CockPit

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Painel de Projetos

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Painel de Relacionamento

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TOTVS ECM

VANTAGENS E BENEFÍCIOS

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VANTAGENS E BENEFÍCIOS

• Torne a gestão dos processos da gestão integrada da

qualidade mais simples e eficazes;

• Aumente a acuracidade de planos de ação e de

melhoria;

• Facilite o processo de auditorias evitando riscos de

não conformidades;

• Tenha a informação rapidamente e aumente sua

produtividade;

• Monitore a performance da sua organização através

dos indicadores e painéis de gestão a vista;

• Transforme os processos descritos nas normas e

procedimentos em processos dinâmicos ganhando

agilidade com o uso de Workflow.

Vantagens e Benefícios

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• Portais baseados no conteúdo do repositório de conteúdo(documentos e processos), para públicos específicos como funcionário, clientes, fornecedores, parceiros, investidores, etc.

• Permite Múltiplos portais sobre o mesmo repositório, layouts configuráveis, conteúdo variável por contexto, edição de estilos, componentes reaproveitáveis, segurança integrada com o GED, logs

de acesso

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Portais Gerenciados pelo Webdesk

www.emersonprocess.com.br

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Mecanismo para estruturar em base de dados informações que precisam

ser dinâmicas no Portal.

Aplicação:• Permite que usuários não técnicos

(marketing, RH, vendas) atualizem on-line o Portal da empresa sem

necessidade de web designers ou programadores

Conteúdo Dinâmico!

Formulários em Portlets

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• Captura dados de documentos em papel e os integra ao repositório de documentos, processos ou sistemas back-office

• Tratamento da imagem capturada, identificação

automática de tipos de documentos, reconhecimento de caracteres (impressos, matriciais e manuscritos), leitura de dados por posicionamento ou padrão, captura distribuída,

algoritmos de

inteligência artificial que aprendem com os erros.

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OCRTexto Plano

HCRManuscrito ICR

Códigos de Barras

OMRMarcas

Exemplos Tecnologias

Page 123: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

Document Imaging

Definição do template do

lote

Mapeamento dos

campos do formulário

Page 124: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

Forms Processing – Integração com o ERP• O conteúdo das documentos digitalizados armazenados em

fichários do WebDesk podem ser integrada no ERP, alimentando as APIs e BOs das funções de negócio

• Exemplos:– Recebimento de Nota Fiscal– Pedido de Venda

Forms Processing

Fichários ERP

Document Imaging

Page 125: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

Integrando Aplicações

—Sistemas heterogêneos—Mecanismos de integração despadronizados—Transações e objetos de negócio replicados e conflitantes—Lentidão e alto custo no processo de integração—Falta de confiabilidade na integração

TXT

XML

CSV

FTPSSH

TELNET

JMS

JDBC

OD

BC

HTTP

SQL

Web Service

SOAP

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TotvsTEC-Iona no Magic Quadrant do Gartner, 2007

Page 127: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

ESB – Apache ServiceMix ESB

Uso de padrões abertos e de mercado(Java Business Integration, Web Services, XML)

Apache ServiceMix ESB é base para o Iona Fuse ESB

Page 128: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

TOTVS ECM

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

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CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

• Estações de Trabalho: Sistema operacional Windows, Linux, MAC-OS

• com Browser Internet Explorer, Safari ou Firefox (Mozilla) com plug-in do Adobe Flash player instalado

• Servidor: Windows, Server HP-UX, IBM-AIX ou Linux Enterprise

• Plataforma: JAVA™ J2EE™ rodando sob servidor de aplicação, JBOSS,

• WEBSPHERE™ ou compatível

• Banco de Dados: MySQL, MSSQL, ORACLE, DB2, Progress (homologados)

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WebDesk - Escalabilidade

MG

• 45.779 documentos• 23 Processos modelados• 367.727 solicitações Workflow• 2.212 nos últimos 15 dias

• 505 documentos• 15 Processos modelados• 7.795 solicitações Workflow• 297 nos últimos 15 dias

• 8.348 documentos• 9 Processos modelados• 7.545 solicitações Workflow• 142 nos últimos 15 dias

• 421.366 documentos• 1 Processos modelados• 493.727 solicitações Workflow• 3.304 nos últimos 15 dias

Page 131: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

ALGUNS CLIENTES TOTVS ECM

Page 132: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

Documentos e Processos em Suas Mãos

Muito Obrigado [email protected] Obrigado [email protected]

Page 133: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

Escala Evolucionária do

ECM

nas Empresas

Page 134: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

Escala Evolucionária do ECM

maturidade

Efi

ciê

ncia

QualidadeWorkflow

GED

Portal

Digitalização

Page 135: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

72

Technology and Integration

Requirements Recommended - Server

Operating system (choices)

MS Windows 2000 Server, XP Professional, Server 2003

Red Hat Advanced Server 3.x, 4.x

SUSE™ Linux® Enterprise Server 9

Solaris™ SPARC 9 and 10

AIX® 5.3

HP-UX 11i v2 (Itanium only)

Disk memory 1Gb RAM 100MB of disk space

Java Virtual Machine

- Sun 1.5

Application Server JBoss 4.2.X

Page 136: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

73

Technology and Integration

Minimum Requirements Recommended - User

Hardware/Operating system (choices)

Windows 2000/XP/VistaPentium® II 450MHz, orsuperior/equivalent + 128MB RAM

Macintosh OS XPowerPC® G3 500MHz or superior Intel Core™ Duo 1.83GHz or superior + 128 MB RAM

Linux 800MHz or superior + 512MB RAM + 128MB of video

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Opera 9.x

Safari 3.x

Chrome 1.x

Page 137: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

GED/Gestão GED/Gestão de de ConteúdoConteúdo

Portais/Portais/Gestão de Gestão de Conteúdo Conteúdo WEBWEB

Workflow/Workflow/BPMBPM

BPA / BAMBPA / BAM

Sistemas Sistemas TransacionaisTransacionaisERP, HR, CRMERP, HR, CRM

ECMECMConector Conector Universal deUniversal deConteúdoConteúdo ClientesClientes

ParceirosParceirosFornecedoresFornecedoresColaboradoresColaboradores

DocumentosDocumentosDigitalizadosDigitalizados

Gestão da informação

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1Estágio 1 Área

da Qualida

de

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Estágio 1 – Área da Qualidade

• Necessidades• Controle sobre o processo de criação, atualização e

distribuição de normas• Garantia de versionamento• Registros de Conhecimento de novos documentos• Registro de Não-Conformidades e Ações Corretivas• Planos de Ação• Evidências Objetivas sobre os processos da área de

qualidade

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• Diagnóstico• A empresa tem reincidência em Não-conformidades?• Os funcionários não sabem onde encontrar as normas ?• Os funcionários mantém normas impressas (e

desatualizadas) na gaveta ?• As pessoas têm medo do auditor ?

Estágio 1 – Área da Qualidade

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• Resultados• Maior eficiência no processo atualização de normas• Menor esforço para divulgação de novas normas• Capacidade de apresentar ao auditor os registros de

tomada de conhecimento• Maior eficiência na execução de processos de melhoria e

planos de ação

Estágio 1 – Área da Qualidade

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142

Qualidade - Clientes ReferênciaEfi

ciê

ncia

QualidadeWorkflow

GED

Portal

Digitalização

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143

2Estágio

2 Workflo

w

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144

Estágio 2 – Workflow

• Necessidades• Fazer com que o procedimento descrito nas normas

realmente aconteça• Descobrir onde estão os gargalos de produtividade• Evitar retrabalho• Calcular o custo total do processo• Reduzir custo operacional

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145

• Diagnóstico• Em quanto tempo você é reembolsado, nas suas despesas

de viagem ?• Alguma vez você solicitou algum procedimento ou

documento ao RH e não foi atendido (se perdeu) ?• Quanto tempo demora o cadastro de um novo item no

ERP ?• Quanto tempo demora o fechamento contábil da sua

empresa ?

Estágio 2 – Workflow

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• Resultados• Redução do tempo médio de conclusão do processo• Fim da “perda de processos”• Redução dos riscos de não-conformidades em auditorias• Redução do risco de violações de normas em setores

regulamentados• Capacidade de mensurar o esforço, o prazo, o custo e o

volume processado de cada processo

Estágio 2 – Workflow

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Workflow - Clientes Referência

Efi

ciê

ncia

QualidadeWorkflow

GED

Portal

Digitalização

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148

3Estágio 3 GED

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Estágio 3 – GED

• Necessidades• Garantir que informações importantes para os processos de

negócio estejam disponíveis e atualizadas• Capturar, categorizar e controlar o acesso à informações

geradas pelos processos de negócio (Gerenciamento de Registros)

• Relacionar documentos afins e reduzir o tempo necessário para encontrar informações importantes para a tomada de decisão

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• Diagnóstico• Você tem documentos importantes gravados no disco do

seu computador ?• Você já teve que perguntar a alguém se ela tinha algum

documento que era importante para o seu trabalho?• Você já perguntou a alguém “Onde eu encontro na rede tal

informação?” ?

Estágio 3 – GED

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Estágio 3 – GED

• Resultados• Mais segurança na tomada de decisão• Processos mais ágeis• Maior transparência da operação• Maior agilidade na busca de informações• Maior controle sobre o acesso às informações

Page 152: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

GED - Clientes Referência

Efi

ciê

ncia

QualidadeWorkflow

GED

Portal

Digitalização

Page 153: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

4Estágio

4

PORTAIS

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Estágio 4 – Portais

• Necessidades:• Criar canais “temáticos” para comunicação com públicos

segmentados (clientes, parceiros, funcionários)• Manter conteúdo de sites atualizados• Controlar quais informações devem ser acessadas por cada

perfil de visitante do portal• Integração de pessoas externas à empresa nos processos

de Workflow• Maior transparência

Page 155: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

• Diagnóstico• Você já teve que mandar informações para pessoas fora da

organização por e-mail ?• Você recebe muitas ligações de clientes questionando a

situação de um produto ou serviço ?• Você já foi alertado por alguém de fora da sua organização,

de que a homepage da sua empresa está desatualizada ou incompleta?

Estágio 4 – Portais

Page 156: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

• Resultados:• Mais eficiência na comunicação com públicos segmentados• Menor tempo para encontrar informações relevantes• Melhor qualidade das informações apresentadas

Estágio 4 – Portais

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Portais - Clientes ReferênciaEfi

ciê

ncia

QualidadeWorkflow

GED

Portal

Digitalização

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5Estágio

5 Docume

nt Imaging

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Estágio 5 – Document Imaging

• Necessidades:• Alto volume de recebimento de documentos em papel

(pedidos, notas fiscais, cheques...)• Custos elevados com digitação de documentos em sistemas• Problema recorrente de erros de digitação

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• Diagnóstico• Você tem na sua empresa um grupo de pessoas dedicada à

digitação de documentos ?• Existe desconfiança sobre os valores apresentados nos

sistemas, quando estas informações foram digitadas por alguém ?

• Existem pilhas de documentos esperando digitação ?• Você já solicitou a cópia de um documento em papel para

análise e não conseguiu (ou demorou demais) ?

Estágio 5 – Document Imaging

Page 161: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

161

• Resultados:• Redução expressiva nos custos de digitação de documentos

(apenas uma pessoa resolvendo casos em que a ferramenta não encontra sozinha a informação)

• Maior qualidade das informações inseridas nos sistemas de informação

• Maior capacidade de recuperação da informação (via busca por conteúdo)

• Mais agilidade na abertura de processos (tempo entre o evento ocorrido e o seu registro nos sistemas)

Estágio 5 – Document Imaging

Page 162: Ecm   Apresentacao 2009 Sgi

162

Digitalização - Clientes ReferênciaEfi

ciê

ncia

QualidadeWorkflow

GED

Portal

Digitalização

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GED/Gestão GED/Gestão de de ConteúdoConteúdo

Portais/Portais/Gestão de Gestão de Conteúdo Conteúdo WEBWEB

Workflow/Workflow/BPMBPM

BPA / BAMBPA / BAM

Sistemas Sistemas TransacionaisTransacionaisERP, HR, CRMERP, HR, CRM

ECMECMConector Conector Universal deUniversal deConteúdoConteúdo ClientesClientes

ParceirosParceirosFornecedoresFornecedoresColaboradoresColaboradores

DocumentosDocumentosDigitalizadosDigitalizados

Gestão da informação

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