Fundamentos de Gerenciamento de ProjetosFortaleza, Ceará – GP 11Professor: Marco Coghi

EQUIPE

Bruno Fontenele de Menezes

Ricardo Níkollas de Andrade Cavalcante

Franscisco Amilton de FreitasJunior

José Welington Coelho Graça

Cristiano Unno Grandi

Projeto ExFor I - Objetivos:Buscar minimizar os problemas de mobilidade urbana, através da correta coordenação do tráfego, com soluçõesintegradas que permitem a reação imediata a interrupçõesprogramadas ou não.

TranSitar Engenharia de SinalizaçãoFornecedora de soluções em sinalização inteligente paragrandes centros urbanos

Projeto ExFor I - Objetivo secundário:Tendo como objetivo a Mobilidade Urbana, a Transitarbusca também melhorias sociais e minimização dosimpactos ambientais.

Stakeholders

•Prefeitura• População• CREA• IBAMA• Fornecedores

Restrições

• As soluções apresentadas pelo Projeto deverãoestar compatíveis com o orçamento municipal existente• Dificuldade nos horários para a intervenção urbana• Impactos sócio-ambientais

Requisitos

• Infraestrutura de dados para integração dos pontos de

inteligência digital

WBS

Critérios para escolha - Make ou Buy

Inovação Tecnológica:Os pacotes de trabalho “Sensores de Tráfego” e “Instalação de Sensores de Tráfego” são itens tecnológicos e ainda protegidos por patente por isso são classificados como Buy

Equipe de Projetos qualificada:Os pacotes de gerenciamento do projeto serão realizadas por nossa equipe, pois possuímos profissionais qualificados e certificados PMP

Informação privilegiada de Órgão de Trânsito Publico:Algumas informações fundamentais à execução do pacote “Identificação dos Pontos Críticos” são detidos pela administração pública, em função disso foi classificado como pacote Buy

Interface com a sociedade:Contrataremos Assessoria de Imprensa para a prévia comunicação aos órgãos públicos e á sociedade, sobre as intervenções que venham a causar transtornos ao tráfego durante sua realização.

Critérios para escolha - Make ou Buy

Core Business da Empresa:Sendo a elaboração e o fornecimento de projetos de sinalização urbana a nossa expertise, pacotes de trabalho relacionados ao gerenciamento de projetos como Plano do Projeto e a elaboração como Elaboração do Projeto de Sinalização, ficam a cargo de nossa empresa, por isso são classificados como make, outro como a Execução do Projeto de Sinalização é classificado como buy. .

Existência de Fornecedores Confiáveis:A contratação para a aquisição de materiais, como Sinalização Vertical e Sinalização Horizontal são classificados como buy devido a existência de grandes fornecedores no mercado, com qualidade e com capacidade de atender a nossa demanda.

Restrição de prazos:Já dispomos de experiência na implementação deste tipo de projeto, portanto podemos garantir que as alocações de pacotes como make ou buy fazem parte de critérios já testados, e esta experiência nos dá a segurança para o cumprimento dos prazos acordados.

Numero Item a ser contratado Ref.WBS Vendor List Orçamento Prazo

1 Identificação dos pontos críticos no tráfego 1.2.1 AMC

ETTUSA

CTC

R$ 1.525.610,01 15.08.2012

2 Execução do projeto de sinalização 1.3.2 Citeluz

Sinal

Sinenge

R$ 553.234,05 20.03.2013

3 Sinalização Vertical 1.4.1 Kau

J.Simoes

P&D

R$ 425.000,00 30.11.2012

4 Sinalização Horizontal 1.4.2 Q.Galvão

Delta

Cascata

R$ 300.000,00 30.11.2012

5 Sensores de tráfego ou interrupção 1.4.3 J.Simões

Quadra

Salco

R$ 350.000,00 30.11.2012

6 Sinalização Pedestres 1.4.4 Q.Galvão

Delta

Cascata

R$ 250.000,00 30.11.2012

7 Instalação das sinalizações verticais 1.5.1 Citeluz

Sinal

Sinenge

R$ 100.000,00 20.03.2013

8 Instalação das sinalizações horizontais 1.5.2 Citeluz

Sinal

Sinenge

R$ 150.000,00 20.03.2013

9 Instalação Sensores de tráfego 1.5.3 Fotosensores

CET

R$ 250.000,00 20.03.2013

10 Informação de intervenções 1.5.4 Vogal Assessoria R$ 15.000,00 10.01.2013Qualidade na melhor idade

Mapa das Aquisições

Qualidade na melhor idade

WBS Revisada

EVENTO DE RISCO RESPOSTAS AO RISCO MOMENTO DE RESPOSTA AO RISCO

Atraso na entrega das sinalizações Clausula contratual estabelecendo multas

por atraso na entrega;

Estabelecimento no Contrato

Erros na execução do Projeto de Sinalização Exigir atestados de capacidade técnica;

Multas contratuais;

Auditoria de qualidade

Recontratação de serviços

- Qualificação dos fornecedores

- Contratação

- Execução

Falha nos sensores de tráfego Equipamentos para backup

Plano de operação manual

Intervenção de Agentes de Trânsito

- Durante período contratual de garantia mínima

de 2 anos

Perda de luminosidade na sinalização horizontal Teste do pigmento de luminosidade

Verificação dos requisitos locais para

aplicação do elemento de luminosidade

- No processo de seleção do fornecedor

Riscos climáticos durante a instalação dos

sensores e sinalização horizontal e vertical

Aumento do efetivo durante os períodos

úteis de instalação para compensar os dias

úteis perdidos durante as intempéries do

clima.

- No processo de instalação das sinalizações e

sensores

Registro de Risco

Critérios Eliminatórios

Para todas as empresas que possam vir realizar trabalho paraa nossa empresa, serão exigidos:

• Comprovação de habilidade técnica• Comprovação de capital financeiro, garantias

financeiras• Estar ativo, situação regular no cadastro dos

fornecedores nacionais (SICAF)• Ter realizado o mesmo projeto, produto ou serviço há

pelo menos 5 anos contínuos• Ter registro no FINAME e ser 60% de participação

nacional

Critérios Classificatórios

Pacote: Sinalização Vertical

• Empresas que tenham ISO 9000• Classificação orçamentária• Já ter realizado algum tipo de serviço ou produto para a

nossa empresa, criando assim um histórico dentro doescritório.

• Qualidade da tinta aplicada às sinalizações, atendendoas normas vigentes do Brasil.

• Placas com proteção contra corrosão classe C4.

Especificação funcional

› Sinalização intermitente para cruzamentos (pare,atenção, siga) a ser afixa suspensa sobre vias;

› Sinalização fixa regulamentar

› Sinalização de acordo com a legislação brasileiravigente

› Sinalização em cores fosforescentes para placas eluminosos com tecnologia led.

Qualidade

› Proteção contra exposição a intempéries do clima

› Ciclos garantidos de intermitência de no mínimo5.000.000 de alternações para sinalizaçõesintermitentes

Declaração de Trabalho

Prazos

› Entrega total, instalados, em até 120 dias apósassinatura do contrato. Com ordem de prioridadepara sinalizações consideradas de risco (Pares esemáforos).

Suporte

› Operação durante período de garantia por 5 anos porconta da empresa fornecedora, equipe da contratanteefetuará apenas a informação das ocorrências, quedeverão ser sanadas em até 4 horas após acomunicação

Declaração de Trabalho

Treinamentos

› Reparação de sinalizações intermitantes

Manutenção

› Manutenção preventiva a cada 60 dias em cadaelemento ativo, realizada exclusivamente entre 01hse 05hs.

Garantia

› Prove garantia de 5 anos sobre o fornecimento dosmateriais contra corrosão, desgastes das pinturas ecupins.

Declaração de Trabalho

Declaração de Trabalho

Local de entrega

› Depósito Central da SecretariaMunicipal deTransportes

Peso das entregas do contrato

› 50% - Equipamentos fornecidos;

› 10% - Placas fornecidas;

› 30% - Equipamentos instalado; e

› 10% - Placa instalada

Quantidade

› 120 (cento e vinte) Elementos de sinalizaçãointermitentes;

› 420 (Quatrocentos e vinte) Elementos de sinalizaçãofixa com imagens diversas

Declaração de TrabalhoCritérios de Medição

100% - Equipamentos fornecidos100% - Placas fornecidas0% - Equipamentos instalados0% - Placas instaladas

Avanço Físico

Item

Descrição Peso Quant. Critério Avanço Físico

1 Fornecimento Placas Horizontais 30% 420 1

2 Fornecimento Sinalizações Intermitentes 30% 120 1

3 Instalação Placas Horizontais 20% 420 2

4 Instalação Sinalizações Intermitentes 20% 120 2

Legenda

1 - 0 ou 100% - Entrega total das placas ou sinalizações.

2 – 70%, 20%, 10% - 70% Colocação das placas, 20% na ligação elétrica das

sinalizações intermitentes, 10% teste de continuidade.

Divulgação de Critérios de Avaliação

A intenção da Transitar é a de divulgar apenas os critérioseliminatórios, pois de antemão as empresas fornecedorassaberão quais os requisitos mínimos que elas deverãoatender para o fornecimento do material ou serviço. Oscritérios classificatórios não serão divulgados, poispretendemos evitar a formação de cartéis, que poderiam vira apresentar propostas previamente combinadas.

Critérios Classificatórios (Facultativos)Peso

(%)

Kau J.Simões P&D

MédiaMédia

PonderadaMédia

Média

PonderadaMédia

Média

Ponderada

Possuem ISO 9000 10 10 1 0 0 10 1

Classificação Orçamentária 25 7 1,75 9 2,25 8 2

Trabalhos já realizados para nossa empresa 25 10 2,5 8 2 9 2,25

Qualidade da tinta aplicada às sinalizações 20 8 1,6 10 2 9 1,8

Qualidade da tinta contra corrosão e sua

aplicação20 8 1,6 10 2 8 1,6

Total 100 8,45 8,25 8,65

Sistema de Pontuação

• Carta introdutória da empresa• RFQ – Request For Quotation• Minuta contratual• Declaração de escopo• Carta-convite.

Uma vez que o item a ser analisado “Sinalização Vertical” diz respeito à aquisição de placas de trânsito, letreiros luminosos e de advertências, não sendo necessário a execução nem instalação de qualquer tipo de serviço.

Necessitamos apenas saber qual o preço dos produtos solicitados. A carta introdutória é interessante enviar junto com a documentação para que a empresa fornecedora conheça a nossa empresa. A minuta de contrato é enviada para que a empresa fornecedora saiba quais os tramites dos negócios e tenha um pré-aceite. A declaração de escopo para que ela possa conhecer os produtos que estarão sendo solicitados e suas especificações técnicas. A carta-convite para que ela tenha noção de que está sendo convidada para participar do processo de escolha da empresa fornecedora de material.

Documentos de aquisição

Via e-mail e carta registrada.

Com a necessidade de agilizar o processo de escolha dofornecedor, devemos enviar a documentação por e-mail. Porém,para torná-lo mais formal, enviaremos uma carta-convite via cartaregistrada.

Formas de Envio do Convite

O Contrato será formal devido ao tipo de produtos eserviços a serem adquiridos, sendo estes especializados efornecidos a órgão público.

Aspectos do Contrato

Compra e venda. Uma vez que necessitamos apenas dosmateriais para que outras empresas possam fazer a instalaçãodas sinalizações verticais.

Espécie do Contrato

Preço Global. Uma vez que teremos maior facilidade para conduzir anegociação e contratação, agilizando assim o processo de compra detodo o material. Com o preço global para adquirir toda a sinalizaçãovertical, esperamos conseguir descontos na hora da compra.

Tipo do Contrato

Concorrência Privada - Fluxo

Planejamento da Aquisição

Elaboração da Declaração de Escopo

Elaboração da RFQ

Criação dos Critérios Classificatórios e

Eliminatórios

Análise das propostas via critérios

classificatórios e eliminatórios

Recebimento das propostas

Reunião de tira dúvidas da RFQ

enviada

Convidar empresas fornecedoras

Enviar resposta ao vencedor e avisar aos

perdedores

Negociação do contrato

Contratação

• Preservar e observar aquilo que foi acordado;• Permanente e efetiva comunicação com fornecedor com, no

mínimo, uma reunião mensal;• Cumprimento dos procedimentos formais estabelecidos para

alterações no contrato;• Privilegiar a negociação direta entre as partes para a solução

adequada de reivindicações e disputas;• Autorização para início dos trabalhos;• Realizar avaliação do fornecedor com base nos requisitos do

contrato; e• Realizar auditorias de qualidade.

Atitudes e Fiscalizações naAdministração da Aquisição

Relatórios para Administrar a Aquisição

Boletim de Medição - BM

Boletim de Medição

Medição No.:

Cod.Item Descrição Qtde.Total Qtde.Entregue % Executado Observações

Relatórios para Administrar a Aquisição

Boletim de Medição - BM

Item do Relatório Descrição do item

Cod. Item Código sequencial do Item da WBS sendo medido

Descrição Descrição do Item medido

Qtde.Total Quantidade total contratada

Qtde.Entregue Quantidade entregue até o momento do referido item

% Executado Percentual executado nesta medição

Observações Ocorrências e incidentes que necessitem serem relatados

Relatório Diário de Ocorrencias

Data:___/___/_______

Seq. Atividade Colaboradores Envolvidos Eventos

Relatórios para Administrar a AquisiçãoRelatório Diário de Ocorrências

Relatórios para Administrar a Aquisição

Relatório Diário de Ocorrências

Item do Relatório Descrição do item

Seq. Código sequencial da Ocorrência. Numeração contínua para todo o projeto

Atividade Atividade da WBS à qual se refere a ocorrência

Colaboradores envolvidos

Stakeholder/funcionário/colaborador envolvidos na ocorrência

Eventos Descrição da ocorrência

Passo a passo para Administrar o Contrato

Indicar o Gestor do Contrato

Realizar a reunião de kick-off

Distribuir cópias do contrato entre

Stakeholders

Elaborar relatórios de progresso

Identificar desvios planejado vs

realizado

Acompanhar ações corretivas

Administrar o faturamento e

pagamento

Documentar comunicação

relevante

Preparar atas de reuniões internas

e externas

Documentar lições aprendidas e difundir na

empresa

Passo a passo para Encerrar o Contrato

Verificar conformidade com procedimentos do

contrato

Verificação do escopo

Controle de qualidade dos

produtos entregues

Emitir o relatório de encerramento do

contrato e termo de aceite

Aceitação formal dos produtos e

pagamento final ao fornecedor

Realizar auditorias de todos os

processos da aquisição

Identificar lições aprendidas e correção de

procedimentos

Manter os arquivos do contrato durante período de garantia contratual e legal.

Plano de Gerenciamento de Aquisições - ExFor I

• Descrição sucinta do projeto• Premissas relativas às aquisições do projeto• Restrições relativas às aquisições do projeto• Fluxogramas dos processos de aquisições e suas respectivas

aprovações.• Tipos de contratos e modalidades contratuais a serem usadas no

projeto.• Diretrizes de gerenciamento de contratos.• Instruções sobre uso de mecanismos alternativos de disputas

(Mediação e arbitragem).• Questões relacionadas com gerenciamento de riscos que devem

ser contempladas no plano de gerenciamento de aquisições.• Necessidade de uso de estimativas independentes para custos e

prazos das aquisições.• Definição da autonomia da equipe de projetos com relação à

aquisições para o projeto

• Diretrizes para gerenciamento de fornecimentos com múltiplosfornecedores.

• Diretrizes de integração e comunicação de fornecimentosinterdependentes.

• Lista de fornecedores qualificados.• Métricas para avaliação de fornecedores• Sistemática de lições aprendidas.• Coordenação de aquisições com outros aspectos do projeto• Identificação de requisitos de performance dos itens a serem

adquiridos.• Identificação da necessidade de aquisição seguros e garantias de

performance.• Instruções aos fornecedores sobre a forma de desenvolvimento de

manutenção da estrutura analítica de projeto (O importante aqui éque a codificação do fornecedor seja compatível com a do projeto).

• Diretrizes de segurança e medicina do trabalho e meio ambienteaplicáveis às contratações.

Plano de Gerenciamento de Aquisições - ExFor I

• Diretrizes e critérios para avaliação e seleção de fornecedores.• Lista de itens a serem adquiridos.• Formulários padronizados de aquisições:

o Declarações de trabalhoo Ordem de comprao Condições gerais de compraso RFIo RFPo Documentos de aceitação (Termos de recebimento provisório e

definitivo)o Modelos de contratoso Condições gerais de contrataçãoo Documentos de mediçãoo Documentação de pagamentoo Modelos de cartas convites para emissão de propostaso Modelo do termo de aceitação provisóriao Modelo do termo de aceitação definitiva

Plano de Gerenciamento de Aquisições - ExFor I