GED Web - Gestão eletrônica de Documentos

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Gerenciamento eletrônico de documentos via Web

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  • GERENCIAMENTO ELETRNICODE DOCUMENTOS VIA WEB

  • 1As necessidades Armazenar com segurana e integridade as centenas de milhares de documentos distribudos entre os departamentos de cada singular e federao, evitando extravios e perdas dos originais;

    Centralizar e criar uma base de conhecimento com todo o contedo de informaes;

    Reduzir tempo e custos com processos que causam redundncia e ampliao geomtrica no volume de documentos em papel (ex: Fotocpias);

    Organizar tais documentos de forma eficiente e inteligente de modo que sua localizao se faa no menor tempo possvel;

    Compartilhar documentos entre departamentos e at entre Empresas de forma segura e concisa, evitando a proliferao de fotocpias;

    Permitir o acesso a documentos pertinentes empresas clientes para consultas e conferncias com menor custo possvel de distribuio.

  • 2O equipamento indicadoi1220Algumas caractersticas;

    Volume de 1500 pginas por dia; Resoluo ptica: 600 dpis; Tamanho mximo de documentos: 215 x 863 mm; Alimentador: at 75 folhas de 75g, aceita documentos pequenos; Conexo: USB 2.0; Formato de Sada: JPEG, TIFF, PDF e RTF; Velocidade: 30 ppm; Garantia: 1 ano; Entre outras: veja PDF em anexo.

  • 3O Sistema GED WEB Desenvolvida para ambiente WEB;

    Possui recursos de segurana que administram o acesso de usurios por meio de perfis personalizados, gerenciando o acesso a documentos e informaes pblicas e confidenciais;

    Auditoria completa. Registra todas as operaes. Desde o acesso ferramenta at o download de arquivos, permitindo futura auditoria, possibilitando assim encontrar em tempo real quem a est utilizando, em que reas est acessando e quais documentos est baixando, registrando os logins e endereos IPS originrios;

    Possui sistema de classificao e organizao de documentos de origem digitalizadas, ou de documentos originariamente eletrnicos como e-mails, apresentaes, arquivos do Word, planilhas Excel, etc;

    Soluo que permita o arquivamento de documentos diversos (contratos, NFs, boletos, recibos, etc) atravs de folha de rosto padro e de documentos especficos de Contas Mdicas com folha de rosto prpria (ndice), desenhada exclusivamente para este fim;

  • 4O Sistema GED WEB Possui um amplo cadastro de dicionrio para classificao dos documentos, que permite ao administrador do sistema criar Tipos de Documentos, Grupos, Departamentos, Categorias, etc; Permitir a classificao dos documentos por: Tipo de DocumentoEx: Contratos, Recibos, Notas Fiscais, Cpias de Cheques, Boletos, Prestao de contas, etc; DepartamentosEx: Financeiro, Jurdico, Recursos Humanos, Diretoria, Intercmbio, Contas Mdicas, Faturamento, etc; GruposEx: Clientes, Fornecedores, Contas a Pagar, Contas a Receber, etc; CategoriasEx: Clientes Internos, Clientes Externos, Auditores, etc; Alm de outras informaes que ajudam na organizaoEx: Ttulo do Documento, Verso, Data de Criao, Data da Digitalizao, Sntese, Informaes Adicionais, etc;

  • 5O Sistema GED WEB Com a ferramenta GED WEB, os documentos e arquivos indexados podem ser compartilhados e acessados de qualquer lugar, mediante senha de acesso e perfil previamente configurados pelo administrador do sistema;

    Permite a captura automtica de e-mails enviados para contas especficas da ferramenta, indexando automaticamente inclusive os anexos correspondentes, mantendo e-mails importantes arquivados e organizados e ainda podendo ser compartilhado a outros membros de departamentos;

    Permite o relacionamento de arquivos entre documentos indexados, facilitando ainda mais a navegao e a localizao de informaes; Ex: Contratos podem ser relacionados a Notas Fiscais que por sua vez, podem ser relacionadas a boletos bancrios, que ainda podem se relacionar com cheques usados para pagamentos;

    Notifica as pessoas dos departamentos configurados sobre incluso de documentos, ou alteraes de verses, histricos e modificaes em arquivos armazenados;

    Permite a indexao automtica de lote de arquivos digitalizados, efetuando o lanamento automtico dentro do sistema GED WEB.

  • Preservar e disseminar o conhecimento de uma forma eficiente;

    Melhorar a organizao documental;

    Aprimorar os processos de trabalho;

    Integrar eletronicamente as etapas de gerao de documentos;

    Dispor de uma ferramenta de controle de reviso para documentos eletrnicos;

    Compartilhar documentos de interesse corporativo;

    Reduzir a rea de armazenamento de documentos;

    Diminuir o tempo de recuperao e de distribuio dos documentos;

    Eliminar gerao de cpias desnecessrias;

    Diminuir uso de papel.

    6As principais motivaes para se implantar o GED WEB

  • 7Vantagens da soluo GED WEB Melhor relao CUSTO x BENEFCIO; Ferramentas de alta-produtividade; Armazena automaticamente e-mails importantes; Mantm um controle de versionamento de arquivos, controlando o histrico de evolues de verso; Reduo no tempo de localizao de documentos; Segurana no arquivamento de documentos; No h desgastes ou perda de informaes com o passar do tempo; Compartilhamento de documentos entre unimeds e empresas; Classificao de documentos como pblico ou confidencial; Organizao de documentos por Tipo, Grupos, Departamentos e Categorias; Possui uma interface simples, facilitando o acesso s opes existentes; Pode ser acessado de qualquer computador no mundo com acesso internet; Agiliza processos burocrticos como liberaes, aprovaes que demandam consulta a diversos documentos arquivados em papel.

  • 8GED WEB Modelos de interface

  • 8GED WEB Modelos de interface

  • 9GED WEB Tecnologia empregada Anlise, Projeto e Desenvolvimento MS Visual Stdio 2003 e 2005 Linguagens: C#, VB.net e Borland Delphi

    SGDB Banco de Dados Microsoft SQL Server

    Ferramentas de alto desempenho e capacidade de armazenamento;

    Agilidade no processo de implementaes e estruturao de lgicas, gerando produtividade aos desenvolvedores e reduo no custo de desenvolvimento;

    Permite integrao com outras linguagens de desenvolvimento no ambiente MS .net.

  • 10GED WEB Estrutura de servidor sugerida Micro-Computador PC 2.2 GHZ de processador; 1 GB de memria RAM; Unidade Gravadora de DVD; 2 HDs de 200 GB SATA ou SATAII (espelhamento); A capacidade dos HDs podem variar de acordo com o volume de documentos armazenados; Windows 2003 Server; MS SQL Server Internet dedicada com IP Vlido (para acesso externo);Abaixo segue detalhamento do servidor para hospedagem do Sistema GED WEB sugerido para cada EMPRESA do GRUPO:

  • O Gerenciamento Eletrnico de Documentos traz oportunidades e mudanas significativas tanto para o presente, como para o futuro das organizaes, evidenciando e exaltando o documento como repositrio de informaes e conhecimentos que deve no apenas ser controlado, mas administrado em favor do bem da organizao qual pertence.

  • Agradecemos a oportunidade.

    Plano B Desenvolvimento de Sistemas Ltdawww.planobe.com.brcomercial@planobe.com.br(16)3722-3154