Gestão de Projetos com MS-Project 2010

UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ

Filho, antes alguns conceitos para sua vida...

Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 2


Projetos nas Organizações“ ... na empresa atual e, com muito mais intensidade, na empresa do futuro, todos deverão ser capazes de gerenciar projetos ou parte deles.”

(Dalton Valeriano Alves)



Afinal, o que é um Projeto?Projeto é um esforço temporário,

visando à criação de um produto, serviço ou resultado com exclusividade A humanidade sempre esteve envolvida

com “projetos” algumas obras sobreviveram às marcas dos tempos e nos deixam surpresos até hoje



Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc.

São Projetos!


Projetos...Exemplos

Construção de uma casaInstalação de uma nova planta industrialRedação de um livroInformatização de um determinado departamento de uma empresaRealização de uma viagemLançamento de um novo produto ou serviçoElaboração de um plano de marketingEtc.



Projeto é...Um empreendimento temporário não repetitivo,

com uma sequência bem definida de eventos com início e fim, conduzido por pessoas, para se obter um novo produto, serviço ou resultado (único) que se caracteriza por

Possuir objetivo e requisitos claramente definidos (Escopo)Obedecer ao orçamento aprovado (Custo)Ser concluídas em prazo especificado (Tempo)



Projeto e...A “santa trindade” das Restrições



Projeto deve ser...Temporário! Começo e fim definidosO fim é alcançado quando • Os objetivos são atingidos (SUCESSO)• Fica claro que os objetivos não podem ou não serão

atingidos (INSUCESSO)• A necessidade que originou o projeto não existe mais

(INSUCESSO)

Não é necessariamente curto!Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 9


Projeto ProcessoProjeto

TemporárioOriginalMultifuncionalResultado é incertoFoco na integração

PermanenteRepetitivoFuncionalResultado previsívelFoco na disciplina

Processo



Seus Projetos já falharam?Qual o motivo?



Seus Projetos já falharam?Causas comuns de insucesso

Objetivos e metas mal definidosEscopo mal definidoFalta de recursosMudanças nos requisitosFalta de envolvimento da alta gerênciaFalta de uma metodologia para gerenciar projetosFalta de comunicação entre os interessadosMá condução por parte do gerenteFalta de análise dos riscosEtc.



Sucesso do ProjetoFatores críticos de sucesso

Atendimento dos Requisitos Técnicos e FuncionaisCumprimento do OrçamentoCumprimento do CronogramaSatisfação dos stakeholdersBenefícios para o sponsor



Stakeholders (Interessados)São pessoas e organizações ativamente envolvidas

no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto

Gerente de projetosConsumidor (usuário final e seu cliente)ParceirosEquipe PatrocinadorConcorrentesEtc.



Superman é...O Gerente de Projetos!

um profissional que atua em áreas bastante diversas

• não há um “curso base” de formação • são recrutados profissionais experientes

em sua área que apresentem diferenciais como a habilidade para coordenar pessoas, negociação e grande flexibilidade



O Gerente de ProjetosUm projeto é conduzido pelo gerente

de projetos, que poucas vezes participa das atividades diretas

Sua função é gerenciar o progresso do projeto e através de dados verificar seus resultadosSeu objetivo é minimizar possíveis ocorrências de falhas



Sponsor (Patrocinador)É o indivíduo/grupo interno ou

externo que provê os recursos financeiros para o projeto

Facilitador e defensor ativo do projeto“Entende” o benefício do projeto

Entusiasta do projeto

Influente na organização• Conhece a política da organização

É o “irmão mais velho” do Gerente de projeto



Ciclo de Vida do Projeto



Fases de um Projeto



InicializaçãoPrimeira fase de um projeto

Levanta-se uma demanda que é transformada em problema estruturadopara ser resolvido

Nesta etapa define-se os objetivos e a missão do projeto e as melhores estratégias



InicializaçãoProjetos são tipicamente AUTORIZADOS como

resultado de uma ou mais das seguintes situaçõesdemanda de mercadosolicitação de um clienteavanço tecnológicorequisito legal/regulatórionecessidade social

Necessidade do negócio: problema ou oportunidade!



InicializaçãoObjetivo

Descreve o que o projeto deve fazer ou produzirSeguir a regra SMART

Specific (específico)Measurable (mensurável)Accurate (exato)Realistic (realista)Time bounded (limitado no tempo)



InicializaçãoObjetivo

resultado quantificável aferir o sucesso do projeto• O quê se quer?

Meta São avanços seguros no horizonte de incertezas do projeto, associadas a quantidades mensuráveis e a prazos definidos, geralmente desafiadores

• Como? Quando? Quanto?Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 23


Planejamento


Detalha tudo o que vai ser feito pelo projetoCronograma Interdependência Recursos Riscos Qualidade Recursos humanos e materiais ComunicaçãoEtc.


ExecuçãoEsta fase transforma em realidade o que foi planejado

os maiores investimentos são feitosos eventuais erros aparecem



Monitoramento e ControleExtremamente importante Ocorre de forma acentuada no planejamento das ações na execução

Procura evitar anormalidades Corrige ações que estejam desviando do planejado



FinalizaçãoNesta fase são avaliados os

resultados, os erros, falhas, etc. AuditoriasÉ feita a aceitação do produto entregue ao cliente São gerados conhecimentos para novos projetos



Gestão de ProjetosGestão de Projetos

é um conjunto de ferramentas gerenciais que permitem que a organização desenvolva um conjunto de habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais destinados ao controle de eventos não repetitivos, únicos e complexos, dentro de um cenário de tempo, custo e qualidade predeterminadosGerenciar Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas de uma maneira formal e estruturada



Gestão de ProjetosO primeiro projeto que utilizou o

conceito isolado de gestão de projetos foi o lançamento do satélite Sputnik (1957), pela então URSS, durante a Guerra Fria



Gestão de ProjetosPredecessores da GP como conhecemos hoje

sãoPERT (Program Evaluation and Review Technique) – criado pelo DoDCPM (Critical Path Method) – desenvolvido pela DuPont e semelhante ao PERT



PMIProject Management Institute (PMI) é a mais

importante associação mundial de gerenciamento de projetos fundada nos EUA (1969)

mais de 48 mil associados que compartilham teorias, melhores práticas e experiências em gerenciamento de projetos O PMI emite certificações, publica documentações periódicas, promove seminários internacionais e organiza oficinas de estudowww.pmi.org



PMBOKCriado pelo PMI, o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) tornou-se uma norma reconhecida para a profissão de gerenciamento de projetos

um documento formal que descreve normas, métodos, processos e boas práticas estabelecidas



Software para GPOrganiza/Controla as atividades necessárias a execução de projetos

recursos• Programação de tarefas• Alocação de recursos• Diagrama de Gantt• Gestão de orçamento• Gestão da qualidade• PERT• Versionamento de documentos• Relatórios• Etc.



E o que eu ganho com isso?Vantagens

produtividade comunicaçãointegraçãosimulação acurácia



Software para GPPodem ser

Desktop• No computador do usuário• Melhor usabilidade• Interface “familiar” para o usuário

Web• Acessado pelo navegador Web (Firefox, Chrome, Safari,

Opera, etc...)– Aquele outro Não, não use Drogas !

• Em qualquer computador, em qualquer lugarProf. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 35


Software para GP : DesktopPrincipais características

organização da programação das atividades a serem desenvolvidas (scheduling) o gerenciamento dos recursos necessários a conclusão das tarefas (resource management)

Ex.:OpenProjMS-Project



Software para GP : OpenProjOpenProj

Alternativa gratuita e open source ao MS-Project Multiplataforma (Linux, Unix, Mac e Windows) Abre nativamente arquivos MS-ProjectProjects On DemandGráficos de GanttDiagramas de Rede (PERT)Gráficos WBS e RBSCustosEtc.



Software para GP : MS-ProjectMS-Project

Integra o pacote Office, mas é comercializado a parte, como o VisioLimitação• Roda apenas em Windows e MacOS

Maduro: começou ainda no MS-DOS (1984)Atualmente com interface FluentManipulação semelhante ao MS-ExcelProject Server e Web Access



Software para GP : MS-ProjectMS-Project

Recursos• Controle de Tempo (datas, duração do projeto, calendário de trabalho) • Gráfico de Gantt• Modelo probabilístico (cálculos relacionados a planejamento) • Diagrama da Rede (PERT)• Custos (fixos, não fixos, outros) • Vários tipos de relatórios• Etc.



Software para GP : WebPrincipais características groupware (software colaborativo)gerenciamento do portfólio de projetosrastreamento de incidentesgerenciamento de documentosfluxo de caixaEtc.

Ex.:dotProject Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 40


Software para GP: dotProjectdotProject

WebGratuito e Open-SourceMultiplataforma (Linux, Windows, Mac, Unix, etc.)Vários idiomas (incluindo pt-br)Milhares de usuários em todo mundoDisponível em• www.dotproject.net



Software para GP : dotProjectdotProject

Escalonamento de tarefasLista de pendênciasControle de recursosGráfico de GanttCalendárioHistórico de atividadesControle por ACLRelatóriosFórunsEtc.



Agora, mãos na massa!Fundamentos de MS-Project


UFA, terminou !!!!Obrigado pela sua paciência...

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