Upload
inova-gestao
View
13.399
Download
2
Embed Size (px)
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 1
GESTÃO ESTRATÉGICA I
- Projetos -
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 2
Gestão Estratégica
Parte IPlanejamento EstratégicoGerenciamento de Programas e Projetos
Parte IIQualidade na Administração PúblicaGestão por Processos
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 3
Gestão Estratégica
Parte I
Planejamento EstratégicoGerenciamento de Programas e Projetos
Parte II
Qualidade na Administração PúblicaGestão por Processos
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 4
Conteúdo
Parte 1: Elementos do Planejamento Estratégico
Parte 2: Gerenciamento de Programas e Projetos
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 5
Abordagem
Conceitual:
Enfoque sistêmico das OrganizaçõesRelações das organizações com o AmbienteVisão geral da Gestão Estratégica Gestão de programas no contexto das ações governamentaisMetodologia da gestão de projetos
Prática:
Aplicação prática dos conceitos usando instrumentos apresentados no curso e situações concretas extraídas da realidade dos participantes.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 6
ENFOQUE SISTÊMICO
DAS ORGANIZAÇÕES
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 7
SISTEMA: Conjunto de partes interdependentes, articuladas e organizadas para a obtenção de objetivos definidos
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 8
A Organização como Sistema
O ambiente do sistema é tudo que está fora dele mas que o influencia e é por ele influenciado
Feed Back (ou retroalimentação) é um mecanismo de controle do funcionamento do sistema
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 9
•Os Sistemas são constituídos por sub-sistemas
•Os sub-sistemas interagem entre si
•Os sub-sistemas também processam um conjunto de entradas para gerar produtos específicos
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 10
SISTEMA
•Os sub-sistemas, por sua vez, são constituídos por“sub-sub-sistemas” que processam suas entradas e geram seus produtos•Os “sub-sub-sistemas”, por sua vez................
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 11
RELAÇÕES DAS ORGANIZAÇÕES COM O
AMBIENTE
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 12
Ambiente
produtoserviço
Organização
Ambiente
produtoserviço
Organização
O ambiente Organizacional:Relação da Organização com o Ambiente
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 13
Ambiente externo estável. Possibilidade de dominar fatores externos. Futuro previsível em alguns fatores.... Ambiente externo com alta velocidade de mudança, escassez de recursos, surpresas e ameaças. Falta de controle sobre fatores externos. Crença acentuada na imprevisibilidade do futuro. Perspectiva gerencial de inovar, adaptar e sobreviver. Dependente de critérios sociais. Necessidade de lidar com a sustentabilidade......
Relaciona-se com o
Ambiente
Centrada na Organização
Relação da Organização com o Ambiente: Características/Pressupostos
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 14
Fator estratégico de relevância para prever e garantir que sejam atendidas as diferentes necessidades dos clientes.
É visualizar a organização através do conjunto de processos por ela desenvolvidos e necessários para o cumprimento da sua missão
Forma de planejar que leva em conta as características do ambiente
Qualidade
Planejamento Estratégico
Programas e Projetos
Gestão por Processos
Apoio ao processo de planejamento que sistematizam as informações necessárias para a concretização das decisões formuladas e as
orientam no sentido dos objetivos estabelecidos
Ferramentas para Tratar o Ambiente e o Futuro
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 15
Alta Direção
Nível Diretivo
Nível Operativo
Planejamento Estratégico
Controle da Gestão (Programas e
Projetos)
Controle das Atividades
(Processos)
Organização Atividades
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 16
Planejamento Estratégico - Visão Geral
Objetivos
reconhecer a importância do planejamento no contexto das organizações;
conceituar planejamento estratégico;
descrever os passos na formulação do planejamento estratégico.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 17
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ORGANIZACIONAL
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 18
Definições
O Planejamento Estratégico deve, necessariamente, levar em consideração as
necessidades e expectativas dos seus clientes e usuários bem como as suas principais
características.
Planejamento Estratégico é a forma de planejar que leva em conta o ambiente marcado pela incerteza e turbulência e a necessidade contínua de mudanças.
Planejamento Estratégico Organizacional - planejamento organizado e permanente baseado na consciência sobre as políticas e as diretrizes da organização.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 19
Declarações Estratégicas
As declarações estratégicas correspondem a um conjunto de definições quanto às características, ao futuro desejado e aos valores que as organizações devem gerar para a sociedade e os cidadãos:
MISSÃOVISÃOVALORES E PRINCÍPIOSOBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Instrumentos:ANÁLISE DO AMBIENTEINDICADORES
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 20
Missão
A missão é a declaração sucinta, da razão de ser da instituição: o que ela faz e para que faz (se necessário, incluindo o “como faz”).
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 21
Ex.: Missão Declarada da Secretaria Municipal de Saúde - SP
“Fazer da atenção à saúde no município de São Paulo
um instrumento de inclusão e promoção social com
base no conhecimento e sustentado pela integração
entre o poder público e sociedade civil nas suas
diversas esferas”.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 22
Visão
Além de ter clareza sobre sua missão institucional, a instituição precisa definir, num horizonte de médio ou talvez longo prazo, onde e como a organização deveráestar no futuro.
A visão Indica o rumo, sinaliza o que a organização deseja ser, projeta expectativas em um determinado horizonte de tempo. Aponta a distância que há entre a situação atual e a
desejada.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 23
Ex.: Visão de Futuro da Secretaria Municipal de Coordenação das Subprefeituras
“Ser reconhecida como excelência na gestão pública até 2015”.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 24
Valores e Princípios
São conceitos fundamentados em valores que,
expressos na forma de afirmações, devem nortear as
políticas e as ações de uma organização. Fornecem
parâmetros em relação ao que deve ou não deve ser
feito e em relação aos "modos de fazer".
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 25
Os valores e princípios de um órgão público devem estar fundamentados nos princípios constitucionais
Publicidade
Impessoalidade
Moralidade
Eficiência
Legalidade
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 26
Ex.: Valores da Secretaria Municipal de Coordenação das Subprefeituras
“Legalidade, Impessoalidade, Moralidade, Ética, Transparência, Eficiência e Excelência”.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 27
Exercício 1
Com base na exposição dos slides e discussões ocorridas, elaborar o que poderia ser a Missão e a Visão de Futuro da organização selecionada pelo grupo
Trabalho em sub-gruposTempo:
20 minutos para finalização do trabalho20 minutos para apresentação em plenária
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 28
Ambiente Externo e Ambiente Interno
o ambiente externo das organizações é constituído pelas condições fora do seu âmbito de controle que podem afetar seus resultados, positiva ou negativamente.
o ambiente interno de cada organização é definido pelo conjunto das suas características internas específicas que condicionam o seu desempenho e podem afetar os seus resultados institucionais.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 29
Análise do Ambiente – Pontos a Observar
Nível Externo
Oportunidades são os aspectos externos que, se aproveitados pela organização, podem influenciá-la positivamente.
Ameaças são as situações externas que, se não equacionadas ou evitadas pela organização, podem afetá-la negativamente.
Nível Interno
Forças são características internas da organização, materiais ou não, que podem ser aproveitadas para otimizar seu desempenho.
Fraquezas são características internas da organização que devem ser reduzidas ou eliminadas para evitar influência negativa sobre seu desempenho.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 30
(Strength) (Weaknesses)
(Opportunities) (Threats)
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 31
Planejamento e Ciclo do Gerenciamento sob a Visão Estratégica
MissãoMissão
Razão de ser da organização
Implantação
Objetivos Estratégicos
RecursosMonitoramentoAvaliação
SITUAÇÃO ATUAL
Pontos fortesPontos fracosAmeaças e
oportunidadestempo
Visão de futuroExternaInterna
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 32
Exercício 2
Selecionar uma situação (real ou não) da organização selecionada sobre a qual deverá ser empreendido algum tipo de ação governamental.
Analisar a situação e indicar: as ameaças as oportunidades os pontos fracos (organizacionais) os pontos fortes (organizacionais)
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 33
Objetivos Estratégicos
Expressam as prioridades da organização, tendo em vista a missão e a visão de futuro declaradas. Englobam os objetivos finalísticos da instituição como um todo ou de suas unidades organizacionais.
Objetivos estratégicos Metas
Planos deação
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 34
Ex.: Alguns Objetivos Estratégicos da Escola de Formação do Servidor Municipal
desenhar programas que incorporem as competências essenciais da Prefeitura; migrar do modelo ´sala-de-aula´ para múltiplas formas de aprendizagem; envolver gerentes e líderes no processo de aprendizagem; avaliar resultados dos investimentos feitos em treinamento e capacitação vinculados aos objetivos estratégicos da prefeitura; formar e capacitar os servidores públicos da Prefeitura da Cidade de São Paulo; oferecer capacitação de qualidade, buscando novos meios e instrumentos para a educação continuada e compartilhada dos servidores municipais;
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 35
Transformando o Plano Estratégico em Ação
Balance Score Card
Kaplan e Norton
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 36
Balanced Scorecard (BSC)Gestão baseada em objetivos balanceados
e interligados em quatro perspectivas:
Contribuinte/Cidadão
O1O2
O3
Resp. Financeira
O4 O5
Mapa Estratégico para organização pública – Adaptação do BSC
Processos Internos
Aprendizagem/Cresc.
O6 O8O7
O9 O10
Planejamento Estratégico Organizacional
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 37
Monitoramento e Avaliação Estratégica
O monitoramento é o acompanhamento permanente das ações da organização tendo como referência o alcance dos seus objetivos estratégicos
A avaliação é a comparação dos resultados alcançados (descritos pelos indicadores de desempenho) com o desempenho pretendido (descrito pelos objetivos estratégicos e metas definidos).
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 38
Metas
Metas são fatos concretos e mensuráveis, necessários ao alcance dos objetivos estratégicos, que vão constituir a base da avaliação do desempenho institucional;
As metas devem ser realistas e possíveis de ser atingidas de acordo com as condições identificadas no plano estratégico.
Exemplo de metas contidas na Agenda 2012: Construir 13 novos terminais urbanos; Ter 100% das praças de atendimento com painéis gerenciadores de senha, atendimento preferencial e parque de informática modernizado.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 39
IndicadoresExpressões numéricas que refletem diferentes aspectos da ação e da realidade. Eles
permitem medir, comparar e avaliar o desempenho da organização, auxiliando a tomada de decisão
EficáciaEficiência
Qualidade
Produtividade
Efetividade
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 40
Propriedades dos Indicadores
Relevância
Mensurabilidade
que traduzam aspectos importantes da realidade analisada, ante o esforço que se está aplicando.
que permitam atribuir parâmetros qualitativos ou quantitativos; que possam ser avaliados para definir uma medida, a ser obtida a partir de dados facilmente levantados.
Objetividade
que sejam facilmente compreendidos e assimilados;que estejam diretamente associados às ações implementadas;que sejam isentos de ambigüidade em termos da variável mensurada.
Capacidade deGerenciamento
que permitam comparação com outros indicadores;que possibilitem a tomada de decisões a partir de sua observação e análise;que sejam especificados em termos de prazo e objeto.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 41
Atributos dos Indicadores
Denominação Expressão do enunciado do indicador
Definição Descrição do indicador
Cálculo Fórmula utilizada para obter o indicador
Fonte de dados Fontes primárias ou secundárias utilizadas
Base geográfica Nível de agregação geográfica do indicador
Periodicidade Freqüência de apuração do indicador
Unidade de medida Padrão escolhido para mensuração
Índice de referência Último valor apurado
Índices esperados Expectativas quanto à evolução do indicador no período considerado
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 42
Ex. de Atributo dos Indicadores
Denominação Índice de Satisfação do Cidadão na Subprefeitura X
Definição Mede o percentual dos cidadãos satisfeitos com os serviços prestados pela Subprefeitura
Cálculo Número de Cidadãos satisfeitos / Número total de cidadãos que responderam ao questionário
Fonte de dados Questionário aplicado pela subprefeitura
Base geográfica Subprefeitura
Periodicidade Mensal
Unidade de medida Percentual
Índice de referência 80%
Índices esperados 100%
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 43
Exercício 3 - Indicadores
Identificar um indicador utilizado na organização selecionada anteriormente.
Preencher a tabela de atributos para este indicador
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 44
BenchmarkingProcesso contínuo e sistemático de obtenção de informação e comparação com organizações e/ou padrões de referência.
Benchmarking Interno: Coleta de melhores práticas nas organizações e sua circulação interna. Cria padrões internos de referência de desempenho.
Benchmarking Externo: entre organizações que atuam no mesmo segmento. Permite facilidade de aplicação de práticas.
Benchmarking funcional ou genérico: Organizações de setores diferentes com alguma similaridade.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 45
BenchmarkingVantagens:• Evita a complacência da avaliação pela comparação com o desempenho anterior.• Incorpora conhecimento e experiência de terceiros (não é preciso reinventar a roda).• Acesso a informações sem viés interno.
Dificuldades:• Obtenção de informações• Pouca disposição para compartilhar informações em ambientes competitivos.• Incompreensão das diferenças de contexto, estrutura e cultura organizacional, levando a generalizações improcedentes.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 46
Programas Governamentais
Fonte: http://www.ppa.sp.gov.br/faq.htm#PRO
Os programas são a base para a elaboração do PPA (Plano Plurianual) e do processo orçamentário.
(Portaria n. 42/99 SOF)
Programas são instrumentos de organização da atuação governamental que articulam um conjunto de ações para o alcance de um objetivo comum pré-estabelecido e mensurado por indicadores.
Cada programa constitui-se em uma das formas de expressão de uma política pública, cuja intenção é produzir uma mudança em uma determinada situação.
AgendaPolítica
( Marca do Governo )
Ações Prioritárias
Compromissos de Campanha
Diretrizes de Governo
MarcosLegais
DemandasSociais
DemandasPolíticas
CompromissosExternos
PPA - Plano Plurianual
AçõesGovernamentais
Plano de Governo
IdeologiaPartidária
Programas(Macroprogramas)
Projetos
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 48
O Plano Plurianual - PPA
Fonte: http://www.ppa.sp.gov.br
O Plano Plurianual - PPA – é obrigação constitucional a ser cumprida pela União, Estados e Municípios; O PPA estabelece os projetos e os programas de longaduração do governo, definindo objetivos e metas da ação pública para um período de quatro anos; O PPA é um instrumento que estabelece as diretrizes, objetivos e metas da administração pública relativas aos programas de duração continuada; Mapeia os objetivos estratégicos de cada pasta, bem como a definição de suas prioridades e metas ao longo desse período.
Na estruturação do PPA, os elementos resultantes do desmembramento de um programa são projetos e atividades.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 49
O Plano Plurianual - PPA
O PPA:
Promove a articulação das políticas e dos instrumentos setoriais no espaço territorial; Alavanca oportunidades de parceria com o setor privado; Procura integrar as iniciativas do executivo com as dos demais níveis de governo, propondo uma visão sistêmica das estratégias; Busca sinergia entre os diversos órgãos para aumentar a efetividade das políticas públicas; Constitui uma agenda de desenvolvimento para um período de quatro anos; O próximo PPA dos municípios abrangerá o período de 2010 a 2013.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 50
Definições Adotadas pelo PPA
Programa:
É o instrumento de organização da atuação governamental, que articula um conjunto de ações para o alcance de um objetivo comum preestabelecido, mensurado por indicadores, de um problema ou atendimento de demanda da sociedade ou aproveitamento de uma oportunidade de investimento.
Ação:
É um instrumento de programação para alcançar o objetivo de um programa. No orçamento público a ação se expressa por meio de projetos ou atividades:
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 51
Definições Adotadas pelo PPA
Projeto:
Envolve um conjunto de operações, limitadas no tempo, das quais resulta um produto que concorre para a expansão ou o aperfeiçoamento da ação de Governo:
Empreendimentos temporários,
Destinados a criar novos produtos,
Implantar infra-estrutura,
Desenvolver novos processos ou modificar existentes.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 52
Definições Adotadas pelo PPA
Atividade:
Envolve um conjunto de operações que se realizam de modo contínuo e permanente, das quais resulta um produto necessário à manutenção da ação de Governo:
Operações rotineiras da organização;
Caracterizam-se por serem repetitivas;
Seguem, em geral, rotinas padronizadas, sujeitas a aperfeiçoamento contínuo
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 53
Ciclo de Vida de um Programa
Operação
Atividade – Rotina(Indicadores de atividade e de resultado)
Execução - Projetos
Final do ProjetoEtapa pré-operacional(Indicadores de andamento)
Tempo
Seleção
Concepção
Origens:
•Políticas públicas
•Plano de governo
•Demandas da sociedade
•Demanda do dirigente
PlanejamentoAprovação
•Plano do programa
•Planos dos projetos
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 54
Fases de Concepção e Planejamento
Por que o programa deve ser realizado?
Qual é o seu propósito e quais as mudanças a serem alcançadas?
Como se pretende produzir melhorias?
Como é possível identificar o alcance das melhorias e mudanças?
Quais as condições externas que influenciam o alcance dos resultados e dos seus efeitos?
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 55
ANEXO – II - PPA
Município: XXX
Descrição dos indicadores / metas / custos dos programas governamentais
PROGRAMA: 0001 - Saúde Integral ao seu Alcance
AÇÃO: 2116 - Implementação do Programa de Saúde da Família
OBJETIVO:Possibilitar o acesso direto da população às ações e serviços públicos de saúde, por meio da gestão descentralizada com o desenvolvimento de equipes do programa saúde da família.
JUSTIFICATIVA: Grande parte dos cidadãos do município não dispõe de acesso facilitado às ações e serviços públicos de saúde, de modo a serem fortalecidos num modelo que garanta prevenção, proteção e recuperação da saúde.
ÓRGÃO RESPONSÁVEL: Secretaria Municipal de Saúde do Município de São Paulo
O PPA E O PROCESSO ORÇAMENTÁRIOContinua
Apud Mendes (2008)
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 56
O PPA E O PROCESSO ORÇAMENTÁRIO
Previsão da evolução dos indicadores e metas por exercício
Metas Físicas Unidade de Medida
2006 2007 2008 2009 Total
Ampliar a cobertura da população do
município atendida pelo PSF
% 40 60 70 80 80
IndicadoresUnidade de
Medida Resultado Atual Resultado Futuro
% da população do município coberta pelo
PSF
% 30 80
Metas Financeiras Unidade de Medida
2006 2007 2008 2009 Total
Valor Total R$ 660.000 924.000 968.000 1.188.000 3.740.000
ANEXO – II - PPAContinuação
Apud Mendes (2008)
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 57
Estruturação de Programas – Instrumento para a Análise de Problemas
1ª Etapa - Árvore de Problemas.
É um diagrama em forma de árvore que apresenta um resumo consolidado dos problemas identificados e as relações de causalidade existentes, ou seja, para cada problema considerado busca identificar as causas que o originaram e os efeitos que estão produzindo.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 58
Gastos elevados em saúde terciária
Desorganização no gerenciamento de
marcação de consultas
Baixa alocação de recursos em
saúde primária
Descontentamento do cidadão
Alto índice de internação por doenças
não tratadas
Sobrecarga dos Hospitais
Espera excessiva para marcação de
consultas com especialistas
Baixo número de médicos
especialistas
Orçamento não tem recursos para
contratação de médicos
Alta demanda espontânea por
especialistas
Médicos não permanecem na
região
Secretaria não planeja sistema de
marcação de consultas
Saúde preventiva não é priorizada
pelo plano de governo
- - - - - - - - - - - -- - - - - -- - - - - - - - - - -- - - - -
Problema Central
- - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - -- - - - -
CAUSAS
EFEITOS
Exemplo de Árvore de Problemas
- - - - - - - - - - - -- - - - - -- - - - - - - - - - -- - - - -
- - - - - - - - - - - -- - - - - -- - - - - - - - - - -- - - -
População desconhece
informações da saúde
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 59
2ª Etapa – Árvore de Objetivos
A árvore de objetivos consolida, num único instrumento, o conjunto de objetivos a serem propostos para o programa.
Como regra geral deve-se imaginar a árvore de objetivos como uma figura simétrica, um espelho da arvore de problemas.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 60
Diminuição de gastos em saúde
terciária
Organização no gerenciamento de marcação de
consultas
Suficiência de recursos em saúde básica
Cidadãos satisfeitos com os serviços de
saúde
Baixo índice de internação por doenças não
tratadas
Funcionamento adequado dos
hospitais
Marcação de consultas com
especialistas no tempo adequado
Suficiência de médicos
especialistas
Recursos para contratação de
médicos garantidos no
orçamento
Baixa demanda espontânea por
especialistas
Permanência de médicos na
região
Sistema de marcação de
consultas planejado
População com acesso às
informações da saúde
Saúde preventiva priorizada pelo
plano de governo
Exemplo de Árvore de Objetivos
Objetivo Central
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 61
Exercício 4 – Árvores de Problemas e de Objetivos
Considerando a organização trabalhada anteriormente, selecione um problema que possa ser tratado enquanto programa, e descreva-o.
A partir da descrição desta situação-problema, produza a árvore de problemas e a árvore de objetivos, identificando;
O problema central; As causas e conseqüências deste problema; O objetivo central de um eventual programa a ser
implantado; Os resultados esperados deste programa; Alguns projetos (2 ou 3) que possam ser derivados do
programa.
Inicio do 2º dia
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 62
PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 63
Características de um Projeto• Temporário• Multifuncional• Gerência transitória• Equipe/recursos transitórios• Sofre de falta de dados/experiência• Compete por recursos e atenção gerencial com as atividades rotineiras – com desvantagem• É uma perturbação na organização
• “Tudo para dar errado”
Gestão de Projetos: Conceitos Básicos
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 64
Modelo de Gestão de ProjetosMetodologia
Iniciação
Planejamento
Controle Execução
Encerramento
Gestão de Projetos: Metodologia
Agrupamentos dos processos envolvidos no gerenciamento de projetos segundo PMBOK (metodologia de gestão de projetos criado pelo PMI)
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 65
A Metodologia de Gestão de Projetos
FASE I PRÉ-PROJETO
FASE II PLANEJAMENTO
FASE IIIEXECUÇÃO/CONTROLE
1.1 Levantamento e Analise de Viabilidade Técnica, Financeira e Estratégica
1.2 Reunião de Apresentação do Pré-Projeto
1.3 Termo de Abertura
FASE IVENCERRAMENTO
2.1 Elaboração do cronograma Físico- Financeiro
2.2 Reunião de Apresentação do Projeto
3.1 Refinamentos do cronograma Físico Financeiro
3.2 Atualizações do Cronograma Físico Financeiro
3.3 Relatórios de Andamento do Projeto (RA)
3.4 Reuniões de Acompanhamento
4.1 Relatório de Encerramento
4.2 Reunião de Encerramento
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 66
Ferramentas e EtapasGestão de Projetos: Metodologia
FASES FERRAMENTAS/ETAPAS
Iniciação Proposta Aprovada
Plano de Ação do Projeto: Objetivos
Cronograma Básico
Planejamento Plano de Ação do Projeto: EAP e EOP
Cronogramas
Riscos e Fatores Críticos de Sucesso
Execução Execução das Tarefas
Controle Acompanhamento das Tarefas
Pontos de Controle
Controle de Mudanças
Controle de Pendências
Encerramento Relatório Final
Lições Aprendidas
Desmobilizações
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 67
FASE I - Pré-projeto
1.1 - Levantamento e análise de viabilidade técnica, financeira e estratégica do projeto:
Técnica: Analise do problema e das condições técnicas para sua resolução. Verificação de recursos humanos capacitados e tecnologias requeridas;
Financeira: Verifica-se disponibilidade orçamentária e financeira para o projeto em questão;
Estratégica: Verifica-se o alinhamento entre os benefícios do projeto e o Planejamento Estratégico do Governo e do Órgão patrocinador.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 68
FASE I - Pré-projeto
1.2 – Reunião de apresentação do “Pré-Projeto”:
Ocorre para os “decisores” contendo informações como:
Objetivo do Projeto; Áreas envolvidas; Atividades;Estimativa de Investimentos; Estimativa geral de prazo de execução.
1.3 - Termo de Abertura:
É o documento que formaliza o inicio dos trabalhos relativos ao projeto. Esclarece seus objetivos, quais os resultados esperados, os benefícios gerados pela sua implantação e informações genéricas de Gestão e orçamento previstos.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 69
FASE II - Planejamento do Projeto
Elaboração do Cronograma:
Etapas para elaboração de um cronograma:
Detalhamento das tarefas;
Estimativa de custos e duração;
Definição dos responsáveis (se for o caso);
Estabelecimento dos vínculos entre tarefas;
Análise e adequação;
Aprovação; e
Estabelecimento da linha de base.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 70
FASE II - Planejamento do Projeto
Reunião de apresentação do projeto:
Participações fundamentais na reunião (principais “stakeholders”)
Quem solicitou o Projeto (representante do Órgão demandante);
Coordenador da área responsável (Executor);
Um representante de cada área envolvida.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 71
Fase III - Execução / Controle
Refinamento do cronograma;
Atualização do Cronograma;
Relatório de andamento do projeto (RA);
Reuniões de Acompanhamento.
Principais resultados da FASE III:
Relatórios de andamento;
Reuniões periódicas de Avaliação;
Monitoramento e controle;
Solução de problemas;
Controle de pendências e de mudanças.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 72
FASE IV - Encerramento do Projeto
Relatório de Encerramento
Reunião de Encerramento
É realizada para os envolvidos no projeto para uma formalização de encerramento no qual é mostrado como se atingiu o objetivo proposto na sua totalidade ou não.
Principais resultados da FASE:
Relatório final;Registro das lições aprendidas;Pendências encerradas;Aceite pela área operacional;Desmobilizações.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 73
Resumo da Metodologia
ANÁLISE DE VIABILIDADE TÉCNICA, FINANCEIRA E ESTRATÉGICA DO PROBLEMA REUNIÃO DE APRESENTAÇÃO DO “PRÉ-PROJETO” ELABORAÇÃO DO TERMO DE ABERTURA ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMA FÍSICO/ FINANCEIRO REUNIÃO DE APRESENTAÇÃO INICIAL DO PROJETO REFINAMENTOS DO CRONOGRAMA ATUALIZAÇÕES DO ANDAMENTO DO CRONOGRAMA ELABORAÇÃO DOS RELATÓRIOS DE ANDAMENTO ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE ENCERRAMENTO
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 74
Instrumentos e Técnicas de Apoio à Gestão de Projetos
Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
É uma ferramenta importante para identificar o que deve ser feito no projeto. O EAP tem por finalidade entender o projeto como um todo, pela análise de suas partes. O EAP ajuda ainda a:
Fornecer uma ilustração detalhada do escopo do projeto;
Servir de base para a realização do cronograma físico e financeiro;
Montar equipes de projeto;
Monitorar o progresso (cada tarefa é uma unidade mensurável do trabalho).
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 75
Exemplo de EAPEstrutura Analítica do Projeto – EAP
Projeto: Construir nova Unidade Básica de Saúde
Infra-estrutura e Processos Equipe Sistemas e Farmácia
Estruturação Levantar equipe necessária Implantação
Encontrar espaço físico Contratar equipe Escolher local adequado
Verificar compatibilidade do espaço Capacitar equipe Contratar equipe de gerenciamento
Licitar obra para construção Definir responsabilidades Implantar equipamentos
Controlar a construção Definir rotinas de ações Ligar equipamentos à rede municipal
Prover materiais e equipamentosnecessários
Coordenação Levantar espaço físico para farmácia
Rotinas Definir papéis da coordenação Adequar espaço
Definir atividades da UBS Escolher coordenador Adquirir materiais necessários
Planejar atividades da UBS Capacitar coordenador Disponibilizar medicamentos
Criar manual de normas e rotinas Definir forma de gerenciamento Implantar sistema
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 76
Exemplo de Cronograma (parcial) Construção de UBS
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 77
Indicadores de Execução
Os indicadores descrevem os objetivos, resultados em termos de:
O quê? Identificar a idéia do indicador Para quem? Destinatário da ação Quanto? Quantidade (volume) Como? Qualidade Quando? Tempo/ prazo: Onde? Local (geograficamente)
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 78
Indicadores de Execução
Resumindo os indicadores de execução:
Os indicadores estão relacionados à execução das atividades: medidas físicas; relatórios de contratadas e “valor agregado”;
Podem estar relacionados à execução física, financeira ou a aspectos qualitativos; e
São utilizados para monitoramento do projeto, além da própria execução das tarefas.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 79
Exemplos de Indicadores de Execução
Média de atendimentos prestados/dia.
Média de atendimentos diários/funcionário.
Tempo médio de duração de atendimento/funcionário.
Tempo médio de fila de espera.
Média de documentos solicitados por dia na subprefeitura.
% da população coberta por serviço de saneamento.
% de obras vistoriadas por mês.
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 80
Painel de Controle
Indicador Meta Atual Sit. Obs
Indicador Previsto até a data Real Sit. Obs% tarefas realizadas /tarefas total
Indicador Previsto até a data Real Sit. ObsCusto orçadoVariação de custo
Qualidade
Tempo
Custo
Painel de Controle do Projeto - Informações Básicas
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 81
Pontos de Atenção dos Gerentes de Projetos
Escopo do projetoMotivação da equipeExecução do cronogramaRecursosResponsabilidade legalConflitosRiscosIntegração
Inovação
FundapEgap
Fundação do Desenvolvimento Administrativo 82
Gestão de Projetos: Fases (PMI)
Organização
Programa
Projeto
Missão/Visão
Foco em Resultados
Resultados/Metas
Entregas
Iniciação Planejamento Controle Encerramento
•Objetivos•Produtos
•Cronograma Básico
•Comunicação
•Iniciação +•Fatores Críticos
•Riscos•EAP•EOP
•Custos
•Pendências•FRP
•Rel. Acomp.•Painel
•Qualidade
•Rel. Encerra/o - Lições
Contr
atu
aliz
açã
o
Quadro-Resumo