Oficina gestão eletrônica de documentos

Oficina Gestão eletrônica de documentos

MÓDULO 2

Roteiro

1. Introdução2. Gestão de documentos eletrônicos: aplicação em

arquivos.3. Gestão de documentos X Gestão eletrônica de

documentos4. Preservação digital5. Autenticação/ Certificação digital6. Softwares ligados ao GED (repositórios e Workglow)

Gestão de documentos eletrônicos: introdução

A partir dos anos 1970/1980 surgimento do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que se constitui em uma ou mais tecnologias aplicadas na gestão de documentos, abrangendo tarefas para a sua criação, acesso, tramitação e/ou destinação. Tais tecnologias direcionam-se tanto a documentos convencionais quanto eletrônicos e digitais.

De acordo com o CONARQ (2011) “conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não-estruturada de um órgão ou entidade.”

Gestão de documentos eletrônicos: introdução

Documento arquivístico é um conjunto de dados estruturados, apresentados em uma forma fixa, representando um conteúdo estável, produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica (pública ou privada), no exercício de uma atividade, observando os requisitos normativos da atividade à qual está relacionado, e preservado como evidência da realização dessa atividade

Documento digital: “documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional”

Documento eletrônico: “gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.”

Todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.

Gestão de documentos eletrônicos : aplicação em arquivos administração pública, ao se mencionar gestão de documentos,

refere-se a todo um conjunto de procedimentos e operações técnicas que abrangem a “produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento” de documentos “em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”

deve existir plano de classificação, comissão permanente de avaliação de documentos, tabela de temporalidade, ferramentas de controle de tramitação, regras de acesso e controle de sigilo, vocabulário controlado, entre outros instrumentos.

Mas deve-se, também, falar de workflow, gestão de processos (BPM) e de conteúdo (ECM), versionamento, digitalização (OCR, ICR), entre outras possibilidades oferecidas pela tecnologia.

Gestão de documentos eletrônicos: aplicação em arquivos a instituição precisa desenvolver, formalizar e divulgar os

instrumentos de gestão de documentos arquivísticos (seja em suporte papel, digital ou qualquer outro) que devem ser utilizados para gerir suas informações. Esse material, além de ser referência de entendimento dos processos institucionais, pode também ser usado como recurso didático de treinamento para repassar a novos servidores os procedimentos da instituição.

deve existir plano de classificação, comissão permanente de avaliação de documentos, tabela de temporalidade, ferramentas de controle de tramitação, regras de acesso e controle de sigilo, vocabulário controlado, entre outros instrumentos. (SIGAD)

Mas deve-se, também, falar de workflow, gestão de processos (BPM) e de conteúdo (ECM), versionamento, digitalização (OCR, ICR), entre outras possibilidades oferecidas pela tecnologia.

Gestão de documentos eletrônicos: aplicação em arquivos Que área responde pela classificação de documentos? Qual é

responsável pela avaliação, mudança de suporte e eliminação? Se o sistema informatizado apresenta problema, a quem recorrer? Ao órgão de gestão de documentos ou ao órgão de gestão de tecnologias? No caso de desastres, quais as prioridades de salvamento e os primeiros servidores a serem contatados? Erros de classificação são reportados ao servidor que o fez ou à área ao qual está vinculado?

Todas essas questões podem estar contempladas pela política de gestão, ou em instrumentos adicionais, mas têm que existir e ser de amplo conhecimento de todas as áreas.

Gestão de documentos eletrônicos: aplicação em arquivos a instituição precisa desenvolver, formalizar e

divulgar os instrumentos de gestão de documentos arquivísticos (seja em suporte papel, digital ou qualquer outro) que devem ser utilizados para gerir suas informações. Esse material, além de ser referência de entendimento dos processos institucionais, pode também ser usado como recurso didático de treinamento para repassar a novos servidores os procedimentos da instituição.

Gestão de documentos eletrônicos: Aplicações em arquivos

considerar as boas práticas nacionais e internacionais, principalmente em instituições do mesmo setor, ou seja, na execução de benchmarking;

atender a conformidade legal, respeitando a legislação federal, estadual e municipal e, também, as normas elaboradas pela própria instituição;

buscar a convergência dos esforços de representantes de todas as áreas que podem contribuir com a solução do problema: arquivistas, tecnólogos, juristas, administradores e, sempre, os produtores dos documentos;

formalizar em normas internas e em programas institucionais a política de gestão de documentos, de modo a definir, claramente, seus objetivos e as metas periódicas a serem alcançadas;

Gestão de documentos eletrônicos: Aplicações em arquivos

ser endossado pela administração superior, pois, a gestão de documentos exige uma série de ações gerenciais que, sobremaneira àquelas de natureza financeira, sem o apoio institucional concedido nas mais altas esferas gerenciais, estão fadadas ao fracasso; projeto de gestão de documentos eletrônicos vincula todas as unidades da instituição, requer recursos humanos e financeiros e tem forte impacto no alcance dos objetivos de cada uma das unidades da instituição e, em consequência, da própria instituição.

conscientizar e obter o apoio das unidades e funcionários subordinados, porque a gestão documental é um processo complexo cujo funcionamento adequado depende de cada um dos envolvidos;

Gestão de documentos eletrônicos

estabelecer e divulgar as responsabilidades quanto à solução de problemas, principalmente quanto ao uso da tecnologia e o respeito às orientações e procedimentos definidos pelas unidades competentes;

monitorar e auditar o uso dos instrumentos e normas relativos à política de gestão, com o objetivo de identificar problemas e planejar ações de reparação;

revisar e atualizar periodicamente todos os instrumentos e normas, principalmente a partir das demandas oriundas da monitoração, solucionando problemas e buscando evitar sua repetição;

manter programa de treinamento permanente.

Gestão de documentos no ambiente contemporâneo

Identificação

ocorre na primeira fase da idade documentária, definida como corrente, e a ela cabe a identificação da tipologia e das funções a que se referem os documentos.

Tanto para documentos produzidos em meio eletrônico quanto para os tradicionais, a identificação objetiva a determinação de quais atividades e funções originaram, de quem são seus autores e a que se destinam. Esse processo está intimamente ligado ao contexto de sua produção e acumulação. Nos sistemas informatizados de gerenciamento de documentos (SIGAD) os documentos eletrônicos recebem identificadores únicos, que distinguem um documento eletrônico de outros e que se reportam a todo o sistema ou à hierarquia a qual pertencem.


Classificação

organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo; Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos, selecionar a categoria de assunto, sob a qual sejam recuperados, podendo-lhes atribuir códigos; Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às informações neles contidas, graus de sigilo, conforme a legislação específica.

Em um SIGAD, o funcionamento do plano de classificação, o da tabela de temporalidade e a atribuição de categorias de segurança devem funcionar conjuntamente para que se cumpram as três funções da classificação em arquivos: determinar a posição do documento na estrutura organizacional e, consequentemente, sua localização física ou lógica; identificar o conteúdo do documento, de acordo com o assunto a que se refere (função e atividade); e atribuir graus de sigilo. São, na grande maioria dos sistemas existentes, os metadados os responsáveis pela gestão da estrutura, da organicidade dos documentos e dos prazos de guarda e destinação.


Avaliação

compreende um "processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos". Objetiva a redução da massa documental, o aumento do índice de recuperação da informação, a qualidade de conservação dos documentos permanentes, o controle do processo de produção documental, a melhor utilização do espaço físico de armazenamento, o aproveitamento de recursos humanos e materiais, e a garantia de constituição do patrimônio arquivístico da organização.

Com documentos eletrônicos, é comum que as atividades de avaliação e seleção se iniciem juntamente com o ciclo de vida desses documentos, ainda no estágio de produção. Isto porque os requisitos de retenção e destino devem ser configurados ainda na implementação do SIGAD. O potencial de se avaliar e selecionar os documentos arquivísticos depois de cessado o valor primário de utilização dos mesmos inexiste no ambiente eletrônico


Arranjo

"sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido“. O estudo das funções, das atividades e da estrutura da organização produzirá um esquema chamado quadro de arranjo que auxiliará nas atividades intelectuais e físicas de arranjo, realizadas na fase permanente.

O arranjo de documentos eletrônicos, assim como no contexto tradicional, estará intimamente ligado a manutenção da proveniência. Mesmo que o documento não esteja agora disposto em estantes ou gavetas, mas em inventários ou repositórios da memória de um computador, arranjá-lo significa ainda ordená-lo de acordo com as atividades e funções que o geraram.


Descrição "...conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de

conteúdo dos documentos para a elaboração de instrumentos de pesquisa", e, em sua definição de catálogo, define-o da seguinte maneira: "instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica".

A descrição no âmbito eletrônico digital terá três funções: representar o documento; caracterizá-lo (segundo o suporte e a tecnologia utilizada) para posterior conservação e preservação; e localizá-lo dentro da estrutura organizacional. Todo esse processo será possível por meio dos metadados.

Metadados são dados que descrevem atributos de um recurso. Eles suportam um número de funções: localização, descoberta, documentação, avaliação, seleção etc.; Metadados fornecem o contexto para entender os dados através do tempo.


Atividades de referência ou disseminação da informação

Será o ambiente eletrônico o responsável por oportunidades e desafios, realizando as funções arquivísticas que relacionam o acesso e o uso dos documentos. Não necessariamente o pesquisador e o arquivista precisam estar no mesmo local para que haja troca, acesso e utilização de documentos arquivísticos. Será o SIGAD a tecnologia mediadora desse acesso e utilização. Para que ambos os processos ocorram nos moldes e dentro dos princípios arquivísticos, é preciso garantir que a configuração desse sistema esteja voltada para a teoria da arquivologia e esteja engajada em resguardar as características do documento arquivístico eletrônico, através de um plano de classificação, de um processo de captura e descrição seguro e relacionado às normas internacionais, nacionais e às necessidades internas da organização; através de um controle de acesso e de segurança em que se atente tanto aos documentos como aos usuários do sistema.

Fases da Gestão eletrônica de documentos

Consultorias ligadas a Gerenciamento eletrônico Coleta e tratamento Digitalização Indexar Disponibilização e regras de acessoSugestões do CONARQ Produção de documentos eletrônicos Protocolo Destinação Desenvolvimento de um Sistema Informatizado de Gestão

Arquivística de Documentos (SIGAD)

Fases da Gestão eletrônica de documentos

Sugestões do CONARQ após 2011 captura gerenciamento armazenamento distribuição

Preservação digital

Após 1945, um grande volume de informações foram produzidas e disponibilizadas em diferentes formatos, suportes e mídias, período esse chamado por alguns autores de “explosão da informação”. O aparecimento de novas tecnologias, muitas delas relacionadas aos computadores, fizeram surgir questionamentos sobre a preservação da informação produzida e armazenada nesses formatos.

Esse questionamento continuaria nas décadas seguintes, ganhando novos contornos à medida que as novas tecnologias e suportes se atualizavam de forma cada vez mais rápida.

Preservação digital Preservação física: relacionada aos conteúdos

armazenados nos meios de armazenamento e suporte: CD-ROM, DVD, etc.

Preservação lógica: relacionada aos novos formatos para a inserção de dados, novos softwares e hardwares. Compreende atividades de conversão dos formatos originais em novos formatos, pela questão da obsolescência.

Preservação intelectual: compreende mecanismos que garantam a integridade e a autenticidade. Diferentemente do documento impresso, o documento digital é passível de modificação e, portanto, pode perder sua propriedade intelectual.

principais estratégias de preservação digital

Migração“procedimento de transferência do objeto digital para um suporte/plataforma

(podendo abranger hardware, software e formatos) de geração tecnológica subsequente, permitindo que as informações estejam acessíveis ao longo do tempo.” “Exemplos: de um CD-ROM para outro CD-ROM mais novo, de disquete para um DVD; de um formato ultrapassado para um formato mais atual ou para um formato padronizado”.

Emulação“baseia-se na utilização de um software (denominado emulador) que tem a

função de reproduzir o comportamento de um determinado hardware e/ou software em uma plataforma com a qual não era compatível.”“dois tipos: emuladores de sistemas operacionais, com objetivo na reprodução de um sistema operacional por completo, e emuladores de hardware, possibilitando que vários sistemas operacionais e correspondentes aplicações possam ser executados no contexto de um único emulador”


Encapsulamento Consiste em preservar juntamente com o objeto digital toda a informação

necessária e suficiente para suportar o futuro desenvolvimento de conversores, visualizadores e emuladores. Visa a reunir, em conjunto com o recurso digital, todos os elementos que sejam necessários para manter o acesso a ele.

Conservação de hardware e software (preservação da tecnologia) Preservar o contexto tecnológico utilizado originalmente na criação e uso dos objetos digitais que visam ser preservados. Significa que o hardware e software necessários para o acesso e apresentação do objeto digital devem ser conservados, recebendo manutenção constante.


Pedra de Roseta digital Pedra de Roseta: encontrada no Egito em 1799, que permitiu aos paleógrafos Jean- Francois Champollion e Thomas Young decifrarem os hieróglifos egípcios. Consiste em imprimir em papel um conjunto representativo de documentos de texto juntamente com a sua representação binária. No futuro, as regras necessárias para interpretar e migrar os objetos para um novo formato poderiam ser inferidas, comparando os documentos impressos com a sua representação binária.

Arqueologia digital Consiste em resgatar recursos digitais os quais se tornaram inacessíveis pelo resultado da

obsolescência tecnológica e/ou degradação da mídia, não é tanto uma estratégia em si mesma, mas uma substituta para quando materiais digitais ficaram fora de um programa de preservação sistemática.

Reprografia / digitalização

Certificação/ autenticação digital

A aplicação da certificação digital sobre informações registradas em suportes digitais visam garantir a autenticidade, confidencialidade e integridade das mesmas diante de sua reconhecida instabilidade. Para tanto, é necessário o estabelecimento de políticas públicas, diretrizes, programas e projetos específicos, legislação, metodologias, normas, padrões e protocolos que minimizem os efeitos da fragilidade e da obsolescência de hardware, software e formatos.

Para tanto, as transações digitais necessitam da adoção de mecanismos de segurança capazes de garantir autenticidade, confidencialidade, integridade e não-repúdio às informações eletrônicas.


Confidencialidade –é a garantia de que a informação é acessível somente por pessoas autorizadas;

Integridade –consiste em proteger a exatidão e completeza da informação e dos métodos de processamento;

Não –repúdio –o serviço de não-repúdio impede que uma parte envolvida na comunicação venha a negar falsamente a sua participação em qualquer momento da comunicação. Uma das partes pode tentar repudiar seu envolvimento para enganar a outra, alegando, por exemplo, que não teve participação em uma transação bancária. O serviço de não-repúdio deve garantir evidências, durante uma comunicação, que poderão ser usadas em momentos de desacordos entre as partes envolvidas.


certificação digital está o certificado digital, um documento eletrônico emitido por uma terceira parte confiável (Autoridade Certificadora), que associa o nome (e atributos) de uma pessoa ou instituição a uma chave criptográfica pública.

A chave pública é uma cadeia aleatória de bits utilizada em conjunto com um algoritmo que serve para validar uma assinatura realizada em documentos eletrônicos. Quanto maior o tamanho da chave, mais difícil quebrá-la.

um certificado digital (também chamado de certificado de chave pública) é uma ligação entre a chave pública de uma entidade e um ou mais atributos relacionados a esta entidade, armazenados em um arquivo digital. O usuário neste caso pode ser uma pessoa, dispositivo de hardware ou um processo de software.


Apresenta-se sobre o formato x509, (ITU-T) e (ISO/IEC).

Certificação/ Autenticação digital(segurança da informação)

Certificação/ Autenticação digital(legislação)

No Brasil, a Medida Provisória (MP) Nº 2.200-2 com força de lei, de 24 de agosto de 2001 instituíram a Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira (ICP-Brasil) para garantir a autenticidade, a confidencialidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma digital, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Comitê Gestor da ICP-Brasil (CG ICP-Brasil), instituído pela referida Medida Provisória, foi regulamentado pelo Decreto nº. 6.605, de 14 de Outubro de 2008, e terá por finalidade atuar na formulação e controle da execução das políticas públicas relacionadas à ICP-Brasil, inclusive nos aspectos de normatização e nos procedimentos administrativos, técnicos, jurídicos e de segurança, que formam a cadeia de confiança da ICP-Brasil .

Auditoria / cartórios digitais O certificado digital, diferentemente dos documentos utilizados

usualmente para identificação pessoal como CPF e RG, possui um período de validade que pode variar de um até quatro anos, assim como apresenta custos.

Os valores estão atrelados ao período de validade, quanto maior o prazo de validade maior será o valor, e aos tipos de aplicações, tais como, certificado para uso pessoal, pessoa jurídica, sites e ou servidores. A tabela de preços é estipulada por cada AC que faz parte de uma ICP, oportunizando a livre concorrência.

Cabe ressaltar, também, que só é possível assinar um documento, enquanto o certificado é válido. Entretanto, é possível conferir as assinaturas realizadas mesmo após o certificado expirar.

Renovação ou revogação do certificado, caso haja problemas ou especificidades relacionadas a chave pública ou privada.

Valor e aplicabilidade aos documentos digitais.

Repositórios digitais

Os repositórios digitais surgiram a datar da Iniciativa dos Arquivos Abertos – Open Archives Initiative (OAI) e do Movimento de Acesso Livre (Open Access), tornando-se atores importantes na dinamização do processo de comunicação científica e sendo utilizados por instituições de ensino e pesquisa para a preservação da memória institucional a partir do autoarquivamento de diversas tipologias documentais.

podem ser entendidos também como ambientes informacionais de arquivo, uma vez que dispõem dos elementos fundamentais para o desenvolvimento das práticas arquivísticas, configurando-se como uma possibilidade de atuação do arquivista no ambiente digital.

Repositórios digitais

Repositórios mais utilizados:

Eprints(http://www.eprints.org) Fedora(http://fedoraproject.org) DSpace (http://dspace.org) Archivematica (https://www.archivematica.org/) ICA-ATOM (https://www.accesstomemory.org/pt/)

http://www.eprints.org/

http://dspace.org/

https://www.archivematica.org/



Workflow

workflow é a tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e potencializando-os, por meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia.

consiste em um facilitador computadorizado ou automático de um processo de negócio, em parte ou no todo. Sendo assim, pode-se definir workflow como automatização de processos

no workflow, a ênfase é dada ao processo, sendo ele o meio pelo qual a informação será processada.

o workflow tem como objetivo orientar o fluxo de documentos e de tarefas, permitindo que várias pessoas trabalhem com o mesmo arquivo ou documento.

Workflow

Enterprise Content Management – ECM: conjunto de tecnologias utilizadas para gerência do ciclo de vida das informações não-estruturadas de uma empresa, contemplando as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, descarte, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento.

e-ARQ Brasil (2006, p. 56) apresenta os "requisitos de uma ferramenta de workflow adaptada às necessidades arquivísticas", que compreende Tramitação e Fluxo de Trabalho. Aponta requisitos dos casos em que um SIGAD inclui recursos de automação de fluxo de trabalho (workflow), isto é, abrange funções para controle do fluxo de trabalho e atribuição de metadados para registro da tramitação dos documentos, incluindo o status do documento (minuta, original ou cópia).

workflow

Agorum core (http://www.agorum.com)É um Sistema de Gestão Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela empresa Alemã Agorum Software GmbH. Disponibiliza duas versões: Agorum Core OS e Agorum Core Pro. estruturadas em módulos: workflow, Share, Arquivo e-mail, Metadados e outros. Alfresco (http://www.alfresco.com)Caracteriza-se por ser um Sistema Gerenciador de Documentos que possui três funcionalidades principais: Gestão Documental (DMS), Gestão de Conteúdo Web (CMS) e Colaboração (Share). KnowledgeTree (http://www.knowledgetree.com/pt)Trata-se de um software de Gestão Documental (DMS) open source capaz de ligar pessoas, ideias e processos.

http://www.agorum.com/

http://www.alfresco.com/

http://www.knowledgetree.com/pt

workflow Maarch (maarch.com/) É um Sistema de Gestão Documental (DMS) open source desenvolvido

pela empresa francesa Maarch SAS. Caracteriza-se por ser um conjunto de ferramentas e soluções para gestão e arquivamento de documentos. é composta por módulos funcionais tais como: gestão de arquivos físicos; gestão de documentos; exportação de arquivos em dispositivos ópticos; digitalização; importação de arquivos; workflow;

Owl Intranet (www.doxbox.ca/) um Sistema de Gestão Documental (DMS), porém, tem como principal

aplicação um repositório de documentos multi-usuário (knowledgebase) escrito em PHP. É voltado para a publicação de arquivos e documentos web em grandes e pequenas empresas, bem como em corporações on-line.

Nuxeo (www.nuxeo.com/) caracteriza-se por ser um dos softwares de mais fácil instalação e

operação que permitem gerenciar a documentação em meio eletrônico.

http://www.doxbox.ca/

conclusão

Ao se abordar estratégias relacionadas a Gestão eletrônica de documentos, esta oficina volta-se para o despertar dos arquivistas, sobre o seu papel enquanto profissionais gestores da informação, independente do meio, suporte ou formato em que se apresenta. O desenvolvimento de estudos nesta área, e paralelamente à divulgação de seus resultados, permite que os profissionais da informação acompanhem as evoluções impostas pela tecnologia, tendo ciência dos desafios que permeiam seu campo de trabalho.

Bibliografia DORNELES, S. L. ; CORREA, R. F. . Gestão de Documentos Digitais em Aplicações

de Certificação Digital. Informação Arquivística, v. 2, p. 3-31, 2013. FERNAL, A. ; VECHIATO, F. L. . Repositórios digitais como ambientes de atuação do

arquivista: um estudo dos princípios arquivísticos e da preservação digital nesse contexto. Informação@Profissões, v. 2, p. 103-122, 2013.

LAMPERT, S. R. ; FLORES, D. . As funções de produção, classificação e avaliação de documentos arquivísticos no software Nuxeo Document Management. Informação Arquivística, v. 2, p. 41-64, 2013.

LAMPERT, S. R. ; FLORES, D. . Os Sistemas de Workflow em Arquivística: a identificação dos modelos e a análise das ferramentas. Perspectivas em Ciência da Informação (Impresso), v. 15, p. 216-232, 2010.

NEGREIROS, L. R.; DIAS. E. J. W. A prática arquivística: os métodos da disciplina e os documentos tradicionais e contemporâneos. Perspectiva da Ciência da Informação. v.13, n.3 set./dez, 2008.

SCHAFER, M. B. ; CONSTANTE, S. E. . Políticas e estratégias para a preservação da informação digital. PontodeAcesso (UFBA), v. 6, p. 108-140, 2012.

SANTOS, V. B. . Gestão de documentos arquivísticos eletrônicos: o caminho percorrido pela administração pública brasileira. Cadernos de História, v. 14, p. 9-31, 2013.

http://lattes.cnpq.br/9640543272532398

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Obrigado pela atenção

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