Oficina preservação digital Módulo 2

Oficina preservação digital

Módulo 2: Preservação digital: principais características e elementos

de identificação

Roteiro do segundo módulo:

• Preservação digital na gestão eletrônica dedocumentos.

• Características “arquivísticas” a seremconsideradas no processo de preservação dadocumentação e informação digital.

• Metadados: identificação e principais iniciativas.

• Suportes trabalhados para a preservação digital.

• Formatos de objetos digitais.

Preservação digital na gestão eletrônica de documentos.

• As novas tecnologias da informação trouxeram grandesdesafios para os arquivos, especialmente a utilizaçãodos computadores que agilizou o processo deprodução de documentos e tornou mais dinâmicos oacesso e o uso dos mesmos. Por outro lado,intensificou-se a reprodução e a produção indevida dedocumentos e o armazenamento e a preservaçãotornaram-se preocupações constantes na pauta daarquivologia. A automação dos arquivos, ou seja, aimplementação de computadores à prática arquivística,tornou o trabalho na área mais ágil, porém, maiscomplexo.

WORD

1983 2012

• Sistema operacional WINDOWS

Windows 2.0 (1987) Windows 8 (2012)


• A partir dos anos 1970/1980 surgimento doGerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), quese constitui em uma ou mais tecnologias aplicadas nagestão de documentos, abrangendo tarefas para a suacriação, acesso, tramitação e/ou destinação. Taistecnologias direcionam-se tanto a documentosconvencionais quanto eletrônicos e digitais.

• De acordo com o CONARQ (2011, p.10) “conjunto detecnologias utilizadas para organização da informaçãonão-estruturada de um órgão ou entidade, que podeser dividido nas seguintes funcionalidades: captura,gerenciamento, armazenamento e distribuição.”


• “O gerenciamento arquivístico de documentoseletrônicos se constitui hoje no maior desafio dacomunidade arquivística em todo o mundo. Aspeculiaridades dos documentos em suportesmagnéticos e digitais têm suscitado uma série dequestionamentos sobre as práticas arquivísticasadotadas até o advento desse tipo de informação,bem como sobre os fundamentos teóricos que aspermeiam. (RONDINELLI, 2004 apud Shafer eConstante, 2012). “

Características “arquivísticas” a serem consideradas no processo de preservação digital

• “Documento arquivístico é um conjunto dedados estruturados, apresentados em umaforma fixa, representando um conteúdoestável, produzido ou recebido por pessoafísica ou jurídica (pública ou privada), noexercício de uma atividade, observando osrequisitos normativos da atividade à qual estárelacionado, e preservado como evidência darealização dessa atividade (SANTOS, 2014)”


• Fixidez

“A transmissão de uma informação dodocumento está vinculada ao conteúdo em si,mas, também, à sua disposição (apresentação)formal. No mundo digital o documento tendea não apresentar fixidez. É, portanto,necessário agir no sentido de garantir que osdocumentos arquivísticos institucionaisapresentem esta característica.”


• Organicidade

“conjunto de relações que um documentopossui com os demais documentos vinculadosa uma mesma atividade e, também, em nívelmacro, com o fundo ao qual faz parte. Essacaracterística é uma das principais diferençasentre os documentos arquivísticos e outrosregistros informacionais.”


• Naturalidade

“Os documentos arquivísticos não são coletadosartificialmente, mas produzidos e recebidosem um processo natural vinculado aosinteresses da instituição e à conformidadelegal de seus atos, e são assim acumulados. Éenfaticamente aconselhada a utilização demodelos de descrição arquivística .”


• Unicidade• “O documento arquivístico é único em sua função

e na relação orgânica com os demais documentosda ação na qual está envolvido. Mesmo quepossua várias vias ou cópias, se cada uma exerceuma função única vinculada à sua produção e usopela instituição e ao seu vínculo com outrosdocumentos relativos a uma mesma atividade,está respeitada a unicidade. Não significa quenão existem cópias, mas que se cada uma temuma finalidade, elas são únicas. “


Autenticidade:• Controle do processo de criação, manutenção e custódia do

documento arquivístico, o que, em análise inicial, evitariasua alteração não autorizada. Envolve preponderantementea relação do documento com o produtor e sua capacidadede ser utilizado para os fins de sua criação.

• os documentos são o que aparentam ser (perceptível pelosseus elementos identificadores) e não foram alterados.

• integridade (encontra-se completo e não sofreu alteraçãonão autorizada ou não documentada) e identidade(características que identificam o documento de formaúnica, distinguindo-o dos demais) .

• Diplomática contemporânea.

Metadados: identificação

• Metadados são dados que descrevem atributos de umrecurso. Eles suportam um número de funções: localização,descoberta, documentação, avaliação, seleção etc.;

• Metadados fornecem o contexto para entender os dadosatravés do tempo.

• Utilizados para a descrição, que servirão tanto ao suporte, ouseja, o meio pelo qual o documento é disposto, quanto aoconteúdo.

• Preservar a proveniência do documento eletrônico;resguardar as características da forma e do suporte datipologia dos documentos; recuperar a sua relação orgânica eseu contexto de produção; definir os responsáveis (pessoasfísicas ou jurídicas) pela produção do item; e descreversinteticamente o conteúdo.

Metadados: identificação

• A primeira categoria, metadados do sistema eletrônico,consiste em dados que descrevem o sistemaoperacional, o programa que gera os documentos, alocalização física dos documentos no sistemaeletrônico (...) A segunda categoria, metadados dosdocumentos, por outro lado, consiste em dados quecolocam o documento dentro do seu contextodocumentário e administrativo no momento da suacriação (...) Em alguns sistemas eletrônicos, tais dadossão armazenados no dicionário de dados; em outrossão reunidos num perfil do documento anexado aodocumento arquivístico.

Metadados: principais iniciativas

Metadata Requirements Project (< http://www.archimuse.com/papers/nhprc/BACartic.html >)

• iniciativa desenvolvida na University of Pittsburgh, que propõe um modelode referência para intercâmbio de registros visando à preservação digitalno contexto dos negócios. O conjunto de metadados definido possibilitaacesso seguro a documentos de transações comerciais e, portanto, lhesatribui valor de prova legal, por um longo período de tempo. módulosfuncionais: organização, sistemas, aquisição de registros, utilização emanutenção.

Dublin Core Metadata Initiative• Metadados criados automaticamente para que não se tornem ambíguos

em função de alterações no ambiente da instituição. i) termos básicospara descrição, como: nome, etiqueta de identificação, identificador Web,definição etc. ii) termos de descrição adicionais, como: comentário,referências, domínio, versão, dentre outros; e iii) termos para definição decontexto, como: esquemas de vocabulário, sintaxe de esquemas declassificação, classes, vocabulário de tipos, dentre outros

Metadados: principais iniciativas

Preservation Metadata for Digital Collections Initiative• Baseado no OAIS, projeto da National Library of Australia que

objetiva manipular, para fins de preservação, coleções edocumentação de bibliotecas, arquivos de publicações digitais on-line, publicações digitais e coleções (digitais ou analógicas) deáudio, coleções de textos e imagens.

Metadata Encoding and Transmission Standards• Também baseado no OAIS, desenvolvida pelo Network

Development and MARC Standards Office da U.S. Library ofCongress, se fundamenta no padrão OAIS e propõe um padrão demetadados em formato Extended Markup Language (XML) paragerenciar coleções de objetos digitais. Esté é um padrão paracodificação descritiva, administrativa e estrutural de metadadosque foi especificamente criado para bibliotecas digitais.

Suportes trabalhados para a preservação digital: documentos eletrônicos e digitais

• Documento digital: “documento codificado em dígitos binários,acessível por meio de sistema computacional”

• documento eletrônico: “gênero documental integrado por documentosem meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentoseletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentosdigitais.”

• Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos: documento eletrônico éacessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico(filmadora, computador, videocassete), podendo ser registrado ecodificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já umdocumento digital é um documento eletrônico caracterizado pelacodificação em dígitos binários e acessado por meio de sistemacomputacional.

• Todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documentoeletrônico é digital.

• Documento híbrido: possui parte em analógico e parte em digital.

Suportes trabalhados para a preservação digital

• Discos magnéticos ou disquete: corresponde a um disco dematerial flexível, coberto por uma superfície magnética,recoberto por uma capa de plástico ou vinil, utilizado parao armazenamento de dados. Foi inventado em 1971, epossui como termo equivalente em inglês a expressão“floppy-disk”, que significa disco flexível. essa ferramentafoi o principal dispositivo de armazenamento utilizado nosmicrocomputadores entre o final dos anos 70 e início dosanos 90. Pode ter o tamanho de 3,5 polegadas comcapacidade de armazenamento de 720 KB (DD = DoubleDensity) até 2,88 MB (ED = Extra Density), embora o maiscomum seja 1,44 MB (HD = High Density), ou 5,25polegadas, com armazenamento de 160 KB (Single Side) até1,2 MB (HD).



• CD-R (CD-Recordable): é um disco fino, elaborado compolicabornato, que utiliza a tecnologia Dye-based.Corresponde a um sistema baseado em alterações dascaracterísticas de um tipo de tinta, que é utilizado paraa gravação de dados e músicas. A tecnologia dye-basedestrutura o CD-R em cinco camadas: a primeira é umacamada de proteção, que rotulamos o CD-R; a segundacamada é o “lacquer”; a terceira é a liga metálica,camada reflexiva; a quarta camada é a “dye layer”,onde são gravados os dados; e a quinta camada é a depolicarbonato.

• CD-RW: permite ao utilizador gravar e regravar osdados.



• Fita DAT (Digital áudio Tape); DDS (Digital DataStorage) e AIT (Advance Intelligent Tape):correspondem a unidades de armazenamentode dados informáticos. Essas fitas são“unidades com grande capacidade dearmazenamento, podendo chegar a mais de700 GB em uma única unidade. Sãonormalmente utilizadas para backup dedados”.



• DVD (Digital Versatile Disc): corresponde a um tipo de disco paraarmazenamento de mídias digitais. Surgiu da união de dois formatos: oMMCD (Multi Media Compact Disc) e o SD (Super Density Disc) e foiinicialmente denominado de DVD Consortion e DVD Forum. Essematerial pode armazenar até 17GB, em uma única mídia.

• Digital Video Disc Random Access Memory (DVD-RAM): graváveldomesticamente ou em empresas permite acrescentar ou apagardados mesmo após a finalização da gravação. A capacidade dearmazenamento para de um DVD-RAM varia de 4.7 GB (camadasimples) a 8.5 GB (camada dupla).

• Digital Video Disc Read-Only Memory (DVD-ROM): é utilizado paragravação de vídeos e outros documentos;

• Blu-ray Disc ou DVD Blu-Ray: disco óptico utilizado para vídeo e áudioem alta definição, e também para foto. Sua capacidade varia de 25 GB(camada simples) a 50 GB (camada dupla).



• USB Flash Drive (Pen drive): são dispositivoseletrônicos de armazenamento constituídopor uma memória flash, tem uma ligação USBque permite sua conexão a uma porta USB deum computador. A capacidade dearmazenamento varia entre 64MB a 64GB.


• Disco rígido: corresponde a um dos principais dispositivos paraarmazenamento de dados no computador. Estruturalmente, osdiscos rígidos são “feitos de metal (normalmente alumínio) em vezdo mylar ou plástico flexível, usado na fabricação dos disquetes”.Apresenta grande capacidade de armazenamento de dados, quepode chegar a 500GB em uma única unidade.

Formatos de objetos digitais

• PDF (Portable Document Format): Desenvolvido pela AdobeSystems em 1992, atualmente o formato PDF é um padrão abertopara troca de documentos eletrônicos mantido pela ISO 32000.Quando se converte documentos, formulários, ilustrações e páginasda Web em PDF, eles ficam com a aparência exata que terão seforem impressos. Ao contrário dos documentos impressos, osarquivos PDF podem conter links e botões em que se pode clicar,campos de formulário, vídeos e áudio. Também podem incluir umalógica usada para automatizar processos corporativos de rotina. Umarquivo PDF compartilhado pode ser lido por todos com o softwaregratuito ou o aplicativo para dispositivos móveis.

• PDF/A: também conhecido como ISO 19005-1, é um derivado doPDF, com restrições e algumas pequenas adições que tornam umPDF confiável e adequado para armazenamento e leitura por longosperíodos de tempo.


• ASCII (American Standard Code for InformationInterchange):desenvolvido nos anos 1960, código binário usado pararepresentar textos em computadores, equipamentos de comunicação,entre outros dispositivos que trabalham com texto.

• Optical Character Recognition (OCR) : tecnologia que permiteconverter tipos diferentes de documentos, como papeis escaneados,arquivos em PDF e imagens capturadas com câmera digital em dadospesquisáveis e editáveis.

• Joint Photographic Experts Group (JPEG): desenvolvido em 1983,permite comprimir um arquivo e obter como resultado final umaimagem com qualidade razoável e pequena em tamanho. A relaçãoentre qualidade e tamanho da imagem diferencia o JPEG dos outrosformatos, porque facilita o armazenamento e distribuição de arquivos.

• DOC: arquivo de tratamento de texto do pacote Microsoft Office.• Txt (arquivos de texto); XLS (planilhas excell); mdb (arquivos access)


• MP3 (MPEG-1/2 Audio Layer 3): comercializado desde 1995, ebaseado nas normas ISO/IEC 13818-3 e ISO/IEC 11172-3, é umformato de compressão de aúdio, que permite armazenarmúsicas e arquivos de áudio no computador em um espaçorelativamente pequeno, mantendo a qualidade do som.

• MP4 (MPEG-4 Part 14): baseado no padrão ISO/IEC 14496-14,é um padrão que tem arquivos exclusivamente de áudio(.m4a) e outros que trazem vídeo (.m4v, .m4p) em boaresolução.

• FLAC (Free Lossless Audio Codec) criado por Josh Coalson, éum formato de compressão, se aplicado ao master áudio(arquivo original da gravadora) garante uma cópia perfeita damúsica, mantendo todos os detalhes do arquivo original porser um método de compressão sem perdas.

http://en.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_13818-3

http://en.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_11172-3


• Audio Video Interleave (AVI): disponível desde1992, formato encapsulador de áudio e vídeocriado pela Microsoft cuja extensão oficial é .avi ,formato esse conhecido pela maioria das versõesdo Windows.

• Windows Media Video (WMV), conjunto deformatos de vídeo desenvolvidos pela Microsoft,concorrente do realaudio e quicktime.

• WAVE form audio format (WAV) formato-padrãode arquivo de áudio da Microsoft e IBM paraarmazenamento de áudio em PCs.

http://pt.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Windows

http://pt.wikipedia.org/wiki/Microsoft

http://pt.wikipedia.org/wiki/International_Business_Machines

http://pt.wikipedia.org/wiki/Computador_pessoal


• SWF (Shockwave Flash): formato de arquivo de aplicaçõesweb, criado pela Macromedia, atualmente adquiridapela Adobe. Tem por característica suportar conteúdomultimídia, além de ser relativamente leve, usadoextensivamente na Web para inserir conteúdo multimídia emsites. O formato também é utilizado para desenvolveranimações e gráficos em outros meios, como filmes em DVD eanúncios de televisão.

• Tagged Image File Format (TIFF/ bitmap):criado em 1986, éum formato de arquivo raster (baseado na definição porpixels) para imagens digitais, usado extensamente emaplicações de manipulação de imagem tais comoPhotoshop, DTP e scanners e também muito utilizado para ointercâmbio de imagens entre diferentes plataformas.

http://pt.wikipedia.org/wiki/Macromedia

http://pt.wikipedia.org/wiki/Adobe_Systems

http://pt.wikipedia.org/wiki/DVD

https://www.google.com.br/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0CB0QFjAA&url=http://pt.wikipedia.org/wiki/Tagged_Image_File_Format&ei=vJCAVLfhEYOpNvjQgLAM&usg=AFQjCNHZOWFRkFbpO5CCgisQ3Uj2oGnTzA&bvm=bv.80642063,d.eXY

http://pt.wikipedia.org/wiki/Raster

http://pt.wikipedia.org/wiki/Photoshop

http://pt.wikipedia.org/wiki/DTP

http://pt.wikipedia.org/wiki/Scanner


• HTML (HyperText Markup Language): Consisteem uma linguagem de marcaçãoutilizada para produção de páginas na web,que permite a criação de documentos quepodem ser lidos em praticamente qualquertipo de computador e transmitidos pelainternet.

Technology

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