Prêmio MAKE Award 2009

Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

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www.documentar.com.br

Gestão do Conhecimento

O Case DOCUMENTAR

Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento

Ângela Guimarães

Diretora


A Documentar

.

.


Corporativo

Organização de Documentos

2007/09

2006

2000

1995

1985

Modelagem de Processos e Normatização

Gestão física e eletrônica de conteúdos informacionais

corporativos

Mais de 24 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos e Informação

Carteira constituída por grandes clientes, com atuação em todo o território Nacional Empresa inovadora e precursora nesse segmento com Metodologia e Competência reconhecidas pelo mercado Empresa Reconhecida -

2008 Entre as 200 maiores empresas

brasileiras de TI – Info Exame Entre as 200 maiores empresas

do segmento PME – Revista Exame PME

Mais de duzentos funcionários, profissionais diversas áreas do conhecimento


Referências

Secretaria de Estado de Desenvolvimento

Econômico

http://www.brasilcenter.com.br/index.html

http://images.google.com.br/imgres?imgurl=http://candyaddict.com/blog/candy_images/nestle_logo.jpg&imgrefurl=http://candyaddict.com/blog/tag/wonka/&usg=__vQ8gke24HVLdV-azivqx363c5mI=&h=241&w=238&sz=26&hl=pt-BR&start=2&um=1&tbnid=pBAJyPD3aU41YM:&tbnh=110&tbnw=109&prev=/images?q=nestle+logo&um=1&hl=pt-BR&sa=X

http://www.desenvolvimento.mg.gov.br/index.php?option=com_artbanners&task=clk&id=22


Referências


Alguns Projetos

BPO Embratel Samarco

P3P Vale Banco Fidis Petrobras

RSUD

Processos Sest/Senat Samarco GC Sanofi Votoratin Belgo

Mineira CCEE Banco Itaú

S. Normativo BNDES Petrobras

Materiais Petrobras RH Banco Itau Petros

Taxonomia Deten Quimica Vale Rede Globo Sest/Senat SEDE Sanofi

GD/GI Açominas Ambeve

Jurídico e Financeiro

Deten Química Sest/Senat Ferrous Fiat

Comunicação Samarco GD Sanofi Samarco P3P Belgo Mineira Andrade

Gutierrez SENAC -SP SEDE BDMG Jurídico


Reconhecimento



A Documentar em 2006

.

Modelagem de Processos

e Sistemas Normativos

Gestão física e eletrônica de conteúdos

informacionais corporativos

21 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos

Carteira constituída por grandes clientes


Corporativo

Organização de Documentos

Prestação de serviços de Consolidação de Sistemas Normativos, Modelagem de Processos de Gestão de Documentos e Gestão da Informação

Empresa visionária e precursora nesse segmento

Metodologia reconhecida pelo mercado

DESAFIO?

2007/09

2006

2000

1995

1985



Equipe Interdisciplinar

Grande volume de projetos

Dispersão geográfica da equipe

Necessidade de investir na maior integração e colaboração entre os membros da equipe

Necessidade de se registrar as INFORMAÇÕES relacionadas ao conteúdo dos Projeto Técnicos já executados, de forma a possibilitar a reutilização a partir de uma recuperação mais precisa, ágil e integrada;

Necessidade de administrar o CONHECIMENTO Organizacional Necessidade de desenvolver uma nova área de NEGÓCIO

O que motivou?



Desenvolver continuamente a cultura de produção, registro, compartilhamento e gestão do conhecimento técnico-tecnológico

Internalizar na rotina e na cultura empresarial o processo de inovação

.

.

.

Objetivos Estratégicos

Ação Estratégica

PLANEJAMENTO ESTRÁTÉGICO DOCUMENTAR

2006

1

2



Ações

implantação, em outubro de 2006, da Unidade de Gestão do Conteúdo e do Conhecimento – UGC sob o comando de uma das sócias da empresa.

Desenvolvimento do Planejamento Estratégico da Unidade, definido Objetivos e metas para os próximos 03 anos.

Definição dos projetos e atividades a serem implantados, com base nos objetivos e metas definidos, nas necessidades identificadas e nos critérios do “Prêmio Make”.

Implantação da “Intranet Documentar”, como um ambiente de colaboração, compartilhamento do conhecimento e acesso à informações relevantes para as atividades profissionais.



Acesso e reutilização das informações

geradas em projetos já executados

Registro e compartilhamento do conhecimento interno e externo

Registro e compartilhamento

das lições aprendidas

Efetivação do processo

colaborativo

Potencialização da geração de inovação

de valor

Fomento e criação de novos

conhecimentos

Otimização da inteligência corporativa

Objetivos da GC



Prêmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise - de excelência em Gestão do Conhecimento, avalia, através de seus critérios, se uma organização:

1. Estabelece uma

cultura

corporativa de

Gestão do

conhecimen

to

2. Cria,

mantém e

oferece

suporte à

Gestão do

Conhecimen

to.

3. Maximiza o valor do

capital intelectual

4. Desenvolve

e entreg

a conhecimen

to baseado em produtos e

serviços

5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento

de conhecimen

tos

6. Cria e manté

m uma

cultura

corporativa de

aprendizado contín

uo

7. Gerencia o

conhecimento do cliente para aumentar a fidelidade e valor

para o mesm

o

8. Gerencia o

conhecimen

to para gerar valor

ao acioni

sta

Foco – Critérios MAKE



1. Estabelece uma cultura corporativa de Gestão do conhecimento

Concurso para criação do Logo e Slogan da UGC Medalha de honra Concurso para criação do Logo e Slogan para Intranet Cartão de agradecimento

Atende RH (Canal de comunicação entre a empresa e os colaboradores)

Notícias Gerais Conhecimento Qualidade Dicas

FAQS Desenvolvimento do Plano de Carreira

Política de participação em eventos, seminários e congressos

UGC“Disseminando

Informação colhendo conhecimento”

Intranet Documentar

“Espaço para integração, conexão

e colaboração”

Medalha de honra

A GC na DOCUMENTAR



2. A Administração cria, mantém e oferece suporte à Gestão do Conhecimento.

Planejamento estratégico da

Documentar

Criação da Unidade de Gestão

de Conteúdo e Conhecimento,

dirigida por uma das sócias da

empresa .

.

.

A GC na DOCUMENTAR



3. Maximiza o valor do capital intelectual Desenvolvimento do Plano de Carreira: cargos existentes na empresa, hierarquia, atribuições, competências e qualificações necessárias e os critérios de promoção.

Mapeamento de competências Programas de capacitação Programas de integração com

clientes Definição e Construção de

Processos, Padrões e Metodologias

Implementação de um processo contínuo de gestão de redes de relacionamento

Desenvolvimento da tecnlogia i4BS

Capital Intelectual

Capital Estrutural

InovaçãoPantentesMarcas

Processo

s

Capital Humano

Capital de Relaciona

mento

Network

A GC na DOCUMENTAR



4. Desenvolve e entrega conhecimento baseado em produtos e serviços

com o envolvimento de todas as áreas da empresa, com o intuito de desenvolver estudos de viabilidade e implementação de de produtos/serviços e melhorias a partir da contribuição de idéias dos colaboradores.

Gestão da Inovação e desenvolvimento de novos produtos

Desenvolvimento contínuo de novos produtos com base na observação das demandas do mercado e solicitação dos clientes

A GC na DOCUMENTAR

Projeto Banco de Idéias – “INOVANDO COM SUAS IDÉIAS”



I4BS Web/WebPart:

• Busca por Dossiê Eletrônico

• Busca pela Estrutura de Pastas

• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).

• Busca Avançada• Busca por

Perspectivas (Taxonomias)

• Busca por Tipo de Documento

I4BS Web/WebPart:

• Busca por Dossiê Eletrônico

• Busca pela Estrutura de Pastas

• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).

• Busca Avançada• Busca por

Perspectivas (Taxonomias)

• Busca por Tipo de Documento

Desenvolvimento da Base do Conhecimento Organização do conhecimento interno vinculado aos projetos realizados Organização do conhecimento interno e externo com conteúdos de

interesse da empresa

5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento de conhecimentos

A GC na DOCUMENTAR



5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento de conhecimentos

Criação do Alerta de RevistasCriação do Notícias do Conhecimento (Boletim Interno) Implementação de práticas de interação e socialização dos

colaboradores

A GC na DOCUMENTAR

Desenvolvimento da Intranet: Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do

Conhecimento Criação de canais de comunicação Aperfeiçoamento dos processos de interação e comunicação interna

Tecnologias utilizadas

INTRANET DOCUMENTAR

http://intranet2.documentar.com.br/



Programa Capacitar (Investimento na formação técnica e comportamental da equipe)

IntegraçãoFormação básica Formação operacionalCircuito do conhecimento Formação de sucessores Convênios com Instituições

6. Cria e mantém uma cultura corporativa de aprendizado contínuo

A GC na DOCUMENTAR



7. Gerencia o conhecimento do cliente para aumentar a fidelidade dos mesmos e valor ao cliente

Site Documentar: Maior usabilidade e melhoria na recuperação das informações, com a inclusão de:

Banco do Conhecimento Noticias e Destaques Documentar Versões em português e inglês Blog Corporativo Documentar

Envio de Notícias de interesse (personalizado

Inteligência Competitiva

Base de dados Comercial

Pesquisa de satisfação do cliente

Metodolgia de Gerenciamento de Projetos

Gestão de Cases

A GC na DOCUMENTAR

http://www.documentar.com.br/



8. Gerencia o conhecimento para gerar valor ao acionista

Registro das Metodologias relacionadas aos vários produtos

Documentar

Ampliação do portfólio de serviços Desenvolvimento da tecnologia

i4BS

A solução i4BS é uma tecnologia que disponibiliza serviços automatizados para gerenciamento, busca e disseminação seletiva de informações, que podem ser integradas a soluções de BPMS e Portal.

Com a solução i4BS já foram desenvolvidos produtos específicos: gestão de dossiês de empregados; gestão de documentos jurídicos; gestão de processos de concessão de créditos, entre outros.

A GC na DOCUMENTAR



A INTRANET DOCUMENTAR



Biblioteca de Links Gestão Terminológica:

Glossário Técnico Taxonomia Corporativa

Ambiente e práticas de compartilhamento do conhecimento

A INTRANET DOCUMENTAR



Alguns Números

Número de usuários cadastrados atualmente na Intranet: 265

Últimos números de acessos mensais:1535 em julho998 em agosto1276 em setembro

NC já publicados: 438 – 1a. Publicação: 28/02/07

Número de colaboradores que já se apresentaram: 18 – desde 17/11/2008

Número de documentos na Base do Conhecimento: 18.600

http://nowisgone.com/wp-content/uploads/2007/09/scales.jpg



Alguns Números

Circuito do Conhecimento: 9 edições e 22 documentos publicados na Intranet este ano

Número de trabalhos aprovados em eventos/periódicos neste ano: 6

Número de termos na taxonomia Documentar: 253 termos, sendo 23contribuições de colaboradores neste ano

Número de recursos incorporados à Intranet no mês de setembro: 4 (Agenda de recursos, Padrões de documentos de projetos, Reservas de salas e Controle de tarefas da UGC)

Funcionalidades da Intranet atualmente: 70 entre repositórios de documentos e sistemas

Eventos Mapeados e divulgados em 2009 (cursos, palestras, congressos): 81



Media de atendimentos realizados por mês: 1º. Trimestre do canal de atendimento: 358 consultas/média de 1,08 consulta

por funcionário (somente dúvidas e questionamentos dos processos já instalados).

Último trimestre do canal de atendimento: 261 consultas /média 1,08 consulta por funcionário (dúvidas e questionamentos de processos já instalados e dos novos processos - Plano de Cargos e Salários, Avaliação de Desempenho e Convênios) .

Numero de melhoria em processos/produtos realizados antes e após a implementação: A área de RH atualmente tem 23 processos de trabalho. 60% dos processos

foram revisados em função da implementação da prática. Tempo médio de solução de problema antes e após da implementação da prática; Os problemas eram solucionados em um prazo médio de 10 dias. Desde a

implantação do canal são solucionados em 2 dias. As respostas fora de prazo não chegam a 1%

FAQs geradas (Reuso da informação). 35 FAQs 8 revisões no Manual do Empregado

Dados do Atende RH

Alguns Números



Desenvolvimento da Base do Conhecimento ( reuniu, em uma base única, o conteúdo relevante e atual para o negócio) com crescimento de 400% de acessos mensais.

Reutilização de conteúdos já registrados em projetos da empresa, verificado através do crescimento de de 300% do número de acessos, por usuário, as informações disponibilizadas na Intranet.

Fomento à criação e disseminação do conhecimento de interesse organizacional, com crescimento de 220% de participação após a implantação das praticas de incentivo a gestão do conhecimento na empresa.

Aumento em 33% a taxa de novas visitas ao site da Documentar, possibilitando novos contatos, clientes e parcerias.

Alguns Números

http://nowisgone.com/wp-content/uploads/2007/09/scales.jpg



Proteção do conhecimento organizacional

Maior integração da equipe

Redução de retrabalho

Fomento à criação e disseminação do conhecimento

Automação do processo de registro e recuperação de informações

Promoção e fomento ao debate e a análise de novas práticas

Incentivo ao processo de inovação

Elaboração da Linha de atuação “Gestão do Conhecimento”

Agilidade e precisão na tomada de decisão

Resultados



Depoimentos

“O processo de Gestão do Conhecimento implantado na Documentar realmente agregou muito valor ao nosso dia-a-dia. A forma com que foi implantado

despertou/incentivou a cultura do compartilhamento de conhecimento de forma padronizada e estruturada, possibilitando a recuperação rápida e precisa das

informações, por qualquer funcionário, indiferente do projeto ou região que estiver trabalhando. As iniciativas da UGC encurtaram às distâncias geográficas entre a

Documentar e seus funcionários além de potencializar a formação dos nossos talentos internos.”

Renata Melo – Gerente de Gestão de Pessoas

“Depois da estruturação de nossa Intranet pude perceber como melhorou o compartilhamento e disseminação de informações empresa-colaborador-empresa. A UGC está fazendo um excelente trabalho! As notícias, a Base de Conhecimento, os links, os eventos, ou seja, toda informação útil para nossa atuação é compartilhada

gerando conhecimento, isso nos diferencia e qualifica perante o mercado e os clientes”.Elaine Pinto – Gerente Regional de Vendas

UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.



Depoimentos


“A utilização da Intranet foi muito importante para o Sistema de Gestão da Qualidade pois permitiu, de uma maneira muito simplificada, a gestão, o controle e a publicação de toda a

documentação e registros exigidos pela NBR ISO 9001/2008.

Uma das maiores dificuldades encontradas pelo Escritório da Qualidade era a manutenção dos documentos atualizados no sistema de gestão anterior - SIS. Qualquer atualização e publicação necessárias eram de responsabilidade da TI da empresa, o que nos deixava

“presos”. Agora, com a Intranet (SharePoint), o próprio Escritório da Qualidade faz todas as publicações e alterações. Além disso, temos a garantia de que todos os usuários da Empresa

tem acesso ao nosso conteúdo de maneira simples!”Ana Rita Garcia – Consultora e Representante da Direção na Gestão da Qualidade

“Tive a oportunidade de acessar a Intranet da empresa em que um amigo meu trabalha e pude comparar e notar algo que me deixou feliz, ele tem um limite de acesso enquanto

aqui na intranet da Documentar temos mas conteúdos ; informação, dicas etc. e podemos assim acompanhar o crescimento da empresa da qual faço parte . E recebi o cartão de

contribuição/participação. Parabéns pelo crescimento e sucesso.”Elaine do Vale Vasconcelos – Auxiliar Técnico



Ângela Rodrigues de Araújo Guimarã[email protected]@documentar.com.br

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Obrigada!!!

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Technology

Prêmio MAKE Award 2009