Simplicidade Cgd Dez 2007

Simplicidade em Processos Administrativos / | Luís Vidigal

Simplicidadeem Processos Administrativos

Luís Vidigal30 de Novembro de 2007

http://simplicidade.no.sapo.ptApresentaçãorealizada na


Simplicidade na Wikipédia

Simplicidade é a ausência de artifícios, extravagâncias e excessos de ordem material, social ou psicológica; é viver do que há na sua essência.


Usabilidade

É a eficácia, eficiência e satisfação com que um conjunto específico de utilizadores consegue cumprir um conjunto concreto de tarefas num determinado ambiente

É a eficácia, eficiência e satisfação com que um conjunto específico de utilizadores consegue cumprir um conjunto concreto de tarefas num determinado ambiente

É um atributo de qualidade usado para aferir a facilidade de utilização de interfaces entre sistemas informáticos e utilizadores

É um atributo de qualidade usado para aferir a facilidade de utilização de interfaces entre sistemas informáticos e utilizadores

ISO (International Standard Organization) Jakob Nielsen (Usability, 2003)


S. Exª o Papel

Paradoxo da (in)Produtividade


Colaboração digital


and Smart


Cultura deSimplificação


• SIMPLIFICAÇÃO PREVENTIVA(ex-ante)– Teste Simplex (PCM)

• SIMPLIFICAÇÃO CORRECTIVA (ex-post)– 333 Medidas em 2006 (UCMA)– 235 Medidas em 2007 (UCMA)


SIMPLIFICAÇÃO PREVENTIVA (ex-ante)Teste Simplex (PCM)

• Caracterização da iniciativa• Encargos administrativos• Compatibilidade com a AP

Electrónica• Consolidação normativa e

avaliação


Objectivos SIMPLEXSIMPLIFICAÇÃO CORRECTIVA

• Resposta pronta e eficaz às necessidades dos cidadãos e das empresas

• Aumentar a confiança dos cidadãos• Permitir às empresas obter mais

rapidamente licenças e autorizações e cumprir outras formalidades

• Facilitar a racionalização e a eficiência da própria Administração Pública

• Favorecer a competitividade de Portugal


Os Princípios daSimplificação

• Deixar o cidadão escolher entre pagar uma segurança acrescida ou utilizar formas mais simples e mais baratas

• Fazer com que as exigênciasburocráticas sejam proporcionais ao risco

• Não solicitar informação desnecessária

• Partilhar informação disponível na AP


Um exemplo de partilha

• Novo modelo de prestação de informação e contas que permite às empresas a sua apresentação por via informática, num único ponto e de uma só vez.

• Neste processo incluem-se declarações obrigatórias, designadamente no âmbito das Finanças, do Trabalho e da Segurança Social, mas também a recolha de informação para fins estatísticos, com a consequente eliminação de um conjunto de inquéritos feitos, entre outros, pelo Banco de Portugal e pelo Instituto Nacional de Estatística.

Arranque em 2006 para enviar 2007Arranque em 2006 para enviar 2007

INFORMAÇÃO EMPRESARIAL SIMPLIFICADAINFORMAÇÃO EMPRESARIAL SIMPLIFICADA


Compromissos SIMPLEX 2007 com o Cidadão

1. ESTUDAR E APRENDER 2. 2. INVESTIGAR E ENSINAR 3. CULTURA E CONHECIMENTO4. EMPREGAR E TRABALHAR5. CONSULTA E CIRURGIA A TEMPO E HORAS6. PRESTAÇÕES SOCIAIS7. ORDENAR O TERRITÓRIO E PRESERVAR O AMBIENTE8. SIMPLIFICAR O REGISTO E MELHORAR O ATENDIMENTO9. GARANTIR A SEGURANÇA10. GARANTIR E FACILITAR O ACESSO À PROPRIEDADE11. IMIGRAR E EMIGRAR12. VIAJAR EM TRANSPORTES COLECTIVOS13. CONDUZIR AUTOMÓVEL14. PARTILHAR E FACILITAR O ACESSO À INFORMAÇÃO15. PROMOVER A TRANSPARÊNCIA16. FACILITAR OS PAGAMENTOS E COBRANÇAS17. ÓRGÃOS DE SOBERANIA

149 medidas


Compromissos SIMPLEX 2007 com a Empresa

1. LICENÇAS2. AGRICULTURA E FLORESTA3. TURISMO4. PORTOS E PLATAFORMAS LOGÍSTICAS5. CONSTRUÇÃO E IMOBILIÁRIO6. ENERGIA7. CRIAR E GERIR EMPRESAS8. ACELERAR PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E JUDICIAIS9. EXPORTAÇÃO E IMPORTAÇÃO10. AERONÁUTICA11. COMUNICAÇÕES12. REDE VIÁRIA E CIRCULAÇÃO RODOVIÁRIA13. PROPRIEDADE INDUSTRIAL14. FORNECIMENTOS AO ESTADO15. PESSOAS COLECTIVAS DE UTILIDADE PÚBLICA

86 medidas


As 20 medidas mais emblemáticas do SIMPLEX 2007

1. REGISTO CENTRALIZADO DE LICENÇAS E AUTORIZAÇÕES PRÉVIAS2. BALCÃO “PERDI A CARTEIRA”3. ELIMINAÇÃO DE CERTIDÕES PARA SERVIÇOS PÚBLI-COS4. PROCEDIMENTO LEGISLATIVO ELECTRÓNICO5. QUEIXAS ELECTRÓNICAS ÀS FORÇAS DE SEGURANÇA6. SISTEMA DE LOCALIZAÇÃO DE CIDADÃOS PORTUGUESES EM TERRITÓRIO

ESTRANGEIRO7. APOSENTAÇÃO ON-LINE8. POSTO PÚBLICO ON-LINE NOS SERVIÇOS DE FINANÇAS9. CASA PRONTA10. BALCÃO INTEGRADO “SUCESSÃO E HERANÇA“11. REGIME JURÍDICO DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO TERRITORIAL12. INSTALAÇÕES DE GÁS E DE COMBUSTÍVEIS LÍQUIDOS – INSPECÇÃO13. FILEIRA VITIVINÍCOLA ON-LINE14. JANELA ÚNICA LOGÍSTICA15. BOLETIM DE TRABALHO E EMPREGO16. "CONSULTA A TEMPO E HORAS"17. CARTÃO ELECTRÓNICO DE ALUNO18. SIMPLIFICAR E DESBUROCRATIZAR OS MECANISMOS DE MOBILIDADE NACIONAL E

INTERNACIONAL DE ESTUDANTES E DIPLOMADOS DO ENSINO SUPERIOR19. PORTAL DA CULTURA20. RECENSEAMENTO MILITAR


AS PRINCIPAIS DIFICULDADES DA SIMPLIFICAÇÃO

• Aqueles a quem a simplificação nãoaproveita

• O fantasma da insegurança• A ameaça do caos e fraude generalizada• A ausência de cultura de simplificação na

administração e na produção legislativa• Uma tradição de gestão da AP com uma

lógica assente nas prioridades da oferta


EMPRESA NA HORA:Caso premiado na Europa

Permite a criação de empresas numa só deslocação a um único balcão

- uma Conservatória de Registo Comercial ou CFE – tendo como

pressupostos fundamentais:

• Circulação da informação entre os serviços públicos envolvidos.

• Criação de uma bolsa de nomes de firmas pré-reservado a favor do

Estado.

Mais rápida – 49min

Mais simples – numa única deslocação

Mais barata - 360/300€ versus 500€

Mais segura – toda a Administração pública fica logo a

conhecer a empresa desde que é criada

Desde Julho 2005: Mais de 35 000 empresas«Em 2005/06, Portugal foi o maior reformador do processo de constituição

de empresas» (Banco Mundial, Doing Business 2007, p. 8)

http://www.empresanahora.pt/


Uma estratégia conjugada


Balcão Único


Do e-Governmentao e-Inclusion


Todos os cidadãos

Com Segurança

A qualquer Hora

Em qualquer Lugar

Acesso à Informação ea Serviços Electrónicos


Eficácia

Eficiência Transparência

Poupança Rapidez

e-Gov

O que se espera do e-Government

Confiança

Usabilidade

Mobilidade Disponibilidade

Democracia


A solução estánuma caixa?

Luís Vidigal

http://luisvidigal.no.sapo.pt/


Dimensões (clientes) do e-Gov

Clientes

Funcionários

Cidadãos

Políticos

Serviço Público

Notoriedade

EficiênciaOperacional

e-GovernmentExcelência

Tecn

olog

ias

4 Anos

70 Anos

36? Anos

3 Meses


É preciso apostar também em "corridas de fundo“e acreditar nos Funcionários Públicos

Corrida deFundo

Corrida deVelocidade

36 ?Anos

PolíticosNotoriedade

4 Anos

FuncionáriosServiço Público


Evolução do e-GovernmentServiços deInformação

Serviços deComunicação

ServiçosTransaccionais

Vida do dia a dia Informação sobreTrabalho, Habitação,Educação, Saúde,Cultura, Transporte,Ambiente, etc.

Forum de discussãorelacionado comassuntos quotidianos.Anúncios de casas eempregos. .

Reserva debilhetesRegisto emcursos.

Tele-Administração Directório de serviçospúblicosGuia de procedimentosadministrativosRegistos públicos e basesde dados.

Correio electrónicocom os funcionáriospúblicos. .

Preenchimento eenvio electrónicode formulários.

Participação política Leis, discussõesparlamentares, programaspolíticos, documentospara consulta pública.Informação de apoio aoprocesso de decisãopolítica. .

Forum de discussãosobre assuntospolíticosCorreio electrónicocom os políticos.

Referendos.Eleições.Sondagens.Petições.

ForumForum BangemannBangemann da UE da UE -- 19971997




1 1 -- PresenPresenççaa

2 2 –– ExpansãoExpansão

3 3 -- InteracInteracççãoão

4 4 –– TransacTransacççãoão

5 5 –– IntegraIntegraççãoão

Integra

Integraççãoão


As 4 fases de Maturidadeda AP Electrónica na UE

DesenvolvimentoOnline

Informação

Interacçãonum só sentido

download de formulários

Interacçãonos dois sentidos

TransacçãoResolução plena

de problemas

eEurope – Online Avaibility of Public Services (Capgemini)

Comunicação


Para onde queremos ir?

Estamos aqui

PresençaPresença

InteracçãoInteracção

TransacçãoTransacção

TransformaçãoTransformaçãoTransformação

Inovação e Cooperação

PortalPortal

Vort

alVo

rtal

Vort

alVo

rtal

Vort

alVo

rtal

Vort

alVo

rtal

PortalPortal

VortalVortal

VortalVortal

VortalVortal

VortalVortal


Situação actual da Europa


Para onde vamos

Transformação

Transacção

ParticipaçãoPolítica

Integração


Inclusão SocialNovas Prioridades para o e-Government

... C B AZ Y X ...

““FromFrom ee--GovernmentGovernmentto to ee--InclusionInclusion””Nações Unidas (2005)Nações Unidas (2005)


Info-Exclusão


2ª Geração


I n t e r n e t

Informação e Serviços AdministrativosInformação e Serviços Administrativos

Cidadãos EmpresáriosAtendimentointermediado

c/ Computador

“Contact Centres”“CRM”

Infocid Infocid

Kiosks

Alta

Prioridade

Luis Vidigal

... C B AZ Y X ...

Self ServiceSelf Service


New Delhi – Railway Station3/2/2005

... C B AZ Y X ...


Administração Electrónica Inclusiva

“Em 2010 todos os cidadãos beneficiarão do acesso aos serviços da Administração Electrónica pelo canal que lhe seja mais conveniente.”

““FromFrom ee--GovernmentGovernmentto to ee--InclusionInclusion””

Nações Unidas (2005)Nações Unidas (2005)

In Moving Forward in the5 priority objectives of theeGovernment Action Plan


Objectivos para o eGovernment em 2010EU Action Plan

• No citizen left behind• Making efficiency and effectiveness a

reality• Implementing high-impact key services• Putting key enablers in place• Strengthening participation and

democratic decision-making


Disponibilidade de serviços onlinePortugal3º lugar

CapGemini EU i2010 – “The User Challenge Benchmarking The Supply Of Online Public Services? - 7th Measurement - Setembro 2007


Sofisticação de serviços onlinePortugal4º lugar

CapGemini EU i2010 – “The User Challenge Benchmarking The Supply Of Online Public Services? - 7th Measurement - Setembro 2007

Simplicidade em Processos Administrativos / | Luís Vidigal Morte

Euforia

Desilusão

Maturidade

Adaptado do Gartner


Para além do E-GovernmentHype Cycle do Gartner

Prioridades para a Maturidade• Interoperabilidade• Estratégias Multi-canal• Arquitectura de Empresa• Reengenharia do Back-office• Medida do Desempenho


Interoperabilidade?


Administração em Rede? Interoperabilidade?

Organizacional“Peopleware” (Vontades)

Informacional / Semântica“Infoware” (Língua)

Tecnológica“ Software” e” Hardware” (infra-estrutura)

É aqui que tudo falha


Interoperabilidade

Interoperabilidade Semântica

Interoperabilidade Tecnológica

Interoperabilidade Organizacional

Processo BProcesso Báásicosico CidadãosEmpresas


Novas Estruturas / Novas Relações

“PuttingCitizens

First”OCDE


Nascimentode um filho

Registar oNascimento

Hospital

Cuidados Primários

Subsídio deNascimento

Reembolso deMedicamentos

Seguros

Habitação

Infantário

...

• Interacções múltiplas

• Formulários repetitivos

• Pouca consistência

• Duplicação de esforços

• Perca de tempo


Nascimentode um filho

Registar oNascimento

Hospital

Cuidados Primários

Subsídio deNascimento

Reembolso deMedicamentos

Seguros

Habitação

Infantário

...

• Uma interacção manual

• Múltiplas interacções automáticas

• Consistência

• Não duplicação de esforços

• Rapidez

BROKER


Fim às Certidões!!!

Tem que me trazer uma prova de quem é você

Tem que me trazer uma prova de que não nos deve nada

Uma Certidãoé um toque

a umaBase de Dados

Peça Informaçãouma só veze utilize-a

muitas vezes


Os originais são bits!?

Formulário

e-Forme-Fact

EXCLUSIVO

INCM

IMPRESSO


Hoje e amanhã


SCM - Workflow


Personalizados, únicos, dinâmicos e inteligentes



NomeMorada

ProfissãoEstado CivilRendimento

Pedidos em faltaReclamações

Incidentes...


Ir à escolaEmpregar-se

Casar-seTer um filho

Mudar de casaConstruir uma casaCriar uma empresa

Morrer...


Cooperação entreMáquinas e Pessoas


Substituir Certidões por “bits”

Uma Certidãoé um toque

a umaBase de Dados


Inicío

Exemplo do Estudo “Casa na Hora”Análise do Processo Actual

6

1 2

3

45

7

8

9

10

11

12 13

Pedido de Cert. TeorPedido Cadern. Predial

Licença Hab / Const

Reg. Prov. Aquisição e Hipoteca

Cert. Direito PreferênciaCert. Direito Preferência

Pedido Cadern. PredialPagamento/Isenção IMT

Escritura

Registo Definitivo

Planta Autenticada

Pagamento/Isenção IMI

FalênciaCrédito

13 passos


Exemplo do Estudo “Casa na Hora”Processo Futuro

1

Pedido de Cert. TeorPedido Cadern. Predial

Licença Hab / Const

Reg. Prov. Aquisição e Hipoteca

Cert. Direito PreferênciaCert. Direito Preferência

Pedido Cadern. PredialPagamento/Isenção IMT

Escritura

Registo Definitivo

Planta Autenticada

Pagamento/Isenção IMI

FalênciaCrédito

2

3

3 passos


Três mundos à parte

Tributação

DGCI

Cadastro

IGP

Titularidade

DGRN

Diferenças preocupantes

DEIRepresentaçãoÚnica da Casa

O que éum Prédio?


O mesmo Portugal para todos

Proprietário AdministraçãoCentral

Licenciamento AdministraçãoLocal

Água, Luz, Telefone, etc. Serviços

IMI e IMTValor DEI

Informação Predial ÚnicaPrioridade ao Cadastro das Áreas de Floresta

SiNErGIC 2015?


Sem limites de Tempo e Espaço

Tempo- +

Espa

ço

-

+

PoderPolítico

SociedadeCivil

Para alémdas

Soberaniase das

Legislaturas


e-Desburocratização

Garantias Democráticas “D”

Bur

ocra

cia

“B”

Desburo

cratiz

ação

tradici

onal

Administraç

ão Públic

a

Electró

nica

Garantias Democráticas “D”

Ace

lera

ção

Ele

ctró

nica

“E”


ServiçosPúblicos Cidadania

Diminuir ou aumentar o tempo na Internet


Repensar as estruturas e os processos


Temos de abrir a “Caixa de Pandora”e resolver de facto os problemas

Informação

Incoerente

Conflitosde Poder

Defesa deTerritórios

Desperdíciode Recursos

Falta deDigitalização

Desintegração

de Sistemas

etc., etc., etc,,….

Como na Mitologia, depois esperamos

encontrar a

Esperança


Continuamos a construir castelosem vez de serviços


Silos VerticaisCheios de Poder e Vaidade


Silos HorizontaisCheios de “Gordura” e Desperdício


Recursos e Serviços Comuns (SOA)

Partilha de Dados e Serviços“Administração em Rede”

Taeritório Pessoas Empresas Veículos


Precisamos de algumas espinhasmas de poucos Peixes

Sinergias Horizontais

Prioridade ao Cidadão

€


Olhar a Administração Públicae o Cidadão a 3 dimensões


SIMPLEX a três dimensões• Ver os processos para além de um só departamento,

Ministério ou Governo (Central, Regional ou Local)• Incluir os cidadãos e as empresas no ambiente operacional

da Administração Pública• Reutilizar informação já recolhida algures na

Administração Pública ("ask once, use many")• Acabar com a defesa dos territórios, com os conflitos de

poder e as "Feiras de Vaidades"• Digitalizar tudo o que se puder - Enviar em vez de Imprimir• Ter um olhar 360º em torno de cada cidadão ou empresa

(repositórios únicos e fiáveis) - Ter apenas um só rosto perante a Administração Pública

• Menos medidas e mais integração e interoperabilidade


Sine

rgia

sVe

rtic

ais

Sinergias Horizontais MUITO

CRÍTICO

“Putting Citizens First” OCDE


Arquitecturas orientadas àPrestação de Serviços

Visão eNovos

Espaços

Auto-estradas que muitas vezes acabam em engarrafamentos …

CidadãosEmpresas


Consegue vender?


Casa

TerritórioDepartamento

Sector Público


Para começar, uma páginaé suficiente

“KISS - Keep It Simple and Smart”

Contexto e Visão

Pol

ític

a

Processos Tecnologia

Podere

QuererSaber

Fazer


Colocar a Arquitectura alinhadacom a Política e a Engenharia

EstratégiaPolítica Analista Progra-

mador Operador

Arquitecto

ComunicadorTradutor

FacilitadorMediadorPromotorVisionárioIntegrador

EngenheiroConstrutor

PlanosEstratégicos

de SI/TI

Mantenha amesma

Referênciapara todos


Resistência à Mudança


Se alguém faz

…… alguém desfazalguém desfaz


EstrelasSolitárias

eGaláxia


Um risco e uma oportunidade colectiva



Criatividade HarmonizaçãoInovação Clareza

Competitividade SimplicidadeRisco Segurança

Expectativas SectorPrivado

Iniciativa Confiançae Estabilidade

Luis Vidigal

SectorPúblico


e e construirconstruir pontespontes

Com Com maismais e e melhoresmelhoresInformaInformaçção e servião e serviççosos

DemolirDemolir paredesparedes


Dois mundos ainda separados e paradoxais

Tecnologia(Caixa preta)

“Campo de Batalha”

Euforia eDeslumbramento

Medo eRejeição

Estratégiado Negócio

(Nebulosa)

FadaMilagrosa

PatinhoFeio


GovernanceGovernança dos

SI/TICIO

ManagementGestão dos

SI/TICTO

Dominar o Tempo e o Espaçocom Credibilidade, Soberania e Alinhamento Estratégico

Tempo

Espa

ço

Engenharia(Operacional)

Arquitectura(Estratégica)

--

+

+

67% dos departamentos

de SI/TI não estãoalinhados com a

estratégia do negócio

BoardBoard


Dilemaspara um

Futuro Incerto


Riscos de ImplosãoEconomiasGovernos

Civilizações

Um futuro incerto

Obsolescência do Conhecimento


Qual a estratégia para o futuro• Economia

Crescimento ou Declínio?• Intervenção da AP na Economia

Fraca ou Forte?• Globalização

Aceleração ou Abrandamento?• Penetração das TIC na Sociedade

Elevada ou Fraca?• Atitude do Cidadão à Privacidade

Restritiva ou Permissiva?• Capacidade da AP absorver as TIC

Elevada ou Fraca?• Soberania

Mantida ou Desgastada?


Os actuais profissionais de TIem 2011 estarão subdivididos em

• Tecnologia• Informação• Processos• Relacionamentos

Gartner – Dezembro 2006


As TI em 2012 (Gartner)

• Estarão entre os 3 maiores factores deSucesso

• Estarão entre os 3 maiores factores deFracasso

Factor Crítico



• Search• Collect• Copy• Compare• Order• Calculate• Measure• Verify• Store

• Sonhar• Imaginar• Criar• Fantasiar• Decidir

InformaçãoConhecimento

DaveDave

2001 Odisseia no Espaço (Stanley Kubrick - 1968)

EnergiaDados

Novo trabalhadordo Conhecimento

• Procura• Recolha• Cópia• Comparação• Ordenação• Cálculo• Medida• Verificação• Armazenamento

Máquinas Homens

http://ins5.inetstrat.com/hal/hal.jpg


Prioridadeao Cidadão

Partilhar

Simplificar

Re-utilizarIntegrar

Cooperar

Porque éque não

acontece?


MinhaIniciativa

MinhaIniciativa

MinhaIniciativa

MinhaIniciativa

Esta é

para si...

Feira deVaidades


InfaticídioTecnológico ?!

Não matem projectos

recém nascidos!


Não devem re-inventar a rodaporque não é da mesma cor


Cidadão / Empresa

Processo

Um casamentopor conveniência

Administração Pública


Contra aContra acorrentecorrente

AtitudesAtitudes

80%80%

20%20%TecnologiaTecnologia


“Cooperar não significa perder Poder”[email protected]

http://luisvidigal.no.sapo.pt

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Simplicidade Cgd Dez 2007