Slide Controle Interno

Controles Internos e o Mercado Segurador

SEMINÁRIO TÉCNICO FUNENSEG

Rio de Janeiro, 16 de setembro de 2004

Singularis Consultores Associados

AGENDA

Introdução Origem dos Controles Internos

Regulação Circular SUSEP 249, de 20 de fevereiro de 2004

Tipos de instituições enquadradas

Prazos para implementação

Demais normas editadas pela SUSEP

AGENDA

Implantação de um sistema de Controles Internos

Objetivos

Atribuições

Sugestão de organograma para sistema de Controles Internos

Regulamentação interna da instituição

Gestão do sistema de Controles Internos

Origem dos Controles Internos


Necessidade crescente de informações

1949 : 1ª definição/AICPA (Instituto Americano Contadores Públicos):

“O Controle Interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado de métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração.”

1958 : AICPA subdivide o sistema de Controles Internos em contábeis (C.I.C.) e administrativos (C.I.A.).


C.I.C. : “plano de organização, métodos e procedimentos relacionados ao patrimônio e à fidedignidade dos registros contábeis.”

C.I.A. : “plano de organização, métodos e procedimentos vinculados, à eficiência operacional e à obediência às diretrizes administrativas relacionadas indiretamente com os registros contábeis.”


Brasil :

1998 : Resolução CMN 2554

“determina às instituições financeiras, a implantação e a implementação de sistema de Controles Internos voltados para as atividades por elas desempenhadas, seus sistemas de informações financeiras, operacionais e gerenciais, devendo estes controles serem efetivos e consistentes com a natureza, complexidade e risco das operações por essas realizadas.”

Controles Internos

Resolução CMN 2554/98

Circular SUSEP 249/04

Importância dos Controles Internos

Estrutura de ControlesInternos

viga mestra para medir

o alcance dos objetivos

fixados pela organização

fonte municiadora

de informações

necessárias

ao processo decisório

Regulação

Regulação

Instituições enquadradas

Circular SUSEP249/2004

Prazo paraimplementação

Demais normas - SUSEP


Objeto

implantação e implementação de sistema de Controles Internos para as entidades sob a surpervisão e a regulação da SUSEP


As entidades devem

ter Controles Internos

para :

as atividades desenvolvidas

os sistemas de informações financeiras, operacionais e gerenciais

o cumprimento das normas legais

e regulamentares aplicáveis


Responsabilidades objetivas da Diretoria :

III. definir as atividades e o nível de controle para os negócios;

V. estabelecer os mecanismos de controle e seus procedimentos;

VII. verficar sistematicamente a adoção e o cumprimento dos procedimentos definidos;

Circular SUSEP 249/04Responsabilidades objetivas da Diretoria :

III. avaliar continuamente os diversos tipos de risco associados às atividades da sociedade ou da entidade;

V. acompanhar e implementar política de conformidade de procedimentos, com base na legislação aplicável, revendo-a semestralmente;

VII. implantar política de prevenção contra fraudes; e

IX. implantar política de susbscrição de riscos.

Circular SUSEP 249/04Responsabilidade subjetiva da Diretoria

“promoção de elevados padrões éticos e de integridade e de cultura organizacional que demonstre e enfatize, a todos os funcionários, a importância dos Controles Internos e o papel de cada um deles no processo.”


Responsabilidade dos Auditores Externos :

Relatório sobre a observância do cronograma e outros requisitos estabelecidos pela Circular no. 249/04

Tipos de Instituições Enquadradas

Entidades Abertas

de Previdência Complementar

Sociedades

Seguradoras

Sociedades

de

Capitalização

Prazos para Implementação

II. Até 30/06/2004 - definir:

• as atividades e o nível de controle para todos os negócios;

• os objetivos dos mecanismos de controle e seus procedimentos;

• as responsabilidades dentro da sociedade ou entidade;

• a segregação das atividades atribuídas aos integrantes da sociedade.ntidade

Prazos para ImplementaçãoI. Até 31/12/2004 - definição e disponibilização dos procedimentos

pertinentes :

• verificação sistematica da adoção e do cumprimento dos procedimentos definidos;

• avaliação contínua dos diversos tipos de riscos associados às atividades;

• acompanhamento e implementação da política de conformidade de procedimentos, com base na legislação aplicável, revendo-a semestralmente;

entidade

Prazos para ImplementaçãoI. Até 31/12/2004 - verificação dos procedimentos pertinentes :

• à política de prevenção contra fraudes;

• à política de subscrição de riscos;

• aos meios de monitoramento, de forma a identificar potenciais áreas de conflitos;

• aos meios de identificação e avaliação dos fatores internos e externos que possam afetar a realização dos objetivos da entidade.

entidade

Prazos para Implementação

II. Até 31/12/2004 - verificação dos procedimentos pertinentes :

• ao acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, de forma a avaliar se os objetivos estão sendo alcançados, se os limites estabelecidos, as leis e os regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos, bem como assegurar a pronta correção de eventuais desvios;

• à existência de testes periódicos de segurança para os sistemas de informação mantidos em meio eletrônico ou não.

Prazos para implementação

II. Até 31/12/2004 - verificação dos procedimentos pertinentes :

• à existência de canais de comunicação que assegurem aos funcionários, segundo o correspondente nível de atuação, o acesso às informações consideradas relevantes para o desempenho de suas tarefas e responsabilidades;

• à definição dos níveis hierárquicos e das respectivas responsabilidades em relação ao conteúdo das informações.

entidade

Demais Normas editadas pela SUSEP

Minuta de Circular SUSEP que estabelece procedimentos mínimos para a elaboração de relatório sobre a adequação dos CI e

descumprimento de dispositivos legais e regulamentares produzidos quando da auditoria das entidades.

Implantação de Sistema de Controles Internos

Objetivos da implementação

Atribuições durante a implantação

Sugestão de organograma para sistema de Controles Internos

Regulamentação interna da instituição


entidade

Implantação de SCI - objetivos

Proteção dos Ativos

obtenção de informação adequada

promoção da eficiência operacional

estimular obediência e

respeito às políticas da administração

SCI

Implantação de SCI

Proteção de ativos – Medidas:

segregação de funções; determinação de funções e responsabilidades; rotação de funcionários; carta de fiança; manutenção de contas de controle; seguro; legislação; diminuição de erros e desperdícios; contagens físicas independentes; limites de alçada progressivos.


Obtenção de informação adequada - Medidas:

documentação confiável; conciliação; análise; plano de contas; tempo hábil; equipamento eletrônico.


Promoção da eficiência – critérios/identificadores :

seleção de pessoal; treinamento; plano de carreira; relatórios de desempenho; relatórios de horas trabalhadas; tempos e métodos; custo-padrão; manuais internos; instruções formais.


Estimular a obediência e o respeito às políticas da administração - Medidas :

supervisão; sistema de revisão e aprovação; auditoria interna.

SCI e sistema de processamento eletrônico de dados

Avaliação - Medidas :

sistemas em desenvolvimento; softwares de apoio; custo e produtividade do ambiente de informática; sistemas em produção; planos de contingência; segurança da informação; extração e análise de dados; software de controle de acesso; redes de computadores; telecomunicações.

Atribuições durante a implantação

Implantação de SCI - Atribuições

Diretoria Diretor responsável

AuditoriaInterna

AuditoriaExterna

SCI - Atribuições

Responsabilidade pela implantação dos Controles Internos :

Diretoria da Sociedade Seguradora/Sociedade de Capitalização ou Entidade Aberta de Previdência Complementar

Art. 2o – Circular SUSEP 249/04

SCI - Atribuições

Responsabilidade pelos Controles Internos :

Diretor da Sociedade Seguradora/Sociedade de Capitalização ou Entidade Aberta de Previdência Complementar,

indicado em assembléia geral, reunião do conselho de administração ou reunião do conselho deliberativo que

se seguir à publicação da Circular SUSEP

Art. 9o – Circular SUSEP 249/04

SCI - Atribuições

Auditoria Interna :

acompanhamento sistemático das atividades relacionadas com o sistema de Controles Internos

• unidade especifica da própria sociedade ou entidade integrante do mesmo conglomerado financeiro ; ou

• auditoria independente, desde que não seja aquela responsável pela auditoria das demonstrações financeiras;

• subordinada ao conselho de administração ou, na falta deste, à diretoria da sociedade ou entidade.

SCI - AtribuiçõesAuditoria Interna - relatórios :

periodicidade mínima de 6 meses, devem ser submetidos ao conselho de administração ou, na falta deste, à diretoria, bem como à auditoria externa, seus registros devem ser mantidos à disposição da SUSEP pelo prazo de 5 anos.

Devem conter:

I - as conclusões dos exames efetuados;

II - as recomendações a respeito de eventuais deficiências, com o estabelecimento do respectivo cronograma de saneamento;

III - a manifestação dos responsáveis pela áreas onde foram, anteriormente, verificadas as deficiências e indicação das medidas efetivamente adotadas para saná-las.

SCI - Atribuições

Auditores Externos :

• Menção específica em seu relatório sobre a observância, pelas entidades, do cronograma da implantação dos controles internos;

• Auditoria das demonstrações financeiras das entidades.

Sugestão de organograma para um sistema de Controles internos

SCI - Organograma

Conselho de Administração

DiretorGeral

DiretoriaAuditoriaInterna

Diretor deControles Internos

Comitê deControlesInternos

MCI – Manual de Controles Internos

(divisão por áreas/departamentos e atribuiçãode responsabilidade)

Regulação interna da instituição


Controles Internos

• Relação Custo x Benefício (Instituição tem que ponderar)

valor do risco ou da perda potencial

custo do controle

respectivo

Controles Internos e o Mercado Segurador

• Elizabeth Garbayo ([email protected])• Armando Martins ([email protected])• Luiz Felipe Lins ([email protected])

Singularis Consultores Associados• Tel : (021) 9768 0263 / 9969 7007 / 9222 4711SEMINÁRIO TÉCNICO FUNENSEG

Rio de Janeiro, 16 de setembro de 2004

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