“Da concepção à realização:

como administrar eventos de

sucesso”

Adriana Mantese Gáspari

E-mail: sdegaspari@uol.com.br

Formação Acadêmica:

• Especialista em Administração Hoteleira

• Especialista em Administração e Organização em Eventos

Experiência Profissional:

• 22 anos de mercado em rede de hotéis nacionais e internacionais,

• Responsável pela organização e montagem do Centro de Convenções de Ribeirão Preto

• Coordenação de Cursos de Graduação em Turismo

• Coordenação de Curso de Pós Graduação - Senac

• Consultoria e assessoria na implantação de meios de hospedagem

• Consultoria e Treinamento a Empresas de Turismo e Eventos

Adriana M. Gáspari

“Eventos”

Homem sempre viveu situações de eventos

Viagens de Descobertas / Conquistas de terras / Lutas / Festas

A atividade de EVENTOS teve crescimento favorável em função dos

diversos aspectos que englobam a atividade.

É a porta de entrada para o mundo dos negócios

MERCADO DE EVENTOSDados Atuais – Brasil

Faturamento R$ 45 bilhões / ano

2,9 milhões de empregos

320 mil eventos / ano

26.500 eventos / mês

900 eventos / dia

37 eventos / hora

296 eventos a cada 8 horas

80 milhões de participantes

Turista de Eventos fica no país 8 a 9 dias

Gasto médio / dia = US$ 225,00

Fonte : http://www.revistadoseventos.com.br

MERCADO DE EVENTOS

OPORTUNIDADES

Empresas

especializadas na área

Criação de Orgãos

Nacionais e Internacionais.

Valorização do turismo

na cidade sede.

Crescimento na

infraestrutura, nos

serviços e em

tecnologia

Troca de experiências e

atualizações.

Relacionamento

Valorização da Marca

Interfere na Sazonalidade

Redução sócio-econômica

Crescimento da

atividade no mundo

MERCADO DE EVENTOS - Ribeirão Preto/SP

“Eventos de Marca”

17ª AGRISHOW – Feira Internacional Agrícola

Público de 80 a 100 mil pessoas

14º CARNABEIRÃO

100 mil pessoas9ª Edição João Rock - 30 mil pessoas

17º FESTIVAL TANABATA - 60 MIL

MERCADO DE EVENTOS - Ribeirão Preto/SP

10ª FEIRA NACIONAL DO LIVRO -

MERCADO DE EVENTOS - Ribeirão Preto/SP

14ª AVIRRP - Feira Agentes

de viagens - 4 mil agentes

6ª VIRADA CULTURAL – 30 mil pessoas

1ª STOCK CAR - 45 mil pessoas18ª FOLIA DE REIS - 25

mil pessoas

MERCADO DE EVENTOS

Diversidade

Turismo de Negócios //// Turismo de Eventos

Turismo de Lazer e Entretenimento

Turismo Religioso / Turismo de Compras

Turismo Gastronômico

Exposições / Feiras / Mostra / Leilões

Corporativos / Educacionais / Incentivos / Científicos

Esportivos / Culturais / Sociais / Saúde

Aventura

MERCADO DE EVENTOS

Conquistas

Cidade Referência

Turismo de Negócios e Turismo de Eventos

Cartilha com potencialidades e deficiências.

Escolhidos dentre o mais de 5.000 municípios brasileiros.

Turismo de Saúde: Evento em Los Angeles com + 200 expositores.

Do Brasil, apenas 4 cidades: Belo Horizonte, Porto Alegre, Recife e Ribeirão Preto.

DesafiosFalta de mão de obra

qualificada

Multiplicidade de ofertas

Concorrência

Políticas Trabalhistas

Falta de infraestrutura local

Ausência de Políticas Públicas

Espaços com Má Qualidade

Você é convocado a

organizar um evento

para sua empresa.

E agora . . . por onde

começar???

Pré-Requisitos

Pensar nas ações:

Para quem?

O que deverá ser feito ?

Como?

Com que finalidade?

Onde?

Quando?

3ª FASEPós-evento

AvaliarFechar

2ª FASEEvento ou

Trans-evento

ExecutarRealizar

1ª FASEPré-evento

Planejar ConceberOrganizar

Planejamento1ª FASE

Pré-evento

Planejar ConceberOrganizar

Briefing

Público Alvo

Data

Local

Hora

Tema

Adesão

Abrangência

Dimensão

Programação

Serviços

Partes Envolvidas

Empresa

Evento

Acionistas Diretores

Funcionários

Familiares

Comunidade

Geral

Consumidores

ImprensaEntidades de

Classe

Concorrentes

Poder

Público

Comunidade

Financeira

Fornecedores

Revendedores

Modelo de Kunsch (Meirelles, 1999)

Público

Misto

Público

Interno

Público Externo

PRÉ-EVENTO

Lema: “Pensar o evento”

Conhecer “onde se pretende chegar”

Estabelecer estratégias que orientem as ações futuras.

PALAVRAS CHAVES:Planejar

Gestão Financeira

Contratar

Executar

Controlar

Organograma

Comissão Executiva

Coordenação Geral

Organizadora de

evento

Comissão de

Marketing

Comissão

TécnicaComissão de

Finanças

Convidados

Palestrantes

Imprensa

Relações

Públicas

Publicidade

Propaganda

Inscrições

Contas a

Pagar

Receber

Tesouraria

Inscrições

Captação

de

Recursos

Alimentos

e Bebidas

Recepção

Secretaria

Fechamento

x

Pós EventosInfra-estrutura

Cerimonial ,

Protocolo e

Etiqueta

Estabelecer Contratos

Gerenciamento

de Eventos

Local

Artistas

Palestrantes

Convidados

Emissoras

&

Assessorias

Fornecedores

&

Terceirizados

Clientes

Expositores

Patrocinadores

Parceiros

Apoios

Contratos

Contratos

Alimentos

&

Bebidas

• Almoço

• Jantar

• Coquetel

• Welcome DrinK

• Welcome Coffee

• Café da Manhã

• Brunch

• Churrasco

Captação de Recursos

Cerimonial, Protocolo e Etiqueta

Cerimonial, Protocolo e Etiqueta

Arte do bem servir

Cerimonial, Protocolo e Etiqueta

Cerimonial, Protocolo e Etiqueta

Cerimonial, Protocolo e Etiqueta

Lei nº 5.700 de 01de setembro de 1971 regulamenta uso dos símbolos nacionais

Hino Nacional

Decreto 11.074 de 5 janeiro de 1978 normas Cerimonial Público

“ CHECK LIST ”

“Será a montagem do eventoe a operacionalização do atendimento ao público alvo, fornecedores e contratados

durante o pré-evento no local ”. (Martin, 2003)

TRANS-EVENTO ou EVENTO

TRANS-EVENTO ou ACONTECIMENTO

Luz ... Câmera ... Ação!!!

“Vivenciar o Evento”

Realizar

Controlar

PALAVRAS CHAVES:

Concretizar

Operacionalizar

Montar

TRANS-EVENTO ou ACONTECIMENTO

Terminou o Evento!!!!

“Execução Final”

Desmontar

Guardar

Ordenar

Pagar

Conferir

PÓS-EVENTO - FASE FINAL

Para o organizador o evento não termina quando acaba . . . somente após finalizar as

pendências e emitir Relatório Final.

“Analisar Resultados”

Prestar contas

Demitir

PALAVRAS CHAVES:

Fidelizar

AgradecerArquivar

Avaliar

Relatar Clipping

Arquivar

Impactos Sociais e Culturais

Comportamento Comunitário e de Multidões

Pode ser modificado?

O evento interfere na vida da

comunidade local?

Como evitar transtornos em

pontos críticos?

Segurança Impactos Físicos, Ambientais e Políticos

SegurançaImpactos Físicos, Ambientais e Políticos

Fará a diferença

depois!!!!

Pensar no

detalhe antes . . .

Dicas Importantes• Planejamento - Pensar nos detalhes

• Entender o Perfil do Cliente / Público Alvo

• Cada evento é um novo desafio

• Nunca um evento é igual ao outro

• Pouco tempo para execução

• Muitos eventos podem ser simultâneos

• Flexibilidade

• Segurança

• Sustentabilidade

• Solucionar problemas

• Ter sempre Plano “B”

• Manter a equipe motivada

• Avaliação Crítica

• Seja Ético sempre!

Criar expectativas;

Ser acessível ao maior nº possível de

pessoas - Público alvo;

Possuir um nome de fácil memorização;

Satisfazer a necessidade do Público alvo;

Proporcionar Segurança.

Como deverá ser um Evento?

Atenção !!!!

OPORTUNIDADES BRASIL (Revista Exame - 16/12/2009)

Momento de OURO os Maiores Eventos Esportivos do Mundo

Negócios se multiplicarão em todas as áreas

Expectativa de 600 mil turistas a mais

Qual a imagem?

“Pacote de Investimentos Esperados”

Mobilidade Urbana 8 bilhões

Aeroportos 6 bilhões

Turismo 5,4 bilhões

Estádios 4,8 bilhões

Portos 0,5 bilhão // Total = 24,7 bilhões

OBRIGADA!

Adriana Mantese Gáspari adriana.mgaspari@sp.senac.br