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[BPM Global Trends 2014] Janaina Penalva (CNJ) - Indicadores de Produtividade e Eficiência no Processo Decisório de Alocação de Recursos (Projeto de Diagnóstico e Fortalecimento dos Judiciários Estaduais por meio do CNJ). Palestrada ministrada por Janaina Penalva e Daniel Vila-Nova no evento BPM Global Trends, realizado em Brasília, entre 15 e 16 de setembro de 2014.
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Indicadores de Produtividade e Eficiência no Processo Decisório de
Alocação de Recursos
16 de setembro de 2014
Projeto de Diagnóstico e Fortalecimento dosJudiciários Estaduais por meio do CNJ
Janaina Penalvajlpenalva@gmail.com
Daniel Vila-Novadanielvilanova@cnj.jus.br
VISÃO SIMPLIFICADADE UMA UNIDADE JUDICIÁRIA
UN
IDA
DE
JU
DIC
IÁR
IA
UNIDADE JUDICIÁRIA
Uma unidade judiciária é regulada por normas...
3
UN
IDA
DE
JU
DIC
IÁR
IA
...que são executadas em rotinas de trabalho...
4
PROCESSO DETRABALHO
UN
IDA
DE
JU
DIC
IÁR
IA
...realizadas por servidores, gestores e magistrados...
5
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
UN
IDA
DE
JU
DIC
IÁR
IA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
... suportados por tecnologia e infraestrutura...
6
SISTEMAS DE INFORMAÇÃOE INFRAESTRUTURA
UN
IDA
DE
JU
DIC
IÁR
IA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃOE INFRAESTRUTURA
SOCIEDADE
... para proporcionar acesso à justiça para a Sociedade!
7
PROCESSO DE TRABALHO
JU
RIS
DIC
ION
AD
O
PROCESSO JUDICIAL
SENTENÇA ACÓRDÃOINICIAL PROCESSOBAIXADO
COMO MELHORAR O DESEMPENHODE UMA UNIDADE JUDICIÁRIA
Primeiramente, devemos avaliar a razão entre a taxa de entrega de justiça com a taxa de demanda da sociedade...
9
UN
IDA
DE
JU
DIC
IÁR
IA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃOE INFRAESTRUTURA
JU
RIS
DIC
ION
AD
O
PROCESSO JUDICIAL
JUS
TIÇ
A E
NT
RE
GU
E
DEMANDA DA SOCIEDADE
... para atuar na redução da taxa de congestionamento....
10
UN
IDA
DE
JU
DIC
IÁR
IA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃOE INFRAESTRUTURA
JU
RIS
DIC
ION
AD
O
PROCESSO JUDICIAL
JUS
TIÇ
A E
NT
RE
GU
E
DEMANDA DA SOCIEDADE
TAXA DE CONGESTIO-
NAMENTO
...conforme pode ser ilustrada no exemplo abaixo!
11
MAG
ASS.
ASS.
COPAWC
D.
SE
C.
P
ano 1 ano 2...
ano 3
Em segundo lugar, podemos avaliar a razão entre a“quantidade” de justiça entregue e o custo justiça para viabilizá-la....
12
UN
IDA
DE
JU
DIC
IÁR
IA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃOE INFRAESTRUTURA
JU
RIS
DIC
ION
AD
O
PROCESSO JUDICIAL
JUS
TIÇ
A E
NT
RE
GU
EJUSTIÇA ENTREGUE
CU
ST
O JU
ST
IÇA
..para melhorar a eficiência da vara no uso de recursos humanos e orçamentários...
13
UN
IDA
DE
JU
DIC
IÁR
IA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃOE INFRAESTRUTURA
JU
RIS
DIC
ION
AD
O
PROCESSO JUDICIAL
JUSTIÇA ENTREGUEC
US
TO
JUS
TIÇ
A
TAXA DE EFICIÊNCIA
...Que também pode ser ilustrada no exemplo abaixo!
14
MAG
ASS.
ASS.
COPAWC
D.
SE
C.
ano 1 ano 2...
ano 3
P P P P
P
P
P P
P
PP
P P P
P P P
P P P
P P
QUAL A COMPLEXIDADE EXISTENTENO DESAFIO DE REDUZIR CONGESTIONAMENTO E AUMENTAR EFICIÊNCIA DE UMA UNIDADE?
O QUE DESEJAMOS
Identificar a necessidade da redução do congestionamento e aumento da eficiência na justiça é bastante simples...
16
CU
ST
O J
US
TIÇ
AJU
ST
IÇA
EN
TR
EG
UE
UN
IDA
DE
JU
DIC
IÁR
IA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃOE INFRAESTRUTURA
JU
RIS
DIC
ION
AD
O
PROCESSO JUDICIAL TAXA DE CONGESTIO-
NAMENTO
TAXA DE EFICIÊNCIA
Organizações públicas prestam diversos serviços diferentes para clientes distintos...
17
SERVIÇO 1
SERVIÇO 2
SERVIÇO 3
SERVIÇO 4
CLIENTEA e B
CLIENTEA e C
CLIENTEB e D
CLIENTEE
O mesmo serviço, realizado por entidades diferentes, tende a ter resultados muito diferentes para a sociedade!
18
SERVIÇO 1
SERVIÇO 1
SERVIÇO 1
SERVIÇO 1
CLIENTEA e B
CLIENTEA e B
CLIENTEA e B
CLIENTEA e B
Por que duas unidades que possuem processos e atribuições similares possuem lacunas de entrega pública tão diferentes?
19
UNIDADESProcessos
Baixados por Servidor
Entrega de Justiça
Unidade 1 89,6 14,5%
Unidade 2 115,7 23,0%
Unidade 1 86,0 34,4%
Unidade 2 59,8 17,1%
Unidade 3 102,2 28,5%
Unidade 4 87,0 22,7%
Unidade 1 111,6 12,0%
Unidade 2 210,1 48,5%
Unidade 3 77,5 11,0%
Unidade 4 55,3 10,8%
Unidade 1 52,0 14,7%
Unidade 2 46,0 17,2%
Por que duas unidades que possuem processos e atribuições similares possuem lacunas de entrega pública tão diferentes?
20
O QUE DESEJAMOS
... O grande desafio consiste em como provocar as mudanças necessárias para este aumento de desempenho!
21
CU
ST
O J
US
TIÇ
AJU
ST
IÇA
EN
TR
EG
UE
UN
IDA
DE
JU
DIC
IÁR
IA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃOE INFRAESTRUTURA
JU
RIS
DIC
ION
AD
O
PROCESSO JUDICIAL TAXA DE CONGESTIO-
NAMENTO
TAXA DE EFICIÊNCIA
COMO PROVOCAR MUDANÇAS?
AUMENTAR PRODUTIVIDADE
REDUZIR CONGESTIONAMENTO
Em segundo lugar, devemos ressaltar a própria...
AUMENTAR PRODUTIVIDADE
REDUZIR CONGESTIONAMENTO
FatoresExógenos
Recursos Heterogêneos
Complexidadeda Causa
Níveis deRecorribilidade
...complexidade do ambiente de justiça!
Heterogeneidade Temática
Cultura
DESAFIO: TJDFT
Como melhorar o serviço ao cidadão?
• Maior velocidade na resolução de processos
• Menor custo por processo
CONTEXTO• Serviços similares• Heterogeneidade temática• Cultura resistente a mudanças
5-10 minutos de reflexão individual
DICA! A mesma abordagem serve para agências bancárias, postos do DETRAN, hospitais, etc
PRINCÍPIO 1:COMPARAR UNIDADES É ALGO POSITIVO,
CONTUDO SÓ COMPARE UNIDADES DE NATUREZAS SEMELHANTES....
UJH
UJI
UJF
UJE
UJJ
UJA
UJD
UJM
UJB UJ
K
UJG
UJC
UJL
UJA
UJD
UJM
UJH
UJB UJ
K
UJI
UJC
UJE
UJL
UJJ UJ
G
UJF
Primeiramente, devemos agrupar as unidades judiciárias com características semelhantes...
UJJ
... E descrever cada um dos grupos!
UJA
CÍVELCentros Urbanos
CÍVEL interior
CRIMINAL MISTA
UJD
UJM
UJH
UJB UJ
K
UJI
UJG
UJF
UJC
UJL
UJE
PRINCÍPIO 2:COMPARAR UNIDADES É ALGO POSITIVO,
CONTUDO SÓ COMPARE UNIDADES DE NATUREZAS....
...E DESEMPENHO SEMELHANTES, TAMBÉM!
O objetivo é garantir que as unidades com menor nível de desempenho consigam fazer a evolução para os patamares de desempenho superior
FAIXA PRETAalta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA BRANCAbaixa produtividade e
alto congestionamento
E cada nível de nível de desempenho precisa um tratamento específico
FAIXA PRETAalta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA BRANCAbaixa produtividade e
alto congestionamento
• Baixa produtividade• Falta de controle das
atividades e prazos• Servidores altamente
desmotivados
CARACTERÍSTICAS• Grande acervo impactando
no congestionamento• Aumento constante da
produtividade• Preocupação com a melhoria
contínua
• Baixa taxa de congestionamento
• Alta produtividade• Alta eficiência nas atividades
desenvolvidas pelos cargos• Busca por inovação
constante!
• Treinamento dos profissionais
• Padronização dos processos e boas práticas
• Celebração dos primeiros resultados!
AÇÕES ESPECÍFICAS
• Estratégias para baixa de estoque
• Disseminação de boas práticas
• Reconhecimento das unidades mais esforçadas
• Celebrar e recompensar resultados
• Reconhecimento como unidade de referência Disseminar boas práticas para os demais
ANÁLISE DOS GRUPOS
Com a separação das unidades judiciárias em grupos, procede-se a análise de cada um dos grupos para que seja possível a classificação por ENTREGA DE JUSTIÇA e PRODUTIVIDADE.
Para isto, foram utilizadas os seguintes indicadores:
Produtividade de Servidor (IPS) - Número de Processos Baixados / Número de Servidores
Entrega de Justiça (inverso do congestionamento) - Processos Baixados / Novos + pendentes
Essas duas variáveis definem o posicionamento das varas no estágio de produtividade, se são faixas PRETA, VERDE ou BRANCA. Em sua maioria foi utilizada a MEDIANA dos valores do grupo.
Mediana IPS do grupo
Mediana Entrega de Justiça do Grupo
FAIXA BRANCAbaixa produtividade ealto congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA PRETAalta produtividade e
baixo congestionamento
PRODUTIVIDADE PARADIGMA
(média do quartil superior)
PRODUTIVIDADE ESPERADA(média do quartil
superior)
ANIMAÇÃOEntrega de Justiça
Produtividade servidor
EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – VARAS CÍVEIS
MODELO DE ALOCAÇÃO DE RECURSOS HUMANOSDiagnóstico e Fortalecimento dos Judiciários Estaduais
1. DEFINIÇÃO DOS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS
Casos Novos PARADIGMA ESPERADA
Papel, PJe ou ambos 3º quartil 3º quartil
2. EVOLUÇÃO DA DEMANDA DOS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS
QUANTITATIVAS
QUALITATIVAS
VARAS CÍVEIS
A SEREM APLICADOS À PRODUTIVIDADE:
INDIQUE OS PARÂMETROS
2014
A matriz apresenta os valores de alocação de recursos humanos a serem utilizados nos grupos de VARAS CÍVEIS para o ano de 2014.
Ele considera a produtividade de cada grupo e a estimativa de aumento de demanda para o ano, com base no histórico dos anos anteriores.
Para a melhor comparação entre unidades judiciárias, o agrupamento a partir de características semelhantes é fundamental. Para isso foram definidas variáveis quantitativas e qualitativas para essa separação, são elas:
Grupo 4Grupo Trad 1 Grupo Trad 2 Grupo Trad 3
3.481 3.2823.595
3.919R² = 0,6205
2011 2012 2013 2014
5.7206.979
8.1339.932
R² = 0,9895
2011 2012 2013 2014
8.008
13.728 13.014
18.253
R² = 0,8536
2011 2012 2013 2014
R² = #N/A
2011 2012 2013 2014
Definição de variáveis quali e quant
Análise histórica e estimativa de demanda futura
Definição do parâmetro do produtividade para a gestão matricial
EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – VARAS CÍVEIS
3. RESUMO DA ALOCAÇÃO ENTRE OS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS
GRUPOPRODUTIVIDADE do grupo por ano
UNIDADE JUDICIÁRIA / COMARCA TO
TAL Estimativa total de
casos novos - 2014Total de casos
pendentes de 2013Total de processos baixados de 2013
Entrega de Justiça de 2013
Total de servidores em
2013
Quadro de pessoal
necessário
120 FAIXAS PRETA 4 25 -7FAIXAS VERDE 2 11 1FAIXAS BRANCA 1SEM FAIXAS 0
298 FAIXAS PRETA 4 23 -7FAIXAS VERDE 1 6 -2FAIXAS BRANCA 4SEM FAIXAS 1
248 FAIXAS PRETA 3 22 0FAIXAS VERDE 2 12 13FAIXAS BRANCA 2SEM FAIXAS 2
EloGroup © 2014 167 -28139
25431 -4
3.919
9.932
18.253
13.850 3.541 19,93%
23.596 10.318 30,77%
9 -6
28 -15
42.371 12.750 21,03%
95Grupo 1
Grupo 2205
Grupo 3
Agrupamento das unidades judiciárias semelhantes
Média do indicador externo de entrega de serviço do grupo
Estágios de eficiência dentro do grupo
Alocação atual Alocação
baseada em produtividade
EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – ANÁLISE DO GRUPO
5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%0.00
20.00
40.00
60.00
80.00
100.00
120.00
140.00
160.0020%
44,71
UNIDADES JUDICIÁRIASQuadro atual
(2013)Lotação para
2014GAP
Casos Novos para 2014
Casos Pendentes
2013
Processos Baixados 2013
IPS
FAIXA PRETA Col inas do Tocantins - 2ª Vara Cível 8 3 -5 327 2.244 558 69,75
Taguatinga - 1ª Vara Cível 7 5 -2 591 744 313 44,71
Prod. Paradigma Guaraí - 1ª Vara Cível 5 5 0 553 1.950 555 111,00
Guara í - 2ª Vara Cível , Famíl ia e Sucessões Inf. e Juvent. 5 5 0 641 1.028 741 148,20120,30
UNIDADES JUDICIÁRIAS DO GRUPO
ESTÁ
GIO Produtividade de
Servidor (IPS)Entrega de Justiça
Col inas do Tocantins - 2ª Vara Cível 69,75 20,79%
Miracema do Tocantins - 1ª Vara Cível 44,56 11,18%
Taguatinga - 1ª Vara Cível 44,71 27,36%
Guara í - 1ª Vara Cível 111,00 22,12%
Guara í - 2ª Vara Cível , Famíl ia e Sucessões Inf. e Juvent.148,20 44,94%
Gurupi - 2ª Vara Cível 100,40 18,26%
Gurupi - 3ª Vara Cível 78,50 15,09%
Dimensione e redistribua os recursos para o próximo ano
35
UNIDADE A UNIDADE B UNIDADE C
Produtividade do grupo
MAG ASS SERV OF MAG ASS SERV OF MAG ASS SERV OF
A / B = LOTAÇÃO ESPERADA A / B = LOTAÇÃO ESPERADAA / B = LOTAÇÃO ESPERADA
Produtividade do Grupo + Demanda da unidade = produtividade ideal
Produtividade do Grupo + Demanda da unidade A =
produtividade ideal A
Produtividade do Grupo + Demanda da unidade B =
produtividade ideal B
Produtividade do Grupo + Demanda da unidade C =
produtividade ideal C
A mesma lógica pode ser realizada em relação à economicidade de um
Serviço ou Órgão Público
Energia Elétrica
Telefonia
Água e esgoto
Papelaria
Parâmetro de Eficiência
FAIXA PRETAalta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA PRETAalta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA PRETAalta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA BRANCAbaixa produtividade e
alto congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA BRANCAbaixa produtividade e
alto congestionamento
FAIXA PRETAalta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
R$/servidor
R$/servidor
R$/servidor
R$/servidor
A mesma lógica pode ser realizada em relação à economicidade de um Serviço ou Órgão Público
Gestor de Assuntos Jurisdicionais
Gestor de comunicação
Gestor de viagens
Gestor de obras
Gestor do Foro 1 Gestor do Foro 2 Gestor do Foro 3
GESTORES DE ENTIDADESNegociam e assumem metas
GESTORES DE PACOTES
Definem metas preliminares
De forma a garantir que as unidades consigam um melhor desempenho, é importante instituir uma lógica de gerenciamento matricial
Comece por
• Maior participação na estrutura de custos do órgão
• Maior potencial de redução de custos
• Maior disponibilidade de dados
Como definir os pacotes?
Devido a complexidade dos TJs e seus diversos elementos de despesa, foram definidos grupos de despesa para o teste do modelo, de forma a possibilitar o teste nos 3 TJs desta etapa
Despesas utilizadas para teste do modelo
Durante o teste do modelo de orçamento, algumas limitações foram encontradas que impossibilitaram análises mais aprofundadas, tais como:
Ausência de dados para agrupamento:
• Idade dos prédios
• Nível de sustentabilidade dos prédios
Ausência de dados de consumo:
• Uso em Litros de água
• Uso em Kw/h de energia elétrica
• Uso em minutos de telefonia fixa
DESPESA PARÂMETROS
Água e Esgoto M² e por pessoa
Energia Elétrica M² e por pessoa
Telefonia Fixa Por pessoa
Postagens Por Postagem e por Processo
GMD: RESULTADOS ÁGUA E ESGOTO - TJMG
1. RESUMO DA EFICIÊNCIA DAS COMARCAS NA DESPESA DE ÁGUA E ESGOTO POR M²
2. RESUMO DOS DADOS DA DESPESA DE ÁGUA E ESGOTO POR M²
Valores para Agrupamento
1º quartil
2º quartil
Menor valor
Mediana
ÁGUA E ESGOTODESPESA POR M²
As comarcas estão classificadas em três estágios de eficiência: a FAIXA PRETA , que é composta pelo 1º quartil de eficiência; a FAIXA VERDE , com as comarcas que ficaram entre o 1º e o 2º quartil de eficiência; e a FAIXA BRANCA , cuja composição é das comarcas que ficaram depois do 2º quartil de eficiência. O Valor de Referência para a FAIXA PRETA é o menor valor, já para as demais faixas o valor é o 1º quartil.
FAIXA PRETAR$ por servidor R$ 0,09
FAIXAS VERDE E BRANCAR$ por servidor R$ 1,34
R$ 1,34
R$ 2,38
R$ 0,09 GANHO PROJETADORef. 1º Quartil
R$ 1.826.463,00R$ 2,38
GANHO PROJETADORef. Menor Valor
R$ 1.878.097,13
R$ 0,00
R$ 5,00
R$ 10,00
R$ 15,00
R$ 20,00
R$ 25,00
R$ 30,00
R$ 35,00
R$ 40,00
R$ 45,00
Prat
ápol
isLi
ma
Dua
rte
Jacu
íSã
o G
onça
lo d
o Sa
puca
íM
onta
lvân
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aM
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e Es
panh
aLa
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asíli
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Min
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Bonfi
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baCa
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Cáss
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Viço
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Ubá
Barb
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Cara
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Varg
inha
Coro
man
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Sant
a Ri
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Mon
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Janaina Penalvajlpenalva@gmail.com
Daniel Vila-Novadanielvilanova@cnj.jus.br
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