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Efetividade Pessoal

Momento 1

•O mundo é complexo

•Simplicidade

Nosso mundo é complexo

MATRIZ

Alemanha

CONCORRÊNCIA

CAPITAL

FORNECEDORES

PESSOAS

FINANÇAS

MARKETING

VENDASTÉCNICAS

ENGENHARIA

ADMINISTRAÇÃODE PROJETO EPLANEJAMENTO

MONTAGEMDE

EQUIPAMENTOS

ASSISTÊNCIATÉCNICA

RH

CLIENTES

PROSPECTS

ESTOQUEALMOXARIFADO

RENOVAÇÃODE

EQUIPAMENTOS

Tecnologia

Material / Prazos

Fatura

Análise de Crédito

Pessoas/Treinamento

Pessoas/Treinamento

Pessoas/Treinamento

Pessoas/Treinamento

Manutenção/Instalação

Equipamentos

Informaçãode

Instalação

Controlede Prazos

Pedido deAnálise de

Crédito

Controlede

Estoque

Apoio Técnico

Projeto/Supervisão

Material/Peças

Material/Peças

Reclamações/Solicitações

Pedidos/Reclamações

Dinheiro

Definiçãode Projetos

NovosProdutos

Necessidadede NovosProdutos

Pedido/Contrato

Esforço de Vendas

Esforço de Vendas/Cadastro/Aprovação de CréditoPrevisão

Metas

Equipamentos

Equipamentos

Reclamações

PRÉ-PROJETO

Reclamações

Pesquisa deMercado

NovasTecnologias

Cotações ePrazos

ApoioTécnico

Cotações/Apoio Técnico

Solicitação Cotação

Cotação

Controlede Projeto

MERCADO

NovasTecnologias/Tendências

Melhorias eNovas

Tecnologias

Oferta de Upgrades/Melhorias

1a

3

21c

1b

3

3

3

2

4

4

4

4

4

5

5

Web 2.0

Muitas coisas para fazer Muitas competências para

desenvolver!

Tudo é muito simples!

Simplicidade...

Para viver a simplicidade, a gente

precisa quebrar nossos padrões de

pensamento

E para quebrar um

padrão de

pensamento, você

precisa de um esforço

consciente.

Uma fonte sobre Simplicidade

– reduza

– organize

– tempo

– aprenda

– diferenças

– contexto

– emoção

– confiança

– fracasso

– o ponto

Viver sua vida fazendo

as coisas que gosta

E com menos

stress

Uma dica para a Simplicidade...

filme• http://blog.ted.com/2007/09/20/john_maeda/

Você pode fazer qualquer coisa...

Mas não pode fazer tudo!!!

Melhore o conhecimento sobre si

mesmo

Diagram adapted from “The Heart of Appreciative Strategy” by John Sutherland and Jacqueline Stavros and

“Strategic Inquiry > Appreciative Intent: Inspiration to SOAR - A New Framework for Strategic Planning” by

Jacqueline Stavros, David Cooperrider, D. Lynn Kelley, AI Practitioner, November 2003.

Opportunities

(oportunidades)Strenghts

(forças)

Objectives

(objectives)

Aspirations

(aspirações)

Quais são seus pontos fortes?

Strenghts

(forças)

Opportunities

(oportunidades)Strenghts

(forças)

Objectives

(objetivos)

Aspirations

(aspirações)

Quais são minhas grandes qualidades?

Quais são meus pontos fortes?

Que oportunidades você consegue

ver nesse momento?

Opportunities

(oportunidades)

Opportunities

(oportunidades)Strenghts

(forças)

Objectives

(objetivos)

Aspirations

(aspirações)

Quais as oportunidades que este momento apresenta?

- Para o negócio?

- No meu dia-a-dia?

- Na minha vida?

O que você quer fazer na vida?

Aspirations

(aspirações)

Opportunities

(oportunidades)Strenghts

(forças)

Objectives

(objetivos)

Aspirations

(aspirações)

O que aspiro profissionalmente?

Qual minha visão de futuro?

O que espero desse momento?

Quais são seus objetivos?

Objectives

(objetivos)

Opportunities

(oportunidades)Strenghts

(forças)

Objectives

(objetivos)

Aspirations

(aspirações)

Quais os objetivos (para a empresa e para mim)?

Quais mudanças de performance?

Momento 2

•Auto

gerenciamento:

controle e

perspectiva e a

•Relação do que é

importante e

urgente

Seus objetivos pessoais

Felicidade Prazer Auto Realização

Saúde Relacionamento Reputação Poder Fama

Respeito Independência Financeira Outros

Promoção Qualificação Novas Oportunidades

Tarefas diárias e semanaisMore information at 1000ventures.com:

“”

Foco na Horizontal

Horizontal = Controle

Observar cada tarefa do dia-a-dia

Foco na Vertical

Vert

ical

= P

ers

pecti

va

Planejamento dos tópicos e

projetos – obter os melhores

objetivos desejados, alinhamento

com os objetivos da empresa,

mantendo a visão do todo.

Foco na Horizontal e na Vertical

Horizontal = Controle

Vert

ical

= P

ers

pecti

va

Efetividade

Alcançar o que se quer com o melhor

aproveitamento dos recursos disponíveis,

tempo e energia.

CONTROLE

Sempre sim !! Mestre de si

ReativoMicro

gerenciamento

Controle e Perspectiva

PERSPECTIV

A

Dois aspectos

• Compromisso com o

controle, consciente

das opções que

temos na vida

• Manter a

perspectiva;

alinhamento claro

das decisões,

direções e

prioridades da

empresa e da nossa

vida.

Sua habilidade de

gerar resultado é

diretamente

proporcional a sua

habilidade de

concentração

Sua habilidade de se

concentrar é diretamente

proporcional a sua

habilidade de eliminar

obstáculos!

Qual o maior obstáculo que pessoas

colocam em seu próprio caminho e

que as impedem de alcançar maior

produtividade pessoal?

Obstáculos da Efetividade Pessoal

• Muitas coisas inacabadas na cabeça =

tralhas.

• Falta de decisão sobre o que fazer com

as tralhas.

• Falha na organização

Obstáculos da Produtividade Pessoal

URGENTE NÃO URGENTE

NÃO

IM

PO

RTAN

TE

IMPO

RTAN

TE

Crises

Problemas urgentes

Projetos, reuniões e

relatórios com

prazos apertados

Preparação

Prevenção

Planejamento

Cultivo de

Relacionamentos

Renovação

Esclarecimentos de

Valores

atender telefone

Checar e-mail

constantemente

Algumas reuniões

Visitantes inesperados

Mudar a cor do protetor

da tela do computador

Telefonemas,

correspondência e

e-mails irrelevantes

Assuntos secundários de

outras pessoas

Matriz de Prioridades

“O começo é metade de toda

ação”

Pensar SMART

Primeiro passo – Estruturar

Identifique seus principais objetivos

S Simples Resultado Simples de ser identificado

M Mensurável Resultado mensurável

A Alcançável Possível de ser alcançado por você

R Relevante Relevante para você, qual o benefício...

T Tempo Tempo definido

Pensar SMART

Momento 3

•Um método para

controlar seu dia a dia:

GTD

Organização

A organização é uma habilidade que pode ser desenvolvida.

Não existe uma receita pronta, e envolve disciplina e

determinação.

Organização é um conjunto de hábitos e

métodos que influi diretamente no

desempenho profissional e na vida

pessoal.

Getting Things Done – GTD

O importante é a atitude e o conceito.

• Conjunto de técnicas e

ferramentas de produtividade

pessoal.

• Base: organização mental e

do ambiente.

• Objetivo: efetividade sem

stress.

video: http://www.fastcompany.com/video/david-allen-on-getting-things-done

Nós coletamos coisas que exigem

nossa atenção; processamos seu

significado e o que é preciso fazer

em relação a elas; organizamos

os resultados, que revisamos,

como opções quanto ao que

decidimos fazer.

1Coletar

2Process

ar3Organiz

ar4Revisar

5Fazer

Os cinco estágios

Os Cinco Estágios

• Cada item deve estar dentro da ferramenta de

coleta e fora da sua cabeça.

• Coleta Física: tudo que está no lugar errado.

• Coleta Mental: a limpeza da mente.

• Ferramentas de coleta: caixa de entrada

física; instrumentos de anotação em papel

e/ou eletrônicos; instrumentos de gravação de

voz; e-mail.

A hora de juntar as “tralhas”1Coletar

2Processar

3Organizar

4Revisar

5Fazer

Os Cinco Estágios

• Identificar cada item e decidir o que ele é, o

que significa e o que fazer com ele.

• Princípios:

1 - Processe um item de cada vez

2 - Jamais devolva coisa alguma para a “entrada”

• Pergunta-chave: “Qual será a próxima

ação?”

• Pense SMART!

Como esvaziar a “entrada”1Coletar

2Processar

3Organizar

4Revisar

5Fazer

Os Cinco Estágios

• É a etapa em que se define claramente o

que deve ser feito com cada uma das

informações que você processou.

• É crucial ter limites bem-definidos.

Como definir os compartimentos certos

1Coletar

2Processar

3Organizar

4Revisar

5Fazer

“Tralha”(stuff)

Qualquer coisa que você deixou entrar em seu mundo

psicológico ou físico, mas para a qual você não definiu o

resultado/destino desejado, nem a próxima ação.

Enquanto as coisas continuarem sendo “tralha”, serão

incontroláveis.

Essa preocupação constante e improdutiva com todas as coisas que

temos a fazer é o maior consumidor individual de tempo e energia.

Kerry Gleeson

Os Cinco Estágios

Os Cinco Estágios

Como manter seu sistema funcional

• Visão de todos os seus projetos e veios abertos.

• O que deve ser visto e quando?

• O momento e o local certos para a revisão.

• Sacrificar o aparentemente urgente em favor do

realmente importante.

O processo de revisão é senso comum, mas poucos de nós o realizamos tão bem

como poderíamos – e isso quer dizer com a regularidade que deveríamos, para

manter a mente clara e conservar uma sensação de controle relaxado.

David Allen

1Coletar

2Processar

3Organizar

4Revisar

5Fazer

Os Cinco Estágios

O processo de revisão é senso comum, mas

poucos de nós o realizamos tão bem como

poderíamos – e isso quer dizer com a

regularidade que deveríamos, para manter a

mente clara e conservar uma sensação de

controle relaxado.

David Allen

1Coletar

2Processar

3Organizar

4Revisar

5Fazer

Os Cinco Estágios

Como escolher as melhores ações

• Decidir que ações desenvolver, definir

prioridades.

• Quatro critérios: contexto; tempo; energia;

prioridade.

• Trabalho diário: pré- definidos; Ad Hoc;

definição do trabalho.

1Coletar

2Processar

3Organizar

4Revisar

5Fazer

Para começar

• Separe um tempo para você: faça disso o seu mantra.

• “Limpe” seu espaço físico e seus espaços mentais: você pode fazer

qualquer coisa, mas não pode fazer tudo! Simplifique.

• Defina suas prioridades: onde quero chegar, o que eu gosto, o que

preciso fazer no dia a dia para chegar lá.