Portais Corporativos e SharePoint

Portal Corporativo Como as empresas podem cortar custos, gerar sinergia entre equipes e quebrar barreiras na comunicação.

Marcos Daniel Goes@esat_sharepoint@marcosdanielmarcos.goes@esat.com.br

A caixa postal dela está lotada com e-mailsavisos, informativos, comunicados,

notícias institucionais, etc.

Ele está sobrecarregado com serviços administrativos que poderiam estar automatizados.

Ela não consegue localizar colaboradores com habilidades que possam lhe ajudar.

Ele salvou uma planilha com dados incorretos nasemana passada e enviou por e-mail.

Ele não sabe o ramal dos seus colegas. Não sabe onde eles estão. Não sabe

o que eles estão fazendo.

O projeto confidencial vazou por sabotagem para seus concorrentes.

Eles não encontraram de forma fácil as políticas, normas ou procedimentos internos.

Esses gerentes não conseguem estabelecer um canal de comunicação eficiente com suas equipes dispersas geograficamente.

Ele nunca sabe como está o andamento das suassolicitações e quando elas serão atendidas.

O que é uma inovação?

11

? O que todos eles têm em comum?

Poderia ser mais simples?

Remote Control Anarchy – www.useit.com

Os ERROS mais constantes em projetos de Intranets

A grande maioria das intranets nasce refletindo a estrutura organizacional da empresa: departamentos, gerências, diretorias etc.

Esta prática leva ao isolamento das áreas e ao engessamento dos canais de comunicação e colaboração, tornando-os restritos a uma única guia: a área em que o indivíduo trabalha.

Citado em “Os 10 maiores erros ao desenvolver um novo website”, de 1997 por Jakob Nielsen 1997

13

Há mais de 10 anos que Intranets com lógica departamental são consideradas

Ineficientes !

Como estruturar de Forma Diferente ?Áreas Temáticas

Conteúdo Multi-Departamental

O que é uma inovação?

Arquitetura da Informação

15

O objetivo desta fase é: Evidenciar as informações mais importantes e retirar as que não são necessárias.

“Tornar claro o que é complexo” – Wurman, 1997

"A combinação de organização, rotulação e esquemas de navegação dentro de um sistema de informações” - Morville, Rosenfeld 2002

Card Sorting

Paper prototype

Entrevistas

Teste de Usabilidade atual

Card Sorting: a definitive guide – Spencer, Donna

Heurísticas de Usabilidade

O que é um Portal Corporativo?

Fonte: The Year’s 10 Best IntranetsNielsen Norman Group

Interface de acesso integrado a aplicações de negócio, ferramentas de produtividade e informações corporativas, customizados de acordo com o papel de cada usuário.

Corporate Intranets Best Practices Report 2009.

Respeite os Estágios de Evolução da sua Intranet

Hora-extra e Banco de Horas:Reduz até 50% de custos

Salas de Reunião:Reduz até 100% de custos

Adiantamentos e Reembolsos: Reduz até 75% de custos

Chamados de TIReduz até 10% de custos

Compras:Reduz até 25% de custos

Treinamentos: Reduz até 50% de custos

Intranet Benchmarking Forum, 2008

Impactos da automação de processos administrativos.

Descubra quem é quem e como falar com elas.

Fonte: The Year’s 10 Best IntranetsNielsen Norman Group

Encontre pessoas...Você pode buscar por ramal,

nome, cidade, etc... Mas também pode buscá-las por

competências, experiências e até por afinidade

Promova o feedback personalizado

Dissemine! RSS foi feito para isso.

Solicitante pode acompanhar o andamento da solicitação diretamente

do Outlook !

Dê possibilidades de acompanhamento.

Solicitante pode acompanhar

o status também pelo portal.

Solicitante pode acompanhar

a solicitação por RSS

Alguns Casos de Automação de Processo da ESAT

Processos de RH- Indicação de Contração de Novo Funcionário- Envio e Aprovação de Atestados Médicos- Solicitação de Treinamento- Solicitação de Férias

Processos de TI- Solicitação de Login (com criação automática de usuário no AD)- Alteração de dados pessoais no AD- Abertura e Acompanhamento de Chamados no HelpDesk- Solicitação de Acesso a Sistemas e Validação de Permissões

Processos de Qualidade e Comercialização- Envio de Material para Avaliação de Cliente

Processos Operacionais e Administrativos- Solicitação de Acesso ao Prédio

#fato: As pessoas sempre precisaram compartilhar experiências. Mas e agora?

• União de pessoas por meio de temas de interesse comuns; possuem o desejo de compartilhar problemas, experiências, insights, modelos, ferramentas e boas práticas.

• Grupos de pessoas que se encontram presencialmente e virtualmente para compartilhar e aprender um com o outro.

O que são Comunidades de Prática?

26

Tema 1Tema 2

Busca e Inserção de Conhecimento

Biblioteca da Comunidade

Membros da Comunidade

Rotina de Trabalho

Insere Conhecimento

Documento

Insere Conhecimento

Documento

Busca e Recebe Conhecimento

Devem explicar claramente por que a informação é útil. Razões sucesso/fracasso, palavras-chave, etc.

Equipes dispersas geograficamente não podem ficar com informações atrasadas!

Os Portais Corporativos podem centralizar toda a comunicação com benefícios imediatos em:

Liberar caixa postal ; Comunicar todos, independente de sua localização; Acabar com a comunicação não oficial.

Agilize e Registre a comunicação

A Comunicação fica registrada para consulta

futura e até pesquisa!

Agilize e Registre a comunicação

“Eu sei o que é mais importante para mim!”Autor desconhecido

Informações como relatórios, indicadores, ou dados levantados por um departamento e consumidos por outro(s), devem estar sempre compartilhados.

Informações de trabalho das equipes, como links para sistemas, links para sites e documentos devem estar sempre compartilhados.

Além disso...

O Usuário deve escolher aquilo que acha mais IMPORTANTE!!!

O usuário e o grupo elegem os itens mais relevantes para eles

mesmos

Sua caixa de e-mail vive lotada com documentos importantes?Você nunca sabe qual é a versão final ou oficial de um documento?

Quanto custa reduzir o tráfego de e-mails?

Quanto custa a certeza de saber que um documento é oficial e está em sua última versão?

Qual é o valor de manter o conhecimento da organização?

Troca de emails e arquivos

• E-mails pesados

• Várias versões de um mesmo arquivo

• Risco de pessoas importantes não estarem copiadas

• Conhecimento não fica disponível

35

Troca de emails e arquivos

Estruturação

Organização

Visibilidade e controle

Versões

Identificação de Tipos

Categorias da Biblioteca: Mudança de paradigma

Classificação por diretórios

• Lógica do diretório compartilhado

• Lógica única de navegação (um jeito de navegar)

• Mais próximo do modelo mental atual dos usuários

• Risco de ter mesmos problemas de um diretório compartilhado

• Possibilita a navegação sob diversas óticas (por tema, por área, etc.)

• Cenário que se adequa melhor ao contexto identificado nas entrevistas

• Mais longe do modelo mental atual dos usuários (risco de aprendizado)

Classificação multifacetada

Data

Tipo

Tema

Público

Área

O que é uma inovação?

Blogs Corporativos

38

Blog da Liderança:Maior velocidade na comunicação estratégica;Maior velocidade na percepção do direcionamento da liderança;Reforço na presença da liderança;Quebra barreiras entre colaboradores e o presidente;Maior transparência na comunicação;Mensuração imediata das reações aos temas importantes;Captura direta de feedbacks e insights dos colaboradores.

Por que SharePoint ?

6 dos 10 projetos selecionados em 2009

rodam em SHAREPOINT

Por que SharePoint?

Fonte: The Year’s 10 Best IntranetsNielsen Norman Group

Menor Complexidade e Número de Produtos Evolvidos

Em 2007 as Intranets Avaliadas precisaram ser compostas de 49 diferentes produtos para prover os recursos desejados (Wikis, Blogs, Biblioteca de Documentos, etc.)

Em 2009, esse número caiu quase pela metade, muito devido ao SharePoint que já contempla todos os recursos acima alem de ser facilmente expandido.

49 produtos 2007

41 produtos 2008

26 produtos 2009

Fonte: The Year’s 10 Best IntranetsNielsen Norman Group

SharePoint também na Internet

http://www.topsharepoint.com/

Diariamente novos cases estão sendo adicionados!

Obrigado!

Portal Corporativo Como as empresas podem cortar custos, gerar sinergia entre equipes e quebrar barreiras na comunicação.

Marcos Daniel Goes@esat_sharepoint@marcosdanielmarcos.goes@esat.com.br