Teoria de Sistemas de Informação - Aula 6

Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com

Relembrando a aula passada...

Definição 1:

Um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas, que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas) [ABNT, 2001].

Folha de Pagamento

Fechamento Contábil

Pagamento

Todas as empresas trabalham orientadas a processos!

Os processos sempre estarão lá, mesmo se a empresa preferir ignorá-los ou não conhecê-los

Decisão a ser tomada...

Quem controla quem?

Como conhecer os processos?

Análise de documentos e outros “materiais” gerados ou utilizados pelo processo

Entrevistas

Individuais

Em grupo

Observação in loco

Observar o processo sendo executado

Acompanhar os “atores” que participam da sua execução

Como fazer? Analisar...

Disponibilidade das pessoas

Cultura da empresa

A empresa tem algum conhecimento em processos?

Documentação existente

Saber ouvir

Ouvir além do que é falado...

Diversas ferramentas...

Visio

Aris

TIBCO

Intalio

BizAgi

Etc.

...e notações:

BPMN

EPC

IDEF

Diagrama de Fluxo de Dados

Fluxograma Básico

Etc.

...e notações:

BPMN

EPC

IDEF

Diagrama de Fluxo de Dados

Fluxograma Básico

Etc.

B

5.3.01.02.12

Emitir guias de

recolhimento

Fiscal Easy

5.3.01.02.13

Enviar guias para

o Contas a

Pagar

Fiscal Manual

4.2.31

Pagamentos

guias tributos

Guias

autenticadas

Arquivo5.3.01.02.15

Exportar provisão

contábil

Fiscal Easy

IQ-Contab /

Autbank

Guias de

recolhimento

5.2.03.02

Montagem

de lotes

contábeis

5.3.01.02.14

Receber guias

autenticadas

Fiscal Manual

Enviar e-mail p/

contabilidade

informando o

fechamento

impostosC

Ás vezes, (somente) a parte gráfica não resolve...

Ás vezes, (somente) a parte gráfica não resolve...

PRODUTO

ENTREGUE

PELO CSC

PRODUTO

ENTREGUE

PELO

CLIENTE

RESPONSÁVEL

1 FECHAMENTO DA FOLHA DE PAGAMENTODia

útilData

Dia

seman

a

1.1 - REMESSA DAS MOVIMENTAÇÕES DE PESSOAL APROVADASFORMULARIOS

APROVADOS-

1.2 - CADASTRAMENTO E BAIXAS DE FUNCIONÁRIOSRELATÓRIO

FOLHA-

1.3 - TRANSFERÊNCIAS DE FUNCIONÁRIOS RELATÓRIO -

1.4 - PROCESSAMENTO DA FOLHA E LIBERAÇÃO DA INTERFACE 1º

1.5 - ENVIO DO RELATÓRIO DE FOLHA PAGTO E PROVISÃO DE FÉRIAS E 13º

SALÁRIO1º

1.6 - CONFERÊNCIA DOS VALORES INTEGRADOS À CONTABILIDADE - TOTAL

EMPRESABALANCETE 1º

1.7 - ENVIO DO RELATÓRIO RESUMO DE PJ´S RELATÓRIO PJ 1º

1.8 - EMISSÃO DO RELATÓRIO DO EASY E DO RAZÃO CONTÁBIL

ASSESSORIA E

CONSULTORIA PJ PARA ABERTURA DOS IMPOSTOS

RELATÓRIO/RAZÃ

O 1º

1.9 - ELABORAÇÃO DA PLANILHA RESUMO DE PJ'S PLANILHA 1º

1.10 - CONTABILIZAÇÃO MANUAL DOS IMPOSTOS DE PJ´S RELATÓRIO 1º

1.11 - ENVIO DOS RELATÓRIOS DE BENEFÍCIOS A FUNCIONÁRIOS RELATÓRIO 3º

1.12 - CONTABILIZAÇÃO MANUAL DA CO-PARTICIPAÇÃO ASSISTÊNCIA

MÉDICAPLANILHA 3º

2 FECHAMENTO DO RECEBIMENTO INTEGRADO

2.1 - PROCESSAMENTO DE TODAS AS NF´S DE ENTRADA NOTA FISCAL 1º

2.2 - SOLICITAÇÃO DE FECHAMENTO DOS MÓDULOS DE RI/INV

VIA

EMAIL/ABERTURA

DE CHAMADO

1º

ATIVIDADE DATA PREVISTAMatriz de Responsabilidades

Atividades

CS

C

Ne

gó

cio

Aprovar requisição de compra conforme alçada R

Submeter às aprovações os documentos de compras (OC) conforme política de alçadas definida. R

Prover e assegurar a integridade e qualidade das informações, como suporte efetivo à gestão de

compras, à auditoria, aos usuários e fornecedores.R

Desenvolver uma equipe conhecedora dos materiais e serviços utilizados pelo XXXX e seus

mercados fornecedores para aplicar ou suportar as necessidades.R

Realizar cotações e negociar com fornecedores dos grupos de materiais/ serviços de sua

responsabilidade.R

Participar da elaboração de minutas ou modelos de contratos de fornecimento para definição

conjunta com Jurídicos e fornecedores.R

Solucionar não-conformidades relativas aos fornecimentos dos grupos de materiais/ serviços sob

sua responsabilidade.R

R - Responsável

E - Executa

P - Participa

A - Apóia

Qual notação utilizar? Depende da necessidade...

▪ Há um padrão na empresa?

▪ Qual ferramenta será utilizada na modelagem?

▪ O cliente já está habituado com alguma notação?

▪ Qual é a finalidade do mapeamento?

Análise da atividade...

Como foi documentar um processo desconhecido?

Foi fácil definir o nível de detalhe? Será que o seu “cliente” validaria o processo

que você desenhou?

O que fazer depois de mapear e modelar?

Legal! Os processos estão mapeados, modelados e documentados.

E agora? Automação?

Repositório?

Servidor de arquivos?

Banco de dados?

Melhoria contínua?

Verificações periódicas (vulgo: Auditorias)? Implantação de um BPMS?

Business Process Management System

Conjunto de componentes de software que atuam de forma integrada para suportar o ciclo de automação do processo

Ciclo de automação dos processos Modelagem gráfica do fluxo de trabalho

Implementação das regras e informações do processo (dados, formulários, integração etc.)

Execução e controle do andamento do processo

Medição e análise de resultados em tempo real e após sua conclusão

Otimização de processos de negócio multifuncionais, gerando um novo ciclo de evolução dos referidos processos

Fonte das informações dos 2 slides anteriores: http://thebpmexperience.wordpress.com/2011/07/13/vantagens-e-beneficios-de-uma-suite-para-automacao-de-processos/

Arquitetura complexa...

Importante! Antes de pensar na implantação de um BPMS, é

fundamental institucionalizar a cultura BPM dentro da empresa

BPM Gestão dos Processos de Negócio

Prática de gestão

Tudo que comentamos hoje e na aula passada BPMS

Suíte de sistemas

Mapear o processo

Analisar as oportunidades

de melhoria

Identificar oportunidades de automação

Analisar viabilidade de aquisição de

BPMS

Mito! Processos não são (e nunca serão) a solução

dos seus problemas! Um processo sozinho nunca será a solução;

mas, sozinho, ele pode representar todo o problema

Mito! Se o trabalho com os processos for feito da

forma correta, o herói “estilo Jack Bauer” deixar de existir...

Herói potencializado Consegue se planejar Tem os recursos definidos, de acordo com a

atividade Tem tempo para estudar e utilizar novas

tecnologias Tem tempo para os amigos Consegue se divertir e até namorar...

Herói potencializado Consegue se planejar Tem os recursos definidos, de acordo com a

atividade Tem tempo para estudar e utilizar novas

tecnologias Tem tempo para os amigos Consegue se divertir e até namorar...

Depende... Se os envolvidos na execução do processo

participarem da definição, a tendência é que o jogo combinado atenda todas as partes, evitando atividades desnecessárias

Depende... O processo criou uma burocracia? Há

punições para quem não segue?

O diagnóstico deve ser muito bem feito

Foto da situação atual

Cada doença com o seu remédio...

Saiba onde você deseja chegar

Quais são as metas?

“Por que estamos iniciando esta empreitada?”

A iniciativa deve estar alinhada com a estratégia da empresa

Alguém “forte” na organização deve ser o padrinho da iniciativa

Normalmente envolve mudança cultural

Peça ajuda para o RH!

Conte com os “integradores” TODOS devem participar (desde analistas até

diretores)

Alguém deve gerenciar a iniciativa

Seja “subversivo”

Sempre questionem!

“Por que fazer assim se podemos fazer diferente?”

Comunique!

alessandro.almeida@uol.com.br www.slideshare.net/alessandroalmeida

Imagem “Colaboração”: http://www.gettyimages.com/detail/103349561/Flickr

Imagem “Receita da Palmirinha”: http://v5.tvgazeta.com.br/tvculinaria/site/culinaria_receita.php?tabela=&id=436

Desenho “Grupo de Pessoas”: http://videos.visitmix.com/MIX08/UX03