Produtividade: Como Atingir seus Objetivos Pessoais e Profissionais

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Vivemos em um mundo caracterizado pela aceleração. O tempo passa muito mais rápido ou temos mais atividades e compromissos em nosso dia a dia. Vivenciamos pressão por resultados, precisamos de constante atualização profissional e devemos dedicar tempo a nossa vida pessoal. Precisamos de um empenho constante para continuarmos competitivos no mercado. Aceitamos o estresse como algo normal em nossa vida. Precisamos mudar, nos organizarmos melhor, mas muitas vezes não sabemos como fazer ou não temos tempo para nos organizar. Nesta palestra, conheça técnicas para aumentar a produtividade no trabalho, para organizar melhor o seu tempo e eliminar os desperdícios, para que você atinja resultados extraordinários na sua vida profissional e pessoal. Serão abordadas desde dicas simples até uma visão diferenciada chamada de Radical Paradigm Shift (Mudança Radical de Paradigma). Palestrante: Solange Aguilera, MSc, PMP

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Produtividade: Como Atingir Seus Objetivos Pessoais e Profissionais

Solange Aguilera

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I - Produtividade no Trabalho NÃO TÁ FÁCIL PRA NINGUÉM!

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Os vilões  Falta de planejamento

 Excesso de reuniões

 Excesso de interrupções  Incapacidade de dizer não

 Desorganização pessoal

 Comunicação confusa ou ineficiente

 Procras?nação

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I - Produtividade no Trabalho

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Produtividade no Trabalho  Reuniões: tenha VOIP (Voice Of Invited Par?cipant)  Emails, to dos e listas

 Comunicação

 Ferramentas

 Reuniões eficientes

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Caixa de Entrada  Fazer (menos de 2 minutos)

 Mover para pastas (para arquivar, deletar)

 Forward (delegar o próximo passo)

 Fazer depois ◦  Bloqueie tempo no seu calendário ◦  Passe para a lista de to-‐do

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Objetivo de um e-mail ◦  Capturar a atenção ◦  Conectar com a pessoa ◦  Conseguir a ação necessária

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Conteúdo de um email ◦  Remover o que não for constru?vo emoção ◦  Remover o desnecessário detalhes ◦  O que sobrar é o relevante informação

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Anatomia de um email ◦  Para: pessoas relevantes ◦  Assunto: Projeto + assunto (resumo do e-‐mail) ◦  Saudações: alguns pessoas usam, outras não ◦  Informação: o que o outro precisa saber ◦  Evite a barra de rolagem (scrow) ◦  Ajude as pessoas a te ajudarem

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A Equação da Comunicação Instantânea

Saudação + Referência + Pergunta + Sugestão + Agradecimento

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O importante é o que importa

Fogo Faça 1

Projetos Planeje

2 Interrupções Gerencie

Trivial Ignore

Urgente Não Urgente

Importante

Não Importante

Mito 1 É possível gerenciar o tempo

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Você está fazendo certo ou você está fazendo o certo?

Precisão Eficiência

Acuracidade Eficácia

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Lean: 8 Tipos de Muda (desperdício) 1. Defeitos

2. Inventário desnecessário

3. Processos extras de produção

4. Movimento de material

5. Movimento de pessoas

6. Espera

7. Necessidade do cliente não sa?sfeita

8. Não uso de tempo e talento das pessoas

Mito 2 Produ8vidade é

fazer mais

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Quantas horas por dia você trabalha?  Apenas o exigido por lei (40 ou 44 horas por semana)

 Faço algumas horas a mais, mas recebo por elas ou depois compenso

 Faço bastante horas adicionais que parecem ir para um "arquivo morto"

  Eu não tenho mais vida própria

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X-Lean

1. Esteja atento

2. Desenvolva criatividade

3. Faça

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Produtividade no Trabalho Torne-se dispensável

para tornar-se indispensável

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II - A Roda da Vida

Produtividade nunca é um acidente

É sempre o resultado de um comprometimento com excelência, de um planejamento

inteligente e um esforço um concentrado. Paul Meyer

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Liberte o seu cérebro

CPU

RAM

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Sistema de arquivamento  Arquivo permanente (orgânico): Recibos, imposto, contas, exames médicos

 Pasta (em andamento): Viagens, exame médico obrigatório

 Referência (rápido acesso): Pizzarias, restaurantes  Temporário (permanência curta): Conta que acabou de chegar

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Roda da Vida (Domínios)

Casa • Cor8na • Geladeira

Carro • Revisão • Licenciar

Trabalho • Projeto 1 • Projeto 2 Estudo

•  Inglês • Cloud

Finanças • Controle • Pensão

TI • Laptop •  Impressora

Saúde • Exercício • Checkup

•  Viagem •  Família •  Vida Social •  Realização Pessoal •  ...

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Listomania

Casa • Cor?na • Geladeira

Carro • Revisão • Licenciar

Trabalho • Projeto 1 • Projeto 2

Estudo • Inglês • Cloud

Finanças • Controle • Pensão

TI • Laptop • Impressora

Saúde • Exercício • Checkup

Longo Prazo

Passaporte 20/04/2017

Carteira de Motorista

15/12/2018

Mensal 1 2 3 4 5 .. 31

Condomínio X

Escola X

Anual

Jan Fev Mar Abril Maio

Seguro X

Médico X

Projetos e Priorização

Projeto 1 Casa

1 Item 1 Item 1

ON Item 2 1 Item 2

Rotina Diária

Segunda

08:00 – 09:00 Casa Item 1

09:00 – 11:00 Projeto 1 Item 1

11:00 – 12:00 Projeto 2 Item 2

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Entre no esquema  À noite, planeje o dia seguinte  Quinta-‐feira: planeje a semana seguinte

 Úl?ma quinta do mês: planeje o próximo mês

 Novembro: planeje o próximo ano

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Dicas  Entre no esquema  Tarefas mais desagradáveis de manhã  Perceba qual período do dia você se concentra melhor  Diga não  Um navegador para cada coisa  Pomodoro  Prioridade é singular

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Ferramentas  Daily rou?ne  Evernote  Microsoq One Note  Fresh Start cross browser  Todoist

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A Roda da Vida “Sucesso é a realização progressiva

de um objetivo pessoal pré-determinado que vale a pena.”

Paul J. Meyer

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III – Mudança Radical de Paradigma

NÃO FIQUE PRESO NA SUA