A importância da gestão integrada na entrega de benefícios para a · Momento Network com o...

29 de junho de 2019

Gerente de Projetos e Processos, ISGSA

A importância da gestão integrada na entrega de benefícios para a organização

Frederico Ribeiro Ramos

Frederico Ribeiro Ramos

Especialista em implantação de escritório de

gestão integrada, estratégia, processos e

projetos. Estudo e aplicação de conhecimentos

em gestão, gerenciamento de processos de

negócio e de projetos. Defensor de métodos

ágeis e colaborativos como canvas e kanban.

Gerente de Projeto e Processos do Grupo ISG,

especialista na ferramenta de gestão BRISK

PPM e Cofundador da Dyress, startup

desenvolvedora da plataforma Kanvas.Cards,

simplificando a cocriação, planejamento e

gestão utilizando métodos ágeis. Certificado

PMP, CBPP, PMO-CP, PSM, Itil, Cobit, ISO

20.000.

Momento Network com o LinkedIn

3

Referências

4

Gerenciamento de

Percepção de Benefícios

Gerenciamento de Percepção de Benefícios (GPB)

O valor de identificar

benefícios esperados

de cada projeto para

gerar resultados para

o negócio.

Benefits

Realization

Management

BRM

A importância de conectar

a estratégia de negócios

ao gerenciamento de

projetos.

A necessidade de

conscientizar a

diretoria na percepção

dos benefícios.

Avaliar os benefícios

durante a execução do

projeto.

Gerenciamento de Percepção de Benefícios

7

Fornecer às organizações uma maneira de medir como

projetos e programas agregam valor real à empresa.

Aplicam GPB17%

Dizem ter GPB93%

Desperdice menos dinheiro, recurso, tempo....

8

Desperdice menos

implantando o

gerenciamento de

benefícios

Gerenciamento de Percepção de Benefícios

9

mais baseados em

suposições menos

confiáveis

A cada ano os projetos tornam-se

mais

complexos

mais

interdependentes

Sendo necessário ter

mais disciplina poder de adaptar implantar e

supervisionar os

projetos

garantir que os OE

sejam alcançados

Gerenciamento de Percepção de Benefícios (GPB)

10

Medição do desempenho apenas

com formas tradicionais.

As empresas, hoje em dia, concentram

Execução de

projetos individuais.

Perdem a visão se os projetos/programas

estão de fato ajudando a atingir seus

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.

Gerenciamento de

Percepção de Benefícios e o

Escritório Integrado de Gestão

Gerenciamento de Percepção de Benefícios

12

PMI Thought Leadership Series

Conectar a estratégia de negócio ao

gerenciamento de projetos

Gerenciamento de percepção de benefícios

PMBoK – 6ª edição

Gerenciamento de Percepção de Benefícios (GPB)

13

3 vezes mais probabilidade de

cumprir ou exceder a meta de

ROI em cada projeto.

1,6 XEmpresas que praticam GPB têm

1,6 vezes mais chance de

alcançar o objetivo do projeto.

3 X

Gerenciamento de Percepção de Benefícios

14

Para implantar o GPB precisamos preencher 3 lacunas

Alinhar Portfólio

com a Estratégia

Criar Espaço

pra diálogo

Estabelecer condições

para o Sucesso

Alinhar Portfólio

com a Estratégia

GPB – Alinhar Portfólio e Estratégia

15

Gerenciar o portfólio de projetos com base em resultados

estratégicos reais, na criação de valor para a organização.

Definir e Consolidar:

1. Missão

2. Visão

3. Objetivos

4. KPI (OKR)

5. Metas

6. Mapa Estratégico

GPB – Alinhar Portfólio e Estratégia

16

Deve ser criada uma matriz de suficiência entre:

• Objetivos Estratégico

• Projetos que realizam os OE

• Indicadores que monitoram o desempenho (tangíveis e intangíveis)

GPB – Alinhar Portfólio e Estratégia

17

Perguntas cruciais:

• Existem OE sem Projetos?

• Os projetos associados aos OE

são suficiente para realizar os

benefícios?

• Os KPIs são suficientes para

monitorar?

• Existem KPIs para monitorar

benefícios intangíveis?

Estabelecer responsabilidade e prestação de contas claras

18

94%

Alta Maturidade

19%

Baixa Maturidade

PMI Thought Leadership Series

Estabelecer a responsabilidade e a

prestação de contas por benefício

Os responsáveis pelo GPB garantem que

os benefícios sejam identificados,

executados e sustentados, assegurando

que o investimento crie valor, conforme o

business case.

Gerenciamento de Percepção de Benefícios

19

Para implantar o GPB precisamos preencher 3 lacunas

Alinhar Portfólio

com a Estratégia

Criar Espaço

pra diálogo

Estabelecer condições

para o Sucesso

Criar Espaço pra diálogo

20

Devemos criar um espaço dedicado para um diálogo entre executivos, responsáveis

pelo negócio e gerentes de projeto.

ExecutivosDefinem e aprovam

estratégias.

Responsáveis pelo NegócioTraduzem Estratégias em Projetos

com resultados focados para sua

área de negócio.

Gerentes de ProjetoGerenciam a execução dos

projetos para realizar esses

resultados.

64%Esses 3 grupos representam em

média 64% dos fatores de garantia

da percepção de benefícios.

NOVO ATOR:

Gerente de Percepção

de Benefícios

Gerenciamento de Percepção de Benefícios

21

Para implantar o GPB precisamos preencher 3 lacunas

Alinhar Portfólio

com a Estratégia

Criar Espaço

pra diálogo

Estabelecer condições

para o Sucesso

Estabelecer condições para o Sucesso

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Criar uma cultura orientada ao valor

Estabelecer condições para o Sucesso

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• Entendimento explícito do comportamento necessário.

• Avaliação e realinhamento frequente dos projetos com a estratégia.

• Elevado nível de prestação de contas dos projetos.

• Tomada de decisão rápida.

• Capital humano.

• Patrocínio efetivo da Alta Administração.

• Metodologia e fluxos de processos otimizados para sua maturidade.

• Ferramenta de apoio a gestão integrada (Estratégia-Processos-Projetos).

80%Organizações

maduras em GPB

• Governança de projetos

• Portfólio

• Alterações de projeto

• Encerramento de projetos

• Avaliações pós-projeto

Organizações

imaturas em GPB

Exemplos de Informações

Informações úteis em tempo hábil

24

Recebem informação em tempo útil para tomadas de decisões

40%

PMO alinhado com a Estratégia

25

Quais projetos entregam maior valor para o cliente

Recursos caros utilizados em projetos de baixa prioridade

Projetos e programas sem relação com o Plano Estratégico

Seleção de Projetos com grande risco e pouco benefício

Excesso de Projetos executados simultaneamente

Quais projetos agregam maior benefício para a organização

As organizações precisam ter a informação certa, para a pessoa certa, no momento certo.

Fundamental definir os Processos

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Demanda Recebida

Priorizar projetos

Gerenciar Demanda

Analisar e Categorizar Projeto

Gerenciar projeto

Projeto

Operação Realizar Operação

1ª - Criar business case inicial.

2ª - Validar o business case; o plano de sustentação pós-projeto; os benefícios/valores.

3ª - Revisar periodicamente o business case, se o projeto ainda entrega benefício.

Controlar Portfólio de Projetos

Promovendo GPB

na sua organização

Como promover o GPB na sua organização

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Vitórias rápidas

• Selecionar os projetos certos.

o Critérios Categorização, Priorização e Benefícios.

• Envolver os GPs em todas as fases do projeto.

o Comunicação.

• Fortalecimento as capacidades dos GPs.

o Soft e Hard Skills.

• Articular e incentivar os comportamentos certos.

o Executivos, Donos do Negócio, GPs e Equipes.

• Encontrar as habilidades de GP certas para o projeto.

Curto

Prazo

Longo

Prazo

Gerenciamento de Percepção de Benefícios

29

• Fixar vínculos entre estratégia e projetos.

o Portfólio de Projetos Alinhado com a Estratégia.

• Vincular incentivos por resultados.

• Formalizar treinamento para desenvolver as qualificações necessárias para o GPB.

• Estabelecer a responsabilidade e a prestação de contas por benefícios.

• Reforçar a conscientização dos benefícios na diretoria.

Curto

Prazo

Longo

PrazoAções de médio a longo prazos

Reforçar os benefícios com a diretoria

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61%Dos projetos mais importantes para

implementar a estratégia da instituição

produziram os benefícios pretendidos.

51% 22%

Empresas que relatam desempenho

financeiro acima da média

imaturas

em GPB

maduras

em GPB

Qual é o nível de prioridade para o GPB?

Desafios que devem solucionados

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Alguns dos desafios que devemos enfrentar:

• Perseverança.

• Comunicação.

• Monitoramento Contínuo.

• Incorporar o GPB à governança do Portfólio de Projetos.

• Como medir os benefícios.

• Como saber se o que estamos fazendo está funcionando.

• Conversão de dados de indicadores em informações úteis.

• Decidir sobre meta de resultado apropriada.

• Combinar indicadores para entender os benefícios de negócio.

32

Consolidando o GPB

Benefits realization management framework

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Identificar os benefícios: determinar se projetos, programas e

portfólios podem produzir os resultados de negócios pretendidos.

O impacto estratégico de projetos: identificar benefícios para gerar

resultados para o negócio.

Executar o gerenciamento de benefícios: minimizar os riscos a

benefícios futuros e maximizar a oportunidade de ganhar benefícios

adicionais.

Sustentar os benefícios: garantir que, independentemente do que o

projeto ou o programa produza, continue a criar valor.

Conclusão

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As organizações podem ser boas em desenvolver

planejamento estratégico e em gerenciar projetos.

Contudo, existe uma lacuna, uma dificuldade em

associar os dois.

E mais difícil ainda é manter as estratégias e os

projetos alinhados e atualizados.

É fundamental ter um Escritório Integrado de

Gestão para operacionalizar a governança da

organização e realizar os benefícios esperados.

Entre em Contato

Frederico Ribeiro RamosGerente de Projetos e ProcessosPMP, CBPP, PMO-CP

ISG Participações S.A.+55 61 3327-3777+55 61 99636-8985frederico.ramos@isgsa.com.br

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