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29 de junho de 2019
Gerente de Projetos e Processos, ISGSA
A importância da gestão integrada na entrega de benefícios para a organização
Frederico Ribeiro Ramos
Frederico Ribeiro Ramos
Especialista em implantação de escritório de
gestão integrada, estratégia, processos e
projetos. Estudo e aplicação de conhecimentos
em gestão, gerenciamento de processos de
negócio e de projetos. Defensor de métodos
ágeis e colaborativos como canvas e kanban.
Gerente de Projeto e Processos do Grupo ISG,
especialista na ferramenta de gestão BRISK
PPM e Cofundador da Dyress, startup
desenvolvedora da plataforma Kanvas.Cards,
simplificando a cocriação, planejamento e
gestão utilizando métodos ágeis. Certificado
PMP, CBPP, PMO-CP, PSM, Itil, Cobit, ISO
20.000.
Momento Network com o LinkedIn
3
Referências
4
Gerenciamento de
Percepção de Benefícios
Gerenciamento de Percepção de Benefícios (GPB)
O valor de identificar
benefícios esperados
de cada projeto para
gerar resultados para
o negócio.
Benefits
Realization
Management
BRM
A importância de conectar
a estratégia de negócios
ao gerenciamento de
projetos.
A necessidade de
conscientizar a
diretoria na percepção
dos benefícios.
Avaliar os benefícios
durante a execução do
projeto.
Gerenciamento de Percepção de Benefícios
7
Fornecer às organizações uma maneira de medir como
projetos e programas agregam valor real à empresa.
Aplicam GPB17%
Dizem ter GPB93%
Desperdice menos dinheiro, recurso, tempo....
8
Desperdice menos
implantando o
gerenciamento de
benefícios
Gerenciamento de Percepção de Benefícios
9
mais baseados em
suposições menos
confiáveis
A cada ano os projetos tornam-se
mais
complexos
mais
interdependentes
Sendo necessário ter
mais disciplina poder de adaptar implantar e
supervisionar os
projetos
garantir que os OE
sejam alcançados
Gerenciamento de Percepção de Benefícios (GPB)
10
Medição do desempenho apenas
com formas tradicionais.
As empresas, hoje em dia, concentram
Execução de
projetos individuais.
Perdem a visão se os projetos/programas
estão de fato ajudando a atingir seus
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.
Gerenciamento de
Percepção de Benefícios e o
Escritório Integrado de Gestão
Gerenciamento de Percepção de Benefícios
12
PMI Thought Leadership Series
Conectar a estratégia de negócio ao
gerenciamento de projetos
Gerenciamento de percepção de benefícios
PMBoK – 6ª edição
Gerenciamento de Percepção de Benefícios (GPB)
13
3 vezes mais probabilidade de
cumprir ou exceder a meta de
ROI em cada projeto.
1,6 XEmpresas que praticam GPB têm
1,6 vezes mais chance de
alcançar o objetivo do projeto.
3 X
Gerenciamento de Percepção de Benefícios
14
Para implantar o GPB precisamos preencher 3 lacunas
Alinhar Portfólio
com a Estratégia
Criar Espaço
pra diálogo
Estabelecer condições
para o Sucesso
Alinhar Portfólio
com a Estratégia
GPB – Alinhar Portfólio e Estratégia
15
Gerenciar o portfólio de projetos com base em resultados
estratégicos reais, na criação de valor para a organização.
Definir e Consolidar:
1. Missão
2. Visão
3. Objetivos
4. KPI (OKR)
5. Metas
6. Mapa Estratégico
GPB – Alinhar Portfólio e Estratégia
16
Deve ser criada uma matriz de suficiência entre:
• Objetivos Estratégico
• Projetos que realizam os OE
• Indicadores que monitoram o desempenho (tangíveis e intangíveis)
GPB – Alinhar Portfólio e Estratégia
17
Perguntas cruciais:
• Existem OE sem Projetos?
• Os projetos associados aos OE
são suficiente para realizar os
benefícios?
• Os KPIs são suficientes para
monitorar?
• Existem KPIs para monitorar
benefícios intangíveis?
Estabelecer responsabilidade e prestação de contas claras
18
94%
Alta Maturidade
19%
Baixa Maturidade
PMI Thought Leadership Series
Estabelecer a responsabilidade e a
prestação de contas por benefício
Os responsáveis pelo GPB garantem que
os benefícios sejam identificados,
executados e sustentados, assegurando
que o investimento crie valor, conforme o
business case.
Gerenciamento de Percepção de Benefícios
19
Para implantar o GPB precisamos preencher 3 lacunas
Alinhar Portfólio
com a Estratégia
Criar Espaço
pra diálogo
Estabelecer condições
para o Sucesso
Criar Espaço pra diálogo
20
Devemos criar um espaço dedicado para um diálogo entre executivos, responsáveis
pelo negócio e gerentes de projeto.
ExecutivosDefinem e aprovam
estratégias.
Responsáveis pelo NegócioTraduzem Estratégias em Projetos
com resultados focados para sua
área de negócio.
Gerentes de ProjetoGerenciam a execução dos
projetos para realizar esses
resultados.
64%Esses 3 grupos representam em
média 64% dos fatores de garantia
da percepção de benefícios.
NOVO ATOR:
Gerente de Percepção
de Benefícios
Gerenciamento de Percepção de Benefícios
21
Para implantar o GPB precisamos preencher 3 lacunas
Alinhar Portfólio
com a Estratégia
Criar Espaço
pra diálogo
Estabelecer condições
para o Sucesso
Estabelecer condições para o Sucesso
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Criar uma cultura orientada ao valor
Estabelecer condições para o Sucesso
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• Entendimento explícito do comportamento necessário.
• Avaliação e realinhamento frequente dos projetos com a estratégia.
• Elevado nível de prestação de contas dos projetos.
• Tomada de decisão rápida.
• Capital humano.
• Patrocínio efetivo da Alta Administração.
• Metodologia e fluxos de processos otimizados para sua maturidade.
• Ferramenta de apoio a gestão integrada (Estratégia-Processos-Projetos).
80%Organizações
maduras em GPB
• Governança de projetos
• Portfólio
• Alterações de projeto
• Encerramento de projetos
• Avaliações pós-projeto
Organizações
imaturas em GPB
Exemplos de Informações
Informações úteis em tempo hábil
24
Recebem informação em tempo útil para tomadas de decisões
40%
PMO alinhado com a Estratégia
25
Quais projetos entregam maior valor para o cliente
Recursos caros utilizados em projetos de baixa prioridade
Projetos e programas sem relação com o Plano Estratégico
Seleção de Projetos com grande risco e pouco benefício
Excesso de Projetos executados simultaneamente
Quais projetos agregam maior benefício para a organização
As organizações precisam ter a informação certa, para a pessoa certa, no momento certo.
Fundamental definir os Processos
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Demanda Recebida
Priorizar projetos
Gerenciar Demanda
Analisar e Categorizar Projeto
Gerenciar projeto
Projeto
Operação Realizar Operação
1ª - Criar business case inicial.
2ª - Validar o business case; o plano de sustentação pós-projeto; os benefícios/valores.
3ª - Revisar periodicamente o business case, se o projeto ainda entrega benefício.
Controlar Portfólio de Projetos
Promovendo GPB
na sua organização
Como promover o GPB na sua organização
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Vitórias rápidas
• Selecionar os projetos certos.
o Critérios Categorização, Priorização e Benefícios.
• Envolver os GPs em todas as fases do projeto.
o Comunicação.
• Fortalecimento as capacidades dos GPs.
o Soft e Hard Skills.
• Articular e incentivar os comportamentos certos.
o Executivos, Donos do Negócio, GPs e Equipes.
• Encontrar as habilidades de GP certas para o projeto.
Curto
Prazo
Longo
Prazo
Gerenciamento de Percepção de Benefícios
29
• Fixar vínculos entre estratégia e projetos.
o Portfólio de Projetos Alinhado com a Estratégia.
• Vincular incentivos por resultados.
• Formalizar treinamento para desenvolver as qualificações necessárias para o GPB.
• Estabelecer a responsabilidade e a prestação de contas por benefícios.
• Reforçar a conscientização dos benefícios na diretoria.
Curto
Prazo
Longo
PrazoAções de médio a longo prazos
Reforçar os benefícios com a diretoria
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61%Dos projetos mais importantes para
implementar a estratégia da instituição
produziram os benefícios pretendidos.
51% 22%
Empresas que relatam desempenho
financeiro acima da média
imaturas
em GPB
maduras
em GPB
Qual é o nível de prioridade para o GPB?
Desafios que devem solucionados
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Alguns dos desafios que devemos enfrentar:
• Perseverança.
• Comunicação.
• Monitoramento Contínuo.
• Incorporar o GPB à governança do Portfólio de Projetos.
• Como medir os benefícios.
• Como saber se o que estamos fazendo está funcionando.
• Conversão de dados de indicadores em informações úteis.
• Decidir sobre meta de resultado apropriada.
• Combinar indicadores para entender os benefícios de negócio.
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Consolidando o GPB
Benefits realization management framework
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Identificar os benefícios: determinar se projetos, programas e
portfólios podem produzir os resultados de negócios pretendidos.
O impacto estratégico de projetos: identificar benefícios para gerar
resultados para o negócio.
Executar o gerenciamento de benefícios: minimizar os riscos a
benefícios futuros e maximizar a oportunidade de ganhar benefícios
adicionais.
Sustentar os benefícios: garantir que, independentemente do que o
projeto ou o programa produza, continue a criar valor.
Conclusão
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As organizações podem ser boas em desenvolver
planejamento estratégico e em gerenciar projetos.
Contudo, existe uma lacuna, uma dificuldade em
associar os dois.
E mais difícil ainda é manter as estratégias e os
projetos alinhados e atualizados.
É fundamental ter um Escritório Integrado de
Gestão para operacionalizar a governança da
organização e realizar os benefícios esperados.
Entre em Contato
Frederico Ribeiro RamosGerente de Projetos e ProcessosPMP, CBPP, PMO-CP
ISG Participações S.A.+55 61 3327-3777+55 61 [email protected]
fredericoramos
