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A SECRETARIA PAROQUIAL E A
COMUNICAÇÃO VERBAL
Sumã Pedrosa
SECRETARIADO
O Secretariado é uma profissão de longa tradição, que desde há muito está conotada com um cargo de confiança, de responsabilidade e que exige discrição.
O termo secretário deriva da palavra em latim secernere, que significa distinguir ou destacar. Está associado ao conceito de privado ou confidencial.
Secretário - pessoa que supervisionava um negócio, a mando de uma personalidade poderosa, como um Rei ou um Papa.
Atualmente: assegurar o atendimento, tomar notas, digitar e arquivar; pró-ativos, versáteis, capazes de evoluir e ... unir à sua profissão a missão de todo batizado – Ide e anuncie a Boa Nova. Uma profissão privilegiada que merece ser exercida com dignidade e competência.
IMAGINEM A SEGUINTE SITUAÇÃO:
Dramatizar
COMUNICAÇÃO
Verbal e não-verbal
QUESTÕES PARA REFLEXÃO
Você é uma pessoa aberta ao diálogo?
( )sempre ( ) quase sempre ( ) raramente ( ) nunca
Permite que o outro se expresse sem interrompê-
lo?
Percebe aquilo que os outros querem dizer além
das palavras (as entrelinhas)?
Esforça-se para desenvolver sua habilidade em
reter informações?
É simpático com seus interlocutores?
QUESTÕES PARA REFLEXÃO
Ao contar um acontecimento ou explicar uma
situação, você é claro e paciente para responder
as dúvidas que possam surgir?
Ao rememorar um acontecimento qualquer, você
se preocupa em indicar e registrar os fatos mais
importantes?
Você é claro e objetivo em suas explicações e
argumentações?
QUESTÕES PARA REFLEXÃO
Ao perceber que está errado, costuma mudar de
opinião?
Costuma repetir para o seu interlocutor os
detalhes essenciais de uma conversa, antes que
ela chegue ao fim, visando confirmar a intenção
da mensagem comunicada?
Costuma tornar-se hostil ou irônico quando o
ponto de vista do seu interlocutor difere do seu?
QUESTÕES PARA REFLEXÃO
Quando em grupo, costuma escutar com atenção
e interesse o que as outras pessoas têm a dizer?
Você consegue manter uma conversação polêmica
sem enveredar para o bate-boca?
Você expressa suas ideias com clareza e
objetividade?
ATITUDES QUE EMPERRAM A
COMUNICAÇÃO
Bocejos
Olhar várias vezes
para o relógio
Olhar desatento
Brincar com algo à
sua volta
Distrair-se com
situação paralela à
conversa principal
Ficar desenhando ou
rabiscando no papel
de anotações
Coçar os olhos
Andar enquanto o
interlocutor tenta
expor o assunto
Descortesia ou
indelicadeza no
tratamento
SITUAÇÕES DIÁRIAS DE COMUNICAÇÃO NA
SECRETARIA PAROQUIAL
Dramas do dia a dia Atitudes negativas Atitudes positivas Sugestão de solução
O telefone toca e é
sempre a mesma coisa:
A que horas será
celebrada a missa das
6h?
Responder com desdém.
Ficar irritado ou chateado e
desligar o telefone.
Buscar um meio que facilite esse
fluxo de informação.
Secretária virtual que
forneça, por meio de um
código esse tipo de
informação.
Os responsáveis pelas
comunidades nunca
repassam os acertos
contábeis do mês na data
correta.
Ligar dezenas de vezes
cobrando. Irritar-se e reclamar
com o padre.
Sentar-se com todas as
lideranças e explicar
detalhadamente as implicações
dos atrasos para a paróquia.
Informatizar as comunidades
e/ou gerar planilhas
simplificadas.
Os agentes de pastoral
pensam que sou
empregado deles.
Cada hora aparece um
querendo mandar.
Agir como empregado.
Não dar atenção aos
coordenadores de pastoral,
angariando desafetos.
Determinar as regras da
secretaria juntamente com o
sacerdote e o CPP. Registrar por
escrito e dar a conhecer as
normas a todos.
Desenvolver uma tabela de
atividades com seus
respectivos responsáveis.
Afixá-la na secretaria.
Distribuir tarefas como
digitação, tirar cópias, etc,
entre os agentes.
Dramas do dia a dia
O padre vai para as
reuniões e não me
comunica os
resultados.
Atitudes Negativas
Ficar calado(a)
esperando ser
cobrado(a) de alguma
coisa para então dizer:
o senhor não me falou
nada. Por isso,
não fiz. A
culpa é sua.
Atitudes Positivas
Diariamente ir ao
encontro do sacerdote
para coordenar o
expediente do dia.
Perguntar e
anotar todas as
informações.
Sugestão de Solução
A participação do
secretário(a) nas reuniões
é um facilitador. Se este for
responsável em organizar a
reunião melhor ainda.
A secretaria parece
“casa da sogra”, todo
mundo entra e se
sente no direito de
usar computador,
pegar papéis, caneta.
E isso atrapalha
nosso trabalho.
Não se importar e fazer
parte da bagunça.
Depois reclamar com o
padre e justificar suas
falhas nas pessoas.
Tratar a todos com
cordialidade e respeito,
porém impondo limites
no espaço de trabalho.
O espaço da secretaria
pode ter um balcão que
separe o ambiente de
trabalho do de fluxo de
pessoas. Tenha um local de
espera confortável com
água e revistas cristãs.
QUE OUTRAS SITUAÇÕES SÃO COMUNS NO
DIA A DIA DA SECRETARIA PAROQUIAL?
Atitudes negativas
Atitudes positivas
Sugestões de solução
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ALGUMAS DICAS
• Atenção à velocidade da sua fala
• Mantenha um sorriso na voz
• Tom de voz agradável
• Fique certo de que suas infomações foram compreendidas
• Evite o uso ostensivo de palavras técnicas
• Gírias
• Expressões íntimas (querido, meu bem)
• Mascar chicletes
ALGUMAS DICAS
Atenção à Postura
• Olhe para a pessoa enquanto fala com ela
• Transmita segurança, não arrogância
• Ouça atentamente e evite “cortar” o interlocutor
• Seja educado e gentil
• Lembre-se que não há favoritismo
Meu filho, faze o que fazes com
doçura, e mais do que a estima
dos homens, ganharás o afeto
deles. (Eclo 3,19)
Fica firme em teu compromisso e
te concentra em atender bem a
pessoa que te procura, e persevera
no teu trabalho. (Eclo 11, 20)
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