Apresentação para Contratadas Utilização do Sistema Rainbow · • A forma de atualizar a...

Apresentação para Contratadas Utilização do Sistema Rainbow

1º Passo - Acesso

• Acessar a página do TECON na internet, através do endereço: www.tecon.com.br

• Clicar em ‘Acesso à documentação de contratados’

• Inserir Usuário e Senha para acessar sistema

2º Passo – Cadastro dos funcionários da contratada no sistema

• O primeiro processo a ser realizado é o preenchimento da planilha de dados dos funcionários. A primeira carga é realizada pelo TECON. Atualizações deverão realizadas pela empresa Contratada, conforme seguintes passos:

• Clicar em “Cadastro de Empresas”

• Clicar no 3º ícone, correspondente a “Planilha de Importação”

• Verificar se a opção dos campos está devidamente selecionada:

• Tipo: Dados do funcionário

• Perfil: * Depende se a prestação de serviços é fixa, esporádica ou temporária

• Quantidade de linhas: (deve ser igual maior do que a quantidade defuncionários)

• Após, clicar em “Gerar”

• A planilha ficará salva em ‘Downloads’ ou no local que você selecionar. Você deverá abrir o arquivo e preencher a planilha com os dados solicitados.

• Esta é a planilha gerada pelo sistema, a qual deve ser preenchida e salva no computador. No primeiro campo correspondente a “Contrato” basta flegar a opção que estará disponível, trata-se do número correspondente ao Contrato entre o Tecon e a sua empresa.

• Os campos destacados em amarelo são de preenchimento OBRIGATÓRIO, sendo conveniente adicionar as informações solicitadas em TODOS os campos. Nãoesquecer de salvar a planilha preenchida no computador!

• Após, clicar em “Rainbow / Sistemas”, no canto superior esquerdo da tela para voltar ao Menu Inicial.

• Em seguida, clicar em “Assistente de Importação”

• Clicar em “Importar”

• Selecionar a planilha dos Dados de Funcionário devidamente preenchida e salva no computador

• Esperar mensagem de “Arquivo enviado com sucesso”, em seguida clicar em “Ok”

3º Passo – Envio dos documentos

• O programa admite arquivos em PDF e JPG, no tamanho máximo de 10MB para cada arquivo.

• Clicar em “Rainbow / Sistemas” e “Cadastro de Empresas”

• Clicar no 2º ícone, correspondente à documentação da empresa

Na sequência aparecerá a seguinte tela, na qual será possível visualizar e anexar todos os documentos exigíveis da empresa:

• Clicar no 2º ícone – “Administrar Documentos” para anexar e enviar a documentação da empresa

• Clicar em “Adicionar”

• Preencher a Data de Entrega de acordo com o dia do envio e “Salvar”

• Para anexar o documento, é necessário clicar no 1º ícone, correspondente a “Documentos Digitalizados”

• “Anexar”

• Selecionar o documento do computador – “Abrir”

• Verificar se o documento encontra-se dentro dos Anexos, conforme tela abaixo, e “Fechar”

4º Passo – Documentos dos Funcionários

• Clicar em “Rainbow / Sistemas” para voltar ao Menu Inicial, e clicar na opção “Cadastros – Funcionários de Terceiros”

• Selecionar o TIPO DE FILTRO: EMPRESA

• Digitar o nome da empresa no campo específico e clicar em “Filtrar”. Em seguida, aparecerá a lista com todos os funcionários cadastrados

• O primeiro ícone corresponde à função de “Editar Dados do Funcionário”, sendo possível a mudança ou acréscimo de informações.

• Depois de editados os dados, clicar em “Salvar”

• O 3º ícone corresponde à “Documentação de Funcionário”, onde se encontram documentos exigíveis que deverão ser anexados

• O procedimento para anexar os Documentos de Funcionários é igual ao dos Documentos da Empresa. Segue:

• Clicar no 2º ícone, correspondente à “Administração de Documentos”

• “Adicionar”

• Preencher a Data de Entrega de acordo com a data em que os documentos estão sendo entregues

• Data da Emissão deve ser preenchida de acordo com a data do documento

• Em seguida, clicar em “Salvar”

• Após salvos os Dados, clicar em “Ok”

• Clicar no ícone correspondente a “Documentos Digitalizados”

• Clicar em “Anexar”

• Selecionar no seu computador o documento a ser enviado e clicar em “Abrir”

• Verificar se o documento encontra-se dentro dos Anexos, conforme tela abaixo, e “Fechar”

• Caso seja necessário excluir um documento anexado, basta clicar no 3º ícone –“Excluir Lançamento” e “Ok”

Após enviados, os documentos passarão pelo fluxo deAprovação de Documentos, realizado pelo TECON.

Neste fluxo, serão analisados a validade, data correta dodocumento e a compatibilidade entre o documento exigidoe o arquivo realmente anexado. Por isso, recomendamosque os documentos sejam sempre conferidos antes doenvio, a fim de evitar retrabalho.

Obs. 1: Documentos da Empresa

• Ato Constitutivo:

– Empresa Individual: Declaração de Empresário

– Empresas LTDA e EIRELI: Contrato Social e última alteração contratual

– Empresa S/A: Estatuto Social atualizado e Ata da última eleição de diretoria

Informações finais

• Nesta primeira carga de informações no sistema, a integração será validada peloTECON, com prazo de 1 (um) ano a contar da data da integração do funcionáriono Terminal. Depois de expirado este prazo, a empresa deverá agendar uma novadata para o funcionário realizar a integração.

• A forma de atualizar a informação de funcionários admitidos e demitidos éatravés da planilha de importação, e também, nos casos de demissões pode serfeito através do ícone para “Edição de Dados” do funcionário, conformeabordado no guia de utilização do Sistema Rainbow.

• Para as próximas vezes em que for necessário atualizar informações defuncionários (inclusão de novos funcionários, alterações de nome em razão decasamento, datas de demissão, etc), bastará complementar as informações naplanilha existente e importar no sistema.

Agradecemos a Participação de todos!