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8/19/2019 avaliaçao fornecedores
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FICHA DE PROCESSO Código PRG06
GESTÃO DE APROVISIONAMENTOSData 17/03/2015
Revisão 03
ÍNDICE
1 CARACTERIZAÇÃO DO PROCESSO ................................................................. ................................................................... ...... 2
2 FLUXOGRAMA MACRO ........................................................... .................................................................. ............................. 2
3 INDICADORES.......................................................................... .................................................................. ............................. 2
4 ENTRADAS E SAÍDAS .............................................................. ................................................................... ............................. 2
5 SUB-PROCESSO SPRG06-01 GESTÃO ESTRATÉGICA DE COMPRAS (Strategic Sourcing) ....................................................... 4
6 SUB-PROCESSO SPRG06-02 GESTÃO OPERACIONAL DE COMPRAS (Operational Sourcing) ................................................. 8
6.1 COMPRAS POR PROJETO ........................................................ ................................................................... ................... 8
6.2 COMPRAS NÃO PLANEADAS ............................................................. ................................................................... ....... 10
7 SUB-PROCESSO SPRG06-03 GESTÃO DE INVENTÁRIO ................................................................. ........................................ 11
8 AMBIENTE E SEGURANÇA ................................................................ ................................................................... ................. 12
9 DOCUMENTOS ASSOCIADOS ........................................................... ................................................................... ................. 12
10 LISTA DE REVISÕES ........................................................... ................................................................... ............................ 12
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Ana Rita
Violante
Digitally signed by Ana Rita
Violante
DN:cn=Ana Rita Violante,o,
ou=Zeugma,
email=anarita.violante@zeu
gma-tsi.pt,c=US
Date:2015.03.1711:02:30Z
ADMINDigitally signed by ADMINDN:cn=ADMIN,o=Zeugma
TSI SA,ou=ADMIN,email=raul.espiritosanto@zeugma-tsi.pt,c=PTDate:2015.03.1911:45:12Z
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FICHA DE PROCESSO Código PRG06
GESTÃO DE APROVISIONAMENTOSData 17/03/2015
Revisão 03
1
CARACTERIZAÇÃO DO PROCESSO
Gestor do Processo Supply Chain Manager
Objetivo Geral do Processo Definir os subprocessos relativos à pesquisa e compra de materiais, equipamentos e serviços,assim como a metodologia usada para a selecção e avaliação de fornecedores.
O b j e t i v
o d o s S u b p r o c e s s o s
SPRG06-01 GESTÃOESTRATÉGICA DE
COMPRAS
Definir as regras para identificação, categorização, seleção e negociação com fornecedores(Strategic Sourcing).
SPRG06-02 GESTÃOOPERACIONAL DE
COMPRAS
Definir a forma como são geridas as compras da empresa e como se processa a avaliação dosfornecedores (Operational Sourcing).
SPRG06-03 GESTÃODO INVENTÁRIO
Definir a forma como é gerido o inventário e como se processa a sua análise.
Reservam-se todos os direitos sobre este documento e a informação nele contida. A reprodução, uso ou distribuição para outras entidades sem autorizaçãoprévia do autor é expressamente proibida.
2
FLUXOGRAMA MACRO
Subprocessos Actividades
SPRG06-01
Gestão
Estratégica de
Compras
SPRG06-02
Gestão
Operacional de
Compras
3 INDICADORES
Como forma de avaliar o desempenho do processo, são definidos objetivos, indicadores e metas (DSG04-02 PLANO OBJECTIVOSE METAS) alinhados com o plano estratégico da Zeugma e o objetivo geral do processo.
4
ENTRADAS E SAÍDASSUB-PROCESSO
Entradas Fornecedores Ligações Sub-Processos Saídas Clientes Ligações
Necessidade deprodutos ou
serviçosEngenharia
PRN02 - Gestão deProjetos
SPRG06-01GESTÃO
ESTRATÉGICA DECOMPRAS
FornecedoresSupply Chain
SPRG06-02Gestão
Operacional deCompras
Selecção defornecedores
Supply Chain --Categorização de
fornecedoresSupply Chain
Gestor de Projectos
SPRG06-02Gestão
Operacional deCompras
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FICHA DE PROCESSO Código PRG06
GESTÃO DE APROVISIONAMENTOSData 17/03/2015
Revisão 03
QualificaçãoQuantitativa dos
Fornecedores
Supply ChainQuality &
ContinuousImprovement
--Lista de
fornecedores anual
Supply ChainEngenhariaQuality &
ContinuousImprovement
--
Proposta Ordemde Compra
EngenhariaPRN02 - Gestão de
Projetos
SPRG06-02GESTÃO
OPERACIONALDE COMPRAS
Ordem de Compra Fornecedor externa --
Ordem deCompra
EngenhariaPRN02 - Gestão de
ProjetosEncomenda
recebidaInternal Logistics
PRN02 - Gestãode Projetos
NãoConformidades
Internal Logistics --Atribuição declassificação
Supply ChainEngenharia
--
AvaliaçãoComercial
Purchasing --Comunicação de
NãoConformidades
Fornecedorexterno
--
Avaliação defornecimento
Internal Logistics --Classificação de
FornecedorSupply ChainEngenharia
--
Listagem deinventário Supply Chain --
SPRG06-03
GESTÃO DOINVENTÁRIO
Análise de desvios Financeira --
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GESTÃO DE APROVISIONAMENTOSData 17/03/2015
Revisão 03
5 SUB-PROCESSO SPRG06-01 GESTÃO ESTRATÉGICA DE COMPRAS (Strategic Sourcing)
Análise de Necessidades
Análise de Mercado
Análise de Relacionamento
Selecção de Fornecedores e Negociação
RESPONSÁVEL SUPORTECRITÉRIOS DE EXECUÇÃOSEQUÊNCIA DE ACTIVIDADESSEQUÊNCIA DE ACTIVIDADES
Departamento
Supply Chain
Início
FornecedorSeleccionado
A análise de mercado poderá ser realizada através de visitas aFeiras; visitas de apresentação de potenciais fornecedores e/ou
produtos/serviços; pesquisas internet, etc. de modo identificarpotenciais fornecedores por artigo/serviço.
Identificar universo de artigos/serviços a adquirir, com base nasseguintes situações:- Novas necessidades de artigos/serviços com requisitos definidoscujos fornecedores não façam parte da lista de fornecedores daZeugma.- Análise Artigos/Fornecedor por rotação -Ex.: último ano –geridos por stock mínimo;
Análise de necessidadesde materiais e serviços
DepartamentoSupply Chain
Orçamentos iniciaisDesenhos
Especificações TécnicasIdentificação de fornecedor/
fabricantes homologadospelo cliente de acordo com
o caderno de encargos /requisições via Add-On ou
MRP
Procura e envio de consultas de acordo com o estabelecido com ogestor de projecto e a documentação disponível e sempre quepossível utilizando o MRG06-02 Request for Quotation. Noentanto podem ser efectuadas consultas via email.
Preparação e envio dasconsultas
Análise de propostasrecebidas
Responsável SupplyChain / Gestor de
Projecto/ Engenharia
Responsável SupplyChain / Gestor de
Projecto/Engenharia
Negociação/Contratos eAcordos de Compra
Análise técnica e comercial das propostas.
Negociação de parâmetros como o preço líquidos, prazosentrega, condições de pagamento e requisitos de qualidade.
ERP M3
ERP M3SPRG06-02 GestãoOperacional de
Compras
Sim
Responsável SupplyChain
Responsável SupplyChain
As compras serão efectuadas de acordo com o SPRG06-02 GestãoOperacional de Compras
Pesquisa e Identificaçãode potenciais
Fornecedores
Não
SPRG06-02 GestãoOperacional de
Compras
DepartamentoSupply Chain
Em função das necessidades de propostas de ordem de comprageradas a partir de requisições internas, gestão de stocks e ordensde fabrico/produção (MRP).
Especificaçõesde Novos Artigos/
Serviços
Efetuar categorização dofornecedor
O Departamento de Supply Chain, em função do tipo defornecimento, poderá realizar uma avaliação inicial ao fornecedorutilizando o formulário “Initial Supplier Assessment”. Estaavaliação, apenas deverá ser aplicada aos novos fornecedoresconsiderados estratégicos/subcontratados e preferenciais, esempre que se justifique necessária.
Responsável SupplyChain
DSG06-02 Initial SupplierAssessment
Abertura de fornecedor
Fornecedor Novo?
Sim
Sim
Caso se trate de um fornecedor novo, deve-se proceder àabertura do fornecedor no ERP, com informação de contacto,NIF, dados bancários, etc.
ERP M3Responsável SupplyChain
MRG06-01 FormulárioRegisto de Fornecedor
MRG06-02 Request forQuotation
A
FornecedorEstratégico/
Preferencial
Não
Sim
Avaliar fornecedorAssessment Tool
Os fornecedores serão categorizados de acordo com os
parâmetros definidos no ponto 5.1.
O formulário é preenchido on site ou remotamente com acolaboração do fornecedor. Se a empresa avaliada não cumprircom os pressupostos mínimos estabelecidos pela Zeugma, nãoserá automaticamente excluída do portfólio de fornecedores, noentanto, deverá ser definido um plano de ações de melhoria. Aofim de 6 ou 12 meses dependendo da categoria que se encontrar,será efetuada uma nova avaliação através do preenchimento desteformulário.
Lista de fornecedores
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Na tabela abaixo apresenta-se as principais atividades desenvolvidas pelo Supply Chain Manager / Gestor de Projecto /Engenharia de acordo com a categorização dos fornecedores:
Estratégico Preferencial Standard
Contracting n.a.Assessment Se aplicável n.a.Follow-up Plano de Melhoria Sim Se aplicável n.a.Avaliação Anual Anual n.a.
A análise de um fornecedor novo e sempre que considerado necessário, poderá compreender uma visita às instalações dofornecedor e a realização de um assessement inicial, que permitirá avaliar o fornecedor em diversas áreas (ver DSG06-02 InitialSupplier Assessment ):
Manufacturing Facilities
Management skills
Financial
Quality system
Procurement
Technology
Manufacturing system
Customer Satisfaction
Business Continuity Plan
Maintenance system
A escala de avaliação é a seguinte:
< 50 a empresa não cumpre pressupostosmínimos
50-70 a empresa precisa de um plano demelhoria, precisa de se desenvolver antes decomeçar a parceria
> 70 a empresa cumpre os pressupostos eestá apta ao fornecimento de materiais e/ouserviço à Zeugma
5.2. SELEÇÃO DOS FORNECEDORES A AVALIAR
Os fornecedores que serão objecto de análise serão selecionados de acordo com os seguintes critérios:
i.
Análise ABC, escolhendo todos os fornecedores de matéria-prima de classe A (por volume de compras);ii.
Fornecedores que pela sua criticidade terão de ser obrigatoriamente analisados / avaliados, tais como fornecedoresestratégicos e preferenciais;
iii.
Fornecedores de matéria-prima subcontratados.
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5.3. CLASSIFICAÇÃO DOS FORNECEDORES
Os fornecedores serão avaliados através da utilização do DSG06-01: LISTA DE AVALIAÇÃO E QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES.Consoante a avaliação obtida, estes poderão ser classificados da seguinte forma:
Índice de Desempenho Fornecedor (IDF) Classificação
100% - Excelente Fornecedor de Classe I
75% - Bom Fornecedor de Classe II
50% - Suficiente Fornecedor de Classe III
25% - Insuficiente Fornecedor de Classe IV
0% - Mau Fornecedor de Classe V
A Classificação dos Fornecedores estará disponível no DSG06 – 01 LISTA DE AVALIAÇÃO E QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES,sendo actualizada anualmente (aquando da extracção da Lista de Fornecedores) e sempre que se verifiquem alterações.
Os fornecedores serão reavaliados sempre que obtiverem uma classificação igual ou inferior a “suficiente”, num dosparâmetros analisados.
Os fornecedores de Classe IV ou V poderão ser excluídos da lista de fornecedores da Zeugma. Esta exclusão deverá ser semprevalidada pela Administração.
Para os fornecedores de classe IV e V serão solicitadas medidas para resolver os problemas detetados. A estes fornecedoresserá enviada uma comunicação a informar do resultado obtido e se não responderem à comunicação enviada, ou se a suaresposta não for considerada válida, estes serão mantidos na mesma CLASSE. Estes fornecedores são informados que no
período de 6 meses as suas encomendas serão controladas e que será realizado o procurement de uma alternativa. Caso asmedidas tomadas pelo fornecedor não melhorem a sua performance iniciaremos a atividade de fornecimento com a alternativaencontrada.
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6 SUB-PROCESSO SPRG06-02 GESTÃO OPERACIONAL DE COMPRAS (Operational Sourcing)
6.1 COMPRAS POR PROJETO
Subprocessos Actividades
Requisições Internas
Gestão de Artigos
Todos utilizadores M3
Pesquisar artigos
Início
Artigos já existem?Não
Sim
Criar requisições OC /
PBOM
Selecionar artigos MP com
estado = 10-Provisório
RequisiçãoOC Exemplo.xls
Add-On:M3 Requisições OC
ERP M3
Seguimento por Projeto/
OF
Verificar/definir critérios
de gestão de artigo
Criar artigos
estado =10-Provisório
Sim
RESPONSÁVEL SUPORTECRITÉRIOS DE EXECUÇÃOSEQUÊNCIA DE ACTIVIDADES
ERP M3
A pesquisa de artigos poderá ser desencadeada a partir da
tecla “F4” no campo “código” das aplicações M3, por
exemplo: MMS200.
Caso o artigo pretendido não exista no mestre de artigos,
este poderá ser criado a partir do Add-on: “M3 Criar
Artigos”, ficando com o estado 10-Provisório.
As necessidades de artigos por projecto/OF poderão ser
inseridos no modelo “RequisiçãoOC Exemplo” ou através
das estruturas de produto criadas em M3.
No “RequisiçãoOC Exemplo” deve ser preenchido com os
seguintes campos mínimos obrigatórios: Código,
Quantidade e Data Entrega.
Add-On: M3 Criar Artigos
Caso não existam condições comerciais válidas por artigo,
estes devem ser alvo de consulta/negociação de acordo
com o processo “SPRG-06-01 Gestão Estratégica de
Compras”
Email, outros meios aplicáveis
As requisições efectuadas a partir do modelo
“RequisiçãoOC Exemplo” deverão ser submetidas no M3,através do Add-on: “M3 Requisições OC”
Actualizar estado artigosEstado = 20-Libertado
Devem ser selecionados os artigos com classificação MP
(Matéria-Prima) em estado 10-Provisório.
Supply Chain
Para cada artigo devem ser definidas as unidades base e ou
alternativa(s), prazo de abastecimento e prazo de
segurança, quantidade mínima e múltipla de encomenda
(caso aplicável), etc..
ERP M3
Uma vez defindos todos os critérios de gestão de artigos, o
seu estado deve ser actualizado para 20-Libertado, de
modo a poder ser movimentado.
A
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Processamento de Ordens de Compra
Fim
A
RESPONSÁVEL SUPORTECRITÉRIOS DE EXECUÇÃOSEQUÊNCIA DE ACTIVIDADES
As necessidades de compra por projecto poderão seranalizadas no “Add-On:M3 Planeamento de Requisições”relativamente a quantidades necessárias face aos stocks,datas de entrega, etc...
Todas a necessidades de compra efectiva estarãoreflectidas na aplicação PPS170, onde o compradorlibertará os itens a comprar por fornecedor.
ERP M3
As ordens de compra(OC) após emissão e validaçãoestarão aptas a serem enviadas aos fornecedores pelomeios aplicáveis.
Departamento SupplyChain
Add-On:M3 Planeamento deRequisições
Add-On:M3 Planeamento deRequisições
ERP M3
Caso haja stock disponível por artigo e se pretendaconsumir, o comprador poderá solicitar a sua reserva.
Caso não existam condições comerciais válidas por artigo,estes devem ser alvo de consulta/negociação de acordocom o processo “SPRG06-01 Gestão Estratégica deCompras”
SPRN03-02 Recepçãode Materiais
Verificar necessidades noM3
Existe em stock?Sim
Não
Proposta de ordem decompras (PPS170)
Solicitar reserva material(MMS100)
Emissão de ordens decompra
Confirmação deEncomenda.
Seguimento Datas Entrega
SPRG06-01 GestãoEstratégica de
Compras
Existe(m) proposta(s)válida(s)?
Sim
Não
SPRG02-03 Lançamento
de Facturas e
Pagamentos a
Fornecedores
ERP M3; E-mail; Fax
As ordens de compra(OC) após emissão e envio deverãoquando aplicável, ser confirmadas as datas de entrega datotalidade dos itens da encomenda e o preço dos itens daencomenda.
ERP M3
Logística
DepartamentoAdministrativo e
Financeiro
A recepção de materiais, conferencia e entradas de stockserão asseguradas pelo processo SPRN03-02 Recepção deMateriais.
ERP M3
O Lançamento/conferencia de facturas e gestão depagamentos a fornecedores é assegurado pelo processoSPRG02-03 Lançamento de Facturas e Pagamentos aFornecedores.
ERP M3
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Revisão 03
6.2
COMPRAS NÃO PLANEADAS
RESPONSÁVEL SUPORTECRITÉRIOS DE EXECUÇÃOSEQUÊNCIA DE ACTIVIDADES
Fim
Necessidade de compranão planeada
Autorização decompra?
Sim
Requisição
Emissão de ordens decompra
Deslocação para comprado artigo
Fornecedor com conta corrente?
Sim
Não
NãoLevantamento de
Numerário
Entrega do material &Fatura
Departamento SupplyChain
Requisitante &Armazém
Todos oscolaboradores
Responsável SupplyChain
& Responsável Produção
Requisitante
Requisitante
DepartamentoAdministrativo e
Financeiro
As ordens de compra(OC) após emissão e validação estarãoaptas a serem enviadas aos fornecedores pelo meiosaplicáveis.
A recepção de materiais, conferencia e entradas de stockserão asseguradas pelo processo SPRN03-02 Recepção deMateriais.O Lançamento/conferencia de facturas e gestão depagamentos a fornecedores é assegurado pelo processoSPRG02-03 Lançamento de Facturas e Pagamentos aFornecedores.
ERP M3
ERP M3
Início
Sempre que a Produção deteta a necessidade de adquiriralgum material e que pela sua urgência, não pode seguir oprocesso normal de compras, considera-se uma compranão planeada.
Os responsáveis da Produção e do Supply Chain devemautorizar a compra.
Após a autorização para realizar a compra deve-se fazer arequisição no M3.
Caso a Zeugma tenha conta corrente no fornecedor ocolaborador pode ir diretamente ao fornecedor e efetuar acompra. Se não deve solicitar ao DepartamentoAdministrativo e Financeiro numerário para realizar acompra.
O colaborador que vai realizar a compra deve certificar-seque solicita fatura ao fornecedor e que consta o n.º decontribuinte e designação da empresa.
Fatura
FaturaERP M3
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7 SUB-PROCESSO SPRG06-03 GESTÃO DE INVENTÁRIO
Subprocessos Actividades
Realização de contagens físicas de inventário ao universo
de artigos definidos.
O Dep. Financeiro define os prazos da Auditoria e/ou fecho
de ano/semestre. Informa o Dep. Supply Chain e área de
Logística.
Supply Chain
Departamento
Financeiro
Fim
Definição do tipo de inventário a executar e emissão das
respetivas listagens.
Análise dos desvios verificados quer em termos de
quantidades quer em valor.
RESPONSÁVEL SUPORTECRITÉRIOS DE EXECUÇÃOSEQUÊNCIA DE ACTIVIDADES
Início
Informação do Plano de
Auditorias/Encerramento
de Inventário
Preparação para
realização inventário
M3
Lista de I nventário
Realização do inventárioInternal Logistics
Operator
Análise de desvios
Ficheiro xls
Ficheiro xlsSupply Chain
É necessário realizar
recontagens?
S i mRecontagens e correção
Carregamento das
contagens físicas
Não
Análise de desvios
Fecho do inventário
Supply Chain
IT
Supply Chain
Internal Logistics
Operator
Sim
Supply Chain
Supply Chain
Departamento
Financeiro
Departamento
Financeiro
Caso seja identificada uma diferença relevante entre o
que existe em armazém e o que consta nas listagens pode-
se optar por realizar recontagens.
Realização de recontagens físicas ao(s) artigo(s)
identifcado(s) e respetiva correcção.
Carregamento das contagens físicas no ERP M3
Análise dos desvios verificados em termos de valor.
O Dep. Financeiro, após a realização das correções
necessárias dá por fechado o inventário.
Ficheiro xls
Ficheiro xls
M3
Ficheiro xls
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FICHA DE PROCESSO Código PRG06
GESTÃO DE APROVISIONAMENTOSData 17/03/2015
Revisão 03
8 AMBIENTE E SEGURANÇA
n.a.
9 DOCUMENTOS ASSOCIADOS
DSG06-01 Lista de Avaliação e Qualificação de Fornecedores DSG06-02 Initial Supplier Assessment MRG06-01 Formulário de Registo de Fornecedor MRG06-02 Request for Quotation
10 LISTA DE REVISÕES
Revisão Razão alteração Data Realizada por Aprovado por
00 Elaboração e aprovação do PRG06. 02-01-2014 Carla Andrade Raúl E.Santo
01 Alteração do logotipo. 01-04-2014 Carla Andrade Raúl E.Santo
02 Reformulação do ponto 5.1 Seleção de Fornecedores 26-05-2014 Carla Andrade Raúl E.Santo
03
Definição de um novo subprocesso SPRG06-03 Gestãodo InventárioInclusão dos pontos 8. DOCUMENTOS ASSOCIADOS e 9.LISTA DE REVISÕES.
16-03-2015 Sérgio Santos Raúl E.Santo
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