Boas práticas de vc guia do operador gestão de eventos

BOAS PRÁTICAS DE VIDEOCONFERÊNCIA

GUIA DO OPERADOR - GESTÃO DE EVENTOS

01 - Divulgação (Interna e Externa):

Informação distribuída ao público alvo quando autorizado;

Comunicação interna para escalação de pessoal;

O prazo de 48hs anteriores a realização do evento.

02 - Preenchimento do check-list:

Preparação do mobiliário, iluminação, sistema de refrigeração e recursos multimídia;

Preparação da câmera de videoconferência para o evento;

Atendimento pró-ativo de videoconferência;

Entrega do check-list;

O prazo de 40 minutos anteriores à realização do evento.

03 - Recepcionar os participantes

Apresentação do CVT;

Direcionamento até a sala de videoconferência;

Fornecimento de material (papel, caneta, folders, slides e etc);

O prazo de 10 minutos anteriores à realização do evento.

04 - Gestão do Evento

Posicionar a câmera de forma que seja possível visualizar os participantes (entrar em contato

com a SECTES para predefinição da visualização de assentos) ;

Não solicitar chamadas diretas na REDE CVT mesmo quando ocorrerem atrasos na conexão;

Em caso de não ser conectado em até 15 minutos antes do início do evento, o responsável

deverá entrar em contato imediatamente com a Gerência de tecnologia pelo telefone 31 3915-

4912, ou através da Central de Atendimento 0800 283 7349;

Antes do início e durante a transmissão da vídeo deverá deixar o microfone no mudo até que sua

participação seja solicitada;

É imprescindível o apoio do responsável da videoconferência (monitor e/ou pessoal) apto a

operar o equipamento apoie e acompanhe os participantes na sala de videoconferência;

Solicitação de atendimento em caso de baixa qualidade, queda de chamadas ou falhas em

equipamentos

Orientar os participantes quanto à postura e características do sistema de videoconferência.

05 - Encerramento de Videoconferência

Feedback de qualidade de performance;

Avaliação de atendimento, recursos de videoconferência, infraestrutura, equipamentos,

agendamento, informações do evento, gestão do evento e transmissão na Internet;

Sugestões;

Dados dos participantes;

Entrega do relatório de videoconferência;

O prazo sugerido de 40 minutos posteriores a realização do evento;

Solicitação de gravação e divulgação via web.